G DE 02 Formulacion Seguimiento Planeacion Institucional

GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL
BOGOTÁ D.C. Septiembre de 2021

Proceso Direccionamiento
GUÍA PARA LA asociado Estratégico
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN Versión 22
INSTITUCIONAL
CONTENIDO
1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE .................................................................................................................................... 3
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................................ 3
4. MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL ........... 5
5. ELABORACIÓN DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO........................................................... 8
6. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA10
7. METODOLOGÍA DEL BALANCED SCORECARD ............................................................ 11
8. FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN ............................................................ 13
8.1 ALINEACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN CON
LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL - MIPG ..................................................................... 17
8.1.1 Plan Estratégico Sectorial.......................................................................................................... 17
8.1.2 Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana ...................................... 18
8.1.4 Plan de Víctimas........................................................................................................................... 22
8.1.5 Gobierno Digital ............................................................................................................................ 22
8.1.6 Gestión del Conocimiento ....................................................................................................... 23
8.1.7 Innovación........................................................................................................................................ 23
8.1.8 Evaluación de Resultados ....................................................................................................... 23
8.1.9 Archivos y Gestión Documental ........................................................................................... 23
8.1.10 Gestión de Información estadística .................................................................................. 23
8.1.11 Sistemas de Gestión..................................................................................................................24
8.2 ESTRATEGIAS TRANSVERSALES .............................................................................. 24
8.3 CONVOCATORIA Y CONSULTA A LA CIUDADANÍA ............................................ 24
8.4 REGISTRO PLAN DE ACCIÓN EN EL SIGEPRE .................................................... 25
8.4.1 Crear plan de acción .................................................................................................................. 27
8.4.2 Formular las Estrategias ......................................................................................................... 32
8.4.3 Formulación de las actividades ........................................................................................... 34
8.4.4 Creación de indicadores.......................................................................................................... 37
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8.4.5 Solicitud de aprobación del Plan de Acción ................................................................. 37
8.5 MODIFICACIONES A LOS PLANES POR ESTRATEGIAS.................................... 43
8.6 CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE PLANES ........... 45
8.6.1 Plan Estratégico Institucional o Sectorial o de Acción o Plan Anticorrupción,
Atención y Participación Ciudadana .............................................................................................45
8.6.2 Registro de planes en el aplicativo Sigepre...................................................................46
9. SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN .......... 47
9.1 REPORTE DE ACTIVIDADES ........................................................................................ 47
9.2 REPORTE DE INDICADORES ....................................................................................... 51
9.3 SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN ........................................................................... 53
10. MARCO LEGAL ..................................................................................................................... 58
11. REQUISITOS TÉCNICOS ..................................................................................................... 59
12. DOCUMENTOS ASOCIADOS ............................................................................................ 59
13. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ............................................................................... 59
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1. OBJETIVO
Brindar las orientaciones metodológicas para la formulación y seguimiento de

la planeación institucional del Departamento Administrativo de la Presidencia
(DAPRE).
2. ALCANCE
Este documento aplica para la formulación y seguimiento de la Planeación

Estratégica y Plan de Acción Institucional. Las orientaciones de la guía deben
ser atendidas por todos los responsables de formular y realizar seguimiento al
plan estratégico y a los planes de acción.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Actividades: conjunto de acciones desarrolladas para el logro de los resultados

esperados del Plan de Acción. Las actividades no deben entenderse como
funciones.
Balanced Scorecard- BSC: herramienta de gestión que traduce la estrategia de
la entidad en un conjunto coherente de indicadores. Generalmente es conocido
en español como el Cuadro de Mando Integral.
Contexto Estratégico: corresponde al análisis de los factores claves internos y
externos que determinan la gestión de la entidad. El resultado de este análisis
se ajustará o validará según se requiera.
Estrategias: se definen como rutas fundamentales para alcanzar los objetivos
Institucionales. Una estrategia muestra cómo la entidad proyecta conseguir los
objetivos institucionales.
Entregable: corresponde al resultado o producto de la actividad realizada por
la dependencia. Por ejemplo: reportes, informes, documentos, entre otros.
Indicadores: representa la realidad de forma cuantitativa y directa que permite
medir el estado del resultado a evaluar en un momento determinado.
Meta: producto o resultado que la entidad prevé alcanzar en un periodo de
tiempo determinado (cuatrienal o anual, semestral, trimestral, etc.).
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Misión: corresponde a la definición de la razón de ser de la entidad y su
propósito fundamental.
Objetivos Institucionales: son los propósitos que la entidad se ha propuesto
alcanzar en un periodo de gobierno, de acuerdo con su razón de ser (misión y
visión) y su relación con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y el Plan
Nacional de Desarrollo.
Periodicidad: tiempo definido para realizar lo programado. Para el Plan
Estratégico, cuatro (4) años y Plan de Acción, un (1) año.
Plan Estratégico: documento que incluye los componentes de
direccionamiento estratégico de la Entidad, definidos para el cuatrienio en el
marco de los Objetivos de Desarrollo Sostenible y el Plan Nacional de
Desarrollo respectivo. Los componentes de este plan son la misión, visión,
objetivos institucionales, estrategias e indicadores en un horizonte de 4 años.
Plan de Acción: es el instrumento mediante el cual las dependencias
programan y realizan seguimiento en una vigencia a las estrategias, actividades
e indicadores asociados a un objetivo institucional para el cumplimiento de los
resultados previstos.
Presupuesto: estimación de gastos necesarios para lograr el cumplimiento de
cada estrategia. Se considera como un valor indicativo que se proyecta en el
momento de la formulación del Plan de Acción y está asociado a cada
actividad.
Seguimiento: es la descripción del estado de avance de los resultados
programados durante un período de tiempo, con el fin de poder aplicar
acciones correctivas en caso necesario.
Riesgo: posibilidad de ocurrencia del evento que puede afectar el producto o
servicio generado de un proceso o el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Sigepre: Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República.
Visión: contiene aspectos que permitan a los usuarios y ciudadanos identificar
lo que pueden esperar de la entidad, cómo espera ser reconocida y el futuro
deseado.
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4. MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
INSTITUCIONAL
La Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible, aprobada en septiembre de 2015

por la Asamblea General de las Naciones Unidas, marca el curso de acción del
país siguiendo una visión transformadora hacia la sostenibilidad económica,
social y ambiental, en un horizonte de tiempo hasta el 2030. Integrando 17
Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), la hoja de ruta incluye temas
altamente prioritarios, como la erradicación de la pobreza, la reducción de la
desigualdad en todas sus dimensiones, el crecimiento económico inclusivo con
trabajo decente para todas las personas, y el logro de ciudades y comunidades
sostenibles, entre otros.
Los ODS ligados a la Agenda, además de evaluar el punto de partida del país
para alcanzar la nueva visión del desarrollo sostenible, configuran una
herramienta de planificación para transitar por una senda de desarrollo
sostenido, inclusivo y en armonía con el medio ambiente, mediante políticas
públicas e instrumentos de presupuesto, monitoreo y evaluación.
En línea con lo anterior, la Presidencia de la República, concibe la planificación
institucional como un medio de implementación de la Agenda 2030, en un
esfuerzo por articular la planeación institucional con los 17 ODS.
Para mayor información se puede consultar

https://www.un.org/sustainabledevelopment/es/
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En el marco de lo dispuesto en la Ley 152 de 19941, el Decreto 1499 de 2017,

Decreto 1299 de 2018, Decreto 454 de 2020, Decreto 742 de 2021 y el Decreto
612 de 2018, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República
DAPRE formula el Plan Estratégico y los Planes de Acción.
Gráfica No. 1 Plan Nacional de Desarrollo
1
Tiene por propósito establecer los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución,
seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo.
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Gráfica No. 02 Planeación Estratégica Institucional
Año 2030
4 años
4 años
4 años
1 año
Planear estratégicamente le permite a la Entidad obtener los siguientes

beneficios:
 Encaminar los esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos
institucionales planteados.
 Realizar mediciones que ayudarán a la toma de decisiones de manera
eficaz y oportuna.
 Marcar la hoja de ruta de la entidad hacia el cumplimiento de la misión,
visión y objetivos.
 Impulsar las políticas del Presidente de la República.
 Articular instrumentos y mecanismos que permitan obtener resultados
efectivos.
 Enmarcar el accionar institucional en la Agenda 2030.
 Focalizar los recursos de acuerdo con las prioridades de la entidad.
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5. ELABORACIÓN DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO
Se identifica el valor público que genera la Entidad, a partir de la misión que

contiene el propósito fundamental, la visión que refleja el cómo quiere ser
reconocida la Presidencia de la República en el futuro, los valores que orientan
y determinan su estrategia de actuación y la normatividad legal vigente que le
aplica. Adicionalmente, es necesario identificar o caracterizar2 a qué grupo de
ciudadanos o grupos de valor se dirigen los servicios y cuáles son los derechos
que se les deben garantizar, qué necesidades se deben satisfacer, qué
problemas se deben solucionar y qué información se les debe suministrar;
incluyendo a los ciudadanos y organizaciones sociales que por su actividad,
tienen algún interés en participar en la gestión de la Entidad.
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República también

elabora un diagnóstico de capacidades y entornos a partir de un ejercicio
participativo, orientado por la Oficina de Planeación para el cual se emplea la
herramienta DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) que
permite hacer un análisis de los factores internos y externos que afectan la
gestión de la Entidad.
Gráfico No. 3 Matriz DOFA
F a c to re s In t e r n o s
Fortalezas Debilidades
Factores internos positivos Elementos que constituyen

barreras internas que
que pueden contribuir al
puedan impedir el
desarrollo de la gestión de
desarrollo de la gestión
la Entidad o dependencia. de la Entidad o dependencia.
Oportunidades Amenazas
Situaciones externas, positivas,

Situaciones negativas,
que se generan en el entorno y
externas, que pueden
que, una vez identiﬁcadas,
representar un riesgo para
pueden ser aprovechadas por
la Entidad o dependencia. la Entidad o dependencia.
F a c to re s E x te rn o s
2
Para mayor información pueden consultar en el aplicativo Sigepre el Manual de Servicios Misionales,
con código M-AU-01; el Manual de servicios internos del DAPRE, con el código M-AU-03; o en el Manual
del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE, con código M-DE-02.
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Para realizar este ejercicio se usan los canales de comunicación interna con el
propósito de identificar las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades,
las cuales se consolidan en el Formato F-DE-15 Análisis DOFA. Esta
información será insumo para la revisión y ajuste de los lineamientos
estratégicos Misión, Visión, Políticas, Objetivos Institucionales y Valores.
La revisión del contexto estratégico se realizará como mínimo cada cuatro

años, de acuerdo con el periodo de gobierno que inicie y se tendrá en cuenta
como un referente para la formulación de los planes de acción, así mismo se
actualizará de manera anual promoviendo la participación de los servidores
públicos de la Entidad.
Los aspectos3 internos y externos pueden estar relacionados con los temas
que se mencionan a continuación:
Así mismo, a partir de las debilidades y amenazas identificadas, y en el marco

del documento L-DE-01 Lineamientos para la Administración del Riesgo, las
dependencias pueden identificar riesgos de gestión, corrupción u
oportunidades de mejora, para lo cual podrán solicitar el acompañamiento de
la Oficina de Planeación y de la Oficina de Control Interno, respectivamente.
3
Manual Operativo MIPG. Consejo para la Gestión y Desempeño Institucional, página 32.
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Gráfico No. 4. Operación MIPG4
Corazón de MIPG: Primera Dimensión Talento Humano.

Planear: Segunda Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación.
Hacer: Tercera Dimensión Gestión con Valores para el Resultado.
Verificar y actuar: Cuarta Dimensión Evaluación para el Resultado y Séptima Dimensión
Control Interno; el Control Interno se integra, a través del MECI, como una dimensión del
Modelo.
Dimensiones transversales: Quinta Dimensión Información y Comunicación y Sexta
Dimensión Gestión del Conocimiento y la Innovación.
Siendo los motores de MIPG, los principios de Integridad y la Legalidad.
6. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA

DE LA REPÚBLICA
A través del Decreto 1499 de 2017, se actualiza el Modelo Integrado de

Planeación y Gestión (MIPG), articulando los Sistemas de Gestión y de Control
Interno. El Sistema de Gestión tiene como objeto dirigir la gestión pública al
mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la
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satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los
ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad. El Sistema de Gestión
se complementa y articula con otros sistemas, modelos y estrategias que
establecen lineamientos y directrices en materia de gestión y desempeño para
las entidades públicas, tales como el Sistema Nacional de Servicio al
Ciudadano y el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de
Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información5. En este contexto, los
elementos de calidad que se pueden observar en cada una de las dimensiones
del modelo, orientan a la Entidad hacia estándares de excelencia como parte
esencial de su operación. Es de resaltar, que los elementos de calidad de MIPG
responden a los requerimientos normativos de la ISO 9001 de 2015.
El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, certificado

bajo las Normas ISO 9001:2015 e ISO 27001:2013, y con una proyección hacia la
certificación de las Normas ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, permite armonizar
los procesos para propender por una gestión eficiente, eficaz y transparente,
con el fin de aumentar la satisfacción de los clientes. El sistema de gestión se
enfoca en el pensamiento basado en riesgos, como una actividad inherente al
proceso de planeación estratégica, permitiendo direccionar la planeación hacia
los resultados esperados, generando controles preventivos, reduciendo efectos
no deseados y aprovechando las oportunidades que contribuyan con el
cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, en un ambiente
controlado y seguro.
7. METODOLOGÍA DEL BALANCED SCORECARD
El Balanced Scorecard (BSC) es una herramienta estratégica de administración

que muestra cuándo la Entidad alcanza los resultados y objetivos definidos en
el mapa estratégico. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la
Republica adoptó como perspectivas del BSC las siete dimensiones6 a través
de las cuales opera el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG. Cada
5
Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión V3, página 7. Consejo para la Gestión y
Desempeño Institucional, Departamento Administrativo de la Función Pública.
6
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dimensión se desarrolla a través de las Políticas de Gestión y Desempeño
Institucional7.
Gráfico No. 5. Dimensiones vs Políticas de Gestión y Desempeño Institucional
Para cada una de las perspectivas se definen objetivos institucionales

directamente relacionados con los ejes y bases transversales del Plan Nacional
de Desarrollo, quedando un esquema de alineación circular, partiendo de los
objetivos institucionales alineados a las dimensiones mencionadas.
Una vez que se definen los objetivos institucionales se construye el mapa

estratégico, el cual se representa de manera gráfica mostrando la alineación
con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), los ejes y bases transversales
del Plan Nacional de Desarrollo y las dimensiones que se desarrollan a través
de las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional.
7
Establecidas en el Decreto 1499 de 2017, el Decreto 1299 de 2018, el Decreto 454 de 2020 y el Decreto
742 DE 2021.
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Gráfico No. 6. Esquema Mapa Estratégico
8. FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN
Todas las dependencias del Departamento Administrativo de Presidencia de la

República (DAPRE), conforme con el decreto de estructura vigente, deben
formular planes de acción con el propósito de alinearlos al mecanismo de
evaluación del desempeño, articulándolos a los objetivos institucionales en el
marco de sus competencias legales. Es de aclarar que para el Despacho del
Presidente de la República y de la Vicepresidencia de la República, no se
formulará plan de acción, teniendo en cuenta que estos cargos son de elección
popular. Esta condición los sitúa como los principales clientes de la Entidad.
El Jefe de la dependencia es el responsable, junto con su equipo de trabajo,

de formular la propuesta del plan de acción para la vigencia a partir de los
siguientes lineamientos:
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I. Identificar dentro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible, los pactos
del Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, las Dimensiones y Políticas
de Gestión y Desempeño y los cinco (5) objetivos institucionales
definidos para el periodo de Gobierno 2019-2022, a cuáles está alineada
de forma directa la gestión de la dependencia.
II. Definir estrategias alineadas al objetivo identificado considerando los

siguientes aspectos:
 Definir las estrategias para el cuatrienio. En lo posible debe darse

continuidad a las estrategias planteadas al inicio del cuatrienio,
teniendo en cuenta el horizonte del objetivo institucional (4 años). Por
lo tanto, en las estrategias que permanecen se agregarán las
actividades correspondientes a la vigencia.
 Las estrategias definidas deben estar alineadas a los Objetivos de
Desarrollo Sostenible.
 Las estrategias definidas deben estar alineadas a las Políticas de
Gestión y Desempeño Institucional establecidas en el Decreto 1499 de
2017, el Decreto 1299 de 2018 y el Decreto 454 de 2020. (Ver gráfico No.
5).
 Las estrategias deberán responder a la gestión de las dependencias de
acuerdo con sus funciones y competencias, establecidas en el decreto
de estructura vigente del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República y en las demás que les aplique.
 Para definir los planes, se utiliza como insumo la información de los
grupos de valor y sus características.
 En el caso de tener proyectos de inversión, las estrategias deben
corresponder a los objetivos específicos del proyecto. Estas
dependencias pueden formular estrategias o actividades adicionales
alineadas a su misionalidad. Las actividades deberán identificarse como
PI- AÑO VIGENCIA.
 En el caso de tener proyectos de inversión por delegaciones especiales
a los cargos de los funcionarios jefes de dependencias, la estrategia
debe corresponder al objetivo general del proyecto y los objetivos
específicos del proyecto son las actividades de la estrategia. Las
14
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actividades deberán identificarse como PI- AÑO VIGENCIA-DE, al final
del nombre.
 En el caso de tener proyectos de inversión de distribución, los objetivos,
las actividades e indicadores de los proyectos se verán reflejados en las
actividades e indicadores del plan de acción de la dependencia
responsable. Las actividades deberán identificarse como PI-AÑO
VIGENCIA-D, al final del nombre.
III. Formular indicadores por estrategia:
 Cada estrategia debe contar con al menos un indicador de gestión,

producto o resultado.
 Para cada indicador se debe diligenciar el formato de caracterización
de indicadores F-DE-30.
 Los indicadores deben medir la gestión de la dependencia, sin
extralimitarse a medir los indicadores de gobierno que dependan de la
gestión de otras entidades, a excepción de indicadores ODS o PND.
 Los indicadores registrados en el Sistema de Seguimiento a Metas de
Gobierno –Sinergia, se priorizarán en el Plan Estratégico Institucional,
manteniendo el tipo de acumulación definido.
 Los indicadores priorizados en el Plan Estratégico Sectorial se priorizan
en el Plan Estratégico Institucional y hacen parte del plan de acción. En
el Plan de Acción deben incluirse las actividades que contribuyen al
cumplimiento de dichos indicadores.
 De acuerdo con el impacto de los indicadores, los responsables de las
dependencias, con la asesoría de la Oficina de Planeación, realizan la
priorización de aquellos que midan el cumplimiento de los objetivos
estratégicos.
 Los indicadores del Plan Estratégico Institucional son indicadores de
proceso.
 Los indicadores de proceso o de riesgo serán indicadores de plan de
acción.
 Los indicadores de las estrategias asociadas a objetivos específicos de
proyectos de inversión, deben corresponder a los que el gerente del
proyecto priorice para el seguimiento desde el plan de acción. A los
15
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demás se les realizará el seguimiento a través del Sistema de
Seguimiento a Proyectos - SPI.
 Los indicadores principales de los proyectos de inversión por
delegaciones especiales, están alineados a la estrategia definida que
corresponde al objetivo general. Los indicadores deberán identificarse
como PI-DE, al final del nombre.
 El seguimiento a los indicadores de los proyectos de inversión de
distribución, se verán reflejados en las actividades o indicadores del
plan de acción de la dependencia responsable. Los indicadores deberán
identificarse como PI-D, al final del nombre.
 Los indicadores que hacen parte del Plan Estratégico Institucional
deberán, en lo posible, continuar priorizados para el cuatrienio con el
fin de mantener la trazabilidad.
 En el Plan de Acción deben incluirse las actividades que contribuyen al
cumplimiento de dichos indicadores.
 Los indicadores de los planes estratégicos hacen parte del plan de
acción de la dependencia.
 Los objetivos de los planes estratégicos hacen parte de las estrategias
del plan de acción.
 Los indicadores de los planes estratégicos son indicadores priorizados,
es decir, hacen parte del Plan Estratégico de la Entidad.
IV. Para las dependencias con presupuesto asignado:
 En la formulación de las estrategias y actividades, es necesario tener

en cuenta el presupuesto asignado de inversión, funcionamiento o
cooperación, el cual se constituirá en un referente. El presupuesto,
como un referente, se visualiza en el documento F-DE-46 Plan de
Acción.
V. Para la formulación y aprobación de las actividades se debe tener en

cuenta:
 Con el fin de que cada funcionario del Dapre pueda desarrollar su

evaluación de desempeño laboral, la cual debe estar alineada con las
actividades definidas en el plan de acción de la dependencia, es
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necesario que todos los funcionarios se vean reflejados, es decir, ya sea
como responsables de las actividades o recursos de las mismas.
 Cada actividad o tarea debe tener fecha de inicio y fecha de fin.
 Cada actividad o tarea debe tener un entregable definido con la
respectiva periodicidad.
 La descripción de la actividad deberá detallar las acciones y productos
que se van a generar y tener relación directa con los entregables
esperados.
 La actividad o tarea debe tener un peso asignado. La sumatoria del
peso de las actividades de la estrategia debe ser igual a 100 puntos.
 En el caso de tener proyectos de inversión, las actividades deben
corresponder a las definidas en la cadena de valor y que cuenten con
presupuesto asignado para la vigencia. Estas dependencias pueden
formular estrategias o actividades adicionales que no sean del
proyecto, que se requieran para el cumplimiento de la estrategia.
 La solicitud de aprobación del plan de acción a través del sistema
Sigepre, módulo de mejoras, debe contar con el formato F-DE-46 Plan
de Acción y con las fichas de los indicadores F-DE-30 asociados a las
estrategias. Dichas fichas deben estar completamente diligenciadas.
8.1 ALINEACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

CON LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL - MIPG
En el marco de los Decretos 1499 de 2017, 1299 de 2018 y 454 de 2020, el MIPG
se enfoca en prácticas y procesos que se desarrollan para transformar insumos
en resultados que generen el impacto esperado.
8.1.1 Plan Estratégico Sectorial
Los indicadores alineados al Plan Estratégico Sectorial también deben alinearse

al Plan Estratégico Institucional y por ende al Plan de Acción. En el Plan de
Acción deberá incluirse las actividades que contribuyen al cumplimiento de
dichos indicadores.
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SEGUIMIENTO A LA
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8.1.2 Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana
I. Administración de Riesgos
 Cada dependencia contará con la estrategia transversal Mantener el

Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica, en la
cual se incluirá la actividad Administración de los riesgos de la
dependencia.
 El desarrollo de esta actividad incluye los siguientes aspectos:
 Actualización de la documentación de administración de riesgos.
 Actualización de los riesgos existentes.
 Creación de nuevos riesgos y participación de los mismos a la
ciudadanía.
 Construcción del mapa de riesgos de corrupción de manera
participativa.
 Monitoreo trimestral de los riesgos.
 Las actividades relacionadas con este componente deberán tener el
identificador R-PAAPC-AÑO VIGENCIA, al final del nombre.
II. Racionalización de Trámites

 Las dependencias que tienen a cargo trámites u otros procedimientos
administrativos que sean susceptibles de racionalizar, deberán incluir
las actividades que desarrollarán.
 Se debe tener en cuenta que la racionalización implica:
 Disminución de costos.
 Disminución de requisitos para llevar a cabo el trámite.
 Disminución de tiempos de ejecución del trámite.
 Evitar la presencia del ciudadano o la parte interesada que accede
al trámite en las ventanillas del Estado haciendo uso de medios
tecnológicos y de comunicación (Automatización).
 Ampliación de la vigencia de certificados, registros, licencias,
documentos, etc.
 Otros aspectos que representen una menor carga para el
ciudadano o la parte interesada que accede al trámite y un mayor
valor agregado.
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FORMULACIÓN Y
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SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
 Para priorizar los trámites susceptibles de priorización se debe analizar

lo siguiente:
 Trámites que generan mayor valor al usuario.
 Trámite insignia de la entidad.
 Trámites de gran impacto para la ciudadanía.
 Trámites con mayor número de errores y/o devoluciones.
 Trámites con mayor tiempo de ciclo.
 Trámites con mayor frecuencia de solicitud.
 Trámites con mayores costos para el usuario y/o entidad.
 Trámites relacionados con la implementación del Acuerdo de Paz.
 Trámites susceptibles de riesgos de corrupción.
 Trámites identificados mediante los diferentes espacios de
participación ciudadana.
 Trámites identificados en auditorías externas e internas.
 Las actividades relacionadas con este componente deberán

identificarse T-PAAPC-AÑO VIGENCIA, al final de nombre.
III. Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas
 Las dependencias deben identificar acciones encaminadas a promover

la Participación Ciudadana y la Rendición de Cuentas, como ejercicios
adicionales de la audiencia pública, de acuerdo con lo establecido en
los Lineamientos para la Ejecución de Acciones de Participación
Ciudadana y Rendición de Cuentas L-DE-03. Estas acciones podrán
estar relacionadas con:
 Elaboración de normatividad.
 Formulación y ejecución de políticas públicas, programas o
proyectos.
 Publicación de informes o documentos elaborados por la
dependencia.
 Acciones de apertura de datos.
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
 Acciones, actividades o eventos que involucren a la ciudadanía
(virtual o presencial).
 Acciones de asistencia y coordinación interinstitucional en temas
de víctimas.
 Acciones de innovación abierta.
 Creación de riesgos de manera participativa.
 Para el desarrollo de las acciones de participación ciudadana y

rendición de cuentas, los canales que las dependencias pueden usar
son los siguientes, y deben ser registrados en el seguimiento y
desarrollo de cada una de las acciones definidas: (1) Foros ciudadanos
participativos por proyectos, temas o servicios, (2) Foros Virtuales, (3)
Ferias de la gestión con pabellones temáticos, (4) Audiencias públicas
participativas, (5) Audiencias públicas participativas virtuales, (6)
Tiendas temáticas o sectoriales, (7) Mesas de diálogo regionales o
temáticas, (8) Reuniones zonales, (9) Blog, (10) Teleconferencias
interactivas, (11) Redes Sociales, (12) Chat, (13) Llamadas telefónicas, (14)
Observatorios ciudadanos, entre otros. Ver L-DE-03.
 Para la formulación de acciones de rendición de cuentas se debe tener

en cuenta los componentes de esta política:
Fuente: Elaboración Departamento Administrativo de la Función Pública.
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SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
 Se debe incluir en la descripción, el incentivo que defina la dependencia
para motivar la cultura de rendición de cuentas.
 Las dependencias deben realizar de manera conjunta con sus grupos
de interés el plan de acción. De acuerdo con lo anterior, la dependencia
acordará con sus partes interesadas los periodos y metodologías para
realizar los espacios de diálogo sobre temas específicos.
identificarse como PCRC-PAAPC-AÑO VIGENCIA, al final del nombre.
 Las actividades relacionadas con rendición de cuentas del Acuerdo de
Paz deberán identificarse como PCRC-PAAPC-PAZ– AÑO VIGENCIA.
IV. Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano
 El Grupo de Atención a la Ciudadanía deberá incorporar actividades

relacionadas con el mejoramiento de la calidad de la atención que se
brinda al ciudadano.
 La Oficina de Planeación coordinará la medición de la percepción del
cliente y otras partes interesadas.
 El Grupo de Atención a la Ciudadanía en coordinación con el Área de
Talento Humano deberán incorporar actividades relacionadas con el
fortalecimiento de las competencias de los servidores públicos en
atención a la ciudadanía.
 Se creará una actividad en la estrategia transversal Mantener el Sistema
Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica relacionada con
Atender y realizar seguimiento a las Peticiones, Quejas, reclamos o
Sugerencias responsabilidad de la dependencia.
identificarse como AC-PAAPC-AÑO VIGENCIA, al final del nombre.
V. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
 Las dependencias deberán formular actividades relacionadas con la

promoción e implementación de la política de acceso a la información
pública, es decir, transparencia activa, transparencia pasiva,
21
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
instrumentos de gestión de información y la aplicación de criterio
diferencial8.
identificarse como TAI-PAAPC-AÑO VIGENCIA, al final del nombre.
VI. Iniciativas adicionales
 Las dependencias pueden definir acciones relacionadas con la

implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión
de la Presidencia de la República, con el propósito de aumentar la satisfacción
de los grupos de valor y todas aquellas iniciativas que orienten los procesos
de la Entidad hacia estándares de calidad.
 Las actividades relacionadas con las iniciativas adicionales deberán
identificarse como IA-PAAPC– AÑO VIGENCIA.
8.1.4 Plan de Víctimas

Realizar seguimiento al Plan de Acción de Víctimas
8.1.5 Gobierno Digital
 El Área de Tecnologías y Sistemas de Información lidera al interior de

la Entidad la implementación de la política de Gobierno Digital,
adicionalmente, otras dependencias pueden contribuir o participar en
el desarrollo de la política.
8
Para mayor información consultar el documento “Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de
atención al ciudadano, en la ruta: http://www.secretariatransparencia.gov.co/secretaria/Documentos/Estrategia-
Construccion-Plan-Anticorrupcion-Atencion-Ciudadano-v2.pdf
22
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
8.1.6 Gestión del Conocimiento

Documentar o actualizar los procesos, procedimientos, manuales,
lineamientos, guías, instructivos, formatos u otros documentos a cargo
de la dependencia.
8.1.7 Innovación
 Se creará una actividad dentro de la estrategia transversal Mantener el

Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica
relacionada con identificar e implementar ejercicio(s) de innovación de
acuerdo con sus funciones y responsabilidades.
8.1.8 Evaluación de Resultados
 Las dependencias que tengan responsabilidades en documentos

Conpes, incluidos Objetivos de Desarrollo Sostenible -ODS, Sinergia o
Plan Marco de Implementación - PMI deberán incluir una actividad
relacionada con el seguimiento a estos temas y alineada a la estrategia
transversal Mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia
de la Republica.
8.1.9 Archivos y Gestión Documental

Ejecutar las actividades orientadas a la correcta y oportuna
organización de los archivos de gestión.
8.1.10 Gestión de Información estadística
 Las actividades relacionadas con la política de Gestión de Información

Estadística se identifican con GIE-AÑO VIGENCIA, al final del nombre.
23
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
8.1.11 Sistemas de Gestión

la Participación en jornadas de capacitación y de buenas prácticas
saludables y sostenibles, con el propósito de involucrar a todos los
procesos de la Entidad en buenas prácticas relacionadas con las
normas: ISO 45001 e ISO 14001.
8.2 ESTRATEGIAS TRANSVERSALES
Desde la Oficina de Planeación se han planteado las siguientes estrategias

transversales relacionadas con:
 El mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia

de la Republica.
 La optimización de la ejecución de los recursos financieros asignados.
8.3 CONVOCATORIA Y CONSULTA A LA CIUDADANÍA
La versión preliminar del plan de acción de las dependencias se unifica y se

pone a consideración de los grupos de valora través de espacios como:
 Reuniones colectivas.
 Consulta individual.
 Encuesta a organizaciones sociales.
 Vía internet (Foros virtuales, chat, redes sociales, correo electrónico,
etc).
 Llamadas telefónicas (Fijo y móvil).
 Pantallas de la Entidad.
Es de aclarar que uno de los mecanismos a usar de forma estándar y general

será la Página web de la Entidad y de las dependencias.
24
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Las dependencias pueden tener en cuenta otros insumos para la formulación
del plan de acción como encuestas, PSQRD´s, evaluación de servicios
misionales, observatorios o estadísticas de las diferentes temáticas,
experiencias, resultados de indicadores y planes de años anteriores u otros.
Las observaciones recibidas de igual forma se deberán publicar e informar las

acciones tomadas frente a éstas, de acuerdo con lo establecido en los
Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana (L-DE-
03).
8.4 REGISTRO PLAN DE ACCIÓN EN EL SIGEPRE
Para la formulación de los Planes de acción en el aplicativo, se debe tener en

cuenta el siguiente flujo:
Gráfica No. 8. Flujo de formulación de los Planes de Acción
A continuación, se muestra el paso a paso para el registro de la información en

el aplicativo Sigepre.
25
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Se debe ingresar el aplicativo Sigepre a través de la Intranet o del acceso
directo que se encuentra en su escritorio.
Para ingresar al aplicativo, es necesario ingresar el usuario y contraseña

(asignado a su equipo).
Imagen No. 1. Ingreso aplicativo Sigepre
Cuando entre al aplicativo Sigepre, ingrese al módulo de planificación, planes,
imagen , como se muestra a continuación:
26
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
A continuación, se describen los campos que se deben diligenciar en el

configurador de los planes en el aplicativo Sigepre para la creación o
formulación de los planes por estrategias. En el evento en que la estrategia
existente tenga continuidad, dentro del cuatrienio actual, sólo bastará agregar
la categoría con el año, y continuar con las instrucciones del numeral 8.4.2
Formular las estrategias dentro las actividades asociadas.
8.4.1 Crear plan de acción
La primera etapa de formulación hace referencia al diligenciamiento de los

campos, en cada una de las pestañas, para la creación del Plan de acción:
 Nombre: se registra la denominación del plan por estrategia. Es

necesario que el nombre del plan conserve el formato: PA–2019-2022
Nombre dependencia - Estrategia N.
Ejemplo:
PA-2019-2022 Oficina de Planeación - Estrategia 1
27
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
 Descripción: se debe especificar el nombre de la estrategia que se está
formulando.
 Fecha inicial: una vez se registren las actividades el sistema reflejará la
fecha de inicio.
 Fecha final: una vez se registren las actividades el sistema reflejará la
fecha final.
 Responsable: indicar el nombre del jefe de la dependencia. Cuando se
crea por primera vez es necesario indicar el nombre del responsable de
cargar el plan y al final cambiar por el nombre del jefe de la dependencia.
 Objetivos de Desarrollo Sostenible: seleccionar de la lista el objetivo al
cual se encuentra alineada la estrategia.
 Pactos Plan Nacional de Desarrollo: seleccionar de la lista el pacto del
Plan Nacional de Desarrollo del periodo del gobierno a la que apunta el
plan.
 Dimensión de MIPG: seleccionar la dimensión a la cual se alinea la
estrategia.
 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional: identificar a cuál de las
políticas de la dimensión está alineada la estrategia y seleccionarla del
listado.
 Objetivo institucional: seleccione el objetivo institucional al cual está
alineada la estrategia.
 Estrategia priorizada: seleccione si la estrategia actual es priorizada o no,
si aplica. Se prioriza cuando el indicador que mide la estrategia se
prioriza.
 Indicador priorizado: si la estrategia es priorizada, registre el nombre del
indicador priorizado. En este punto es importante tener en cuenta que
los indicadores de Sinergia siempre deben estar priorizados. Los
indicadores priorizados conformarán el plan estratégico de la entidad.
 Riesgo asociado: se debe digitar el nombre del riesgo(s) asociado con la
estrategia. Los riesgos identificados en el proyecto de inversión se deben
incluir. Si el riesgo está documentado se debe agregar desde el sistema
como concepto asociado.
 Responsable línea base: nombre de la persona que está formulando el
plan.
 Proceso: se selecciona de la lista predeterminada en el aplicativo el
proceso en el cual se desarrolla la estrategia de la dependencia.
28
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
 Área organizativa: escoger en el aplicativo el nombre de la dependencia
responsable del plan por estrategia.
 Escala: seleccionar la opción Escala para indicadores – flexible.
 Crear iniciativa: si la estrategia es priorizada se debe seleccionar esta
opción ya que esta estrategia hará parte del Plan Estratégico de la
Entidad y por ende del BSC, al escoger esta opción automáticamente se
creará una iniciativa en el módulo BSC.
 Rechazo de tareas: se debe seleccionar la opción flexible.
 Modo de acceso: se debe seleccionar la opción Colaborativo.
 Superar presupuesto tarea: se debe seleccionar la opción Si.
 Plantilla de Notificación: escoger la que aparece en el aplicativo Típica.
29
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Imagen No. 3. Creación de estrategia en el aplicativo Sigepre
Ejes y bases transversales:
Dimensiones MIPG:
30
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Una vez diligenciados los campos anteriores es necesario hacer clic en Guardar.
El sistema muestra el mensaje Operación Exitosa.
Una vez creado es necesario darle seguridad al plan de acción a través de la

opción Seguridad.
31
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Imagen No. 4. Activar la seguridad del plan
8.4.2 Formular las Estrategias
Una vez creado el plan de acción, la siguiente etapa hace referencia a la

formulación de estrategias (Categorías). Esta etapa se realiza por el Módulo
Planes- consultar. Al identificar el plan creado se debe editar, desplegar
categorías y seleccionar la opción agregar.
Imagen No. 5. Creación de la categoría
32
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
El aplicativo solicita información del nombre de la estrategia Categoría y el

responsable de aprobación, es decir, el Jefe de Dependencia. A continuación,
pulse Guardar.
Imagen No. 6. Designar responsable de aprobación del plan
En la formulación de la(s) estrategia(s) del plan de acción de la dependencia,

se deben incluir las siguientes estrategias transversales bajo las orientaciones
de la Oficina de Planeación:
 Mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la

República.
33
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
 Optimizar la ejecución de los recursos de inversión asignados (cuando
aplique).
8.4.3 Formulación de las actividades
Una vez creado el plan y formulada la estrategia en el Módulo Planes, es

necesario crear las actividades (tareas). Para esto se debe buscar el plan creado
y al editar aparecerá la estrategia (categoría) creada, allí debe explorar categoría
y en Tareas se deben agregar las necesarias, seleccionando la opción agregar.
Imagen No. 7. Creación de actividades
34
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Imagen No. 8. Registro de información de la actividad
A continuación, se debe diligenciar la siguiente información:
Nombre: registre el nombre de la actividad.
Descripción: detalle en qué consiste la actividad.
Responsable: registre el nombre de la persona responsable de la dependencia

para efecto de cargue de información.
Puntos: registre el peso de la actividad de acuerdo al nivel de importancia. Los

puntos de la estrategia deben sumar 100.
Presupuesto: (no aplica) el seguimiento al presupuesto se realizará a través del

Plan Anual de Adquisiciones.
35
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Fecha inicial planificada: se selecciona la fecha en la cual se da inicio a la
actividad.
Fecha final planificada: se selecciona la fecha en la cual se da por terminada

la actividad.
Recursos: aparece el nombre del enlace de la dependencia. Se recomienda

agregar los nombres de las personas que van a registrar información de la
actividad.
Entregables: registre los productos esperados de la actividad.
Para finalizar seleccione Guardar.
Para el registro de los recursos, a través de la opción Agregar podrá adicionar

el nombre de los funcionarios que registrarán información de avance de la
actividad.
Para el registro del entregable, a través de la opción Agregar podrá adicionar el

nombre del entregable o entregables de la actividad con la respectiva
periodicidad.
Es necesario diligenciar la información de Entregables. Éstos corresponden al

producto o productos esperados de la actividad, lo que permitirá definir el
alcance de la misma. Esta información es Obligatoria, dado que sistema
validará que se haya registrado como prerrequisito para la aprobación.
36
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Imagen No.9. Notificación de registro exitoso
Por último, se da clic en la opción Guardar.

8.4.4 Creación de indicadores
Para la creación de los indicadores y metas los responsables de las

dependencias diligencian el formato F-DE-30 Caracterización de indicadores,
de acuerdo con el documento G-DE-03 Guía para el seguimiento y medición
del Sigepre, por cada estrategia de los planes. Cada estrategia deberá contar
como mínimo con un indicador. El indicador podrá ser de gestión, resultado o
de producto.
8.4.5 Solicitud de aprobación del Plan de Acción
Una vez el Plan de acción por estrategia ha sido creado en el sistema y las
fichas de los indicadores Formatos F-DE-30 estén totalmente diligenciadas, se
debe realizar la solicitud de aprobación, para lo cual deberá ingresar al módulo
de Mejoras – gestionar - y diligenciar los campos como se demuestra a
continuación.
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Imagen No.10. Solicitud de aprobación del plan de acción
Cuando se genera la solicitud en el sistema se genera un código de la mejora

y solicita diligenciar el soporte a la solicitud, se adjunta el Formato F-DE-46
Plan de Acción y las fichas diligenciadas de los indicadores formato F-DE-30
Caracterización de indicadores (archivos adjuntos). En la parte de conceptos
asociados se adjunta cada una de las estrategias del plan de acción,
previamente creadas en el sistema.
38
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Imagen No.11. Adjuntar documentos soporte
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Cuando la solicitud ha sido documentada de forma adecuada y soportada con
los adjuntos correspondientes (fichas de indicadores y formato del plan de
acción), el flujo continúa para la aprobación del Jefe de la dependencia el cual
registra el comentario de aprobación y posteriormente da clic en el botón
Continuar flujo.
Imagen No.12. Visto Bueno del jefe de la dependencia
La solicitud pasa a un funcionario de la Oficina de Planeación quien realiza una

revisión de la calidad de la información registrada en el plan y en las fichas de
los indicadores, acorde con los lineamientos establecidos en el numeral 7.0,
7.1, 7.2 y 7.3 de esta guía.
Imagen No.13. Funcionario de la Oficina de Planeación revisa la solicitud
El responsable de la Oficina de Planeación, debe revisar en el plan de acción

los siguientes aspectos:
 Cada estrategia debe contar con al menos un indicador. El indicador

puede ser de gestión, producto o resultado.
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
 Cada indicador debe tener su correspondiente ficha de caracterización
de indicadores F-DE-30.
 Los indicadores formulados deben contribuir a medir el logro de las
estrategias de la dependencia.
 Cuando la dependencia tenga proyectos de inversión, las estrategias e
indicadores, deben corresponder a los objetivos e indicadores
(priorizados) de los proyectos. Esto no excluye la definición de
estrategias a desarrollar con otras fuentes de financiación.
 El presupuesto asignado a cada dependencia debe ser un referente para
la formulación de los planes de acción en el formato F-DE-46.
 Los indicadores del Plan Nacional de Desarrollo deben estar priorizados
en las estrategias de los planes de acción.
Nota: Aprobación de los Planes de Acción, una vez revisada la información de

los planes de acción (Planes por estrategia e indicadores por estrategia) se
consolida el documento Plan de Acción, el jefe de la Oficina de Planeación da
el Visto Bueno al documento y se publica en la página web de la Entidad,
posteriormente se remite para la aprobación del Director del Departamento o
su delegado. También aplica, en los casos en que se formulen nuevos planes
de acción durante la vigencia.
Cuando la calidad de la información ha sido revisada, en cada una de las
solicitudes de las dependencias, se registra el proceso de participación a la
ciudadanía y se remite al Jefe de la Oficina de Planeación, quien aprueba la
información acorde con la aprobación previa del documento Plan de Acción
por parte de Director del Departamento o su delegado y remite para creación
o modificaciones de indicadores.
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Imagen No.14. Aprobación de Plan de Acción de la dependencia
El funcionario de la Oficina de Planeación crea los indicadores nuevos en el

aplicativo Sigepre o actualiza la información de los que tengan continuidad.
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Imagen No.15. Creación o actualización de indicadores
8.5 MODIFICACIONES A LOS PLANES POR ESTRATEGIAS
Para realizar las modificaciones a los planes por estrategias se utiliza el mismo
flujo de aprobación a través del aplicativo Sigepre, con las variaciones que se
muestran a continuación.
43
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Gráfica No. 9. Flujo de modificación de los Planes de Acción
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Para tener en cuenta:
1. Si los proyectos de inversión son actualizados, acorde con el Procedimiento de Gestión de

Proyectos de Inversión P-DE-07, y afectan estrategias, actividades o indicadores alineados al
plan de acción, las dependencias deberán solicitar modificación a través del Módulo de mejoras
del aplicativo Sigepre. Para tal efecto, se utilizan los formatos F-DE-46 y F-DE-30 en su última
versión, diligenciando sólo los campos que le aplique.
2. Si los indicadores o metas de Sinergia se modifican, es necesario actualizarlos en el plan de

acción de la dependencia responsable.
3. Si surge una modificación de plan de acción (estrategias o indicadores), se debe realizar la

solicitud por medio de una mejora en el aplicativo Sigepre. La modificación debe estar
plenamente justificada, soportada y expresada en forma concreta; y debe solicitarse con
antelación a la fecha de finalización de las actividades para ser revisada por parte de la Oficina
de Planeación. Solo en los casos en que se modifiquen las fichas de los proyectos de inversión
por bloqueos o reducción de recursos durante los últimos días de la vigencia, se podrá solicitar
la modificación en el plan de acción (estrategias, actividades e indicadores), durante los 10 días
hábiles posteriores a la aprobación por parte del DNP. Lo anterior, también aplica en las
solicitudes de modificación a los indicadores de metas de gobierno -Sinergia. Esto con el
propósito de contar con información uniforme en los sistemas de seguimiento.
4. En los casos en que no se logre el cumplimiento de las actividades (entregables) o metas de

indicadores durante la vigencia y se tengan recursos financieros (inversión o funcionamiento)
programados para su cumplimiento, es necesario incluir los rezagos en el plan de acción de la
siguiente vigencia. Es de aclarar que la(s) actividad(es) no se podrá(n) cerrar, por lo tanto, se
deberán programar nuevamente. En el caso de los indicadores aplica igual, sin embargo, se
debe especificar la meta rezagada y la meta de la vigencia en la descripción de la Ficha del
indicador F-DE-30 de la siguiente vigencia para efectuar el respectivo seguimiento.
8.6 CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE PLANES
8.6.1 Plan Estratégico Institucional o Sectorial o de Acción o Plan

Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana
La Oficina de Planeación consolida la información de acuerdo con las

solicitudes de creación o modificación a planes de acción por parte de las
dependencias y solicita al Director del Departamento o su delegado la
aprobación a través del módulo de mejoras del aplicativo Sigepre. Estos planes
se participan a la ciudadanía.
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Gráfica No. 10. Creación o modificación de planes con participación a la ciudadanía
8.6.2 Registro de planes en el aplicativo Sigepre
Todos los planes se registran en el aplicativo Sigepre, módulo de documentos,

seleccionar el flujo de “Documento general” (DG). A continuación, se relacionan
cada uno de los pasos a seguir:
46
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Gráfica No. 11. Creación o modificación de planes
Nota: La aprobación del Plan Anual de Adquisiciones se formaliza a través de la

firma del Director del Departamento o su delegado.
9. SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL PLAN

DE ACCIÓN
Los funcionarios responsables de actividades e indicadores y los definidos

como recurso deberán registrar los avances parciales y totales, adjuntando los
entregables definidos. En los casos en que aplique, se adjuntan con sus
respectivas evidencias en el aplicativo Sigepre.
9.1 REPORTE DE ACTIVIDADES
Para los planes de acción, los funcionarios designados en cada dependencia

registran la información dentro de los tiempos de ejecución programados para
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
las actividades, Módulo – Planes - Mis responsabilidades, donde se encuentran
las actividades del plan de su dependencia dando clic en la pestaña azul.
Posteriormente, hacer “clic” en Nueva Acción y diligenciar los datos requeridos.
Imagen No.17. Reporte de actividades
Se desplegará la información y el usuario deberá agregar la información del

período a reportar.
Imagen No.18. Registro de información en actividades
 Fecha inicial real: en este campo se selecciona la fecha en la cual el

responsable inició la acción o actividad.
 Fecha final real: en este campo se selecciona la fecha en la cual termina
la acción o la actividad.
 Tiempo tarea: este campo lo calcula el sistema a partir de la fecha inicial
real y la ficha final real.
 Titulo Acción: se registra el nombre de la acción realizada.
48
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
 Acción: se describe el detalle de la gestión realizada durante el período
a reportar.
 Archivos adjuntos: a través de este link se pueden adjuntar los archivos
que soportan las acciones y el cumplimiento de la actividad, dando clic
en archivos adjuntos se busca el archivo, una vez seleccionado, dar abrir.
 Conceptos asociados: permite agregar registros de Sigepre asociados a
la actividad, como, por ejemplo: riesgos, mejoras, planes, documentos,
eventos, entre otros.
En la ventana se debe registrar la información de avance, detallando los

aspectos importantes a resaltar. Es necesario adjuntar los documentos soporte
o conceptos asociados (si aplica) de la actividad.
 Entregables: se deben adjuntar los productos o resultados esperados de

la actividad realizada por la dependencia, tales como reportes, informes,
documentos, etc. Los entregables se constituyen en las evidencias de la
actividad y prerrequisito para la aprobación de la tarea. En este punto,
también se agregan archivos adjuntos o conceptos asociados como se
explica en los puntos anteriores.
 Solicitud aprobación: cuando ya se registra la última acción se da clic
para que pase al jefe de la dependencia para aprobar la actividad.
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Imagen No.19. Registro de soportes y entregable(s)
Los Jefes de las Dependencias aprueban o desaprueban el reporte de las

actividades en el aplicativo Módulo – Planes – Mis responsabilidades- Mis
tareas por aprobar.
Gráfica No. 11. Reporte y aprobación de actividades
50
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
9.2 REPORTE DE INDICADORES
Opción 1. Para el caso de los indicadores, la información se registra ingresando

al módulo de Indicadores, mis responsabilidades –digita el nombre de la
variable a reportar - enter - selecciona el periodo y se reportan los datos de
las variables definidas de acuerdo con la periodicidad del indicador – enter.
Imagen No. 20. Registro de datos del indicador
Posteriormente, se habilita la opción comentar de la siguiente manera:
Imagen No. 21. Registro del análisis del indicador
Sobre comentar – dar clic y registra en la pantalla que se genera el análisis de

datos, adjuntando los documentos adjuntos respectivos o agregando desde
conceptos asociados información desde el aplicativo Sigepre. Por último,
guarda o modifica el registro.
Para tener en cuenta

Se recomienda utilizar esta opción ya que se efectúa el cálculo de forma
automática y a continuación, se habilita el registro del análisis de datos.
51
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Opción 2. La información se registra ingresando al módulo de Indicadores, por
la ruta Árboles –Manuales - Mis variables y se reportan los datos de las
variables definidas de acuerdo con la periodicidad del indicador. Cuando la
fórmula del indicador calcule se realiza el análisis de los datos.
Imagen No. 22. Registro del indicador
Al dar clic en Mis Variables, se desplegarán las variables del indicador que están
bajo la responsabilidad del usuario y deberá seleccionar la(s) variable(s) a la(s)
que se ingresará el dato(s), haciendo clic izquierdo y clic en ingresar datos.
Imagen No. 23. Ingresar datos
Una vez seleccionada, ingresa el dato y guarda.
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Imagen No. 23. Ingresar datos
Los responsables de los indicadores, podrán realizar el análisis cualitativo

ingresando a la presentación del Seguimiento a la Planeación/Plan de
Acción/dependencia/clic izquierdo/Resultado/clic izquierdo/comentario. En los
casos en que el indicador se componga de más de una variable, se debe
esperar hasta que se calcule la fórmula respectiva.
Comentario: Registre la información cualitativa del indicador (Análisis de datos).

En el evento en que el indicador no alcance la meta para el período, debe
sustentar las causas y si el incumplimiento es reiterativo durante la vigencia,
se recomienda formular plan de mejoramiento. Ver Procedimiento P-EM-06
formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento y G-EM-01
Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento.
9.3 SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN
Las dependencias realizan el registro de la información con periodicidad

trimestral o de acuerdo con las fechas programas en las actividades e
indicadores, teniendo en cuenta los siguientes criterios de oportunidad, calidad
y resultado:
53
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Oportunidad
 Para la aplicación del criterio de oportunidad, el avance de las
actividades debe contar con registro de información reportada dentro de
los 10 días hábiles siguiente a la fecha de corte de seguimiento (31 de
marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre), y aplica para
los indicadores según su periodicidad.
 El criterio de oportunidad para actividades e indicadores con fecha de
reporte diferente a las del corte de seguimiento se aplicará a partir de la
fecha de finalización, es decir, dentro de los siguientes 10 días hábiles.
 Para los indicadores, que por sus condiciones de captura de la
información cuenten con tiempo de espera para el reporte, el criterio de
oportunidad se aplicará a partir de la fecha programada para el reporte,
es decir, considerando el tiempo de espera, y no, la fecha de corte de la
información.
Calidad
 La información registrada permite evidenciar el avance cualitativo de la

actividad frente a la estrategia y resultados. Los anexos aportan
evidencia frente al desarrollo de las acciones y se atienden las
recomendaciones realizadas durante el acompañamiento preventivo
realizado por la Oficina de Planeación.
 La información registrada permite evidenciar el avance cualitativo del
indicador. Los anexos aportan evidencia frente al cumplimiento del
indicador.
Resultado
 El resultado promedio de la gestión en las actividades es superior o igual
al 90%.
 El resultado promedio de los indicadores del Plan de Acción es superior
o igual al 90%.
Los criterios se aplican en el marco del acompañamiento preventivo para el

registro de la información en el Plan de Acción de cada una de las
dependencias, que realiza la Oficina de Planeación durante el proceso de cierre
del trimestre, así como en el proceso de evaluación que realiza la Oficina de
Control Interno, en el cual, se valida la gestión de la dependencia frente al
54
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Sistema Integrado de Gestión. Para ampliar la información de este último
proceso, pueden consultar la Evaluación anual de gestión por proceso y/o
dependencia F-EM-20 y Seguimiento a gestión de los procesos y/o
dependencias F-EM-18.
Finalmente, la Oficina de Planeación presenta en el Comité Institucional de

Gestión y Desempeño el avance trimestral del Plan Estratégico y Plan de Acción
Institucional.
El BSC de la Presidencia presenta el despliegue de indicadores asociados a los

pactos del Plan Nacional de Desarrollo, a los objetivos estratégicos y a las
Dimensiones/ Políticas de Gestión y Desempeño Institucional con sus
resultados a una fecha de corte.
Gráfica No. 12. Seguimiento al Plan Estratégico Institucional
Con respecto a los planes de acción, el sistema mostrará el avance así:
55
FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Gráfica No. 13. Seguimiento a Planes de Acción
El sistema muestra los avances a nivel de dependencia a partir del resultado

obtenido en la evaluación de la gestión en el Sistema Integrado de Planeación
y Gestión – SIGEPRE. Los temas evaluados por la Oficina de Control Interno
son: plan de acción, análisis de indicadores, estado y monitoreo de riesgos,
servicios, planes de mejoramiento, socialización de valores y acuerdos éticos,
estado de PSQR y Gestión Documental.
Al dar clic sobre el nombre de la dependencia se despliega la información del

plan de acción de la dependencia, riesgos e indicadores de proceso.
De acuerdo con la calificación emitida por la Oficina de Control Interno, cada

dependencia registra el resultado de su gestión en el SIGEPRE en cuanto a
oportunidad, calidad y resultado de los criterios antes mencionados.
En el ejercicio de acompañamiento preventivo que realiza la Oficina de

Planeación, en el registro de la información en el Plan de Acción de cada una
de las dependencias durante el proceso de cierre del trimestre, se documenta
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
una ayuda de memoria o listado de asistencia, en los casos en que se considere
necesario, con observaciones y recomendaciones sobre los temas valorados.
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
Nota: Las dependencias que den por terminada su labor de acuerdo con los
cambios estructurales de la Entidad, deberán remitir a la Oficina de Planeación
el Informe de Cierre del Plan de Acción, con el objetivo de dar por terminada
la gestión de las estrategias e indicadores de las dependencias. Para ello
utilizarán la Plantilla-24 en la cual deberán registrar el estado y avance de las
actividades e indicadores del plan de acción, el monitoreo y cierre de riesgos,
el estado y avance de las mejoras, la relación de documentos a cargo de la
dependencia y estado de las comunicaciones en el aplicativo de
correspondencia de la Entidad. Adicionalmente, si aplica, es necesario que en
el informe se profundice en el estado de indicadores Sinergia, PMI y
documentos Conpes, entre otros.
Para tener en cuenta

Eliminación de actividades y estrategias: en los casos en que se prevé el
incumplimiento y no se han registrado avances.
Cancelación de actividades y estrategias: en los casos en que no se logra dar
cumplimiento a las actividades programadas por cambios de estructura,
cambios en las prioridades y necesidades de la dependencia y reducción de
recursos (inversión o funcionamiento).
Finalización de actividades: las actividades del plan de acción se finalizan
cuando se ha dado cumplimiento al objetivo de las mismas, dentro del
periodo programado. Es decir, se puede solicitar la aprobación de la(s)
actividad(es) antes de la fecha programada de finalización.
Inactivación de indicadores: se solicita la inactivación de los indicadores
cuando se prevé su incumplimiento, pero se han registrado avances
cuantitativos o cualitativos.
Eliminación de Indicadores: se solicita la eliminación de los indicadores
cuando se prevé su incumplimiento y no se han reportado avances.
10. MARCO LEGAL
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos –

Direccionamiento Estratégico –Normograma.
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FORMULACIÓN Y
Código G-DE-02
SEGUIMIENTO A LA
INSTITUCIONAL
11. REQUISITOS TÉCNICOS
Norma Internacional ISO 9001: 2015 numeral 4. Contexto, 5.2 Política, y 6

Planificación.
12. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Procedimiento P-DE-01 Formulación y seguimiento a la Planeación

Institucional.
Formato F-DE-15 Análisis DOFA.
Formato F-DE-30 Caracterización de indicadores.
F-DE-46 Plan de Acción.
Guía G-DE-03 Guía para el seguimiento y medición del SIGEPRE.
Procedimiento P-EM-06 formulación, seguimiento y evaluación de planes de

mejoramiento.
L-DE-03 Lineamientos para la Ejecución de Acciones de Participación

Ciudadana y Rendición de Cuentas.
P-DE-07 Gestión de proyectos de inversión.
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos –

Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se
consulta el documento.
13. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe Oficina de Planeación.
59

G DE 02 Formulacion Seguimiento Planeacion Institucional

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III. Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

 Las dependencias deben identificar acciones encaminadas a promover

 Para el desarrollo de las acciones de participación ciudadana y

 Para la formulación de acciones de rendición de cuentas se debe tener

Fuente: Elaboración Departamento Administrativo de la Función Pública.

IV. Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano

 El Grupo de Atención a la Ciudadanía deberá incorporar actividades

V. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información

 Las dependencias deberán formular actividades relacionadas con la

VI. Iniciativas adicionales

 Las dependencias pueden definir acciones relacionadas con la

8.1.4 Plan de Víctimas

 Se creará una actividad en la estrategia transversal Mantener el Sistema

8.1.5 Gobierno Digital

 El Área de Tecnologías y Sistemas de Información lidera al interior de

 Se creará una actividad en la estrategia transversal Mantener el Sistema

 Se creará una actividad dentro de la estrategia transversal Mantener el

8.1.8 Evaluación de Resultados

 Las dependencias que tengan responsabilidades en documentos