REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DE LA POLICÍA NACIONAL

TITULO I
ASPECTOS GENERALES

Articulo 1.- (OBJETIVO DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO).

El objetivo del Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa

es regular la implementación de este Sistema en la Policía Nacional, definiendo la
normativa para establecer los procedimientos, asignar las unidades responsables y
definir los plazos para el análisis organizacional, el diseño organizacional y la
implementación del diseño organizacional.

Articulo 2.- (ALCANCES DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO).

El Reglamento Especifico se aplica en todas las áreas y unidades organizacionales

del Comando General de la Policía Nacional y de los organismos desconcentrados.

Los organismos descentralizados, deben elaborar sus propios reglamentos

específicos que respondan a su misión institucional.

Articulo 3.- (REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL REGLAMENTO

ESPECÍFICO).

La Dirección Nacional de Planeamiento y Operaciones, es la encargada de efectuar

la actualización del presente Reglamento, en base al análisis, experiencias de su
aplicación, y cuando el órgano rector realice modificaciones a las Normas Básicas
del Sistema de Organización Administrativa (NBSOA).

Articulo 4.- (APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO).

El Reglamento Especifico del Sistema de Organización Administrativa, debe ser

aprobado mediante Resolución Administrativa del Comando General de la Policía
Nacional, para su emisión, difusión y aplicación, previa compatibilizacion por la
Dirección General de Sistemas de Administración Gubernamental del Ministerio de
Hacienda.
1
Articulo 5.- (RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN E
IMPLEMENTACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO).

La elaboración e implementación del presente Reglamento Especifico del Sistema

de Organización Administrativa, es responsabilidad del Comandante General de la
Policía Nacional, y de los servidores públicos en su ámbito de competencia.

Articulo 6.- (CLÁUSULA ESPECIAL DE PREVISIÓN).

En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la

interpretación del Reglamento Especifico, estos serán solucionados en los alcances
y previsiones de las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa
(NBSOA) aprobados mediante R.S. 217055 de fecha 20 de mayo de 1997.

TITULO II

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

Articulo 7.- (OBJETIVO DEL PROCESO DEL ANALISIS

ORGANIZACIONAL).

El análisis organizacional tiene como propósito evaluar el nivel de eficacia y

eficiencia de la estructura organizacional de la Policía Nacional, en relación al logro
de los objetivos de la gestión en el Programa de Operaciones Anual.

Articulo 8.- (MARCO DE REFERENCIA DEL PROCESO DE ANÁLISIS

ORGANIZACIONAL).

La Ley Orgánica de la Policía Nacional, el Plan Nacional de Desarrollo, el

Programa de Operación Anual y todas las disposiciones vigentes en materia de
organización y control administrativa, constituyen el marco de referencia para el
proceso de análisis organizacional.

Articulo 9.- (PROCESO DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL).

1. ANÁLISIS RETROSPECTIVO

El análisis retrospectivo de la estructura organizacional, debe evaluar el

funcionamiento, desarrollo y cumplimiento de los objetivos y metas
establecidas en el Programa de Operaciones Anual, fundamentalmente:

2
 a) Los resultados obtenidos en cada gestión.

b) La calidad de los servicios proporcionados a toda la sociedad de acuerdo

al Art. 1º de la Ley Orgánica de la Policía Nacional.

c) La efectividad de los procesos técnicos y administrativos.

d) La rapidez de respuesta de la estructura organizacional frente a los

procesos de modernización, tecnológica interna y externa.

e) Las relaciones de comunicación y coordinación inicial y funcional de la

estructura organizacional.

f) Los procesos de decisión y autoridad Institucional.

2. ANÁLISIS PROSPECTIVO

Tomando como base los resultados del análisis retrospectivo se realizara un

análisis prospectivo, consiste en una evaluación de la situación futura que
deberá afrontar la Policía Nacional, para lograr los objetivos planteados en el
Programa de Operaciones Anual de la próxima gestión, con el fin de detectar si
existe la necesidad de realizar ajustes a la estructura organizacional.

Deberán tomar como criterios básicos, la naturaleza y volumen de las

operaciones a realizarse, el presupuesto de recursos y gastos programados, y la
modalidad definida para la ejecución de las operaciones.

3. RESULTADO DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

La Dirección Nacional de Planeamiento y Operaciones presentará en un

informe los resultados del análisis organizacional, conteniendo como mínimo
los siguientes aspectos: Antecedentes referenciales, análisis de la situación
actual en forma general y específica, y las recomendaciones en forma general y
específica.

Articulo 10.- (UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO DE ANÁLISIS

ORGANIZACIONAL).

El Departamento Nacional de Reglamentación dependiente de la Dirección Nacional

de Planeamiento y Operaciones, es el responsable del proceso del análisis
organizacional de la institución, cuando así corresponda y/o a disposición de la
máxima autoridad ejecutiva, en coordinación con las otras áreas y unidades
dependientes de la institución.
3
Articulo 11.- (PERIODO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO DE ANALISIS
ORGANIZACIONAL).

El proceso de análisis organizacional se iniciara en junio y concluirá en agosto de

cada año, coincidiendo con el análisis de situación que se realice para la elaboración
del Programa Operativo Anual.

Articulo 12.- (ANÁLISIS COYUNTURAL).

En cualquier momento del año, en caso de que las condiciones así lo requieran, en
función de lograr los objetivos de la entidad o de alguna unidad en particular se
podrá efectuar un análisis organizacional, el cual se denominara análisis coyuntural.

TITULO III

DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Articulo 13.- (OBJETIVO DEL PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO

ORGANIZACIONAL).

El proceso de diseño o rediseño organizacional permite ajustar la estructura

organizacional de la Policía Nacional, mediante un conjunto de actividades, con
base en las recomendaciones del análisis organizacional.

Los resultados que se obtengan del proceso de diseño o rediseño organizacional,

permitirán a la Policía Nacional adoptar una estructura organizacional adecuada y
dimensionada para alcanzar los objetivos de gestión y satisfacer las necesidades de
sus usuarios.

Articulo 14.- (PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL).

En base a los resultados del proceso del análisis organizacional, para el desarrollo de
las etapas de diseño o rediseño señalados en el numeral 14 de la R.S. 217055, se
deberán tomar en cuenta minimamente los siguientes criterios:

a) Identificación de los usuarios de la entidad y las necesidades de servicio:

Se deberá identificar a los usuarios internos y externos y sus necesidades de
servicio, para crear nuevos servicios o rediseñar los existentes, en función a
las competencias de la Policía Nacional.

4
 Los usuarios internos son las Direcciones Nacionales, los Comandos
Departamentales de Policía y las Unidades y/o Organismo Operativos de la
Policía Nacional; los usuarios externos es la sociedad en su conjunto que
solicita la presencia policial o la apertura de unidades y/o organismos
policiales (Departamental, Provincial y Cantonal) ya sean operativos o
especializados.

b) Identificación de los servicios que presta la Policía Nacional: Se deberá

tener en cuenta los servicios que presta la Policía Nacional, pudiendo ser
objeto de ajuste, según establece la misión de la Policía Nacional
esencialmente preventivas y de auxilio, fundada en los valores sociales de
seguridad, paz, justicia y prevención.

c) Diseño de los procesos para la producción de servicios: Para la realización

de los ajustes que sean necesarios, se debe tener en cuanta las actividades
secuenciales para producir un servicio y desagregarlas en tareas, de manera
que se pueda asegurar todos los pasos, los recursos y las unidades
responsables para lograr la producción de los bienes y/o servicios buscados,
de manera que cumplan con las características de calidad, cantidad,
oportunidad y frecuencia.

d) Conformación de unidades y áreas organizacionales, especificando su

competencia: Partiendo de los procesos diseñados y/o ajuste de las unidades
organizacionales, debe tomarse en cuenta la especialidad velando que no
exista duplicidad de funciones y atribuciones para conformar áreas
organizacionales.

e) Niveles Jerárquicos: La estructura de la Policía Nacional identifica los

siguientes niveles jerárquicos: Nivel de Dirección, de Asesoramiento y
Apoyo, y el Operativo.

f) Asignación de autoridad: De acuerdo a la responsabilidad que implica el

cumplimiento de sus funciones, se otorgara a las unidades organizacionales el
grado de autoridad para su efectivo desempeño.

La asignación de autoridad y dependencia estará relacionada estrechamente

con las funciones asignadas a cada área o unidad organizacional, según su
especialidad u otros factores que se encuentran justificados por el Sistema de
Organización Administrativa.

g) Alcance de control: En términos técnicos, debe tenerse en cuenta si la

relación que existe entre las actividades de una unidad subordinada con la
unidad superior es o no fluida, para que dependa de esta última. Es
5
 importante para cualquier caso, tener en cuenta que el alcance de control
debe estar en el rango de dos a siete unidades dependientes por cada unidad
jerárquica superior.

h) Unidades desconcentradas: El Comando General de la Policía Nacional,

podrá disponer la desconcentración de una unidad organizacional mediante
Resolución Administrativa, en sujeción al diseño organizacional aprobado
que debe incluir los siguientes aspectos:

1. Justificación técnica y económica

2. Objetivos y metas definidas
3. Ámbito de su competencia
4. Estructura orgánica interna
5. Grados de autoridad y dependencia

i) Unidades Organizacionales por programas y proyectos: Se crearan

unidades organizacionales para la ejecución de programas y proyectos
especiales mediante Resolución Administrativa, la duración del
cumplimiento de las unidades se sujeta a los objetivos y funciones planteadas
por el proyecto o programa.

Articulo 15.- (COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN ORGANIZACIONAL).

Realizada las modificaciones en las áreas y/o unidades organizacionales, los canales
de comunicación interna y externa, deben establecerse mediante: Resoluciones
Administrativas, Memorandums, Directivas e Instructivas de acuerdo a los
objetivos, funciones, procesos y operaciones definidas en cada unidad o área
organizacional, dependiendo de la Dirección o Autoridad responsable.

Articulo 16.- (FORMALIZACIÓN DE LOS MANUALES).

Todas las operaciones y tareas realizadas para diseñar o rediseñar la estructura

organizacional de la Policía Nacional, deberán formalizarse en el Manual de
Organización y Funciones y el Manual de Procesos, aprobado mediante Resolución
Administrativa cuyo contenido mínimo deberá contemplar lo establecido en el
numeral 15 de la Resolución Suprema No. 217055.

a) Manual de Organización y Funciones: Para la elaboración de este manual

deben considerarse las disposiciones legales vigentes, los objetivos
institucionales, el organigrama, los niveles jerárquicos y las relaciones de
dependencia, las funciones y finalmente las relaciones de coordinación
interna y externa.

6
 b) Manual de Procesos: Para la elaboración de este manual deberán
establecerse la denominación y el objetivo del proceso, las normas de
operación, la descripción del proceso y sus procedimientos, los diagramas de
flujo y otros.

Articulo 17.- (APROBACIÓN DEL DISEÑO O REDISEÑO

ORGANIZACIONAL).

El Comando General de la Policía Nacional aprueba mediante Resolución

Administrativa, la nueva Estructura Orgánica definida en la etapa de diseño o
rediseño organizacional, el Manual de Organización y Funciones y el Manual de
Procesos; previa aprobación de la Dirección Nacional de Planeamiento y
Operaciones.

Articulo 18.- (RESPONSABLES DEL PROCESO DE DISEÑO

ORGANIZACIONAL).

La unidad responsable de coordinar con todas las áreas y unidades organizacionales,

consolidar y formalizar en un documento, todo el proceso de diseño o rediseño
organizacional, es la Dirección Nacional de Planeamiento y Operaciones.

Articulo 19.- (PERIODO DE TIEMPO PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO

DE DISEÑO ORGANIZACIONAL).

El proceso de diseño o rediseño organizacional se iniciara en octubre y deberá

finalizar como máximo en diciembre de la misma gestión, coincidiendo con la
preparación del Programa Operativo Anual.

TITULO IV

IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Articulo 20.- (OBJETIVO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO

O REDISEÑO ORGANIZACIONAL).

La implantación del diseño o rediseño organizacional es el proceso por el cual se

pone en práctica la nueva estructura organizacional en la Policía Nacional, con la
finalidad de cumplir con los objetivos definidos en el Programa de Operaciones
Anual.

7
Articulo 21.- (PLAN DE IMPLANTACIÓN).

Para la implantación de la estructura organizacional obtenida como resultado del

análisis y diseño organizacional, se elaborara un plan de implantación que será
aprobado por el Comando General de la Policía Nacional, que deberá contener los
siguientes aspectos:

1. Objetivos y estrategias de la implantación: donde se establece los

resultados que se espera alcanzar en la implantación de la estructura
organizacional adoptada, incluyendo la descripción de las actividades que
se desarrollarán para alcanzar dichos objetivos.

2. Cronograma de trabajo: donde se establecerán las fechas y los plazos

en que se llevaran a cabo las actividades de implantación.

3. Recursos: humanos, materiales y financieros necesarios para la

implantación.

4. Responsables de la implantación: se establecerán los responsables de

implantación de cada unidad.

5. Programa de difusión: capacitación a encargados de la implantación por

áreas y unidades organizacionales.

Articulo 22.- (REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN).

El diseño organizacional se implanta para alcanzar los objetivos propuestos en el

Programa de Operaciones Anual, y se constituye en requisito para la implantación
del Sistema de Organización Administrativa de la Policía Nacional y de los
Sistemas de Programación de Operaciones y Administración de Personal. El
personal de dirección superior, intermedia y de menor rango, deben participar y
facilitar el proceso de implantación del diseño organizacional.

Articulo 23.- (APROBACIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE

IMPLANTACIÓN).

El proceso de implantación, considera las siguientes etapas:

a) Aprobación y difusión del Manual de Organización y Funciones,

Manual de Procesos y Procedimientos y de otros instrumentos técnico -
administrativos necesarios: Deberá darse a conocer a los funcionarios de
la estructura organizacional, contenida en el Manual de Organización y
Funciones, así como los procesos diseñados en el Manual de Procesos; para
8
 este efecto se deberá proporcionar un ejemplar de los manuales y realizar
seminarios de presentación.

b) Orientación, adiestramiento y/o capacitación de los funcionarios

involucrados: Deberán realizarse talleres de presentación y práctica a
todos los funcionarios involucrados en los cambios, a fin de garantizar el
funcionamiento de la estructura diseñada.

c) Aprobación del plan, de acuerdo a la estrategia definida: Se aplicará la

estructura a todos los niveles dependientes del Comando General de la
Policía Nacional.

d) Seguimiento para realizar los ajustes necesarios: Una vez que la

estructura sea implementada deberá realizarse acciones de seguimiento con
el propósito de verificar si la nueva estructura constituye un medio eficiente
para lograr los objetivos planteados en el Programa Operativo Anual; como
resultado de este seguimiento, podrá realizarse los ajustes necesarios.

Articulo 24.- (RESPONSABLE DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN).

El proceso de implantación esta dirigido y supervisado por la Dirección Nacional de

Planeamiento y Operaciones en coordinación con las unidades organizacionales
dependientes del Comando General de la Policía Nacional.

Articulo 25.- (PERIODO DE TIEMPO PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO

DE IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANICIONAL).

Proceso de implantación del diseño o rediseño organizacional se realizara durante el

primer trimestre, luego del proceso de diseño o rediseño organizacional. La
implantación podrá proporcionar los elementos para realizar cambios en el
Programa Operativo Anual, si corresponde, conforme lo establecen las Normas
Básicas del SPO.

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10
 Anexo 1
FORMATO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

I. ASPECTOS GENERALES DEL ÁREA FUNCIONAL

1. Objeto

Establecer los objetivos para los cuales ha sido creado el área

funcional.

2. Finalidad

Desarrollar los propósitos para los cuales ha sido creado el área

funcional.

3. Alcance

Establecer la magnitud o el grado de alcance donde se debe aplicar

los instrumentos Normativos administrativos.

4. Base Legal

Describir el marco legal que respalda la elaboración y aplicación de

los Manuales.

5. Organización

Para el cumplimiento de su misión y sus funciones, el Área

Funcional debe especificar la composición de sus diferentes
Unidades dependientes en el nivel:

Ø Dirección y control
Ø Nivel de Asesoramiento y Apoyo
Ø Nivel Operativo

6. Organigrama

Se refiere a la estructura organizacional del área funcional, misma

que debe ser diseñado de acuerdo a la organización actual.

11
 Anexo 2

II. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES ESPECÍFICAS DE LAS UNIDADES

DEPENDIENTES DEL ÁREA FUNCIONAL

1. Responde Ante

Señalar el superior inmediato que existe en el Área Funcional.

2. Responden a este cargo

Especificar las Unidades que dependen del cargo a:

2.1 A nivel Interno

2.2 A nivel Externo

3. Relaciones Internas

Especificar las Unidades dentro la institución con las cuales se tiene relación
de trabajo permanente.

4. Relaciones Externas

Especificar las Unidades fuera de la Institución con los cuales se tiene

relación de trabajo permanente.

5. Requisitos para el Cargo

Especificar, el nivel de formación y/o grado académico, con el que debe

contar el personal que desempeñara funciones en el área.

6. Funciones Generales

Especificar las funciones más importantes, de cumplimiento permanente,

cuyas características tiene que ver con la misión para la que fue creada el
área funcional.

7. Funciones Específicas

Se describe las funciones al detalle que deben cumplirse en el área

funcional, especificando que las mismas tienen que ver con las funciones
generales del Área Funcional.

12
 Anexo 3
FORMATO
MANUAL DE PROCESOS

1. Nombre del proceso.

Se refiere a la numeración de forma progresiva y el orden de cada una de

las operaciones que conforman el procedimiento.

2. Unidades o autoridades que participan en el procedimiento.

Explicación de las Unidades Organizacionales o autoridades que

intervienen en el procedimiento según la secuencia que sigue el
procedimiento.

3. Responsables.

Nombre de las diferentes, unidades o puestos responsables de realizar

cada operación.

4. Registros y/o formularios.

Corresponde a los documentos necesarios para el procedimiento.

5. Resultados verificables del procedimiento.

Corresponden a los documentos que salen de acuerdo al procedimiento.

6. Descripción

Explica sobre todos los documentos (información escrita) que intervienen

y respaldan el procedimiento.

7. Diagrama de flujo

Demostrará en forma gráfica el procedimiento.

13
 Anexo 4
FORMATO

SIMBOLOGÍA PARA EL MANUAL DE PROCESOS

GRAFICA DESCRIPCIÓN

TERMINAL: indica el inicio o la terminación del flujo

OPERACIÓN: representa la realización de una operación o actividad

relativa a un procedimiento tarea o actividad.

DOCUMENTO O ARCHIVO: representa un archivo común y

corriente de oficina, donde se guarda un documento en forma
temporal.

DECISIÓN O ALTERNATIVA: indica un punto dentro del flujo en

que son posibles varios caminos alternativos

DATOS Y/O COPIAS: Son documentos de los cuales se tiene copias

que se guardan en forma temporal o permanente

CONECTOR: representa una conexión o enlace de una parte del

diagrama del flujo con otra parte lejana del mismo.

CONECTOR DE PAGINA: Representa una conexión o enlace con

otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.

DIRECCIÓN DEL FLUJO: Líneas de unión, conecta los símbolos

señalando el orden en que se debe realizar las distintas operaciones.

14
 Anexo 5

FORMATO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CAPITULO I

GENERALIDADES

1. OBJETO
2. FINALIDAD
3. ALCANCE
4. BASE LEGAL
5. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

CAPITULO II

CAPITULO III

CAPITULO IV

ANEXOS

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 I N D I C E

TITULO I
ASPECTO GENERALES

Articulo 1.- OBJETIVO DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO

Articulo 2.- ALCANCE DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO
Articulo 3.- REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO
Articulo 4.- APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO
Articulo 5.- RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL
REGLAMENTO ESPECÍFICO
Articulo 6.- CLÁUSULA ESPECIAL DE PREVISIÓN

TITULO II
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

Articulo 7.- OBJETIVO DEL PROCESO DEL ANALISIS ORGANIZACIONAL

Articulo 8.- MARCO DE REFERENCIA DEL PROCESO DE ANÁLISIS
ORGANIZACIONAL
Articulo 9.- PROCESO DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

1. ANÁLISIS RETROSPECTIVO
2. ANÁLISIS PROSPECTIVO
3. RESULTADO DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

Articulo 10.- UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO DE ANALISIS

ORGANIZACIONAL
Articulo 11.- PERIODO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO DE ANALISIS
ORGANIZACIONAL
Articulo 12.- ANÁLISIS COYUNTURAL

16
 TITULO III
DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Articulo 13.- OBJETIVO DEL PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO

ORGANIZACIONAL
Articulo 14.- PROCESO DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
Articulo 15.- COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN ORGANIZACIONAL
Articulo 16.- FORMALIZACION DE MANUALES
Articulo 17.- APROBACIÓN DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
Articulo 18.- RESPONSABLES DEL PROCESO DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
Articulo 19.- PERIODO DE TIEMPO PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO DE
DISEÑO ORGANIZACIONAL

TITULO IV
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Articulo 20.- OBJETO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO O

REDISEÑO ORGANIZACIONAL
Articulo 21.- PLAN DE IMPLANTACIÓN
Articulo 22.- REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN
Articulo 23.- APROBACIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE
IMPLANTACIÓN
Articulo 24.- RESPONSABLE DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN
Articulo 25.- PERIODO DE TIEMPO PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO DE
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

ANEXOS

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