Introducción y Conceptos Generales de La Aplicación de Base de Datos

[AFO003117] UF0322 Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales
[MOD003769] UF0322 Aplicaciones Informaticas de Bases de Datos Relacionales

[UDI020588] Introducción y Conceptos Generales de la Aplicación de Base de Datos
Contenidos
INTRODUCCIÓN
Las bases de datos no son más que una colección de información de cualquier tipo, perteneciente a
un mismo contexto y almacenada sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, se puede
decir que, en general, toda colección de información se puede convertir en una base de datos.
m
Las bases de datos tienen la ventaja de facilitar el almacenamiento de grandes cantidades de
co
información, ofrecen la recuperación rápida y flexible de información, permiten organizar y
reorganizar la información según las necesidades del momento y además puedes disponer de la
a.
opción de impresión y distribución de la información
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A lo largo de esta Unidad Didáctica trataremos de profundizar en lo referente a las bases de datos,
-a
más concretamente, la base de datos de Microsoft Access. Trataremos de explicar a fondo, qué es y
al
para qué sirve y conoceremos, con carácter general, las distintas formas de creación de una base de
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datos, así como modificación, recuperación y mantenimiento, entre otros aspectos.

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OBJETIVOS
p.
ou
Delimitar el concepto, características y funciones de la aplicación de base de datos,
concretamente, la base de datos Access de Microsoft Office

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Describir las prestaciones, procedimientos y asistentes de la base de datos para facilitar la
creación y gestión de la misma.

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Conocer a nivel general las distintas opciones existentes en una base de datos como pueden ser
formas de creación, guardado, cierre, copia de seguridad, entre otros.
MAPA CONCEPTUAL
snlgroup.virtual-aula.com
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1. Qué es una base de datos
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Base de datos:
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[[[Elemento Multimedia]]]
Es un sistema informatizado que tiene el objetivo principal de mantener información y hacer que
p.
esté disponible en el momento que se necesite.

ou
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Esta información almacenada en la base de datos es persistente dentro del sistema, es decir, una vez
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que los datos se han introducido en la base de datos, se mantiene hasta que el usuario decida
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eliminarla.
Descripción del vídeo: Qué es una base de datos
Para explicar las aplicaciones informáticas de bases de datos, nos centraremos en uno de los
programas más utilizados para ello, el Microsoft Access.
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Microsoft Access es una herramienta de diseño e implementación de base de datos para
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aplicaciones que se puede usar para realizar un seguimiento de la información importante. Puede
co
conservar los datos en el equipo o publicarlos en la Web, de forma que otros usuarios puedan usar la
base de datos.
a.
Access le permite desarrollar de forma fácil y rápida bases de datos relacionales que le ayudarán a
ul
administrar la información. Puede crear una base de datos que le ayude a realizar un seguimiento
-a
prácticamente de cualquier información, como un inventario, contactos profesionales o procesos de
al
negocio. Incluye plantillas que puede utilizar directamente para realizar un seguimiento de diversos
datos, lo que facilita la tarea incluso para un principiante.

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Dispone de mejoras en la Interfaz y funciones interactivas que permiten un tratamiento sencillo de

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los datos. No es necesario tener conocimientos avanzados sobre bases de datos, pues gracias a los
p.
asistentes y aplicaciones predefinidas, será una tarea rápida y sencilla. Es posible recopilar la
información en formularios por correo electrónico o bien importarla desde aplicaciones externas. La
ou
capacidad de compartir permite realizar auditorías y copias de seguridad periódicas desde la

gr
interfaz de usuario de Access.

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Algunas mejoras de Microsoft Access son:
Herramientas de creación de objetos más eficaces.
Operaciones de agrupación y ordenación simplificadas en los informes.
Diseños de controles mejorados para facilitar la creación de formularios e informes
optimizados.
Nuevos tipos de datos y controles.
Campos calculados y multivalor.
Campos de datos adjuntos de archivos.
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Calendario para seleccionar fechas.
Mejor presentación de datos.
Herramientas mejoradas de ordenación y filtrado.
Seguridad mejorada.
Herramientas de corrección mejoradas.
Mejores métodos de solución de problemas.
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2. Entrada y salida de la aplicación de base de datos
co
En la pantalla del ordenador, normalmente existe un icono de acceso directo en el escritorio o bien
a.
en la barra de inicio rápido.
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En el caso de que no podamos acceder al programa a través de estas dos opciones comentadas, nos
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dirigimos al menú Inicio de la barra de tareas de Windows y pinchamos en la opción “Todos los
al
programas”. Una vez dentro de esta opción nos podemos encontrar el icono de acceso directo de la
u
base de datos, si sigue sin aparecer, accedemos a él a través del menú Microsoft Office.
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Para salir del programa, en nuestro caso la base de datos de Access, deberemos seguir alguno de los
siguientes pasos:
Seleccionar el menú Archivo / Salir.
Hacer clic en el botón cerrar (la “X” roja) de la Barra de título de Access.
Pulsar la combinación de teclas Alt+F4 (como con cualquier otra ventana de Windows).
En la Barra de tareas de Windows, botón derecho sobre Access, y seleccionar Cerrar.
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3. La ventana de la aplicación base de datos

Descripción del vídeo: La interfaz de Microsoft Access
Ya hemos visto cómo iniciar Microsoft Access. Una vez abierta la aplicación, la ventana mostrada en
la figura es con la que trabajaremos.
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A continuación mostraremos las partes más importantes de la ventana de trabajo y las características y
funciones de cada una de ellas:
Barra de herramientas de acceso rápido
Es una barra de herramientas que se puede personalizar y contiene un conjunto de comandos

independientes de la ficha en la cinta de opciones que se muestra. Se le puede agregar o
quitar botones que representan comandos. Ésta se encuentra en la esquina superior izquierda
de la ventana.
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Barra de títulos
Aparece el nombre que se ha asignado al documento una vez guardado en disco. Cuando aún
no se le ha dado un nombre, aparecerá Base de datos 1 – Microsoft Access.
Ficha de archivo
Esta ficha reemplazará al Botón de Microsoft Office incluido en la versión anterior.
Cinta de opciones
Compuesta por las fichas Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos.
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Mantiene a la vista todas sus funciones para una rápida accesibilidad a sus distintas opciones.
co
Panel de navegación
Es el área situada a la izquierda de la ventana. Facilita el acceso a todos los objetos de la base
a.
de datos abierta actualmente. Utilícelo para organizar los objetos por tipo, fecha de creación,
fecha de modificación, tabla relacionada o en grupos personalizados que haya creado.
ul
Objetos con fichas
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Los formularios, tablas, consultas, informes, páginas y macros se muestran como objetos con
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fichas. Es el área de trabajo de la base de datos.
u
Minibarra de herramientas
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Es un elemento que aparece de manera transparente encima del texto seleccionado para que
pueda aplicar fácilmente formato al mismo.
vi
Barra de estado
p.
Muestra información sobre el documento que tenemos activo.

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La cinta de opciones
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Al igual que el resto de las aplicaciones de Microsoft Office, Access dispone de la cinta de opciones,
la cual está compuesta por fichas, y cada una de estas fichas, contiene grupos de comandos
relacionados. Esta cinta reemplaza los menús y las barras de herramientas de las versiones
anteriores.
A continuación, se detallará el contenido de la cinta de opciones de Access:
La ficha Inicio consta de varios grupos o paneles de comandos y botones básicos para la
creación de una base de datos. Los grupos son: Vistas, Portapapeles, Ordenar y Filtrar,
Registros, Buscar y Formato de texto.
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La ficha Crear está destinada principalmente a la estructura y funciones añadidas de una base
de datos. Está dividida en seis grupos de tareas: Plantillas, Tablas, Consultas, Formularios,
Informes y Macros y código.
La ficha de Datos externos sirve para exportar elementos y funciones de otras aplicaciones de
Office y relacionarlas con las bases de datos que se vayan a crear. Está dividida en tres grandes
grupos: Importar y vincular, Exportar y Recopilar datos.
La ficha Herramientas de Bases de Datos son funciones complejas que afectan al núcleo
m
estructural de la base de datos. Consta de los grupos Herramientas, Macro, Relaciones,
Analizar, Mover datos y Complementos.
co
a.
Nota: Algunas fichas de la cinta de opciones sólo aparecen en determinados momentos. Por ejemplo,
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la ficha “Herramientas de tabla” únicamente aparecerá cuando se esté trabajando con tablas.
[[[Elemento Multimedia]]] -a
Descripción del vídeo: La configuración de las opciones de Microsoft Access
u al
4. Elementos básicos de la base de datos

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4.1. Tablas
Al usar una base de datos, éstas se almacenan en tablas, que son listas que contienen datos de
distintos tipos. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres,
números de teléfono y correo electrónico.
Para diseñar una base datos, debe planear todas sus tablas y decidir de qué modo se relacionarán
entre sí. Antes de crear tablas, estudie detenidamente sus requisitos y determine todas las que
m
necesita.
co
Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para almacenar datos acerca de un asunto en particular,
como por ejemplo, empleados o productos. Una tabla está compuesta por registros y campos:
a.
Cada registro contiene datos concretos del asunto de la tabla, como un empleado en particular.
ul
Un registro se denomina normalmente fila o instancia.
-a
Cada campo contiene datos acerca de un aspecto de asunto de la tabla, como el nombre o la
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dirección de correo electrónico. Un campo se denomina normalmente columna o atributo.
u
Un registro se compone de valores de campo como por ejemplo ejemplo@sitio.com. Un valor de

rt
campo se denomina normalmente hecho.

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Por tanto, las tablas se utilizan para alojar los datos de la base de datos. Introducimos los datos en
p.
las tablas y estas se encargan de ordenar los datos en filas y columnas.

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Comenzar Actividad
Relaciona cada parte de la ventana de trabajo de una base de datos con sus características y
funciones correspondientes.
Aparece el nombre que se ha 1 Cinta de opciones.

asignado al documento una vez
guardado en disco. Cuando aún
no se le ha dado un nombre, Barra de títulos.
aparecerá Base de datos 1 –
Microsoft Access.
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Compuesta por las fichas Inicio, 2

Crear, Datos externos y
Herramientas de base de datos.
Mantiene a la vista todas sus
funciones para una rápida
accesibilidad a sus distintas
opciones.
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a.
Las tablas de Microsoft Access pueden abrirse en la vista “Hoja de datos” si hacemos clic en el botón
situado en la barra de estado, en la parte inferior derecha de la ventana.
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p.
Si hacemos clic en este tipo de vista lo que visualizaremos en la pantalla será la imagen que
mostramos a continuación:
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Por el contrario, si queremos obtener la vista “Diseño”, tendremos que hacer clic en el botón que
mostramos a continuación:
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p.
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De esta forma obtendremos una vista como la que mostramos a continuación:
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La vista “Hoja de datos” es similar a una hoja de cálculo. Las columnas en la hoja de datos
rt
representan campos de la tabla. Las filas representan los registros guardados en la base de datos.
vi
En la vista “Diseño” de la aplicación podemos establecer propiedades de toda la tabla y de cada

p.
campo individual. Estas propiedades son los nombres de los campos, el tipo de datos utilizado en
ou
cada campo, los índices definidos para la tabla, etc.

gr
4.2. Vistas o Consultas

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Cuando se desee revisar, agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos, deberá considerar
la posibilidad de usar una consulta. Se usan para extraer información de una base de datos. Una
consulta selecciona grupos de registros que cumplen ciertas condiciones. Por tanto, al usar
consultas podrá filtrar datos, realizar cálculos con ellos y resumirlos. También puede usar consultas
para automatizar tareas de administración de datos y revisar los cambios realizados en los datos
antes de confirmarlos.
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Una consulta es una solicitud de datos que cumplan una serie de características que previamente se
especifican. Las consultas que se usan para recuperar datos de una tabla o realizar cálculos se
denominan cálculos de selección. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se
m
denominan consultas de acción.
co
Es posible también usar una consulta para proporcionar datos para un formulario o informe. Así, los
a.
formularios pueden usar las consultas para que únicamente aparezca en pantalla la información
pertinente y los informes pueden utilizar las consultas para imprimir sólo los registros de interés.
ul
Las consultas pueden estar basadas en tablas o en otras consultas, y pueden utilizarse para
-a
seleccionar, modificar, añadir o eliminar registros de la base de datos.
al
Al igual que las tablas, las consultas tienen también una vista Diseño. En realidad, las consultas
u
tiene dos vistas de diseño distintas: vista Diseño y vista SQL. La primera proporciona una interfaz de
rt
usuario sencilla para que podamos crear y modificar consultas. La segunda permite modificar el
vi
código utilizado para definir la consulta por medio del lenguaje SQL (Structure Quero Lenguaje,
p.
Lenguaje de consulta estructurado), el lenguaje informático utilizado para crear consultas de bases
de datos.
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4.3. Formularios
l
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Formulario:
Es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una
tabla o consulta. Pueden utilizarse de varias formas, pero su uso más común es para introducir datos
y mostrarlos.
Es decir, los formularios de introducción de datos se utilizan para ayudar a los usuarios a escribir
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datos en las tablas con precisión y eficacia, mostrando los datos de una forma más estructurada que
una tabla normal.
Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de
datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los
campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un
formulario con únicamente esos campos, les será más fácil usar la base de datos, asimismo, se
pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones
m
frecuentes.
co
Un formulario “enlazado” es aquel que está directamente conectado a un origen de datos, como una
a.
tabla o una consulta, y que puede ser usado para insertar, modificar, o mostrar datos del origen de
ul
datos. También se pueden crear formularios “independientes” sin un vínculo directo al origen de
datos, pero que también contienen botones de comando, etiquetas o cualquier otro control necesario
para que sea funcional.

-a
al
En la figura que aparece a continuación, mostramos el formulario Detalles de pedido de la base de
u
datos Northwind. Como puede ver en la figura, el formulario contiene campos de texto para
rt
seleccionar datos, etiquetas para identificar los distintos elementos del formulario y fichas parar
vi
agrupar y mostrar la información.

p.
El formulario también tiene un selector de registros en su parte inferior. El selector de registros

ou
permite navegar de un registro a otro.

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El formulario mostrado utiliza una consulta como origen de datos. Al utilizar el selector de registros,
rt
podemos pasar de un pedido a otro y modificar los datos desde el formulario.

vi
p.
Descripción del vídeo: La creación de etiquetas

ou
4.4. Informes o reports

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Informe:
Es un método sencillo y eficaz de presentar datos en formato impreso. Puede controlar el tamaño y
aspecto de todos los elementos de un informe y mostrar la información de la manera que elija.
Lo interesante de los datos es compartirlos. Los informes nos permiten enviar los datos a diferentes
destinos (como una impresora o un mensaje de correo electrónico) con un formato fácil de leer.
Podemos enviar informes a la impresora o exportar el informe con distintos formatos. Incluso
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podemos publicar nuestros informes en Internet o en una intranet.
Los informes, como los formularios, utilizan un origen de datos subyacente, como una tabla o una
consulta, para proporcionar datos. El diseño del informe determina cómo se presentarán los datos al
imprimir, Exportar u obtener la vista preliminar del informe. Los informes también pueden estar
basados en múltiples tablas y consultas para mostrar relaciones complejas existentes entre los datos.
Access dispone de muchos informes predeterminados que podemos utilizar para visualizar nuestros
datos. En la figura se muestra un ejemplo de informe de la base de datos Neptuno.
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La mayoría de los informes están enlazados a una o más tablas y consultas de la base de datos. El
origen de los registros de un informe, hace referencia a los campos de las tablas y consultas base
que quiera. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque
el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por
zona comercial, primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el
registro y en qué tablas o consultas residen.
Tras elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informe
utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una característica de Access que
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le guía por una serie de preguntas y, a continuación, genera un informe tomando como base las
respuestas proporcionadas.
5. Distintas formas de creación de una base de datos
Existen varias posibilidades para crear una base de datos en Access.
Si lo que queremos es crear una nueva base de datos en blanco, podemos hacer clic sobre Archivo
m
para acceder a la Vista Backstage, y allí seleccionar la opción Nuevo. En la parte derecha de la
co
ventana, aparecerán distintas opciones disponibles para crear bases de datos, pudiendo crear la
a.
base de datos desde cero, en blanco, o a partir de plantillas y bases de datos de ejemplo instaladas
en Office. También podemos utilizar una de las múltiples plantillas incluidas en Office.com.
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p.
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Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, puede crear una base de datos desde cero.
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Para ello deberá seguir los siguientes pasos:
Inicie Microsoft Access.
En la pestaña “Archivo”, haga clic en “Nuevo” y seleccione “Base de datos del escritorio en
blanco”.
A la derecha, escriba un nombre en el cuadro para la nueva base de datos. Para cambiar la
ubicación en la que se haya creado el archivo, deberá hacer clic en la carpeta amarilla, junto al
cuadro, y a continuación busque y seleccione la nueva ubicación. Después haga clic en
m
“Aceptar”.
co
a.
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¿Qué elemento es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir,
modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta?
u al
Formulario.
rt
Informe.
vi
p.
Report.
ou
gr
Haga clic en “Crear”. Access crea la base de datos y, a continuación abre una tabla vacía.
Access coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Haga click para agregar de la
l
sn
nueva tabla. Si no desea introducir ningún tipo de dato, haga clic en “Cerrar”.
Para poder crear una base de datos a partir de una plantilla existente deberá seguir los siguientes pasos:
Inicie Microsoft Access.
En “Archivo”, haga clic en “Nuevo” y acto seguido verá una serie de plantillas. Si conoce el
nombre puede escribirlo y realizar la búsqueda directa.
Escoja la plantilla que más se ajuste a sus necesidades de entre las plantillas disponibles.
Haga un doble clic sobre la plantilla deseada.
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Opcionalmente haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro “Nombre de archivo”
para buscar una ubicación donde desea crear la base de datos. Si no coincide con una
ubicación específica, Access creará la base de datos en la ubicación predeterminada que se
muestra bajo el cuadro “Nombre de Archivo”.
Haga clic en “Crear” para finalizar el proceso de creación de una base de datos.
6. Apertura de una base de datos
m
co
A continuación mostraremos los pasos a seguir para abrir una base de datos ya existente:
a.
En primer lugar, una vez que tenemos abierto el programa Microsoft Access, haremos clic en la
ul
ficha “Archivo”.
-a
u al
Después haremos clic en “Abrir”.

rt
vi
p.
ou
l gr
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Seleccione equipo ra que nos muestre la lista de carpetas que se muestran en el desplegable, haga
doble click en las carpetas que considere necesarias hasta que se abra la que contiene la base de
datos que usted busca.
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a.
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-a
Una vez que haya encontrado la base de datos buscada, para abrirla siga alguno de estos
procedimientos:
al
Para abrir la base de datos en modo predeterminado de apertura, haga doble clic en ella.
u
rt
Si desea abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario, de modo
que usted y otros usuarios puedan leer y escribir al mismo tiempo en la base de datos haga clic
vi
en “Abrir”.
p.
Si desea abrir la base de datos para el acceso de sólo lectura, de modo que se pueda ver pero
ou
no modificar, haga clic en la flecha situada junto al botón “Abrir” y, a continuación, haga clic
en “Abrir como de sólo lectura”.

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sn
Si desea abrir la base de datos para el acceso exclusivo, de modo que ningún otro usuario
pueda abrirla mientras usted la tenga abierta, haga clic en la flecha situada junto al botón
“Abrir” y, a continuación, haga clic en “Abrir en modo exclusivo”.
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Para abrir la base de datos como sólo lectura, haga clic en la flecha que aparece junto al botón
“Abrir” y elija “Abrir en modo exclusivo de sólo lectura”. Los demás usuarios podrán abrir la
base de datos, pero tendrán acceso de sólo lectura.
7. Guardado de una base de datos
Cuando hemos terminado de trabajar con una base de datos, hay varias formas de salir de Access.
m
Podemos hacer clic sobre el botón “Cerrar” en la esquina superior derecha de la barra de título.
co
a.
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-a
u al
rt
vi
También es posible cerrar la base de datos abierta en ese momento sin salir de Access. Para ello,
p.
seleccionamos el comando “Cerrar base de datos” de la Vista Backstage, en cualquier caso, hay que
ou
asegurarse de no apagar el ordenador sin cerrar antes Access, pues en caso contrario es posible que
la base de datos se corrompa y se pierdan datos.

gr
Para guardar una base de datos, basta con hacer clic sobre el botón “Guardar” de la Barra de
l
sn
herramientas de acceso rápido, o utilizar el comando Guardar de la Vista Backstage. Seleccionando
Guardar >Guardar base de datos como de la Vista Backstage y, además, elegir el formato, de
manera que, por ejemplo, sea compatible con Access 2000 o Access 2003.
No obstante la base de datos es un contenedor de objetos (tablas, consultas, formularios,….). Una
vez creada la base de datos no tiene que guardarse más. Lo que se guardarán serán los distintos
objetos que se vayan creando o modificando.
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8. Cierre de una base de datos
Para cerrar una base de datos, los pasos que se necesitan seguir son idénticos al cerrado de
cualquier aplicación de Microsoft.
Los pasos para cerrar una base de datos de Access son los siguientes:
Haga clic en la pestaña “Archivo”.
Haga clic en el botón “Cerrar”.
m
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a.
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u al
rt
vi
p.
9. Copia de seguridad de la base de datos

ou
Para evitar la pérdida de datos, una práctica recomendable es guardar una copia de las bases de
gr
datos importantes en un sitio distinto.

l
sn
A continuación realizaremos una copia de seguridad de la base de datos:
En primer lugar tendremos que dejar guardados y cerrados todos los objetos de la base de
datos.
Acto seguido, en la vista de Backstage, seleccionaremos el Fichero “Archivo” y a continuación
haremos clic en el apartado “Guardar base de datos como”.
Una vez que pinchamos en este apartado, nos aparecerá un cuadro de diálogo en el que
deberemos seleccionar la nueva ubicación de nuestra copia de seguridad, a ser posible en una
ubicación distinta de la que teníamos inicialmente. Como nombre de la nueva copia sería
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conveniente poner “Copia de seguridad” y a continuación el nombre propio de la base de datos.
El último paso será hacer clic en el comando “Guardar”.
m
co
a.
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-a
al
10. Herramientas de recuperación y mantenimiento de la base
u
de datos
rt
vi
La característica Detectar y reparar incluida en Microsoft Office 2003 se ha reemplazado en 2007

p.
Microsoft Office System por Diagnósticos de Microsoft Office. Esta nueva herramienta proporciona
ou
más y mejores funcionalidades de prueba y reparación.
Ejecutar Diagnósticos de Microsoft Office

gr
Para llevar a cabo un proceso de diagnóstico de Microsoft Office deberemos seguir los siguientes pasos:
l
sn
Haga clic en el grupo de HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS:
A continuación explicamos de manera breve cada una de las opciones de análisis que ofrece Access:
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Analizar tabla
Esta opción permite detectar datos duplicados en la tabla, que pueden dar lugar a una tabla
distinta, creando una relación entra las dos tablas.
Analizar rendimiento
Analiza uno o varios objetos de la base de datos como tablas o formularios, sugiriendo mejoras
para los mismos.
Documentador
m
Genera un informe sobre las características de los elementos de la base de datos, que informa
sobre las mejoras que necesita la base de datos o la necesidad de crear una nueva.
co
a.
Recuerda
ul
-a
Una base de datos es un sistema informatizado que tiene el objetivo principal de mantener
al
información y hacer que esté disponible en el momento que se necesite.
u
Las bases de datos son diseñadas para manejar grandes cantidades de información.
rt
Microsoft Access es una herramienta de diseño e implementación de base de datos para
aplicaciones que se puede usar para realizar un seguimiento de la información importante.

vi
Barra de herramientas de acceso rápido: es una barra de herramientas que se puede

p.
personalizar y contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha en la cinta de

ou
opciones que se muestra.
Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para almacenar datos acerca de un asunto
gr
en particular.
l
Una consulta es una solicitud de datos que cumplan una serie de características que
sn
previamente se especifican.
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o
mostrar los datos de una tabla o consulta.
Un informe es un método sencillo y eficaz de presentar datos en formato impreso.
La mayoría de los informes están enlazados a una o más tablas y consultas de la base de datos.
La manera más sencilla y rápida de crear una base de datos es a través del panel de tareas, que
nos aparece cuando abrimos la aplicación, pinchamos sobre “base de datos en blanco”.
Para evitar la pérdida de datos, una práctica recomendable es guardar una copia de las bases
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de datos importantes en un sitio distinto.
Autoevaluación
1. Indica si es verdadero o falso el siguiente enunciado: “Una hoja de cálculo, es

un sistema informatizado que tiene el objetivo principal de mantener
información y hacer que esté disponible en el momento que se necesite”.
m
co
Verdadero.
a.
ul
Falso.
-a
2. Para acceder al programa de base de datos, Access, normalmente se hace a
al
través de…
u
rt
Icono de acceso directo.

vi
p.
Mi Pc.
ou
Programas predeterminados.
l gr
sn
3. ¿Cómo se denomina la barra de Access que puede personalizarse y contiene

un conjunto de comandos independientes de la ficha en la cinta de opciones que
se muestra?
De título.
Ficha de archivo.
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De herramientas de acceso rápido.
4. ¿Qué tipo de elemento se utiliza en la base de datos para almacenar datos

acerca de un asunto en particular?
Informes.
m
co
Auditorías.
a.
Tablas.
ul
-a
5. Indica si es verdadero o falso el siguiente enunciado: “Cuando se desee
revisar, agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos, deberá
al
considerar la posibilidad de usar una consulta”.
u
rt
Verdadero.
vi
p.
Falso.
ou
l gr
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Aprendizaje Autónomo
Glosario
Redundancia: 1. Exceso o abundancia de una cosa 2. Repetición innecesaria o inútil de un
concepto.
m
Interfaz: 1. En electricidad, dispositivo que permite conectar dos aparatos o circuitos 2. En
co
electrónica e informática, dispositivo que transforma las señales generadas por un aparato en
señales comprensibles por otro.
a.
ul
Filtrar: 1. Hacer pasar un fluido por un filtro para retener alguno de sus componentes 2. Dejar
-a
un cuerpo sólido pasar un fluido a través de sus poros 3. Penetrar un fluido en un cuerpo sólido
al
a través de sus poros o de sus pequeñas aberturas 4. Llegar una cosa a alguien a través de
u
ciertos obstáculos o sin la voluntad expresa de que ocurra.

rt
vi
Exportar: 1. Vender mercancías a un país extranjero 2. En informática, enviar un archivo,

p.
información o datos a un programa o una aplicación distintos a los que se están usando.
ou
gr
Actividades prácticas individuales

l
sn
Esta actividad tiene como objetivo de a partir de un caso práctico bien diferenciado para la creación
de un proyecto de base de datos relacional:
- Crear las tablas ajustando sus características a los datos que deben contener y al uso final de la
base de datos referencial.
Se solicita por tanto al alumno:
1) Crear una nueva Base de Datos. Llamarla PRACTICA1.MDB
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2) Crear una tabla nueva para registrar la información de fichas de Clientes. Llamarla CLIENTES.
Estará compuesta por los siguientes campos:
m
co
a.
ul
3) Asignar como Clave Principal el campo CODCLIENTE.
-a
4) Crear una tabla nueva para registrar la información de fichas de Articulos. Llamarla
al
ARTICULOS. Compuesta por los siguientes campos:
u
rt
vi
p.
ou
gr
5) Asignar como Clave Principal el campo CODARTIC.

l
sn
6) Crear una Tabla nueva para registrar la información de Pedidos. Llamarla PEDIDOS. Compuesta
por los siguientes campos:
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7) Asignar como Clave principal el campo NUMPEDIDO.
co
8) Crear una Tabla nueva para registrar la información de las zonas de Ventas. Llamarla ZONAS.
a.
Compuesta por los siguientes campos:
ul
-a
u al
rt
vi
9) Asignar como Clave principal el campo ZONA.

p.
El alumno deberá enviar las soluciones de la presente actividad al BUZÓN DE ACTIVIDADES, para
ou
que se proceda a la valoración de la misma.

gr
Nos descargamos el archivo necesario para la práctica haciendo clic aquí .

l
sn
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Aprendizaje colaborativo
Propuestas Debate
Una biblioteca se puede definir como aquel lugar que tiene la función de guardar y custodiar una
colección de libros y que además, deben estar a disposición del usuario que los requiera.
Para conocer el origen de la biblioteca nos tenemos que remontar hasta tiempos mesopotámicos, en
m
donde la gente al servicio de los escribas tenía el deber de conservar y custodiar los textos y los
co
documentos que se escribían.
a.
ul
-a
u al
rt
vi
p.
A partir de ahí, las bibliotecas han ido desarrollándose hasta llegar al estado en el que actualmente
ou
las conocemos. La biblioteca actual, es considerada como un espacio de lectura, de trabajo
autónomo, en el que podemos encontrar gran variedad de material y de fuentes bibliográficas que
gr
nos pueden ser de gran utilidad.

l
sn
En pocas palabras, la biblioteca se considera una base de datos a nivel analógico, ya que se puede
acceder al conocimiento con solo acudir al lugar donde esté situada la biblioteca. Entre sus muchos
pasillos se encuentran diferentes áreas de conocimiento impresas en libros y archivos que tiene fácil
acceso.
Sin embargo, en la actualidad existe otro método donde almacenar la información de las diferentes
áreas de conocimiento. Las bases de datos sirven de soporte digital para este conocimiento,
permitiendo un acceso mayor a la información desde cualquier punto geográfico, sin necesidad de
acudir a un lugar físico a buscar el conocimiento.
29 / 30
A través del uso de las bases de datos, las personas consiguen dominar de forma más efectiva la
información y mantienen ordenado el conocimiento, con el consiguiente ahorro de materiales que
supone el soporte electrónico en lugar del soporte en papel, tal y como encontramos la información
en las bibliotecas.
Cuestiones a debatir
¿Qué tiene más utilidad, el soporte en papel o el soporte electrónico? Justifica tu respuesta.
m
¿Crees que en un futuro las bases de datos electrónicas terminarán sustituyendo al soporte en
papel? ¿O por el contrario crees que pueden ser dos tipos de soporte totalmente
co
complementarios?
a.
¿Crees que puede haber algún tipo de interés político, en el caso de que surgiera la idea de
ul
sustituir las bibliotecas tradicionales por bibliotecas online?
En el caso hipotético de que los documentos online terminasen acabando por completo con el
-a
formato en papel, ¿crees que se podría nacer una nueva forma de exclusión social entre aquella
al
parte de la población que pueda acceder a esos documentos y aquella que no tenga dicho
u
acceso?
rt
vi
p.
ou
l gr
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Introducción y Conceptos Generales de La Aplicación de Base de Datos

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[AFO003117] UF0322 Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales

[MOD003769] UF0322 Aplicaciones Informaticas de Bases de Datos Relacionales

datos, así como modificación, recuperación y mantenimiento, entre otros aspectos.

Delimitar el concepto, características y funciones de la aplicación de base de datos,

concretamente, la base de datos Access de Microsoft Office

Describir las prestaciones, procedimientos y asistentes de la base de datos para facilitar la

creación y gestión de la misma.

formas de creación, guardado, cierre, copia de seguridad, entre otros.

esté disponible en el momento que se necesite.

programas más utilizados para ello, el Microsoft Access.

Microsoft Access es una herramienta de diseño e implementación de base de datos para

datos, lo que facilita la tarea incluso para un principiante.

Dispone de mejoras en la Interfaz y funciones interactivas que permiten un tratamiento sencillo de

capacidad de compartir permite realizar auditorías y copias de seguridad periódicas desde la

interfaz de usuario de Access.

Algunas mejoras de Microsoft Access son:

Herramientas de creación de objetos más eficaces.

Operaciones de agrupación y ordenación simplificadas en los informes.

Diseños de controles mejorados para facilitar la creación de formularios e informes

Nuevos tipos de datos y controles.

Campos calculados y multivalor.

Campos de datos adjuntos de archivos.

Calendario para seleccionar fechas.

Mejor presentación de datos.

Herramientas mejoradas de ordenación y filtrado.

Herramientas de corrección mejoradas.

Mejores métodos de solución de problemas.

Seleccionar el menú Archivo / Salir.

En la Barra de tareas de Windows, botón derecho sobre Access, y seleccionar Cerrar.

3. La ventana de la aplicación base de datos

Descripción del vídeo: La interfaz de Microsoft Access

la figura es con la que trabajaremos.

Barra de herramientas de acceso rápido

Es una barra de herramientas que se puede personalizar y contiene un conjunto de comandos

Esta ficha reemplazará al Botón de Microsoft Office incluido en la versión anterior.

Muestra información sobre el documento que tenemos activo.

A continuación, se detallará el contenido de la cinta de opciones de Access:

Registros, Buscar y Formato de texto.

Informes y Macros y código.

grupos: Importar y vincular, Exportar y Recopilar datos.

Analizar, Mover datos y Complementos.

4. Elementos básicos de la base de datos

números de teléfono y correo electrónico.

Un registro se compone de valores de campo como por ejemplo ejemplo@sitio.com. Un valor de

campo se denomina normalmente hecho.

las tablas y estas se encargan de ordenar los datos en filas y columnas.

Aparece el nombre que se ha 1 Cinta de opciones.

Compuesta por las fichas Inicio, 2

situado en la barra de estado, en la parte inferior derecha de la ventana.

De esta forma obtendremos una vista como la que mostramos a continuación:

En la vista “Diseño” de la aplicación podemos establecer propiedades de toda la tabla y de cada

cada campo, los índices definidos para la tabla, etc.

4.2. Vistas o Consultas

una tabla normal.

para que sea funcional.

agrupar y mostrar la información.

El formulario también tiene un selector de registros en su parte inferior. El selector de registros

permite navegar de un registro a otro.

podemos pasar de un pedido a otro y modificar los datos desde el formulario.

Descripción del vídeo: La creación de etiquetas

4.4. Informes o reports

podemos publicar nuestros informes en Internet o en una intranet.

datos. En la figura se muestra un ejemplo de informe de la base de datos Neptuno.