PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA.

¿Qué es planificación?

Planificación es un proceso en el cual se definen los resultados esperados (Misión, objetivos y

metas); se plantean soluciones o estrategias, métodos, actividades, tiempos, recursos y
condiciones, para alcanzar los resultados propuestos.

Podemos identificar dos niveles de planificación: estratégico y operativo, cada uno tiene
características y aplicaciones diferentes, Por ahora abordaremos la planificación estratégica, luego
trataremos sobre la planificación operativa.

Planificación estratégica.

Se refiere a la formulación de un plan en términos generales, el cual usualmente es denominado

"Plan Estratégico" porque se enfoca en las estrategias, pero aquí también se establecen los
métodos, recursos y condiciones generales, para alcanzar los resultados; se proyecta
generalmente cubriendo el corto, mediano y largo plazo, dependiendo del proyecto que estemos
planificando.

Para alcanzar cierto nivel de desarrollo es indispensable proyectarse hacia el futuro, pero al
dedicar nuestra atención solamente a los problemas actuales, corremos el riesgo de estancarnos y
de volvernos esclavos de la rutina diaria y tarde o temprano nos damos cuenta que la falta de una
planificación adecuada, nos ha arrastro hacia una situación indeseable, sin embargo, la
planificación es la única vía que nos queda, aunque en algunos casos reaccionamos demasiado
tarde, cuando ya nuestros recursos están por agotarse, pero a pesar de lo difícil que sea la
situación siempre estaremos a tiempo para hacer las cosas bien. Sabemos que para hacer una
buena planificación hay que tener los conocimientos y habilidades necesarias, conocer la situación
actual, estar motivado hacia la obtención de mejores y mayores resultados.

PERFIL PROFESIONAL DEL PLANIFICADOR.

Un planificador debe contar con los conocimientos y habilidades suficientes, tanto en técnicas de
Planificación, como en el área relacionada con las operaciones para la cual desea formular un plan.
Pues en el caso de un gerente de informática que pretenda elaborar un plan estratégico y operativo
para el desarrollo, implementación y mantenimiento del sistema de información y tecnología de la
empresa, éste deberá contar con amplia experiencia en esta área, conocer la organización y
funcionamiento de la empresa, la situación actual del sistema, técnicas de control y procesos de
investigación, de lo contrario las posibilidades de éxito en el proceso de planificación, serán muy
limitadas y lo más seguro es que el sistema propuesto en el plan, no llegue a satisfacer los
requerimientos de la empresa.

Sabemos que no todos disponemos de los recursos necesarios oportunamente para lograr
nuestros fines, por eso es recomendable que cada uno evalúe sus fortalezas y debilidades
profesionales y comience a desarrollar sus capacidades, esto puede lograrse mediante la
investigación individual, leyendo documentos escritos para tal fin o recibiendo capacitación
estructurada, ya que como dice un poeta "las cosas buenas jamás caen del cielo, porque siempre
han estado y estarán al alcance de nosotros, búscalas y las encontrarás", para gerentes con poca
experiencia es conveniente conseguir asesoría de expertos en el campo de la planificación de
sistemas, con el fin de obtener una buena orientación. Es importante hacer notar que si buscamos
mejorar el nivel profesional en el área de planificación de sistemas, no conviene contratar a un
consultor para elaborar el plan, porque se habría perdido la oportunidad para capacitarse y en el
futuro encontrará serias dificultades cuando tenga que ejecutar y controlar el plan; y no digamos
cuando tenga que elaborar por sí mismo un plan para un nuevo sistema o reorganizar el mismo.

PROCESO PARA LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA.

1. Conocer la situación actual del sistema, mediante el diagnóstico integral del sistema de la empresa.
2. Organizar el equipo de trabajo para la planificación estratégica.
a. Gerente general y otras autoridades superiores de la empresa.
b. Gerentes de las diferentes áreas de trabajo u operaciones de la empresa.
c. Asesores de la empresa.
d. Personal operativo de mucha experiencia (si es necesario).

3. Capacitar a los integrantes del equipo de trabajo. Especialmente sobre:

a. Misión y Visión de la empresa.
b. El Sistema de información y tecnología en la empresa.
c. Proceso para la planificación estratégica del sistema.
d. Técnicas de control, a nivel estratégico y operativo.
e. Motivación personal para el éxito.

4. Interpretar y analizar la situación actual del Sistema de la empresa.

5. Establecer la Misión (Describir claramente las características del nuevo sistema).
6. Definir los Objetivos y metas.
7. Plantear estrategias para cada uno de los objetivos y metas.
8. Especificar los recursos y condiciones requeridas.
9. Elaborar el cronograma para la ejecución del plan estratégico.
10. Describir la metodología para evaluar la ejecución del plan estratégico.
11. Determinar el presupuesto para la ejecución del plan.
12. Redactar el informe sobre el plan.
13. Presentar y aprobar el plan.

¿Porqué conocer la situación actual del sistema de la empresa?.

Hacer un diagnóstico es el primer paso formal que debemos realizar, para resolver cualquier
problema, al conocer detalladamente el sistema objeto de planificación (organización y
funcionamiento de la empresa; Los objetivos que espera lograr la empresa al implementar el
sistema; la estructura, recursos y funcionamiento del sistema actual; los requerimientos de
información, apoyo requerido para los procesos, problemas y la satisfacción de los usuarios; etc.),
vamos a disponer de la información suficiente, para formarnos una idea clara de la situación actual
en que se encuentra el sistema de la empresa, pero es importante que ese diagnóstico este
documentado, conocido y aprobado por los representantes de la empresa, para que todos
mantengamos criterios similares al momento de analizar diferentes situaciones sobre el sistema.
Es necesario utilizar un modelo de investigación formalmente estructurado, para obtener
información confiable y suficiente, con el fin de que alguien pueda verificar la calidad del proceso
de investigación, como la información descrita en el diagnóstico.

Al no disponer de un diagnóstico apropiado corremos el riesgo de caer en la especulación, al hacer

afirmaciones muy poco sustentadas, lo cual conduce a una pérdida de confianza por parte del
personal de la empresa sobre las capacidades del planificador, al planteamiento de conclusiones
equivocadas y a la propuesta de soluciones muy poco eficientes. En otras palabras es como jugar
con técnicas de adivinación.

¿Quién debe participar en el proceso de planificación?.

En las organizaciones pequeñas encontraremos siempre una persona que dirige las operaciones
que normalmente se realizan dentro de ella, mientras en las empresas medianas y grandes existe
un cuerpo directivo responsable por la administración de la empresa y en estas generalmente
existe la tendencia a organizar un comité ejecutivo, formado por el gerente general, los gerentes de
las diferentes áreas de la empresa (incluyendo al gerente del sistema) y los asesores. En cualquiera de
los casos es conveniente que todos los responsables de la empresa participen en la planificación
estratégica, en vista que los ejecutivos conocen el funcionamiento de la empresa, las necesidades
de información, los principales problemas que ocasiona la falta de información, poseen autoridad
para tomar las decisiones y además tienen generalmente expectativas que esperan lograr,
mientras que el gerente de informática usualmente posee la capacidad técnica y un conocimiento
general sobre el funcionamiento de la empresa, entonces al organizarse en un equipo de trabajo
lógicamente los resultados pueden ser significativamente mejores, sin embargo, el gerente de
informática continua siendo el responsable directo por el sistema de información. OK.

Los participantes en el proceso de planificación deben ser capacitados, especialmente sobre: la

Misión y Visión de la empresa; el Sistema de información y tecnología en la empresa; el proceso
para la planificación estratégica y operativa del sistema; técnicas de control, a nivel estratégico y
operativo y sobre la motivación personal para el éxito. Es conveniente que el gerente del sistema
imparta esta capacitación, con el fin de demostrar sus capacidades profesionales y ganarse la
confianza dentro de la empresa, pero si no es posible podemos contratar servicios profesionales de
expertos para capacitar apropiadamente al personal.

Interpretar y analizar la situación actual del Sistema de la empresa.

El gerente del sistema (Planificador) debe interpretar y analizar la información sobre el diagnóstico
del sistema de la empresa, para formarse un concepto claro sobre los diferentes componentes del
sistema y desarrollar un alto grado de conciencia sobre la situación actual, como punto de partida y
que durante el proceso de planificación pueda relacionar los recursos y condiciones actuales con la
visión de la empresa. Teniendo un panorama claro de la actualidad lograremos con mayor facilidad
elaborar un diseño conceptual del nuevo sistema, definir objetivos y metas claras y apegadas a la
realidad de la empresa.

Establecer la misión.
Antes de iniciar la definición de objetivos y metas, debemos tener bien clara la misión que
pretendemos alcanzar, esto significa que debemos describir ampliamente la mayoría de las
características del nuevo sistema de la empresa, fundamentado en el diagnóstico, especialmente
en los requerimientos y los objetivos que la empresa pretende alcanzar al implementar el nuevo
sistema, normalmente describimos cada uno de los componentes del nuevo sistema, indicando
cual será su estructura y funcionamiento, en términos generales que puedan ser comprendidos por
todo el personal de la empresa. Es conveniente trabajar coordinadamente con el equipo de
planificación, para lograr la pre aprobación implícita de la misión, en vista que los objetivos deben
enmarcarse dentro de lo establecido en la misión.

Definición de objetivos y metas.

La definición de objetivos es algo de lo que diariamente escuchamos de muchas personas, lo
encontramos en muchos libros, dirigido a personas e instituciones de todos los niveles, algunos
hablan de objetivos generales y específicos, también se expresan en relación al tiempo de
ejecución, refiriéndose al corto, mediano y largo plazo. En oportunidades confundimos objetivos y
metas usando ambos términos como sinónimos uno del otro, para nuestro propósito consideremos
la siguiente estructura (Misión objetivos metas), nuestra misión es el sistema o sea el
resultado global que pretendemos alcanzar, los objetivos son resultados concretos enmarcados
dentro de nuestra misión y expresaremos las metas como segmentos dentro de un objetivo.

Pero lo cierto es, que independientemente del concepto que manejemos, generalmente llegamos a
fijarnos objetivos, sin embargo, es impresionante observar como muchas personas o instituciones
se fijan prácticamente el mismo objetivo pero alcanzan resultados diferentes, esto se debe a las
diferencias existentes en los factores que intervienen durante el proceso, tales como las
expectativas, capacidades, habilidades, oportunidades y recursos de cada uno, aplicados durante
el proceso de formulación y ejecución de los objetivos.

Usualmente cuando nos encontramos en situación de crisis, existe la tendencia casi generalizada a
volvernos más creativos y en oportunidades es sorprendente como algunas personas generan
ideas que luego se convierten en objetivos, cuyos resultados vienen a ser un verdadero éxito, aun
cuando esto sucede se atribuye el éxito a la suerte o a la casualidad, particularmente pienso que
es una forma equivocada de ver las cosas, la verdadera razón es que siempre que definimos
objetivos de éxito y nos proponemos alcanzarlas con dedicación suficiente, los resultados reales
serán sin duda tan buenos como los esperados. Es conveniente aclarar que es el nivel de
motivación el que nos vuelve creativos y nunca deberíamos esperar una crisis para motivarnos.

Trataremos de conocer, el proceso de definición de objetivos, desde su concepción hasta la

formulación de los mismos. Naturalmente que sería imposible mostrar una receta a la medida de
cada uno de los lectores, por lo que sugiero que cada uno trate de asimilar cada situación
planteada en relación a su conveniencia.

Concepción de objetivos.
En esta etapa del proceso de definición de objetivos, se trata simplemente de generar ideas, las
que más tarde se convertirán en expectativas. Muchas veces nos encontramos en situaciones en
las que no sabemos realmente que hacer y es este el momento propicio para detenernos, dar un
vistazo al futuro y construir lógicamente la situación en la que nos agradaría encontraros.
Independientemente del campo en el que actuamos en determinado momento, casi siempre
tendemos a generar ideas para resolver problemas del presente o del futuro, pero frecuentemente
asumimos una actitud crítica, que al ser aplicada en forma prematura o inoportuna inhibe el flujo de
ideas y tardamos demasiado tiempo en encontrar una idea que nos parezca atractiva. Claro que
existen diferencias entre las personas con respecto a la actividad creativa, pero todo se debe a la
habilidad desarrollada en este campo, a veces encontramos personas que con un conocimiento
relativamente pequeño, son capaces de plantear ideas muy buenas para dar solución a un
problema determinado y otras que nunca se atreven por que se encuentran bloqueados y hasta les
da miedo pensar. ¿Usted no tiene miedo pensar o Si?.

En esta sección tratamos de conocer el proceso para la generación de ideas o expectativas que
luego podamos convertir en objetivos de éxito.

No debemos esperar el momento de crisis, para comenzar a buscar ideas relacionadas con la
solución de la diversidad de problemas que diariamente tenemos que vivir, es conveniente pensar
en el futuro cuando aun no estamos demasiado presionados, lo cual indica de debemos pensar
oportunamente.

Debemos evaluar nuestra situación actual, darnos cuenta de cuáles son los recursos disponibles
para enfrentar los problemas, cuáles son nuestras ventajas y desventajas, que estamos haciendo,
hacia donde nos conducimos, preguntarnos si los resultados que estamos obteniendo son
satisfactorios de acuerdo a nuestras expectativas, si tenemos necesidades insatisfechas, cuales
son los problemas actuales etc., conviene escribir claramente el resultado de la evaluación y luego
formular las conclusiones necesarias, las cuales debemos usar como insumo para el siguiente
paso que es la generación de ideas.

Una vez que conocemos nuestra situación actual con lujo de detalles, será fácil encauzar nuestra
mente hacia la búsqueda de ideas que nos conduzcan a una la mejor situación, en este momento
todo lo que debemos hacer, es abrir nuestra mente y decirnos con actitud positiva, ¿De Que
Manera Podemos, mejorar o resolver la situación planteada?, en forma natural un flujo de ideas
comenzará a aparecer (no debemos desesperaros si no obtenemos ideas inmediatamente, a
veces hay soluciones que nuestro subconsciente tiene que construir totalmente), debemos escribir
cada idea que aparezca, al cabo de cierto tiempo tendremos una lista considerable.

Evaluar las ideas obtenidas y seleccionar aquellas que más nos convienen y/o fusionar varias de
ellas para construir una gran idea.
Definición y formulación del objetivo.

Antes de tomar la decisión de trabajar en la ejecución de una idea que consideramos viable,
conviene detenernos un momento y evaluar la calidad de la misma, esto nos ahorrará tiempo,
costo y esfuerzo, aunque algunas veces no tenemos muchas soluciones alternativas para escoger,
pero en cualquier caso, pienso que al menos debemos asegurarnos de que los beneficios que
vamos a obtener valen el sacrificio que estamos dispuestos a llevar a cabo.

En cualquier situación, es conveniente transformar nuestras ideas en objetivos, lo cual nos permite
tener un mayor grado de seguridad de alcanzar los resultados esperados, en vista que durante el
proceso tenemos la oportunidad de analizar profundamente nuestras ideas, de esta manera
evitaremos el desperdicio de recursos y tendremos una alta probabilidad de conseguir mejores
resultados.

Las consideraciones más importantes para definir y formular un objetivo son dadas a continuación.

1. Formular el objetivo.

El objetivo debe formularse en forma clara, concreta y consistente, en términos que induzcan a
los responsables a pensar objetivamente y que no dé lugar a desviaciones durante el proceso de
planificación y ejecución. Por otro lado conviene en este momento, definir clara y
específicamente el resultado al que queremos llegar, ya que a veces se pierde la dimensión por
ambigüedad o por falta de definición concreta. También vale la pena pensar en la consistencia
de un objetivo, el cual debe encajar plenamente con la misión, con el resto de los objetivos y
recursos disponibles, ya que se trata de cumplir con nuestra sagrada misión, la cual debe estar
claramente definida.

2. Evaluar los resultados.

El objetivo debe proporcionar ventajas y beneficios suficientes para que nos sintamos
estimulados a alcanzarla.

Evaluar los resultados implica algunas veces una ardua tarea, la cual debemos realizar
necesariamente, si es que deseamos estar seguros de los resultados esperados, para ello se
debe utilizar técnicas adecuadas al tipo de objetivo que estamos evaluando, lo cual evitará caer
en la trampa de la especulación, por ejemplo, si estamos evaluando un objetivo cuyos resultados
deben expresarse en términos monetarios, entonces debemos usar técnicas financieras.

De modo que el trabajo en este punto consiste en plantear una lista de ventajas o beneficios que
nos ofrece el objetivo planteado, lo cual servirá para justificar el objetivo.

3. Debe ser abordable.

Decimos que un objetivo es abordable en la medida en que disponemos de la capacidad para

encontrar soluciones viables y para la administración durante su ejecución, en otras palabras
debemos tener la seguridad que podemos manejar el objetivo.
4. Factible de ser realizado en un período de tiempo relativamente corto.

Es conveniente definir objetivos que puedan ser alcanzados dentro de un período

razonablemente corto, con el fin de mantener la motivación de los responsables de su ejecución,
en aquellos casos en que la ejecución de un proyecto requiera mucho tiempo, debemos
segmentarlo y desarrollarla por etapas, lo cual equivale a definir objetivos en serie, esto nos
permitirá una retroalimentación de energía motivacional.

5. Debe poder ejecutarse con los recursos disponibles.

Muchas veces perdemos la oportunidad de lograr buenos resultados por falta de recursos, sin
embargo, debemos definir objetivos de acuerdo con los recursos que tengamos disponibles, ya
que de lo contrario nos convertimos en especuladores.

6. Debe ser medible, con herramientas que podamos tener disponibles oportunamente.

Durante el proceso de ejecución de un objetivo, debemos tener necesariamente un estricto

control, para mantenernos permanentemente informados acerca del grado de desarrollo del
mismo, esto servirá como retroalimentación tanto para mantener la motivación de los
responsables, como para corregir las posibles desviaciones que puedan presentarse. Es
conveniente entonces que busquemos aquellas herramientas que puedan ayudarnos a controlar
efectivamente el objetivo, sin embargo, en algunas oportunidades no tenemos estas
herramientas listas para ser aplicadas exactamente, lo que significa que debemos encontrar la
forma de obtenerlas, pero si no podemos encontrar herramientas, no nos queda más remedio
que reformular el objetivo de tal manera que lo podamos medir, en vista que al perder el control
parcial o total del objetivo estaríamos al borde del fracaso.

7. Debe plantear un reto de relevancia significativa para los responsables de su ejecución.

Todos sabemos que las cosas fáciles no estimulan a mucha gente, debido a que las
recompensas ofrecidas son generalmente pobres, lo cual nos dice que los profesionales
generalmente nos esforzamos en función de la recompensa, considerando que entre las
recompensas más cotizadas están el reconocimiento de méritos, el desarrollo profesional y el
dinero como medio para adquirir los bienes y servicios necesarios y otras, entonces debemos
formular objetivos cuya recompensa sea lo suficientemente atractivas como para despertar el
interés de sus ejecutores.

8. Un objetivo no debe interferir directamente con otros objetivos.

A menudo definimos objetivos que deben ser ejecutados simultáneamente con otros, además en
oportunidades algunos de los recursos para su ejecución son compartidos, lo cual nos indica que
existe la posibilidad de fracaso total o parcial para uno o todos los objetivos, para evitar esta
situación de riesgo lo más saludable es analizar y reformular uno o todos los objetivos que
intervienen en el conflicto, si es que existe.

9. Identificar los puntos críticos que presenta el objetivo durante el proceso de ejecución.

Generalmente cuando definimos objetivos, el verdadero reto consiste en manejar

adecuadamente los puntos críticos, estos constituyen los diferentes obstáculos o problemas
 potenciales que evitarán alcanzar los resultados esperados, también conocido como margen de
riesgo, sin embargo, no podemos evitar el riesgo en su totalidad, pero podemos analizarlo y una
vez conocido, todo lo que tenemos que hacer es manejarlo adecuadamente, para ello es
recomendable que describamos los problemas potenciales que se visualizan en relación con un
objetivo y también las soluciones para resolver favorablemente una situación específica.

10. Asignar un nivel de prioridad en relación con otros objetivos definidos.

El nivel de prioridad de un objetivo está dado por el grado de importancia que tenga para los
beneficiarios, lo cual nos lleva a pensar, que un objetivo podría subir o bajar dentro de la escala
de prioridades, dependiendo de la importancia de otros objetivos definidos antes del objetivo en
proceso, en consecuencia el nivel de prioridad nos permitirá conocer la cantidad y calidad
relativa de recursos que debemos asignar al objetivo durante el proceso de planificación y que
más tarde en el proceso de ejecución tenemos que cumplir.

11. Asignar la responsabilidad de ejecución.

Para alcanzar un objetivo es indispensable que una o un grupo de personas realice algún
esfuerzo durante su ejecución, por lo tanto debemos asignar la responsabilidad a quien
corresponda, este responsable tendrá la obligación de orientar los recursos necesarios para
alcanzar los resultados esperados.

12. Plantear el objetivo a los responsables de su ejecución.

Al plantear un objetivo es conveniente hacerlo aparecer como un gran acontecimiento, con el fin
de imprimirle el nivel de importancia necesario, utilizando el momento oportuno en que los
responsables de su ejecución, se encuentren preparados para asimilarlo en todo su contexto,
generalmente la presentación de objetivos se efectúa en reuniones formales y utilizando los
medios adecuados de presentación, vale la pena profundizar al nivel de detalle necesario para
asegurarnos de que se obtenga el grado de comprensión esperado. Una forma de evaluar si el
objetivo ha sido fijado en la mente del grupo es estimulando la participación de la mayoría de los
participantes, esto nos da la oportunidad de aclarar dudas y a la vez de despertar el interés de
cada uno. La presentación de un objetivo es tal vez el momento más importante, por lo que
debemos planificar con mucha atención este evento, cubriendo todos los detalles que puedan
contribuir u obstaculizar la comprensión y aceptación del mismo.

13. Cuando se plantea un objetivo con uno o varios recursos fijos para alcanzarlo, esto
compromete casi automáticamente el resto de los recursos involucrados en su ejecución.

En algunas situaciones definimos objetivos para el cual algunos de los recursos están limitados,
tal como ocurre en una situación de crisis donde tenemos el tiempo limitado a una fecha fija o
dentro de un período dado, así como podría suceder con el capital, la tecnología, etc., cuando
esto ocurre generalmente no tenemos muchas alternativas y tenemos que aceptar las
condiciones, lo importante aquí es que debemos estar conscientes, de que en la medida en que
algunos recursos tengan poca o ninguna elasticidad el resto de los recursos para ejecutarlo
tenderán a incrementarse.
14. No pierda el objetivo de la vida por alcanzar un objetivo.

Independientemente del concepto que tengamos de la vida, considero que cada objetivo merece
cierto nivel de sacrificio, sin llegar al extremo de perder la dimensión de la vida, algunas veces
llegamos al grado de obsesionarnos y dedicamos toda nuestra atención al mismo, descuidando
aspectos de vital importancia, tales como, algunas reglas morales y sociales importantes, la
familia, la sociedad y a veces hasta nuestra propia vida. Tal es el caso de algunos gerentes que
en aras de alcanzar los resultados esperados, sacrifican a los miembros de su equipo de trabajo,
a su familia y en ocasiones hasta sufren infartos de mayor grado, sin embargo, cuando esto
ocurre generalmente los beneficios se ven reducidos sustancialmente, de manera que todo lo
que debemos hacer es desarrollar una adecuada planificación y cumplir lo establecido en dicho
plan con perseverancia.

Algunos ideas para definir objetivos relacionados con el sistema.

1. Desarrollar, implementar y mantener metodologías de trabajo para el Sistema.

2. Organizar o Reorganizar las operaciones y recursos del Sistema.

3. Dotar al sistema el Recurso Humano requerido.

4. Dotar al sistema el Equipo de Computación requerido.

5. Obtener, instalar y mantener el Software básico requerido.

6. Diseñar una base de datos que satisfaga los requerimientos del usuario.

7. Desarrollar, implementar y mantener las aplicaciones para la gestión de las operaciones de la

empresa.

8. Diseñar, construir y mantener las instalaciones requeridas.

9. Adquirir y mantener el mobiliario y equipo auxiliar requerido.

10. Establecer un Sistema de Capacitación y Desarrollo profesional orientado al área técnica.

11. Establecer un sistema de comunicación funcional.

12. Establecer un modelo de administración que permita el Desarrollo y mantenimiento adecuado

del sistema.

FORMULACION DE ESTRATEGIAS O SOLUCIONES.

Al tener la Misión, los Objetivos y las metas completamente definidas, resulta relativamente fácil
encontrar la ruta que nos conducirá al resultado esperado.

En esta etapa del proceso es donde damos respuesta a la gran pregunta, que usualmente nos
formulamos cada vez que tratamos de alcanzar un objetivo ¿COMO ALCANZAR "EL
RESULTADO ESPERADO"?, para conseguir la respuesta a esa gran pregunta, es indispensable
que el planificador piense de manera clara, manteniendo en mente los resultados que tratamos de
alcanzar y además debe contar con el perfil profesional necesario.

El trabajo en esta etapa, consiste en formular una o varias soluciones viables, de las cuales debe
seleccionarse la que consideramos más apropiada en función de los resultados esperados, aquí el
planificador tiene que conocer sobre los diferentes aspectos relacionados con los objetivos
definidos, para poder encontrar la solución óptima.

Cuando estamos formulando una solución, en realidad tratamos de desarrollar lógicamente los
eventos que nos permitirán alcanzar los objetivos propuestos, eventos que en su oportunidad
llevaremos a la práctica. Si analizamos detenidamente cualquier solución, encontraremos una serie
de elementos, tales como Métodos de trabajo, Recursos Humanos, recursos tecnológicos,
Materiales e Insumos, etc., la asignación de recursos debe hacerse en función de los resultados
que deseamos obtener, lo que nos lleva a concluir que plantear soluciones es dar a conocer los
procesos, los métodos y los diferentes recursos en términos de cantidad, calidad y oportunidad en
que estos sean requeridos para obtener los resultados esperados.

Es importante señalar, que usualmente los resultados serán afectados por la diversidad de
criterios, de los diferentes integrantes del equipo de planificación, al tomar las decisiones sobre la
asignación de los recursos respectivos y por la limitación de los recursos, factores que a menudo
se escapan de nuestro control, por esa razón es de vital importancia que los planificadores
pensemos objetivamente al desarrollar esta función y aprovechar racionalmente los recursos
disponibles.

Es muy importante que la solución seleccionada la redactemos en forma concreta, clara y

completa, ya que los ejecutivos deberán comprender perfectamente la solución planteada antes de
revisar los detalles, esto nos dará la oportunidad de ofrecer una visión global en relación con los
objetivos definidos.

Especificar los recursos y condiciones requeridas.

Es muy importante redactar la solución seleccionada en forma concreta, clara y completa, para
que todos comprendamos perfectamente y mantengamos los mismos criterios.

Se deben escribir las especificaciones de cada uno de los recursos y condiciones, relacionados
con una solución, no basta con nombrar dichos elementos.

Las especificaciones servirán para:

1. Elaborar el presupuesto.
2. Elaborar el plan operativo.
3. Adquirir los recursos.
4. Crear condiciones.
5. Ejecutar el plan.
6. Evaluar en diferentes momentos (control).
CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DEL PLAN.

En el cronograma para la ejecución del plan identificamos lo siguiente:

1. Los objetivos y las metas.

2. El tiempo de ejecución a nivel de objetivo y a nivel de metas (Inicio y final).
3. Responsables a nivel de objetivos y metas.
4. Resultado esperado.
5. Puntos críticos a nivel de objetivos y metas.
6. El peso porcentual de cada objetivo y meta con respecto a todo el plan.
7. Porcentaje ejecutado después de una evaluación.

A continuación se presenta un formato que podemos aplicar para nuestro propósito:

Cronograma de Ejecución
Responsable del plan: ___________________ Frecuencia de evaluación: _____

dd/mm/aaaa al dd/dd/aaaa % Total Ejecutado: _____

Objetivos / Metas INICIO FIN RESP. RESULTADO PUNTOS Peso %
ESPERADO CRÍTICOS % Ejec

METODOLOGÍAS PARA EVALUAR LA EJECUCIÓN DEL PLAN.

Es importante definir los parámetros principales que deben considerarse para evaluar la ejecución
del Plan estratégico, entre ellos tenemos:

Responsables por la ejecución del Plan.

Definir a cada uno de los participantes permitirá asignar la responsabilidad, delegar autoridad y
hacer el seguimiento durante la ejecución del plan.

Normalmente durante el desarrollo y mantenimiento del sistema, el responsable directo en forma

global es el Gerente de sistemas, no obstante los técnicos, usuarios y algunos jefes de
departamentos tienen también participación directa en actividades específicas, quienes quedan
plenamente identificados al desarrollar el plan de ejecución y el plan operativo.

Participantes en la evaluación del Plan.

Generalmente participan en la evaluación del plan el Comité Ejecutivo, el cual está constituido
por el Gerente General, Gerentes de área, Asesores y usuarios con experiencia. Es necesario
dejar bien claro quiénes serán los responsables de la evaluación y definir las funciones de cada
uno de los participantes. Sabemos que el gerente de sistemas es responsable por investigar y
presentar un informe periódico sobre la ejecución del plan, mientras el resto de los participantes
analizan dicho informe y aprueban los avances obtenidos en un momento determinado.
Frecuencia con que se evaluará el Plan.

Usualmente un plan estratégico debe evaluarse trimestralmente, mientras que los planes
operativos se evalúan mensualmente, sin embargo, la decisión debe ser tomada por el comité
ejecutivo, de cualquier forma es saludable mantener conocimiento permanente acerca de la
ejecución del plan, para poder enfrentar los diferentes problemas que se presentan o para
utilizar mejor los recursos y asegurar el logro de los resultados.

Métodos y herramientas que utilizaremos para la evaluación.

Dependiendo de los objetivos en ejecución, debemos seleccionar un método y herramientas

adecuadas que nos permitan medir correctamente los resultados parciales o totales obtenidos,
muchas veces es necesario probar diferentes formas para asegurarse que estamos evaluando
correctamente, ya que durante la ejecución hay problemas que no se observan a simple vista, sino
hasta que se efectúa un análisis profundo, también es recomendable mantener un sistema de
información permanente que nos permita registrar los datos relacionados con la ejecución del plan
y poder hacer uso de esa información para solventar problemas en el futuro, debemos estar
conscientes que el control es un elemento vital para lograr los resultados esperados y si
descuidamos este aspecto podríamos afectar significativamente nuestros objetivos.

En la mayoría de los casos realizar una evaluación, escribir un informe periódico y discutirlo en una
reunión de trabajo a dado muy buenos resultados, esto hace que todo mundo se mantenga
informado, logrando mejorar el nivel de motivación y asegurándose que los objetivos van a ser
alcanzados conforme lo planificado.

Acciones post evaluación del plan.

Normalmente en el informe de evaluación se describen los detalles sobre los avances en la
ejecución del plan, las conclusiones y recomendaciones, haciendo referencia a los diferentes
recursos, problemas o situaciones relacionadas, estos resultados de la evaluación normalmente
sirven para:

1. Motivar a los ejecutores del plan, ya sea a través de incrementar las recompensas,
reconocimiento de méritos o cualquier otro incentivo previsto.

2. Orientar el programa de capacitación, reforzando algunas áreas donde se observa deficiencias

o proporcionando capacitación básica en los casos necesarios.

3. Corregir las fallas, problemas o situaciones que fueron observadas.

4. Efectuar modificaciones al plan con el fin de mejorar los resultados a través de diferentes formas posibles.

5. Informar a todo el equipo de trabajo y asegurarse que se están obteniendo los resultados previstos.

En la mayoría de los casos habrá que desarrollar algunas acciones inmediatas de manera
eficiente, para asegurar la ejecución correcta del plan, al no hacerlo ponemos en riesgo la
consecución de los resultados esperados.
PRESUPUESTO DE EJECUCION.

Un presupuesto es la estimación del costo financiero de cada uno de los recursos requeridos
para la ejecución de un proyecto.

En el presupuesto para la ejecución del plan deben incluirse todos los recursos que sean
requeridos y el costo de cada uno de ellos, así mismo deberá indicarse el periodo en que se
necesitan dichos recursos financieros.

En el presupuesto normalmente se identifican tres grupos de recursos:

1. Aquellos que se encuentran disponibles y que son propiedad de la empresa.
2. Aquellos que constituyen una inversión para la organización.
3. Los que constituyen un gasto.
Esta clasificación está fundamentada en el sistema contable y por las normas de la empresa, vale
la pena ponerse de acuerdo con los encargados del presupuesto general de la empresa, en vista
que el presupuesto para el sistema debe enmarcarse en el presupuesto general de la empresa.

Es recomendable utilizar un formato que muestre los datos en un orden adecuado y fácil de
interpretar por los usuarios del mismo, a continuación un modelo que puede ser utilizado.

Recursos Requeridos TOTAL Ejecutado Disponible Período Período Período Período

1 2 3 N
50 0 50 50 0 0 0
50 0 50 30 20 0 0
50 0 50 10 10 15 15
TOTALES GENERALES 150 0 150 90 30 15 15

El presupuesto es siempre requerido para identificar el costo total del proyecto, así como los costos
de cada uno de los recursos, en el formato antes descrito observamos que se incluyen dos
columnas (Ejecutado y Disponible) que sirven para control durante la ejecución del plan. También
debemos distribuir los costos en los diferentes períodos en que se requieren los recursos, esta
distribución sirve para:
1. Elaborar el plan de desembolso apropiadamente.
2. Obtener los recursos financieros con anticipación.
3. Efectuar los desembolsos oportunamente.

CONTENIDO DEL PLAN ESTRATEGICO.

1. INTROCUCCION.
2. ANTECEDENTES/Situación actual al DD/MM/AAAA.
3. MISIÓN.
4. OBJETIVOS.
5. ESTRATEGIAS Y RECURSOS REQUERIDOS.
 6. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN.
7. PRESUPUESTO DE EJECUCCIÓN.
8. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN.
9. CONCLUSIONES.
10. RECOMENDACIONES.
11. ANEXOS.
12. BIBLIOGRAFÍA.

PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO.

1. Preparación de la presentación.
a) Organizar la presentación por sí mismo.
b) Utilizar las herramientas disponibles.
c) Utilizar las técnicas adecuadas.
d) Programar el tiempo razonablemente.
e) Convocar a los participantes oportunamente.
f) Proporcionar copia del plan a los participantes.
g) Obtener el apoyo logístico necesario.
h) Preparar el escenario de la presentación.
i) Revestir el evento de gran importancia.

2. Desarrollo de la presentación.
a) Iniciar puntualmente.
b) Dar a conocer las reglas Durante la presentación.
c) Seguir el plan elaborado para la presentación.
d) Controlar el tiempo.
e) Hacer uso del apoyo logístico.
f) Mantener al auditorio en una actitud dinámica y positiva.
g) Utilizar adecuadamente las herramientas disponibles.
h) Evitar interrupciones.
i) Controlar la participación del auditorio.
j) Hacer reconocimiento de méritos.

3. Discusión y aprobación del plan.

a) Mantener el equilibrio emocional.
b) Mantener el orden.
c) Registrar las conclusiones y recomendaciones.
d) Documentar la aprobación del plan.

VENTAJAS Y BENEFICIOS DE LA PLANIFICACION (Aplicado al sistema de información).

1. Adquisición del equipo adecuado a los requerimientos del sistema.

2. Diseño y construcción de instalaciones adecuados al sistema.

3. Diseño y desarrollo o adquisición del software idóneo para el sistema.

 4. Desarrollo técnico del personal, para manejar adecuadamente el sistema.

5. Desarrollo en forma modular con la seguridad de lograr la integración de todo el sistema.

6. Contribuye a la creación de un ambiente de trabajo satisfactorio dentro de la organización.

7. Contribuye en el desarrollo organizacional.

8. Contribuye a mantener la estabilidad del personal.

9. Permite el uso racional de los recursos.

10. Alta probabilidad de alcanzar la misión.

PREGUNTAS DE REPASO (Planificación estratégica)

1. ¿Qué es planificación?
2. ¿Qué es planificación estratégica?
3. ¿Cuál es el perfil que debe tener un planificador para hacer una planificación de buena calidad?
4. ¿En qué casos el gerente del sistema debe buscar asesoría?
5. ¿Por qué no es recomendable contratar un consultor para hacer la planificación del sistema?
6. ¿Por qué es necesario que un planificador conozca y aplique un modelo de investigación formalmente estructurado?
7. Indique los pasos o actividades del proceso de planificación estratégica del Sistema en una empresa.
8. ¿Quiénes deben participar en el proceso de planificación estratégica del Sistema?
9. Indique algunas ventajas que tendríamos al involucrar a los gerentes en el proceso de planificación estratégica.
10. ¿Sobre qué debemos capacitar a los participantes de la planificación estratégica del sistema?
11. Indique los principales objetivos que integraríamos al plan estratégico para el sistema de una empresa.
12. ¿Qué significa describir la misión del plan estratégico para el sistema de una empresa?
13. ¿Qué logramos al definir claramente los objetivos para un Sistema?
14. ¿Cuáles son los riesgos que corremos al no definir claramente los objetivos?
15. Indique algunas ventajas o beneficios al identificar los puntos críticos que presenta cada uno de los objetivos.
16. ¿Por qué es importante establecer las prioridades de ejecución para los objetivos?
17. Indique algunos puntos críticos durante la presentación de los objetivos a los responsables de su ejecución.
18. ¿Qué hacer si al evaluar los objetivos observamos limitaciones en los recursos financieros?
19. Defina un objetivo que a Usted le gustaría lograr en su vida profesional, utilizando los parámetros ya definidos.
20. ¿Qué haría Usted, si fuera Gerente de Informática, en una empresa donde todo el personal, no sabe cómo se
organiza el sistema, sin embargo, necesitan información y tecnología para la gestión de las operaciones?
21. ¿A quién pediría ayuda, en caso de no poseer suficiente experiencia en el análisis del hardware para el sistema?
22. Si técnicamente hemos seleccionado el equipo ideal para el sistema, pero la empresa no tiene capacidad financiera
 para adquirirlo, ¿qué opciones propone Usted para resolver esta situación?
23. ¿Qué tipo de información debemos presentar dentro del plan estratégico, respecto al hardware y otros recursos?
24. ¿Cuáles son los riesgos que corremos al aceptar sin previo análisis, recursos sugeridos por los proveedores?
25. ¿Cuáles son las ventajas de contratar un asesor para obtener ayuda técnica durante la planificación del sistema?
26. ¿Cuáles son las ventajas de contratar servicios técnicos externos, para dictaminar el plan del sistema?
27. ¿Cuáles son los principales tipos de software requeridos por el sistema de una empresa?
28. ¿Qué información debemos presentar en el plan estratégico sobre el software requerido?
29. Proponga una estrategia para dotar a la empresa de aplicaciones requeridas para la gestión administrativa.
30. ¿Por qué es conveniente escribir las políticas relacionadas con el sistema, al inicio de la planificación estratégica?
31. ¿Cuáles son los parámetros principales para definir el perfil de los recursos humanos, para un sistema?
32. ¿Cuáles son los principales factores al definir el sistema de control para el plan estratégico?
33. ¿Qué es un presupuesto? Y ¿Para qué distribuimos los costos en los períodos en que se requieren los recursos?
34. ¿Cuál es el objetivo de elaborar un presupuesto para la ejecución del plan del sistema?
35. ¿Qué tipos de información debemos presentar dentro del presupuesto para la ejecución del plan del sistema?
36. ¿Qué información indispensable debemos incluir dentro del cronograma para la ejecución del plan estratégico?
37. ¿Para qué utilizamos la información obtenida al ejecutar el proceso de control?
38. ¿Para qué sirven los perfiles de los recursos humanos que describimos en el plan estratégico?
39. Describa las principales ventajas que tenemos al efectuar una adecuada planificación del sistema.
40. Describa en términos generales el contenido del plan estratégico.
41. ¿Qué ventajas tendría un Gerente de Informática al preparar apropiadamente la presentación del plan estratégico?
42. ¿Cuáles son los principales aspectos que debemos tomar en cuenta durante la preparación de la presentación?
43. ¿Cuáles son los aspectos más importantes que debemos tomar en cuenta durante el desarrollo de la presentación?
44. ¿Por qué es importante registrar las observaciones generadas durante la discusión del plan estratégico?
45. ¿Por qué es importante pensar en la motivación del personal que ejecutará el plan, durante la planificación?
46. Describa algunos problemas que enfrentaríamos, si no hacemos una adecuada planificación del sistema.
47. ¿Qué significa definir un objetivo o una meta?
48. ¿Cuáles serían los problemas, si el plan fuera elaborado por personas que no son parte del equipo de trabajo?
49. ¿Cuál sería su estrategia, si en una empresa, el personal (Gerentes y Operativos) se encuentran frustrado, porque
nadie ha podido organizar y desarrollar un sistema que satisfaga las necesidades?
50. ¿Cuáles serían las ventajas y beneficios para un gerente de informática, si durante la planificación estratégica
define una aplicación exclusiva para control del sistema?