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In-Sgc-005 Instructivo Emisión de Guías, Orden de Compra y Recepción de Facturas V1
In-Sgc-005 Instructivo Emisión de Guías, Orden de Compra y Recepción de Facturas V1
INSTRUCTIVO EMISIÓN DE
Versión: 01
GUIAS, ORDEN COMPRA Y Fecha : 27/09/2017
RECEPCIÓN DE FACTURAS Página : 1 de 12
Confidencial : NO
INDICE
N° DESCRIPCION PAGINA
1 OBJETIVO 2
2 RESPONSABLES 2
3 DESARROLLO 2
4 INSPECCIONES 2
5 REGISTROS 2
6 ANEXOS 2
JEFE DE ÁREA. JEFE DE PLANTA GERENTE ADMINISTRATIVO
1. OBJETIVO.
Código : IN-SGC-005
INSTRUCTIVO EMISIÓN DE
Versión: 01
GUIAS, ORDEN COMPRA Y Fecha : 27/09/2017
RECEPCIÓN DE FACTURAS Página : 2 de 12
Confidencial : NO
Establecer las instrucciones a seguir por el personal de almacén para la emisión de Guías,
Órdenes de Compra y registro de facturas en el Sistema de GRS.
2. RESPONSABLES.
2.1Supervisor de Almacén.
Ingreso y validación de información en tiempo real (factura, stock físico, consumos y
saldos).
Verificar y asegurar la provisión de materia prima, insumos, herramientas y demás
suministros.
Registrar ingresos y salidas de material previa autorización del Jefe de Planta.
Procesar información de factura y/o guía de remisión de la carga, ingresando todos
los datos al Sistema Computacional de Granja Rinconada del Sur S.A. (registro de
compras o control de almacén) en tiempo real.
Recibir, verificar e ingresar las facturas físicas recibidas al sistema de GRS previa
firma del Jefe de Planta.
Al término del cierre del proceso deberán pasar la información validada de saldos y
stock al área de Contabilidad, vía correo electrónico, asegurando que la información
fluya en tiempo real.
2.2Jefe de Planta.
Aprobar y validar las Órdenes de Compra.
Asegurar el total cumplimiento del instructivo de emisión de guías, órdenes de
compra y facturación; además de controlar y verificar los documentos de compras.
3. DESARROLLO.
e) Ayudarse con la tecla F1 para buscar alguna codificación, verificar que ha sido
llenado correctamente. Apretar F5 para activar el botón “Buscar”.
Código : IN-SGC-005
INSTRUCTIVO EMISIÓN DE
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GUIAS, ORDEN COMPRA Y Fecha : 27/09/2017
RECEPCIÓN DE FACTURAS Página : 4 de 12
Confidencial : NO
i) Rellenar los ítems necesarios para la creación de un nuevo artículo, para ello tener
en cuenta las mismas características(verificar la línea que corresponde) de otro
artículos como:
o Cuenta Balance
o Cuenta Costo
o Cuenta Cargo
o Cuenta Cargo
o Cuenta Abono
o Cuenta Venta
Código : IN-SGC-005
INSTRUCTIVO EMISIÓN DE
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GUIAS, ORDEN COMPRA Y Fecha : 27/09/2017
RECEPCIÓN DE FACTURAS Página : 6 de 12
Confidencial : NO
3.2Registro de factura.
a) Recibe del proveedor la factura para la cancelación del bien o servicio a recibir.
b) Ir a la pestaña 1.TRANSACCIONES y dar click en 15.COMPRAS.
Código : IN-SGC-005
INSTRUCTIVO EMISIÓN DE
Versión: 01
GUIAS, ORDEN COMPRA Y Fecha : 27/09/2017
RECEPCIÓN DE FACTURAS Página : 7 de 12
Confidencial : NO
e) Verificar si todos los datos están conformes con la factura (fechas, montos, IGV,
etc.) antes de guardar la factura como Registro de Compra.
f) Guardar los datos de la factura.
g) Si el registro de la factura esta fuera de plazo indicar el motivo (Agente Causal).
k) La factura física del proveedor se separa y se guarda (SUNAT). Adjuntando todo los
documentos de sustento para la factura (guías de remisión, orden de compra,
conformidades, etc, todos firmados y sellados por el responsable del área.
l) Al final del día se empaquetan las facturas y son enviadas a Lima al Área de
Logística (Sra. Haydee Cabeza) y al Área de Contabilidad.
3.3Emisión de Guías.
m) Con este documento se confirma el traslado de las materias prima, producto
terminado y bienes de la empresa fueras de las instalaciones de la Planta de
Alimentos de Granja Rinconada del Sur S.A.
n) Se emitirá una guía por cada destino que contenga (Movimiento de Almacén):
a. Fecha de emisión
b. Fecha inicio de traslado
c. Destinario – Punto de llegada
d. R.U.C. / D.N.I.
e. Dirección
f. Código
g. Granja
h. Motivo de Traslado
i. Transportista / vehículo / conductor
j. Razón social
k. Vehículo marca / Placa N°
l. Chofer
m. Descripción, Lote, unidad de manejo, Cantidad, Kilos, P. Unitario, Total
n. Observaciones (si las hubiera)
o. Fecha de salida / Firma del despachador / Hora de Salida
Código : IN-SGC-005
INSTRUCTIVO EMISIÓN DE
Versión: 01
GUIAS, ORDEN COMPRA Y Fecha : 27/09/2017
RECEPCIÓN DE FACTURAS Página : 10 de 12
Confidencial : NO
b)
4 INSPECCIONES.
5 REGISTROS.
No aplica
6 ANEXOS.