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10.

GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES DEL
PROYECTO

BASADO EN PMBOK v6
10. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

• Incluye los procesos necesarios para asegurar que las necesidades


de información del proyecto y de sus interesados, se satisfagan a
través del desarrollo de objetos y de la implementación de
actividades diseñadas para lograr un intercambio eficaz de
información.
• Consta de dos partes:
1. Desarrollar la estrategia para asegurar que la comunicación
sea eficaz.
2. Llevar a cabo las actividades necesarias para implementar la
estrategia de comunicación, y controlarlas.
• Procesos:
10.1 Planificar la gestión de las comunicaciones (P)
10.2 Gestionar las comunicaciones (E)
10.3 Monitorear las comunicaciones (M&C)
CONCEPTOS PREVIOS
• El DP pasa la mayor parte del tiempo comunicándose (90% de su tiempo).
• Comunicar es la habilidad de liderazgo mas importante de un DP.
• Mecanismos de intercambio de información:
• En forma escrita
• Hablados
• Formales o informales
• A través de gestos
• A través de los medios
• Elección de palabras
• Clasificaciones
• Interna (equipo) / Externa (cliente, interesados externos, gobierno)
• Formal (informes, reuniones formales) / Informal (discusiones informales)
• Oficial (informes anuales) / No oficial (relacionamiento entre miembros
equipo)
• Enfoque jerárquico: Ascendente (interesados de alta dirección) /
Descendente (personas a cargo) / Horizontal (pares)
• Escrita y oral: Verbal (palabra) / No verbal (acciones y lenguaje corporal)
CONCEPTOS PREVIOS
• Los malentendidos se pueden reducir, no eliminar.
• Enfoque temprano y estructurado de las comunicaciones.
• Regla de las 5C de las comunicaciones:
• Correcto (gramática y ortográficamente)
• Conciso (expresión concisa y eliminación de exceso de palabras)
• Claro (propósito y expresión claros, dirigidos a las necesidades del lector)
• Coherente (flujo de ideas coherente, lógico)
• Controlado (flujo controlado de palabras e ideas)
• Habilidades de comunicación necesarias en el DP:
• Escucha en forma activa.
• Conciencia de las diferencias culturales y personales.
• Identificar, establecer y gestionar las expectativas de los interesados.
• Mejorar las habilidades de los miembros del equipo.
• Persuadir, Motivar, Coaching, Negociar, Resolver conflictos
• Entornos ágiles: necesidad de comunicar detalles cambiantes y emergentes:
colocación.
10.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Desarrollar un enfoque y un plan adecuado para las comunicaciones
sobre la base de las necesidades y los requisitos de información de
los interesados, de los activos de la organización disponibles y de las
necesidades del proyecto.

INTERESADOS
REQ. DE COMUNICACION
10.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
TECNICAS Y HERRAMIENTAS
1.
•  JUICIO DE EXPERTO

2. ANÁLISIS DE REQUISITOS
Determina las necesidades de información.
Tipo, formato y análisis de valor de la información.
Cantidad de canales o vías de comunicación potenciales:
n= numero de integrantes (Recordar incluir al DP!)
10.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
TECNICAS Y HERRAMIENTAS
3. TECNOLOGÍA DE COMUNICACIÓN
Factores que influyen en la selección de una tecnología
• Urgencia de la necesidad de información
• Disponibilidad y confiabilidad de la tecnología
• Facilidad de uso
• Entorno del proyecto (idiomas, colocación, cultura)
• Sensibilidad y confidencialidad de la información
4. MODELOS DE COMUNICACIÓN: BÁSICA E INTERACTIVA
10.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
TECNICAS Y HERRAMIENTAS

5. MÉTODOS DE COMUNICACIÓN
Interactiva
• Entre dos o más partes
• La mas eficiente para una comprensión común
• Incluye llamadas telefónicas y videoconferencia
Tipo push (empujar)
• Para receptores específicos
• No garantiza la llegada ni la comprensión
• Incluye correos (tradicional, electrónicos, de voz), fax, comunicados de
prensa
Tipo pull (tirar)
• Para grandes volúmenes de información o de audiencia
• Receptores acceden según su criterio
• Incluye sitios en Internet, aprendizaje virtual, servidores de contenido
10.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
TECNICAS Y HERRAMIENTAS

6. HABILIDADES INTERPERSONALES
Evaluación de estilos de comunicación: técnica para evaluar estilos de
comunicación e identificar método forma y contenido preferidos para la
comunicación.
Conciencia política: entorno del proyecto y entorno político de la
organización, reconocimiento de relaciones de poder.
Conciencia cultural: comprensión de distintos individuos, grupos y
organizaciones.

7. REPRESENTACION DE DATOS
Matriz de involucramiento de interesados: muestra la brecha entre la
participación actual de un interesado en el proyecto y la deseada.

8. REUNIONES
10.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
SALIDA

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES


EJEMPLO PLANTILLA SIMPLE
10.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disposición final de
información de acuerdo al plan.
10.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
TECNICAS Y HERRAMIENTAS
1. TECONOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN (Proceso anterior)
2. METODOS DE COMUNICACIÓN (Proceso anterior)
3. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN
• Competencias en comunicación
• Retroalimentación (comunicación interactiva)
• No verbal (imitación y contacto visual)
• Presentaciones
4. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCION DE PROYECTOS
(PMSI)
5. PRESENTACION DE INFORMES DEL PROYECTO
Adaptada a cada interesado para proporcionar información a un nivel y con un
formato y grado de detalle que ese interesado requiere.
EFICIENTE: proporcionar solo la información necesaria
EFECTIVA: proporcionar en formato y momento adecuados
10.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
6 HABILIDADES INTERPERSONALES Y DE EQUIPO
• Escuchar de forma activa
• Gestión de conflictos
• Conciencia cultural
• Gestión de reuniones
• Definir con claridad el objetivo de la reunión y planificar una agenda
• Asegurar que los participantes adecuados estén invitados
• Asegurarse que comiencen y finalicen según horario estipulado
• Permanecer centrados en el tema
• Registrar acciones, y personas a las que se les ha asignado una
responsabilidad
• Creación de relaciones de trabajo (contactos)
• Conciencia política
7. REUNIONES
10.3 MONITOREAR COMUNICACIONES
Monitorear y controlar las comunicaciones a través del ciclo de vida del
proyecto para asegurar que los involucrados alcancen la información que
necesitan.
TIPOS DE COMUNICACIÓN (Rita)

TIPO DE COMUNICACIÓN CUÁNDO SE UTILIZA


Formal escrita Problemas complejos, plan para la
dirección de proyecto, acta de
constitución del proyecto.
Formal verbal Presentaciones, discursos,
Informal escrita Correos electrónicos, notas
manuscritas, mensajes de texto,
mensajes instantáneos.
Informal verbal Reuniones, conversaciones.
CUÁL ES LA MEJOR FORMA DE COMUNICACIÓN EN LAS
SIGUIENTES SITUACIONES? (Rita)
SITUACIÓN FORMA DE COMUNICACIÓN MAS
APROPIADA
Actualizar el plan para la dirección de Formal escrita
proyecto
Brindar presentación a la gerencia Formal verbal
Intentar resolver un problema Formal escrita
complejo
Informar a un miembro del equipo de Informal verbal
su bajo desempeño (primer aviso)
Informar a un miembro del equipo de Formal escrito
su bajo desempeño (segundo aviso)
Programar una reunión Informal escrito
Solicitar recursos adicionales Formal escrito
Intentar descubrir la causa raíz de un Informal verbal
problema
TIPOS DE INFORMES DE DESEMPEÑO (Rita)

TIPO DE INFORME DESCRIPCIÓN


Informe de estado Describe en qué punto se encuentra
actualmente el proyecto.
Informe de avance Describe lo que se ha logrado.
Informe de tendencias Examina los resultados del proyecto a lo largo
del tiempo para ver si el desempeño esta
mejorando o deteriorando.
Informe de proyección Predice el estado y el desempeño futuro del
proyecto.
Informe de variación Compara los resultados actuales con las líneas
bases.
Informe de valor ganado Integra mediciones de alcance cronograma y
costos para evaluar el desempeño del proyecto
(PV, EV, AC..).
GRACIAS! 