Manual Herra 1

control de
herramientas
versión 1
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Contenido
LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO ............................................................. 1

INICIAR EL PROGRAMA ................................................................................................... 2
Selección de la Base de Datos ..................................................................................... 2
¿QUE HAY EN LA PANTALLA? ......................................................................................... 5
Menú Principal .............................................................................................................. 5
Barra de Menú .............................................................................................................. 7
Barra de Herramientas.................................................................................................. 9
Barra de Estado .......................................................................................................... 10
Barra de Desplazamiento ........................................................................................... 10
Salir del Programa ...................................................................................................... 11
CURSO EN VIDEOS........................................................................................................ 12
¿Cómo correr el curso en videos?.............................................................................. 12
Operando el curso en videos...................................................................................... 13
LECCION 2 - CATALOGOS .............................................................................. 15
CATALOGO DE HERRAMIENTAS................................................................................... 16
Agregar ....................................................................................................................... 16
Controlar herramienta por número de serie................................................................ 18
Combos de selección ................................................................................................. 18
Asociar imágenes ....................................................................................................... 20
Fijar datos para captura continua ............................................................................... 23
Modificar ..................................................................................................................... 24
Eliminar....................................................................................................................... 24
Consulta...................................................................................................................... 26
II
ORDENAR .......................................................................................................................27
BUSCAR ..........................................................................................................................28
FILTRO ............................................................................................................................29
Generar filtro................................................................................................................29
Activar / Desactivar filtro ..............................................................................................30
IMPRESION .....................................................................................................................32
Nombre de la compañía y logotipo .............................................................................32
Opciones de impresión ...............................................................................................32
CATALOGO DE EMPLEADOS.........................................................................................35
CATALOGOS AUXILIARES ..............................................................................................37
Paquetes de herramienta ............................................................................................37
LECCION 3 - CONTROL .................................................................................. 39
MOVIMIENTOS AL ALMACEN.........................................................................................40
Entrada inicial..............................................................................................................40
Otros movimientos de entrada ....................................................................................42
Números de serie ........................................................................................................42
Localización rápida de una herramienta en el combo de selección ...........................43
Teclas de función F2, F3, F4 y F8 ...............................................................................44
Movimiento de salida...................................................................................................45
Consulta de documentos ............................................................................................47
RESGUARDO Y DEVOLUCIONES...................................................................................48
Generar un documento de resguardo.........................................................................48
Importar un paquete de herramienta...........................................................................50
Consultar el estado un documento de resguardo.......................................................51
Registrar la devolución de herramienta.......................................................................52
Herramienta perdida....................................................................................................54
Consultar el estado de un documento de devolución.................................................54
Vencimiento de la fecha límite de devolución .............................................................55
EXISTENCIAS Y VALUACION..........................................................................................58
Ubicación de herramientas en resguardo. ..................................................................58
Ubicación de herramientas por número de serie ........................................................59
EXISTENCIAS POR EMPLEADO .....................................................................................61
Herramientas en resguardo por empleado. ................................................................61
HISTORIAL ......................................................................................................................63
Historia por empleado.................................................................................................63
Historia por herramienta..............................................................................................64
LECCION 4 - ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y USUARIOS ......... 65
BASES DE DATOS ..........................................................................................................66
Alta de Bases de Datos ...............................................................................................66
Acceso a una base de datos ya existente ...................................................................69
SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS .......................................................................72
Alta de Usuarios ..........................................................................................................72
Grupos de Permisos....................................................................................................74
Alta de Administradores ..............................................................................................76
Lección 1 – ACERCA DEL ENTORNO III
Bitácora de Transacciones ......................................................................................... 77

UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS ..................................................................... 80
Compactar y Revisar la base de datos ....................................................................... 80
Depuración de Datos Históricos ................................................................................. 81
Respaldar y Restaurar la Base de Datos .................................................................... 82
IV
LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO
Lección 1
Acerca del entorno
♦ Iniciar el programa
Selección de la Base de Datos
♦ ¿Qué hay en la pantalla?

Menú Principal
Barra de Menú
Barra de Herramientas
Barra de Estado
Barra de Desplazamiento
Salir del Programa
♦ Curso en videos
¿Cómo correr el curso en videos?
Operando el curso en videos
2 Lección 1 – Acerca del Entorno
INICIAR EL PROGRAMA
Al instalar el programa se genera en el administrador de programas de Windows un
grupo con los accesos directos a los diferentes componentes del programa Control
de Herramientas. Cada uno de los accesos directos está representado por un
icono.
Para iniciar el programa

Control de Herramientas,
haga “click“ sobre este
icono.
Para mayor información sobre la instalación del programa consulte el MANUAL DE

INSTALACION.
Selección de la Base de Datos

Al iniciar el programa lo primero que aparece es una ventana pidiendo al usuario
que seleccione una base de datos.
Lección 1 – Acerca del Entorno 3
El programa incluye una base de datos de Ejemplos que recomendamos utilizar

como práctica durante la capacitación. Una vez que el usuario decida iniciar la
implementación, desde esta misma ventana podrá crear una o varias bases de
datos nuevas con todos los registros en blanco.
Sin embargo, para facilitar el aprendizaje del programa recomendamos utilizar la

base de datos Ejemplos incluida con el programa y practicar los conocimientos
adquiridos en cada lección.
1. Seleccione la
base de datos
Ejemplos durante
la capacitación.
2. Presione aquí
para continuar.
3. Presionando este botón

podrá crear una base de
datos nueva con registros
en blanco para iniciar la
implementación.
Una vez seleccionada la base de datos, se entra a la pantalla principal del

programa Control de Herramientas. Cuando el acceso a la base de datos está
restringido, antes de entrar a la pantalla principal aparece otra ventana solicitando
al usuario su clave de acceso a la base de datos.
Si la base de datos está protegida el programa desplegará una pantalla mostrando

todos los usuarios que fueron autorizados a ver la información de la base de datos,
seleccione al usuario y teclee su clave de acceso. Para mayor información sobre la
forma de restringir el acceso de los usuarios a las diferentes bases de datos,
consulte la lección de seguridad en las bases de datos.
¿QUE HAY EN LA PANTALLA?

Esta lección muestra los elementos de la pantalla del programa Control de
Herramientas, como Menús, Barra de Herramientas y Barra de Estado. El objeto de
esta lección es que el usuario conozca las partes básicas de la pantalla del
programa y aprenda a navegar por los accesos de los diferentes módulos y sus
opciones.
Barra de Menú
Encabezado de la Ventana de
Información
Encabezado de
columna
Menú Principal
Ventana de Información
Barra de Estado Barra de

Desplazamiento
Menú Principal
El Menú Principal localizado en una barra vertical del lado izquierdo de la pantalla
está estructurado en 2 módulos básicos:
Catálogos Es el módulo donde el usuario registra en el catálogo todas sus

herramientas y forma además el catálogo de los empleados que
tendrán a resguardo dichas herramientas.
Control Es el módulo donde se llevan a cabo todas las operaciones del

programa Control de Herramientas, como movimientos de
entradas y salidas, consultas de existencias, valuación,
resguardos, etc.
Seleccione un módulo en
el Menú Principal para
presentar sus diferentes
opciones.
El acceso a cada uno de estos dos módulos se efectúa seleccionando con el

apuntador del “mouse” el módulo correspondiente. Presione el botón izquierdo del
“mouse” para hacer la selección.
Al seleccionar un módulo el programa despliega las opciones disponibles dentro

de cada módulo. Las opciones de cada módulo están representadas por un icono.
Hasta el momento en que el usuario selecciona una opción de un módulo del

Menú Principal el programa presenta la Ventana de Información con la información
disponible y una barra con el encabezado de la Ventana de Información mostrando
al usuario donde se encuentra ubicado. También aparece en ese momento la Barra
de Herramientas para acceso rápido a los comandos propios de la opción
seleccionada.
Barra de Menú
Todos los comandos y opciones del programa se encuentran en la Barra de Menú.
Los comandos y opciones disponibles varían de un módulo a otro. Al seleccionar
una opción de la Barra de Menú, el programa abre una ventana con los comandos
o herramientas correspondientes.
Los comandos pueden estar desactivados cuando su empleo no procede. Esto

quiere decir que el comando no está disponible o no es compatible con las
condiciones o selección prevaleciente. Por ejemplo, el comando Editar >
Activar/Desactivar filtro aparece desactivado si el usuario aún no ha definido una
condición de filtro.
Desde la Barra de Menú el usuario puede configurar el programa y quitar por

ejemplo el Menú Principal para aumentar el área de visualización de la Pantalla de
Información, presionando Ver > Barra de Menú Principal en la Barra de Menú. El
Menú Principal desaparece. Repita el proceso para presentar nuevamente el Menú
Principal.
Al quitar el Menú Principal el acceso a los diferentes módulos y sus opciones

puede hacerse a través de la Barra de Menú presionando Menú Principal.
Los comandos contenidos en la Barra de Menú también pueden ser activados

utilizando la combinación de teclas <Alt + letra subrayada>, Ej. <Alt + M> si se
desea ejecutar el comando Menú principal que aparece en la Barra de Menú.
La Barra de Herramientas contiene los comandos de uso más frecuente, mismos
que están representados por un icono. Use la Barra de Herramientas para un
acceso rápido a dichos comandos sin pasar por la Barra de Menú.
Nota. La Barra de Herramientas se activa hasta el momento en que el usuario

selecciona una opción de los módulos del Menú Principal.
Cuando el usuario posiciona el apuntador del “mouse” sobre una herramienta,

aparece una pequeña ventana comúnmente llamada “tooltip” con una breve
descripción de la herramienta. El comando se activa hasta el momento en que se
presiona el botón izquierdo del “mouse”.
A lo largo de este manual se explican a detalle cada uno de los comandos

disponibles en las diferentes opciones de los módulos del Menú Principal, sin
embargo, a continuación presentamos los comandos más frecuentes que
podemos encontrar en la Barra de Herramientas con la intención de que el usuario
comience a familiarizarse con ellos.
Agregar Agrega un registro nuevo a la lista
Modificar Permite modificar los datos de un

registro
Eliminar Permite eliminar un registro de la lista
Consultar Permite consultar la información del

registro seleccionado
Imprimir Imprime la información mostrada en
pantalla
Buscar Localiza él o los registros que
contengan una palabra o frase
determinada
Generar Filtro Permite establecer una condición de
filtro para desplegar sólo los registros
que reúnan ciertas condiciones
Activar/Desactivar Activa o desactiva la condición de
filtro filtro establecida por el usuario
Ver imagen Presenta la imagen asociada al
registro seleccionado
Ver Número de series Permite ver el o los números de
series de la herramienta seleccionada
Barra de Estado
Se encuentra localizada en la parte inferior de la pantalla y muestra información
acerca de la base de datos que se está accesando, así como el nombre del
usuario. Presionando doble “click” con el apuntador del “mouse” sobre el nombre
de la base de datos o usuario podrá cambiar de base de datos o usuario
respectivamente.
Para quitar esta barra y agrandar un poco el espacio de la ventana de información,

presione Ver > Barra de Estado en la Barra de Menú.
Barra de Desplazamiento
Use la barra de desplazamiento para desplazar hacia arriba y hacia abajo la
pantalla de información.
Salir del Programa

Para salir del programa presione Menú Principal > Salir en la Barra de Menú o
presione simultáneamente las teclas Control+X.
CURSO EN VIDEOS
El programa Control de Herramientas incluye un curso en videos complementario a
este manual.
Los videos muestran en pantalla paso a paso cada uno de los movimientos
necesarios para llevar a cabo las diferentes funciones del programa. Al tiempo que
el video se va reproduciendo, mediante leyendas explicativas se ilustran las
acciones que se van ejecutando.
Generalmente resulta más claro y didáctico explicar un proceso mostrando

directamente como se hacen las cosas en el programa en vivo, por lo que este
curso en videos constituye la forma más fácil y práctica de aprender a usar un
programa.
¿Cómo correr el curso en videos?

Existen dos formas de correr el curso en videos:
• Desde el programa
• Desde el administrador de programas.
Para correr el curso en videos desde el programa Control de Herramientas,

presione Ayuda > Curso en video desde la Barra de Menú.
Al correr el curso en videos desde el programa es posible pasar del programa al

curso y del curso al programa para practicar cada lección.
Para correr el curso en videos desde el administrador de programas, presione el

icono correspondiente en la carpeta donde se instaló el programa Control de
Herramientas.
Seleccione Curso en video

del programa Control de
Herramientas desde el
administrador de programas
Operando el curso en videos

Al entrar al curso en videos aparece en pantalla un menú con las diferentes
lecciones. Se recomienda estudiar cada lección en orden y afianzar los
conocimientos adquiridos practicando en el programa antes de pasar a la siguiente
lección. Para ello recomendamos utilizar la base de datos de ejemplos incluida con
el programa.
1. Posicione el cursor del

"mouse" sobre un tema y
aparecerá del lado
derecho la explicación del
tema seleccionado
2. Presione alguno de los

botones que aparecen del
lado izquierdo para ver el
video correspondiente
Al correr un video, aparecen una secuencia de escenas con mensajes explicativos

simulando la operación real del programa.
Aparece también un control que permite al usuario detener el video, avanzar, etc.,
similar al control de una cámara de video.
Barra de Cerrar y terminar

Detener y/o avance
correr video el video
Avance rápido
Regresar al
inicio del video
LECCION 2 - CATALOGOS
Lección 2
Catálogos
♦ Catálogo de herramientas
Agregar
Controlar herramienta por número de serie
Combos de selección
Asociar imágenes
Fijar datos para captura continua
Modificar
Eliminar
Consulta
♦ Ordenar
♦ Buscar
♦ Filtro
Generar filtro
Activar / Desactivar filtro
♦ Impresión
Nombre de la compañía
Opciones
♦ Catálogo de empleados
♦ Catálogos auxiliares
Paquetes de herramienta
16 Lección 2 – Catálogos
CATALOGO DE HERRAMIENTAS
Agregar
El primer paso para la implementación del programa Control de Herramientas
consiste en formar el catálogo de las herramientas.
1. Seleccione el
módulo Catálogos
4. Presione aquí para

agregar una nueva
herramienta
2. Seleccione la opción
Herramientas
3. Aparece la lista
de herramientas
Al registrar una herramienta, el usuario captura los siguientes campos:
[1] Clave de la herramienta *

[2] Descripción *
[3] Unidad *
[4] Clasificación
[5] Especificaciones
[6] Imagen asociada a la herramienta
Los campos marcados con (*) son indispensables para registrar una herramienta
en el Catálogo.
Lección 2 – Catálogos 17
El campo [1] Clave de la herramienta. Permite registrar la clave, código o número

con el que se identifica a la herramienta internamente en la empresa. Puede estar
formado por números, letras o una combinación de ambos.
El campo [2] Descripción. Permite registrar el nombre de la herramienta y alguna

especificación que sirva para diferenciarla de otra similar.
El campo [3] Unidad. Se utiliza para indicar la presentación de la herramienta, (ej.

pieza, juego, etc.)
El campo [4] Clasificación. Permite registrar agrupaciones o familias de

herramientas. En algunas ocasiones resulta de utilidad el agrupar las herramientas
en base a sus características o uso, lo que permite realizar consultas con mayor
rapidez y la posibilidad de emitir reportes basados en estas agrupaciones. (Ej.
Automotriz, Electrónica, etc.)
El campo [5] Especificaciones es un campo memo en donde el usuario puede

registrar una descripción larga de la herramienta o información adicional como por
ejemplo sus dimensiones, material de fabricación, cuidados que se deben tener
para su almacenamiento, especificaciones técnicas etc..
El recuadro [6] Imagen asociada permite asociar una imagen a la herramienta

como información complementaria. Lo anterior permite tener acceso a una imagen
que muestre como es físicamente la herramienta
Una vez que se da de alta un producto, este se agrega al listado para formar el
Catálogo de herramientas. Es conveniente recordar que para capturar este
catálogo no es necesario utilizar todos los campos, ya que también puede ser
formado utilizando los campos marcados con (*), los cuales son indispensables
para registrar una herramienta en el catálogo.
Controlar herramienta por número de serie

Si la herramienta tiene número de serie y se desea llevar control sobre este número
de serie, podrá marcar el recuadro correspondiente. Los números de serie se
registran hasta el momento de generar el movimiento inicial, en donde se
establecen las cantidades y costos iniciales de cada herramienta. Cada vez que se
registre un movimiento de entrada de una herramienta nueva, el programa
solicitará que se teclee el número de serie de la herramienta que ingresa al
almacén. Cuando se hace entrega de la herramienta en resguardo, el usuario
seleccionará de un combo el número de serie de la herramienta que entrega al
personal. El usuario podrá consultar así la ubicación de cada uno de los números
de serie de la herramienta.
2. Si desea consultar los

números de serie,
seleccione una
herramienta y presione
este icono
1. La abreviatura NS indica
que la herramienta se
controla por número de
serie
3. El programa desplegará los

números de serie junto con la
ubicación y el empleado que en su
caso tuviera la herramienta en
resguardo
Combos de selección
El combo de selección o caja de opciones se utiliza para escoger alguna
descripción o concepto previamente registrado en los Catálogos Auxiliares.
La ventana del combo de selección se abre presionando una tecla o con el

apuntador del “mouse”.
Presione aquí para abrir la
ventana de selección o
presione una tecla
Al momento que el usuario comienza a teclear una descripción, se abre la ventana

del combo y el cursor se va posicionando alfabéticamente en la lista conforme el
usuario va tecleando. Finalmente el usuario puede utilizar las teclas de dirección
“flechas” para terminar de posicionarse sin necesidad de teclear la descripción
completa. Oprima <Enter> para aceptar la selección. También puede utilizar el
apuntador del “mouse” para hacer la selección.
Si el concepto que se desea registrar no se encuentra en la ventana del combo, el

usuario puede agregarlo en línea al Catálogo Auxiliar correspondiente, tecleando
su descripción y enseguida presionando la tecla de función <F2>. Así el usuario
puede agregar conceptos a los Catálogos Auxiliares sin necesidad de abandonar
lo que se está haciendo.
No obstante, el usuario puede agregar también conceptos a los Catálogos

Auxiliares directamente desde el Menú Principal seleccionando Catálogos >
Catálogos Auxiliares.
En este caso la tecla <F2> se encuentra definida por omisión. En algunas

ocasiones, otros programas instalados en la PC utilizan esta tecla para realizar
otras funciones u operaciones lo cual puede ocasionar ciertos conflictos. Si se
desea cambiar esta función a otra tecla, ejecute desde la Barra de Menú el
comando Herramientas > Opciones > Teclas de Operación.
Como recordatorio y dependiendo del tipo de campo que se esté editando, en la

parte inferior de la pantalla el programa muestra las funciones que pueden ser
activadas.
Los combos de selección permiten la tecla <F2> para agregar un registro nuevo a
los Catálogos Auxiliares. Los campos de tipo numérico permiten llamar a la
calculadora presionando <F4> para hacer operaciones matemáticas y registrar el

resultado.
El programa muestra las

teclas de función que pueden
ser activadas en cada campo.
Asociar imágenes
El programa Control de Herramientas permite asociar imágenes, fotografías, tablas,
planos etc., como información complementaria de la herramienta cuando se está
formando el catálogo.
Las imágenes deberán ser archivos del tipo .BMP, JPG, GIF, ETC.de 215 X 215
píxeles,
Una cámara digital o un “Scanner” resultan muy útiles para obtener estas
imágenes.

asignar una imagen a la
herramienta.
Para asignar una imagen esta debe copiarse primero al Catálogo Auxiliar de
Imágenes. Utilice la opción “Agregar” para copiar imágenes de cualquier directorio
de su computadora al Catálogo Auxiliar de Imágenes.

agregar una nueva
imagen al Catálogo
Auxiliar de Imágenes
2. Seleccione una
imagen del Catálogo
Auxiliar de Imágenes
para asignarla a la
herramienta.
5. Teclee un nombre o
descripción para identificar 4. Oprima aquí para buscar la
a la imagen. imagen que desee copiar o
agregar al Catálogo de imágenes.
Una herramienta solo puede estar asociada a una imagen, sin embargo, el usuario
puede cambiar esta imagen cuantas veces quiera.
En el Catálogo podemos identificar las herramientas que tienen una imagen

asociada y visualizar la imagen.
8. Oprima aquí para

ver la imagen
7. Seleccione la
herramienta
6. Este icono indica que la

herramienta tiene una imagen
asociada.
Fijar datos para captura continua

Esta herramienta es de mucha utilidad cuando se quiere ingresar varios registros,
es decir, cuando se requiere capturar información en forma continua, como
registrar varios productos en el catálogo de herramientas, ya que permite que la
información registrada en los diferentes campos de captura se mantenga sin
variación al dar de alta nueva información.
Para registrar una nueva herramienta en el catálogo solo es necesario llenar los
campos que no fueron marcados como fijos, ya que en los demás (fijos) la
información se mantiene sin variación con respecto al registro anterior.
Si se está capturando información en forma continua, el campo que ha sido

marcado como fijo aparece del mismo color del fondo de la ventana y contiene la
misma información que en el registro anterior para que el usuario pueda pasar al
siguiente campo. Si al agregar otro producto la información en este campo tiene
que cambiar, es posible capturar información directamente en él. La información
registrada se mantendrá sin variación al dar de alta otro producto hasta que se
capture información nuevamente sobre este campo.
El campo Clave
herramienta no está
seleccionado como fijo.
1. Oprima aquí para seleccionar los

campos que desea mantener como
fijos, o para desmarcar los que ya no
se manejarán como fijos.
El campo Clasificación esta

seleccionado como fijo, el color
es igual al del fondo de la
ventana.
2. Seleccione los campos que

desea mantener como fijos.
La información contenida en
ellos no cambiará al estar
registrando herramientas en
forma continua.
Modificar
En algunas ocasiones puede ser necesario modificar la información registrada de
una herramienta que ha sido dada de alta en el catálogo. La modificación puede
realizarse utilizando el icono correspondiente localizado en la Barra de
Herramientas, o ejecutando el comando Editar > Modificar herramienta, que
aparece en la Barra de Menú.
3. Presione éste icono en la

barra de herramientas.
2. Seleccione en el
1. Utilice la barra de
catálogo, la herramienta
desplazamiento para
que desea modificar.
desplazar el listado.
Eliminar
Esta opción permite al usuario eliminar herramientas del catálogo. Sólo podrá ser
posible si la herramienta no tiene ningún tipo de movimiento como entrada, salida
o resguardos.
2. Presione éste icono para

eliminar la herramienta del
catálogo.
1. Seleccione la
herramienta que
desea eliminar.
Consulta
Por medio de esta opción podrá visualizar toda la información de una herramienta
registrada en el catálogo, pero no le permite modificar dicha información. Mas
adelante se tratan los aspectos relacionados con la implementación de la
seguridad para el acceso a la base de datos del programa Control de
Herramientas.
2. Presione éste icono en

la barra de herramientas
para realizar la consulta
1. Seleccione la
herramienta que
desea consultar
ORDENAR
Para facilitar la búsqueda y localización de un producto dentro del catálogo, la
información contenida en éste puede ser ordenada en forma alfanumérica
Para ordenar la información, coloque el apuntador del mouse en el encabezado de

una columna y con el botón izquierdo acepte la selección. De esta manera el
catálogo se ordena en forma ascendente ( A-Z). Al oprimir nuevamente el botón
izquierdo del mouse, el listado cambiará a orden descendente (Z-A) y así
sucesivamente.
1. Coloque el apuntador del

“mouse” sobre el encabezado de
una columna y presione el botón
izquierdo para ordenar el listado
2. La flecha indica que por la columna seleccionada.
los registros están
ordenados en forma
ascendente ( A-Z).
Repita el paso 1 si
desea cambiar a orden
descendente (Z-A)
BUSCAR
Esta opción le permite al usuario localizar una herramienta, un proveedro etc.,
tecleando una palabra, frase o parte de ella, sin importar la posición relativa en que
se encuentre dicha frase.
1. Presione este icono para

buscar una herramienta
3. Teclee la frase,
2. Seleccione el campo algunas de las letras
o columna en la que o números que desee
desea buscar encontrar.

iniciar la búsqueda
del producto.
También se puede buscar una herramienta en el catálogo utilizando en la Barra de

Menú el comando Editar > Buscar herramienta.
FILTRO
Generar filtro
Mediante la opción de filtro, el usuario puede limitar la lista de herramientas en el
Catálogo, a aquellas que cumplan con ciertas condiciones, que pueden ser
establecidas por la combinación de los siguientes conceptos.
campo <criterio> condición
El campo se refiere a elegir una de las 4 columnas que se visualizan en la pantalla

de Catálogos de Herramientas (Clave de herramienta, Descripción, Unidad y
Clasificación).
El criterio establece 6 posibilidades de selección:
sea igual a
sea igual o mayor que
sea igual o menor que
esta entre
comience por
contenga
La condición la establece el usuario basándose en letras, descripciones o

números que deben estar presentes en alguno de los campos o columnas que se
han escogido para el establecimiento del filtro.
Ejemplo:
Descripción - Contenga – Osciloscopio
El programa presentará todas las herramientas que contengan la palabra

osciloscopio en su descripción.
1. Presione aquí para 3. Defina las condiciones que

agregar un filtro deben cumplir los productos en
el catálogo (campo, criterio y
condición)
2. Oprima aquí para agregar

una nueva condición de filtro
Una vez que han sido establecidos uno o varios filtros, el catálogo de herramientas
presentará únicamente las herramientas que cumplen con estas características, lo
cual facilita la búsqueda y consulta de herramientas.
Al salir del programa, las condiciones de filtro desaparecerán. Si el usuario requiere

conservar estos filtros para sesiones futuras de trabajo, deberá activar esta opción
desde la Barra de Menú > Utilerías > Opciones > Usuario y marcar la opción
guardar el último filtro utilizado. Así, cada vez que el usuario establezca un filtro,
éste quedará grabado a manera que al volver a entrar al programa no será
necesario volver a establecer el filtro. Los filtros quedan grabados únicamente en la
computadora donde se generaron.
Activar / Desactivar filtro

Cuando se encuentran establecidas una o más condiciones de filtro, el catálogo de
herramientas presenta el listado de las herramientas que cumplen con estas
condiciones.
Todas las condiciones de filtro pueden ser desactivadas o activadas nuevamente

utilizando el mismo botón de filtro.

activar o desactivar las
condiciones de filtro
establecidas
2. En la barra de estado de la
ventana activa aparece el
mensaje que indica que el
filtro esta activo
3. Si el filtro se encuentra activo

se puede conocer también el
total de herramientas que
cumplen con estas condiciones
de filtro
IMPRESION
Nombre de la compañía y logotipo

En la Barra de Menú > Utilerías > Opciones > Empresa el usuario personaliza
el programa Control de Herramientas registrando el nombre de su compañía,
mismo que aparecerá como encabezado en todos los reportes impresos.
El usuario también puede registrar algunos otros datos de la empresa como el

R.F.C., domicilio, teléfonos y departamento.
El logotipo de la empresa también puede ser incluido en los reportes. El logotipo

debe ser un archivo del tipo JPG. ( 85 píxeles de altura por 710 píxeles de ancho,
como máximo)
1. Registre los datos de

su empresa.
2. Indique un logotipo de
su empresa para imprimirlo
en los reportes
Opciones de impresión
Una vez personalizado el programa Control de Herramientas el usuario podrá
imprimir el catálogo de herramientas y muchos otros reportes. Al seleccionar la
opción de imprimir, el programa permite la visualización previa del reporte en

pantalla, o bien, el envío directo del reporte a la impresora. La impresión obedecerá
a las condiciones de orden y filtro establecidas previamente en el Catálogo.
1. Utilice este icono para

imprimir, o bien, desde la
Barra de Menú seleccione
Menú Principal > Imprimir
Al seleccionar la opción para la impresión, el programa permite visualizar el reporte

en pantalla, o bien, mandarlo directamente a la impresora. Es importante recordar
que la impresión obedecerá a las condiciones de filtro que se encuentren
establecidas siempre y cuando la condición de filtro se encuentre activada.
2. Seleccione la opción de
impresora, o bien,
seleccione la opción por
4. Presione aquí
pantalla
para configurar su
impresora.
3. Teclee la clave ISO 9000 si

desea que ésta sea incluida
en el reporte
Una vez que el usuario asigne una clave al reporte para ISO 9000, ésta quedará
grabada de modo que en la siguiente ocasión que se emita el reporte, ya no será
necesario indicar nuevamente la clave.
El programa Control de Herramientas genera dos tipos de Reportes:
• Reportes directos presentando la misma información que aparece en la Ventana

de Información. Estos reportes se obtienen directamente desde cualquier opción
del Menú Principal al presionar la opción de Impresión localizada en la Barra de
Herramientas.
• Reportes especiales que difieren en su contenido con la presentación típica

mostrada en la Ventana de Información. En la Barra de Menú > Reportes podrá
encontrar una lista de reportes especiales disponibles para cada opción del
Menú Principal.
CATALOGO DE EMPLEADOS
En este módulo se forma el catálogo de empleados autorizados para recibir en
resguardo herramientas de la empresa.
1. Seleccione el módulo
Catálogos en el Menú
Principal
3. Presione aquí
2. Seleccione la opción para dar de alta un
Catálogo de Empleados. empleado.
Al registrar un Empleado, el usuario captura los siguientes campos:
[1] Nombre (*)

[2] Puesto.
[3] Departamento.
[4] Teléfono
[5] Extensión
[6] Correo Electrónico.
El campo marcado con (*) es indispensable para registrar un empleado en el

Catálogo.
El campo [1] Empleado se utiliza para registrar el nombre de la persona que tendrá
las herramientas en resguardo.
El campo [2] Puesto. permite registrar la función del empleado u ocupación dentro
de la empresa.
Del campo [3] al campo [6] se registra información general referente al empleado,
para su fácil localización.
4. Registre los datos

generales del empleado.
5. El programa permite
incluso asignar una fotografía
al registro del empleado.
Una vez registrado un empleado se puede asignar su fotografía , esta tendrá que
estar previamente en el catálogo de imágenes, que se encuentra en catálogos
auxiliares, imágenes . Para mayor información, ver Asociar imágenes en esta
lección.
Mediante la opción de filtro, se puede limitar la lista de empleados en el catálogo, a

aquellos que cumplan con ciertas condiciones establecidas por el usuario.
CATALOGOS AUXILIARES
Los Catálogos Auxiliares contienen información complementaria al catálogo de
herramientas y al catálogo de empleados, como:
1. Catálogo de Unidades
2. Catálogo de Clasificaciones de Herramientas
3. Catálogo de Imágenes
4. Paquetes de herramienta
En este módulo el usuario puede agregar, modificar o eliminar conceptos de los

diferentes catálogos auxiliares, como es el caso de imágenes o clasificación de
herramientas.
Paquetes de herramienta
El usuario puede formar y dejar definidos paquetes con herramienta diversa.
Por ejemplo, un paquete de herramienta básico podría constar de una caja de

herramienta, unas pinzas, un desarmador plano y uno de cruz, un juego de llaves
españolas, etc..
Al generar un documento de resguardo, el usuario puede importar alguno de estos

paquetes predefinidos y automáticamente se cargan en el documento de
resguardo todas las herramientas contenidas en el paquete.

registrar un paquete de
herramienta nuevo
4. Asigne las
herramientas que
corresponden al
paquete de
herramientas
1. Seleccione 2. Seleccione el
catálogos auxiliares tabulador Paquetes de
Herramienta
LECCION 3 - CONTROL
Lección 3
Control
♦ Movimientos al almacén
Entrada Inicial
Otros movimientos de entrada
Registro de los números de serie
Localización rápida de una herramienta en el combo de
selección
Teclas de función F2, F3, F4 y F8
Movimientos de salida
Consulta de documentos
♦ Resguardo y Devoluciones
Generar un documento de resguardo
Importar un paquete de herramienta
Consultar el estado de un documento de resguardo
Registrar la devolución de herramienta
Herramienta perdida
Consultar el estado de un documento de devolución
Vencimiento de la fecha límite de devolución
♦ Existencias y valuación
Ubicación de herramientas en resguardo
Ubicación de herramientas por número de serie
♦ Existencias por empleado

Herramientas en resguardo por empleado
♦ Historial
Historia por empleado
Historia por herramienta
40 Lección 3 – Control
MOVIMIENTOS AL ALMACEN
Por movimientos de entrada o salida al almacén deben entenderse aquellos
movimientos que modifican el activo o valor del almacén de herramientas. Como
ejemplo, podemos mencionar la entrada al almacén de herramienta nueva o los
movimientos de salida por baja de una herramienta determinada del almacén.
La salida de una herramienta en forma temporal al entregarla en resguardo a un

empleado no debe considerarse como un movimiento de salida del almacén. Al
prestar o entregar en resguardo una herramienta a un empleado, ésta sigue siendo
parte del activo del almacén de refacciones. En este caso la herramienta
simplemente cambia su ubicación, pero el valor del almacén de herramientas no se
modifica.
El programa controla los movimientos de resguardos y devoluciones en un módulo

especial de resguardos y devoluciones, y es importante tener presente que dichos
movimientos no constituyen propiamente movimientos de entrada o salida del
almacén.
Los movimientos de entrada y salida al almacén de herramientas se controlan

mediante documentos foliados. En dichos documentos quedan asentadas las
herramientas que entraron o salieron del almacén. Cada vez que ingresen al
almacén nuevas herramientas o se da de baja una herramienta del almacén, el
usuario deberá generar un documento de entrada o salida. De esta forma, todos
los movimientos al almacén quedan debidamente documentados.
Cuando el usuario genera un documento de entrada o salida nuevo, el programa

asigna un número de folio consecutivo al documento.
Entrada inicial
Una vez creado el catálogo de herramientas es necesario generar un movimiento
de entrada inicial al almacén para establecer las cantidades y costos unitarios
iniciales de cada una de las herramientas.
Lección 3 – Control 41
1. Seleccione el
modulo Control.
3. Seleccione el
tabulador Entradas
Movimientos al almacén

agregar un documento de 5. En el combo
entrada correspondiente al tipo de
movimiento seleccione
“Entrada Inicial”.
Para establecer las existencias y costo unitario de las diferentes herramientas

capturadas en el catálogo, el usuario deberá seleccionar una a una las
herramientas e indicar cantidad y costo para cada una de ellas.
6. Seleccione del combo una a una las

herramientas e indique la cantidad y el
costo inicial para cada una de ellas.
Al presionar “Aceptar” se genera el primer documento de entrada inicial. El

documento contiene las cantidades y costos correspondientes al inicio del
almacén. En cualquier momento usted podrá consultar el o los documentos de
entrada inicial para conocer las cantidades y costos con los que inició el almacén.
Otros movimientos de entrada

Aparte del movimiento de entrada inicial, el programa permite seleccionar otros
tipos de movimientos de entrada de herramientas al almacén, como entrada por
compra, traspaso de otro almacén, ajuste, etc.
Cada vez que genere un documento de entrada como consecuencia del ingreso de
nuevas herramientas al almacén, podrá seleccionar el tipo de movimiento. Esto le
ayudará a etiquetar el documento y facilitar su consulta.
Números de serie
Si usted especificó al formar el catálogo de herramientas que deseaba controlar el
número de serie de algunas herramientas, al momento de especificar la cantidad
de entrada el programa solicitará que se capturen los números de serie de dichas
herramientas. Si usted ingresa por ejemplo 3 herramientas controladas por número
de serie, el programa solicitará que especifique los números de serie de esas 3

herramientas que está ingresando.
Para especificar que una herramienta se controla por número de serie, vaya al
catálogo de herramientas, seleccione una herramienta y presione el botón
“Modificar” en la Barra de Herramientas. Marque el recuadro donde dice “Control
por número de serie”
Localización rápida de una herramienta en el combo de

selección
Cuando se está elaborando un documento, ya sea entrada, salida o resguardo,
resulta muy práctico contar con una utilería que permita ubicar rápidamente una
herramienta dentro del combo de selección.
Para seleccionar una herramienta, posicione el cursor en el combo donde dice

Cve. Herramienta. Al empezar a teclear la clave de la herramienta, inmediatamente
se abre una ventana desplegando los números de parte y las descripciones de
todas las herramientas contenidas en el catálogo. El cursor se va posicionando
alfabéticamente sobre la lista conforme el usuario va tecleando. Finalmente,
utilizando las flechas de navegación o apuntando con el cursor del “mouse”, el
usuario puede buscar y hacer la selección final sin necesidad de concluir la
escritura completa del número de parte.
Conforme se va tecleando un
número de parte, el cursor se
va posicionando
alfabéticamente sobre la lista
Teclas de función F2, F3, F4 y F8

Mediante las teclas de función <F2>, <F3>, <F4> y <F8>, el usuario puede
agregar una herramienta en línea, buscar por descripción, borrar una partida y
hasta utilizar una calculadora con solo oprimir una tecla.
Buscar por descripción
Agregar en línea (una herramienta, proveedor, unidades, etc.)
Abrir calculadora
Borrar una partida
Dependiendo del campo que se está editando, en la parte inferior de la pantalla se

marcan las funciones de edición que se pueden utilizar. Por ejemplo, cuando el
usuario está editando un campo numérico, se marca en la parte inferior de la
pantalla la función <F4> indicando que al oprimir esta tecla de función se puede
activar una calculadora electrónica con las funciones básicas. o en el caso de estar
posicionado en el campo correspondiente al número de parte, se marcan las
funciones <F2> y <F3>, indicando que al presionar la tecla de función
correspondiente se podrá dar de alta en línea una herramienta que no exista en el
catálogo, o bien, iniciar la búsqueda de una herramienta por descripción.
Como recordatorio y dependiendo del tipo de campo que se esté editando, en la

parte inferior de la pantalla el programa muestra las funciones que pueden ser
activadas
Utilice la tecla de Al momento de seleccionar una herramienta

…
función F8 para
eliminar una herramienta …presione la tecla de función F3 para
del documento. buscar una herramienta por descripción. …
presione la tecla de función F2 para agregar
una herramienta al catálogo en línea.
En la parte inferior de la
ventana aparecen las
teclas de función que
pueden ser activadas.
En algunas ocasiones, otros programas instalados en la computadora utilizan las

mismas teclas de función para realizar otras funciones, ocasionando ciertos
conflictos. En Herramientas > Opciones > Teclas de Operación usted podrá
definir otra tecla para llamar a la función correspondiente y evitar así este tipo de
conflictos.
Movimiento de salida
Este movimiento se refiere a la salida física de la herramienta del almacén de
herramientas, ya sea esta salida por daño físico, pérdida, ajuste por inventario físico
o traspaso a otro almacén.
Recuerde que la salida de una herramienta en resguardo, no es propiamente un

movimiento de salida. Al entregar una herramienta en resguardo a un empleado,
ésta no deja de formar parte del activo del almacén de herramientas, simplemente
cambia su ubicación.
1. Seleccione el módulo
Control.
3. Seleccione el
tabulador Salidas.

registrar una salida
2. Seleccione la
opción de
Movimientos
5. Seleccione el tipo
de movimiento de
salida
6. Seleccione la
herramienta e indique
la cantidad a salir
Consulta de documentos
El usuario podrá consultar en cualquier momento los documentos de entrada o
salida. Al consultar un documento de entrada o salida, el programa abre una
ventana mostrando la lista de refacciones y cantidades de cada una de ellas que
entraron o salieron del almacén.
2. Presione aquí
para consultar el
documento
1. Seleccione un
documento de
entrada o salida
3. El programa abre una

ventana mostrando las
herramientas que entraron
o salieron del almacén.
RESGUARDO Y DEVOLUCIONES
El resguardo consiste en la entrega de una o varias herramientas a un empleado o
trabajador para el desempeño de su trabajo, ya sea por tiempo definido o por un
período indeterminado. La herramienta que se entrega en resguardo a un
empleado no deja de formar parte del activo del almacén de herramientas.
Generar un documento de resguardo

Cada vez que el almacenista entregue herramienta a un empleado o trabajador,
deberá generar un documento de resguardo para dejar asentado en el programa
las herramientas que se le entregaron. El programa llevará el control sobre las
herramientas que cada persona tenga en su poder, y conforme vayan devolviendo
las herramientas, el programa se encargará de mantener actualizado ese control.
El programa Control de Herramientas permite consultar al instante la ubicación de

una herramienta, así como consultar la lista de herramientas que una persona
conserva en su poder.
Al generar un documento de resguardo, el programa asigna un número de folio

consecutivo al documento. Todos los documentos de resguardo o devolución
quedan también disponibles para consulta.
1. Seleccione el
modulo Control. 4. Presione aquí para
generar un resguardo
nuevo
3. Seleccione el
tabulador
Resguardo
Resguardo y Devoluciones
Cuando la herramienta que se entrega a un empleado es por tiempo determinado,

en el resguardo se debe anotar la fecha para la devolución de la misma
Además, cuando el usuario ha establecido que una herramienta se controlará por

número de serie, al momento de generar el resguardo será necesario indicar el
número de serie que se está entregando.
5. Seleccione un
empleado.
6.Indique la fecha
para la devolución de
la herramienta
7. Seleccione del catálogo la

herramienta que se entrega
en resguardo e indique la
cantidad de cada
herramienta.
8. En caso que la herramienta

tenga número de serie, el
programa pedirá que marque
el número de serie que está
entregando en resguardo.
11. Seleccione un
documento y presione
aquí para consultarlo y/o
imprimirlo.
10. Al terminar, el programa genera

un documento de resguardo foliado
que podemos consultar e imprimir
tantas veces como sea necesario.
Importar un paquete de herramienta

Como se explicó anteriormente, el usuario puede formar y dejar definidos paquetes
con herramienta diversa.
Por ejemplo, un paquete de herramienta básico podría constar de una caja de

herramienta, unas pinzas, un desarmador plano y uno de cruz, un juego de llaves
españolas, etc..
Al generar un documento de resguardo, el usuario puede importar alguno de estos

paquetes predefinidos y automáticamente se cargan en el documento de
resguardo todas las herramientas contenidas en el paquete.
En el módulo Catálogos Auxiliares > Paquete de Herramientas, el usuario puede

formar los paquetes de herramientas.
Presione aquí para

importar un paquete de
herramientas.
Seleccione el paquete a
importar. Al aceptar, la
pantalla presentará todas las
herramientas que forman
dicho paquete
Consultar el estado un documento de resguardo

Una vez generado el documento de resguardo a un empleado podemos
consultarlo para saber su estado, esto es, el saldo de las herramientas en préstamo
en el documento. Al consultar el documento, aparecen las herramientas
entregadas en resguardo, la cantidad entregada y en su caso, la cantidad devuelta.
El saldo será la diferencia entre la cantidad entregada y la cantidad devuelta.
La impresión del documento de resguardo resulta útil para que firme de recibido la
persona que recibe la herramienta. El documento podrá archivarse para cualquier
aclaración.
1. Seleccione un
documento
consultar el documento de
resguardo
3. Presione este botón para

imprimir el documento de
resguardo
4. El programa nos muestra el estado

del documento de resguardo;
cantidad del resguardo, cantidad
devuelta y el saldo.
Registrar la devolución de herramienta.

Cuando el empleado ha terminado su trabajo, podrá devolver la herramienta al
almacén.
La devolución podrá ser parcial o total. La devolución es parcial, cuando no

devuelve toda la herramienta registrada en el documento de resguardo y total,
cuando devuelve toda la herramienta registrada en el documento de resguardo.
Al devolver una herramienta, él almacenista puede dejar asentado el estado físico

de la herramienta que se devuelve.

registrar un documento
de devolución
2. Seleccione el
tabulador
Devoluciones
Resguardo y Devoluciones
4. Seleccione el empleado. El
programa presentará la lista de
herramienta que tiene en
resguardo el empleado
5. Simplemente marque las

herramientas que devuelve el
empleado.
6. Indique el estado físico de

la herramienta al momento de
la devolución.
Herramienta perdida
Si el empleado que recibe una herramienta determinada llegara a perderla, deberá
reportarlo al almacén. El almacenista deberá generar un documento de devolución
en el que se marca el estado de la devolución como “herramienta perdida”.
Nota importante.
Al generar el documento de devolución indicando el estado de la devolución como
“herramienta perdida”, automáticamente se genera además del documento de
devolución, el movimiento de salida correspondiente para dar de baja la
herramienta del almacén.
En el historial del empleado quedará asentado el documento de devolución

indicando que el empleado reportó la herramienta como perdida.
Si no se generara este documento de devolución, nunca se daría de baja la

herramienta de los registros del almacén y en todos los estados de cuenta del
empleado nunca dejaría de aparecer la herramienta como pendiente por devolver.
Consultar el estado de un documento de devolución

Al generar un documento de devolución, el programa asigna un número de folio
consecutivo al documento. Esta opción permite consultar e imprimir un documento
de devolución.
La impresión de este documento resulta útil para entregar una copia a la persona
que devuelve la herramienta, documento que le servirá como comprobante de
haber devuelto la herramienta.
1. Seleccione un
documento y presione
aquí para consultar el
documento.
2. El documento muestra el estado

físico de la herramienta al momento
de la devolución
Vencimiento de la fecha límite de devolución

Como se explicó anteriormente, al momento de generar un documento de
resguardo el usuario puede establecer una fecha límite para la devolución de la
herramienta.
Al entrar al módulo de resguardos, el programa presenta la lista de todos los

documentos de resguardo indicando la fecha límite para la entrega y el estado de
la devolución de cada documento, ya sea sin devolver, entrega parcial o entrega
total.
Cuando las fechas límites de entrega están vencidas, éstas aparecen en color rojo
para llamar la atención. Utilice las funciones de filtro y orden para visualizar los
documentos de resguardo vencidos.
Opcionalmente, desde la pantalla de consulta de un documento de resguardo, el

almacenista podrá enviar un correo electrónico a las personas registradas en el
catálogo de empleados, solicitándoles por ejemplo la devolución de la herramienta.
2. Seleccione un
documento.
1.- El listado muestra la

3. Presione aquí fecha límite para la
para consultar el devolución de la
documento. herramienta de cada
documento de resguardo.

enviar un mensaje al
empleado.
4. Se abre una ventana

mostrando las
herramientas otorgadas en
resguardo mediante el
documento seleccionado.
EXISTENCIAS Y VALUACION
Este módulo permite consultar existencias de cada herramienta y valor del
almacén. El programa indica las existencias en el almacén y las existencias en
resguardo.
2. El programa muestra
existencias en almacén,
existencias en resguardo,
existencias totales, costo e
importes de cada
herramienta.
Existencias y Valuación
en el módulo de Control 3. En la parte inferior se
presenta el valor total del
almacén de herramientas
Recuerde que usted puede ordenar el listado por cualquiera de las columnas
haciendo “click” con el apuntador del “mouse” sobre el encabezado de la
columna. Así por ejemplo, usted puede ordenar el listado por la columna
correspondiente a los importes para consultar la herramienta de mayor valor en su
almacén, o bien, puede utilizar la herramienta de filtro para desplegar en pantalla
los registros que cumplan con cierta condición.
Ubicación de herramientas en resguardo.

El programa permite consultar la lista de personas que tienen determinada
herramienta en resguardo, así como la fecha límite para su devolución y el número
de documento de resguardo correspondiente.

consultar quien o quienes
tiene la herramienta en
resguardo
Existencias y Valuación
en el módulo de Control
2. Seleccione la
herramienta a consultar
4. La ventana muestra los

empleados que tienen en
resguardo la herramienta
seleccionada
Ubicación de herramientas por número de serie

Como se explicó anteriormente, al dar de alta una herramienta en el catálogo, el
usuario puede marcar aquellas herramientas a las cuales desee controlar por
número de serie.
Las herramientas que se controlan por número de serie se marcan en la lista de

herramientas con las iniciales NS.
Presione NS para consultar el detalle de las personas que tienen en resguardo una
herramienta, indicando el número de serie que cada una de las personas tiene en
su poder.
2. Presione aquí para ver los

números de serie y consultar
donde están o quien tiene en su
poder cada uno de los números de
serie de la herramienta
seleccionada.
1. Seleccione una
herramienta que se
controle por número de
serie
3. El programa desplegará
todos los números de serie de la
herramienta seleccionada,
mostrando la ubicación de cada
número de serie.
EXISTENCIAS POR EMPLEADO
Herramientas en resguardo por empleado.

En este módulo el usuario podrá consultar las herramientas que tienen en
resguardo cada uno de los empleados.
2. El programa muestra
la lista de empleados y
las herramientas que
cada empleado tiene en
resguardo
2. En la esquina inferior
derecha de la pantalla
aparece el valor total de las
herramientas en resguardo
Existencias por Empleado
en el módulo de Control
Utilice el filtro para presentar en pantalla la información correspondiente a un

empleado en particular.
5. Al aplicar el filtro, ahora el

4. Presione aquí para programa muestra el importe total de
aplicar un filtro y ver por las herramientas que tiene en
ejemplo las herramientas resguardo el empleado en particular
que tiene en resguardo un
empleado en particular.
Si alguna de las herramientas que tiene en resguardo un empleado presenta la

abreviatura NS, esto significa que la herramienta tiene número de serie. Presione el
botón NS que aparece en la Barra de Herramientas para consultar el número de
serie.
HISTORIAL
Todos los movimientos de resguardo y devolución quedan registrados en un
historial, ya sea por empleado o por herramienta
Historia por empleado.

La historia por empleado nos presenta una reseña detallada de todos los
movimientos de resguardos y devoluciones correspondientes a una persona. Nos
presenta también el estado físico de la herramienta al momento de su devolución.
2. Seleccione a un empleado para

consultar su historial de
movimientos de herramienta
3. El programa muestra en forma

cronológica todos los movimientos
1. Seleccione la opción de resguardo y devolución
Historial en el módulo de realizados por el empleado
Control seleccionado.
Historia por herramienta

Todos los movimientos de resguardo o devolución se van acumulando en un
historial por herramienta. El historial por herramienta muestra la lista de personas
que han tenido en resguardo una herramienta determinada, la fecha del resguardo
y la fecha de devolución, así como el estado físico de la herramienta al día de su
devolución. El número del documento del resguardo o devolución también queda
accesible para consulta del documento.
2. seleccione historia
por herramienta
3. Seleccione una
herramienta para consultar
los empleados que han
tenido esa herramienta
Historial en el módulo de
Control
LECCION 4 - ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y USUARIOS
Lección 4
Administración de bases de
datos y usuarios
♦ Bases de datos
Alta de Bases de Datos
Acceso a una Base de Datos ya existente
♦ Seguridad en las Bases de Datos

Alta de Usuarios
Grupos de Permisos
Alta de Administradores
Bitácora de Transacciones
♦ Utilerías
Compactar y Revisar
Depuración de datos históricos
Respaldar y Restaurar
66 Lección 4 – Administración de bases de datos y usuarios
BASES DE DATOS
Al instalar el programa automáticamente se crea una base de datos llamada
Ejemplos con información precargada. Esta base de datos resulta de mucha
utilidad para la capacitación de usuarios que aún no conocen el manejo del
programa.
Para iniciar la implementación, deberá crear una base de datos nueva con todos
sus registros en blanco.
El programa permite crear varias bases de datos para el manejo de diferentes

almacenes de herramientas totalmente independientes.
Cada vez que entre al programa, aparece una ventana solicitando al usuario que
seleccione la base de datos que desea accesar. Seleccione una base de datos y
presione Aceptar.
Alta de Bases de Datos

La creación de una base de datos puede realizarse desde la pantalla de inicio del
programa utilizando el comando Agregar o ejecutando un programa independiente
denominado Administrador de Bases y Usuarios que se accesa desde la misma
carpeta de donde se accesa al programa Control de Herramientas.
Lección 4 – Administración de Bases de Datos y Usuarios 67
El Administrador de
Bases y Usuarios se
accesa desde la
carpeta MP software.
Por omisión, la base de datos que maneja el programa es del tipo Access 2000.
Desde el Administrador de Bases y Usuarios se podrán crear bases de datos del
tipo SQL Server.
La manera más simple de crear una base de datos nueva es desde la ventana de
inicio al programa Control de Herramientas en donde el programa pide que se
seleccione la base de datos de trabajo.

agregar una Base de
Datos nueva.
2. Marque esta
opción y presione
continuar.
3. Teclee el nombre de
la nueva base de
datos.
4 Se puede agregar una

descripción breve de la 5. Oprima aquí
base de datos para para finalizar el
explicar su contenido. proceso de
creación de una
nueva base de
datos.
La primera vez que accese a la nueva base de datos el programa le solicitará

definir los datos de la compañía.
La nueva base será del tipo Access 2000 y estará localizada en el subdirectorio
Archivos de programas -> Mpsoft -> BasesMDB. La extensión de las bases de
datos que maneja el programa Control de Herramientas son: h01 y .h02 .
El proceso para la creación de bases de datos desde el Administrador de Bases y

Usuario es muy parecido al proceso anteriormente descrito, con la diferencia de
que desde el Administrador de Bases y Usuario es posible crear también bases
de datos SQL Server o utilizar ODBC para accesar a SQL Server. La creación de
bases de datos SQL Server está contemplada para usuarios con conocimientos en
este tipo de servidores, por lo que profundizar en el tema está fuera de los
alcances de este manual. Usuarios que no manejen un servidor SQL, deberán
simplemente seleccionar el tipo de base de datos Access 2000.
Acceso a una base de datos ya existente

Al momento de crear una base de datos nueva, automáticamente se crea el acceso
a dicha base de datos. Cuando entramos al programa y seleccionamos la base de
datos con la que deseamos trabajar, en realidad estamos seleccionando el acceso
a la base de datos.
En ocasiones, la base de datos que deseamos accesar se encuentra localizada en

alguna otra computadora conectada a la red, por lo que será necesario crear
primero el acceso a esa base de datos para poder trabajar con ella. Así, un usuario
podrá accesar desde una computadora la base de datos creada en otra
computadora. Más adelante en esta lección veremos todo lo relativo a la seguridad
para restringir el acceso a las bases de datos.
El acceso a bases de datos ubicadas en otras computadoras de la red, se refiere a

bases de datos creadas con las utilerías proporcionadas por el programa Control
de Herramientas y no será a cualquier base de datos. La extensión de las bases de
datos que maneja el programa Control de Herramientas es .h01, por lo que sólo se
podrá hacer el acceso a una base de datos con esta extensión.
Al igual que en la creación de una base de datos, la creación de accesos puede

llevarse a cabo desde la pantalla de inicio del programa donde el usuario
selecciona la base de datos de trabajo o ejecutando el Administrador de Bases y
Usuarios.
1. Presione
Agregar.
2. Ahora marque esta

opción para crear el
acceso a una base de
datos existente.
Si desea conectarse a una base de datos SQL Server, deberá crear el acceso
utilizando el programa Administración de Bases y Usuarios.
3. Oprima aquí para localizar

la ubicación de la base de
datos que se desea accesar.
Recuerde que el acceso será
sólo a bases de datos que
contengan la extensión .h01,
previamente creadas con el
programa Control de
Herramientas .
Una vez creada la conexión, ésta queda grabada y podrá entrar en lo sucesivo a la
base de datos, simplemente seleccionándola en la ventana de selección de bases
de datos.
En cualquier momento podrá también eliminar o renombrar el acceso a una base

de datos. Es importante mencionar que al eliminar el acceso, no se borra la base
de datos, simplemente se borra el acceso a ella. En cualquier momento usted
podrá volver a crear un nuevo acceso a la base de datos.
Seleccione Opciones para

agregar, renombrar, eliminar
o consultar un acceso.
SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS

El programa Control de Herramientas cuenta con un sistema muy completo de
seguridad para las bases de datos, permitiendo restringir el acceso a una base de
datos y definir diferentes niveles de acceso para cada usuario. Sólo los usuarios
con permiso para entrar a una base de datos podrán hacerlo y sólo podrán
ejecutar aquellas funciones del programa para las cuales hayan sido autorizados.
Los usuarios se dan de alta en el Administrador de Bases y Usuarios y al

momento de darlos de alta, se establecen los permisos para las funciones que
podrán ejecutar.
El programa Administrador de Bases y Usuarios a su vez, también podrá

protegerse registrando a las personas que tendrán acceso a él. Así, ninguna
persona ajena podrá entrar a este programa y modificar los permisos otorgados a
los usuarios del programa Control de Herramientas. Las personas que tienen
acceso al Administrador de Bases y Usuarios se denominan Administradores.
El Administrador de
Bases y Usuarios se
accesa desde la
carpeta MPsoftware
Alta de Usuarios
Mientras no se registren usuarios para una base de datos, cualquier persona podrá
entrar al programa Control de Herramientas y accesar la base de datos. Una vez
que se hayan registrado uno o más usuarios, sólo éstos tendrán acceso a la base
de datos previa identificación con una clave confidencial de acceso o contraseña.
Al ejecutar el Administrador de Bases y Usuarios aparece una ventana solicitando

que se seleccione una base de datos. Los usuarios que se den de alta, serán los
usuarios que tendrán acceso a dicha base de datos.
1. Presione aquí
4. También se puede
utilizar este icono de la
para accesar el menú de
Usuarios
3. Seleccione la
opción Usuarios
5. Presione aquí para cambiar a

otra base de datos y registrar
los usuarios de la base de datos
correspondiente.
Administradores y
Usuarios
Al dar de alta un usuario, se indica el nombre del usuario y se registra una clave de
acceso o contraseña. El programa incluye una utilería que permite al usuario
recordar su contraseña si llegara a olvidarla, dejando escrita una pregunta cuya
respuesta sólo él conozca. Al responder correctamente la pregunta, la utilería
indicará al usuario cual es su contraseña de acceso a la base de datos.
11. Presione aquí si

desea consultar los
permisos del usuario
seleccionado
7. Teclee el
nombre del 8. Teclee la
nuevo usuario contraseña y la
confirmación

dar de alta un nuevo
usuario
9. Seleccione el grupo
de acceso
10. Marque los permisos o

accesos a los que tendrá
derecho el usuario
Para cada módulo del Menú Principal, el programa presenta sus diferentes
opciones y una tabla para que el administrador marque las funciones que el
usuario podrá ejecutar en cada módulo. En el combo Grupo de Permisos,
seleccione Personalizados si desea restringir el acceso en forma personalizada, o
bien, seleccione Acceso Total para marcar todo y permitir que el usuario realice
todas las funciones.
Grupos de Permisos
Cuando un grupo de usuarios tendrá acceso a las mismas funciones del programa,
resulta conveniente crear Grupos de Acceso predeterminados. Así, cuando se
determinan los accesos de un usuario, simplemente se podrá seleccionar del
combo Grupo de Permisos alguna de las configuraciones pregrabadas, evitando
el trabajo de volver a marcar con cada usuario cada una de las opciones a las que
tendrá acceso.
2. También se puede
utilizar este icono de la
barra de Herramientas
para accesar el
comando Grupo de
Permisos
1. Seleccione la
opción
Administradores y
Usuarios

consultar los permisos
asignados al Grupo
seleccionado.
3. Presione aquí para dar de alta
un nuevo Grupo de Permisos.
6. El usuario puede
agregar una breve
descripción con
relación al grupo de
5. Teclee el nombre permisos que desea
que desea utilizar crear
para el nuevo grupo
de permisos.
7. Marque los permisos o

accesos que serán asignados
al nuevo grupo de permisos
Alta de Administradores
Todo el esquema de seguridad mencionado anteriormente no se encontraría
completo si no se define primero la seguridad para el acceso al programa
Administrador de Bases Datos y Usuarios. Es decir, es necesario primero
registrar a las personas encargadas y autorizadas para estructurar el esquema de
seguridad para las bases de datos, quienes serán también los únicos autorizados
para realizar cambios a dicha estructura e incluso, como se verá más adelante en
ésta misma lección, los únicos autorizados para ejecutar algunas utilerías ligadas
directamente con el mantenimiento y la conservación de las Bases de Datos.
Las personas que tienen acceso al Administrador de Bases y Usuarios se

denominan Administradores.

registrar a los
Administradores de la
Base de Datos y
Usuarios
2. Oprima aquí
para dar de alta a
un nuevo
administrador
3. Teclee el
nombre y la
contraseña del
nuevo
Administrador

cambiar a otra base
de datos.
Una vez que se ha dado de alta a uno o más Administradores, el acceso al

programa de Administrador de Bases y Usuarios queda restringido única y
exclusivamente para los administradores registrados en cada una de las bases de
datos, por lo que solo ellos podrán realizar alguna modificación en lo que a
usuarios y utilerías para las mismas se refiere. Los Administradores quedan
registrados en la Base de Datos, por lo que aún cuando el programa Control de
Herramientas fuera desinstalado y vuelto a instalar, el acceso al programa de
Administración queda restringido para los administradores de cada una de las
bases de datos creadas con anterioridad. Mientras no se establezca un
administrador, cualquier persona podrá entrar al Administrador de Bases y
Usuarios.
Bitácora de Transacciones
La Bitácora de Transacciones permite grabar en un archivo todas y cada uno de las
operaciones que se realizan en el programa Control de Herramientas con relación
a una base de datos. Esta opción permitirá consultar el día, la hora, la transacción y
el nombre del usuario que realizó la transacción proceso.
Para que se guarden todas las transacciones, el administrador deberá marcar en la

sección Parámetros de la Base de Datos la opción “Guardar Transacciones por
Usuario”.
¡Nota importante!
Al marcar esta opción, el sistema trabajará un poco más lento de lo normal.
1. En la opción Archivos de la
definir parámetros de Base de
Datos para marcar la opción.
2. Marque ésta opción si

desea que se guarden las
transacciones que
ejecuten los usuarios del
pPrograma Control de
Herramientas . 3. Seleccione si quiere que el
programa les emita avisos
para respaldar, de acuerdo al
periodo establecido.
El proceso anterior es por base de datos, así que si desea que se guarden las
transacciones de todas sus bases de datos, deberá repetir el proceso para cada
base de datos.
1. Presione aquí
para consultar la
Bitácora de
Transacciones
3. Presione aquí para 2. Además de mostrar la fecha,

cambiar a otra base de hora y nombre del usuario, la
datos. bitácora de transacciones muestra
el módulo y el proceso ejecutado
por el usuario.
UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS
Compactar y Revisar la base de datos

Esta utilería se utiliza para compactar la Base de Datos, eliminando los registros
que ya no se utilizan, lo que permite reducir el tamaño de la misma. Además, esta
utilería efectúa una verificación de la integridad de la información. Este proceso
puede tardar varios minutos dependiendo del tamaño de la Base de Datos. El
administrador puede compactar la Base de Datos en el momento que lo desee
utilizando el icono correspondiente en la Barra de Herramientas.
2. En la ventana se 1. Oprima aquí para

presenta la ubicación de compactar la Base de
la base de datos a datos
compactar
3. Oprima aquí
para iniciar la
compactación

cambiar a otra base de
datos.
Depuración de Datos Históricos

En algunas ocasiones el programa puede volverse un poco lento sobre todo al
desplegar información en la pantalla, como consecuencia del crecimiento excesivo
de la base de datos. Es por ello que ocasionalmente resulta conveniente eliminar
información histórica que ya no se esté utilizando. La utilería para la Depuración
Histórica se utiliza precisamente para eliminar de la computadora aquella
información histórica relacionada con los Movimientos al Almacén, Resguardos y
Transacciones realizadas por los usuarios. Con esto también se consigue eliminar
información que puede ocupar espacio en el Disco Duro de la computadora.

accesar a la utilería de
Depuración Histórica
2. Seleccione la
fechas hasta cuando se
llevará a cabo la
3. Presione aquí para depuración de la
cambiar a otra base de información
datos.
Si no quisiera deshacerse de esa información histórica en forma definitiva, usted

podría sacar un respaldo de la base de datos antes de hacer la depuración.
Respaldar y Restaurar la Base de Datos

El programa Control de Herramientas cuenta con una utilería para el respaldo de la
información contenida en una base de datos. El usuario podrá respaldar su
información en el momento que lo desee accesando el Administrador de Bases y
Usuarios, o bien, podrá configurar el sistema para que cada determinado número
de días recuerde al usuario que no ha respaldado su información al entrar al
programa y accesar la base de datos.
El programa preguntará si desea respaldar en ese momento. La frecuencia con que

deba aparecer este mensaje al iniciar una sesión en el programa Control de
Herramientas, se establece desde el Administrador de Bases y Usuarios. El
usuario podrá optar también por desmarcar esta opción para que no aparezca este
mensaje. Como se mencionó anteriormente, desde el Administrador de Bases y
Usuarios también se podrán llevar a cabo los respaldos.
1. En la opción Archivos de la
Parámetros de Base de Datos
para indicar la frecuencia en días
del recordatorio de respaldo.
3. Especifique la frecuencia en días

con la que el programa le recordará
respaldar la base de datos
2. Marque esta opción

para que el programa
sugiera respaldar la
información
Una recomendación importante es la conveniencia de utilizar diferentes nombres o

números para identificar los respaldos, con la finalidad de facilitar su recuperación
(restauración) cuando se considere necesario.

efectuar un respaldo de la
Base de Datos

continuar el respaldo de
la base de datos.
3.Seleccione el
nombre del
respaldo de la
base de datos
4.Seleccione la ubicación donde

desea guardar el respaldo, o
utilice la ubicación que el
programa da por omisión
Los respaldos son generados utilizando el programa de compactación llamado

WINZIP, por lo que los archivos generados tendrán la extensión zip ( *.zip).
Para restaurar la información guardada en un respaldo es necesario utilizar también

el Administrador de Bases y Usuarios. Recuerde que una vez establecida la
seguridad en Administrador de Bases y Usuarios, solamente el administrador del
programa podrá llevar a cabo la restauración de la información. Si aún no ha sido
establecida la seguridad en este programa, cualquier persona podrá ejecutar el
Administrador de Bases y Usuarios y por consiguiente llevar a cabo la
restauración de las Bases de Datos.
1. Oprima aquí
para restaurar la
información de un
respaldo
2. Elija la ubicación
(directorio) donde se
encuentra localizado
el respaldo
3. Seleccione el
respaldo que
desea restaurar
4. Elija la ubicación (directorio)

donde se llevará a cabo la
restauración y presione finalizar

Manual Herra 1

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ING. HUGO DANIEL FOPPOLI

PRECISION DATA, C.A.

LECCION 1 - ACERCA DEL ENTORNO ............................................................. 1

Bitácora de Transacciones ......................................................................................... 77

♦ ¿Qué hay en la pantalla?

Para iniciar el programa

Para mayor información sobre la instalación del programa consulte el MANUAL DE

Selección de la Base de Datos

El programa incluye una base de datos de Ejemplos que recomendamos utilizar

Sin embargo, para facilitar el aprendizaje del programa recomendamos utilizar la

3. Presionando este botón

Una vez seleccionada la base de datos, se entra a la pantalla principal del

Si la base de datos está protegida el programa desplegará una pantalla mostrando

¿QUE HAY EN LA PANTALLA?

Barra de Estado Barra de

Catálogos Es el módulo donde el usuario registra en el catálogo todas sus

Control Es el módulo donde se llevan a cabo todas las operaciones del

El acceso a cada uno de estos dos módulos se efectúa seleccionando con el

Al seleccionar un módulo el programa despliega las opciones disponibles dentro

Hasta el momento en que el usuario selecciona una opción de un módulo del

Los comandos pueden estar desactivados cuando su empleo no procede. Esto

Desde la Barra de Menú el usuario puede configurar el programa y quitar por

Al quitar el Menú Principal el acceso a los diferentes módulos y sus opciones

Los comandos contenidos en la Barra de Menú también pueden ser activados

Nota. La Barra de Herramientas se activa hasta el momento en que el usuario

Cuando el usuario posiciona el apuntador del “mouse” sobre una herramienta,

A lo largo de este manual se explican a detalle cada uno de los comandos

Agregar Agrega un registro nuevo a la lista

Modificar Permite modificar los datos de un

Consultar Permite consultar la información del

Para quitar esta barra y agrandar un poco el espacio de la ventana de información,

Salir del Programa

Generalmente resulta más claro y didáctico explicar un proceso mostrando

¿Cómo correr el curso en videos?

Para correr el curso en videos desde el programa Control de Herramientas,

Al correr el curso en videos desde el programa es posible pasar del programa al

Para correr el curso en videos desde el administrador de programas, presione el

Seleccione Curso en video

Operando el curso en videos

1. Posicione el cursor del

2. Presione alguno de los

Al correr un video, aparecen una secuencia de escenas con mensajes explicativos

Barra de Cerrar y terminar

4. Presione aquí para

Al registrar una herramienta, el usuario captura los siguientes campos:

[1] Clave de la herramienta *

El campo [1] Clave de la herramienta. Permite registrar la clave, código o número

El campo [2] Descripción. Permite registrar el nombre de la herramienta y alguna

El campo [3] Unidad. Se utiliza para indicar la presentación de la herramienta, (ej.

El campo [4] Clasificación. Permite registrar agrupaciones o familias de

El campo [5] Especificaciones es un campo memo en donde el usuario puede

El recuadro [6] Imagen asociada permite asociar una imagen a la herramienta

Controlar herramienta por número de serie

2. Si desea consultar los

3. El programa desplegará los

La ventana del combo de selección se abre presionando una tecla o con el

Al momento que el usuario comienza a teclear una descripción, se abre la ventana

Si el concepto que se desea registrar no se encuentra en la ventana del combo, el

No obstante, el usuario puede agregar también conceptos a los Catálogos

En este caso la tecla <F2> se encuentra definida por omisión. En algunas

Como recordatorio y dependiendo del tipo de campo que se esté editando, en la