INFORME N°02-AD-SEC.

TEC-GRAAR-ESSALUD-2019

A : SRA. DRA. MARIA FORAQUITA PINAZO

Jefe Oficina de Secretaria Técnica

DE : SR. LINO FELIX CARRION CACERES

(e) Archivo Desconcentrado

ASUNTO : IMPLEMENTACION DEL ARCHIVO DESCONCENTRADO

REFERENCIA : Memorándum N°02-OST-GRAAR-ESSALUD-2019

FECHA : 09 de Julio del 2019

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Es grato dirigirme a usted, previo un respetuoso saludo y por medio de la presente hacer de
su conocimiento la relación de los requerimientos fundamentales e imprescindibles para el
normal desarrollo del Archivo Desconcentrado de la Red Asistencial de Arequipa -
EsSalud:
I.- INFRAESTRUCTURA
Respecto a este punto existen gran cantidad de leyes, normas, y resoluciones de Jefatura, en
donde se determina el local apropiado e idóneo para el Archivo Desconcentrado de la Red
Asistencial Arequipa, así tenemos: la Resolución de la Gerencia General N° 2042-GG-
ESSALUD-2018, que aprueba la Directiva N° 019-SG-ESSALUD-2018, donde señala las
Disposiciones Específicas, sobre la Administración de los documentos del Archivo
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b).-“Los Archivos integrantes del sistema de archivos del Seguro Social Salud-
ESSALUD, deben contar con puertas y ventanas seguras, cámara de seguridad,
extintores, detectores de humo, deshumedecedores, thermohigrometros y otros que
permitan garantizar la seguridad y conservación de los documentos custodiados en
cumplimiento de la normatividad vigente”.

Como podemos verificar, en la actualidad el ambiente asignado, no es técnicamente

apropiado, para ser utilizado para tales fines, debido a que ha sido acondicionado para su
funcionamiento de forma empírica, irresponsable, rudimentaria e insegura. Algunas de sus
paredes son de

tripley, y en los techos han sido instalados los desagües, y cañerías de todo el edificio
Administrativo de la Red Asistencial, existiendo el peligro constante de inundación,
perdida de documentos o cualquier otro siniestro que previene las normas.
1).- Equipamiento y Seguridad en los Archivos.

c).- Los Archivos integrantes del Sistema de Archivos del Seguro Social – ESSALUD,
deben contar con el mobiliario para la implementación de sus archivos……..
En el Archivo Desconcentrado son necesarios, los siguientes equipos:
Extractor de aire, Aire acondicionado, sistema contra incendios, detector de humo, cámara
de seguridad, deshumedecedor, thermohigrometros, extintores, equipo de cómputo,
impresora, internet, scanner, fotocopiadora, mesa grande de trabajo, coche de servicio.

2).- Protección y Seguridad

7.2.12.- De la Seguridad y Salud en el Trabajo para el personal que desarrollo labores

archivísticas.

a) “La infraestructura de los Archivos integrantes del Sistema de Archivos del Seguro
Social Salud-EsSalud, deben garantizar la seguridad del personal, por ello deben
contar con la adecuada señalización de evacuación en caso de siniestro y otros
riesgos potenciales, así como las acciones para su prevención”.

En el Archivo Desconcentrado de Arequipa, no se cumple con lo determinado en esta parte

de la norma, debido a que no existe señalización de evacuación de defensa civil, lugares de
protección seguros, muros antisísmicos, mapa de evacuación, por lo que se solicita su
urgente implementación a fin de prevenir cualquier siniestro a futuro.

b) Normas de Seguridad: Se refiere al conjunto de reglas e instrucciones detalladas a

seguir para la realización de una labor segura, tomando las precauciones del caso y
la defensa a utilizar, de modo que las operaciones se realicen sin riesgo o al menos
con el mínimo posible, para el trabajador que la ejecuta.

En la actualidad no se viene cumpliendo con lo dispuesto en la directiva, ya que el personal

que labora en el Archivo desconcentrado, no se le ha otorgado ninguna de las prevenciones
y protecciones señaladas en la directiva, poniendo en riesgo su salud e integridad física,
solicitando en forma urgente su implementación y la adquisición de los siguientes bienes:

Guardapolvos o batas, gorros desechables, polos de manga corta y larga, pantalones o

mamelucos, gafas de protección, guantes de carga (gamuson), guantes desechables de látex
o nitrillo, tapa bocas o respiradores desechables o nazobucal, zapatos punta de acero, jabón
carbólico o gel liquido antibacteriano, leche, toallas, timolina para cajas archiveras,

II.- RECURSOS HUMANOS

La Directiva N° 019-GG-ESSALUD-2018, respecto a este punto dice lo siguientes:
Para el funcionamiento del Archivo Central Institucional, deben encontrarse a cargo de
un servidor o trabajador designado por la Secretaria General a través de la Oficina de
Administración de la información …..etc.

En la actualidad el archivo cuenta con un servidor público técnico, asignado mediante

Resolución de Gerencia para desarrollar esas funciones; pero dadas las circunstancias
institucionales en nuestra Red Asistencial Arequipa, adicionalmente se cumple con otras
funciones asignadas por la Jefatura de la Oficina de Secretaria Técnica.

Para organizar el archivo desconcentrado es indispensable contar con el personal idóneo,

con una formación académica que lo faculte para el desarrollo de todas las actividades
concernientes a la organización y administración de documentos.

Si bien es cierto que desde el mes de abril del presente año, se asignó a un personal
técnico, en calidad de apoyo, pero es necesario precisar que este personal es especialista en
mantenimiento y servicios que dependía directamente de la Oficina de Ingeniería
Hospitalaria y Servicios, en la actualidad esta persona viene clasificando la documentación,
para levantar el inventario por áreas. También es necesario precisar que se requiere contar
con un Digitador Operativo, para mantener una base de datos actualizada.

Para llevar a cabo nuestros objetivos es fundamental contar con un sistema de cómputo,
que nos permita, levantar un inventario 2019 actualizado del patrimonio documentario, por
Oficinas, Departamentos y Áreas, de acuerdo al Organigrama Estructural de la Red
Asistencial, para su posterior inventario archivo y custodia, son grandes cantidades de
información que

se tendrá que manipular, tanto en su ordenamiento como en su ubicación, a fin de tener una
información cierta y veraz.

De la Directiva se puede extraer que la Oficina de Secretaria Técnica es la responsable del

Archivo Desconcentrado, debe dotar de instrumentos informáticos para lograr la eficiencia
y calidad del Archivo, en la actualidad no se cuenta con ningún sistema informático, el
suscrito desde hace muchos años viene solicitando en forma escrita su implementación y
hasta la fecha no se ha ejecutado nada.

a) Útiles de Escritorio

La organización de un archivo central es una labor que conlleva la interacción de la teoría

con la práctica en la aplicación de las actividades archivísticas tales como:
La Clasificación
Ordenación
Descripción y conservación.
Para el desarrollo de todo lo anteriormente señalado se requiere contar con los siguientes
artículos de campo:

- Perforador grande y pequeño - Grapas

- Guillotina - Tampones
- Curtes - Tintas
- Tijeras - Plumones Gruesos
- Folders - Tapas de Cartón
- Reglas - Pabilo N°20
- Cinta de embalaje - Goma Liquida
- Lapiceros.

En conclusión para las autoridades responsables de la Red Asistencial Arequipa y sobre

todo para la Secretaria Técnica, es obligatorio el Cumplimiento e Implementación de lo
Determinado en la Resolución de la

Gerencia General N°2042-GG-ESSALUD-2018 y la Directiva de Gerencia General

N°019-SG-ESSALUD-2018 emitidas por el Órgano Rector.

En Tal sentido, cabe indicar que lo planteado anteriormente está estrictamente en

observancia a las leyes y normas determinadas para el sector.
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LCC/lcc
c.c. Archivo.