NOMBRE: foliación de archivo

OBJETIVO:Describir las actividade del proseso de la foliación

ALCANCE: Alcance de los soportes o multimedia
TABLA DE FOLIACIÓN DE ARCHIVOS

1.
PROCEDIMIENTO
INICIO

No se debe
foliar
SE No utilizando
ENUMERA numeros con
el suplemento

Si

Se hace de manera
consecutiva

No se debe
foliar utilizando
números con el
suplemento A,
Se registra No B, C, o bis
el número

Se registrará el número
Si correspondiente en la
cara recta del folio
 Escribir el
numero

Se debe escribir el
numero en la esquina
Si superior de la derecha

Se escribe de manera
legible

No se debe escribir con

trazo fuerte

No se debe foliar las

pastas ni las hojas

Tendran un numero
de folio consecutivo
Entre estos planos, mapas,
dibujos, etc

Caracteristicas: colores,
tamaño, titulos, asunto,
fecha, etc.

Se enumeran como un solo

folio: folletos, boletines,
Anexos impresos periodicos y revistas
Cantidad de documentos Tamaño, color, titulo, asunto,
adheridos, titulo, asunto y fecha y otros de consideracion
fecha pertinente y Numero de folio

Utilizando: lapiz de mina negra y

blanda, tipo HB o B y un numero
Las fotografias se para cada una de ellas.
foliaran, en la cara
vuelta.

Caracteristicas del
documento foliado

Radiografias, diapositivas, negativos

o documentos en soportes similares

Sobre de proteccion

Cantidad, tamaño, color, titulo,

asunto y fecha y otros datos
pertinentes.

Unidades de conservacion

Copiadores de correspondencia, legajos,

tomos, libros de contabilidad, etc

Unidad de conservacion
no haya mas de una
Unidades para foliación.
Documentales
para foliación
por impresora

Unidad de conservación, cuando haya

mas de una se realiza la foliación
completa de toda la unidad.
 Se anulara con una linea
Corrección de errores oblicua, evitando tachones.

Tarea previa de cualquier empaste

Proceso de descripción o técnico de

reprografia ( microfilmación o
digitalización).

Archivo
Documentos Historicos

Si por el contrario, se encuentran

empastados o cosidos deberán foliarse

La foliación de este tipo de documentos

debe efectuarse utilizando lápiz de mina
negra y blanda, tipo HB o B.

No se deben numerar los folios

totalmente (cosidos o empastados)

se dejar la constancia en el área de notas

del instrumento de control)

No se deben foliar ni retirar los folios

sueltos en blanco cuando estos cumplen
una función

No se deben foliar documentos en

soportes distintos al papel, para todo
dejar constancia
 FOLIACIÓN EN ARCHIVOS

de la foliación
a

RESPONSABLE
AUXILIAR DE ARCHIVO
 FOLIACIÓN EN ARCHIVOS

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis. En docu-

mentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número
correspondiente en la cara recta del folio.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del
folio, en el mismo sentido del texto del documento.

4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un

espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones origi-
nales.

5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al
soporte papel.

6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de fo- lio
consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas
del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las
características del documento foliado: tamaño, colores, titulo, asunto, fechas y otros
datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará
constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la
procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada.

8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas) que se encuentren

se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de
consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se
opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una
hoja, a esta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas
del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado:
cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos

10. Las fotografias cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz
de mina negra y blanda, tipo HB o B, correspondiendo un número para cada una de
ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar
constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto,
fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografias se
encuentran adheridas a una hoja, a esta se le escribirá su respectivo número de
folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de
consulta, de la cantidad de fotografias adheridas a la hoja, al igual que otras ca-
racteristicas: tamaño, color, titulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren
pertinentes. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente refe-
rencia cruzada.

11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares,

deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de
almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta del contenido del sobre: cantidad, tamaño,
color, título, asunto, fecha y. otros datos que se consideren pertinentes.

12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, lega- jos,

tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados ylo paginados
de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a
mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instru- mento de
control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.

13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impreso- ra,
se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya
más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la
unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, esta se anulará con una línea oblicua, evitan- do
tachones.

15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o

técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

16. En la documentación que se encuentra haciendo parte del acervo documental en

Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el
contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la
anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta. La
foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra
y blanda, tipo HB o B.

17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empas- tados)
que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales,
pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de
consulta.

18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando estos cumplen
una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro bio-
lógico, protección de fotografias, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración
de tintas por contacto.

19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos

digitales -CD'-, disquetes, videos, etc.) pero sí dejar constancia de su existencia y de
la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de
control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente
referencia cruzada.
REGISTRO