Ejercicio administrativo contable con el uso del software Helisa

Diego Leonardo Patiño Estrella

Nathaly Silvana Estrada Belalcazar

Paula Andrea Riascos Cifuentes

Ana Lucia Eraso Bolaños

Universidad de Nariño Sede Túquerres

Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas

Programa administración de empresas sexto semestre

Laboratorio Empresarial

Mg. Luis Alberto Sarasty Rodríguez

13 de noviembre de 2021

Tabla de Contenido
Introducción................................................................................................................................................3
1 Ejercicio administrativo contable........................................................................................................4
2 Estados Financiero...............................................................................................................................4
2.1 Balance General...........................................................................................................................4
2.1.1 Análisis.................................................................................................................................4
2.2 Estado de resultados...................................................................................................................4
2.2.1 Análisis.................................................................................................................................4
3 Conclusiones........................................................................................................................................4
4 Recomendaciones...............................................................................................................................4
5 Bibliografía...........................................................................................................................................4
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Introducción

El desarrollo del siguiente trabajo se fundamenta principalmente en la

comprensión de la actividad contable, la información y los resultados arrojados a través

del manejo del Software Helisa; así como también el comparativo y/o confrontación de

las operaciones resultantes en la hoja de cálculo Excel empleada de forma simultánea.

El Software Helisa es una herramienta sistemática que permite agilidad, precisión,

organización, ahorro de tiempo frente al manejo contable acorde a las exigencias

empresariales de la actualidad.

Helisa es un software que brinda seguridad, y a través de los módulos, opciones

con que cuenta permite cumplir con funciones administrativas y realizar documentación e

informes de las transacciones que se llevan a cabo en una organización, además desde

nuestro punto de vista como futuros administradores encamina su funcionalidad hacia

optimización en la toma de decisiones y argumentación fundamentada de lo que está

sucediendo financiera y contablemente, aprovechamiento de las oportunidades del 

mercado, mejoramiento en la dirección de capitales y una óptima gestión empresarial.

De esta manera en el desarrollo del ejercicio planteado por el docente y tomando

como ejemplo el emprendimiento Hotel Restaurante Azufral que inicia actividades

económicas a partir de septiembre de 2020, se elaboran asientos contables en la hoja de

cálculo Excel y se trasladan al software Helisa donde se obtienen los estados financieros

tales como el balance general, estado de resultados. de los cuales se realizan los análisis

correspondientes evidenciando resultados que conllevan a determinar cuáles operaciones

empresariales son coherentes con lo que busca una empresa y las que contrastan con la

búsqueda de lograr rentabilidad, crecimiento y reducir pérdidas que no se justificaría en

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una empresa; ayudan a determinar en qué estado se encuentra la empresa, correctivos a

tomar y cuáles gestiones se deben mantener y mejorar.

Asimismo, se aprecia en el ejercicio que al hacerse modificaciones en un registro

de nómina en el software Helisa, se obtiene con inmediatez el cambio que surge en el

balance general, estado de resultados y otros componentes contables, que nos informan

parcialmente acerca de lo que está pasando en la empresa.  También se puede apreciar

que el análisis financiero es una herramienta clave para evaluar la gestión de la

administración, planear las perspectivas futuras de las organizaciones reduciendo el grado

de incertidumbre en la toma de decisiones.

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1 Ejercicio administrativo contable

1.1 Comprobante de Contabilidad Nómina, Noviembre de 2020

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2 Estados Financieros

2.1 Balance General

2.1.1 Análisis

En la empresa Hotel Restaurante Azufral, al realizar el análisis e interpretación

de los resultados se obtiene pérdidas en el resultado del ejercicio por $ - 13.279.164,

sujeto a que por lo general las empresas nuevas en los primeros meses difícilmente logran

obtener ganancias.

Se observa un total activo de $ 83.313.645, del cual el 81,3% pertenece al activo

disponible de la empresa que equivale a $67.731.365 donde el 92,6% se encuentra en la

cuenta Bancos siendo este un monto de 62.731.365, y solamente el 7.4 % equivalente a

$5.000.000 se encuentran en caja, del total activo el 13.9 % se utiliza en propiedad planta
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y equipo ($ 11.582.280) y el 4,8 % (4.000.000) empleados en gastos pagados por

anticipados; esto determina que no se está haciendo un uso racional de los recursos

económicos y es preciso buscar alternativas que eviten la generación de pérdidas sin

subvalorar los riesgos, lo que nos lleva a suponer que la empresa por su inexperiencia no

ha gestionado otras necesidades dirigidas a incrementar ventas que conlleve a aumentar

los ingresos.

Por otro lado, en el Pasivo se tiene un total de $ 55.010.529, donde el 96,1%

pertenece a las cuentas por pagar con un monto de $52.863.566, en el cual se evidencia

que el rubro más importante es la cuenta ACREEDORES VARIOS que tiene el 97,9%

que equivale a $51.777.060.

Se observa que esta empresa tiene un Capital Social de $41.582.280 y en el

resultado del ejercicio se generan pérdidas por $-13.279.164, dando como resultado en el

Patrimonio un total de $28.303.116.

De acuerdo a este resultado se puede presumir que es posible que la situación

financiera de la empresa se haya dado como consecuencia de un mal manejo de la

administración porque no se realizó un buen diagnóstico de necesidades para poder

proyectar adecuadamente la utilización de los recursos económicos, asumió obligaciones

financieras innecesarias.

Lo anterior permite sugerir que la empresa utilice este activo disponible en

alternativas que generen ingresos, para así recuperar lo invertido y sobrepasar el punto de

equilibrio, empezar a obtener excedentes y así ser una empresa competitiva en el

mercado, evaluar los riesgos permanentemente, así como también las variables exógenas

(pandemia, paros) que afectan la obtención de ingresos.

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2.2 Estado de resultados

2.2.1 Análisis

Lo primero que se nota es que en este mes no se registran ingresos debido a un

error cometido en el registro contable, lo cual resulta ser incoherente, porque el objetivo

de una empresa es generar utilidades, se puede visualizar los gastos, donde los de

personal son bastante elevados tales como , sueldos, auxilios de transporte y todos los

aportes y provisiones para prestaciones sociales debido a un aumento de sueldo de unos

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de los trabajadores; situación que no se justifican en una empresa nueva como esta , por

lo tanto al comparar los gastos con los ingresos se obtiene pérdidas que son iguales al

pago por nómina del mes de noviembre por $13.279.164.

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3 Conclusiones

El análisis e interpretación de los estados financieros contribuye a la optimización

de resultados que determinan el rendimiento de un capital invertido, capacidad financiera

y de endeudamiento.

El Balance General permite comprender en forma individual y en su conjunto la

situación de una empresa, tendiendo a promover acciones de sus propietarios y de

terceros relacionados con ella.

A través del análisis de los estados financieros se puede determinar el futuro de

las inversiones de una organización y se pueden detectar problemas, como, por ejemplo,

una inadecuada relación entre activos y pasivos, excesivas inversiones en cuentas a

cobrar, en bienes de cambio y endeudamiento, entre otras. Además, puede saltar a la vista

la insuficiencia de utilidades o la inadecuada relación del capital de trabajo con las

ventas.

Una empresa que inicia su actividad económica debe conocer cómo fluye el

mercado y gestionar a medida del avance de la empresa las ideas proyectadas hacia el

mejoramiento del servicio, lo más conveniente con miras a generar ingresos que

favorezcan su permanencia y progreso en el mercado.

El comportamiento anterior visible en los informes de balance general, estado de

resultados deja notar que hubo un aumento de pérdida sustancial, sin inversiones

significativas que ayuden a generar ingresos y rentabilidad.

La contratación de personal debe ser acorde a las necesidades de la empresa, pues

estos gastos implican una modificación en nómina que puede irrumpir aún más en el

avance y generación de ingresos en una empresa.

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Para enfrentar la fuerte incertidumbre que se evidencia actualmente en las

empresas, los gerentes se ven en la necesidad de contar con información de calidad que

los oriente y facilite la toma de decisiones ya sea para avanzar o para superar

adversidades y esto se logra a través del manejo de sistemas de información contable

útiles para el análisis de causas y efectos en este caso utilizando el software Helisa.
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4 Recomendaciones

Basándose en los resultados del balance general y contando con un activo

disponible, se recomienda utilizarse para la mejora en ingresos, invertir un rubro en

publicidad que podría realizarse principalmente en redes sociales, cuñas radiales,

anuncios publicitarios en el canal regional, entre otros, también en la implementación

de servicios a domicilios los cuales no se han sido explotados, utilización de

aplicaciones que brinden servicios de sistema de pago en línea, compras virtuales,

actividades promocionales, mejorar el servicio y la atención al cliente, capacitación a

colaboradores etc. De la misma manera se puede invertir en estrategias de control para

identificar las debilidades y fortalezas de la empresa que permitan hacer un uso racional

de este activo disponible.

Las auditorías se hacen necesarias para hacer un control permanente y oportuno

del funcionamiento de una empresa, en el ejemplo se podría interpretar que, por la falta

de control, se recae en gastos injustificados que no generan rentabilidad a la empresa.

Verificar la distribución de los recursos económicos con que se cuenta y

redistribuirlos.

Realizar actividades promocionales que motivan la utilización del servicio como,

por ejemplo, planes turismo o premios por alojamiento, evaluar los precios.

Diversificar el negocio creando alianzas con otras empresas, por ejemplo, con el

servicio de transporte de manera estratégica (podría ser también con planes turísticos

regionales, presentación de grupos musicales, eventos culturales, diversificación del

menú etc.…)
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En cuanto a la contratación de personal o aumento en los sueldos, se recomienda

que la planta de personal se encuentre equilibrada de acuerdo a los servicios que se

prestan, en el caso del Hotel Restaurante Azufral se sugiere que el emprendedor sea quien

administre la empresa para conocer el funcionamiento de esta y poder orientarla

efectivamente para así solventar las obligaciones adquiridas con las contrataciones que

aumentan los gastos de manera innecesaria.

Las pérdidas reportadas y la falta de ingresos obtenidos no deben ser factores

desmotivantes al punto de tomar la decisión de cerrar la empresa, al contrario la empresa

debe hacer un análisis minucioso de la situación real de la empresa, analizar que a pesar

de las pérdidas registradas se cuenta con un activo disponible que no amerita

endeudamientos, sino más bien pensar en alternativas que permitan la continuidad de la

empresa y mejoramiento de ingresos acorde a los objetivos a corto y largo plazo.

Planificar estratégicamente lo que se quiere lograr con la empresa para evitar

tener pérdidas, enfocarse en el servicio a ofrecer, analizar a la competencia y aplicar

estrategias de mercado.
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5 Bibliografía

Shirley Johana, M. M. (2021). Manejo del software contable “Helisa” para el registro

contable de la empresa Colcomercio SAS.

Angrisani-López, 2007 “Sistemas de Información Contable 3”, A y L Editores,

Buenos Aires.

García Mendoza, Alberto, 2000 “Análisis e Interpretación de la Información

Financiera Reexpresada” segunda Reimpresión, Compañía Editorial Continental.

Van Horne, James C. y Wachowiccz, John M. Jr, 2010 “Fundamentos de

Administración Financiera” decimotercera edición, Pearson Educatio.

Balambà Velásquez, M. S. (2008). Manual de usuario Helisa 0.8 software

administrativo

Ríos Herrera, G. (2019). Apoyo en la implementación de un nuevo software

contable que facilite el desarrollo de las actividades contables y financieras. Universidad

Cooperativa de Colombia, Villavicencio. Recuperado de http://repository. ucc. edu.

co/handle/ucc/12017