GD1-Gestion de Documentos y Archivos

DIPLOMADO VIRTUAL EN
GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Guía didáctica 1: Conceptos básicos
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DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Se espera que, con los temas abordados en la guía didáctica del módulo 1:
Conceptos básicos, el estudiante logre la siguiente competencia específica:
➢ Comprender los conceptos básicos asociados al archivo, sus características

y elementos.
Los contenidos temáticos a desarrollar en la guía didáctica del módulo 1:

Conceptos básicos, son:
Tema 1 Tema 2 Tema 3

• Documentos • Archivo • Principios y
• Tipos de documentos • Tipos de archivo y características para la
y ciclo de vida generalidades conservación de
documentos de
archivo
Ilustración 1: contenido temático de la guía.

Fuente: autor.
2
Tema 1: Documento, Tipo de Documentos y Ciclo de Vida
La comunicación escrita en el entorno administrativo es indispensable y

cumple con la función de transmitir, solicitar información y servir de evidencia o
respaldo en los procesos, procedimientos o negociaciones de una institución,
entidad u organización.
Un texto bien redactado, de manera clara y eficaz, puede ayudar las
comunicaciones, mejorar el intercambio entre las distintas áreas de la organización,
el desempeño de estos sectores, la ejecución de proyectos y objetivos comunes y
la toma de decisiones, entre otras.
A través de esta guía se presentará el siguiente desarrollo temático:
Definición
Función material
Funciones
Función de
comunicación
Característica
Documento
Encabezado
Componentes Texto
Tipos de documentos Final
Ciclo de vida
Ilustración 2: descripción del tema 1.

Fuente: autor.
Definición
El término documento tiene diferentes interpretaciones según el contexto en
el que se utilice. Para el desarrollo de actividades propias de la gestión documental
3
es indispensable identificar y comprender claramente la noción de documento, su
clasificación y ciclo de vida.
A continuación, se presentará una definición y análisis de este concepto. La
expresión documento proviene del vocablo de origen latín documentum, el cual tiene
varios significados. Por ejemplo, tomando la definición de la RAE (2020), se
encuentra lo siguiente:
1. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho,
principalmente de los históricos.
2. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados
como tales para probar algo.
Siguiendo esta misma línea, la norma ISO 9000 (2015) presenta una definición
sencilla para el concepto documento, mostrándola como toda información y su
medio de soporte.
Por su parte, la ley 594 de 2000 define el documento de archivo como el
registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en
razón de sus actividades o funciones.
Funciones de los Documentos

Los documentos generados de la gestión empresarial son el soporte material,
a través del cual se plasman los actos administrativos.
Dichos documentos cumplen con las siguientes funciones:
Función material: aseguran la continuidad de la

actuación administrativa como soporte material, al
garantizar la conservación de los actos y
procesos desarrollados al interior de las
empresas.
Función de comunicación: sirven como medio de

la comunicación realizada al interior de las
empresas, dicha comunicación puede ser tanto
interna como externa y en entidades públicas o
privadas.
Ilustración 3: funciones de los documentos administrativos.

Fuente: González (2012).
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Característica de los Documentos Administrativos
La validez es la principal característica de un documento administrativo, de

esta forma podrá cumplir su finalidad o propósito. González (2012) describe tres
condiciones a tener en cuenta en la validez de un documento administrativo, las
cuales son:
1. Para que el documento tenga validez en el ámbito empresarial frente a
clientes internos y externos, el mismo debe ser emitido por un empleado
previamente autorizado y bajo el cumplimiento de sus funciones.
2. No se consideran documentos administrativos, aquellos presentados por los
solicitantes, alegatos o reclamos que carecen de validez.
3. El documento adquiere validez una vez se encuentre firmado y con sellos
según la entidad correspondiente. Esta característica es válida tanto para las
entidades públicas como privadas.
Según Trujillo (2001) los documentos administrativos o de archivo deben
reunir cuatro características adicionales: carácter seriado, carácter de unicidad,
objetividad e integridad.
✓ Carácter seriado: estos documentos se generan como resultado de
acciones continuas o repetitivas en un área o proceso. Se producen uno a
uno y en un orden natural.
✓ Carácter de unicidad: los documentos de archivo se distinguen también
porque son únicos, es decir, una carta, un contrato, una factura es única en
su producción, pueden tener datos o información similar, pero nunca será
igual.
✓ Objetividad: los documentos de archivo son elaborados para la posteridad
y registran hechos tomados del acontecer inmediato, se producen
naturalmente como resultado del quehacer en una empresa y no comportan
elementos de crítica subjetivos o valorativos.
✓ Integridad: El documento debe ser integro, completo en el todo y en sus
partes, es decir, en sus caracteres internos y externos.
Componentes de los Documentos Administrativos
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Los componentes que caracterizan a los documentos de origen administrativo,
tanto privados como públicos son:
Encabezado Texto Final
Es importante aclarar que las partes que conforman el documento administrativo,

varían en función de las características de cada uno, es posible encontrar
documentos más completos que otros (González, 2012).
1. Encabezado. Se encuentra en la parte superior del documento y

corresponde a la identificación del mismo. Está compuesto por el membrete, año,
lugar, fecha, código y nombre del documento.
✓ Membrete. Corresponde a la inscripción que caracteriza a la empresa o
entidad que emite el documento, se imprime en la parte superior e inferior
según el diseño elegido en todos los papeles y sobres correspondientes
(González, 2012).
✓ Encabezado. Es común encontrar el nombre del documento, ya que el mismo
debe estar plenamente identificado, todo con el fin de realizar su correcta
disposición como correspondencia, para realizar informes y de soporte
contable, entre otros.
✓ Código. Corresponde a la codificación interna definida por la empresa a los
documentos emitidos, la cual está en coherencia con las políticas para la
gestión documental definidas en la empresa o en el Sistema de Gestión de
Calidad.
2. El texto. Es la parte principal del documento, puede estar dividido por
secciones según el tipo de documento. González, (2012) en su libro Técnicas
administrativas básicas de oficina señala que todo documento administrativo debe
reunir las siguientes características en su elaboración:
✓ Claridad ✓ Cortesía
✓ Integridad ✓ Corrección
✓ Brevedad
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Las descripciones de estas características, son presentadas en la ilustración
No. 3.
Claridad.
La fácil comprensión del documento puede facilitar el entendimiento del
mensaje que se quiere transmitir.
Integridad.
Las ideas que queremos transmitir a través del documento. La
información debe ser coherente y completa, y no debe presentar vacíos
ni ambigüedades.
Brevedad.
Para una correcta comprensión del texto, las ideas no solo se deben
presentar de forma clara, concisa y coherente, sino que deben ser
expresadas sin rodeos y de forma directa.
Cortesía.
La redacción del texto debe ser cordial y respetuosa. El mensaje
entregado al lector debe ser positivo y sin dejar a un lado la jerarquía
establecida.
Corrección.
Debemos mencionar que los documentos administrativos no deben
contener errores gramaticales, sintácticos o de ortografía.
Ilustración 3: características del texto de un documento administrativo.

Fuente: González (2012).
• El final. El final es el tercer y último componente de un documento

administrativo y se ubica en el extremo inferior del mismo e incluye la
antefirma, firma(s), posfirma(s), sellos, anexos, “con copia” y pie de página
(González, 2012).
o Antefirma. Se trata de una frase de cortesía para concluir la redacción del
texto y precede a la firma.
o Firma. Contiene nombre y apellidos de la persona que se responsabiliza del
documento.
o Posfirma. Se trata de la profesión o grado académico o cargo que
desempeña la persona que firma el documento.
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o Sello. Es el instrumento legal que da validez al documento. En las
administraciones públicas es de forma circular. Da autenticidad y legalidad a
lo que se expresa en el texto.
o Anexos. Aunque es una parte opcional, es muy utilizada para adjuntar
documentos, recibos, facturas y certificados, entre otros que sirven para
complementar el texto del documento.
o Pie de página. En este apartado es común presentar los datos de ubicación
de empresa y los datos de la persona responsable de la elaboración del
documento.
Tipos de Documentos
Cada organización determina el medio, tipo, extensión y soporte de la
documentación requerida y los medios a utilizar para su custodia en el tiempo. Esto
depende de factores tales como el tipo, complejidad, naturaleza jurídica, procesos
y productos de la empresa.
Según la información que contienen los documentos pueden ser clasificados en:
Documentos textuales Documentos sonoros
Documentos Documentos
audiovisuales fotográficos
Documentos digitales Documentos privados
Documentos públicos
Ilustración 4: tipos de documentos.

Fuente: Alexa (2016).
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• Documentos textuales: son todos aquellos documentos que contiene
información en lenguaje escrito. Generalmente su soporte material es el
papel, por tanto, son perecederos y difíciles de conservar en el tiempo. Pese
a su naturaleza, es posible, mediante espacios y herramientas adecuadas,
su conservación en bibliotecas, museos, casas de la cultura, centros de
documentación, archivos parroquiales y colecciones institucionales, entre
otros. Ejemplos de este tipo de documentos son libros, revistas, actas de
nacimiento, matrimonio, historias clínicas, expedientes académicos, cartas y
documentos personales, entre otros (Alexa, 2016).
• Documentos sonoros: son todos aquellos documentos que guardan

información en lenguaje oral, sonidos o piezas musicales. Para su registro y
almacenamiento se requieren dispositivos que registren sonidos y su soporte
físico generalmente ha sido cintas magnéticas (casetes), discos ópticos,
dispositivos de digitales (USB) y equipos de cómputo, entre otros. Ejemplos
de este tipo de documentos son: grabaciones, entrevistas, historias de vida,
memoria oral, etc. (Alexa, 2016).
• Documentos audiovisuales: como lo indica su nombre son todos aquellos

documentos que almacenan sonidos e imágenes. Por lo general, se
almacenan en cintas, discos ópticos, casetes, CD ROMs y en medios
digitales. Para su registro se requiere al igual que los documentos sonoros
de dispositivos tales como cámaras de video y actualmente celulares y
equipos de cómputo. Ejemplos: videos de reuniones, películas, video de
eventos, etc. (Alexa, 2016)
• Documentos fotográficos: son todos aquellos documentos que almacenan

imágenes, por medio de cualquier técnica análoga o digital. Este tipo de
documentos trasmiten un mensaje o información relacionada con eventos o
hechos concretos pasados (Alexa, 2016).
• Documentos digitales: son aquellos documentos que pueden ser

almacenados de forma digital. Estos documentos pueden ser documentos
textuales, sonoros, audiovisuales y fotográficos. Este tipo de documentos y
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almacenamientos es muy utilizado actualmente dada su facilidad de
producción y almacenamiento (Alexa, 2016).
• Documentos privados: son aquellos documentos generados por personas

particulares y en los que no intervienen empresas ni funcionarios públicos
(Alexa, 2016).
• Documentos públicos: son todos aquellos documentos expedidos o

autorizados por funcionarios públicos y que dan fe de su contenido (Alexa,
2016).
Tipos de Documentos y Sistemas de Gestión de Calidad

Los tipos de documentos utilizados en los sistemas de gestión de la calidad
pueden ser clasificados según la norma ISO 9000 en seis grupos según su finalidad,
en la siguiente ilustración se describe cada tipo.
Documentos que proporcionan Documentos que describen

información coherente, interna y como se aplica el sistema de
externamente, acerca del gestión de la calidad a un
sistema de gestión de la calidad producto, proyecto o contrato
de la organización. Ejemplo: específico. Ejemplo: plan de
manuales de la calidad. calidad.
Documentos que establecen Documentos que establecen

requisitos. Ejemplo: recomendaciones o sugerencias.
especificaciones Ejemplo: directrices
Documentos que proporcionan

información sobre cómo efectuar
Documentos que proporcionan
las actividades y los procesos de
evidencia objetiva de las
manera coherente; tales
actividades realizadas o
documentos. Ejemplos: manual
resultados obtenidos. Ejemplos:
de funciones, manual de gestión
registros.
documental, procedimientos e
instructivos.
Ilustración 5: tipos de documentos en un SGC.

Fuente: ICONTEC (2015).
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Valor de un Documento o Documentación
La norma ISO 9000 (ICONTEC, 2015) establece que la elaboración de un
documento no debe ser un fin en sí mismo, sino que debe ser una actividad que
aporte valor. Esto permite la comunicación de propósito y la coherencia de la acción
al cumplir los siguientes requisitos:
a) lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la
calidad;
b) proveer la formación apropiada;
c) la repetibilidad y la trazabilidad;
d) proporcionar evidencias objetivas; y
e) evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema de gestión de la
calidad.
Ciclo de Vida de los Documentos

El ciclo de vida corresponde a las etapas que atraviesa un documento desde
su producción y gestión hasta su custodia final o eliminación. La duración del ciclo
de vida hace referencia al tiempo de vigencia y uso del documento, así depende, no
del soporte material del documento, sino del valor de la información.
Arévalo (2003) explica que el ciclo vital de los documentos tiene tres fases que
son:
Pre-archivística Administrativa Histórica
1. Fase pre-archivística. Esta es la etapa más activa, donde el documento es

consultado de forma periódica debido a su propósito, incidencia legal o
financiera. Comprende actividades como la recepción, adquisición, reunión
de documentos y trámite. Los documentos son elaborados por la empresa o
recibidos para el cumplimiento de un determinado trámite o comunicación
(Arévalo, 2003). Ejemplo: contrato laboral de un empleado activo en la
empresa.
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2. Fase administrativa. En esta etapa el documento ha perdido relevancia
sobre su contenido, la consulta se hace menos constante o recurrente y
tiende a ser semiactivo. Aunque su vigencia permanece, el trámite ya ha
finalizado, se conservan por un tiempo prudencial en los archivos de las
entidades productoras con fines de consulta, formación de precedentes,
antecedentes o posteriores reclamos que surjan. Cumplen con necesidades
administrativas y su consulta es esporádica (Arévalo, 2003). Ejemplo:
contrato laboral de un empelado que no sigue en la empresa, pero que aún
posee un valor legal.
3. Fase histórica. Determina la total inactividad o valor histórico de la
información del documento, a partir de esta fase se decide su eliminación o
custodia en el tiempo. Los documentos en esta etapa se transforman en
fuentes de consulta para fines prácticos, científicos y culturales,
generalmente se guardan en archivos históricos (Arévalo, 2003). Ejemplo:
escritura de propiedad y actas de consejo directivo.
Es importante aclarar que, en la archivística, existe la teoría de las edades
del ciclo de vida y también son denominadas documentos activos, semiactivos e
inactivos.
Vásquez (2006) indica que las fases del ciclo de vida de documentos pueden
ser dividas, a su vez, en diferentes momentos, tal como se presenta en la siguiente
ilustración.
• Momento de gestación.
Posteriormente llamado
momento de planificación de
Fase pre-archivística tipo documental.
• Momento de trámite, llamado
actualmente como momento
de tramitación
• Momento de vigencia.
Fase administrativa • Momento de plazo
precaucional.
Ilustración 6: momentos de la fase pre-archivística y administrativa.

Fuente: Vásquez (2006).
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De forma adicional, el investigador Rhoads (1983), citado por Llansó (2006),
propone cuatro fases en el ciclo de vida de los documentos como son: fase de
creación, de utilización y mantenimiento, de disposición y de gestión de los
documentos según su valor permanente.
•Corresponde a actividades de diseño y gestión de

formatos, preparación y gestión de
correspondencia, informes y directrices el desarrollo
Creación de documentos
de sistemas de gestión de información y las
aplicaciones de moderna tecnología de estos
procesos.
•Incluye el desarrollo de sistemas de archivo y

recuperación, gestión de archivos de oficina,
gestión de correo y telecomunicaciones, selección y
gestión de máquinas copiadoras de oficina,
Utilización y mantenimiento
desarrollo y mantenimiento de programas de
documentos esenciales y de planificación contra
desastres, sistemas de análisis y autorimzación de
estos procesos.
•Corresponde a la identificación y descripción de las

series, tablas de retención documental, selección y
Disposición de los documentos
disposición de documentos, trasnferencias según
su valor permanente.
•Diseño y equipamento de los depósitos de archivo,

Gestión de los documentos métodos y procedimientos para restauración y
según su valor permanente conservación de documentos, políticas de acceso,
procedimientos de referencia y difusión.
Ilustración 7: cuatro fases del ciclo de vida de documentos.

Fuente: Rhoads (1983) citado por Llansó (2006)
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Tema 2: Archivo, Tipos de Archivos y Generalidades
Definición
El término archivo tiene diferentes definiciones que se han constituido a lo
largo del tiempo. A continuación, tomando la RAE (2019) se abordarán las tres más
importantes:
Conjunto ordenado Lugar donde se Conjunto de datos

de documentos custodian uno o almacenados en la
que una persona, varios archivos. memoria de una
una sociedad, una computadora u otro
institución, etc., dispositivo
producen en el electrónico, que
ejercicio de sus puede manejarse con
funciones o una instrucción única.
actividades.
Ilustración 8: definición de archivo.

Fuente: RAE (2019).
Los archivos están formados por los documentos que se generan en las
empresas o instituciones, su producción es constante en cada una de las
actividades que se realizan, deben estar clasificados y ordenados para su posterior
localización. Esta última característica de los documentos de archivos exige que, a
nivel organizacional, se definan unas políticas de calidad y eficacia para que las
personas puedan tener acceso a los documentos de archivo de forma rápida.
a). Propósito del archivo. Guardar y custodiar todos los documentos de la
empresa para su funcionalidad y el cumplimiento de normativa legal.
b). Clases de archivos. Los archivos son clasificados según los criterios, a
continuación, se presenta los más conocidos.
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Centralizado
Por su ubicación Descentralizado
Mixto
Público
Por su contenido
Privado
Clasificación de
archivo Activo o de
gestión
Por la frecuencia
Semiactivo
en su utilización
Definitivo o
histórico
Papel
Por el tipo de
soporte utilizado
Electrónico
Ilustración 9: clasificación de los archivos.

Fuente: Guerrero (2017).
Clasificación de los Archivos según su Ubicación.

✓ Archivo centralizado. Unidad administrativa donde se agrupan los
documentos de archivo (solo sitio), para que todas las personas puedan
consultar el archivo en un mismo sitio. Este sistema de archivo permite
unificar los criterios de clasificación y ordenación, ahorro de espacio,
material, instalaciones y equipos, reducción de costos y errores en la
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búsqueda y servicio de documentos. Tiene como desventajas que es menos
operativo y se generan retrasos y costos en su gestión.
✓ Archivo descentralizado. Corresponde a la conservación de los
documentos de la empresa en diferentes secciones o departamentos. Este
método elimina la formulación de peticiones de documentos y la creación de
más documentos, y es más accesible a los distintos servicios y documentos
a consultar. Presenta como desventajas la necesidad de más espacio,
equipos, materiales y otro sistema de organización.
✓ Archivo mixto. Combina los archivos centralizados y descentralizados. El
manejo de los documentos durante su trámite y gestión se realiza en los
archivos descentralizados, pero una vez termina el plazo precaucional los
documentos se trasladan al archivo central. Este tipo de archivos tiene tres
niveles de organización:
o Archivo individual: contiene la documentación que consulta y maneja
cada persona en su propio trabajo.
o Archivo departamental: cada área o departamento guarda la
documentación que genera su proceso.
o Archivo general: se almacenan los documentos que provienen de cada
una de las áreas y que ya no son requeridos en la gestión.
Clasificación del Archivo por su Contenido.

✓ Archivo público. Son considerados archivos públicos todas aquellos que se
encargan de reunir, conservar clasificar, ordenar y divulgar documentos
producidos por entidades públicas y personas consideradas servidores
públicos.
✓ Archivo privado. Son los formados por fondos o colecciones documentales
producidos por personas naturales o jurídicas de carácter privado.
Clasificación del Archivo por la Frecuencia de su Utilización.

Este tipo de clasificación está muy asociada con el ciclo vital de los
documentos.
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✓ Archivo activo o de gestión. Son denominados así, los archivos donde los
documentos son consultados de forma periódica por su valor administrativo,
legal, operativo o fiscal. La permanencia de los documentos depende de su
valor en el tiempo. Igualmente, las organizaciones deben señalar el ciclo vital
de estos documentos para tenerlo en este tipo de archivo, identificando las
etapas de producción, recepción, distribución, trámite, consulta,
conservación y disposición final.
✓ Archivo semiactivo: Este tipo de archivo conserva los documentos que
presentan una menor vigencia y su consulta es poco frecuente. Tienen como
propósito suministrar información para comprobar las operaciones realizadas
y periódicamente deberá determinarse que documentos se eliminan, y cuales
pasan al archivo histórico. Dentro del ciclo de vida de estos documentos se
debe tener en cuenta las etapas de organización, consulta, conservación y
disposición final.
✓ Archivo definitivo o inactivo. En este tipo de archivo se almacenan los
documentos de poca consulta que han perdido su vigencia y que tiene un
valor histórico para la empresa o las personas. En su ciclo de vida se
encuentran la organización, consulta, conservación y disposición final.
Clasificación de los Archivos según el Tipo de Soporte.

✓ Archivo en formato papel. Son aquellos documentos que se guardan en
soporte físico y/o material, es el más utilizado en las organizaciones, aunque
deben establecerse normas relativas a su pertenencia y durabilidad.
✓ Archivo en formato electrónico. Son aquellos documentos que se emplean
con soporte digital y no tienen ubicación material. Para este tipo de soporte
se deben establecer normas para su conservación (copias de seguridad) y
validez.
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Tema 3: Principios y Características para la Conservación de
Documentos de Archivo
Tema 2: Nombre del tema

Principios de los Archivos
Los documentos que son depositados en los diferentes archivos están
basados por regla general en dos principios que en la práctica son fundamentales:
Principio de procedencia: Consiste en mantener agrupados

los documentos de cualquier naturaleza recibidos y/o
generados por una unidad responsable, área u oficina o de
una persona moral o física determinados, sin mezclarlos
con otros. La procedencia proporciona la base para la
recuperación de información contenida en los archivos.
El principio de orden original: se refiere al orden en el cual

los documentos fueron creados, organizados y mantenidos
por la oficina de origen. Su organización obedecerá a un
proceso natural conforme se inicia un asunto o trámite
continuado durante su desarrollo y hasta su conclusión.
Ilustración 10: principio del archivo.

Fuente: Arévalo (2003).
Características para la Conservación de Documentos de Archivo

Mantener un archivo organizado se traduce en eficiencia y ahorro de tiempo
en la búsqueda de información. En Colombia a través del Consejo Directivo del
Archivo General de la Nación se han definido una serie de acuerdos que establecen
las condiciones para la conservación de documentos.
El Capítulo 7 «Conservación de Documentos» del Reglamento General de
Archivos (Ac. 049, 2000) que trata sobre las «condiciones de edificios y locales
destinados a archivos», establece lo siguiente: «Los edificios y locales destinados
como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación,
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almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales» (Artículo 1, Ac.
049, 2000).
El acuerdo establece unas condiciones generales en la edificación, cómo:
Edificación
Condiciones Almacenamiento
Condiciones ambientales y
técnicas
Ilustración 11: aspectos generales definidos en el acuerdo 049.

Fuente: Acuerdo 049 de 2000.
Condiciones sobre la Edificación

Las condiciones generales que debe presentar el edificio donde se
depositarán y custodiarán los archivos deben cumplir unas características
específicas según la normativa (Art. 2. Ac. 049, 2000). Estas disposiciones están
reglamentadas de acuerdo a su:
- Ubicación
- Aspectos estructurales
- Capacidad de almacenamiento
- Distribución
Las condiciones específicas para cada una se describen en la siguiente
ilustración.
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Ubicación
•El terreno no puede tener riesgos de humedad subterránea o problemas
de inundación y debe ofrecer estabilidad.
•El terreno debe estar situado lejos de industrias contaminantes o
posible peligro por atentados u objetivos bélicos.
• El espacio debe ser suficiente para albergar la documentación
acumulada y su natural incremento.
Aspectos Estructurales.
•Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas
y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de
1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear
estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
•Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con
material ignifugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la
abrasión.
•Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades
ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el
desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
Capacidad de almacenamiento.
•Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
•La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
•La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación
del material documental.
•El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos
que establezcan los procesos de retención y valoración documental.
Distribución
•Las áreas destinadas a la custodia de la documentación deben contar
con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de
los acervos.
•Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios
estarán fuera de las de almacenamiento, por razones de seguridad y de
regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las
áreas de depósito.
•Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito,debido al
necesario aislamiento que existe en cuanto a la función desarrollada y
las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción,
organización y tratamiento de los documentos.
Ilustración 12: características generales de la edificación.

Condiciones sobre Áreas de Almacenamiento

Para mantener unas óptimas condiciones en el almacenamiento y custodia
de la documentación de un archivo, se deberán implementar algunas características
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técnicas en los soportes documentales, las cuales se encuentran ya especificadas
en la reglamentación (Art. 3, Ac. 049, 2000).
Estantería.
✓ La estantería seleccionada para el archivo debe tener un diseño acorde con
las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas
que produzcan daños sobre los documentos y las personas.
✓ Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas,
resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado
químicamente estable:
o Deberá tener una altura de 2.20 m. y cada bandeja soportar un peso
de 100kg/m lineal.
o La estantería total no deberá tener más de 100 m. de longitud.
✓ Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se
deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de
fijación a piso.
✓ La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm., para facilitar la
manipulación y el acceso del operario a la documentación.
✓ La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm. del piso.
✓ Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas,
para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una
graduación cada 7 cm. o menos.
✓ Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados
para evitar desgarres en la documentación.
✓ El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento
de documentos ni de ningún otro material.
Distribución de Estanterías.
✓ La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio
mínimo de 20 cm. entre éstos y la estantería.
✓ El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un
mínimo de 70 cm. y un corredor central mínimo de 120 cm.
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✓ La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la
documentación acorde con la signatura topográfica.
✓ Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se
recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el
deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.
Archivadores Verticales.
Estos dispositivos normalmente son utilizados como mobiliario de oficina,
centros de documentación y archivos. Deben estar elaborados en materiales
estables y adecuados para la conservación y manejo del acervo documental. Se
precisa su proyección de acuerdo con la producción e inventario documental.
Contenedores.
✓ Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o
sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos
encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la
conservación de los mismos.
✓ Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone
de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación
por contacto.
✓ El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento
debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la
documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o
materiales metálicos.
✓ La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe
ser mínimo de 4 cm.
✓ Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas,
cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales
como disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente:
o Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en
cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
o Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y
contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada
22
rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y
dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato
y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
o Los diskettes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica
en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda
vapores ácidos o contener moléculas ácidas retenidas en su estructura.
Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o C.D.
Condiciones Ambientales y Técnicas

Los edificios, locales y centros de documentación destinados a albergar el
material documental, deben cumplir con una serie de condiciones ambientales
estipuladas en la normativa archivística (Art. 5, Ac. 049, 2000).
Estas condiciones ambientales y técnicas deben incluir el manejo de
variables como:
✓ Temperatura y humedad relativa
✓ Ventilación
✓ Contaminantes atmosféricos
✓ Iluminación
A continuación, se pasará a definir cada una de estas Condiciones
ambientales y técnicas
Temperatura y humedad relativa del material documental.
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Material Documental: Soporte en papel.
Temperatura de 15 a 20° C con una fluctuación diaria de 4°C.
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%
Material documental: Fotografía (Blanco y Negro)

Temperatura 15 a 20 °C.
Humedad relativa de 40% a 50%
Material documental: Fotografía (color)

Temperatura menor a 10°C.
Material documental: Grabaciones

Temperatura 10 a 18°C
Material documental: Medios magnéticos

Material documental: Discos Ópticos

Material documental: Microfilm

Hhumedad relativa de 30% a 40%
Ilustración 13: características ambientales y técnicas.

Ventilación.
El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de
una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones
ambientales internas que se quieren mantener y al espacio. La disposición de las
unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación
a través de ellos.
24
Filtrado de aire.
Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas
sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación
con el sitio de emplazamiento de la edificación.
Iluminación en depósitos.
✓ Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
✓ Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
✓ Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
✓ Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente, pero de baja
intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
✓ Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
✓ Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
Mantenimiento y seguridad.
✓ El lugar de archivo debe disponer de equipos para atención de desastres
como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua
de acuerdo con el material a conservar.
✓ Evitar el empleo de polvo químico y de agua.
✓ Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades
deberán estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de
almacenamiento.
✓ Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
✓ Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los
diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación
y rescate de las unidades documentales.
✓ Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no
incremente la humedad ambiental.
✓ Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en
seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
25
Ahora que has revisado los contenidos de la guía didáctica, te invitamos a
construir un mapa conceptual que presente los conceptos claves que fueron
desarrollados.
¡Inténtalo! 
26
Alexa, G. P. (2016). Clases y tipos de documentos. Blog Alexa García.
http://lasclasesytiposdedocumentos.blogspot.com/2016/04/tipos-y-clases-
de-documentos.html
Arévalo, V. (2003). Cómo seleccionar documentos de archivo. Ordenación y
clasificación de los documentos de archivo (Primera Edición ed.). Ediciones
del Sur.
Congreso de la República de Colombia. (2000, 14 de julio). Ley 594. Bogotá,
Colombia: Diario oficial 44093.
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. (2000, 05 de mayo). Acuerdo
049. Bogotá, Colombia: Archivo Generla de la Nacional.
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-049-de-2000/
González, A. (2012). Técnicas Administrativas Básicas de OFicina. Operaciones
Auxiliares de servicios administrativos y generales. Editorial MAD, S.L.
Guerrero, R. M. (2017). Sistemas de Archivo y Clasificación de documentos. (I.
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28
Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como
material de consulta de los participantes en el Diplomado Virtual en
GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS del Politécnico Superior de
Colombia, y solo podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a
los usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información que aquí se
presenta.
GUÍA DIDÁCTICA 1
M2-DV67-GU01
MÓDULO 1: CONCEPTOS BÁSICOS
© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA, 2021

Medellín, Colombia
Proceso: Gestión Académica Virtual

Realización del texto: Comité de Diseño
Revisión del texto: Comité de Revisión
Diseño: Luisa Fernanda Serna, Comunicaciones
Editado por el Politécnico Superior de Colombia
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GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

➢ Comprender los conceptos básicos asociados al archivo, sus características

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Es importante aclarar que las partes que conforman el documento administrativo,

1. Encabezado. Se encuentra en la parte superior del documento y

Ilustración 3: características del texto de un documento administrativo.

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Documentos textuales Documentos sonoros

Documentos digitales Documentos privados

Ilustración 4: tipos de documentos.

• Documentos sonoros: son todos aquellos documentos que guardan

• Documentos audiovisuales: como lo indica su nombre son todos aquellos

• Documentos fotográficos: son todos aquellos documentos que almacenan

• Documentos digitales: son aquellos documentos que pueden ser

• Documentos privados: son aquellos documentos generados por personas

• Documentos públicos: son todos aquellos documentos expedidos o

Tipos de Documentos y Sistemas de Gestión de Calidad

Documentos que proporcionan Documentos que describen

Documentos que establecen Documentos que establecen

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Pre-archivística Administrativa Histórica

1. Fase pre-archivística. Esta es la etapa más activa, donde el documento es

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•Incluye el desarrollo de sistemas de archivo y

•Corresponde a la identificación y descripción de las

•Diseño y equipamento de los depósitos de archivo,

Ilustración 7: cuatro fases del ciclo de vida de documentos.

Conjunto ordenado Lugar donde se Conjunto de datos

Ilustración 8: definición de archivo.

Por su ubicación Descentralizado

Ilustración 9: clasificación de los archivos.

Clasificación de los Archivos según su Ubicación.

Clasificación del Archivo por su Contenido.

Clasificación del Archivo por la Frecuencia de su Utilización.

Clasificación de los Archivos según el Tipo de Soporte.

Tema 2: Nombre del tema

Principio de procedencia: Consiste en mantener agrupados

El principio de orden original: se refiere al orden en el cual

Ilustración 10: principio del archivo.

Características para la Conservación de Documentos de Archivo

Ilustración 11: aspectos generales definidos en el acuerdo 049.

Condiciones sobre la Edificación

Ilustración 12: características generales de la edificación.

Condiciones sobre Áreas de Almacenamiento

Condiciones Ambientales y Técnicas

Temperatura y humedad relativa del material documental.

Material documental: Fotografía (Blanco y Negro)

Material documental: Fotografía (color)