“PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y

LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO”

j. El Control de la producción y la prestación del servicio de formación

profesional integral, se manejará con base en tres (3) o cinco (5)
carpetas, según las condiciones especificas del programa de formación,
así:

Carpeta Responsable Sitio almacenamiento

Disponibilidad permanente en sitio
Del grupo Coordinador de grupo
de trabajo (instructor coordinador)
Disponibilidad permanente en sitio
Del Instructor Instructor de trabajo (instructor)
Disponibilidad a solicitud del
Del Aprendiz Aprendiz instructor en clase (aprendiz).
Disponibilidad permanente en la
Del Docente * El Docente institución a la cual pertenece
( Docente )
Disponibilidad permanente en la
De la Institución* El Director institución.
*Cuando aplique por vigencia de un convenio y/o alianzas celebradas en el marco de la
formación profesional.

A continuación se explica el contenido de cada una de las carpetas:

I. Contenido Carpeta de grupo para cursos de Formación Titulada:

El contenido de esta carpeta se divide en cuatro partes:

1. DESARROLLO CURRICULAR

- Programa de formación
- Formato para la presentación de proyectos de formación profesional (formato
F08-6060-002 12-08 versión 1).
- Guías de aprendizaje integradas por fases o actividad del proyecto en moodle.
- Ficha técnica de equipos (cuando se requiera).
- Ficha técnica de insumos (cuando se requiera).
- Listado de materiales (cuando se requiera).
- Control operativo.
- Horario –eventos de formación – en aplicativo SOFIA.
- Diagrama de Gantt (cuando se requiera).
- Plan de actividades del proyecto, evaluación y seguimiento.

2. INGRESO E INDUCCIÓN: (estos documentos reposan en la oficina de

Gestión de xxxx)

- Ficha de matricula aplicativo SOFIA

- Requisitos de la matricula: fotocopia del documento de identificación del
aprendiz, certificado médico, serología, hemoclasificación y ficha técnica de
condición de salud.
 - Ficha social del aprendiz – Bienestar del aprendiz.
- Evidencias programa de inducción.
- Listado de aprendices matriculados en aplicativo SOFIA.
- Registro de inasistencia en aplicativo SOFIA.
- Programación del proceso de inducción. Dirección Nacional en medio
magnético.
- Registro de evidencias del diligenciamiento por parte de los aprendices de la
encuesta virtual “evaluación de la inducción”.
- Informe consolidado de la lista de chequeo para la verificación y evaluación de
las evidencias de la inducción.

3. EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN:

- Evaluación diagnóstica.
- Ruta de aprendizaje en aplicativo SOFIA.
- Acta de iniciación de la formación.
- Evaluación y seguimiento etapa lectiva.
- Evaluación y seguimiento etapa productiva.
- Evaluaciones parciales y definitivas en aplicativo SOFIA.
- Formato deserción individual (cuando se requiera).
- Validación de aprendizajes previos.

4. SEGUIMIENTO DE LA FORMACIÓN:

- Acta comité de evaluación y seguimiento.

- Plan de mejoramiento (cuando se requiera).
- Condicionamiento de matricula (cuando se requiera).
- Cancelación de matricula (cuando se requiera).
- Registro de inasistencia – aplicativo SOFIA.
- Registro de deserción (cuando aplique).
- Novedades (menciones, reconocimientos, llamados de atención, felicitaciones,
excusas, entre otros) incluidas en evaluación y seguimiento etapa lectiva.
- Registro de evidencias del diligenciamiento por parte de los aprendices de la
encuesta virtual “evaluación de la formación”.

Los formatos enunciados en las tres etapas, proceden tanto para la Formación
Titulada regular, como para la Formación a la medida.

Para el proceso de formación que se desarrolla bajo convenios y/o alianzas en

las diferentes instituciones educativas, se conservan las evidencias de la
carpeta de grupo en la institución, la cual se hace responsable del control,
administración, actualización y conservación de la información, garantizando su
estado y confiabilidad de la misma.

II. Contenido Carpeta de grupo cursos Formación Complementaria:

- Carta de solicitud del cliente.

- Ficha de apertura de curso.
- Horario - evento de formación.
- Carta de asignación del instructor para el curso, entregada por el coordinador
académico.
 - Programa diseño de acciones de formación complementaria.
- Guías de aprendizaje.
- Proyecto formativo.
- Instrumentos de evaluación.

III. Contenido Carpeta del Instructor:

Formación

Formación Complementaria

Documentos y Registros Titulada (Cursos Especiales-

Jóvenes Rurales)

Evaluación Diagnóstica x

Validación de Aprendizajes Previos x

Ruta de Aprendizaje en el aplicativo SOFIA. x x

Carta de solicitud del cliente X

Programa de formación y/o Diseño de formación X x

complementarias

Listado maestro de materiales ( se solicita copia en X

coordinación académica) ( cuando se requiere)

Guías de aprendizaje x X

Evaluación y seguimiento etapa lectiva x X

Plan de mejoramiento ( cuando se requiera) X

Registro de inasistencia por programa de formación titulada x

el que genera el aplicativo SOFIA

Evaluaciones parciales y/o definitivas de aprendices- en el x X

aplicativo SOFIA

Evaluación y seguimiento etapa productiva X

Horario – evento de formación– aplicativo SOFIA x X

Proyecto formativo x X

Instrumentos de evaluación x x

Notas:
*Los registros de inasistencia cuando se requieran pasan mensualmente a la carpeta de grupo,
si es formación titulada o al final de la formación si ésta es complementaria.
**Los aprendices deben llevar copia de éstos registros en su portafolio de evidencias.
**Los instructores tienen 3 días hábiles para registrar en el aplicativo vigente, las evaluaciones
de los resultados de aprendizaje.
 Los siguientes registros, pasan al final del Programa de formación a la carpeta de
grupo:

 Evaluación y seguimiento etapa lectiva

 Evaluación y seguimiento etapa productiva.

IV. Contenido Carpeta del Aprendiz: ( medio impreso ó digital )

Formación

Formación Complementaria

Documentos y Registros Titulada (Cursos Especiales-

Jóvenes Rurales)

Índice o tabla de contenido x

Registro (formato diligenciado hoja de vida del aprendiz) x

Programa de formación y/o diseño de acciones de formación X X

complementarias

Ruta de aprendizaje x

Guías de aprendizaje X X

Evidencias de aprendizaje (conocimiento, desempeño y X X

producto )

Registro evaluación y seguimiento etapa lectiva X X

Registro evaluación y seguimiento etapa productiva X

Registro plan de mejoramiento X

Registro condicionamiento de matrícula X

Registro cancelación de matrícula x

Solicitudes de revisión del juicio de evaluación de x x

aprendizaje

Acción correctiva, preventiva o corrección x x

Reconocimientos y estímulos (incluidos en el formato de X X

evaluación y seguimiento etapa lectiva)

Horario – eventos de formación- aplicativo SOFIA X X

Instrumentos de evaluación X X

Proyecto formativo X X

*Cuando aplica.
Es responsabilidad del Líder de grupo, del Coordinador Académico o
funcionario con responsabilidades asignadas por el Coordinador misional,
controlar y administrar la actualización de la carpeta de grupo (Líder de grupo)
y del instructor cada que finalicen las etapas del proceso de formación, a través
de las listas de verificación elaboradas para chequear el contenido de éstas
(ver anexo); así como es responsabilidad del instructor evaluar y controlar la
actualización y calidad del portafolio de evidencias del aprendiz.

Para la evaluación de los resultados de la Formación Profesional Integral

impartida por el Centro, la Coordinación Académica aplicará el Formato
Evaluación del Instructor por Parte de los Aprendices al final de cada
competencia, el cual será diligenciado por los aprendices. Los resultados de la
evaluación deberán ser recopilados y analizados por el coordinador académico
y presentados al Subdirector de Centro, para la toma de acciones encaminadas
a la mejora del proceso.