Pasos Pre - Envío

Antes de gestionar el envío con la empresa de transporte, el exportador e importador

deben llevar a cabo una serie de pasos necesarios en el comercio internacional, los
cuales vamos a listar a continuación (sin obligación de llevarse a cabo en ese orden
específico):

1. Alistarse para exportar, definiendo producto, mercado, clientes.

2. Legalizarse para Exportar e Importar, incluyendo registros y licencias
para las empresas y productos involucrados.
3. Revisar la Situación Arancelaria del Producto, por ejemplo, si existe
algún TLC o acuerdo comercial entre los países, o si existe alguna
restricción.
4. Definir el uso del Agente de Aduanas, asegurándose que esté
debidamente autorizado según la aduana de salida o entrada del
producto.
5. Conocer sobre las Regulaciones Arancelarias y No Arancelarias del
producto en origen y destino. Utilizar agente aduanal puede facilitarle
identificar estas regulaciones.
6. Identificar Documentación requerida para poder realizar el
envío especialmente en el país de destino.

Importante en el tema de la documentación conocer, por ejemplo, cuántas copias de la

factura comercial pueden ser requeridas en destino, qué información como mínimo
debe tener la misma, que documentos deben ir junto con la mercancía y cuáles deben
ser enviados al importador aparte para el poder luego retirar la carga en destino. El
importador puede ayudar al exportador a clarificar el tema, y se
 puede conocer a través de las Cámaras de Comercio, Agencias de Promoción de
Comercio o exportación y aduanas del país.
7. Determinar el modo de transporte a utilizar.
8. Definir el empaque y embalaje correcto, de modo que permita guardar,
proteger y manipular correctamente el producto hasta su destino, según
regulaciones y requerimientos del comprador.
9. Conocer la infraestructura o Puertos/Aeropuertos/Carreteras/etc. del
país de Origen y Destino, dependiendo del modo de transporte a
utilizar.

Usualmente podemos también conseguir de la empresa transportista o agente de carga

los puertos/aeropuertos y opciones disponibles para su embarque, y ellos le pueden
ayudar a elegir el más conveniente para usted según la necesidad de su transporte.

Consejos para la selección del Puerto

– Tratar de considerar para los embarques un puerto o aeropuerto que esté
relativamente cerca de sus instalaciones, lo que hará más fácil y rápido el
transporte terrestre de la mercancía hacia los mismos, y usualmente le brindará
menor costo.
– Tomar en cuenta que, en algunos países, pueden haber más de una opción de
puerto o aeropuerto para su necesidad de transporte, por lo que esté abierto a
considerar una u otra, ya que líneas diferentes pueden ofrecer uno u otro
dependiendo de cómo estén diseñados sus servicios. Por ejemplo:

– En muchas ocasiones la elección es más sencilla ya que ciertos puertos cubren el

comercio de ciudades específicas, o para transportar a destinos específicos la
elección natural es un puerto en particular. Como, por ejemplo:

– Ciertos puertos pueden ser más baratos en las tarifas de sus servicios o más
eficientes en sus operaciones (por ejemplo, el recibo o despacho de su carga en
horarios extendidos). Esto normalmente lo aprenderá con la experiencia o
preguntando a colegas de su industria.
– La elección final dependerá de las opciones disponibles, de los costos asociados, o
de la opción que le ofrezca la compañía de transporte que usted elija, ya que no
siempre ofrecen cada uno de los puertos de todas las localidades.
.
 10. Definir INCOTERM bajo el cual se va a realizar el embarque, los cuales
definirán las diferentes responsabilidades. Este punto es importante ya
que definirá quién debe contratar y pagar el transporte internacional.

11.Calcular o Simular sus Costos de Exportación para Determinar el Precio

de Venta, según el Incoterm elegido.
12.Elaborar el Contrato de Compraventa Internacional, el cual lo protegerá
de riesgos jurídicos relacionados al comercio internacional.
13. Determinar el Medio de Pago que más les convenga a ambas partes.
14.Se sugiere conocer las herramientas de Promoción de su país, ofrecidas
usualmente por Cámaras de Comercio, Agencias de Promoción de
Exportación, etc.
15.Definir el Seguro de su carga, de modo que le cubra según sus
responsabilidades.
16.Definir con el comprador la Cantidad y frecuencia a Exportar y las fechas
de entrega de la mercancía en destino.

Al efectuar este paso anterior, usted va a ser capaz de determinar:

• La cantidad que necesita transportar,

• Con qué frecuencia necesita hacerlo,
• Qué plazos de tiempo tiene y qué tan flexibles son,
para llevar a cabo el transporte de modo que la mercancía llegue a su destino en el
momento en que se requiere.

17.En este momento, el próximo paso consiste en hacer el contacto con las
compañías de transporte para elegir la adecuada según el modo de
transporte más adecuado para su envío.
El Proceso del embarque (“Shipping”)
A continuación, vamos a detallar los pasos necesarios para hacer un embarque,
enfocados principalmente en embarque marítimo. Si se utilizara un agente de carga, los
procesos pueden ser parecidos, aunque en este caso ellos le ayudarán con el
seguimiento y asesoramiento necesario para llevar a cabo el embarque.

Recordar que algunos de estos pasos, los puede hacer tanto el exportador o importador
dependiendo de sobre quien recaigan las responsabilidades y costos del transporte
principal según el Incoterm que hayan elegido.

1. Definir el tamaño y tipo y cantidad de contenedor

a embarcar

Según la información anteriormente vista y dependiendo de la cantidad de mercancía

que usted necesite embarcar y el medio de transporte, debe definir el tamaño y tipo de
contenedor, así como también calcular cuántos contenedores necesitará. Recuerde
tomar en cuenta detalles como:

– Capacidad de cada tipo de contenedor (en volumen, peso, medidas de las puertas)
– El tipo de mercancía (en caso que necesite equipo especial, refrigeración, etc.)
– Volumen y medidas de la mercancía
– Peso de la mercancía
Una vez contacte a un agente de carga (si utiliza uno) o a la empresa transportista o
naviera, éstas le pueden ayudar a confirmar sus cálculos, y a la vez le pueden ayudar
confirmando las dimensiones y capacidades de los contenedores que ofrece para el
transporte.

2. Revisar las alternativas de empresas de

transporte, navieras o agentes de carga
disponibles

Es recomendable analizar las diferentes opciones que tiene en su mercado para el

transporte de su carga, incluyendo empresas transportistas o navieras, y agentes de
carga.

Normalmente tendrá la opción de acercarse a navieras globales que tienen presencia en casi
todos los países y amplia cobertura, así como navieras regionales o locales que
pueden estar enfocadas en nichos de mercado o coberturas limitadas. De la misma
forma hay agentes de carga globales y otros especializados en mercados regionales o
locales.

Al analizar cada una de las compañías, enfóquese en revisar especialmente los

siguientes detalles:

• Servicios o rutas que ofrecen, asegurándose que tengan opción de salida

desde un puerto o aeropuerto cerca de su localidad, y a la vez llegada a un
puerto o aeropuerto que funcione para el destino de la carga.
• Itinerarios de los servicios y tiempo de tránsito, para verificar el día de salida en
origen y el día de llegada en destino, así como el tiempo de tránsito que dura el
mismo para verificar que cumple con los requerimientos del comprador, y se
ajusta a las fechas de producción y despacho del vendedor.
• Frecuencia del servicio, asegurando que tengan salidas y llegadas cada
período de tiempo dependiendo de su necesidad (por ejemplo, semanal).
• Si le ofrece servicios de transporte interno como complemento al transporte
principal, por ejemplo, transporte terrestre de su puerta al puerto/aeropuerto en
origen, y lo mismo en destino.
 • Usualmente es más fácil trabajar con la naviera cuando tiene agencia propia en su
localidad, para cualquier consulta o seguimiento; ya que en algunos casos solo
tienen representación de terceros para el seguimiento comercial y operativo de los
embarques.

Al analizar estos criterios, usted puede tener una o varias opciones viables, con las
cuales puede cotizar para definir cuál le conviene.

La información sobre los servicios, puertos que ofrecen, itinerarios, tiempos de tránsito,
usualmente se pueden encontrar en las páginas web de las navieras, de lo contrario se la
proveerá el agente de ventas cuando lo contacte.

3. Cotizar el transporte con la naviera o agencia identificada

Usualmente de las primeras interacciones que usted tendrá con la empresa transportista
o línea naviera, será para obtener una cotización por el servicio de transporte que
necesita.

Existen dos medios principales mediante los cuales generalmente usted puede obtener
una cotización:

a. Contactando directamente al personal de la empresa (ya sea por teléfono o

por correo electrónico), usualmente del área comercial o departamento de
ventas.
b. Cotizando mediante los servicios en línea de la página web de la empresa (si
lo tuviese disponible).

Para obtener una cotización, la información que usualmente usted debe proveer será:
 • Detalles de su compañía: como nombre de la misma, información de la persona
de contacto.
• Tipo de Mercancía (“commodity”): que es lo que usted va a estar embarcando, por
ejemplo, si son bananas, aguacates, textiles, café, electrodomésticos, etc.
• Origen y Destino del embarque: cuál es la localidad o puerto de origen desde
donde debe salir el embarque, y cuál es la localidad o puerto de destino a donde
debe llegar.
• Tamaño y tipo de contenedor: por ejemplo, en el caso de contenedor multimodal
si es de 20’, 40’, y si es Seco, refrigerado, especial, etc.
• Cantidad de Contenedores: cuantos contenedores desea usted contratar en el
embarque para mover toda su mercancía.
• Requerimientos especiales: especificar si su mercancía tiene algún requerimiento
especial, como por ejemplo si debe ir refrigerada (congelada o fresca), si es carga
peligrosa, si es carga sobredimensionada, o si tiene algún otro requerimiento
específico para el manejo de la misma durante el transporte.
Esta información adicional puede ser de ayuda para una mejor cotización:

• Peso: Cual es el peso aproximado de la carga

• Fecha estimada del embarque
• Información adicional sobre su negocio, por ejemplo, las frecuencias de
embarques, si tiene algún tipo de estacionalidad o temporada en los mismos, etc.
Esto incluye especificar si usted planea tener embarques recurrentes durante cierto
periodo de tiempo, y si le interesa tener tarifa válida durante ese período. Por
ejemplo, algunos clientes medianos y grandes que tienen cantidad de embarques
considerables durante todo el año cierran contratos con las navieras por periodos
extendidos como trimestres, semestres o todo el año, aunque esto conlleva un
proceso de negociación de la tarifa.
 Ejemplo de cotización

Al recibir la cotización de la empresa transportista (como vemos en el ejemplo anterior),

usted debe recibir:

– Las tarifas cotizadas

– La validez de las mismas
– Detalles de la ruta de transporte, idealmente incluyendo en que localidades
o puertos hace transbordo la carga (en caso de que no sea directa la ruta)
– Tiempo de tránsito

Puntos importantes a tener en cuenta sobre el proceso de cotización:

• Las cotizaciones normalmente tienen un tiempo de vigencia al igual que la validez

de las tarifas al hacerse efectivas (en el ejemplo anterior la cotización es válida
hasta el 15 de septiembre, y las tarifas solo se mantienen hasta el 30 de
septiembre). Estas tarifas pueden variar en el tiempo, hay algunos mercados que
son más volátiles por las condiciones del mismo (como la oferta, demanda y
 competencia), como por ejemplo importaciones desde Asia a Latinoamérica
donde la tarifa puede variar incluso dentro de un mismo mes.
• Las tarifas cotizadas son normalmente sujetas al espacio disponible en el medio
de transporte al momento de que usted vaya a hacer la reserva.
• Algunas navieras pueden requerir que el cliente se registre “online” (a través de la
página web) para continuar con el proceso de cotización y embarque, esto para que
pueda disfrutar de las herramientas de comercio electrónico disponibles y facilitar
la interacción futura. Si fuese el caso, le podrían pedir esta información:
– Nombre y Dirección y teléfono de la compañía
– Detalles de la persona de contacto incluyendo email y teléfono
– Número de Identificación Fiscal (tax id) de la compañía

4. Definir la Naviera o Compañía de Transporte utilizará

para su embarque

Luego de haber cotizado, si el precio y las opciones de transporte que le ofrecen le

parecen viables, usted debe confirmar la aceptación de la cotización.

La naviera o compañía de transporte usualmente registrará esa tarifa a su nombre en

sus sistemas internos, y algunas navieras le brindarán un número de contrato (el cual
deberá utilizar al hacer la reserva para obtener su tarifa).

Consejos al aceptar una cotización

• Asegúrese al embarcar de tener una tarifa válida, para luego evitar sorpresas en
la facturación. Si no tiene tarifa válida o contrato, algunas navieras ofrecen tarifas
abiertas para cualquier cliente.
• Responder a la naviera o empresa transportista confirmando aceptación. Esto
ayudará a que ellos la registren en sus sistemas, y de nuevo evitar sorpresas en
la factura.
 • Asegúrese de conocer la fecha de validez de la tarifa, para evitar que usted
embarque en una fecha futura y la tarifa haya cambiado.

5. Definir el Itinerario y el Barco-Viaje para su embarque

Antes de proceder a hacer la reserva, lo aconsejado es que usted revise con la compañía
de transporte o línea naviera lo siguiente:

• Los itinerarios de sus servicios, para determinar cuál fecha de

salida/llegada desea
• Este paso anterior incluye conocer el Barco-Viaje deseado para la salida, según el
itinerario que quiera usar.
• Conocer las fechas de cierre documental y de cierre físico de entrega del
Contenedor en la terminal (por ejemplo, el Puerto) para el embarque.
Algunas compañías de transporte ofrecen esta información en línea en sus páginas web,
de lo contrario recomendamos contactarlos para que obtenga la información.

Consejos
• Aprenda y apunte las fechas de Corte, para asegurarse que las cumpla. Esto será
vital en evitar retrasos en su embarque, incluso evitar que se deje de embarcar si
no cumple. Usualmente estas fechas se le informan luego cuando hace la reserva,
aunque en esta parte del proceso usted puede utilizar la información para saber si
sus procesos le permiten cumplir con las mismas.
• Re-Confirme que la fecha de salida de origen y llegada a destino cumplen con
su necesidad de transporte.
 6. Hacer la Reserva (“booking”) con la Empresa Transportista o
Línea Naviera

Luego que ha definido la empresa transportista y la fecha o itinerario en la que quiere

embarcar, es hora de hacer la reserva correspondiente.

Hoy día, es común que se utilicen cada vez más los medios de comercio electrónico, por
lo que muchas líneas o agencias navieras están fomentando las reservas a través de sus
páginas web, lo cual resulta más rápido y conveniente para ambas partes.

La reserva normalmente la hace el embarcador (“shipper”) de la mercancía.

Usualmente un embarcador tendrá estas opciones para hacer una reserva:

a. A través de la página web de la naviera

b. A través de portales especializados como INTTRA (https://www.inttra.com/) u
otro sistema compatible
 c. Enviando la información requerida por correo electrónico en el formato que le
pida la naviera o empresa transportista (usualmente cuando las anteriores no
estén disponibles)
d. Por vía telefónica (en algunos países)

Los medios de las páginas web de las Navieras e INTTRA se diseñaron para darle
eficiencia el embarcador, reduciendo el tiempo de procesar cada reserva, por ejemplo,
estandarizando el formulario para cumplir requerimientos de las navieras, ayudando a
identificar errores, asegurando que la información esté completa o reutilizando
información de reservas anteriores.

La información que normalmente se requiere suministrar para hacer una reserva es:

• Detalles del contacto de quien hace el booking (“Booked By”)

• Embarcador (“Shipper”), y sus detalles de contacto
• Consignatario (“Consignee”), y sus detalles de contacto
• Tipo o descripción de la Mercancía (“Commodity”)
• Cantidad de Contenedores a embarcar
• Tipo y Tamaño de los contenedores
• Origen y Destino para el transporte de la Carga
• Itinerario, Barco y Viaje en el que saldrá la carga desde el puerto de Origen
• Término de Pago del Flete a la Naviera: si es Pre-Pagado (“PrePaid”) en origen o
si se Cobra (“Collect”) en destino
• Detalles necesarios si es Carga Refrigerada, Carga Peligrosa o Sobredimensionada
• Peso aproximado de la Carga
• Número de Contrato (si la naviera lo maneja y lo obtuvo al confirmar la
cotización) o número de cotización
• Especificación del acarreo, por ejemplo, si el transporte será puerto a puerto o
puerta a puerta, junto con los detalles para el transporte si es hasta Puerta
(contacto, fecha del posicionamiento)
 • Instrucciones adicionales: por ejemplo, si requiere un contenedor apto para
alimentos, algún tipo de material para cargar la mercancía dentro del
contenedor, etc.
Para reservas de carga peligrosa, deberá proveer documentación adicional para la
aprobación de la reserva, como el Certificado DGD (“Dangerous Goods Declaration”), el
Material Safety Data Sheet, etc.

Debajo como ejemplo, parte del formato de contingencia para reserva de la naviera
SeaLand, donde vemos algunos de los campos mencionados:
 Consejos a tomar en cuenta al hacer la reserva
• Utilice los canales de Comercio Electrónico como Páginas web de ser posible.
• Asegúrese de enviar la información correcta desde el comienzo, para evitar
correcciones y retrasos en el proceso.
• Si tiene un número de contrato o de cotización con la naviera, asegúrese de
utilizarlo, para evitar que la reserva tome la tarifa incorrecta.
• Haga su mejor esfuerzo de calcular la cantidad de contenedores que
realmente necesitará, para evitar inflar el número si luego no los va a utilizar.
Poner la cantidad errónea puede traer problemas de confirmación de la
reserva para la salida deseada si se debe hacer un cambio posterior.
• Pida el tipo/tamaño de contenedor correcto haciendo las averiguaciones de
lugar necesarias según su carga y ruta. Cambiarlo luego de hacer la reserva
puede causar que no haya disponibilidad o que no se pueda confirmar su
reserva para la fecha de salida deseada.
• Asegúrese incluir los puertos o localidades correctas verificando con antelación
que la Naviera tiene servicios en los mismos; y si maneja algún contrato de
tarifas, verifique que en el mismo tiene cotizado la combinación de puertos de su
reserva para evitar que le facturen una tarifa abierta.
• Para reservas de cargas especiales, asegúrese de tener todo el conocimiento y
documentación necesaria para el embarque de su mercancía antes de hacer la
reserva:
• Para Refrigerados saber la temperatura, humedad y ventilación que requiere
mantener durante el transporte, así como el manejo necesario de la carga en
cuanto a cómo debe ir estibada y empacada dentro del contenedor.
• Para Carga Peligrosa, que tiene todos los documentos y permisos
(DGD/MSDS/pruebas laboratorio, etc.) necesarios, y que conoce el IMO # y el
UNNO # de su tipo de carga peligrosa.
 • Para Carga Sobredimensionada, tenga claro las medidas, pesos y
especificaciones de amarre para el transporte de la misma.
• La naviera o agencia puede asesorarle siendo usted el responsable de cumplir
los requerimientos.

7. Confirmación de la Reserva por parte de la Naviera

o Transportista

Una vez se suministra la información para la reserva, la naviera o empresa transportista

debe darle la confirmación de la misma usualmente en un documento oficial emitido
por ella. En la confirmación de la reserva se le informará:

• El número de su reserva (“booking”), que le servirá para seguimiento del mismo.

• Los detalles de la reserva según la información que usted suministró (cantidad y
tipo de contenedor, tipo de mercancía, origen y destino, etc.), incluyendo el plan
de transporte de su carga.
• Información de donde retirar el Contenedor Vacío y desde cuándo puede
retirarlo, y donde entregar el contenedor lleno.
• Información sobre las fechas de Corte o Plazos para entregar la documentación
(Instrucciones de Embarque), para entregar la Declaración de Peso -Masa Bruta
Verificada (VGM por sus siglas en inglés) y para entregar el contenedor lleno en la
terminal. Algunas navieras lo envían junto a la confirmación, otras se lo informarán
aparte o lo tienen disponible en sus páginas web o llamando a sus oficinas.
• Información relevante que debe conocer en cuanto a regulaciones por ejemplo
con las aduanas de E.E.U.U. o Europa que puedan influir en estos plazos o fechas
de Corte documental que tendrá para enviar las instrucciones de embarque o
documentación.
• Usualmente esta confirmación servirá como soporte para retirar el contenedor
vacío en la terminal asignada a partir de la fecha indicada en el documento.
• Requerimientos especiales que usted haya pedido (por ejemplo, si necesita algún
contenedor seco apto para cargar alimentos - food grade-, algún requerimiento de
 material o equipo para el amarrado o trincado de la carga dentro del contenedor,
etc.)
Si hay algún inconveniente para confirmar la reserva, la naviera deberá informarle la
situación para que se tomen las medidas de lugar según el caso.

8. Coordinación del Retiro del Contenedor Vacío y Entrega

del Contenedor Lleno a la Terminal o Puerto

Este proceso puede variar un poco dependiendo de la especificación de Acarreo que

haya elegido para su reserva:

a. Reserva desde Puerta (SD-Store Door): En este caso la línea naviera es

responsable y se encarga del transporte terrestre del contenedor con su
mercancía desde sus localidades hasta el puerto (en inglés se conoce como
“Carrier Haulage”). Los pasos usuales son:

1. Al hacer la reserva se debe haber dado a la naviera información

preliminar de contactos y fecha estimada para el posicionamiento del
contenedor.
2. Proceda a ponerse en contacto con la naviera ya sea por teléfono o por
correos electrónicos, para coordinar la fecha y lugar a donde deben
entregarle el contenedor vacío.
3. La Naviera hará el proceso con el puerto y coordinará con la empresa de
transporte (que ella elija) para llevarle el contenedor vacío a su localidad
en la fecha acordada.
4. El transportista elegido por la naviera le entregará junto con el contenedor
un Sello el cual deberá colocar en la puerta del Contenedor
 para cerrarlo luego de que haya terminado de cargar su
mercancía dentro del mismo.
5. Se carga la mercancía dentro del Contenedor, y se cierran las
compuertas poniendo el sello correspondiente entregado. Apunte el
número de sello ya que deberá dárselo a la naviera. Este sello debe
llegar intacto a destino indicando que la mercancía no fue manipulada
durante el transporte.
6. El transportista lleva el contenedor lleno al puerto para ser cargado en el
Buque

b. Reserva desde Puerto (CY-Container Yard): En este caso usted como exportador o
embarcador es responsable del transporte del contenedor con su mercancía desde
sus localidades hasta el puerto (en inglés se conoce como
“Merchant Haulage”). Los pasos usuales son:

1. Elegir y contactar a un transportista de su elección para realizar el

transporte.
2. Usted debe ir a la oficina de la naviera en la terminal o puerto respectivo
según indicado en la confirmación de la reserva para la entrega del
contenedor. Si va a ir una persona diferente a la indicada en la reserva,
puede que sea requerido hacer una carta de autorización para que un
tercero vaya a retirar el contenedor.
3. Al entregar la confirmación de la reserva en las oficinas, se le entregará un
Sello para el contenedor, y los “Pases” que autorizan para entrar al puerto
o terminal a retirar el contenedor vacío y el contenedor lleno.
4. Con el “Pase”, su transportista podrá retirar el contenedor vacío de la
terminal o puerto y llevarlo a sus instalaciones.
5. Los pasos de cargar el contenedor y entregarlo en el puerto es igual al
caso anterior.
Al entrar el Contenedor lleno al puerto, la terminal le cobrará los Costos portuarios que
apliquen en ese puerto específico.

También algunas terminales tienen el pesado opcional u obligatorio de los

contenedores (para declaración del peso real), el cual se le cobrará al embarcador si se
realiza).

Consejos a tomar en cuenta

• Tenga bien presente cuando es la fecha de Corte o plazo para entregar el

contenedor lleno al puerto o terminal, para que coordine su transporte de modo
de cumplir con la misma. Incluso si su acarreo es desde Puerta responsabilidad
de la naviera, usted es el responsable de coordinar o pedir el acarreo para cargar
el contenedor y entregarlo a puerto antes del corte.
• Revise que el contenedor esté en buenas condiciones cuando lo reciba, si no
repórtelo a la naviera.
• Revisar con el transportista o naviera los plazos que tiene para poder llenar el
contenedor, ya que algunas veces si dura más de un tiempo específico pueden
cobrarle por el tiempo de espera del Transporte, o si el transportista se tiene que ir
y volver dependiendo las distancias pueden cobrarle adicional. Este detalle lo
puede coordinar por separado con el transportista y/o la naviera para ver
posibilidades según el caso.
• Si usted decide cambiar los detalles de la fecha indicada para el acarreo con la
naviera, si en el país en cuestión hay varios puertos o terminales habilitadas, puede
que la localidad informada en la confirmación de reserva para el retiro del
contenedor cambie, por lo que la naviera le enviaría la información actualizada.
• Coordine la fecha de la carga de la mercancía y el tiempo que tomará la carga del
mismo según sus capacidades de disponibilidad de la mercancía y recursos, para
evitar que tanto el transporte o su personal estén esperando en vano.
 9. Preparación y Entrega de los Documentos requeridos
para el Despacho de Exportación

Este es un paso que se debe ir haciendo en paralelo al llenado del contenedor. El

Exportador o Vendedor debe preparar y tener listos los documentos necesarios para el
comercio internacional según los requerimientos, especialmente la Factura Comercial y
la Lista de Empaque la cual llenará y completará según las cantidades que cargue
finalmente en el contenedor.

El embarcador debe entregar copias de estos y cualquier otro documento necesario a su

agente de aduana para las formalidades del despacho de Aduanas, y si no utiliza un
agente deberá hacerlo por su cuenta.

Usualmente estos documentos se entregarán a las autoridades cuando el contenedor

lleno con la mercancía entre al puerto, junto con el mismo.

10. Envío de las Instrucciones de Embarque a la naviera

para la preparación del Conocimiento de Embarque
(B/L)
Desde el momento que se recibe la confirmación de la reserva, hasta la fecha de Corte
límite establecida, se pueden enviar las instrucciones de embarque a la naviera.

Las Instrucciones de Embarque (o “Shipping Instructions”) es la documentación o

información que envía el embarcador a la naviera con los detalles finales y
requerimientos para el movimiento físico de la carga. La misma es la base de
información que se utiliza para la confección del Conocimiento de Embarque (o “Bill of
Lading” - B/L).

Usualmente un embarcador tendrá estas opciones para enviar las instrucciones de

embarque:

a. A través de la página web de la naviera

b. A través de portales especializados como INTTRA (https://www.inttra.com/) u

otro sistema compatible
c. Enviando la información requerida por correo electrónico en el formato que le
pida la naviera o empresa transportista

La información que se requiere suministrar en las instrucciones de embarque incluye:

• Número de la reserva correspondiente, en caso de que envíe la información por

correo.
• Embarcador (“Shipper”), y sus detalles de contacto.
• Consignatario (“Consignee”), y sus detalles de contacto.
• Parte a Notificar (“Notify Party”), este es el contacto a quién se le informará la
llegada de la mercancía a destino, junto con el Consignatario a quien también se
le informa (en caso que haya alguien aparte del Consignatario a quién informar).
• Otras Partes (si se requiere), como por ejemplo a quién facturar.
• Número de Contenedor (o de los Contenedores): usted debe anotarlo cuando
esté haciendo el llenado de la carga en el mismo.
• Número de sello de la naviera de cada contenedor: usted debe anotarlo cuando
llene y selle el contenedor luego de cerrado.
• Cantidad de Mercancía de cada contenedor: Por ejemplo # de paletas,
paquetes, etc.
 • Peso y volumen de la mercancía.
• Descripción detallada de la mercancía, que describa fácil y sencillo que lleva el
contenedor.
• Términos de Pago del Flete y Recargos: Detalle de que parte pagará, por
ejemplo, especificar cuáles cargos serán Prepagados en origen y por quien
(Prepaid), o cobrados en destino y a quien (Collect).
• Especificación de a quién se debe emitir el Conocimiento de Embarque (B/L) una
vez autorizado, en caso de que no sea al mismo embarcador. Si no se detalla se
asume por defecto que se emitirá al embarcador. Esta orden solo la puede dar el
embarcador. Una opción que tiene el embarcador es definir si se utilizara Sea
Waybill como contrato/documento de transporte, el cual no requiere uso de
documentos impresos Originales para el proceso.
• Hay cierta información que usualmente los sistemas de las navieras lo toman de la
reserva si envía las instrucciones de embarque por su página web, como por
ejemplo Barco y Viaje, Puerto de Carga y descarga, Lugar de Carga y Descarga; de
lo contrario debe enviarla también.
Cuando la información se envía a través de la página web de la naviera, no
necesariamente debe proveer la totalidad de la data requerida al mismo tiempo (por
ejemplo, puede ir actualizando por partes), siempre y cuando no se pase de la fecha de
corte. Naturalmente habrá información como el número (#) de sello de la naviera y
número de contenedor que no la tendrá desde el comienzo al momento de recibir la
confirmación de la reserva.

Consejos a tomar en cuenta al enviar las instrucciones de

embarque
• Tenga bien presente cuando es la fecha de Corte documental o plazo para
entregar las instrucciones de embarque. No enviar la información a tiempo
significa que su carga no se podrá transportar en la fecha estipulada y tendrá
que esperar a una salida posterior. Si no está claro con las fechas, contacte a la
naviera.
• Para la descripción de la mercancía, se recomienda ponerla en idioma inglés.
Esto porque algunas aduanas no aceptan idiomas locales.
• Cuando la forma de pago acordada entre vendedor y comprador sea Carta de
Crédito, o cuando el Conocimiento de Embarque deba ser endosado (“A La
Orden De”), recuérdelo al momento de enviar las instrucciones de embarque,
 para que ese detalle salga correctamente en la información del Consignatario y
evitar que posteriormente no se pueda endosar.
• Como ejemplo del punto anterior: si se utiliza Carta de Crédito el Consignatario
suele ser “A la orden de” el Banco respectivo, quien luego de que el comprador
paga al vendedor lo endosa al Consignatario. Cuando sea el caso, en la
información de Consignatario de la Instrucción de Embarque no vaya a poner
solo el Nombre del Banco, debe recordar incluir “A La Orden De”.
• Tener cuidado con la orden a la naviera de a quién le debe emitir el Conocimiento
de Embarque (B/L) Original, ya que quien lo posea podrá retirar la carga del
puerto al llegar a destino. Si en la negociación entre comprador y vendedor se
acuerda que el BL original se emitirá en destino, asegurar que el embarcador lo
informe a la naviera cuando envíe las instrucciones de embarque para evitar
problemas con la liberación. Una opción usada comúnmente es que el BL se emite
en origen y el embarcador o vendedor lo envían al Consignatario o comprador por
Courier una vez le ha pagado.
• Hay algunos destinos donde la naviera tiene que enviar la información del
manifiesto de Carga a la aduana del país de destino con mucha antelación.
Como por ejemplo cuando se va a enviar carga hacia o vía Estados Unidos, la
naviera debe enviar la declaración de carga a la CBP (US Customs and Border
Protection) 24 horas antes de que la mercancía se cargue en el barco que va
a Estados Unidos. En estos casos la naviera necesita recibir del embarcador la
información del embarque con buen tiempo de anticipación, por lo que los
tiempos de Cortes documentales serán más estrictos. En estos casos se le
recomienda:
– Conocer bien las reglas y lineamientos respectivos
– Ser lo más específico posible en la descripción de la carga y documentación
– Información correcta, ya que puede que no se acepten cambios luego del corte.
Ejemplo
 11. Envío de la Masa Bruta Verificada (VGM - Verified
Gross Mass) a la Naviera

En el 2016, la Organización Marítima Internacional (OMI) estableció en el Convenio

SOLAS para la seguridad de la vida humana en el mar, que todo embarcador (el
establecido en el BL) es responsable de proveer a la naviera la Masa Bruta Verificada
(VGM por sus siglas en inglés), la cual debe ser una medida del peso del contenedor
lleno. Este peso sería igual al Peso de la Carga + peso de la tara del contenedor (tara es
el peso mismo del contenedor vacío).

Si el embarcador no entrega esta información, el operador del puerto o terminal está

obligado a asegurar que el contenedor no se carga en el buque.

Hay dos formas en las que el embarcador puede calcular el VGM:

1. Pesando el contenedor completo luego de que haya sido cargado y empacado.

2. Pesando el contenido a cargar dentro del contenedor - incluyendo la mercancía y
materiales de empaque, y luego sumándole a esto la tara o peso del mismo
contenedor (el cual usualmente está impreso en la puerta del mismo).
En algunos casos cuando esté disponible, el embarcador puede usar los servicios de
pesaje de los puertos y terminales, para suministrar el VGM a la naviera. Esto dependerá
de las regulaciones y políticas de la terminal en cada país. De lo contrario puede usar
una estación de pesaje certificada.

Algunos puertos también hacen el pesaje obligatorio de los contenedores llenos que
entran al puerto para ser embarcados, con el fin de cumplir con esta norma (el cual
usualmente lo cobran al embarcador); en estos casos puede que el embarcador decida
no pesarlo por su lado y utilizar este servicio del puerto.

El embarcador tendrá estas opciones para enviar el VGM a la naviera:

a. A través de la página web de la naviera en el momento de enviar

las instrucciones de embarque, junto a las mismas.
b. A través de la página web de la naviera en módulo específico para VGM
c. A través de portales especializados como INTTRA (https://www.inttra.com/) u
otro sistema compatible
d. Métodos manuales como correo electrónico, aunque se recomiendan los
métodos electrónicos para evitar errores y demoras en registrar la
información.
e. Otros métodos cuando estén disponibles entre embarcador y la naviera, como
por ejemplo transmisión electrónica vía EDI.

Usualmente la entrega del VGM tendrá una fecha de Corte diferente a las instrucciones de
embarque, la cual debe obtener de la naviera, para asegurar cumplir con la misma.
 Consejos a tomar en cuenta al enviar las instrucciones de
embarque
• Conozca el Corte o fecha límite. El no enviar la información a tiempo
significa que su carga no se subirá en el buque. El embarcador es el
responsable de enviarla.
• Investigue las opciones de pesaje en su zona incluyendo en los puertos que
utilizará, para que elija la que le salga más económica y la que se ajuste más a
su logística. El embarcador debe establecer cómo obtener el peso en su proceso
logístico.
• Estimaciones de peso no están permitidas, el contenedor lleno de su
mercancía o el contenido deben ser pesados.
• Las multas o sanciones por no cumplir serán determinadas por las
autoridades locales, dependiendo del país en cuestión.

12. Entrada del Contenedor lleno al Puerto y

Cargos Portuarios

En este paso, que en la mayoría de las ocasiones ocurre paralelamente a pasos

anteriores como el de la preparación y entrega de documentos para el despacho y el
envío de las instrucciones de embarque, el transportista designado hace la entrega del
Contenedor lleno al Puerto designado en la reserva para la exportación.

Es importante recordar que el contenedor cargado debe ser entregado antes de la fecha
de Corte de entrada física al puerto o terminal. El no cumplir con esta fecha puede
significar que su contenedor no sea incluido en la lista de carga del Barco-Viaje
respectivo, y sea reprogramado para una salida posterior. Esto le puede traer costos
extras y demoras en la entrega a su comprador.
En este momento se pueden generar Costos Portuarios, los cuales debe pagar el
exportador al Puerto o terminal correspondiente. Estos gastos pueden variar de país a
país y de puerto a puerto, ya que no son estándar. Algunos ejemplos incluyen:

– Inspecciones del Contenedor si fuese requerido por las autoridades

– Almacenaje (cargo del puerto por estadía del contenedor dentro del mismo al
exceder el tiempo libre permitido)
– Manejo del contenedor
– Utilización de las facilidades
– Fumigación
– Cargo de Seguridad
– Electricidad y monitoreo para Contenedor Refrigerado
– Pesaje
Aparte de estos, recuerde que tendrá costos de trámites y documentos con las
autoridades respectivas dentro del Puerto. En este momento también deberá pagar
saldos pendientes con la línea naviera.

Consejos
• Recordar la fecha de Corte para la entrada del contenedor lleno al puerto.
• Conocer de antemano los días libres de almacenaje en el puerto, para evitar entrar
el contenedor muchos días antes de modo que no incurra en estos costos extras.
• Le sugerimos visitar las páginas web de los puertos (donde esté disponible),
para conocer más sobre los conceptos y tarifas de los cargos portuarios en
su país.

13. Verificación y Aprobación del Conocimiento de Embarque

(B/L)

Antes de emitir el Conocimiento de Embarque, el embarcador debe verificar que toda la

información suministrada anteriormente este correcta.

Este sería el momento adecuado para corregir cualquier información en caso de que sea
necesario.
También es un momento adecuado para re-confirmar a quién debe emitirse el
Conocimiento de Embarque Original en caso que sea alguien diferente al embarcador.

Una vez la información sea verificada, el embarcador debe dar la orden de aprobación a la
naviera, para que esta emita el Conocimiento de Embarque para el envío.

La verificación y aprobación para la emisión del Conocimiento de Embarque se puede

hacer desde que se envían las Instrucciones de Embarque a la naviera. Idealmente debe
realizarse antes de que zarpe el barco del puerto de origen.

El embarcador o exportador usualmente tendrá estos medios para poder hacer

cualquier cambio, para verificar y aprobar las instrucciones para el Conocimiento de
Embarque, las cuales son:

a. A través de la página web de la naviera, revisando a través de la misma que la

información está correcta y dando su aprobación.
b. Enviando la información requerida por correo electrónico en el formato que le
pida la naviera o empresa transportista.
c. Otra alternativa utilizada para la aprobación es que la naviera le envía una
copia por del Conocimiento de Embarque al embarcador vía e-mail, quien la
revisa y la devuelve firmada por el mismo medio.

Consejos
• Como no hay fecha límite o de corte como tal, se sugiere al embarcador aprobar
el Conocimiento de Embarque tan pronto pueda, para evitar que el
Consignatario o Importador sufra demoras en destino al tratar de liberar la
carga.
• Lo ideal sería verificarlo y aprobarlo para su emisión antes del zarpe del barco.
• En el caso de que el BL se deba imprimir (emitir) al Consignatario en destino,
recordar re-confirmar esta información en esta etapa, para igualmente evitar
confusión o demoras cuando el consignatario o importador vaya a liberar y
retirar su carga en destino.
• Si no se especifica que el BL es para imprimir al Consignatario en destino o este
paso de la Aprobación de la Emisión no se realizó antes de Zarpar el Barco, la
naviera usualmente lo emitirá en Origen al Embarcador, y para cualquier cambio
deberá contactar de nuevo a la naviera.
 14. La empresa transportista o Línea Naviera Carga
el Contenedor en el Buque

Cuando llega el día estipulado de carga del contenedor según la reserva, el operador del
puerto hace las operaciones de carga del contenedor en el barco-viaje designado.

Las líneas navieras tienen diferentes formas de mantener informado a los embarcadores
de que su contenedor fue cargado en el barco y que este salió del puerto de carga.

Algunas les envían correos a sus clientes informándoles, otras ofrecen servicios de tracking
electrónico mediante sus páginas webs, donde el cliente puede entrar en cualquier
momento para ver el estado de su contenedor o conocimiento de embarque.

En caso de algún imprevisto, por ejemplo, retrasos en la llegada del barco al puerto, o
demoras considerables de las operaciones por situaciones externas (por ej. Huelgas,
clima, etc.), la empresa naviera usualmente lo comunica a sus clientes para manejar las
expectativas de estos.

15. Generación de la Factura de Cargos Prepagados (PrePaid)

Cuando el contenedor o mercancía ha sido cargada a bordo del buque, la naviera

procede a generar la factura por los Cargos y Flete que se hayan marcado como
Prepagados en las instrucciones de embarque. Esta factura usualmente se genera a ser
pagadera por el embarcador, aunque se puede seleccionar una parte diferente al enviar
las instrucciones de embarque.
Se recomienda al embarcador o responsable pagar esta factura lo antes posible, para
habilitar la emisión del Conocimiento de embarque (B/L) y la liberación del contenedor
o carga en destino. Hasta que no se pague la factura, el Conocimiento de Embarque no
se podrá emitir.
 16. Emisión e Impresión del Conocimiento de Embarque
(B/L) Original

La emisión o impresión del Conocimiento de Embarque se puede realizar tanto en las

oficinas de la línea naviera en Origen para que lo reciba el embarcador, o se puede
realizar en Destino para que lo reciba el Consignatario. Recuerde que esta especificación
la pasa el embarcador cuando transmite las instrucciones de embarque o cuando
verifica el B/L con la naviera, y solo se imprimirá el original en una de las dos
localidades.

Importante mencionar:

• Solo puede haber un set o juego de BL original con sus copias. Quien lo posea
tiene derecho a reclamar la carga.
• En caso de que el país de destino lo permita y el embarcador y consignatario
estén de acuerdo en no emitir documentos originales, el BL puede ser emitido
como un Sea Waybill, lo que significa que la liberación de la carga en destino no
necesita documentos originales y se puede hacer usualmente con que el
Consignatario se identifique o presente una copia del mismo.

Para que un Conocimiento de Embarque pueda ser emitido o impreso, se requiere de:

• Zarpe del Barco con la mercancía a bordo.

• Pago de la factura de los cargos Prepagados en origen.
• En el caso que se vaya a emitir en destino, que se haya pagado la factura de los
Cargos a cobrar en destino (Cargos “Collect”).

Dependiendo de las opciones que le presente la naviera, la parte definida en las

instrucciones para la entrega o emisión del B/L, tiene estas posibilidades para la
impresión del mismo:

a. Ir a la oficina de la naviera para que la misma se lo imprima y entregue. En el

caso de que lo haga el embarcador, la impresión del set de originales
usualmente no tiene costo asociado. En el caso que la impresión se haga del
lado del consignatario, puede que tenga un costo asociado de impresión de
B/L (el tema de los costos de la impresión depende de la naviera).
 b. Imprimirlo directamente desde la página web de la naviera. Para esto la misma
le entrega papel de impresión de B/L original para que usted haga la
impresión. No todas las navieras ofrecen esta opción, y condo lo hacen igual
no es la opción más utilizada debido a la costumbre y ya que el beneficio es
más claro para usuarios frecuentes.

En algunos casos, luego de que se hayan impreso los originales, se podrían requerir re-
impresiones del B/L, como, por ejemplo:

• Corrección de alguna información en el B/L que haya quedado incorrecta: si el

error es del embarcador (como normalmente sucede en correcciones), la
reimpresión usualmente tendrá un costo adicional; si fuese alguna falta de la
naviera, usualmente no tendrá costo asociado. Para la misma, tendrá que ir a las
oficinas de la naviera y entregar el set Original del B/L con sus copias, para que el
entreguen el nuevo Original con la corrección.
• Pérdida del B/L Original: esto NO debería suceder, ya que es un gran riesgo, y la
pérdida del B/L Original y pedir su reimpresión puede traer grandes costos
asociados. Se recomienda ser extremadamente cuidadoso con sus documentos.
Para que la empresa naviera le imprima de nuevo un set de Original, le podría
pedir:
– Que llene, firme y entregue una Carta de Responsabilidad (LOI), donde se
hace responsable y libera a la naviera de cualquier perjuicio que pueda
suceder.
– Hacer un depósito (que puede ascender a 2 o 3 veces el valor de la mercancía) en
un banco reconocido, por un tiempo específico de cierta cantidad de años.

Una opción comúnmente usada entre el Exportador e Importador, es que se imprime el

B/L del lado del embarcador, y éste lo envía por Courier al Consignatario luego de que
este le haya pagado el valor de su mercancía según lo que hayan acordado.
 17. Exportador envía Documentos e Información
al Importador

Para que el importador pueda hacer los trámites de despacho de aduana en destino
cuando llegue la mercancía, y a la vez para que pueda liberar y retirar su carga del
puerto, va a necesitar lo siguiente de parte del exportador:

• Que le envíe (usualmente por Courier) todos los documentos necesarios como
por ejemplo el B/L Original, La Factura Comercial, la Lista de Empaque.
• Que le informe cuando haya salido la mercancía, y le de la información del
Barco/Viaje, Fecha estimada de llegada, y detalles del envío de los
documentos.

Consejos
• Recordar que, si elige imprimir el B/L en destino, el Consignatario estará a
cargo de esta tarea tal cual se explicó en puntos anteriores.
• Importante tener cuidado con la seguridad de estos documentos, ya que la
pérdida del B/L puede traer grandes riesgos y costos como ya se mencionó.
• Si el B/L se imprime en origen, el embarcador debe procurar enviarlo con
tiempo de anticipación para que le llegue al consignatario para que pueda
hacer todos sus trámites necesarios; por supuesto siempre y cuando este
último haya pagado la mercancía o no haya riesgo de que no le pague.
• En el caso de impresión de B/L en origen, no es responsabilidad de la naviera si
hay costos adicionales por envío tardío del B/L Original al consignatario. Si se
envía por Courier y este no ha llegado a destino para los trámites respectivos
recuerde que no se puede reimprimir el set de B/L original.
• El Embarcador debe recordar informar al consignatario de la salida de la
mercancía y los detalles de la fecha estimada de llegada, ya que es
responsabilidad de estos darle seguimiento. La naviera no está obligada
legalmente en algunos países a avisar sobre la llegada, aunque usualmente
siempre avisa a sus clientes.
 18. Sea Waybill vs Conocimiento de Embarque

En algunos casos, en vez de utilizar el Conocimiento de Embarque (B/L) como el

documento para el contrato de transporte marítimo, se puede utilizar lo que se conoce
como “Sea Waybill”.

El “Sea Waybill” es un documento de transporte, que evidencia el contrato del transporte y

recibo de la mercancía, pero no es en sí un documento de título, por lo que no es necesario
que el consignatario lo presente para reclamar la mercancía en destino.

La empresa transportista o naviera liberará la mercancía en destino a quien esté descrito

como Consignatario en el mismo, sin necesidad de que presente un documento original.
Una vez la mercancía zarpó a bordo del buque y el embarcador aprobó el Sea Waybill y
este es emitido por la naviera, el Consignatario tiene potestad de reclamar y retirar la
mercancía desde que llegue a destino (siempre y cuando cumpla con los demás
requisitos de despacho).

Normalmente es utilizado para embarques regulares entre dos compañías que no

requieren pagos entre bancos o terceros.

Se puede utilizar Sea Waybill cuando:

• Se conoce quien recibirá la mercancía o quien es su beneficiario.

• La mercancía no se va a vender o comercializar durante el tránsito de la misma.
• El pago de la mercancía se hace mediante una cuenta abierta y hay un gran nivel
de confianza entre el importador y exportador, y no se utiliza un documente
transporte negociable (como el BL) bajo una carta de crédito.
Se debe utilizar Conocimiento de Embarque cuando:

• La mercancía se vende o comercializa durante el tránsito.

• Los términos de la carta de crédito requieren que utilice un documento
negociable.
• Las leyes y regulaciones de cierto país requieren el uso del B/L.
• Cuando no hay un nivel de confianza entre el vendedor y comprador.
Un beneficio de utilizar Sea Waybill cuando la situación lo permita, es que agilizará el
proceso de liberación o reclamo de la mercancía en destino por parte del consignatario,
ya que el proceso se maneja con copias de documentos sin necesitar tener algún
documento original (como en el caso del B/L).

Para el retiro de la mercancía en destino: el Consignatario solo necesita identificarse en

la oficina correspondiente en destino, y luego de que se hayan cumplido los requisitos
para que la naviera libere la carga (como por ejemplo que se hayan pagado
todas las deudas en origen y destino de la misma), se le entrega la copia firmada y sellada
del Sea Waybill a este, para que pueda retirar el contenedor del puerto. Existen casos
cuando la naviera requiere que el embarcador apruebe la liberación de la carga antes de
entregarla al consignatario cuando se utiliza Sea Waybill, esto para cerciorar que el
embarcador apruebe luego de que el comprador le haya pagado su mercancía.

Consejos

• Como exportador o embarcador, tenga cuidado al utilizar Sea Waybill si su

comprador se lo exige, cuando no tenga confianza en él o cuando no tenga
como asegurarse que le pagará antes de que se embarque la mercancía.
 19. El Consignatario o Importador le da Seguimiento
al Embarque (Tracking)

Una vez haya zarpado el barco con su mercancía a bordo, se aconseja darle seguimiento
a su embarque para conocer la fecha estimada de llegada y estar atento a la misma para
los trámites correspondientes.

Las navieras pueden ofrecer diferentes medios para darle seguimiento al estado de su
carga:

a. Mediante sistemas de tracking en su página web

b. Algunas navieras ofrecen opciones de registrarse a Alertas en los sistemas de
sus páginas web. Las mismas le pueden informar cuando su mercancía tenga
movimientos importantes o cambios en las fechas de llegada (por ejemplo
demoras), y por supuesto cuando esté por llegar a destino.
c. Contactando a agentes de servicio de la naviera por teléfono o correo
d. Algunas navieras ofrecen respuestas a preguntas de servicio como estas
mediante su cuenta de Twitter

Para obtener el seguimiento, deberá proveer alguna de estas opciones de información:

– Número de Reserva, o
– Número de Conocimiento de Embarque, o
– Número de Contenedor

20. Naviera envía Aviso de Llegada

Las navieras, normalmente avisan sobre la llegada de la mercancía a destino. Este

aviso se hace mediante lo que se conoce como “Aviso de Llegada”.

En algunos países como Argentina, Brasil, Colombia y Venezuela deben avisarlo por ley,
aunque en los demás lo hacen como un servicio de valor agregado a sus clientes.

El Aviso de llegada (depende la Naviera) puede tener estas funciones:

• Avisar al Consignatario y Parte a Notificar de la fecha estimada de llegada

• Avisar cuales son los cargos a cobrar en destino que estén pendientes
 • Algunas navieras pueden incluir información de cuentas bancarias o donde
se pueden hacer los pagos de estos cargos pendientes
• Información sobre Costos de Almacenaje y Demora/Detención por uso
prolongado del contenedor
• Información de donde devolver el Contenedor Vacío

Algunos puntos importantes de conocer sobre el Aviso de Llegada son:

• Usualmente se envía entre 3 a 5 días antes de la llegada del barco al puerto

donde va a descargar su mercancía. Para trayectos cortos, se acciona al salir el
barco del puerto anterior al destino de la carga.
• El Aviso se le envía a la parte designada como Parte a Notificar (“Notify Party”) en
las Instrucciones de Embarque, así como al Consignatario.
• Se suele enviar a través de correo electrónico, al que se haya definido para el Parte a
Notificar. En algunos países donde es requerimiento legal, puede también enviarle un
Aviso Impreso físico a su dirección registrada, aunque no es la norma.
• Hay casos donde lo avisan a través de Anuncios en las Páginas Web de la naviera.
• Algunas navieras ofrecen la opción de registrarse a “Alertas” en sus Páginas Web,
en las cuales el usuario define qué eventos quiere que se le notifique, incluyendo el
Aviso de cuando su carga o contenedor está por llegar a su destino. Estas alertas
también le pueden informar cualquier evento importante que ocurra con su
contenedor, por ejemplo, cuando llega y sale de algún puerto de trasbordo, cuando
va a llegar a destino, si sufre alguna demora, etc.
• En el caso de que no se haya definido ningún correo electrónico de la Parte a
Notificar, puede que la naviera llame al teléfono especificado del mismo, pero no
está obligada a hacerlo.
Ejemplo de Aviso de Llegada
 Consejos
• Recuerde que usted como Importador o Consignatario es el responsable de darle
seguimiento a la llegada de su Carga, junto con la información que le del
Embarcador. Sea proactivo y no espere que la Naviera sea la responsable de
avisarle de la llegada, aunque esta lo haga igualmente.
• Si quiere ser avisado, asegúrese de que la parte correcta a darle seguimiento sea
especificada como Parte a Notificar (Notify Party) en las Instrucciones de
Embarque, y de que se especifique el correo electrónico (email) válido. Revise con
su naviera si necesita inscribirse en algún sistema de Alerta en la página web de la
misma.
• Utilice la fecha de llegada para planear los trámites de despacho. Conozca las
fechas de días libres que ofrece de almacenaje el puerto para que no tenga que
incurrir en costos de almacenaje por despachar tarde.
 21. El contenedor es descargado en el puerto o terminal de
llegada y el importador realiza los trámites de despacho
Aduanal

En la fecha de llegada del barco, el contenedor es descargado en el puerto de destino.

El importador o comprador en destino debe realizar los trámites de despacho aduanal

respectivos para poder posteriormente retirar el contenedor del recinto aduanal,
incluyendo el pago de los aranceles o impuestos correspondientes para la
nacionalización de su mercancía.

Para poder realizar el despacho, en ese momento debe haber recibido del Exportador o
Vendedor todos los documentos correspondientes para el trámite anteriormente
mencionados.

Recuerde que estos trámites los puede realizar con la asistencia de un Agente Aduanal.

22. Generación de la Factura de Cargos a Cobrar en Destino

(Collect)

Luego de enviar el Aviso de llegada, la naviera procede a generar la factura por los
Cargos y Flete que se hayan marcado a Cobrar en Destino en las instrucciones de
embarque, para que se reciba antes de la llegada. Esta factura usualmente se genera a
ser pagadera por el consignatario, aunque se puede seleccionar una parte diferente para
la facturación al enviar las instrucciones de embarque.

Las facturas generadas, pueden tener la siguiente información:

• Cargos y Montos pendientes, por supuesto siempre incluido en la factura

• Formas de pago permitidas, incluyendo información de cuentas bancarias si
aplica
 • Detalles de cómo informar a la naviera que se realizó el pago para que se emita
la orden de entrega o liberación.
• Cláusulas según requerimientos o regulaciones del país

Se recomienda al consignatario o responsable pagar la deuda pendiente con la naviera

lo antes posible, para habilitar la Orden de Entrega o Liberación (Delivery Order). Esto
incluye tener la discusión con origen para verificar que el embarcador pago los cargos
Prepagados correspondientes. Hasta que no se pague la deuda completa (cargos
Prepagados y a Cobrar en destino), la naviera no dará la orden para permitir retirar la
carga o contenedor.

23. Naviera da Orden de Entrega o Liberación

Para que la naviera de la Orden de Entrega o Liberación de la carga al consignatario de

la misma, deben primero haberse cumplido estos requisitos:

• Que la Carga o contenedor hayan llegado a su destino

• Que la deuda con la naviera haya sido saldada
• Que el consignatario cumpla con la documentación requerida: en el caso de utilizar
Conocimiento de Embarque negociable debe presentar el original, en el Caso del
Sea Waybill no es necesario presentarlo (en algunos casos se requiere la
aprobación del embarcador).

La orden de Entrega o Liberación de la Naviera, es a la vez una instrucción u orden al

puerto o terminal para que este permita la salida de la carga o contenedor de sus
predios. En muchas ocasiones la naviera ingresa a los sistemas del puerto y otorga esta
liberación para que no haya inconvenientes con el Puerto en la salida.
Para obtener la orden de liberación:

a. El Consignatario de la carga se pondrá en contacto con la Naviera (Usualmente

yendo a las oficinas de la misma en la terminal donde está su contenedor),
informando la fecha en la que pretende retirar el Contenedor lleno del puerto,
y cuando pretende devolver el Contenedor Vacío propiedad de la naviera.
b. Dependiendo de estas fechas, y luego de que se hayan cumplido los requisitos
previamente mencionados, la Naviera emitirá la Orden con un rango de fechas en
las que la orden es válida para que el Consignatario pueda retirar el contenedor. El
límite de esta fecha normalmente viene dado de modo que no se generen cargos
extras por la estadía del contenedor en el puerto.
c. Si al momento de ir por la Orden de liberación el cliente ya ha incurrido en
recargos, deberá saldarse antes que se le entregue la misma.
d. Si en las fechas que el cliente pretende retirarlo o devolver el contenedor vacío
se fuese a incurrir en algún recargo por estadía del contenedor en puerto o
cargos de retención del contenedor de parte de la naviera, ésta le cobrará los
mismos por anticipado para poder entregarle la Orden de Liberación.

La orden de liberación puede ser un documento impreso por la naviera, puede ser
simplemente un sello y firma autorizado al Documento de Transporte (Conocimiento de
Embarque o Sea Waybill), incluyendo por supuesto la liberación en los sistemas del
Puerto.

Consejos

• Antes de ir a pedir la liberación de la Naviera, asegúrese que tanto el

embarcador como el consignatario hayan pagado los cargos correspondientes
en origen y destino.
• Tenga presente la información de cuántos días libres tiene para poder retirar el
contenedor del puerto, y cuantos días tiene para devolver el contenedor vacío,
para cuando vaya a liberar el contenedor se asegure de no tener deudas
respectivas, o de lo contrario estar listo para pagar si tuviera o fuera a incurrir
en las mismas. Tocaremos este tema más adelante.
 24. Retiro del Contenedor lleno del Puerto junto con
la Coordinación del Transporte terrestre

Cuando obtenga la orden de Liberación o Entrega de la naviera, usted puede proceder a

retirar su contenedor del Puerto o terminal correspondiente.

En este momento se pueden generar Gastos o Costos Portuarios, los cuales debe pagar el
importador al Puerto o terminal correspondiente. Estos gastos pueden variar de país a país
y de puerto a puerto, ya que no son estándar. Algunos ejemplos incluyen:

• Inspecciones del Contenedor si fuese requerido por las autoridades

• Almacenaje (cargo del puerto por estadía del contenedor dentro del mismo al
exceder el tiempo libre permitido)
• Manejo del contenedor
• Utilización de las facilidades
• Fumigación
• Cargo de Seguridad
• Electricidad y Monitoreo para Contenedor Refrigerado

Usted puede verificar en algunas ocasiones cuales son los Costos que aplican en las
páginas web de los puertos como se especificó en un punto anterior (Punto 12) en la
parte de exportación.

Para el transporte terrestre en destino, usted normalmente tendrá 2 opciones según

haya hecho la reserva:

a. Reserva hacia Puerta (SD-Store Door): En este caso la línea naviera es

responsable y se encarga del transporte terrestre del contenedor con su
mercancía desde el puerto hacia sus localidades (en inglés se conoce como
“Carrier Haulage”). Los pasos usuales son:

1. Proceda a ponerse en contacto con la naviera ya sea por teléfono o por

correos electrónicos, para coordinar la fecha en la que pretende hacer el
despacho (teniendo en consideración haber cumplido los trámites
correspondientes) y especificar el lugar hacia donde se debe transportar
el contenedor lleno.
 2. La Naviera coordinará con la empresa de transporte (a elección de
ella) para que el transportista vaya al puerto en la fecha acordada.
3. Cuando esté lista la liberación el transportista procederá a llevar el
contenedor a la localidad especificada, para que se proceda con el
descargue de la mercancía.
4. El transportista luego regresará el contenedor vació a la terminal
correspondiente.

b. Reserva hacia Puerto (CY-Container Yard): En este caso usted como

importador o consignatario es responsable del transporte del contenedor con
su mercancía desde el puerto hacia sus localidades (en inglés se conoce como
“Merchant Haulage”). Los pasos usuales son:

1. Elegir y contactar a un transportista de su elección para realizar el

transporte.
2. Los demás pasos son similares al caso anterior (SD), con la excepción
que toda la coordinación la hará usted con el transportista elegido.

Al final de este proceso, el consignatario siempre debe devolver el contenedor vacío a la

terminal o puerto correspondiente (en la mayoría de los casos el mismo puerto desde
donde retiró el contenedor lleno de importación con su mercancía, al menos que
acuerde algo diferente con la naviera).

Consejos
• Trate de que el transportista revise que el contenedor esté en buenas condiciones
cuando se va a retirar del puerto, igual cuando usted lo reciba en su localidad. Si
no lo estuviese, debe reportarlo al identificarlo.
• Cuando reciba su contenedor, asegúrese que esté cerrado con el sello en
la puerta correspondiente, de lo contrario repórtelo.
• Revisar con el transportista los plazos que tiene para poder descargar el
contenedor en su localidad, ya que algunas veces si dura más de un tiempo
específico pueden cobrarle por el tiempo de espera del Transporte, o si el
transportista se tiene que ir y volver dependiendo las distancias pueden
cobrarle adicional. Estos detalles lo pueden coordinar por separado con el
transportista para ver posibilidades según el caso.
 • Coordine la fecha para retirar el contenedor del puerto cuando esté seguro que
haya cumplido con los trámites de despacho aduanal y de liberación con la
naviera, para evitar transportes en falso.
• Si la mercancía presenta daños o faltantes, revise el procedimiento de reclamo, y
consulte con su aseguradora.
• Asegúrese que el transportista retorne el contenedor vacío en la terminal
correcta.

25. Demora y Detención (“Demurrage and Detention”)

En el caso de que el importador o consignatario se haya extendido más allá del tiempo
libre permitido, en posesión del Contenedor desde que se descargó en el puerto de
destino, hasta la devolución del contenedor vacío; tendrá que pagar Cargos de Demora
y Detención a la Naviera. El cargo de Detención algunas veces se conoce como
Retención.

Dependiendo del país y la naviera, este cargo puede ser de dos formas:

• Demora y Detención, como 1 solo cargo combinado: donde el tiempo del cálculo
va desde que el contenedor se descarga en el puerto de destino, y termina cuando
el consignatario devuelve el contenedor vacío a la terminal correspondiente.
• Demora como un Cargo, y Detención como otro cargo aparte: donde,
– La Demora: el tiempo de cálculo va desde que el contenedor se descarga en el
puerto de destino, y termina cuando el consignatario retira el contenedor del
puerto.
– La Detención: el tiempo de Cálculo va desde que el contenedor sale del puerto,
hasta que el consignatario devuelve el contenedor vacío en la terminal
correspondiente.
La costumbre o regulación del mercado (país) específico determinará cuál forma aplica,
aunque es común que se aplique la 1ra opción de los 2 cargos combinados.

Existe también en ocasiones la Detención o Retención para contenedores de

Exportación, la cual consiste en un Cargo si el exportador o embarcador se excede del
tiempo permitido en posesión del contenedor, antes de entregar el mismo lleno con la
mercancía al puerto desde donde se va a embarcar el mismo.
Los estructura a considerar sobre este Recargo son:

• El usuario del contenedor tendrá una cantidad específica de días libres dentro de
los cuales se puede manejar sin incurrir en el cargo. Si se pasa de estos días
libres, tendrá que pagar el monto correspondiente. Los días libres pueden variar
dependiendo del tipo de contenedor.
• El Monto a pagar está determinado por la Tarifa que le cobre la naviera, que es
una cantidad específica por día excedido del tiempo libre. La tarifa puede variar
dependiendo del tipo de contenedor, y en algunos casos puede ser escalonada,
incrementando según aumenten los días excedidos.
• Es un recargo a pagar a la naviera, la cual lo facturará según aplique. En algunos
países hay organismos terceros que se encargan del cobro y seguimiento de la
misma, en otros si hay un acuerdo entre la naviera y el puerto, este último se
encarga del cobro.

En el caso del lado importador, este cargo se puede generar:

• Antes de que se despache la mercancía, si el consignatario se demoró para ir a

despachar su contenedor al puerto.
• Luego de haber despachado la mercancía, si el consignatario se demoró en
regresar el contenedor vacío a la terminal.
• Una combinación de ambos.

Ejemplo de Cargo de Demora y Detención en Destino

En este ejemplo, el recargo es combinado de Demora y Detención, donde el usuario
tiene 10 días calendarios libres desde que el contenedor se descarga en el Puerto, hasta
que devuelva el contenedor vacío. Si lo devuelve al 14avo día, tendrá que pagar 4 días
de recargo, a una tarifa de usd 120/día por contenedor de 20’, y usd 150/día por
contenedor de 40’. Si lo devuelve al día 23, tendrá que pagar 10 días a la tarifa de usd
120/150 por contenedor de 20’/40’ respectivamente, y 3 días a la tarifa de usd 175/225
por contenedor de 20’/40’ respectivamente.

Consejo
Costos asociados a un embarque
s

• Conozca siempre con antelación cuál es la estructura y especificación de

Como modo informativo, es importante que el exportador e importador conozcan
días libres para los Cargos de Demora y Detención para su embarque.
cuales son los gastos o costos que usualmente están asociados a un embarque.
• Planificarse para que retire el contenedor del puerto lo más rápido que pueda,
Los Costos
y paramás
quecomunes encontenedor
regrese el que se incurrirá
vacíoincluyen:
luego de descargar su mercancía del
contenedor, para que no tenga que incurrir en este costo adicional que puede
• Costo del Flete y recargos: Es el monto que le cobrará la línea naviera o agencia
ser evitado.
de carga por transportar su mercancía por el modo de transporte principal (ej.
• Algunos importadores pueden tener limitaciones de espacio de almacenaje
marítimo).
• Costo del Transporte Terrestre: Es el monto que le cobrará la empresa de
transporte terrestre por mover la carga o contenedor desde la localidad del
embarcador hacia el puerto de carga, y desde el puerto de descarga hasta la
localidad del consignatario. Puede ser cobrado por la naviera o agencia de carga
si la reserva lo incluye.
• Seguros: Costo por el seguro de carga y transporte de su mercancía. Importante
tomar en cuenta que el seguro es un costo adicional que tendrá que incurrir el
exportador o importador para protegerse de los riesgos asociados al
transporte.
• Cargos Portuarios: Recargos que le hará el Puerto o terminal donde se carga el
contenedor en origen y donde se descarga en destino, según lo que aplique en el
mismo. Incluyen por ejemplo cobro de Manejo del Contenedor, utilización de la
facilidad, despacho, seguridad. Algunos son opcionales o no siempre aplican,
como el Almacenaje, fumigación, inspecciones, etc.
• Comisión del Agente Aduanal: el cobro que le hará el Agente Aduanal por sus
servicios.
• Documentos y Trámites para el despacho de exportación e importación: monto que se
genera para emisión de la documentación necesaria y para realizar los trámites del
despacho de su mercancía, tanto del lado de exportación como de importación.
Algunos pueden ser cobrados por el Agente Aduanal si lo utiliza como gastos
complementarios a su comisión. Aquí estarían incluidos por ejemplo el costo de emitir
los certificados y licencias necesarias para su mercancía.
• Costos de empaque y embalaje: en los que incurrirá para empacar y embalar su
mercancía para protegerla durante el transporte y cumplir con los requerimientos
de su cliente y mercado de destino.
• Costos para cargar y descargar la mercancía del contenedor: el costo en el que
incurrirá ya sea con su personal o contratando personal externo para cargar la
mercancía dentro del contenedor en origen, y descargarlo fuera del contenedor
en destino.
• Aranceles e impuestos aduanales: los aranceles correspondientes a pagar a la
aduana en destino u origen, según corresponda y aplique.
 • Comisión del Agente de Carga: el cobro que le hará el Agente de Carga por sus
servicios, en el caso que decida utilizarlo.

Costos adicionales o variables para tomar en cuenta su control o reducción:

• Demora y Detención: Cobro que le hará la naviera si el embarcador o consignatario se

exceden del tiempo libre permitido en posesión del contenedor.
• Almacenaje en Puerto: en caso que aplique como un Cargo Portuario aparte del cargo
de Demora, y en caso que se pase del tiempo libre que le permite el puerto.
• Costos por tiempo de Espera o Viajes en Falso con el Transportista terrestre: en
caso de que usted contrate al transporte terrestre y le haga esperar de más por
ejemplo esperando el contenedor mientras lo llena con su carga, o mientras
descarga la mercancía del mismo. También en caso que lo contrate y el
contenedor no esté listo para ser transportado, por ejemplo, desde su localidad, o
que vaya al puerto y el despacho no esté listo.
• Costos de Flete Aéreo causado por retrasos en la producción o cambios de
itinerarios: por ejemplo, en el caso que su mercancía no alcance salir en el
buque/viaje previsto, y tenga que enviarlo por transporte aéreo para no perder la
venta con su cliente en destino.
• Costo por daño o pérdida de mercancía: costo que sufrirá si su mercancía sufre
algún daño o pérdida, por ejemplo, por no tomar precauciones con el empaque y
embalaje.