ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 3

ORDENACION DOCUMENTAL

INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

INSTRUCTOR

CARLOS ALBERTO PEREZ ESPAÑA

APRENDIZ

LUIS ALBERTO PERALTA CIFUENTES

FICHA 2357729

SENA

18 DE JULIO 2021

INTRODUCCION

Toda entidad debe tener un método de organización teniendo como fin organizar

adecuadamente las unidades documentales de tal manera que facilite la consulta

y el manejo de la información. Donde un archivo organizado da mayor

productividad y menos gastos, ahorrando tiempo en la seguridad de la

información.

Es muy importante tener en cuenta las fases de procesos de organización en el

cual se establece las secuencias de agrupaciones documentales para la

clasificación y disposición de los documentos para una correcta preservación y

conservación de los documentos.

ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

EVIDENCIA DE PRODUCTO

EVIDENCIA 3. El Aprendiz deberá seleccionar una empresa de su contexto,

analizar el sistema para la organización de documentos de archivo que esta utiliza;

presentar un diagnóstico que defina si la empresa elegida cumple o no con los

parámetros de preservación y conservación documental, y proponer

recomendaciones de mejora frente a lo encontrado.

Analizando el sistema para la organización de documentos la entidad que

investigue en su organización documental de archivo, utiliza el sistema de

ordenación documental Numérico (Simples u ordinales, Cronológicos). Y el

sistema de ordenación Alfabético (Onomástico, Toponímicos o Geográficos,

Temáticos). Teniendo en cuenta aplica el sistema Numérico y Alfabético en cada

Archivo de Gestión de la dependencia productora de documentos y Archivo

Central.

Donde se conservar los documentos como en la contabilidad, en gestión humana,

calidad seguridad y salud, también lo referente a los proyectos.

DIAGNÓSTICO SI LA EMPRESA CUMPLE O NO CON LOS PARAMETROS DE

PRESERVACION Y CONSERVACION DOCUMENTAL.

Esta entidad organiza sus archivos de manera Numérica y Alfabética la cual les

permite acceder a la información de manera sencilla y eficaz gracias a la correcta

ubicación de los documentos y a la correcta secuencia en la ubicación física e

interna de los documentos permitiendo a la persona que consulta la comprensión

de la información de una manera rápida y oportuna

Cumpliendo a cabalidad la preservación y conservación documental, ya que toda

su documentación se encuentra foliada y sistematizada en su FUID de acuerdo a

las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental.

Teniendo en su totalidad los documentos clasificados y ordenados para así tener

una organización estructurada para la comprensión documental y objetividad en la

fundamentación de entendimiento de los objetivos y metas propuestas en la

entidad.

Su estantería es acorde al diseño en la capacidad de almacenamiento de la

documentación utilizando las características tecnológicas de los soportes

documentales teniendo en cuenta los aspectos para evitar daños sobre los

documentos y así evitar pérdidas en la parte documental.

De igual manera hay una persona encargada y responsable por el archivo de

gestión en las dependencias productoras y un responsable encargado por el

Archivo Central el cual es que inspecciona y supervisa a las dependencias

productoras por la preservación y conservación de los documentos.

Para resaltar cumple con la condición ambiental donde conservan su

documentación los archivos se encuentran en un ambiente donde cuentan con

buena iluminación, ventilación, temperatura, con un espacio adecuado donde

facilita la correcta manipulación de los documentos a consultar garantizando el

desplazamiento establecido con los elementos de control y asilamiento en la

seguridad de los acervos documentales.

RECOMENDACIONES DE MEJORA.

Es como para tener en cuenta que no se pierda la objetividad para la preservación

y conservación de los documentos.

Es muy importante realizar capacitaciones al personal que le asignan la

responsabilidad como encargado del archivo de gestión de las dependencias

productoras a realizar la respectiva foliación el cual ayuda a saber la cantidad

exacta de hojas que hay en cada folio y a su vez facilitara la búsqueda a un

documento particular y demostrar el desarrollo de sus trámites.

El Jefe de Archivo Central llevar el seguimiento en su cronograma de

acompañamiento haciendo énfasis en la correcta preservación y conservación de

documentos para que cada dependencia productora realice y ejecute un excelente

procedimiento de clasificación y ordenación documental.

Que el personal encargado de los archivos aplique de manera correcta las

estructuras de la norma ISO 15489. Estableciendo los principios para la gestión de

documentos y los requisitos básicos para las buenas practicas implementado una

mejora sistemática y efectiva en la creación y mantenimientos de los documentos,

teniendo en cuenta las políticas y objetivos de la organización.

Un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de

documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos

se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización

central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin embargo,

una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto

aprovechamiento del sistema.

CONCLUSIONES

Adquirir los conocimientos generales sobre la ordenación documental, el sistema

de gestión de calidad y las unidades de preservación y conservación documental

en el sistema de organización de los documentos.

La organización de expedientes y archivos garantiza el acceso a la información y

la conformación de documentos se debe llevar a cabo con base en las funciones y

atribuciones de cada unidad administrativa y organizativa.

Cuando hablamos de gestión documental nos estamos refiriendo a la aplicación

de las tecnologías y también de los procedimientos que van a permitir la gestión y

la unificación de la información que es generada por la organización. Teniendo en

cuenta las acciones preventivas que contribuyen al buen estado y protección de

los documentos desarrollando una gestión archivística.

Bibliografía.

 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla de clasificación Documental,

Bogotá, D.C., 2001.

 Tablas de Retención y Transferencias Documentales, Mini/Manual. 2a. ed.

actualizada, Bogotá, 2001.

 http://historico.uts.edu.co/sitio/wp-content/uploads/2019/10/INFORME-DEGESTION-

DOCUMENTAL-2015.pdf

 https://