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Manual del Usuario para Microsoft Outlook 2010

Microsoft Outlook 2010

Microsoft Outlook es una aplicacin de gestin de correo, as como agenda


personal, que nos permite la comunicacin con miles de personas en todo el
mundo a travs de mensajes electrnicos.

Administrar varias cuentas de correo electrnico desde un nico lugar.


Puede administrar fcilmente los mensajes de correo electrnico de varios
buzones.
Administrar fcilmente grandes volmenes de correo electrnico y
Personalizar tareas comunes en comandos de un solo clic.
Bsquedas para encontrar fcilmente lo que requiere.
Crear mensajes de correo electrnico que llamen la atencin. Por medio de
las herramientas de office.

Dentro de las funciones disponibles, explicaremos las ms utilizadas.

Reglas de carpeta

Los que utilizan Microsoft Outlook con frecuencia suelen recibir muchos correos
electrnicos en un solo da. Aunque el sistema te permite mover manualmente los
correos electrnicos a las carpetas, tambin puedes configurar reglas que indican
a Outlook para mover un email a una carpeta especfica en el momento en que se
enva o se recibe. Este sistema te ahorra el tiempo de organizar tu buzn de
correo, lo que te permite dedicarte a otras actividades.

Abrimos la herramienta Microsoft Outlook desde Men Inicio Todos los


programas Microsoft Office Microsoft Office 2010 o clic sobre el acceso
directo que se ubica en el escritorio.
En la ventana principal de esta herramienta, seleccionamos la pestaa
Inicio y buscamos dentro de la barra de herramientas de acceso rpido el
icono Reglas, se desplegar el men y seleccionamos la opcin
Administrar reglas y alertas.

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Dentro de esa opcin, seleccionamos la pestaa Reglas de correo
electrnico y marcamos la opcin Nueva regla, para ingresarla.

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A continuacin nos aparece el asistente para reglas, nos dirigimos al
Paso2: edite la descripcin de la regla y seleccionamos la opcin
personas o grupo pblico (letra color azul).

Nos mostrar una lista de contactos donde debemos elegir la cuenta de


correo que deseamos asignarle una regla (direccin de la regla), eso se
visualizar en la casilla De - > y presionamos Aceptar.

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En esa ventana se debe elegir una carpeta donde se almacenarn los
correos recibidos del contacto que estamos asignndole una regla.

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El asistente para reglas nos solicitar elegir una accin especfica ante la
recepcin de correos desde la cuenta seleccionada, en este caso se marca
la opcin Mover a una carpeta los mensajes de una persona y
seleccionamos Siguiente.

A continuacin el asistente nos solicita comprobar las condiciones para la


regla asignada, marcamos de personas o grupo pblico y presionamos
Siguiente.

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De la misma forma nos solicita elegir que accin(es) deseamos realizar al
recibir correos desde esa cuenta elegida; en este caso, marcamos detener
el proceso de ms reglas y mover a la carpeta especificada. Luego
presionamos Siguiente.

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En este paso el asistente nos solicita marcar alguna excepcin si fuera
necesaria, por defecto NO marque ninguna opcin y presionar botn
Siguiente.

Finalmente, comprobamos el nombre asignado para aplicar la regla y en el


Paso 2: configure las opciones de regla, marcamos estas opciones:
Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren y activar esta
regla. Presionamos el botn "Finalizar".

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Firma digital

Vamos a explicar, cmo establecer y configurar una firma para nuestros correos
electrnicos en Microsoft Outlook 2010. Podemos tambin establecer la firma para
todos nuestros nuevos correos de manera automtica o solamente para los que
deseemos insertarla manualmente.

En la ventana principal de esta herramienta, seleccionamos la pestaa


Archivo y seleccionamos Opciones.

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Dentro de esa ventana encontramos al lado izquierdo una lista de
funciones, elegimos la opcin Correo y en la parte derecha nos dirigimos a
la opcin Firmas.

En esta ventana presionamos Nueva dentro de la pestaa Firma de


correo electrnico y colocamos un nombre para esa firma.

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Se visualiza el nombre creado para nuestra firma y podemos editarla
utilizando un tipo de fuente (letra), un tamao adecuado, un color de fuente
(letra) segn nuestra preferencia.

Inclusive podemos insertar una imagen que acompae a nuestra firma;


como por ejemplo el logo de la empresa, se adiciona presionando el icono
de imagen y nos solicita buscar en el equipo la ubicacin de esta para
insertarla.

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Guardamos la imagen con el nombre elegido y presionamos el botn
Insertar.

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Finalmente verificamos en la parte derecha de esta ventana, dentro del
rubro Elegir firma predeterminada las siguientes configuraciones: En
Cuenta de correo electrnico: nuestra cuenta de correo (Google Apps), en
Mensajes nuevos: seleccionar el nombre de la firma creada y en
Respuestas o reenvos: seleccionar el nombre de la firma creada.
Podemos verificar en la parte baja de esa ventana una visualizacin previa
de la firma creada y editada, si cumple con sus expectativas presionamos el
botn Aceptar.

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Contrasea de seguridad

Esta herramienta contiene una funcin de seguridad que nos permite


asignar una contrasea personal (no muestra caracteres) al acceder a
nuestra cuenta de correo cada vez que la iniciemos.
Clic sobre Men Inicio Panel de Control Ver por: Iconos grandes y
buscamos la opcin Correo (32 bits).

En esta ventana elegimos la opcin: Cuentas de correo electrnico

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A continuacin elegimos la pestaa Correo electrnico y presionamos el
botn Cambiar.

En esta ventana procedemos a ingresar la contrasea (nueva) que le


asignaremos a nuestra cuenta de correo y se confirma en la tercera casilla,
finalmente presionamos Aceptar.

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Cuando iniciemos nuestra cuenta de correo desde Microsoft Outlook 2010,
este nos solicitar la contrasea para poder acceder (tomar en cuenta que
es personal y de fcil recordacin).

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Crear carpeta

Dentro de nuestra cuenta de correo podemos crear carpetas para organizar


los correos que recibimos o enviamos muy fcilmente.
En la ventana principal de esta herramienta, seleccionamos la pestaa
Inicio y sobre la carpeta Bandeja de entrada hacemos clic derecho; se
desplegar un men del cual elegimos Nueva carpeta.

Le asignamos un nombre a la carpeta por crear y presionamos el botn


Aceptar; verificamos su ubicacin dentro de la Bandeja de entrada.

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Sincronizacin de cuenta de correo

Google Apps Sync les permite a los usuarios sincronizar el correo, los contactos
y el calendario de Google Apps con Microsoft Outlook. De esta forma se busca
que las empresas que quieren iniciar una transicin desde Exchange hacia Apps
tengan las cosas ms fciles al poder seguir usando la interfaz familiar de Outlook.

Permite importar fcilmente los datos existentes en Exchange para guardarlos en


los servidores de Google Apps. Otra cosa interesante es la integracin entre las
invitaciones a eventos de Outlook y Google Calendar. Cuando queremos organizar
una reunin e invitemos a nuestros contactos a participar, estos podrn aceptar la
invitacin tanto si usan Outlook como si usan slo GMail Calendar, y el resultado
ser el mismo.

Por ltimo, mencionamos que Google Apps Sync nos proporciona una
sincronizacin ms rpida y eficiente a la que obtendramos con IMAP, ya que al
igual que Outlook Connector, utiliza un protocolo exclusivo para recibir/enviar el
correo electrnico.

Abrimos desde Men Inicio Todos los programas Google Apps Sync
(debe estar instalado) y seleccionamos la accin Configurar un usuario de
Google Apps Sync.

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En este recuadro ingresamos la cuenta de correo electrnico en Google y
presionamos Continuar.

Nos redireccionar al administrador de cuentas para nuestro dominio


alojado en Google, donde el personal de soporte tcnico validar dicho
acceso.

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Una vez ingresado al administrador, se visualiza el listado de acciones que
realizar esta aplicacin con nuestra cuenta de correo y presionamos
Aceptar.

Procedemos a crear un perfil de Google Apps en Microsoft Outlook


marcando el botn Crear perfil.

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Debemos esperar unos minutos mientras el proveedor (Google) realiza la
operacin solicitada, el tiempo de duracin depender del estado de la
conexin.

La herramienta nos mostrar un recuadro donde nos indica el progreso de


la sincronizacin solicitada, al culminar presionamos el botn Cerrar.

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A modo informativo recibiremos en nuestra bandeja de entrada un correo
por parte de Google para inducirnos al manejo de este complemento.

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Funciones compatibles con Microsoft Outlook 2010

Utilizar el correo de Outlook con Google Apps Sync para Microsoft Outlook, es
muy parecido a usar Outlook con cualquier otro servicio de correo alojado. Si
utilizas Outlook con Google Apps Sync, puedes:

Enviar, responder y reenviar correo, como lo haces habitualmente.


Aceptar o rechazar invitaciones de calendario directamente desde el
mensaje de la invitacin.
Organizar y administrar los mensajes mediante carpetas anidadas, marcas
de mensajes y recordatorios, categoras y muchas otras funciones de
administracin de correo de Outlook.
Buscar direcciones de correo electrnico en los contactos y usar la funcin
de autocompletado mediante el botn "Para:". Selecciona la direccin que
quieras utilizar en la lista de contactos. Si lo prefieres, empieza a escribir el
nombre en el campo; se mostrarn las direcciones que coincidan.
Tambin puedes hacer esto para introducir direcciones de grupos o de
salas de reuniones definidas en tu dominio de Google Apps. Cuando hayas
enviado un mensaje a una direccin determinada, esta aparecer
automticamente en el campo "Para:" y no tendrs que abrir la lista de
contactos.

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