Qué es administración de costos

Primero, es necesario entender la importancia de la administración. De

acuerdo con el libro Project estimating and cost management, del autor Parviz
Rad, la administración de costos es el proceso utilizado para minimizar los
costos del proyecto, sin perjudicar su calidad.

Por eso, proyectar y controlar en todo momento los costos y gastos generados
para la producción y comercialización de productos o servicios y planear
estrategias es esencial. De esta forma, el administrador tiene cómo saber cuál
es la situación financiera real del negocio.

Como hacer la administración de costos

Para dar inicio al proceso, es preciso entender la diferencia entre los conceptos
de costos y gastos.

Los costos son los gastos relacionados con el producto: la cantidad de dinero
que la empresa invierte para producir y dejar el producto o servicio listo para
la venta. Ya gastos comprenden los desembolsos que no están directamente
vinculados con el producto o servicio, como el alquiler, la publicidad y la
comisión de los vendedores.

Ambos pueden ser divididos en dos categorías:

 Fijos: son independientes del volumen de producción y venta. O sea, son

los costos y gastos mensuales esenciales para mantener la empresa en
funcionamiento, como alquiler, energía eléctrica, sueldos, agua y teléfono, por
ejemplo.
 Variables: son alterados de acuerdo con el volumen de producción y venta.
Mientras la empresa más gasta con productos y servicios, mayores son los
costos y gastos variables el mes y viceversa.

Administración de costos eficiente

El proceso de administración de costos es complejo, por eso, es bueno que
conozcas algunos consejos.

Estima los costos

Hacer un estimado de costos para cada proyecto por medio de informes
detallados es esencial. Intenta analizar el valor de todas las actividades, mano
de obra y materiales necesarios para ponerlo en práctica.
Para eso, es preciso investigar los precios y analizar el costo-beneficio, que
nos lleve a descubrir si la opción es viable para la empresa. No olvides hacer
una planificación para tener control financiero y no extrapolar los límites.

Haz un presupuesto
Tras estimar los costos para cada necesidad del proyecto, realiza un
presupuesto que los incluya en un mismo informe. De esta forma, el
emprendedor tendrá el valor exacto necesario para la ejecución y podrá
presentar los números al sector financiero.

Para que el presupuesto tenga las mejores condiciones posibles, la fase

estimativa debe ser hecha con cuidado, analizando todas las posibilidades y
precios y seleccionando cuáles recursos son realmente necesarios y posibles.

Estipula un margen de error

Para la administración de costos, prever los gastos que puedan surgir a lo
largo del desarrollo del proyecto es esencial, además de tener en mente cuáles
son los posibles riesgos. Por eso, es aconsejable determinar un margen de
error en el presupuesto y tener una reserva financiera para no interrumpir la
marcha si ocurren accidentes durante el recorrido recorrido.

Analiza el resultado
Después de finalizar cada proyecto, la administración no debe ser dejada de
lado. Analizar los gastos que se confirmaron (creando un nuevo informe) es
importante para ver si la inversión fue hecha de acuerdo con las estimativas
anteriores. De esta forma, el emprendedor podrá conocer los problemas que
ocurrieron y asegurarse para evitarlos posteriormente.

Pon en práctica estas acciones

Ahora que sabes cómo hacer una administración adecuada, intenta practicar
estos consejos, identificando los errores tras finalizar cada proyecto. De esta
forma, podrás mejorar cada vez más la administración.