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Control Documental

Acciones Correctivas

Soporte

Capacitación

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Requerimientos de Usuario

Control Documental

Aseguramiento de un control de documentos apegado a la norma ISO (y otros sistemas de

gestión de calidad) basado en flujos de aprobación electrónicos.

» Reducción del tiempo invertido en el proceso de

gestión de documentación y reducción significativa
en personal y uso de papel.

» Distribución inmediata y electrónica de los

procedimientos, manuales e instrucciones vigentes,
asegurando la correcta distribución y reducción de
copias.

» Tracking de Documentos: permite consultar quien

leyó un documento y quien lo imprimió.

» Completa seguridad y confidencialidad de los documentos, controlando el

acceso a la información a través de lista de usuarios autorizados.

» Alertas para dar seguimiento a las actividades de

autorización y enviar correos en caso de que no se
valide.

» Notificación de documentos vencidos.

» Garantía que solamente las versiones vigentes de

documentos estén publicadas, al generar un histórico de
documentos emitidos.

» Acceso a la información mediante un navegador, a través

de la intranet/extranet de la organización.

» Generación de reportes de documentos leídos, no leídos,

vencidos, impresiones por documento.

» Integración con las herramientas de MS Office

convencionales, para almacenar todo tipo de documentos
(Excel, Word, etc.) dentro del sistema.

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Indispensable
Si /
N° Requerimientos (I) / Deseable
No
(D)
1. Requerimientos Funcionales:
Acceso al sistema por medio de usuario y contraseña ligado a
1.1. I
Active Directory
1.2. Módulo de Configuración
Tener un administrador independiente por módulo y un
1.2.1. I
administrador general del sistema
1.2.2. Acceso a módulo de Administración y sub-módulos I
Configuración de Jerarquía Organizacional (Departamentos,
1.2.3. I
Áreas)
1.2.4. Configuración de Roles (Usuarios, Puestos) I
1.2.5. Configuración de Plantillas de Documentos I
Configuración de Catálogos de Documentos (Tipo de documentos,
1.2.6. I
Lugares de Almacenamiento, Repositorios o Carpetas)
1.2.7. Mostrar historial de acceso al sistema I
1.2.8. Envío de avisos y alertas por medio de correos electrónicos I
1.2.9. Aprobación y rechazo de pendientes de revisión I
1.2.10. Edición de datos de la cuenta (e-mail, etc) por parte del usuario I
1.2.11. Alta, edición y cambio de estado de registros I
1.2.12. Acceso a pantallas de control de cada tipo de registro I
Se lleva una bitácora de usuarios que han modificado los registros
1.2.13. I
existentes
1.2.14. Se permite la búsqueda y consulta de registros I
Mostrar las secuencia de revisión y aprobación de documentos en
1.2.15. I
el sistema
1.2.16. Exportación de base de datos de registros a Excel D
1.3. Control Documental
1.3.1. Acceso a módulo de Control Documental I
1.3.2. Realizar solicitud de documento nuevo D
Asignar automáticamente la clave (código) de documento y su
1.3.3. I
consecutivo
Cuando un registro se elabore como resultado de un
1.3.4. I
procedimiento este puede codificarse
1.3.5. Los documentos deben pasar por una etapa de verificación I
1.3.6. Asignar flujo de autorización de acuerdo al tipo de documento I
Re-direccionar solicitud de revisión y/o aprobación a otro usuario
1.3.7. D
de ser necesario
Siempre solicitar comentarios con razones de rechazo de
1.3.8. I
documentos
Se puede anexar documentos para retroalimentación al rechazar
1.3.9. I
un documento

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1.3.10. Seguir de forma ordenada el flujo de autorización del documento I
Solo los perfiles o usuarios autorizados pueden tener acceso a los
1.3.11. I
archivos originales
Permitir a cualquier usuario la descarga de documentos de tipo
1.3.12. I
“formato”.
1.3.13. Generar copias controladas I
Generación de alertas y actividad pendiente al tener documentos
1.3.14. I
por vencer
Generación de alertas y actividad pendiente al tener documentos
1.3.15. I
expirados
1.3.16. Crear solicitud de modificación de documento I
Crear solicitud de re-aprobación de documento para extender
1.3.17. I
vigencia de documento
1.3.18. Crear solicitud de cancelación de documentos D
1.3.19. Visualización y acceso a carpetas de repositorios I
1.3.20. Acceso a lista maestra de documentos I
1.3.21. Acceso a lista de distribución de documentos I
1.3.22. Acceso a documentos obsoletos I
1.3.23. Conversión de documentos a formato PDF D
2. Requerimientos de Software:
Uso de navegador de Internet (Microsoft Internet Explore 10 u 11
2.1. I
y/o Google Chrome)
3. Requerimientos de Hardware:
Hardware que soporte: Microsoft Internet Explore 10 u 11 y/o
3.1. I
Google Chrome
4. Requerimientos de datos:
Cumple con los requerimientos de Seguridad e integridad de la
4.1. I
información según procedimientos internos
5. Requerimientos de Interface
5.1. Conexión a la red interna (Nodo de Red) I
El sistema convierte tipos de documentos como word, excel, power
5.2. I
point, publisher, visio, project management a formato PDF
6. Requerimientos Ambientales
6.1. Conexión eléctrica 110 V para hardware I
7. Requerimientos de Usuarios
El sistema cuenta con perfiles de usuario para configurar los
7.1. I
diferentes niveles de acceso y permisos
7.2. Exista por lo menos un usuario con perfil de Administrador I
8. Requerimientos de Seguridad
Siempre se solicita ingreso de usuario y contraseña para poder
8.1. I
acceder al sistema.
8.2. Solo usuarios registrados pueden entrar al sistema. I
La descarga, creación y modificación de documentos es limitada
8.3. I
para los usuarios con los permisos para realizar estas actividades

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Los perfiles de usuarios permiten realizar tareas de lector, editor y/o
8.4. encargado dependiendo de la función que tengan dentro del I
sistema qdoc
8.5. El sistema genera copias controladas solo a usuarios autorizados I
Respaldo de la información en caso de contingencia catastrófica en
8.6. I
el servidor
9. Requerimientos de Reportes
9.1. Reporte de acciones por usuario, documentos y estatus. I

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Atentamente:

Rodolfo Montero
Gerente de Producto
rodolfo.montero@icorp.com.mx

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