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Estudio ciencias computacionales

Apéndice del MANUAL

OPERACIONAL mailDocPRO – el
flujo de trabajo
VERSIÓN 3.2

Manual de Usuario de MailDocPro Versión 1

3.2
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Índice
1 EL MÓDULO DE FLUJO DE TRABAJO........................................... .................................................... .. ...3
Buzones .................................................. .. .................................................. .... ..................................3 estados
PEC.......... .. .................................................. .... ............................................... ...... .................3 El flujo del Flujo de
trabajo .................. ....... .................................................. ......... .................................................4

Manual de Usuario de MailDocPro Versión 2

3.2
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1 EL MÓDULO DE FLUJO DE TRABAJO

Este apéndice sirve para describir mejor las funciones de flujo de trabajo, que se pueden activar a petición, que

permitir estructurar ciertos pasos formales a nivel de empresa de una manera más rígida y definida

organizativo. Básicamente es posible replicar el funcionamiento de la denominada Oficina de Correos que en lo que respecta a

se refiere a la correspondencia en papel, realiza envíos dentro de la empresa y gestiona cualquier

asignaciones incorrectas.

Correos es el ejemplo que nos inspiró para definir los pasos del flujo de trabajo; obviamente el

la misma operación se puede adaptar a cualquier otra realidad/necesidad.

Buzones virtuales
El concepto de buzón virtual es fundamental. En este apéndice lo retomamos aunque ya haya sido tratado

en el Manual de operación V. 3.0.

Básicamente, dada una Unidad Operativa, en adelante OU, que contenga uno o más buzones Físicos (por buzón

Físico significa una caja real abierta en un Proveedor autorizado) es posible definir muchos

Buzones virtuales (Buzón virtual significa un buzón falso, válido solo dentro de mailDocPRO,

que le permite recibir mensajes PEC en la clasificación y responder/enviar PEC usando como

remitente un buzón de PEC asociado) cuántas oficinas/usuarios deben poder ver todos o parte de los PEC llegados a uno o más

de los buzones físicos.

La clasificación de un buzón físico a un buzón virtual se puede realizar de la siguiente manera:

• Automático: cuando defines una regla específica que enruta automáticamente los mensajes
en la Bandeja de Entrada del Buzón Virtual

• Manual: cuando es el usuario del Buzón Físico quien decide en cada momento qué mensajes
clasificar.

estados PEC
Se han definido 5 estados diferentes de mensajes PEC (identificables por color y denominación) eso si

se actualizan con cada operación automática o manual según la elección del Usuario.
Los estados son:

• Para ser asignado (sin color/denominación): estado relacionado con los correos electrónicos entrantes en una o

más Buzones PEC físicos donde no está prevista la clasificación automática.

• Asignado (color amarillo/Assigned): estado que identifica un mensaje que ha sido enrutado

(automática o manualmente) de un buzón físico a uno o más buzones virtuales Aceptado (color amarillo/

Aceptado): estado que equivale a la aceptación por parte de un usuario

del buzón virtual que ha manifestado su voluntad pulsando sobre el correspondiente botón ACEPTAR

• Rechazado (color rojo/Rechazado): Estado que solo ven los usuarios del
Caja física e identifica un PEC que ha sido rechazado voluntariamente por un usuario de uno

cuadro virtual haciendo clic en el botón RECHAZAR apropiado

• Cerrado (color gris/Cerrado): estado que ocurre solo después de hacer clic en el botón CERRAR e

identifica el final del correcto funcionamiento del PEC

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El flujo de Flujo de trabajo

Destacamos a continuación el flujo y los pasos operativos que resumen el proceso de flujo de trabajo.
Cuando el mensaje llega a la caja física y no hay clasificación automática, el
el mensaje está en estado para Asignar:

El correo electrónico será leído por el usuario del buzón físico que, en función del remitente, asunto, contenido y
al archivo adjunto decidirá a qué buzón virtual enviar el mensaje.
Para realizar la ordenación, el usuario debe seleccionar el correo electrónico, hacer clic derecho y seleccionar
el elemento de menú "Asociar con cuenta virtual".

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Las cuentas virtuales configuradas pueden ser diferentes, para seleccionarla solo marque la que está en

correspondencia de la oficina correcta.

Si desea deshacerse del mensaje, deberá marcar la frase "Eliminar asociación

cadena":

Es posible agregar notas a la clasificación simplemente ingresando en el campo apropiado

Nota:

Posteriormente, el mensaje puede ordenarse con o sin despojo. Él

el desposeimiento, si está configurado (también se puede proporcionar dentro de una regla automática), le permite ya no ver el

mensaje ordenado o en la carpeta Bandeja de entrada del buzón

Física ni en ninguna de las subcarpetas.

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Por otro lado, cuando el mensaje llega a un buzón físico donde ya está prevista la regla de clasificación
automáticamente será movida por el sistema a la casilla ASIGNADA y se colocará la bandera

amarillo “Asignado”:

En cualquier caso (clasificación automática o manual) el mensaje llegará a la bandeja de entrada del buzón virtual

en el estado "Asignado":

Como se muestra en la imagen, el usuario del buzón virtual puede realizar dos acciones específicas en el
Correo electrónico asignado:

Al hacer clic en el botón Aceptar , el usuario indicará su voluntad de hacerse cargo del mensaje PEC que

cambiará de estado como se muestra en la siguiente imagen:

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La aceptación del mensaje por parte del usuario del buzón virtual también se replicará en el

Caja física (en caso de no despojo). Esto permitirá a los usuarios de buzones físicos

ver los PEC en la carpeta ASIGNADA y saber qué mensajes todavía están en el estado

Asignados y cuántos en cambio han sido ocupados por usuarios de buzones virtuales.

En la imagen se evidencia como ambos mensajes conviven dentro de la carpeta ASIGNADA

Mensajes Asignados (los de bandera amarilla) y Aceptados (los de bandera verde).

Cuando, por el contrario, el usuario del buzón virtual pulsa el botón Rechazar , el correo electrónico desaparece de su Bandeja de entrada.

El usuario puede agregar un comentario:

El comentario introducido ayudará al usuario del Buzón Físico, que recibirá el email Rechazado, a entender

mejor el motivo de la negativa.

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Cuando el correo electrónico sea rechazado, será visible, en el cuadro Físico, en un cuadro adecuado
RECHAZAR, con bandera roja:

El usuario del Buzón Físico a través de la tecla de nota:

Podrás visualizar las Notas publicadas por el usuario del buzón virtual y añadir las tuyas como
resaltado en la siguiente imagen:

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Al final de las operaciones normales y de la vida natural de los correos electrónicos, el Flujo de Trabajo prevé la posibilidad de

Cierra el correo electrónico. El cierre le permite mover el mensaje a una carpeta CERRADA adecuada

desglosado por año y mes con el marcador gris.

Para cerrar un PEC, debe hacer clic en el botón:

Cuando se cierra un correo electrónico, tanto en buzones físicos como virtuales, se mostrará de la siguiente manera:

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