Compras y almacén 1

UNIDAD 1, 2 y 3
Integrantes:
 Zavala Hernández Mitxi Jocselitl
 Tun Caamal Brenda del Rosario
 Cocom Coral José Francisco
 Moreno Suchité Yaritza Guadalupe

Ingeniería en administración
ÍNDICE GENERAL 2

UNIDAD 1……………………………………………………………………………..……………3

UNIDAD 2…………………………………………………………………….……………………28

UNIDAD 3……………………………………………………………………………………...110
UNIDAD I – GENERALIDADES SOBRE
3
LAS COMPRAS
 ÍNDICE

01.1.1 Generalidades……………………………………………………………………..5 4
02.1.2 Objetivos………………………………………………………………………………7

03.1.3 Compras nacionales……………………………………………………………..13

04.1.4 Compras internacionales……………………………………………………..19

05.1.5 Relación directa de compras con otras áreas……………………….22

Fuentes de información……………………………………………………………………26
01.1.1 Generalidades
5
Definición de compras 6
02.1.2 Objetivos
7
 Objetivo primordial de las compras: 8

• Para mantener una posición competitiva en el mercado y

obtener beneficios satisfactorios, hay que gestionar
materiales o productos al precio más bajo que permitan
las exigencias de calidad y servicio.
OBJETIVOS 9

Obtener los materiales adecuados en la

cantidad debida.

El momento preciso y al lugar correcto.

De la fuente correcta.

El servicio correcto al precio

conveniente.
En otras palabras… 10
Proceso de decisión de compras: 11
Proceso de compras: 12
Rechazos
y/o Pago
Requisición devoluciones

Control de
Cotización calidad

Orden de Recepción de
compra materiales
 13

03.1.3
COMPRAS
NACIONALES .
 ¿QUÉ SON LAS COMPRAS NACIONALES?
14
Son compras dentro de las fronteras de
un país.
 IMPORTANCIAS DE LAS COMPRAS
NACIONALES. 15

El comercio interno de un país.

Los productores locales.

Crecimiento económico del

país.

Compradores prefieren hacer

su compra a locales.
OBJETIVOS DE LAS COMPRAS NACIONALES.

16
Asegurar la continuidad del
abastecimiento.

El mantenimiento de los estándares de

calidad.

El ahorro económico.
 PROCEDIMIENTO DE LAS COMPRAS
NACIONALES.
Establecer los 17
proveedores Determinar el
potenciales. transporte que
será utilizado.

Realizar Elaborar la
cotizaciones. requisición u
Negociar la
orden de
calidad, la
compra.
cantidad y el
Elegir al costo.
proveedor
adecuado.
Establecer e
informar los
compromisos.
COMPRAS NACIONALES SECTOR PUBLICO Y
SECTOR PRIVADO.
18
SECTOR SECTOR
PUBLICO. PRIVADO.

Tiene relación directa Se realizan compras en

con el gobierno base a presupuestos
federal, estatal, anuales.
municipal, etc.
Cada empresa
realiza su
El dinero debe ser planeación de
gastado de gastos.
manera eficiente.
Los proveedores y
Se lanzan montos a pagar son
convocatorias para confidenciales.
elegir al proveedor.
 04.1.4 COMPRAS
19
INTERNACIONALES
 Compras
Internacionales

20
Son aquellas que se efectúan entre dos
o más países y se rigen por las leyes y
estatutos de los involucrados

Tratado de Libre
Comercio de Trámites, tarifas y Sistema de
Sistema de pago
América del Norte documentación transporte
(TLCAN) aduanal

Aranceles: trámite de
Acuerdo General
Secretaría de importación ante Los tramites se EJEMPLO: Marítimo terrestre
sobre Aranceles y
Hacienda y Crédito Aduana: propio realizan antes de Aceptación y aéreo
Comercio (GATT)
Público importador recibir los conocimiento del
artículos para embarque,
evitar sanciones Certificado de
origen, de peso,
Mayor a $ 2,000 de análisis, de
dólares: agente o inspección, de
agencia de póliza o de
aduana. seguro, Cartas de
crédito
Implicaciones en las compras internacionales 21

Comunicación

Tiempos de
entrega e
inventarios
Estándares de
calidad

Aspecto legal
22
 Indica que el depto. De
23
compras ha sido
Vicepresidente
reconocido como una
función de alta gerencia

Apoyo al proporcionar
Vicepresidente servicio a todas las áreas
administrativo funcionales de la
organización

Adquisición de artículos
Gerente de compras Encargado de producción concentrado en apoyar
el proceso de producción

Debido al impacto
inmediato en el flujo de
Gerente financiero efectivo y a la gran
cantidad de dinero que
cuesta el inventario

Debido a las
Jefe de ingeniería especificaciones y al
control de calidad
 24
Cantidad de material comprado y costos de los servicios externos

Naturaleza de los productos adquiridos

Condiciones del mercado

El talento disponible para asignación

Problemas y oportunidades existentes en el área de compras para

alcanzar objetivos organizacionales
 25
Planes realistas de las
Producción
necesidades

Ingeniería, presupuestos
Ingeniería o planeación, evaluar
materiales alternativos

Evaluar planes de
comercialización para
Mercadotecnia contar con el
abastecimiento
necesario
Compras
Papelería
general,
Contabilidad/Finanzas
Pagos a proveedores,
facturas mobiliario

Uniformes, mobiliario y
Recursos humanos equipo, herramientas de
trabajo

Gerencia general,
Otras áreas
calidad, sistemas,
Fuentes de información 26

• Leenders, M., Fearon, H., & Englad, W. (1992).

Administración de compras y materiales (Segunda ed.).
México: Compañia Editorial Continental.
• http://webquery.ujmd.edu.sv/siab/bvirtual/Fulltext/ADHS
0000770/C1.pdf
• http://moodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/ejec/AE/CI/A
M/03/Apuntes_admin_de_compras_y_abastecimientos.pdf
• https://cfsbusiness.files.wordpress.com/2012/03/compras-
un-enfoque-estratc3a9gico-leonel-cruz.pdf
 27
 Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México:
Compañía Editorial Continental.
 Del Rio, C.(2002). Adquisiciones y abastecimientos.
México: Thomson.
 Mercado, S. (1996). Compras, principios y aplicaciones.
México: Limusa.
 UNID. (s.f.). UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL
DESARROLLO . Obtenido de ADINISTRACVION DE
COMPRAS E INVENTARIOS :
moodle2.unid.edu.mx/.../ejec/AE/CI/S09/CI09_Lectur
a.pdf
UNIDAD II – ORGANIZACIÓN DEL
28
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
ÍNDICE

MARCO TEÓRICO

01.2.1 Concepto de organización……………………………………………………..33

29
02.2.2 Organización del departamento…………………………………………….38
03.2.3 Sistemas de compras……………………………………………………………..42
04.2.4 Políticas de compras……………………………………………………………….57
05.2.5 Planeación de compras……………………………………………………………66
06.2.6 Funciones del departamento de compras………………………………74

PROYECTO

1. Introducción…………………………………………….……………………………………83
2. Marco normativo……………………………………….………………………………….84
3. Justificación…………………………………………………………………………….... 85
4. Filosofía organizacional ……………………………………………………………….86
4.1 Misión…………………………………………………..……………………………………..87
4.2 Visión……………………………………………………………………………………………87
4.3 Objetivo…………………………………………………….………………………………..88
4.4 Valores……………………………………………………….………………………………..89
PROYECTO
5. Estructura organizacional……………….……………..…………………………………………90
5.1 Organigrama general ……………………………...……………………………….……………91
5.2 Descripción de funciones generales ……………….………………………………………92
5.2.1 Dirección general ……………………..…………………………...…………………………92
30
5.2.2 Mercadotecnia ……………………..…………………………………………..………………92
5.2.3 Finanzas……………………..…………………………………………………………..…………93
5.2.4 Recursos humanos ….…..…………………………………………………………………….94

6. Necesidad de crear un departamento de compras ……………………..……………95

6.1 Planeación del departamento de compras ……………………..……….……………95
6.1.1 Función ……………………..……………………………………………………………………….96
6.1.2 Proceso general ……………………..…………………………………………………………..97
6.1.3 Misión y Visión ……………………..…………………………………………………………….98
6.1.4 Objetivos ……………………..…………………………………………………………………….99
6.1.5 Políticas ……………………..………………………………………………………………………100
6.1.5.1 De producto ……………………..……………………………………………………………100
6.1.5.2 De proveedores ……………………..………………………………………………………101
6.1.5.3 De abastecimiento ……………………..………………………………………………….102
6.1.5.4 De capital humano ……………………..………………………………………………….103
6.1.5.5 De inventarios ……………………..…………………………………………………………104
6.1.5.6 De ahorro ……………………..………………………………………………………………..105
7. Organización del departamento de compras ……………………..………………………………………..…106
7.1 Organigrama del departamento de compras ……………………..…………………………………………107
7.2 Descripción de puestos ……………………..……………………………………………………………………….… 108

9. Referencias ……………………..……………………………………………………………………………………………….109
31
MARCO TEÓRICO 32
01.2.1 Concepto de
organización
33
 34
Concepto de organización
• "La palabra organización puede ser usada con dos significados diferentes:
• 1. Como organización, entidad o unidad social, en la cual las personas se
integran entre sí, para alcanzar objetivos específicos. En este sentido la
palabra organización denota cualquier emprendimiento humano,
planeado intencionalmente para lograr determinados objetivos.
• 2. Organización como función administrativa, es una parte del proceso
administrativo. En este sentido organización significa, acto de organizar,
estructurar e integrar los recursos y los órganos, encargados de su
administración y de establecer relaciones entre ellos y atribuciones de
cada uno de ellos
Según Chiavenato La palabra organización puede ser vista
de dos formas: 35
• En la cual las personas se integran entre sí, para
alcanzar objetivos específicos.
• En este sentido la palabra organización denota cualquier
Como entidad emprendimiento humano, planeado intencionalmente
o unidad social para lograr determinados objetivos.

• Es una parte del proceso administrativo.

• En este sentido organización significa, acto de organizar,
estructurar e integrar los recursos y los órganos,
Como función encargados de su administración y de establecer
administrativa relaciones entre ellos y atribuciones de cada uno de ellos
 36

• Según Guillermo Gómez es: “La estructuración técnica de las

relaciones que deben existir entre funciones, niveles y actividades
de los elementos humanos y materiales de un organismo social,
con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de planes y
objetivos señalados con anterioridad”.
Según Guillermo Gómez Organización es: 37
 02.2.2 Organización del
departamento de compras

38
 39
Objetivos del departamento de compras
• Los objetivos generales de la función de las compras es obtener
los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de
calidad), en la cantidad debida, para su envío en el momento
preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor
que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad),
prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la
venta) y al precio conveniente.
40
Las responsabilidades propias e inherentes al
departamento de Compras son, entre otras: 41

• Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias

primas, suministros y servicios necesarios a la empresa.
• Entrevistar a los proveedores o sus representantes, de ser posible estas
entrevistas se harán sólo con personal del Departamento.
• Efectuar visitas a las plantas e instalaciones de los proveedores.
• Cotizar los precios, puntos de entrega, transporte, etc.
• Escoger el proveedor que más convenga a los intereses de la compañía y
efectuar la adjudicación de pedido.
• Negociar los tratos necesarios en caso de rechazos y ajustes.
• Vender los desechos, sobrantes y artículos en desuso.
• Obrar de acuerdo con las políticas gubernamentales.
42
 SISTEMA DE COMPRAS
43
Las etapas indispensables en el procedimiento de compras son:

Reconocimiento de una necesidad.

Descripción de la necesidad.

Determinación y análisis de las posibles fuentes de abastecimiento.

Determinación del precio y de los términos.

Preparación y asignación de la orden de compra.

Seguimiento y, o expedición de la orden.

Recepción e inspección de los artículos.

 44
Liquidación de la factura y pago a proveedor.

Mantenimiento de registros.
1. Reconocimiento de una necesidad
45
Cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad
definida de algo en la organización. La persona responsable de alguna
actividad en particular debe conocer cuáles son los requerimientos
individuales de la unidad que, cuanto y cuando se necesitan. Esto
puede dar como resultado una requisición de material al departamento
de almacén. Algunas requisiciones de compra se originan dentro del
departamento de producción o del que lo está utilizando.

Las requisiciones para equipo de oficina de toda clase pueden provenir

del gerente de oficina o del contralor de la empresa.
2. Descripción de la necesidad
46
No se puede esperar que algún comprador compre algo sin saber con exactitud qué es
lo que desea el departamento usuario. Por esta razón, es indispensable tener una
descripción precisa de la necesidad del artículo, del producto o el servicio objeto de
la requisición.
El encargado de compras pedirá una especificación si paree que la organización pueda
ser mejor atendida por medio de una modificación.

En el mejor de los casos, una descripción inexacta puede traer como resultado una
pérdida de tiempo; en el peor de los casos puede tener consecuencias financieras
serias y ocasionar la interrupción del abastecimiento, producir resentimientos
internos desagradables y pérdidas del vendedor respectivo y de la confianza.
En las requisiciones se debe incluir la siguiente información: 47
1. Fecha.
2. Número (identificación).
3. Departamento en el que se origina.
4. Cuenta a la que será cargada.
5. Descripción completa del material que se necesita, así como la
cantidad.
6. Fecha en la que se necesita el material.
7. Cualesquiera instrucciones de embarque especial.
8. Firma de la persona autorizada para hacer la requisición.
3. Determinación y análisis de las posibles
fuentes de abastecimiento 48
La selección de proveedores constituye un papel importante de las funciones
de compra que incluye la localización de fuentes calificadas de
abastecimiento y la evaluación de la probabilidad de que un acuerdo de
compra pueda resultar con el tiempo en el envió de un producto satisfactorio
y en los servicios necesarios antes y después de la venta.

Entre los registros básicos de una oficina de compras bien organizada debe
existir:
Los contratos importantes contra los cuales se asignan las ordenes a medida
que se requiere.
Una clasificación de productos y artículos comprados.
Un registro de los vendedores.
4. Determinación del precio y de los términos
49
El análisis de las cuotas y la selección del vendedor lleva a la asignación de
una orden. Debido que el análisis de las cotizaciones y la selección del
vendedor son materiales de juicio, solamente es necesario indiciar aquí que
existen etapas lógicas en las compras. Algunas organizaciones utilizan una
forma sencilla de análisis de cotización para ayudar al análisis de las
propuestas, pero no es una práctica uniforme.
5. Preparación y asignación de la orden de
compra 50
La asignación de una orden de compra incluye usualmente la preparación de
una orden de compra a menos que en su lugar se use un acuerdo de ventas
con algún proveedor o se emita contra una orden que la cubra. Una falla en el
uso del contrato adecuado puede dar como resultado complicaciones legales
serias. Además, la transacción puede no haber sido registrada en la forme
debida. Por esta razón, aun cuando una orden sea dado por teléfono, debe ser
seguida de una orden por escrito con fines de confirmación.

Todas las empresas tienen formas para sus órdenes de compra; en la práctica,
no todas las compras son regidas por las condiciones que se estipulan en la
orden de compra, sino que muchas se rigen por el acuerdo de venta
presentado por el vendedor.
6. Seguimiento y expedición de la orden de
compra. 51
Después que se ha enviado una orden de compra al vendedor, el comprador
puede desear seguir y, o expedir la orden. Cuando la orden es emitida, se
indica una fecha apropiada de seguimiento.
Seguimiento es la verificación rutinaria de una orden para asegurar que el
vendedor será capaz de satisfacer las promesas de envió. Si surgen
problemas, el comprador necesita saber esto tan pronto como sea posible, a
modo que pueda tomar la acción apropiada

Envió es una forma de ejercer presión sobre los vendedores para lograr que
satisfagan la promesa de envió o el envió sea realizado antes de lo
programado. Puede incluir la amenaza de ordenar la cancelación o la
eliminación de negocios futuros, si el vendedor no puede satisfacer el
acuerdo.
7. Recepción e inspección de los artículos
52
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia.
Una gran parte de las empresas tienen, como resultado de su experiencia,
centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones
principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples. La recepción esta
tan estrechamente ligada a la compra que probablemente el 70% de los casos el
departamento de recepción esta directa o indirectamente bajo la responsabilidad del
departamento de compras.

Algunas empresas utilizan formas de memorándum separadas, más que una copia de
la orden de compra, sobre la cual se anotan los registros de la fecha de recepción, el
nombre del vendedor, la descripción de los materiales integrado, las cantidades
recibidas son ingresadas directamente al registro de información de la computadora.

Algunas veces los proveedores son negligentes con respecto a la facturación de los
artículos enviados y puede ser necesario requerir la factura para completar la
transacción.
8. Liquidación de la factura y pago al
proveedor 53
Generalmente las facturas llegan antes que los artículos, salvo en envíos locales, caso
en el cual llegan casi simultáneamente con ellos. Debido que una factura constituye
una demanda definida en contra del comprador, necesita ser manejada
cuidadosamente.

El procedimiento relativo a la liquidación de una factura no es uniforme. Lo que está

claro es que una factura debe ser revisada y comprobada. En muchas empresas priva
el criterio de que el trabajo es de carácter contable, por lo cual al departamento de
contabilidad le corresponde hacerlo.

En estas compañías, la verificación de los envíos la da al departamento de recepción;

el de inspección verifica la calidad; los precios, los términos y las extensiones son
comprobados por la pagaduría. Para este fin en la pagaduría se mantiene un
expediente de cada una de las órdenes de compra.
 54
En donde la factura es manejada normalmente por el
departamento de contabilidad es típico el siguiente
procedimiento:

1. Todas las facturas son enviadas por correo, por duplicado, por el vendedor,
directamente al departamento de contabilidad, en donde son selladas con
fecha y hora. Todas las facturas son entonces cotejadas y certificadas para
su pago, salvo cuando la orden de compra y la factura presentan alguna
diferencia.

2. Las facturas que presentan alguna variación respecto a precio, términos u

otros aspectos con la orden de compra son enviadas al departamento de
compras para su aprobación.
9. Mantenimiento de registros
55
Después de haber pasado por todas las etapas descritas, todo lo que resta para la
disposición de cualquier orden es completar los registros del departamento de
compras. Esta operación comprende poco más que reunir y archivar las copias
del departamento de Comoras de los documentos relacionados a la orden y
transferir a los registros apropiados la información que el departamento desea
conservar.

Muchas compañías presentan diferencias en las diversas formas y registros y en

su importancia.
El mínimo que un registro básico, ya sea manual o por medio del sistema de
cómputo, debe contener es:
El mínimo que un registro básico, ya sea manual o por medio del
sistema de cómputo, debe contener es: 56
1. Registro de las órdenes de compra, el cual identifica todas las órdenes de
compras por un número e indica el estado abierto o cerrado de cada una
de ellas.
2. Expediente de orden compra, que contiene una copia de todas las órdenes
de Comoras, archivadas numéricamente.
3. Archivo de artículos, que presenta todas las compras de cada artículo
importante (fecha, vendedor, cantidad, precio, número de orden de
compra).
4. Archivo con la historia de vendedores, que tiene todas las Compras
asignadas con los principales vendedores, presenta su magnitud, y su valor
total.
57
 POLÍTICAS DE COMPRAS
Las políticas de compras son pautas que generan las empresas para determinar cuales serán las
condiciones, los plazos de pago, y los proveedores que tendrá la empresa, entre otros criterios, 58
que serán aplicados al momento en que la organización proceda a la adquisición de productos para
sus operaciones habituales.

Las pautas que deben seguir las políticas de compras son las siguientes:

• Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa

• Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener productos
obsoletos para malas gestiones de compras
• Mantener los niveles de calidad de los productos
• Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa
• Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido
• Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios
• Realizar visitas periódicas a la competencia
• Negociar descuentos y condiciones de pago
• Visitar de manera frecuente los depósitos de la empresa
• Realizar previsiones en la demanda para parametrizar cuando se compra
• Verificar que se cumplan las ordenes de compra emitidas
• Renegociar los servicios que prestan los proveedores
• Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestión de lo que compra la empresa
 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
59
Información escrita, detallada de la
organización, preparada
cuidadosamente de las funciones del
diferente personal y de los UTILIDAD/IMPORTANCIA
procedimientos de archivo
(incluyendo formas ilustrativas, con
explicaciones completas) que tienen  Indispensable para el programa de
valor no solo para los integrantes capacitación de una compañía.
senior del departamento, sino aun  Explicar, a aquellos que no están en el
mayor interés para los recién departamento, qué y cuántas cosas se
ingresados. hacen.
 FLUJO DE INFORMACIÓN INTERNA HACIA
COMPRAS 60
Toda actividad funcional de la empresa genera información y requiere de
información del sistema de compras. La información enviada a compras se
agrupa en las dos siguientes categorías principales.

 Establecimiento de las necesidades de materiales y servicios que se

obtienen internamente de la empresa.
 Las necesidades de información disponible dentro de compras o la que se
puede obtener del exterior de la empresa.
Algunos flujos de información son:
PLANEACIÓN. Proporciona información sobre requerimientos a
largo plazo de la empresa.
61
PRONÓSTICOS DE VENTAS. Permite una adquisición ordenada y
programación de requerimientos.

CONTROL PRESUPUESTAL Y FINANCIERO. Ayuda a coordinar la

información asignada por planeación, teniendo en cuenta las
restricciones impuestas.

CONTABILIDAD. Proporciona información sobre pago a

proveedores, decisiones sobre compras y comparación de costos
reales.

JURÍDICO. El departamento facilita información respecto a

contratos y procedimientos.
INGENIERÍA. Informa que materiales se necesitan y las
especificaciones de calidad necesarias.

62
PRODUCCIÓN Y CONTROL DE PRODUCCIÓN. Proporciona
información sobre los requerimientos de calidad de los
materiales de producción.

CONTROL DE INVENTARIOS. Proporciona información básica sobre

las necesidades existentes para saber lo que hay que comprar.

CONTROL DE CALIDAD Y RECEPCIÓN. Facilita información si los

proveedores han proporcionado materiales en la cantidad
especificadas.
 FLUJO DE INFORMACIÓN EXTERNA HACIA
COMPRAS 63
El departamento de compras funcionando eficientemente es uno de los puntos
de contacto principales de la empresa con el mundo exterior, y como tal es un
punto de recepción de un flujo de información de fuentes externas a la
empresa. Mucha de esta información es indispensable para la operación de la
empresa, como:
Condiciones generales del mercado.

Fuentes de abastecimiento.

Precios y descuentos, aduanas, ventas y uso de impuestos.

Disponibilidad de costos de transportación.

Nuevos productos e información sobre productos.

 FLUJOS INTERNOS DE INFORMACIÓN DE
COMPRAS HACIA LA ORGANIZACIÓN
Algunos de los principales tipos de información que pueden fluir del 64
departamento de compras a la organización son:

GERENCIA GENERAL. El personal de compras tiene contacto diario con un amplio campo del mercado por
lo que obtiene información acerca del mercado actual y las condiciones comerciales. Estos datos cuando
se afinan pueden proporcionar a la alta gerencia información valiosa para la operación de la compañía.

INGENIERÍA.El departamento de ingeniería requiere demasiada información proveniente del

mercado. Aunque hay condiciones que garantizan a los ingenieros efectuar contactos directos con los
proveedores a fin de obtener un producto y, o información sobre precio o asignar ordenes.

DESARROLLO DE PRODUCTOS. Se beneficia de la información sobre nuevos materiales y de la

información sobre precios que el departamento de compras le puede proporcionar por sus contactos
en el mercado.

MERCADOTECNIA. El departamento de compras es blanco de los planes de ventas y promoción de muchos

proveedores diferentes de diversas industrias.
PRODUCCIÓN. El departamento de producción depende del de compras para tener información
sobre materiales, su disponibilidad y envió, tiempos necesarios, sustitutos de materiales, así
como ayudar a localizar fuentes de abastecimiento para el equipo de producción. 65
JURÍDICO. El departamento de compras proporciona al departamento jurídico toda la
información necesaria para diseñar contratos para materiales de todo tipo que se han
comprado bajo una forma de contrato, un acuerdo de compra sin almacenamiento y
acuerdos a largo plazo.

FINANZAS Y CONTABILIDAD. Proporcionar información básica para el desarrollo de

presupuestos, y la administración y determinación de requerimientos de efectivo.

ALMACENES.
La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la
información respecto a tiempos de adelanto, disponibilidad de materiales, tendencias en los
precios y materiales sustitutos.
66
¿QUÉ SIGNIFICA PLANIFICAR LAS
67
COMPRAS?

Que necesita Cuanto En que

Cuando lo
la necesita la periodo de
necesita.
organización. organización. tiempo.
Ventajas de planificar las compras 68

Una adecuada planificación se traducirá

en numerosos beneficios para nuestra
organización, optimizando cada vez mas
los métodos de compra y mejorando los
resultados en términos de la eficacia,
eficiencia y transparencia.
VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
Precios competitivos.
69

Mejor calidad.

Menores costos administrativos.

Menores costos de inventarios.

Compras oportunas.

Adecuada distribución de la carga de trabajo.

Apoyo al cumplimiento de los objetivos

estratégicos.
¿CÓMO PLANIFICAR LAS COMPRAS? 70

Levantamiento
de
requerimiento.
Control y
seguimiento de la
ejecución del
plan.

Programación
de las compras.
LEVANTAMIENTO DEL REQUERIMIENTO. 71

•Es necesario saber que se va a

necesitar en el próximo periodo.
•Es probable que muchos de los
requerimientos se repitan año con año.
•Es necesario proyectar los
requerimientos futuros.
PROGRAMACIÓN DE LAS COMPRAS
72
Definir el mecanismo para
adquirir los bienes.

Programarlos para asegurar

su provisión.

Incluir actividades
programadas en el
calendario.
PLAN ANUAL DE COMPRAS
73
Levantamiento
de
requerimiento

PLAN ANUAL
DE
COMPRAS.

Programación
de las compras
74
6.2.6 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
75

La mayoría de las empresas e incluso algunas organizaciones

gubernamentales poseen un departamento de compras o
departamento de adquisiciones como parte de sus operaciones
diarias. Estos departamentos proveen un servicio que es la
actividad principal de muchas organizaciones industriales, militares
y de venta al por menor. Muchas personas, incluso algunas que
trabajan para estas empresas, desconocen lo que hace el
departamento de compras, por qué existe o los fines a los que
sirve. Para entender mejor cuál es el rol del departamento de
compras, considera algunas de las funciones que realiza.
(Writing, 2016 )
 APROVISIONAMIENTO DE MATERIALES
76
Uno de los roles del departamento de compras es aprovisionar
todos los materiales necesarios para la producción o las
operaciones diarias de la empresa u organización gubernamental.
Para una empresa de manufacturas, esto puede involucrar
materiales crudos como hierro, acero, aluminio o plásticos, pero
también puede incluir herramientas como maquinaria, camiones de
entrega o hasta los suministros de oficina necesarios para las
secretarias y equipos de venta. En el ambiente de las ventas al por
menor, el departamento de compras se asegura de que siempre
haya suficientes productos en las estanterías o en los depósitos
para mantener a los clientes satisfechos y al negocio bien
abastecido.
 77

Para los negocios pequeños, es especialmente importante

mantener el orden del inventario en un nivel razonable. Invertir
grandes cantidades de capital en exceso de stock puede
provocar problemas de almacenamiento y en una escasez de
capital para otros gastos como por ejemplo publicidad e
investigación y desarrollo. Compras también supervisa a todos
los proveedores que abastecen a una compañía con los artículos
que necesita para funcionar de manera correcta.
EVALUACIÓN DE PRECIOS
78

Los departamentos de compras también se encargan de evaluar

continuamente si se encuentran recibiendo estos materiales a el
mejor precio posible para maximizar las ganancias. Esto puede
ser desafiante para una empresa pequeña que puede comprar en
menores cantidades que una grande y que por lo tanto, puede
no recibir el mismo tipo de descuentos por compras en cantidad.
 79

Los departamentos de ventas en pequeñas empresas, necesitan

comparar precios para encontrar a los mejores proveedores y los
precios más razonables para los pedidos en las cantidades
particulares de la compañía. El personal de los departamentos de
compras puede comunicarse con proveedores alternativos,
negociar mejores precios por compras en cantidad o investigar la
posibilidad de adquirir materiales más económicos de fuentes
alternativas como parte de sus actividades diarias.
TRABAJO ADMINISTRATIVO Y CONTABILIDAD
80

Los departamentos de compras manejan todo el trabajo administrativo

relativo a la compra y la entrega de suministros y materiales. Compras se
asegura de realizar la entrega de los materiales de los proveedores a
tiempo, genera y sigue órdenes de compra y trabajos conjuntamente con
el departamento de recepción y el de contabilidad para asegurarse de
que las entregas prometidas se reciban en su totalidad y sean abonadas a
tiempo. En pequeñas empresas, esto significa trabajar estrechamente
con el departamento de contabilidad para asegurarse de que haya capital
suficiente para comprar los artículos adquiridos y que haya un flujo
continuo de efectivo y que todos los pagos se realicen a tiempo.
CUMPLIMIENTO DE POLÍTICAS
81

El departamento de compras también debe asegurarse de que se

cumplan todas las políticas de la empresa. Por ejemplo, en una pequeña
empresa, el personal puede comunicarse con el departamento de
compras por sus necesidades de adquirir cosas tales como suministros de
oficina o computadoras. Antes de realizar una compra, el departamento
de compras debe asegurarse de que se cumplan los protocolos
adecuados para las compras y la aprobación del presupuesto y debe
asegurarse de que todas las compras sean realizadas de acuerdo a las
políticas generales de compras de la organización
(Writing, 2016 )
PROYECTO “ORGANIZACIÓN DE UN
82
DEPARTAMENTO DE COMPRAS”
 Introducción 83

El presente manual tiene la finalidad de brindar las bases para la constitución del departamento
de compras en la empresa EPYDSA, S.A. de C.V. por lo que se podrá encontrar la misión, visión,
objetivos, funciones, descripción de puestos del departamento.

De igual forma se encontrará el proceso de compras que se deberá seguir con el fin de satisfacer
los objetivos del propio departamento, así como abastecer efectivamente a la empresa con el fin
de que cumpla con sus procesos establecidos.
 Marco normativo 84

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

 Código de comercio
 Ley federal de protección al consumidor y su reglamento
 Código fiscal de la federación
 Ley ISR
 Ley IVA
 Ley del IEPS
 Justificación 85
Actualmente la mayoría de las micro y pequeñas empresas presentan problemas en la adquisición de bienes y
servicios, ya que no cuentan con el área responsable para ello, provocando un descontrol en sus actividades con
fuga de responsabilidad, duplicidad de funciones, perdida de productos, desabasto de productos importantes,
compras emergentes, mal servicio, etc.
Para que una empresa sea competitiva debe de entregar los productos o servicios al cliente al precio justo y
cuando lo necesita, si el departamento de compras no realiza su trabajo eficaz y eficientemente o bien no existe
un departamento de compras la empresa no puede cumplir lo prometido, deteriorando su imagen y disminuyendo
su confianza ante los clientes, por tanto todas las empresas, independientemente de su giro y tamaño requieren
de materiales y suministros para un correcto funcionamiento con calidad y cantidad adecuada de los materiales e
insumos para garantizar el flujo continuo de la operación de la empresa, por ello es recomendable formalizar la
función de compra.
De acuerdo a los motivo presentados, el siguiente documento tiene como objetivo establecer un departamento
de compras, responsable de esa función, y de la operación de servicios, de forma que la empresa EPYDSA, S.A.
de C.V. tenga establecido el encargado de realizar dichas funciones de la forma adecuada, evitando duplicidades,
pérdidas o una mala imagen ante los clientes. Derivado de esto, se presenta un manual de los procesos y
procedimientos para dichas funciones, con sus respectivas políticas.
86
 MISIÓN

87
Somos una empresa que ofrece acabo de pinturas para interiores y
exteriores, así como rotulaciones contando con el personal altamente
calificado y productos de calidad para la satisfacción total y preferencia de
nuestros consumidores.

VISIÓN

Ser una empresa regional líder en la atención personalizada de servicios de

aplicación de pintura al público en general, destacando por la atención
integral y personalizada para la satisfacción total de los clientes, respaldada
con la calidad técnica y ética de nuestro personal, fomentando el desarrollo
económico y humano de la sociedad.
 OBJETIVO

88
Realizar trabajos de rotulación y trabajos relacionados, brindando un servicio
confiable y de calidad para satisfacer las necesidades de todos nuestros
clientes.
 VALORES ORGANIZACIONALES

89
 RESPONSABILIDAD: Doy el máximo esfuerzo para garantizar en todo momento
experiencias positivas en nuestros clientes
 CONFIANZA: En que realizaremos nuestras labores de la mejor manera, con la
finalidad de satisfacer a cada uno de nuestros clientes.
 COMUNICACIÓN: Constante y efectiva, entre todos los miembros que formamos
parte de la empresa, así como con nuestros proveedores y clientes.
 HONESTIDAD: En todo momento y ante cualquier circunstancia me expreso con
sinceridad, mi comportamiento está apegado a la verdad y me conduzco con
rectitud
 COMPROMISO: Con nuestro clientes, al brindarles un servicios de calidad; con la
sociedad, al brindar estabilidad a las familias de nuestro personal, y con el medio
ambiente, al respetar y cumplir todas las normas establecidas para el cuidado de
éste.
90
 ORGANIGRAMA GENERAL
91

Dirección
general

Recursos Compras
Operaciones Mercadotecnia Contabilidad
humanos
Asistente de
compras
Cuentas por
Ventas Auxiliar Almacén
pagar Analista

Auxiliar
 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES GENERALES

DIRECCIÓN GENERAL La dirección general se encarga de conducir la operación de la empresa, actuar como 92
representante legal de la empresa en todas las facultades que la ley confiere, así como
conducir las relaciones laborales con el personal de la empresa y administrar los recursos
humanos, financieros, y materiales de la empresa.

MERCADOTECNIA Este departamento busca mejorar las ventas y las ganancias mediante el suministro de productos
que los clientes necesitan o quieren.
Algunas de las funciones del departamento son:
DEFINICIÓN DEL PRODUCTO: los requerimientos, preferencias y necesidades de los clientes
pueden cambiar rápidamente. La función de una investigación del departamento de mercadotecnia
o ventas arroja alertas sobre los cambios en la demanda de los clientes el departamento ayuda a
traducir la demanda del cliente en especificaciones del producto.
ESTABLECER DIRECTRICES DE CUOTAS DE PRODUCCIÓN: los informes, las reuniones y sesiones de
estrategias entre el personal de ventas pueden ayudar a estimar las necesidades de capacidad de
producción y de cambios de producto. El departamento de mercadotecnia puede ayudar a guiar los
requerimientos de tiempo y cantidad de producción.
CALIDAD: el personal de ventas a menudo ve el constante equilibrio entre calidad y precio.
COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE: el departamento de mercadotecnia o ventas sirve como
intermediario entre el cliente y la producción. Los clientes discuten sus necesidades y
requerimientos de un producto con el departamento de ventas.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS: el departamento de mercadotecnia debe orquestas las campañas de
los medios de comunicación, la atención al cliente y ayudar a minimizar el impacto de los
problemas de producción de la empresa.
FINANZAS Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de contabilidad de la
empresa este diseñado para que su operación facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos,
costos, gastos.
93
Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable del organismo, así como las
modificaciones que se generen por motivos de su actualización, cuenten con las autorizaciones legales
para su funcionamiento y operación.

Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para asegurar que las cuentas se
operen bajo bases eficientes y consistentes.

Mantener actualizado el catálogo de cuentas y guía contabilizadora, de manera que éstos satisfagan
las necesidades institucionales y fiscalizadoras de información relativa a los activos, pasivos, ingresos
costos, gastos.

Elaborar y analizar los Estados Financieros de la empresa.

Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversión, realizando

conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios para
garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones.

Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales.

Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia.
RECURSOS HUMANOS A. Función de empleo
Esta función comprende las actividades relacionadas con la planificación de la plantilla, selección y formación del
personal.
Citamos a continuación las tareas principales que corresponden a esta función:
Planificación de plantilla.
94
Descripción de los puestos.
Definición del perfil profesional.
Selección del personal.
Formación del personal.
Inserción del nuevo personal.
Tramitación de despidos.
B. Función de administración de personal
La gestión del personal de una empresa requiere una serie de tareas administrativas, como:
Elección y formalización de los contratos.
Gestión de nominas y seguros sociales.
Gestión de permisos, vacaciones, horas extraordinarias, bajas por enfermedad.
Control de absentismo.
Régimen disciplinario.
C. Función de retribución
Se trata de diseñar el sistema de retribución del personal y de evaluar sus resultados. La finalidad de la función de
retribución consiste en el
estudio de formulas salariales, la política de incentivos y el establecimiento de niveles salariales de las diferentes
categorías profesionales.
D. Función de desarrollo de los recursos humanos
El desarrollo de los recursos humanos comprende las actividades de crear planes de formación y llevarlos a cabo, de
estudiar el potencial del personal, de evaluar la motivación, de controlar el desempeño de las tareas, de incentivar
la participación y de estudiar el absentismo y sus causas.
95
 FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

96
FUNCIÓN GENERAL DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras se encarga del abastecimiento de los materiales

que requiere cada uno de los departamentos al precio más bajo posible
compatible con la calidad, en el tiempo y lugar preciso.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

I. Mantener los inventarios de forma adecuada

II. Mantener un costo de operación económica
III. Asegurar un buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y
calidad adecuada de los artículos
IV. Realizar evaluación periódica de los proveedores actuales y potenciales
 Inicio

Detectar necesidad.
PROCESO GENERAL DE COMPRAS Identificar producto.

97
Realizar requisición y enviar al depto. De compras.

No ¿Requisición completa?

Sí
Definir características técnicas del producto.
Determinar el presupuesto.

No ¿Recursos disponibles?

Sí
CLICK AQUÍ Determinar el presupuesto.
Revisar cartera de proveedores/ Investigar proveedores
(locales, nacionales o extranjeros).
Enviar solicitud de cotización.

Recibir cotizaciones.

Analizar y elegir el mejor proveedor.

No ¿Cubre presupuesto?

Sí

Realizar la orden de compra.

Efectuar pago correspondiente.

Recibir comprobante.

Recibir producto.

Doc. Entrada almacén.

Fin
 MISIÓN Y VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

98
MISIÓN

Adquirir bienes y servicios para los departamentos internos en las cantidades

y calidad que necesiten, en el tiempo y lugar prometido, con las condiciones
comerciales que permitan alcanzar los objetivos de la Empresa, manteniendo
una inversión minina de operación e inventario.

VISIÓN

Abastecer efectivamente a todos los departamentos de la empresa para el

eficaz cumplimiento de sus actividades.
 OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

99
OBJETIVO GENERAL

El objetivo del departamento de compras es asegurar la continuidad del suministro de materias primas,
productos subcontratados, repuestos y reducir el costo final de los productos terminados.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Asegurar el flujo continuo de producción.

 Aumentar la rotación de activos.
 Desarrollar fuentes alternativas de suministros.
 Establecer buenas relaciones con los proveedores.
 Integrarse con otros departamentos de la empresa.
 Formar y desarrollar al personal.
 Mantener registros de datos y presentar informes de gestión.
 Minimizar costos.
 Obtener productos con la mejor calidad.
 POLÍTICAS

100
De producto

Cualquier proceso de compra requiere como paso previo la definición de las

especificaciones y la previsión de necesidades.

Para conseguir dicha definición es necesaria la colaboración del socio interno y

el comprador.
• Pautas a tener en cuenta para la definición de las especificaciones:
• Comprar referencias de mercado y no productos a medida.
• Comprar bajo especificación funcional y no por marca comercial.
• Estandarización de referencias.
• Elaboración de cotizaciones con tiempos fijos.
 POLÍTICAS

101
De proveedores

Compras contara con una cartera de proveedores confiables,

procurando tener más de un proveedor por cada producto. Así como
una cartera alterna para cubrir lo más rápido posible la baja de algún
producto en línea.
 POLÍTICAS

102
De abastecimiento

Todas las adquisiciones de bienes y servicios se realizaran de acuerdo al

procedimiento de compras
 POLÍTICAS

103
De capital humano

-El personal que labore en el departamento debe contar con una

habilidad metódica y minuciosa.
-El personal se debe apegar a un código de conducta ética para proteger
la información manejada en el departamento.
 POLÍTICAS

104
De almacén

-Clasificar los productos por tono de color.

-Utilizar siempre los botes de pintura que tengan mayor antigüedad en el
almacén.
-La forma de entrada al almacén deberá hacerse llegar al departamento
de finanzas al final de la jornada de trabajo en conjunto con el reporte
diario.
-No se permite la entrada al almacén de colaboradores que sean de otra
área.
-Se realizará inventario físico cada semana.
-El área de almacén debe estar en orden, limpia y clasificada.
-La forma de salida de almacén debe hacerse llegar al departamento de
finanzas el mismo día.
 POLÍTICAS

105
De ahorro

Cuando haya diferencias de precios entre orden de compra y factura

siempre se pagara el documento con menor monto.

La adquisición siempre se hará con el menor costo total del bien o

servicio, sin perjudicar la calidad y tiempo de entrega
106
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Gerente de 107
compras

Asistente
de compras

Cuentas
Almacén Analista
por pagar

Auxiliar
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

108

CLICK AQUÍ
 REFERENCIAS 109
Leenders, M., Fearon, H., & Englad, W. (1992). Administración de compras y materiales (Segunda ed.).
México: Compañia Editorial Continental.
http://osiris.ucb.edu.bo/~ocampol/doc/Organizacion.PDF
http://www.biblioteca.udep.edu.pe/BibVirUDEP/libro/pdf/1_48_204_13_360.pdf
http://moodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/ejec/AE/CI/AM/03/Apuntes_admin_de_compras_y_abastec
imientos.pdf
http://ual.dyndns.org/Biblioteca/Compras/Pdf/Unidad_03.pdf
Writing, A. (2016 ). ¿Cuáles son las funciones del departamento de compras de una organización? Obtenido de
DEMAND MEDIA : http://pyme.lavoztx.com/cules-son-las-funciones-del-departamento-de-compras-de-una-
organizacin-4273.html
UNIDAD III – PROCEDIMIENTO DE
110
COMPRA
 ÍNDICE

111
1. Formatos del departamento de compras
1.1 Selección de proveedores ……………………..…………………………………………112
1.1.1 Ejemplos ……………………..…………………………………………………….…………112

1.2 Evaluación de proveedores ……………………..…………………………………………113

1.2.1 Ejemplos ……………………..…………………………………………………………………113

1.3 Cartera de proveedores ……………………..……………………………………………..114

1.3.1 Ejemplo ……………………..…………………………………………………………………..114

1.4 Requisición de compra ……………………..……………………………………………….115

1.4.1 Ejemplos ……………………..………………………………………………………………..115

1.5 Orden de compra ……………………..……………………………………………………….116

1.5.1 Ejemplos ……………………..………………………………………………………………..116

1.6 Devolución ……………………..………………………………………………………………….117

1.6.1 Ejemplos ……………………..………………………………………………………………..117
1. Formatos del departamento de compras
1.1 Selección de proveedores 112

CLICK AQUÍ
1.2 Evaluación de proveedores 113
1.2.1 Ejemplos

CLICK AQUÍ
1.3 Cartera de proveedores 114
1.3.1 Ejemplo

CLICK AQUÍ
1.4 Requisición de compra 115
1.4.1 Ejemplos

CLICK AQUÍ
1.5 Orden de compra 116
1.5.1 Ejemplos

CLICK AQUÍ
1.6 Devolución 117
1.6.1 Ejemplos

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