Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información – ADSI

AP04-AA5-EV04- Elaboración de términos de referencia
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1AP04-AA5-EV04- ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA.

PRESENTADO A:
ADRIANA DEL PILAR GUZMÁN

PRESENTADO POR:
JUAN CAMILO RODRIGUEZ RAMIREZ

SENA
2022.
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Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información – ADSI
AP04-AA5-EV04- Elaboración de términos de referencia
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CONTENIDO.
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Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información – ADSI
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1. Objetivo General

Diseñar de un sistema de información complementario y/o incluido en la plataforma

DIOSESIS DE APARTADO para agilizar el flujo de la información entre el personal
y reducir el tiempo en los tramites (donaciones, proyectos de educación).

1.1. Objetivos específicos

 Estudiar las herramientas y tecnologías más utilizadas en el desarrollo de

sistemas de información.

 Realizar un análisis de requerimientos para el diseño y construcción del

sistema de información.

 Elaborar una propuesta viable para el desarrollo de un sistema de información

que contribuya a mejorar y agilizar el flujo de información entre el personal
educativo y civil.

2. Fuente de recursos

Los valores monetarios destinados para este proyecto para las mejoras de la
plataforma DIOSESIS DE APARTADO, serán contemplados en el presupuesto del
área de logística destinados para el futuro del año 2023.

3. Proponentes habilitados o restricciones

Los proponentes habilitados serán aquellas personas con experiencia en desarrollo de

sistemas informáticos y/o personas naturales o jurídicas con experiencia en este
campo.

4. Idioma

El sistema de información para las mejoras de la plataforma DIOSESIS DE

APARTADO deberá estar implementado en idioma español.

5. Actividades a realizar

Comprende el diseño, desarrollo, pruebas, implementación y puesta en marcha de un

sistema de información complementario a la plataforma DIOSESIS DE APARTADO
de acuerdo a las siguientes especificaciones técnicas:

5.1. Seguridad: Los usuarios deberán autenticarse y ser identificados consultando la

base de datos usuarios registrados. Adicional a esto deben registrar una clave
dinámica para su ingreso.
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5.2. Bases de datos: El sistema de información deberá ser compatible las bases de
datos que emplea la plataforma DIOSESIS DE APARTADO.

5.3. Disponibilidad: Debe de ser continua con un nivel de servicio para los usuarios
24/7 y ante fallas de disponibilidad de la solución en cualquiera de sus
componentes, se debe generar alarmas.

5.4. Interoperabilidad: El sistema de información debe de tener capacidad de

interactuar con otros sistemas a través de archivos en formato CSV para
interactuar con el aplicativo principal en la plataforma DIOSESIS DE
APARTADO.

5.5. Accesibilidad: Para tener acceso al sistema de información para la plataforma

DIOSESIS DE APARTADO se podrá realizar vía web desde Colombia,
utilizando navegadores web como Google Chrome y Mozilla Firefox mediante
cualquier dispositivo electrónico que cuente con acceso a Internet. La interface
de usuario será en entorno Web la cual deberá ser intuitiva y amigable.

5.6. Colaboración: El sistema de información podrá generar y enviar alertas a los

usuarios respectivos sobre estados específicos. Estas alertas son Vía interface
web.

5.7. Informes: El sistema de información para la plataforma DIOSESIS DE

APARTADO deberá proporcionar al usuario autorizado reportes que contengan
los filtros predefinidos o que se permita generar consultas para extraer
información en formato PDF y con exportación a Excel.

5.8. Arquitectura y escalabilidad: El sistema de información para la plataforma

DIOSESIS DE APARTADO deberá estar diseñado con conceptos de
programación orientada a objetos, desarrollado en un lenguaje de última
generación que permitan una mayor escalabilidad del sistema como un mejor
mantenimiento del mismo. Se debe de contemplar en el dimensionamiento de la
base de datos un crecimiento del 40% de los usuarios actuales.

5.9. Desempeño: El sistema de información para la plataforma DIOSESIS DE

APARTADO deberá ofrecer un tiempo de respuesta óptimo y presentar un
excelente desempeño ante una alta demanda de usuarios concurrentes.

6. Entregables, Hitos o Fechas de entrega y detalle de los entregables

El proveedor debe de relacionar un cronograma de trabajo de máximo un periodo de

tiempo de 6 meses, donde se especifiquen los entregables según las especificaciones
del sistema de información y las fechas de entrega de los mismos.
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7. Equipo de trabajo

El proveedor debe solicitar al ministerio de educación o personal idóneo que labore

en esa institución castrense con el fin de evitar posibles fugas de información y con
experiencia en la plataforma DIOSESIS DE APARTADO; así mismo se debe asignar
un Coordinador o Gerente de Proyecto quien es la persona responsable de su
ejecución e interlocutora entre el proveedor y los usuarios.

8. Duración del contrato

Se debe de relacionar el tiempo máximo de duración del contrato. Por ejemplo, la

duración total que incluye las fases de análisis, diseño, desarrollo, pruebas e
implementación será de seis meses calendario a partir de la firma del contrato y debe
ser finalizado en la fecha prevista. La finalización del contrato debe estar sujeta a la
aprobación de los entregables con base en los términos de referencia estipulados.

9. Sede o localización de las labores a realizar

Se desarrollará principalmente en la ciudad de Bogotá D.C. sede principal de las

instalaciones del ministerio de educación y posteriormente a nivel nacional.

10. Documentos a presentar

El proveedor debe de entregar la propuesta en un máximo de 30 días, donde se

especifique la oferta económica, respuesta a cada una de las especificaciones del
sistema, cronograma de trabajo y recursos humanos involucrados. La moneda en la
que se debe de presentar la propuesta es en COP pesos colombianos y debe de incluir
los honorarios, viáticos y todos los gastos para el desarrollo de la propuesta. El
contrato final se realizará con precio fijo.

11. Proceso para seleccionar al proveedor

Para iniciar el proceso de selección del proveedor se deberá contar con mínimo tres
(4) propuestas de proveedores diferentes y se procederá a realizar una calificación de
cada una según lo requerido en los términos de condiciones.

El ministerio de educación se reserva un máximo de veinte (20) días para la

evaluación y calificación de las propuestas recibidas y se notificará de manera formal
mediante comunicación escrita al proveedor seleccionado.
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12. Forma de pago

Se realizarán tres pagos distribuidos de la siguiente manera:

Primer pago: a los diez días de ser elegido el proveedor y ser entregado el
cronograma y plan de trabajo, se cancelará el 15% del valor del contrato.

Segundo pago: será cancelado a los 60 días de ser firmado el contrato y el proveedor
suministre los siguiente:

Informe parcial que contenga: Versión preliminar de la aplicación. El documento

deberá contener, al menos: Síntesis de las entrevistas realizadas a los responsables y
equipo de coordinadores para el desarrollo del aplicativo, Establecimiento de
requerimientos mínimos para el desarrollo de la aplicación, Validación del sistema y
plantillas de aplicación, Versión preliminar de la aplicación, se cancelará el 40% del
valor del contrato.

Tercer pago: se realizará una vez sea entregado el sistema de manera funcional e
implementado en todas las sedes, se cancelará el 45% del valor del contrato.

13. Confidencialidad de la información

Los proveedores deberán de abstenerse de distribuir información de los términos de

referencia a terceros. Igualmente, la información referente a la evaluación de las
propuestas no se dará a conocer hasta que se realice la evaluación y se haya notificado
la adjudicación al proveedor seleccionado.