MANUAL

DE
USUARIO

SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL

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Introducción
El siguiente manual tiene como meta orientar al usuario en el proceso de operación del
sistema de gestion documental GES-DOC, realizando un paso a paso de las
instrucciones a seguir para acceder a todas y cada una de las opciones de la interfaz del
usuario.

El sistema cuenta con un modulo para almacenar documentos con distintos formatos y
opciones de edición, descarga, permisos de compartir archivos de forma segura y
tambien se registra la actividad generada por los usuarios que modifican los distintos
archivos. El modulo cuenta con un menu de facil navegacion donde el usuario podra
asignar distintas propiedades a los archivos asignados como: departamento al que
pertenece el documento, base de datos de clientes para su uso en documentos
necesarios, base de datos de empleados que controla el personal autorizado para
acceder e interactuar con el sistema, tambien se registraran, listaran y visualizaran los
diferentes tipos de documentos.

Objetivo
El sistema de gestion documental GES-DOC esta diseñada para almacenar y administrar
los archivos generados por la empresa y basados en su modelo de negocios con las
facilidades que brinda la tecnologia. El objetivo es dar a conocer al usuario, las
caracteristicas y funcionalidades del sistema y mantener el control del proceso
documental.

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 CONTENIDO
Acceso al sistema……………………………………………………………………………4
1. Descripción del sistema………………………………………………………………………………………..5
1.1. Autenticación del usuario………………………………………………………………………5
1.2. Registro del usuario……………………………………………………………………………….7
1.3. Restablecer Contraseña…………………………………………………………………………7
2. Pantalla Principal Del Sistema………………………………………………………………………………8
3. Menú Principal del Sistema………………………………………………………………………………….9
3.1. Configuración………………………………………………………………………………………..9
3.2. Tipo de Documentos por Departamento……………………………………………….9
3.3. Tabla Clientes………………………………………………………………………………………10
3.4. Tabla Empleados………………………………………………………………………………….10
4. Opción Documentos……………………………………………………………………………………….….11
4.1. Registrar Documentos…………………………………………………………………………11
4.2. Listar Documentos………………………………………………………………………………12
4.3. Tipo Documentos………………………………………………………………………………..12

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 1. Descripción del sistema
El ingreso al sistema se inicia dando doble clic al enlace directo del icono del
navegador predeterminado ubicado en el escritorio de la computadora (véase fig. 1).

Figura 1. Acceso directo

✓ Otra opción que puede acceder es mediante la siguiente dirección web:

http://gestion_documental.test/#stack

1.1. Autenticación del Usuario

Al ingresar al sistema se visualiza la página de autenticación del Sistema de
Gestión Documental GES-DOC, para acceder es necesario ingresa los siguientes
datos:
a. dirección de correo electrónico
b. Contraseña.

Figura 2. Autenticación al Sistema De Gestión Documental GES-DOC

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Descripción de los campos referentes a la fig.2.

CAMPO DESCRIPCION
Correo electrónico Permite identificar al usuario con un Id único.
Contraseña Permite validar el ingreso del usuario al sistema

Con un paso a paso se detallarán el flujo de proceso para ingresar al sistema:

Paso 1: Ingrese la dirección de correo electrónico registrada en el sistema, este campo

hace referencia al nombre de usuario que asigno la empresa.
Paso 2: Ingrese la contraseña que se registró en el sistema, este campo validara si su
usuario esta creado, de ser confirmado podrá acceder a GES-DOC.
Paso 3: Presione el botón “Acceder”

Nota 1:
✓ La contraseña de acceso al sistema es información personal e intransferible, es
responsabilidad absoluta del Usuario su confidencialidad.
✓ El Usuario podrá restablecer su contraseña en el caso que se haya olvidado sus
credenciales, realizando clic en el enlace Olvidaste tu contraseña.
✓ En el caso que el usuario ingrese al sistema con credenciales erradas, después
de cinco (5) intentos el sistema le solicitara validar su Usuario por medio de un
enlace enviado al correo electrónico registrado.

Figura 3. Credenciales sin coincidencias.

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1.2. Registro del Usuario

✓ Si es la primera vez que el Usuario ingresa al sistema deberá registrar su

usuario para ser almacenada su información, confirmar su validación y acceder
al sistema.

Figura 4. Registro de Usuarios

1.3. Restablecer Contraseña

✓ El Usuario podrá establecer la contraseña en diferentes casos de uso,
recibiendo un enlace por correo electrónico que valida su registro en el
sistema.

Figura 5. Reestablecer Contraseña.

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2. Pantalla Principal del Sistema
Al momento de acceder al Sistema de Gestión Documental GES-DOC se visualiza la
interfaz gráfica y el usuario podrá realizar los distintos procesos vinculados a la
empresa.

Figura 6. Pantalla Principal del Sistema.

Se evidencia en la fig. 5 que el Usuario esta logeado porque su nombre de usuario

aparece activo en el icono derecho de la pantalla principal, de igual manera en el
contenido principal se visualiza un mensaje confirmando que accediste al sistema y
que iniciaste sesión.

Si el usuario desea finalizar sesión debe dar clic en el icono de login donde saldrá la
opción de cerrar sesión, para finalizar este proceso con éxito dar clic en el cuadro de
texto que indica cerrar sesión.

Figura 7. Cerra Sesión de usuario

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3. Menú Principal del Sistema
La navegación por las distintas opciones del menú que se visualiza en botones
interactivos en la parte superior izquierda de la pantalla principal, son de fácil
usabilidad e interpretación para el Usuario donde se podrá registrar, actualizar, editar
y eliminar los datos almacenados en el sistema.

3.1. Configuración
En este proceso el objetivo es orientar al Usuario por la navegación de las
distintas opciones del menú principal, donde encontraremos los siguientes
botones:
a. Departamento
b. Clientes
c. Empleados
d. Documento
e. Inicio

3.2. Departamento

El objetivo de este proceso es definir las áreas a las que cada documento
registrado hace parte, para de esta manera etiquetarlo, tener control de la
ubicación, consulta y modificación de este, facilitando su búsqueda y manejo
de cada uno de los archivos almacenados.

Figura 8. Definir Tipo Documento por Departamento

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3.3. Clientes
Este proceso hace referencia a la creación de una base de datos de los clientes,
almacenando información vital que es usada con regularidad por la empresa y que se
relaciona en distintos tipos de documentos, por eso la importancia de contar con este
recurso dentro del Sistema de Gestión Documental GES-DOC, ya que facilita la
trazabilidad de los datos y el flujo de información.

Figura 9. Tabla Clientes.

3.4. Empleados
Este proceso hace referencia a la creación de una base de datos de los empleados,
almacenando información vital que es usada con regularidad por la empresa y que se
relaciona con las actividades que se ejecutan con los distintos tipos de documentos, la
importancia de este recurso dentro del Sistema de Gestión Documental GES-DOC es el
de registrar, controlar y administrar las tareas permitidas de los colaboradores de la
empresa.

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 Figura 10. Tabla Empleados.

4. Opción Documentos
Llegamos al corazón del Sistema de Gestión Documental GES-DOC
donde se almacena cada uno de los archivos registrados por los
Usuarios, etiquetados por Departamento, tipo de documento,
formato, nombre de archivo y se guarda las actividades realizadas
por los colaboradores de la empresa. Aquí contamos con tres
recursos:
a. Registrar documentos
b. Listar documentos
c. Tipo de documento

4.1. Registrar Documentos

El Usuario podrá subir distintos tipos de documentos donde podrá clasificarlos y

etiquetarlos, caracterizándolos para un adecuado almacenamiento guiado por la
interfaz del sistema, contará con una herramienta de visualización y edición de
documentos.

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 Registro Documentos

Figura 10. Formato Registro Documentos

4.2. Listar Documentos

Al ser registrado cada uno de los documentos y relacionados con el modelo de
negocios de la empresa, el Usuario podrá observar una tabla de los documentos
subidos, donde tendrá la opción de modificar por medio de una herramienta de
edición y visualización de archivos, también podrá descargar y compartir de forma
segura los distintos documentos.

Figura 11. Listados de documentos

4.3. Tipo de Documentos

Aquí el Usuario podrá consultar de manera eficiente los documentos almacenados
existentes en el sistema, con sus respectivas etiquetas y caracterización del archivo,
facilitando el flujo de trabajo y mejorando la eficiencia del proceso de gestión
documental.

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 Figura 12. Tipos de Documentos

CONSIDERACIONES

EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL GES-DOC ESTA

ESPECIFICAMENTE DISEÑADO PARA EL ALMACENAMIENTO
DIGITAL DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS , SU EDICION Y
MODIFICACION. EL SISTEMA NO CUENTA CON EL RECURSO DE
CREACION DE ARCHIVOS.

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