Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

(en la práctica)

Victor Mendoza
19 DECEMBER 2017

Muchos nuevos emprendedores y empresarios se hacen la misma pregunta:

en la práctica, ¿cómo se elabora la contabilidad de una empresa?

Daré una respuesta sencilla:

La contabilidad se elabora mediante la mecanización de asientos

contables.

Me explico.

Desde hace bastante tiempo la contabilidad se lleva con programas

informáticos y a día de hoy sería impensable hacerlo de otro modo.

Con cualquiera de ellos solo tienes que pulsar una tecla para obtener un
balance a una fecha concreta, saber lo que te debía un cliente el año pasado
o ver cuál es el beneficio de la actividad a día de hoy.

Pero, lógicamente, para que un programa te muestre una información de una

manera determinada antes ha habido que introducirle esa información.
¿Y cómo se hace eso? Mediante los asientos contables.

Contabilizar consiste, básicamente, en eso: en hacer asientos contables. Uno

detrás de otro.

Hay que hacer también otras cosas, claro, pero el grueso del trabajo suele ser
introducir los asientos que correspondan en el programa que se utilice.

Pero vayamos por partes.

Lectura recomendada: Introducción a la contabilidad de una empresa.

¿Qué operaciones son las que hay que contabilizar?

Todas las operaciones que realice la empresa. Por ejemplo:

 Compras y gastos.
 Ventas e ingresos.
 Adquisiciones y ventas de activos.
 Sueldos y seguridad social.
 Liquidaciones de impuestos.
 Préstamos y otras deudas.
 Concesión de subvención.
 Inversiones financieras.
 Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro
efecto.
 Todos los movimientos bancarios.
 Todos los movimientos de efectivo.

En general, cualquier hecho de trascendencia económica así como su cobro o

pago.

¿Qué se necesita para llevar la contabilidad?

Básicamente, para llevar la contabilidad se necesita: un programa

contable y los justificantes de las operaciones. Y, como es obvio, una
persona que maneje las dos cosas.

1. El programa contable
Es la herramienta de trabajo, por lo tanto su elección es clave.
Hay muchos en el mercado y si bien lo básico y fundamental lo tienen todos,
existen también muchas diferencias entre unos y otros.

Desde mi punto de vista la clasificación más importante que se puede hacer

en este sentido es la siguiente:

 Programas que compras e instalas en tu ordenador.

 Programas que usas por un precio mensual y que están en la nube.

Los primeros son los programas de toda la vida: tu los tienes en tu ordenador,
los vas actualizando, haces tus copias de seguridad,...

Los segundos son relativamete recientes pero han venido para quedarse
y pronto terminarán sustituyendo a los otros.

Lo digo porque las ventajas que conlleva trabajar con un programa de

contabilidad en la nube son importantes. Destaco estas dos:

1. Sólo necesitas un terminal cualquiera y una conexión a Internet para

trabajar, lo que permite la deslocalización tan valorada hoy día.
2. Al ser tecnología en la nube, te despreocupas de copias de seguridad,
de actualizaciones, de ocupación de espacio en los ordenadores, ...
Estos "problemas" pasan a ser responsabilidad del proveedor.

2. Los justificantes de las operaciones

Para poder hacer un apunte contable se necesita estar en posesión del
documento en el que se refleja la operación de que se trate.

Y sin los documentos que respalden las anotaciones contables no se podría

demostrar su veracidad.

A modo de ejemplo entre la documentación contable más habitual podemos

nombrar: las facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los seguros sociales,
los justificantes de los movimientos bancarios, los recibos de caja, etc.

 
En la práctica ¿cuál es el procedimiento habitual a la hora de elaborar la
contabilidad?

El proceso para llevar la contabilidad de una empresa consiste, a grandes

rasgos, en estos 4 pasos:

1. Recopilar la documentación contable, tanto la que se refiere a los

ingresos, gastos y demás operaciones, como la que refleja sus cobros y
pagos.
2. Hacer los asientos contables que correspondan por cada documento.
Es lo que se llama "mecanizar" o "picar datos".
3. Conciliar los bancos, que también se llama "cuadrar los bancos".
Consiste en hacer coincidir exactamente los apuntes que figuran en los
extractos que proporcionan las entidades bancarias con los de la cuenta
contable del banco en cuestión, de forma que el saldo concuerde en
todo momento.
4. Revisar las distintas cuentas y saldos para tener la seguridad de que no
hay apuntes duplicados o erróneos.

Te interesará: ¿Cómo se hacen los asientos contables?.

Importancia de llevar la contabilidad lo más actualizada posible

Imagínate que estamos a finales del mes de septiembre y quieres tener una
idea aproximada de cuánto tendrás que pagar de IVA el próximo día 20 de
octubre porque necesitas hacer las previsiones de pagos.
Tu programa te va a dar ese dato con sólo darle a una tecla, lo cual es
fantástico.

Con la misma rapidez puedes comprobar cuánto te debe un cliente o cuánto

has pagado de electricidad desde enero.

Pero hay que tener en cuenta un pequeño detallito: el programa va a calcular

ese importe en función de los datos que tenga metidos, lo que quiere decir
que si la contabilidad sólo está mecanizada hasta julio la cantidad que el
programa te va a calcular es a esa fecha.

Y que, como es obvio, para que te dé el resultado de finales de septiembre la

contabilidad tiene que estar actualizada a esa fecha.

Es sólo un ejemplo pero muestra claramente la importancia de llevar la

contabilidad lo más al día posible: si no es así la información que se extraiga
de ella estará anticuada.

¿Hay que presentarla en algún sitio?

Sí, en el Registro Mercantil.

Hay dos obligaciones en este sentido:

1. Presentación de los Libros de Contabilidad.

Una vez terminado el ejercicio, en el plazo máximo de cuatro meses hay que
presentar los libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su
legalización.

Los libros que hay que presentar obligatoriamente son dos:

1. Libro Diario, que contiene todos los asientos contables del ejercicio
ordenados por fechas.
2. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que contiene el balance de
situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y balances de sumas y
saldos trimestrales.

2. Depósito de Cuentas Anuales.

Además de la obligación anterior, la entidad debe aprobar sus cuentas
anuales en la correspondiente asamblea de socios.
Una vez aprobadas, deberá depositarlas en el registro mercantil en el plazo
de un mes.

Breve resumen de lo visto en este post...

1. Todas las operaciones económicas que realice la empresa así como sus
cobros y pagos deben ser contabilizados.
2. Se utilizarán los documentos y justificantes de cada una de ellas para
realizar los asientos contables que correspondan.
3. Los programas de contabilidad en la nube son los que hoy día tienden a
imponerse por las ventajas que ofrecen.
4. Al margen de su obligatoriedad, la única forma de sacar una partido real
a la información que ofrece la contabilidad es llevándola lo más
actualizada posible.
5. Tanto los libros de contabilidad como las cuentas anuales deben ser
presentados en el Registro Mercantil en los plazos establecidos
legalmente.