PL FT 34

Código: PL-FT-34
PROTOCOLO PARA EL Versión: 01

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN Rige a partir de su
publicación en el SIG
PROTOCOLO PARA EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN

ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL – MEN Y ENTIDAD XXXX
El objeto de este Protocolo es especificar las características técnicas y mínimos

semánticos de la información que será compartida entre las partes, los parámetros, las
especificaciones, las variables, los mecanismos que se usarán para el intercambio,
condiciones técnicas y las consideraciones adicionales sobre seguridad, la protección de
datos personales y los acuerdos de niveles de servicio que se tendrán en cuenta durante
el proceso de intercambio.
ACUERDOS DE LAS PARTES
A fin de garantizar el proceso de intercambio e interoperabilidad, las partes acuerdan que,

en el desarrollo de sus atribuciones misionales derivadas de sus normas de creación,
compartirán información de las fuentes de información, en los tiempos y bajo los
mecanismos que se describen a continuación:
1. MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL- MEN
Previo análisis sobre la utilidad y viabilidad para el ejercicio misional del MINISTERIO DE
EDUCACIÓN NACIONAL, así como como la validez para el proceso de intercambio, el
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL compartirá información la cual corresponderá a la
siguiente estructura en materia de fuentes, periodicidad y mecanismos de entrega:
1.1. Fuentes de Información:
Nombre
No. de la Descripción Observaciones
Fuente
1 Nombre EJEMPLO: “El Sistema Integrado EJEMPLO: El formato de los archivos
de la de Matrícula es un sistema de será compartido a través de servicio
fuente gestión de la matrícula de los Web Service provisto por el MEN y
obedecerá a la consulta de
(ejemplo alumnos de los establecimientos
estudiantes:
SIMAT) educativos oficiales y no oficiales Numero de documento, Nombres,
de prescolar, básica y media, Apellidos
que registra la información niño
a niño, desde su inscripción
Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
www.mineducacion.gov.co
Código: PL-FT-34
Nombre
No. de la Descripción Observaciones
Fuente
como alumno nuevo en el
sistema educativo, hasta su
Las variables para consultar son las
traslado, salida o graduación; es
variables de matrícula de estudiante.
decir permite seguir la Se anexa el diccionario de datos con
trayectoria del estudiante a lo las variables marcadas a consultar y
largo del sistema educativo e que se entregarán en formato JSON
incluye información de las del registro consultado a través del
características socioeconómicas servicio Web
y académicas de los
estudiantes.”2
EJEMPLO: El formato de los archivos
será compartido a través de servicio
Web Service provisto por el MEN y
obedecerá a la consulta de XXXX:
EJEMPLO: “El Sistema XXXXXX Numero de documento, Nombres,
es un sistema de gestión Apellidos
Nombre
XXXXXX que registra la
2 de la
información XXXXXX; XXXXX e
fuente 2 Las variables para consultar son las
incluye información de las variables de XXXX.
características XXXXXX.” Se anexa el diccionario de datos con
las variables marcadas a consultar y
que se entregarán en formato JSON
del registro consultado a través del
servicio Web
1.2. Diccionario de Datos
El diccionario de datos es un formato estandarizado que describe todos los campos,

valores y longitudes de una fuente de información, con el objetivo de interpretar de forma
adecuada la misma y facilitar su uso. Para cada fuente de información a intercambiar el
Ministerio de Educación Nacional elaborará el diccionario de datos el cual se anexará a
este Protocolo y tendrá la estructura que se muestra a continuación.
Estructura del diccionario de datos:

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
FICHA TÉCNICA PARA LA RECEPCION DE DATOS

Variable
Descripción
Campo Tipo Dato Longitud Descripción Valores sensible o
de Valores
reservada
Indica la La
máxima marcación
cadena de en este
caracteres La campo
que puede descripción indica que
contener un cada uno los datos
Define campo. de los son
El formato Usualmente Valores valores sensible
de los se usa para Descripción predefinid indicando acorde
Nombre del
valores que campos clara sobre os que el con la Ley
campo de la
trae el texto. En el el campo. acepta el significado 1581 de
base de
campo. El caso de Ejemplo: campo. detallado 2012 y
datos o
tipo dato campos contiene el Ejemplo: del mismo. por tanto
columna del
puede ser fecha se nombre del Tipo la entidad
archivo
fecha, dispondrá departamen document Ejemplo: debe
ejemplo:
número, DD/MM/AA to del o--> Valor: garantizar
Departamen
texto, AA territorio valores-- CC-- la
to.
alfanuméric En los nacional. > CC, TI, >Descripci seguridad
o, booleano numéricos NR… ón de la
entre otros. se debe Valores--> informaci
especificar Cédula de ón y no
si ciudadanía compartirl
contienen . a con
decimales otras
o si son entidades
enteros
Anexos:
Diccionario de la fuente de información: XXXXX, y XXX, con variables marcadas para
consulta por Web Service y/o entrega de las bases de datos en archivo plano.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
1.3. Periodicidad de la información
Periodicidad
Cuatrimestral
Por demanda
Semestral
Mensual
Anual
Nombre de la
No. Observación
Fuente
Ejemplo acceso a través del Web Service: Se

X realizará consulta a través de Web Service al
sistema XXXX acorde con los requerimientos
1 Fuente 1 xxxx, para lo cual se asignará un usuario y
clave de acceso, que será administrada por la
ENTIDAD acorde con los protocoles de
seguridad de la información
Ejemplo entrega de base de datos: El corte de
X información es de xxxx de cada año (t), la
base será dispuesta en xxx del siguiente año
2 Fuente 2 (t+1), en el mes siguiente a la obtención de la
base definitiva y se incluyen los resultados del
proceso de auditoría realizado en el año t.
Definitiva: Segundo semestre año t+1
1.4. Información (variables) para consultar mediante acceso a servicios

web
CONSUMIDOR PROVEEDOR
SERVICIO DE FUENTE DE
DE LA INFORMACIÓN DE LA
INFORMACIÓN INFORMACIÓN
Ejemplo: Anexo Entidad el Sistema SIMAT MEN
5A Matrícula Integrado de
Oficial Matrícula es un
sistema de gestión
de la matrícula de
los alumnos de los
establecimientos

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
educativos
oficiales y no
oficiales de
prescolar, básica y
media, que
registra la
información niño a
niño, desde su
inscripción como
alumno nuevo en
el sistema
educativo, hasta
su traslado, salida
o graduación; es
decir permite
seguir la
trayectoria del
estudiante a lo
largo del sistema
educativo e
incluye
información de las
características
socioeconómicas y
académicas de los
estudiantes.
DATOS DE ENTRADA
VARIABLE DESCRIPCIÓN
Datos De Consulta
Identificación Número De Identificación Del NNA
Tipo Identificación Tipo de identificación del NNA
Por Nombre Y Apellidos Nombre1

Nombre2
Apellido1
Apellido2
Fecha Nacimiento
DATOS DE SALIDA

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
Información de Identificación del Alumno

INFORMACIÓN DE MATRÍCULA DEL ALUMNO
Ejemplo: Grado Pre-Jardín
Jardín I O A O Kinder
Transición o Grado 0
Primero
Segundo
Tercero
Cuarto
Quinto
Sexto
Séptimo
Octavo
Noveno
Décimo
Once
Doce - Normal Superior
Trece - Normal Superior
Ciclo 1 Adultos
Ciclo 2 Adultos
Ciclo 4 Adultos
Ciclo 5 Adultos
Ciclo 6 Adultos
Aceleración Del Aprendizaje
Establecimiento Código DANE, del establecimiento y la sede educativa
educativo / sede educativa
Nombre del
establecimiento
Código DANE
Departamento
Nombre Departamento
Código DANE Municipio
Nombre Municipio
Código DANE_Secretaría
Nombre Secretaría
Código_caracter 1
2

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
0
Nombre_caracter ACADEMICO
TÉCNICO
NO APLICA
Código_especialidad 05 ACADEMICO
06 INDUSTRIAL
08 COMERCIAL
09 PEDAGOGICO
10 AGROPECUARIO
16 PROMOCION SOCIAL
07 OTRO
00 NO APLICA
Nombre_especialidad 05 ACADEMICO
06 INDUSTRIAL
08 COMERCIAL
09 PEDAGOGICO
10 AGROPECUARIO
16 PROMOCION SOCIAL
07 OTRO
00 NO APLICA
1.5. Información (variables) para entregar mediante transferencia de

archivos
Ejemplo: Anexo Entidad Sistema integrado SIMAT MEN
6A Matrícula No de matrícula, se
Oficial realiza consolidado
de las bases de
datos de los
anexos 6a (oficial)
y 5a (no oficial),
con base en los
cuales se genera
un archivo
consolidado de
matrícula que
recoge la totalidad
de alumnos
atendidos en el

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
sistema educativo,
a fin de identificar
el tiempo de
atención de cada
estudiante
matriculado en
una entidad
territorial
certificada etc), y
las novedades de
cada estudiante
(traslados,
deserción, retiros).
DATOS DE ENTRADA
DATOS DE CONSULTA
Identificación Número de identificación del NNA
Por nombre y apellidos Nombre1

Nombre2
Apellido1
Apellido2
Fecha Nacimiento
DATOS DE SALIDA

Ejemplo: Grado Pre-jardín
Jardín I o a o kinder
Transición o grado 0
Primero
Segundo
Tercero
Cuarto
Quinto
Sexto
Séptimo
Octavo

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
Noveno
Décimo
Once
Doce - normal superior
Trece - normal superior
Ciclo 1 adultos
Ciclo 2 adultos
Ciclo 3 adultos
Ciclo 4 adultos
Ciclo 5 adultos
Ciclo 6 adultos
Aceleración del aprendizaje
Establecimiento Código DANE, del establecimiento y la sede educativa
educativo / sede educativa
Nombre del
establecimiento
Código DANE
Departamento
Nombre Departamento
Código DANE Municipio
Nombre Municipio
Código DANE Secretaría
Nombre Secretaría
Código carácter 1
2
0
Nombre carácter ACADÉMICO
TÉCNICO
NO APLICA
Código especialidad 05 ACADÉMICO
06 INDUSTRIAL
08 COMERCIAL
09 PEDAGÓGICO
10 AGROPECUARIO
16 PROMOCIÓN SOCIAL
07 OTRO
00 NO APLICA

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
Nombre especialidad 05 ACADÉMICO

06 INDUSTRIAL
08 COMERCIAL
09 PEDAGÓGICO
10 AGROPECUARIO
16 PROMOCIÓN SOCIAL
07 OTRO
00 NO APLICA
1.6. Colaborador Designado
El colaborador designado es la persona delegada por el MINISTERIO DE EDUCACIÓN

NACIONAL, para ejecutar y realizar acompañamiento a las acciones de intercambio y por
tanto debe: (i) disponer los cortes de información acordados en el presente Protocolo; (ii)
generar las alertas oportunamente cuando las fuentes de información o herramientas
presenten alguna modificación o no se puedan disponer en los tiempos pactados; (iii)
canalizar todas las solicitudes de información requeridas por la entidad que no hayan sido
relacionadas en este Protocolo, a través de los canales de comunicación establecidos para
tal fin; y (iv) gestionar al interior del MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL las acciones
necesarias a fin de garantizar la efectividad de los procesos de intercambio de información
e interoperabilidad.
Datos de contacto del colaborador designado por el MEN
Nombre y apellido: XXXXXX

Numero de documento xxx
de identidad:
Cargo:
Dependencia Oficina Asesora de Planeación y Finanzas
Correo electrónico xxxx@mineducacion.gov.co
Tipo de vinculación
laboral:
Nombre del jefe XXXX XXXXXXXX XXXXXX
inmediato:
Número de documento
de identidad
Teléfono: 2222800 extensión 1509
Correo electrónico xxxx@mineducacion.gov.co

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
1.7. Cambio de colaborador designado
Cuando el colaborador designado se desvincule del MINISTERIO DE EDUCACIÓN

NACIONAL o su jefe inmediato determine que no seguirá ejerciendo este rol, se debe
remitir un oficio a la ENTIDAD indicando el cambio y relacionando los datos del nuevo
colaborar designado, contenidos en la tabla del numeral anterior. Este oficio deberá ser
firmado por el mismo funcionario (o quien haga sus veces), que firme este Protocolo de
Intercambio.
2. ENTIDAD CON LA QUE SE HACE EL INTERCAMBIO
Previo análisis sobre la utilidad y viabilidad para el ejercicio misional de la ENTIDAD, así
como como la validez para el proceso de intercambio, la ENTIDAD compartirá información
al Ministerio de Educación Nacional, la cual corresponderá a la siguiente estructura en
materia de fuentes, periodicidad y mecanismos de entrega:
2.1. Fuentes de información:
No Nombre de la Observaciones
Descripción
. Fuente
El formato del nombre de los archivos
compartidos a través de la carpeta FTP o
Sharepoint con acceso por medio
contraseña obedecerá a la siguiente
Descripción de la
estructura:
fuente de
1 FUENTE 1 Fecha de corte / definitiva _ Identificación
información a
de la Base.
compartir
Variables Principales de la Fuente:

Datos de identificación del establecimiento
2 FUENTE 2 Descripción de la El formato del nombre de los archivos

fuente de compartidos a través de la carpeta FTP o
información a Sharepoint con acceso por medio
compartir contraseña obedecerá a la siguiente

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
estructura:
Fecha de corte / definitiva _ Identificación
de la Base.
Variables Principales de la Fuente:

Datos de identificación del establecimiento
2.2. Diccionario de Datos
El diccionario de datos es un formato estandarizado que describe todos los campos,

valores y longitudes de una fuente de información, con el objetivo de interpretar de forma
adecuada la misma y facilitar su uso. Para cada fuente de información a intercambiar la
ENTIDAD elaborará el diccionario de datos el cual se anexará a este Protocolo y tendrá la
estructura que se muestra a continuación:
Estructura del diccionario de datos (ver anexos).
Descripción Opciones de
Campo Histología Tipo Dato Longitud Valores Reserva
del campo respuesta
Nombre Define en Define Indica la Descripció Valores La
del campo el periodo El máxima n clara predefi descripciónIndica si la
de la base de tiempo formato cadena sobre el nidos cada uno variable
de datos o de las de los de campo. que de los
debe
columna pruebas si valores caracter Ejemplo: acepta valores suprimirse
del este que trae es que contiene el el indicando en
archivo campo el campo. puede nombre campo. el procesos
ejemplo: está El tipo contene del Ejempl significadode
Departam presente dato r un departame o: Tipo detallado desidentifi
ento. en una puede ser campo. nto del docum del mismo. cación
aplicación fecha, Usualme territorio ento cuando se
número, nte se nacional. valores Ejemplo: comparte
texto, usa para  CC, Valor: con un
alfanumé campos TI, CCDescri tercero
rico, texto. NR… pción para fines
booleano En el Valores de
entre caso de Cédula de investigaci
otros. campos ciudadanía ón
fecha se . académica
dispondr .

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
Descripción Opciones de
Campo Histología Tipo Dato Longitud Valores Reserva
del campo respuesta
á
DD/MM/
AAAA
En los
numéric
os se
debe
especific
ar si
contiene
n
decimal
es o si
son
enteros
Anexos:
Diccionario de la fuente de información: XXXXX, y XXX, con variables marcadas para
consulta por Web Service y/o entrega de las bases de datos en archivo plano.
2.3. Periodicidad de la información
Periodicidad
Cuatrimestral
Por demanda
Semestral
Mensual
Nombre de la
Anual
No. Observación
Fuente
Ejemplo acceso a través del Web Service: Se

X realizará consulta a través de Web Service al
sistema XXXX acorde con los requerimientos
1 Fuente 1 xxxx, para lo cual se asignará un usuario y
clave de acceso, que será administrada por la
ENTIDAD acorde con los protocoles de
seguridad de la información
2 Fuente 2 Ejemplo entrega de base de datos: El corte de

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
X información es de xxxx de cada año (t), la

base será dispuesta en xxx del siguiente año
(t+1), en el mes siguiente a la obtención de la
base definitiva y se incluyen los resultados del
proceso de auditoría realizado en el año t.
Definitiva: Segundo semestre año t+1
2.4. Información (variables) para consultar mediante acceso a servicios

web
sistema de
gestión de la
matrícula de los
alumnos de los
establecimientos
educativos
oficiales y no
oficiales de
prescolar, básica
y media, que
registra la
información niño
a niño, desde su
inscripción como
alumno nuevo en
el sistema
educativo, hasta
su traslado, salida
o graduación; es
decir permite
seguir la
trayectoria del
estudiante a lo
largo del sistema
educativo e
incluye

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
información de las
características
socioeconómicas y
académicas de los
estudiantes.
DATOS DE ENTRADA
Datos De Consulta

Nombre2
Apellido1
Apellido2
Fecha Nacimiento
DATOS DE SALIDA

Grado Pre-Jardín
Primero
Segundo
Tercero
Cuarto
Quinto
Sexto
Séptimo
Octavo
Noveno
Décimo
Once
Ciclo 1 Adultos
Ciclo 2 Adultos

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
Ciclo 4 Adultos
Ciclo 5 Adultos
Ciclo 6 Adultos
Establecimiento educativo / Código DANE, del establecimiento y la sede educativa
sede educativa
2.5. Información (variables) para intercambiar mediante transferencia

de archivos
sistema de
gestión de la
matrícula de los
alumnos de los
establecimientos
educativos
oficiales y no
oficiales de
prescolar, básica
y media, que
registra la
información niño
a niño, desde su
inscripción como
alumno nuevo en
el sistema
educativo, hasta
su traslado, salida
o graduación; es
decir permite
seguir la
trayectoria del
estudiante a lo
largo del sistema
educativo e
incluye

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
información de las
características
socioeconómicas y
académicas de los
estudiantes.
DATOS DE ENTRADA
Datos De Consulta

Nombre2
Apellido1
Apellido2
Fecha Nacimiento
DATOS DE SALIDA

Grado Pre-Jardín
Primero
Segundo
Tercero
Cuarto
Quinto
Sexto
Séptimo
Octavo
Noveno
Décimo
Once
Ciclo 1 Adultos
Ciclo 2 Adultos

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
Ciclo 4 Adultos
Ciclo 5 Adultos
Ciclo 6 Adultos
Establecimiento educativo / Código DANE, del establecimiento y la sede educativa
sede educativa
2.6. Colaborador Designado
El colaborador designado es la persona delegada por la ENTIDAD para ejecutar y realizar

acompañamiento en el marco de la ejecución del presente protocolo y por tanto debe: (i)
disponer los cortes de información acordados en el presente Protocolo; (ii) generar las
alertas oportunamente cuando las fuentes de información o herramientas presenten
alguna modificación o no se puedan disponer en los tiempos pactados; (iii) canalizar todas
las solicitudes de información requeridas por la entidad que no hayan sido relacionadas en
este Protocolo, a través de los canales de comunicación establecidos para tal fin; y (iv)
gestionar al interior de la ENTIDAD las acciones necesarias a fin de garantizar la
efectividad de los procesos de intercambio de información e interoperabilidad.
Datos de contacto del colaborador designado por la Entidad
Nombre y apellido: Digitar el nombre del contacto

Numero de documento Identificación del contacto
de identidad:
Cargo: Cargo del contacto
Dependencia Área donde trabaja el contacto
Correo electrónico Correo del contacto
Tipo de vinculación Tipo de vinculación del contacto
laboral:
Nombre del jefe Nombre del Jefe Inmediato del Contacto
inmediato:
Teléfono: Teléfono del contacto
Correo electrónico Correo del Jefe inmediato
2.7. Cambio de colaborador designado
Cuando el colaborador designado que se desvincule de la ENTIDAD o su jefe inmediato

determine que no seguirá ejerciendo este rol, se debe remitir un oficio al MINISTERIO DE

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
EDUCACIÓN NACIONAL indicando el cambio y relacionando los datos del nuevo colaborar
designado, contenidos en la tabla del numeral anterior. Este oficio deberá ser firmado por
el mismo funcionario (o quien haga sus veces), que firme este Protocolo de Intercambio.
3. GENERALIDADES
3.1. Especificaciones técnicas para el envío de archivos
Los datos que se intercambien por archivos planos a través del protocolo FTP deberán
contener las siguientes características:
a. Archivo plano con formato de texto (*.txt) o formato separado por comas (*.csv).
b. Nombre del archivo indicando de manera clara y precisa fuente de información,

fecha de y formato sin espacios y separado por guión bajo, tal y como se presenta
en el ejemplo (consulta_01ene2020.txt).
c. El corte de la información debe ser el último día del mes según la periodicidad de
generación o actualización del archivo.
3.2. Procedimiento para disposición de las fuentes de información
El MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y la ENTIDAD, para el intercambio de

información diferente al acceso a servicios de Web service, dispondrán las fuentes de
información teniendo en cuenta: i) certificar que las fuentes de información dispuestas
cumplen con los campos acordados en el numeral 1.1.1; ii) enviar, por cada fuente de
información dispuesta, los datos que se relacionan en la siguiente tabla; y iii) ser
comunicado por correo electrónico al enlace del MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL o
de la ENTIDAD según corresponda:
Nombre del programa

o sistema de
información
Nombre del archivo
Datos Generales
Tamaño BD: Año de vigencia de
la base de datos:

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
No. De registros: Fecha de envío:

Formato: Fecha de corte:
Medio de Recepción: Clave:
Hash: Compresión
3.3. Especificaciones técnicas para el intercambio de información por
servicio web
Cuando el intercambio se realice por acceso a web service, se debe alinear con la última
versión del Marco de Interoperabilidad de Gobierno digital publicado por el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTic), siguiendo la Metodología de
Implementación de Servicios Web sugerida dentro del marco del dominio técnico, usando
los componentes de seguridad de la plataforma X-ROAD; componentes de Seguridad de la
PDI; y servicios Web mediante el protocolo SOAP y tecnología REST.
3.4. Acuerdo del servicio y mensajería
La descripción del recurso o referencia se define mediante WADL (Web Application

Description Language) o el estándar OPENAPI o SWAGGER para REST y WSDL (Web
Service Description Language) para XML. Los desarrollos necesarios no deben involucrar
actividades diferentes a intercambiar información de acuerdo con la especificación del
servicio.
3.5. Esquema de datos y dominio semántico
El diseño y la generación de esquemas de datos del servicio deben estar enmarcados y

estandarizados según el Lenguaje Común de Intercambio de Información establecido por
MINTIC.
3.6. Esquema de autenticación
El esquema de autenticación se define como HTTP "Basic" acorde al documento técnico

RFC 7617 usando credenciales de identificación de usuario y contraseñas codificadas en
Base128 y transmisión cifrada sobre el protocolo http basado en la seguridad de textos
SSL/TLS conocido como https con la versión que se maneja en el MEN; estas credenciales
son provistas por el MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL.
3.7. Confidencialidad e integridad en el intercambio por servicios web

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
Los servicios expuestos por el MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y la ENTIDAD son

protegidos, publicados y cifrados basado en la seguridad de textos SSL/TLS conocido
como https. El acceso a la información en el servicio es limitado a los usuarios
autorizados. Los datos y la información se mantienen de manera exacta, completa,
homogénea, sólida y coherente en el servicio.
Los datos personales serán tratados por el MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y la

ENTIDAD de conformidad con los principios rectores y disposiciones normativas
contenidas en la Ley 1581 de 2012 reglamentado parcialmente por el decreto 1377 de
2013 y el Capítulo 25 del Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 y de la
sentencia C-748 de 2011, particularmente a:
• Salvaguardar la seguridad de la información suministrada y,

• Guardar la confidencialidad respecto del tratamiento de los datos sensibles
contenidos en el intercambio de información de acuerdo con lo exigido por la ley y sus
decretos reglamentarios.
Es responsabilidad del MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y la ENTIDAD asumir y

establecer los mecanismos a los que haya lugar para la protección y salvaguarda de la
información clasificada dentro de la cual se encuentran los datos sensibles sujetos a
tratamiento por parte del MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y la ENTIDAD
Aplicar los principios rectores y disposiciones contenidas en la Ley 1712 de 2014
reglamentado por el decreto 103 de 2015 y el Decreto 1081 de 2015 sus modificaciones y
adiciones (Libro 2, Parte 1, Título 1, Capítulo 2) cuando corresponda; normas que regulan
el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para su ejercicio y
garantía, y las excepciones a la publicidad de información, según corresponda.
Utilizar la información trasferida única y exclusivamente para el cumplimiento de este

Protocolo y para el desarrollo de las funciones administrativas asignadas legalmente al
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y la ENTIDAD, garantizando que los datos no
podrán ser utilizados para fines comerciales, de explotación económica, personales u otros
fines diferentes al citado y autorizado; esta acción perdurará aun cuando haya culminado
la vigencia del presente Protocolo.
El MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y la ENTIDAD no entregarán información

catalogada como clasificada o reservada a terceras partes, por tanto, el MINISTERIO DE
EDUCACIÓN NACIONAL y la ENTIDAD, ni su personal podrán revelar ninguna información

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
sin previo consentimiento por escrito del MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y la

ENTIDAD.
3.8. Conectividad entre las entidades
Las entidades podrán intercambiar información por servicios web de manera segura a
través de redes privadas virtuales de sitio a sitio (VPN Site to Site) o Plataforma de
interoperabilidad XORAD, siguiendo los protocolos de comunicaciones y parámetros de
configuración que permitan la conectividad entre las entidades.
3.9. Localización de los servicios
El MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL y la ENTIDAD indicarán por correo electrónico

la información relevante para la creación, modificación y/o eliminación de los acuerdos del
servicio y mensajería y aquellos que sean necesarios para el desarrollo, pruebas e
implementación de los servicios para los entornos de pruebas y producción.
3.10. Especificaciones adicionales para el intercambio y/o consulta de

información
Las partes en el marco de ejecución del protocolo utilizarán los datos suministrados a
través de envío de archivos planos, web service o cualquier otro medio técnico o enlace de
comunicación que para el momento se considere pertinente y que cumpla con los niveles
de seguridad requeridos. La información proporcionada a través de estos mecanismos se
dispondrá de manera controlada para los profesionales que intervienen en los procesos,
incluyendo mecanismos tecnológicos transitorios que con las demás sean considerados de
interés común, dentro de las disponibilidades de las partes y de las actividades para el
cumplimento efectivo del objeto del protocolo.
3.11. Canal de comunicación
A través de los correos electrónicos de los colaboradores designados se recibirán las

solicitudes de información que no se especifiquen en este Protocolo.
3.12. Vigencia
El presente Protocolo para el intercambio de información tendrá una vigencia de XX (xx)

años contados a partir del día de su firma, prorrogable mediante previa comunicación
suscrita por LAS PARTES.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Código: PL-FT-34
Cualquiera de LAS PARTES podrá rescindirlo mediante comunicación a la otra,

requiriéndose al menos dos (2) meses de anticipación en este supuesto..
En señal de aceptación, se firma el presente Protocolo en dos (2) ejemplares de igual

valor, en la ciudad de Bogotá, D.C., a los _____________ (___) días del mes de
__________ 201X.
_________________________________
________________________________
XXXX XXXXX XXXXX xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Jefe de la Oficina Asesora de planeación y Cargo
finanzas ENTIDAD
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
Elaboró: Elaboró:
Revisó: Revisó:

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953

PL FT 34

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PROTOCOLO PARA EL Versión: 01

PROTOCOLO PARA EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN

El objeto de este Protocolo es especificar las características técnicas y mínimos

ACUERDOS DE LAS PARTES

A fin de garantizar el proceso de intercambio e interoperabilidad, las partes acuerdan que,

1. MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL- MEN

1.1. Fuentes de Información:

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

1.2. Diccionario de Datos

El diccionario de datos es un formato estandarizado que describe todos los campos,

Estructura del diccionario de datos:

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

FICHA TÉCNICA PARA LA RECEPCION DE DATOS

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

1.3. Periodicidad de la información

Ejemplo acceso a través del Web Service: Se

1.4. Información (variables) para consultar mediante acceso a servicios

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

Identificación Número De Identificación Del NNA

Tipo Identificación Tipo de identificación del NNA

Por Nombre Y Apellidos Nombre1

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Información de Identificación del Alumno

Código DANE Municipio

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1.5. Información (variables) para entregar mediante transferencia de

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

Identificación Número de identificación del NNA

Tipo Identificación Tipo de identificación del NNA

Por nombre y apellidos Nombre1

INFORMACIÓN DE MATRÍCULA DEL ALUMNO

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Código DANE Municipio

Código DANE Secretaría

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

Nombre especialidad 05 ACADÉMICO

1.6. Colaborador Designado

El colaborador designado es la persona delegada por el MINISTERIO DE EDUCACIÓN

Datos de contacto del colaborador designado por el MEN

Nombre y apellido: XXXXXX

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1.7. Cambio de colaborador designado

Cuando el colaborador designado se desvincule del MINISTERIO DE EDUCACIÓN

2. ENTIDAD CON LA QUE SE HACE EL INTERCAMBIO

2.1. Fuentes de información:

Variables Principales de la Fuente:

2 FUENTE 2 Descripción de la El formato del nombre de los archivos

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

Variables Principales de la Fuente:

El diccionario de datos es un formato estandarizado que describe todos los campos,

Estructura del diccionario de datos (ver anexos).

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2.3. Periodicidad de la información

Ejemplo acceso a través del Web Service: Se

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

X información es de xxxx de cada año (t), la

2.4. Información (variables) para consultar mediante acceso a servicios

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

Identificación Número De Identificación Del NNA

Tipo Identificación Tipo de identificación del NNA

Por Nombre Y Apellidos Nombre1