RECOMENDACIONES PARA SESIONES VIRTUALES

Antes de comenzar por favor sigan las siguientes

recomendaciones para garantizar claridad en la
información:

Utilizar el chat para escribir Al iniciar la sesión por favor cerrar la

Pueden conectarse desde
cualquier dispositivo con
correo electrónico asociado:
Computadores fijos o
portátiles, teléfonos
inteligentes y tabletas
las dudas o preguntas que cámara y el micrófono
surjan durante la presentación
Al finalizar cada tema se hará la lectura y Diligenciar la
respuesta de preguntas registradas en el asistencia ingresando
chat. Si es necesario, se habilitarán la al link enviado en el
intervenciones en audio
chat
PROCESO DE
NOVEDADES TIPO 1
Programa Familias en Acción
Febrero 2021
¿QUÉ SON LAS NOVEDADES?

Las novedades son solicitudes

que realizan las familias inscritas
en el programa Familias en
Acción, para modificar,
actualizar o corregir la información
reportada en SIFA.
TIPOS DE NOVEDADES

NOVEDADES TIPO 1
NOVEDADES TIPO 2
Inciden directamente en la
Inciden con la verificación
información familiar
de cumplimiento de los
registrada en el Sistema de
compromisos en salud y
Información del Programa
educación.
Familias en Acción – SIFA.
CRONOGRAMA DEL PROCESO DE NOVEDADES

INICIO DEL PERIODO APLICACIÓN DE CASOS ESPECIALES Y

NOVEDADES NO
APLICAN
NOVEDADES SUSPENDIDOS
DOS A TRES SEMANAS CUATRO SEMANAS UNA SEMANA

CICLO OPERATIVO DEL PROCESO DE NOVEDADES

56 DÍAS

CICLO OPERATIVO DEL PROGRAMA

DOS MESES
FORMATO DE NOVEDADES

El formato de novedades es
OBLIGATORIO para:

✓ Todas las novedades Tipo 1,

incluyendo Actualización de
datos generales.
✓ Levantamientos de suspensión
✓ Retiros de suspendidos
✓ Suspensiones por solicitud del
CMC (No se requiere firma)

Se podrá diligenciar utilizando la herramienta

TENDIARIA o manualmente y siempre debe
traer la firma de la madre titular.
 TENDIARIA

La herramienta es de uso obligatorio y debe

registrar las solicitudes de los beneficiarios al
programa. Se remite mensualmente a Heidi
Cruz.
CLASES DE NOVEDADES TIPO 1
ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES
Es el cambio de la información de contacto de la familia: cambio de
dirección, cambio de número de teléfono, celular o correo
electrónico.

Ahora es una novedad independiente, en la guía 3 estaba dentro de

la novedad de Cambio en datos personales de los participantes.

La actualización de esta información puede ser tramitada a través de:

- Solicitud verbal o escrita, directamente al centro de atención telefónica-CAT,

al EM/EI o al equipo regional de Familias en Acción.
- Esta novedad no requiere de documento soporte ni de aprobación, su
aplicación es inmediata.
CAMBIO DE GRUPO POBLACIONAL

El programa actualiza las bases de datos de focalización

periódicamente, de acuerdo con la actualización que
realizan las fuentes de información y según cronograma del
ciclo operativo.
RETIRO DE UN NIÑO, NIÑA, ADOLESCENTE O FAMILIA DEL
PROGRAMA.
REINGRESO DE NIÑO, NIÑA, ADOLESCENTE O FAMILIA AL
PROGRAMA.

▪ Fueron retirados por error, cometido por un actor diferente al

titular de la familia, en cualquier momento del ciclo operativo
del programa.

▪ El reingreso de niño, niña o adolescente se realiza desde

el territorio por medio del módulo de novedades de SIFA.

▪ Para el reingreso de familias, los Enlaces Regionales

deben remitir a nivel nacional la información de cada caso,
junto con los soportes respectivos. El nivel nacional
realiza el análisis de cada caso, y de acuerdo con los
resultados, gestionará la novedad de los casos que hayan
sido aprobados.
CAMBIO EN DATOS PERSONALES DE LOS PARTICIPANTES
TRASLADO DE MUNICIPIO

Se debe tramitar en el
municipio al cual se
trasladó la familia, es
decir, en el municipio
receptor.

En SIFA se puede
realizar
simultáneamente
traslado de municipio y
cambio grupo
poblacional.
CAMBIO DE TITULAR
REQUISITOS OBLIGATORIOS PARA SER
NUEVO TITULAR

Estar focalizado en alguno de los grupos

poblacionales que atiende el programa

Tener la custodia de TODOS los beneficiarios

del núcleo familiar

No tener registros anteriores en SIFA (Ni

activos ni retirados)
CAMBIO DE TITULAR SOLICITADO POR UN
PADRE/MADRE BIOLÓGICO

CON CONSENTIMIENTO DEL POR EXIGENCIA SIN

ACTUAL TITULAR CONSENTIMIENTO DEL ACTUAL
Con una carta del actual titular autorizando
TITULAR
al padre o madre a ser el nuevo jefe de
Presentando documento de custodia de
hogar para la familia. presentando
todos los beneficiarios en ese núcleo
documento de custodia de todos los
familiar.
beneficiarios en ese núcleo familiar.
CAMBIO DE TITULAR SOLICITADO POR UNA
PERSONA QUE NO ES PADRE/MADRE BIOLÓGICO

CON CUALQUIER OTRA

CON CUSTODIA DE CRITERIO
CUSTODIA
ESTRICTO
Cualquier otra custodia diferente a la de
Cuando la custodia se encuentra en el
criterio estricto (Conciliación, acuerdo,
marco de un Proceso Administrativo de
etc.). Será necesario presentar otro
Restablecimiento de Derechos – PARD.
documento que sustente la necesidad de
No es necesario presentar otro documento
hacer el Cambio de titular según el caso:
y se puede tramitar la novedad. Lo
anterior, porque es un caso de vulneración
Fallecimiento de padre/madre
de derechos a un NNA. El documento
Enfermedad grave o invalidez de
debe mencionar que es una medida de
padre/madre
restablecimiento de derechos y mencionar
Privación de la libertad de padre/madre
a todos los beneficiarios del núcleo
Desaparición de padre/madre
familiar.
CAMBIO DE TITULAR

El cambio de titular no permite la entrada de hijos o NNA en custodia y cuidado personal de la nueva titular.

La novedad de cambio de titular no puede realizarse a una persona que esté inscrita en Familias en Acción y
cuente con un código en otro núcleo familiar.

El Programa Familias en Acción permite sólo un cambio de titular, salvo que, realizado el cambio, se presente
respecto del nuevo titular una serie de situaciones.

Para cuando el cambio de titular se realice a personas entre 14 y 18 años, siendo el único beneficiario del núcleo
familiar, se deberá presentar, los documentos mencionados en el cuadro No. 2, salvo lo referido al documento de
custodia.
La nueva titular debe tener la custodia y cuidado personal de todos los NNA que hacen parte del núcleo familiar
(bajo el mismo código SIFA de la familia en la cual solicita ser titular).
Se establece que junto con la novedad de cambio de titular se pueden realizar en simultaneo otros tipos de
novedades en el SIFA:
• Cambio de titular, traslado de municipio y cambio grupo poblacional
• Entrada de beneficiario para cambio de titular
ENTRADA DE NIÑO, NIÑA O ADOLESCENTE - NNA
 ENTRADA DE NIÑO, NIÑA O ADOLESCENTE - NNA

Los NNA que ingresan al programa deben tener menos de 18

años en el momento de la aplicación o registro de la novedad en
el SIFA.

NN menor de 6 años: Reportar IPS. OBLIGATORIO

NNA de 4 a 17 años: Reportar datos de matricula. OBLIGATORIO

La nueva titular no puede realizar novedad de entrada de

beneficiarios para sus hijos o los otros NNA que tenga en
custodia. Es decir, el núcleo familiar debe permanecer como estaba
conformado al momento de la aplicación de la novedad de cambio de
titular.
TRASLADO DE NNA DE UN NÚCLEO FAMILIAR A OTRO
TRASLADO DE NNA DE UN NÚCLEO FAMILIAR A OTRO

Frente a esta novedad se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Los NNA que ingresan al nuevo núcleo deben tener la información personal que
presentaban en el anterior código SIFA de la familia. No obstante, el titular en el nuevo
código de familia debe actualizar la información para la verificación de compromisos de
los NNA según la edad, con lo cual y únicamente se iniciará la verificación según el
ciclo operativo.

• La priorización educativa corresponde al orden que presente el código de familia donde

ingresa el NNA, si presenta el máximo de 3 cupos asignados y no presenta ninguna
excepción (discapacidad o grado transición), los NNA trasladados deben esperar a que
se libere cupo en la familia.

• El grupo poblacional del NNA corresponde al del nuevo código de familia al que
ingresa.

• Para la creación de esta novedad, los Enlaces Regionales deben remitir a nivel
nacional la información de cada caso, junto con los soportes respectivos. El nivel
nacional realiza el análisis de cada caso, y de acuerdo con los resultados, aplica el
traslado a los casos que hayan sido aprobados.
CAMBIO PRIORIZACIÓN ESCOLAR.

Es importante tener en cuenta que todo

beneficiario que sea retirado por condiciones
operativas del programa, liberará el cupo de
educación para que pueda ser pasado a otro
beneficiario que si este estudiando y cuente con
actualización escolar. Esta medida será
retroactiva para los registros retirados antes de la
expedición de esta nueva versión de la guía
PROCESO DE
SUSPENDIDOS
Programa Familias en Acción
Marzo 2021
CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SUSPENDIDOS
Novedades de antifraudes y novedades tipos 1

Inicio Aplicar Cierre

periodo de Novedades Novedades
Novedades

Proceso Antifraudes
Retiros Actas Fin
Levantamientos CMC Aplicar Antifraudes
Levantamientos /
Procesos de Inicio Cierre Retiros
liquidación, Antifraudes Novedades
suspensiones y
Antifraudes
retiros
SUSPENDIDOS - ESTADO DE LAS FAMILIAS EN SIFA
Situaciones que generan suspensión de familias,
titulares y/o NNA

Cambio de custodia
Incumplimiento Inconsistencia o
o medida transitoria Rechazo abono a
en el cobro de falsedad en la
de protección por cuenta
incentivos información
notificación de ICBF

Estado del
Duplicidad
documento cruce Suspensión por
Documento interna en FeA Por
registro único de mejoramiento de
inconsistente o con el focalización
supervivencia condiciones
programa JeA
(Fallecidos)

Por solicitud
del CMC
APERTURA DE MÓDULO ANTIFRAUDES PARA LEVANTAMIENTOS,
RETIROS Y SUSPENSIONES

Módulo PQRs Módulo ANTIFRAUDES

CAMBIOS TIPOS DE CAMBIOS NÚMEROS

DOCUMENTOS DE DOCUMENTOS
SE CREAN PARA LAS DEMÁS CAUSALES DE
SUSPENSIÓN POR EL MODULO DE
CAMBIOS FECHAS ANTIFRAUDES
CAMBIOS FECHAS
DE EXPEDICIÓN DE
DE NACIMIENTOS
DOCUMENTO
 NOTIFICACIONES DE SUSPENDIDOS

1 2 3
CITACIÓN A
NOTIFICACIÓN NOTIFICACIÓN POR
NOTIFICACIÓN
PERSONAL AVISO
PERSONAL
RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS DE NOTIFICACIÓN PDF

1 2 3
CITACIÓN A
NOTIFICACIÓN NOTIFICACIÓN POR
NOTIFICACIÓN
PERSONAL AVISO
PERSONAL

Formato en PDF con Formato en PDF con Formato en PDF con

fecha de fijación y firma de la persona fecha de fijación y
desfijación notificada y el desfijación
notificador

FINALIZAR
RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS DE PUBLICACIÓN PDF

CITACIÓN A
NOTIFICACIÓN
PERSONAL

Formato en PDF con

fecha de fijación y
desfijación
RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS DE PUBLICACIÓN PDF

NOTIFICACIÓN
PERSONAL

Formato en PDF con

firma de la persona
notificada y el
notificador
RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS DE PUBLICACIÓN PDF

NOTIFICACIÓN POR
AVISO

Formato en PDF con

fecha de fijación y
desfijación
ACTAS DE SUSPENDIDOS – CIERRE DEL PROCESO EN CADA CICLO

• Se genera con novedades aprobadas por la Regional y

Generar Novedades de PQRs (Documentos actualizados)
actas • Se imprime

• Firmas de miembros del CMC (Alcalde,

Aprobación
Enlace Municipal y Secretarios de Salud y
de Acta en Educación
CMC

• Se escanea el documento
Cargue de y se carga nuevamente en
Acta SIFA

Aprobación
de Acta por
Regional
¡Gracias!