SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PROGRAMA DE ARTICULACION CON LA MEDIA ACADEMICA – DOBLE TITULACION

TALLER 2 GUÍA 6 ARCHIVO

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.

 Denominación del Programa de Formación: Técnico Asistencia en Organización de Archivos

 Competencias:
o Organización de archivos de gestión

 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

 Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y el
cronograma institucional

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Descripción de la actividad 1 (Trabajo Grupal )

Tiempo: 5 horas
Ambiente requerido: Ambiente virtual
Materiales: Computador con servicios en línea

GFPI-F-019 V03
Silvia Mora Patiño
Prof. Ciencias de la informción
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PROGRAMA DE ARTICULACION CON LA MEDIA ACADEMICA – DOBLE TITULACION
FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
HOJA No.______ DE _______

ENTIDAD PRODUCTORA: ______________________ DEPENDENCIA: _____________________ CÓDIGO _________________

CÓDIGO RETENCION SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

SERIE DOCUMENTAL SUB-SERIE GEST CENTRAL
(SD) DOCUMENTAL TIPO DOCUMENTAL
D S SB P E S E CT MD

ELABORADO POR: _________________ ENTREGADO POR: RECIBIDO POR: __________________________

CARGO:____________________________________ CARGO: ___________________________________ CARGO: ________________________________

FIRMA: ___________________________________ FIRMA: _____________________________________ FIRMA: ________________________________

LUGAR: __________________ FECHA: _________________ LUGAR: ________________ FECHA: ____________ LUGAR: ________________ FECHA: _______________

GFPI-F-019 V03
Silvia Mora Patiño
Prof. Ciencias de la informción
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PROGRAMA DE ARTICULACION CON LA MEDIA ACADEMICA – DOBLE TITULACION

Taller Colaborativo

Fecha de realización: _________________________________

Tema: Tabla de Retención Documental

Grupos colaborativo: 2 aprendices

La empresa Coco Sabroso, de las dependencias: Despacho, envío la serie: registro, sub serie registro
de audio, tipo documentales antecedentes de informes. Serie: solicitudes, sub series solicitud externa
rechazada, tipo documental informe.
Dependencia: Coordinación, series: cartas, sub serie cartas especiales tipo documental cartas Serie:
registro, sub serie registros fílmicos, tipo documental registro.
Dependencia: Contabilidad serie: resoluciones, sub series resoluciones rectorales, tipo documental
resoluciones. Serie: libros, sub series libro de contabilidad, tipo documental libros de actas.

Instrucciones:

Apreciado aprendiz, para que el ejercicio quede completo debe colocar los códigos de la dependencia,
de la serie y sub-serie, ubicarle el tiempo de retención; recordando que en la archivo de gestión los
documentos sólo deben llegar hasta cinco (5) años, y tiempo en la archivo central, recuerde colocar el
soporte en el que se encuentra la información, la disposición final, también debe tomar en cuenta el
procedimiento de acuerdo con la disposición final.

Fecha de entrega: _____________________ Hora: _________ horas: _____________

GFPI-F-019 V03
Silvia Mora Patiño
Prof. Ciencias de la informción
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GFPI-F-019 V03
Silvia Mora Patiño
Prof. Ciencias de la informción
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PROGRAMA DE ARTICULACION CON LA MEDIA ACADEMICA – DOBLE TITULACION

TALLER 2 GUÍA 6 ARCHIVO

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS INVENTARIO

Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.

 Denominación del Programa de Formación: Técnico Asistencia en Organización de Archivos

 Competencias:
o Organización de archivos de gestión

 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

 Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y el cronograma institucional

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Descripción de la actividad 1 (Trabajo Grupal)

Tiempo: 5 horas
Ambiente requerido: Ambiente virtual
Materiales: Computador con servicios en línea

Silvia Mora Patiño

Prof. Ciencias de la información GFPI-F-019 V03
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PROGRAMA DE ARTICULACION CON LA MEDIA ACADEMICA – DOBLE TITULACION

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

HOJA No. DE

ENTIDAD REMITENTE: REGISTRO DE ENTRADA

ENTIDAD PRODUCTORA: AÑO MES DIA No. T

UNIDAD ADMINISTRATIVA: _ _

OFICINA PRODUCTORA: _
OBJETO: _

NÚMERO CÓDIGO NOMBRE DE FECHAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN NÚMEROS SOPORTE FRECUENCIA DE NOTAS
DE SERIE-SUBSERIE EXTREMAS DE FOLIOS CONSULTA
ORDEN OASUNTO INICIAL FINAL CAJA CARPETAS TOMO OTROS

ELABORADO POR: _ ENTREGADO POR: __ _ RECIBIDO POR: _

CARGO:_ _ CARGO: _ _ CARGO: _ _

FIRMA: _ FIRMA: _ _ _ FIRMA: _ _

LUGAR: _ FECHA: _ LUGAR: _ FECHA: _ LUGAR: _ FECHA: _

Silvia Mora Patiño

Prof. Ciencias de la información GFPI-F-019 V03
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PROGRAMA DE ARTICULACION CON LA MEDIA ACADEMICA – DOBLE TITULACION

Taller Colaborativo

Fecha de realización: ______________________________

Tema: Inventario documental

Grupos colaborativo: 3 aprendices

La empresa Coco Sabroso, es la entidad remitente, la misma productora de los documento, las oficinas productoras de los
documentos son cada una de las dependencias que se encuentran diligenciadas en la tabla de retención documental. Las
fechas extremas oscilan entre 10 de abril de 2010 a 16 de julio de 2016, 5 de febrero de 2011 a 16 de noviembre de 2017,
12 de febrero de 2009 a 17 de junio de 2014, 21 de marzo de 2010 a 05 de noviembre de 2016; si faltan fechas para las
carpetas debe ubicárselas.

Apreciado aprendiz, los documentos debe ubicarlos en unidades de conservación, como también contar los folios los cuales no
deben excederse de 200 por carpeta, soporte papel, frecuencia baja.

Fecha de entrega: _____________________Hora: _________________

Silvia Mora Patiño

Profesional en Ciencias de la información

Silvia Mora Patiño

Prof. Ciencias de la información GFPI-F-019 V03