Módulo 4: La Norma Técnica Peruana para

Producción y Almacenamiento de Microformas

• Norma técnica peruana y microformas digitales.
• La Gestión de documentos electrónicos en elmarco de la norma ISO
15489-1:2016Información y documentación.
 ANALISIS HISTORICO
• Se busco dar facilidades a las empresas, por
ello se regulo el uso de las tecnologías USO DE TECNOLOGIAS AVANZADAS EN
MATERIA DE ARCHIVO DECRETO
avanzadas en materia de archivos de
LEGISLATIVO No. 681
documentos e información tanto respecto a
la elaborada en forma convencional.
• Que el reconocimiento de valor legal a los
archivos conservados mediante micro
formas, con procedimientos técnicos de
micro grabación o microfilmación permitirá
considerable ahorro de espacio y costos en
las empresas.
• Cuyo objetivo es que estas se volvieran mas
eficientes y productivas.

FABRIKAM 3
 MICROFORMA

MICROARCHIV MICRODUPLIC
4 definiciones
O: ADO:

MICROGRABA
CION:

Mag. Soledad4 Arteaga

MICROFORMA

Imagen reducida y condensada (o

compactada) deun documento, que se
encuentra grabada en un medio físico
técnicamente idóneo que le sirve de
soporte material portador, mediante
un proceso foto químico, electrónico
o que emplee alguna otra tecnología
de efectos equivalentes. De modo que
tal imagen se conserve y pueda ser
vista y leída con ayuda de equipos
visores, pantallas de video o métodos
análogos; y pueda ser reproducida en
copias impresas, esencialmente
iguales al documento original.
MICRODUPLICADO

Reproducción exacta o copia de

elemento original que contiene
microformas, efectuada sobre
un soporte material similar, en
el mismo tamaño y formato; y
con efectos equivalentes.

6
MICROGRABACION Proceso técnico por el cual se
obtienen microformas, a partir de
documentos originales en papel o
material similar: o bien di
rectamente de los medios en que se
almacena información producida
por computadora.

7
MICROARCHIVO

Conjunto ordenado y codificado de los

elementos materiales de soporté portadores
de microformas grabadas. Provistos de
sistemas de índice medios de recuperación
que permitan encontrar.
Examinar visualmente reproducir en copias
exactas los documentos almacenados como
microformas.

8
Se rigen por esta ley los efectos
legales y el mérito probatorio de
las microformas, de las copias fieles
autenticadas de ellas y de si
microduplicados, siempre que en su
preparación se cumplan los requisitos
prescritos en los artículos que se
siguen.

Mag. Soledad9 Arteaga

 L o s Pro c e d i mi ento s
Té c n i co s
1. Que las microformas reproducen los duplicados y sus copias fieles deben
documentos originales con absoluta fidelidad e garantizar los resultados siguientes:
integridad.
2. Que las microformas obtenidas poseen
cualidades de durabilidad, inalterabilidad y
fijeza superiores o al menos similares a los
documentos originales.
3. Que los microduplicados sean
reproducciones de contenido exactamente igual
a las microformas originales y con similares
características.
4. Que a partir de las microformas y de los
microduplicados puede recuperarse, en papel u
otro material similar, copias fieles y exactas del
documento original que se halla micrograbador
en aquellas. FABRIKAM 10
 L o s Pro c e d i mi ento s
Té c n i co s

Para garantizar los procesos técnicos y los

resultados de idoneidad y calidad
referidos en el artículo 5°, debe cumplirse
las normas técnicas internacionales que
adopte e incorpore al ITINTEC o las
normas técnicas nacionales que apruebe
el citado instituto.
EL ITINTEC; otorga certificados de
cumplimiento de estas normas y de
idoneidad técnica a quien acredite contar
con los medios técnicas adecuados.

FABRIKAM
Mag. Soledad Arteaga
11
 EFECTOS LEGALES
• Los medios portadores de las microformas con arreglo a
lo dispuesto en esta Ley, sustituyen a los expedientes y
documentos originales micrograbados en ellos, para
todos los efectos legales.
• Estos medios han de ser archivados.
• Siempre que las disposiciones legales exijan la
conservación de documentos y archivos por cierto plazo
o hasta un término señalado, se entiende que tal
obligación puede cumplirse mediante el mantenimiento
de los archivos de microformas obtenidos conforme a
esta Ley.
• La fecha en que el documento fue micrograbado, que
consta en el acta de cierre de la grabación, extendida por
quien da fe de ella, se reputa como fecha cierta.

12
Mag. Soledad Arteaga
 EFECTOS LEGALES

• Para la utilización en juicio o fuera de él de los

documentos archivados …el notario o fedatario
expidan copias fieles
• de las correspondientes microformas en papel o
materia similar que permita técnicamente su
reproducción exacta; y autentican estas copias con
su signo y firma, mediante sello ad-hoc, previa
comprobación de que el medio físico soporte de las
microformas es auténtico y no ha sido alterado.
• La autenticación de la copia no implica legalización
o comprobación de las firmas ni certificación de
contenido.

13
 Archivos Privados

• Las empresas de derecho privado pueden organizar ellas mismas sus

archivos mediante la tecnología de las microformas
• El proceso de micrograbación, expedición de microcopias y
formación y conservación de microarchivos a cargo de las
empresas aludidas en este artículo y en el anterior, está sujeto a
supervisión por la autoridad competente, que señala el
reglamento. Este determina asimismo las sanciones, en caso de
comprobarse infracción
 Sobre la
eliminación
• Es facultativo de sus
propietarios la eliminación de
documentos de los archivos
particulares, una vez
incorporadas sus microformas
a los correspondientes
microarchivos. Se prohíbe la
incineración.
• Toda persona, antes de
eliminar los originales de la
documentación que ha sido
micrograbada, tiene la
obligación de seleccionar,
separar y conservar aquellas
piezas que tengan VALOR
HISTÓRICO O CULTURAL.

FABRIKAM
Mag. Soledad Arteaga
15
 Sobre la
eliminación
• Para este efecto, antes de proceder a la
eliminación de un lote de documentos, avisará
por escrito al Director del Archivo Regional o
Local, adjuntando un catálogo de aquellos. El
Director en un plazo de tres meses, pueden
señalar qué documentos pueden ser
entregados al archivo.
• El propietario de ellos puede oponerse si
considera que son documentos confidenciales
cuya publicidad puede perjudicarlo.
• Vencido el plazo, podrá disponer de los
documentos, salvo de los señalados como
históricos por el Director del Archivo

FABRIKAM
Mag. Soledad Arteaga
16
La falsificación, y la adulteración
de microformas, microduplicado
y microcopias, sean durante el
proceso de grabación o en
cualquier otro momento, se
reprime como delito contra la fe
pública, conforme a las normas
pertinentes del Código Penal.

17
 DECRETO L EGI S LATI VO N ° 8 2 7
A MP L Í AN LO S A LC ANCES D E L D ECRETO
L EGI S LATI VO N ° 6 8 1 A L A S
E NTI DADES P U B L I CAS A F I N D E
MOD ERNI ZAR E L S I S T EMA D E
A RCHI VOS O F I CI ALES

18
 Análisis
…desarrollar un proceso de modernización
integral en la organización de las entidades que la
conforman, en la asignación y ejecución de
funciones y en los sistemas administrativos, con
el fin de mejorar la gestión pública, para lo cual
debe modernizarse el sistema de archivos
oficiales de las entidades públicas, a efectos de
incrementar la eficiencia y productividad en el
servicio otorgándole mayor seguridad al sistema
integral
 entidades públicas

• Gobierno Central,
• Consejos Transitorios de
Administración Regional de
los Gobiernos Regionales,
• Gobiernos Locales,
• Organismos Descentralizados
• Autónomos,
• Instituciones Públicas
Descentralizadas
• Sociedades de Beneficencia
Pública.

FABRIKAM
Mag. Soledad Arteaga
20
 entidades públicas

Los archivos oficiales de las entidades públicas …

podrán ser convertidos al sistema microarchivos:
1. La conservación de los archivos oficiales al sistema
de microarchivos, deberá aprobarse por Resolución
Viceministerial o por Resolución del Funcionario de
mayor jerarquía de la entidad.
2. La dependencia pública debe contar con un local
adecuado, dotado con los equipos técnicos idóneos
aprobados por el INDECOPI, en su defecto, contar con
el servicio técnico contratado con una empresa
especializada y calificada debidamente autorizada de
conformidad con lo dispuesto por el Decreto
Legislativo No. 681, sus normas modificatorias y
Reglamentarias..

FABRIKAM
Mag. Soledad Arteaga
21
Toda eliminación de documentos
resultante de la aplicación del
presente Decreto Legislativo
deberá ceñirse al procedimiento
legal establecido para las
eliminaciones de documentos en
general previstos en las leyes
especiales aplicables al Sector
Público Nacional y por Decreto
Legislativo No. 681, sus normas
modificatorias y reglamentarias.

Entidades públicas
FABRIKAM
Fedatario

23
Mag. Soledad Arteaga
Fedatario

Los fedatarios juramentados

…son funcionarios de la fe
pública y sus actos y
certificaciones en las materias
regidas por la ley tienen el
mismo valor que el de los
notarios públicos.
fedatario
Son fedatarios públicos juramentados:
• actúan adscritos a una notaría pública;
• ejercen en las empresas que ofrecen
sus servicios al público (Las empresas
o instituciones que no cuenten con
sistemas de micro archivo propio,
puedan recurrir a los servicios y
archivos especializados).
Fedatario

Fedatarios particulares juramentados los

que ofrecen sus servicios profesionales:
• a una o más de las empresas que
organizan sus propios archivos.
• En todo momento mantienen su
independencia profesional y laboral de
las empresas que los contratan
Fedatario

• Reunir las condiciones exigibles para

postular a plaza de notario público. y
acreditarlo ante el Colegio de Abogados
de la jurisdicción.
• Haber obtenido el diploma de idoneidad
técnica. De acuerdo a las pautas que se
señale el reglamento.
• Inscribirse y registrar su firma en el
Colegio de Abogados de la Jurisdicción.
• Prestar juramento ante el Presidente de
la Corte Superior o ante el magistrado a
quien éste delegue esta atribución.
Documentos que genera

El acta de apertura de una

micrograbación

El acta de cierre de una

micrograbación
fedatario

• En cada rollo, microficha u otra

unidad del medio físico que se usa
como soporte material de las
microformas, se debe incluir como
primera imagen una
micrograbación del acta de
apertura correspondiente.
Fedatario

• Los notarios y fedatarios tomarán las

providencias razonables para la supervisión del
proceso de micrograbación.
• No tienen obligación de estar presentes durante
todo el procesamiento técnico de la grabación;
pero harán las comprobaciones necesarias para
dar fe de lo actuado y emitir las actas de
conformidad.
• Pueden emplear para el efecto ayudantes
técnicos.
 Fedatario Línea Microarchivo

NORMA TÉCNICA NTP 392.030-2

PERUANA 2015
Propósito de la NTP

Establecer los requisitos que deben cumplir las organizaciones que administran sistemas
de producción y almacenamiento de microformas.

Brindar a las organizaciones que operan sistemas de producción y almacenamiento

de microformas, una guía para desarrollar sus propias políticas y procedimientos
particulares de operación, para satisfacer sus requerimientos fundamentales.

Establecer los requisitos de almacenamiento de las microformas generadas

conforme a las especificaciones establecidas en la presente Norma Técnica Peruana

Establecer las especificaciones técnicas requeridas cuando los servicios de intermediación

digital concluyen en microformas
 Aplicación de la NTP

Los sistemas de producción y almacenamiento de microformas que administran las organizaciones autoras o propietarias de
documentos de archivo y de los administrados por las empresas especializadas contratadas para proveer dichos servicios.

Los elementos de los sistemas de producción y almacenamiento de microformas en medios de archivo electrónico
destinados a conservar y mantener con integridad, exactitud y fidelidad los documentos de archivo, en formato digital.

Los sistemas de producción de microformas a partir de documentos de archivo en formatos físicos o generados
electrónicamente, identificados y elegidos por la organización propietaria.

La estructura organizativa, personal, recursos, procesos, procedimientos y ambientes asociados al sistema de producción
y almacenamiento de microformas que administra una organización.

La calidad que deben cumplir los medios de archivo electrónico que sirven de soporte físico de documentos digitalizados.
Aplicación de la NTP
Los sistemas de seguridad de la información,
controles, planes de contingencia físicos y
lógicos aplicados al personal, recursos,
procesos, procedimientos, ambientes, el
software, hardware, las estaciones de
trabajo, fuentes de emisión, recepción, las
redes de transmisión internas y externas
asociados al sistema de producción de
medios de archivo electrónico a partir de
documentos de archivo en formatos físicos o
generados electrónicamente definidos bajo
responsabilidad de la organización autora,
propietaria o sus representantes
expresamente designados.
 Requisitos:

Manual del sistema de producción y almacenamiento de microformas y constitución legal

Tener un sistema integral de administración de sus documentos, que norme las funciones de generación, archivo
y eliminación de documentos, además de los procesos de planificación, producción, control de calidad y
almacenamiento de microformas,

Tener un responsable del sistema integral de producción y almacenamiento de microformas,

Especificar y documentar la responsabilidad del personal encargado de los procesos establecidos,

 Requisitos:

Las organizaciones del sector público según sea aplicable deben cumplir con lo establecido en las normas y
directivas establecidas por la autoridad nacional competente en materia de archivos,

Almacenar las microformas, sea en instalaciones propias o en empresas de servicio especializadas, en

condiciones de seguridad y conservación establecidas en las normatividad legal y las normas técnicas
aplicables, certificadas por un organismo certificador registrado por la autoridad competencia.

Asegurar la disponibilidad y renovación de las microformas almacenadas durante el tiempo de conservación

especificado, mediante inspección periódica o actualización tecnológica.
Requisitos:
Las empresas especializadas que brinden los servicios de producción, o de
almacenamiento de microformas o ambos servicios

Tener un sistema organizativo, que incluya personal, procedimientos y

responsables de los procesos de diseño de soluciones informáticas,
control y evaluación,

bTener un ejecutivo responsable del servicio, el sistema establecido y de

representar legalmente a la empresa especializada en la firma de actas
de apertura, cierre y conformidad que exigen las normas legales,
Requisitos: Organización y funciones
Las empresas especializadas que brinden los servicios de producción,
o de almacenamiento de microformas o ambos servicios

Especificar y documentar la responsabilidad y

funciones del personal encargado de los procesos
clave del sistema establecido,

En caso corresponda deben cumplir con lo

establecido en las normas y directivas vigentes,
establecidas por la autoridad nacional competente
en materia de archivos.
 Requisitos

Confidencialidad e idoneidad del personal:

debe disponerse de procedimientos para
asegurar que su personal esté libre de
cualquier presión comercial, financiera u
otra que pueda afectar adversamente la
calidad de su trabajo, tanto en el proceso de
selección, durante el ejercicio de sus
funciones y posteriormente según plazos
establecidos.
 Requisitos
• Sistema de producción y almacenamiento de
microformas: La alta dirección de la organización debe
definir y aprobar el sistema de producción y
almacenamiento de microformas que aseguren que
cubre las necesidades de sus actividades, respaldo de
información, evidencia de sus actos y de rendición de
cuentas.
• Para cada línea de producción y lugar de
almacenamiento la alta dirección de la organización o
quien ésta designe, debe aprobar un plan de producción
y almacenamiento de microformas que describa la
manera como la organización ha configurado su sistema
de producción y almacenamiento.
• Se debe registrar la fecha a partir de la cual se da inicio al
sistema de producción de microformas.
 Requisitos:

Contratación de servicios de producción

• En caso la organización contrate los servicios
de una empresa especializada para la
producción de las microformas se debe
asegurar que dicha empresa cuente con su
correspondiente certificado de idoneidad
técnica vigente.
• En los términos contractuales deben incluirse
las cláusulas necesarias para que la empresa
contratada lleve a cabo la producción de
microformas cumpliendo, como mínimo, las
especificaciones establecidas.
 Requisitos:

Contratación de servicios de almacenamiento

de microformas
• En caso la organización contrate el
almacenamiento de las microformas en
empresas proveedoras de servicios de
microarchivos, se debe asegurar que ésta
cuente con el correspondiente certificado de
idoneidad de cumplimiento de las condiciones
de seguridad y conservación de las
microformas.
• La organización propietaria debe mantener el
registro de la cantidad, la ubicación e
identificación de la(s) microforma(s) tanto
original(es), como la(s) duplicada(s).
Servicio de intermediación digital en la producción de
microformas
• Cuando en los sistemas de producción y
almacenamiento de microformas se requiera la
transmisión de un mensaje de datos o
documentos por vía electrónica con firma
digital, para grabar, almacenar y conservar
dichos datos o mensajes, esta debe ser
efectuada observando las disposiciones
establecidas por la normas legales,
reglamentarias y técnicas sobre firmas y
certificados digitales, que resultan aplicables
para los prestadores de servicios de valor
añadido.
• Mantener vigente la acreditación de su servicio
de intermediación digital acreditado ante la
Autoridad Administrativa Competente y
• Mantener vigente el certificado de idoneidad
técnica.
• Certificar, utilizando su firma digital o
electrónica, la autenticidad e identidad del
emisor, titular de la firma digital que se adjunta
al mensaje de datos o documentos transmitidos,
la confidencialidad y la integridad de dicho
mensaje.
• Certificar la fecha y hora de recepción.
• Certificar el no repudio de origen y de
recepción.
Proceso de generación de documentos de archivo
La organización debe asegurar y documentar la cantidad y clase de documentos de archivo que serán convertidos en
microformas

• Medio magnético (Cintas magnéticas,

• Impresos en papel, (Textos, vídeo, audio, disco duro, memoria de
expedientes, planos, otros similares), PCs, memoria de servidores,
dispositivos USB, otros),
• Microformas con valor probatorio y
efecto legal, • Medio Cibernético (Internet, Portales
institucionales, otros similares),
• Película (microfilm, microficha, rollos de
película, otros similares), • Información transmitida con firma
electrónica o digital,
• Medio óptico (CD, DVD, CD-R, DVD-R,
ROM, Blu Ray, otros), • Información resultante de servicio de
intermediación digital
Proceso de generación de documentos de archivo
Para el caso de microformas que incluya como documento de archivo, documentos electrónicos obtenidos
directamente de redes públicas o locales con firma digital,

• Establecer una metodología de

identificación (indización) y registro
únicos de los archivos electrónicos.
• Para el caso de microformas que incluya
como documento de archivo,
documentos electrónicos obtenidos
directamente de redes públicas o
locales con firma digital,
• Asegurar la autenticidad y la vigencia
del certificado de firma digital del
emisor.
• Asegurar el registro del Tiempo
Universal Coordinado (UTC), (fecha y
hora cierta), de la recepción para
efectos de cumplir con disposiciones
establecidas por la propia organización
o por entidades o autoridades
competentes.
 Líneas de producción de microformas

• Las clases de documentos de archivo a

procesar,
• La ubicación o procedencia de los documentos
de archivo, las condiciones de seguridad en el
caso de traslado de los documentos,
• La localización de la(s) línea(s) de producción,
• La tecnología para el procesamiento de las
imágenes, software y hardware,
• El esquema gráfico de la arquitectura de las
redes internas o externas asociadas a la línea
de producción,
 Líneas de producción de microformas
• El o los formatos de imagen en que se
debe grabar cada documento de archivo,
• En las estaciones de trabajo de los
procesos de: captación de imágenes,
control de calidad y grabación, se debe
especificar y mantener registros de control
de la configuración de:
- El rango de resolución,
- Blanco y negro, tonalidades de gris o color.
• Los medios de soporte elegidos para
contener las imágenes de los documentos
de archivo,
 Líneas de producción de microformas

• En caso sea aplicable, las aplicaciones de

las firmas electrónicas, firmas digitales y
las técnicas de encriptación,
• En caso sea aplicable, las entidades que
intervienen en el servicio de
intermediación digital,
• La ubicación del microarchivo certificado
elegido para almacenar la microforma
elaborada,
• Debe incluir la información técnica
expresamente indicada en la presente
Norma Técnica Peruana.
 Conformación y procesamiento en
la Digitalización
Fedatario DOCUMENTOS
FISICOS 1 Recepción y
Registro 2 Preparación de
Documentos 3 Captura
(Escaneo)
J.E.I. 5

Microarchivo

5 Re -Captura
5 Control de Calidad de
4 Imágenes
Devolución de
Documentos
10

Grabación/Carga de Control de Calidad de Indexación

9 Generación del 6
Información 8 Producto Final
7 Indices
RTP-ISO/TR 13028
PERUANO 2021
2021-04-30 1ª Edición

50
Mag. Soledad Arteaga
Ámbito de aplicación
para la creación y el
mantenimiento de
documentos digitalizados
que se obtienen de
documentos originales en
papel u otros soportes no
digitales;
buenas prácticas en el
proceso de digitalización permitir la consideración de
para asegurar la veracidad y la eliminación de los
fiabilidad de los documentos originales;
documentos digitalizados,

buenas prácticas para la

especifica estrategias para
la creación de documentos
digitalizados aptos para su
conservación a largo plazo;
buenas prácticas para el
acceso a los documentos
digitalizados durante el
tiempo que se necesiten;
veracidad de los
documentos digitalizados
en lo que afecta a la validez
jurídica y su peso como
prueba;

buenas prácticas para la

gestión de los documentos
originales tras su
digitalización.
No aplica
la captura y gestión de los
documentos creados en formato
digital
la digitalización de documentos
las especificaciones técnicas
para la captura digital de
documentos;
históricos como acción de
preservación.
los procedimientos para evaluar
los documentos y tomar
decisiones sobre su eventual
disposición;
las especificaciones técnicas
para la conservación a largo
plazo de documentos digitales;
Digitalización durante el proceso de trabajo digitalización
• es la versión que necesita ser gestionada como el documento oficial.
En todos los casos, las organizaciones necesitan analizar sus procesos
de negocio para identificar y gestionar el documento que evidencia la
acción.
1. es la base para la realización de las acciones o es el que evidencia la acción,
…necesita considerarse como la versión oficial del documento a efectos de
gestión;
2. …el documento digitalizado debería ser considerado sólo una copia;
3. …donde el documento digitalizado se convierte otra vez en analógico con la
intención de proseguir las acciones necesarias
4. Esta digitalización puede llevarse a cabo junto con la puesta en
funcionamiento de un sistema de gestión de documentos electrónicos.
NOTA 3: Adaptado de referencia [16]
Proyecto de digitalización
Captura retrospectiva de conjuntos existentes de documentos para facilitar
su acceso y maximizar su reutilización
1. …por lo que a efectos de gestión el documento original sobre el que se
han realizado las acciones o es evidencia de las mismas, permanece
como el documento oficial.
2. Los documentos originales no digitales para ambas formas de
digitalización deberían ser sometidos a un proceso de evaluación que
determine si existen buenas razones para conservarlos previamente a
cualquier proceso de disposición.
3. Una vez que los documentos no digitales se convierten en documentos
digitales, aplican muchos de los aspectos de gestión y preservación de
los documentos creados en formato digital
Disposición
Rango de procesos asociados a la implementación de decisiones
sobre conservación, destrucción o transferencia de documentos, que
están documentados por los calendarios de conservación o mediante
otros instrumentos
Ficha
técnica
de serie
Programa de
Control de
Documentos
Archivísticos
TGRD
Riesgos de la digitalización

los requisitos, que pueden ser legales o

el ahorro a corto plazo de costes en espacio regulatorios, para mantener representaciones
la tecnología y las normas técnicas empleadas
puede verse anulado al considerar los gastos a auténticas y fiables de los documentos
para crear imágenes digitales afectarán
más largo plazo incluyendo el mantenimiento de originales no digitales puede limitar la capacidad
considerablemente a la longevidad y la
la accesibilidad a las imágenes digitales durante de aplicar funciones de digitalización habituales
capacidad de reutilizar las imágenes en el futuro
mucho tiempo (como la manipulación de imágenes, entre
otros)

podría no resultar permisible destruir los

podría resultar inadecuado destruir los
documentos originales no digitales tras el
proceso de digitalización, especialmente cuando
hay motivos justificados para conservar los
documentos en su formato no digital
documentos originales no digitales tras el
proceso de digitalización por motivos de
legislación (por ley, algunas clases concretas de
documentos deberían conservarse en su
formato original y en algunos casos los
documentos no digitalizados deberían incluso
conservarse junto con sus equivalentes
digitalizados durante un periodo de tiempo).
Viabilidad de un proyecto de digitalización
Los motivos para digitalizar documentos deberían estar
cuidadosamente alineados con el modelo organizativo
centrándose en mejorar la capacidad de la organización para
llevar a cabo sus funciones.

La propuesta debería perfilar claramente las ventajas y las

mejoras organizativas o de costes previstas, incluyendo
presupuestos de proyecto y compromiso

Los recursos apropiados y calculados de forma realista.. La

digitalización que se lleva a cabo como un método de ahorro
de espacio y dinero puede no estar justificada,
especialmente cuando se calculan los costes de futuros
proyectos de migración.
Procesos de planificación
alcance y documentarse.:
motivos, objetivos, escala,
tamaño y límites del
proyecto;
las estrategias para integrar
la imagen digitalizada en
las estrategias para la gestión
continua de los documentos
digitalizados y los
documentos originales
la finalidad y los usos
previstos de los documentos
digitalizados,
el equipo y los recursos que
los procesos de control de
calidad;
las estrategias relativas a los
requisitos legales
la enumeración e la enumeración de las
identificación clara de los necesidades del usuario y el
beneficios impacto de la digitalización:
la enumeración de las
normas técnicas adoptadas,
se utilizarán para la
incluidos el formato, la
digitalización;
compresión y los metadatos;
Selección del enfoque de la
Digitalización en la propia
organización o

digitalización
subcontratada

Digitalización por lotes o

digitalización bajo
demanda

Digitalización centralizada
o descentralizada
Selección de las especificaciones técnicas
los formatos de los
Copias con criterios
archivos y/o Asistencia técnica
técnicos
documentos;

la resolución; Compatibles Copias maestras

la resolución de
color o la Formatos de Alamceniamientos
profundidad de código abierto seguro e inviolable
bits;

Hacer copias que

la compresión; la gestión del color cumplan con los
requisitos
Técnicas de Mejoras
Mejora de la
imagen

Anotaciones

Calidad de la
imagen
Soporte de
almacenamiento
 de acuerdo a las
normas
Documentos
digitalizados
Integrado al
negocio
Preparación de
documentos no
digitales
A nivel de imagen

Gestión de los
procesos de Durante el
digitalización Metadatos proceso de
trabajo

Proyectos de
digitalización

Deben
Control de calida
documentarse
 Permanezcan
inalterables

Controles de
seguridad y
estrategias acceso

Aplicación a Plazos de
largo plazo recuperación
Aplicación de
gestión
Almacenamiento
a corto plazo

Copias de
seguridad
 Documentos Deben
originales no autorizarse y
digitales documentarse
Documentos
Disposición de
integrados en documentado
documentos
aplicaciones
Obsolescencia
de documentos migraciones
digitalizados
NORMA 15489

65
Mag. Soledad Arteaga
NORMA 15489
• Buenas practicas en gestión de documentos,
• De aplicación voluntaria,
• Apoyo al sistema de calidad,
• Aplicable en todos los formatos o soportes,
creados o recibidos por cualquier organización
pública o privada.
NORMA 15489
• Garantizar que una organización cree y gestione los
documentos que necesita”
• Determinar el acceso a los usuarios.
• Establecer responsabilidades
• Basarse en el Principios de un plan de gestión de
documentos de archivo
 Beneficios
mejorar la transparencia y
la rendición de cuentas;
mejorar la capacidad para
demostrar la
responsabilidad
corporativa, incluyendo el
cumplimiento de los
objetivos de sostenibilidad;
reducir costos mediante
una mayor eficiencia de la
organización; proteger la
propiedad intelectual
gestionar los riesgos de las
actividades de la
formular políticas tomar decisiones
organización; e)
efectivas; informadas;
restablecer la actividad en
caso de desastre;
proteger los derechos y
cumplir con la legislación y apoyar y proteger en obligaciones de las
regulaciones; posibles litigios; organizaciones y de los
individuos;
favorecer las actividades
facilitar la formación de la proteger la memoria
de investigación y
identidad corporativa, corporativa, personal y
desarrollo basadas en
personal y cultural; colectiva.
evidencias;
 los documentos, los metadatos de
gestión de documentos y los
sistemas de gestión documental;

las políticas, la asignación de

responsabilidades, la supervisión y
la formación como apoyo a la

Objeto
gestión efectiva de documentos;

el análisis recurrente del contexto de

la organización y la identificación de
los requisitos de gestión de
documentos;

los instrumentos de gestión de

documentos;

los procesos para crear, capturar y

gestionar documentos
Gestión de documentos y sistemas de gestión documental

Cualquier conjunto de información, con independencia de

su estructura o forma, puede ser gestionado como un
documento

Crear y capturar documentos cómo evidencia de las

actividades de la organización

Realizar las acciones adecuadas para proteger su

autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad cuando el
contexto y los requisitos para su gestión cambien a lo
largo del tiempo.
CARACTERISTICA DE UN DOCUMENTO FIDEDIGNOS

Usabilidad AUTENTICIDAD
• Puede ser localizado, recuperado, • QUE SE PUEDE PROBAR
presentado e interpretado

FIABILIDAD INTEGRIDAD
• REPRESENTACION COMPLETA Y • COMPLETO
PRECISA • INALTERADO

DISPONIBILIDAD
• LOCALIZACION
• RECUPERACION
Metadatos para la gestión de documentos
el contexto de la
organización;

las dependencias y
relaciones entre los
documentos y las
aplicaciones de
gestión documental;

las relaciones con el

contexto legal y
social;

las relaciones con

los agentes que
crean, gestionan y
usan los
documentos.
CARACTERISTICAS DE UN S. G. D.

SISTEMICO

EXHAUSTIVA

CONFORME

SEGURA

FIABLE
Políticas
Deben desarrollarse, documentarse e implementarse

Deben derivar de los objetivos de la organización y apoyarse en las directrices o procedimientos

de GD

Comprensión del contexto organizacional

Declaración del alcance

Definir si las normas afectan a la gestión de los documentos

Debería asignarse responsabilidades y su cumplimiento

Responsabilidades
Definir, asignar y difundir las responsabilidades y competencias

Las decisiones se deberían autorizar por un directivo de alto nivel y se deberían documentar.

Las responsabilidades se deberían asignar a todo el personal que crea y usa documentos como
parte de su trabajo

La designación de responsabilidades individuales puede ser una obligación legal.

La responsabilidad del liderazgo específico en gestión de documentos debería asignarse a una persona
que cuente con la autoridad adecuada dentro de la organización, como un directivo de alto nivel.
 supervisión y evaluación

asignar
determinar cuándo determinar cuándo se
responsabilidades para
deberían realizarse la deberían analizar y
las actividades de
supervisión y la evaluar los resultados de
supervisión y evaluación;
evaluación; la supervisión;

definir los métodos para

asignar
determinar qué necesita medir, supervisar,
responsabilidades para
ser supervisado y analizar y evaluar con el
decidir las acciones
evaluado; fin de asegurar
correctivas apropiadas.
resultados válidos;
Identificación y valoración

proceso de evaluar las actividades de la organización para

determinar qué documentos necesitan crearse y
capturarse, y por cuánto tiempo es necesario conservarlos.

la comprensión del contexto de la organización con la

identificación de requisitos de evidencia de las actividades
de la organización debería cumplirse mediante registros
Procesos para la creación, captura y gestión de los documentos

la creación de la captura de la clasificación y

documentos; documentos; la indización;

el
el uso y la el control del
almacenamiento
reutilización; acceso;
de documentos;

la migración o
la disposición.
conversión;
Gracias