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INDICE

N° DESCRIPCION PAGINA
1 OBJETIVO 2
2 RESPONSABLES 2
3 DESARROLLO 2
4 INSPECCIONES 2
5 REGISTROS 2
6 ANEXOS 2

ELABORADO REVISADO APROBADO

FECHA......./......./........ FECHA......./......./........ FECHA......./......./........

     
JEFE DE ÁREA. JEFE DE PLANTA GERENTE ADMINISTRATIVO

1. OBJETIVO.
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Establecer las instrucciones a seguir por el personal de almacén para la emisión de Guías,
Órdenes de Compra y registro de facturas en el Sistema de GRS.

2. RESPONSABLES.

2.1Supervisor de Almacén.
 Ingreso y validación de información en tiempo real (factura, stock físico, consumos y
saldos).
 Verificar y asegurar la provisión de materia prima, insumos, herramientas y demás
suministros.
 Registrar ingresos y salidas de material previa autorización del Jefe de Planta.
 Procesar información de factura y/o guía de remisión de la carga, ingresando todos
los datos al Sistema Computacional de Granja Rinconada del Sur S.A. (registro de
compras o control de almacén) en tiempo real.
 Recibir, verificar e ingresar las facturas físicas recibidas al sistema de GRS previa
firma del Jefe de Planta.
 Al término del cierre del proceso deberán pasar la información validada de saldos y
stock al área de Contabilidad, vía correo electrónico, asegurando que la información
fluya en tiempo real.

2.2Jefe de Planta.
 Aprobar y validar las Órdenes de Compra.
 Asegurar el total cumplimiento del instructivo de emisión de guías, órdenes de
compra y facturación; además de controlar y verificar los documentos de compras.

3. DESARROLLO.

3.1Emisión de Orden de Compra

a) Se realiza el requerimiento según las necesidades que las áreas de la Planta de
Alimentos de Granja Rinconada del Sur S.A. requieran, se clasifican en:
o Requerimientos de materias primas críticas: Son productos que tienen
vital importancia en el proceso productivo de la empresa y su escasez
puede causar el incumplimiento de los plazos de producción establecidos.
o Requerimiento de insumos adicionales: Son productos que dada su
naturaleza e importancia no son críticos en el proceso productivo de la
empresa, pero necesarios para el cumplimiento del proceso productivo.
o Requerimiento de servicios: Son servicios requeridos para cumplir con los
trabajos en la empresa (material de escritorio, etc.).
b) Se accede al servidor MOLINO2018 con su usuario y contraseña.
c) Ir a la pestaña 1.TRANSACCIONES. y seleccionar 2. ORDENES DE COMPRA.
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d) Colocar el código del área quien está creando la Orden de Compra.

e) Ayudarse con la tecla F1 para buscar alguna codificación, verificar que ha sido
llenado correctamente. Apretar F5 para activar el botón “Buscar”.
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f) Al ser una Orden de Compra la Cuenta Corriente es de Granja Rinconada.

g) Buscar el artículo que se desee realizar la Orden de Compra (apretar F1 para

desplegar artículos ya registrados en el sistema).
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h) Si el artículo no se encuentra dentro del Sistema, se debe de agregar. Ir a

0.TABLAS, y dar click en 0.ARTICULOS.

i) Rellenar los ítems necesarios para la creación de un nuevo artículo, para ello tener
en cuenta las mismas características(verificar la línea que corresponde) de otro
artículos como:
o Cuenta Balance
o Cuenta Costo
o Cuenta Cargo
o Cuenta Cargo
o Cuenta Abono
o Cuenta Venta
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j) El Jefe de Planta revisa los requerimientos y aprueba la cantidad solicitada de

acuerdo a la naturaleza y necesidad requerida; de no existir ninguna observación
los firma para su aprobación final; si existe alguna modificación lo anota en el
requerimiento de Orden de Compra respectivo para su aprobación.
k) Se emite y aprueba la Orden de Compra, según los distintos tipos de compras:
o Las compras de materias primas críticas se realizan en su mayoría fuera de
la localidad; esta orden de compra una vez llenada y aprobada por el Jefe
de Planta deberá ser enviada vía correo electrónico o física.
o Las compras de insumos adicionales son elaboradas de acuerdo al
siguiente criterio: Las órdenes de compra son enviadas vía electrónica o en
físico al proveedor, las Órdenes son aprobadas por el Jefe de Planta, las
compras son canceladas después de su registro y facturación en el Sistema
de Granja Rinconada del Sur S.A.
o La adquisición de servicios una vez llenado con el detalle del servicio es
aprobado por el Jefe de Planta, es enviado al proveedor vía electrónica o en
físico, a la espera de la llegada del producto.

3.2Registro de factura.
a) Recibe del proveedor la factura para la cancelación del bien o servicio a recibir.
b) Ir a la pestaña 1.TRANSACCIONES y dar click en 15.COMPRAS.
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c) Registra en el sistema los siguientes datos para la generación de la factura

electrónica:
o Fecha de Recepción
o Número de registro
o Tipo y Número de Cuenta
o Tipo de Documento
o Número de Serie
o Tipo de moneda
o Fecha de vencimiento
o Descripción del producto (Lote, cantidad, IGV, monto)

d) Seleccionar el tipo de documento 01 Factura (también puede ayudarse apretando

F1)
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e) Verificar si todos los datos están conformes con la factura (fechas, montos, IGV,
etc.) antes de guardar la factura como Registro de Compra.
f) Guardar los datos de la factura.
g) Si el registro de la factura esta fuera de plazo indicar el motivo (Agente Causal).

h) Tener en cuenta si la factura tiene origen de:

o Cuenta Contable (no entra a Almacén solo servicios)
o Bienes y servicios (entra a Almacén algún artículo)
o Guías de Almacén (cuando la guía se encuentra en el sistema del Almacén)
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i) Si se desea agregar más producto, apretar el símbolo “+” en el teclado

j) Se sella con el número de registro del sistema.

k) La factura física del proveedor se separa y se guarda (SUNAT). Adjuntando todo los
documentos de sustento para la factura (guías de remisión, orden de compra,
conformidades, etc, todos firmados y sellados por el responsable del área.
l) Al final del día se empaquetan las facturas y son enviadas a Lima al Área de
Logística (Sra. Haydee Cabeza) y al Área de Contabilidad.

3.3Emisión de Guías.
m) Con este documento se confirma el traslado de las materias prima, producto
terminado y bienes de la empresa fueras de las instalaciones de la Planta de
Alimentos de Granja Rinconada del Sur S.A.
n) Se emitirá una guía por cada destino que contenga (Movimiento de Almacén):
a. Fecha de emisión
b. Fecha inicio de traslado
c. Destinario – Punto de llegada
d. R.U.C. / D.N.I.
e. Dirección
f. Código
g. Granja
h. Motivo de Traslado
i. Transportista / vehículo / conductor
j. Razón social
k. Vehículo marca / Placa N°
l. Chofer
m. Descripción, Lote, unidad de manejo, Cantidad, Kilos, P. Unitario, Total
n. Observaciones (si las hubiera)
o. Fecha de salida / Firma del despachador / Hora de Salida
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o) Se distinguen 03 tipos de guías con distintas codificación:

a. Guía N° 016 – Guía para el Alimento Balanceado
b. Guía N° 021 – Maíz y Torta de soya
c. Guía N° 028 – Insumos y suministros
p) Las guías de remisión que llegan con los productos de micro-insumos son
registradas en el sistema.
q) Tanto el maíz y la torta de soya que llegan son registrados en el sistema de GRS en
el Registro Temporal al pesar el Camión, se guarda el registro verificando el lote del
producto. Se va a la pestaña dentro del Sistema Movimiento de Almacén (Almacén
RT1) y se verifica su ingreso para la generación del reporte total.

r) Si es almacén de Granja Rinconada se utiliza la codificación E001, y si es un

almacenaje temporal es de codificación E470 (Generación de un Kardex). Así se
tiene un registro de manera organizada de la mercadería del almacén.
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s) Al ingresar toda la información de los Lotes de Maíz, los transportistas generan un

flete, todos los gastos realizados por la carga del maíz se suman para que se
genera la Factura Comercial (a cargo de Logística en Lima).

3.4Emisión de Reportes de Almacén.

a) Ir a la pestaña de 2.REPORTES y dar click en 14.REPORTE DE COMPRAS, se
desplegara un submenú.

b)

4 INSPECCIONES.

Se audita los reportes e información dentro del Sistema de forma diaria

5 REGISTROS.

No aplica

6 ANEXOS.

6.1 ANEXO 01: Control de cambios

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ANEXO 01: CONTROL DE CAMBIOS

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