Pautas para solicitar publicaciones

y gestionar el inventario
Índice

Introducción 1
Funciones 2-4
Siervo de publicaciones 2
Grupo para las publicaciones, congregación coordinadora de idioma y superintendente
de servicio 3
Congregación receptora 4
Artículos de solicitud especial y publicaciones en otros idiomas 5
Publicaciones periódicas 6-8
Inventarios 9, 10
Datos para el envío de publicaciones 11
Depósitos de publicaciones 12
Discrepancias y problemas 13
Envíos urgentes 14
Publicaciones en braille 15
Apéndice
A Tabla de consulta rápida

INTRODUCCIÓN
1. Las biblias y las publicaciones cristianas son instrumentos de Jehová para
alimentarnos espiritualmente y ayudarnos a cumplir bien con nuestro ministerio. El
objetivo es suministrar oportunamente a los publicadores y personas interesadas las
publicaciones que necesitan, evitando al mismo tiempo que se acumulen grandes
cantidades (Mat. 5:6; Juan 6:12). La siguiente información tiene como fin contribuir a la
consecución de dicho objetivo. El Comité de Servicio de la Congregación y los que
trabajan con publicaciones deben familiarizarse con estas pautas. Además, consulten la
sección “Ayuda” de jw.org para hallar instrucciones específicas sobre cómo enviar,
cancelar y modificar pedidos de publicaciones periódicas y otras publicaciones. Al
analizar estas pautas, tengan en cuenta los siguientes principios fundamentales:
1) Prestar un buen servicio a los publicadores y personas interesadas.
2) Mantener un inventario suficiente para no más de tres meses.
3) Comprobar frecuentemente las solicitudes de publicaciones periódicas para evitar
exceso de existencias.
4) Leer con prontitud las cartas de la sucursal que contengan instrucciones sobre
nuevos artículos y otros asuntos relacionados con publicaciones.

FUNCIONES
2. Siervo de publicaciones. El cuerpo de ancianos de cada congregación designará para
esta función a un anciano o siervo ministerial capaz y confiable. Como sus deberes
incluyen encargarse del suministro de las publicaciones periódicas y de otras
publicaciones, no es necesario designar a otro hermano como siervo de revistas. Ahora
bien, se puede utilizar a otros hermanos bautizados que sean ejemplares para que lo
ayuden.
3. Grupo para las publicaciones, congregación coordinadora de idioma y
superintendente de servicio. Todas las congregaciones que se reúnen en un mismo
auditorio forman un grupo para las publicaciones. Si en el auditorio se reúne una sola
congregación de un idioma concreto se la considera congregación coordinadora de
idioma. Si en el grupo hay dos o más congregaciones del mismo idioma, sus comités de
servicio designarán a una de ellas como congregación coordinadora de idioma. Esta
mantendrá un suministro común de artículos en su idioma para todas las
congregaciones del grupo. El siervo de publicaciones de la congregación coordinadora
de idioma se encarga de 1) mandar al Departamento de Envíos las solicitudes de
artículos en el idioma de la congregación, 2) realizar un inventario mensual utilizando el
formulario Movimiento mensual de publicaciones (S-28) y 3) proporcionar informes de
inventarios al Departamento de Envíos cuando este así lo indique. Si una congregación
cercana informa que dispone de artículos de más, la congregación coordinadora de
idioma debe verificar si se podría usar ese sobrante en lugar de enviar una solicitud al
Departamento de Envíos. El superintendente de servicio verificará y aprobará todas las
solicitudes antes de enviarlas al Departamento de Envíos para asegurarse de que se
ajusten a las necesidades reales, y así evitar el exceso de existencias. Este
procedimiento de revisión le ofrece la oportunidad al superintendente de servicio de
capacitar al siervo de publicaciones. Los cambios de congregación coordinadora de
idioma deben comunicarse siguiendo las instrucciones de la página “Coordinación de
publicaciones” de jw.org y el formulario de Datos de envío (S-36).

4. Congregación receptora. Los comités de servicio de las congregaciones que

componen el grupo para las publicaciones designarán juntos a una de las congregaciones
coordinadoras de idioma como congregación receptora. Esta se encarga de recibir,
comprobar y distribuir los envíos a todas las congregaciones del grupo. El siervo de
publicaciones de la congregación receptora necesitará una copia de la lista de empaque
para verificar los envíos que llegan. Las listas de empaque estarán disponibles en el
“Historial de envíos” de jw.org durante aproximadamente seis meses después de
realizado un envío. Si se detecta alguna discrepancia, el siervo de publicaciones deberá
seguir las instrucciones del párrafo 13. Los cambios de grupo para las publicaciones y de
congregación receptora deben notificarse a través del formulario de Datos de envío (S-
36).

ARTÍCULOS DE SOLICITUD ESPECIAL Y PUBLICACIONES EN OTROS IDIOMAS

5. El siervo de publicaciones de cada congregación puede utilizar jw.org para obtener
artículos en idiomas no coordinados por otra congregación del grupo y artículos de
solicitud especial (como artículos anuales) en cualquier idioma. Deberá emplear el
formulario de Registro de artículos de solicitud especial (S-57) para llevar el control de
los artículos pedidos, y distribuirlos cuanto antes. Todas las solicitudes de publicaciones
deben llegar al Departamento de Envíos antes de la fecha límite indicada en la página
de “Solicitud de publicaciones actual” de jw.org. El superintendente de servicio revisará
y aprobará estas solicitudes para asegurarse de que se ajustan a las necesidades reales
de la congregación.

PUBLICACIONES PERIÓDICAS
6. Según la necesidad, cada congregación debe solicitar cantidades fijas de la Guía de
actividades para la reunión Vida y Ministerio Cristianos y la edición de estudio de La
Atalaya. No obstante, la congregación coordinadora de idioma determinará y solicitará las
cantidades totales necesarias de ¡Despertad! y la edición para el público de La Atalaya en
el idioma que coordina. Como estas cantidades tienden a cambiar, dicha congregación
debe mantener una buena comunicación con los superintendentes de servicio de cada
congregación para que las solicitudes fijas satisfagan las necesidades del momento. Si se
necesitan ejemplares de más de un número en concreto, se puede hacer una solicitud
especial.

7. Después de que la congregación receptora distribuya las publicaciones periódicas a las

demás congregaciones del grupo, el siervo de publicaciones se encargará de que estén
inmediatamente disponibles para uso de los publicadores. También se asegurará de que
las revistas se separen antes para que los publicadores no dejen una dentro de otra por
error en el ministerio. Esto evitará que el suministro de la congregación se agote antes de
tiempo.

8. Se puede recordar a los publicadores que devuelvan las revistas sobrantes al Salón del
Reino y, las que estén en buenas condiciones, se pueden hacer disponibles para que
otros las distribuyan. Si un número se agota antes de que terminen los meses en que se
ofrecerá, se pueden utilizar otros artículos del kit de enseñanza. La congregación
coordinadora de idioma debe calcular periódicamente el movimiento promedio de revistas
y ajustar el pedido a las necesidades. Observar los pedidos y el movimiento de revistas de
este modo ayudará a evitar grandes acumulaciones.

INVENTARIOS
9. Llevar un inventario exacto y actualizado permitirá al superintendente de servicio y al
siervo de publicaciones detectar tendencias y responder con prontitud a las necesidades
que surjan, así como conocer el movimiento promedio de las publicaciones y calcular las
necesidades para los próximos dos o tres meses. En consecuencia, cuando se pidan más
publicaciones, la cantidad será suficiente para satisfacer las necesidades de la(s)
congregación(es) y, al mismo tiempo, evitar la acumulación de grandes cantidades que
podrían tardar meses en salir.

10. Cada mes, el siervo de publicaciones de la congregación coordinadora de idioma

llevará a cabo un inventario de todas las publicaciones y actualizará el formulario de
Movimiento mensual de publicaciones (S-28). Dos veces al año, la sucursal pedirá a las
congregaciones coordinadoras de idioma que envíen sus informes de inventario a través
de jw.org. Sigan para ello las instrucciones contenidas en Movimiento mensual de
publicaciones (S-28) y Anuncios y recordatorios (S-147).

DATOS PARA EL ENVÍO DE PUBLICACIONES

11. Por favor, asegúrense de mantener actualizada la información de envío de la página
“Coordinación de publicaciones” de jw.org. Si los datos para el envío de publicaciones de
una congregación van a cambiar en breve, se deben comunicar los cambios al
Departamento de Envíos mediante el formulario de Datos de envío (S-36).

DEPÓSITOS DE PUBLICACIONES
12. Si se asigna a una congregación para que recoja los envíos en un depósito de
publicaciones, el coordinador del cuerpo de ancianos y el secretario de la congregación
receptora serán los contactos. Se les notificará cuando llegue un envío, y ellos se
encargarán de que se recoja en la fecha en que se les indique.

DISCREPANCIAS Y PROBLEMAS
13. Si después de buscar bien se determina que no llegó un artículo o un envío, la
congregación receptora podrá solicitar al Departamento de Envíos que mande uno nuevo.
Siempre que se reciban envíos dañados o artículos de más, se debe informar de
inmediato al Departamento de Envíos, indicando si hace falta reponer los artículos
dañados. Cualquier reclamación que deba hacerse a una empresa transportista la
tramitará la sucursal, no la congregación. No devuelvan ningún artículo a la sucursal sin
haber recibido autorización previa ni instrucciones de cómo hacerlo.

ENVÍOS URGENTES
14. Si de manera excepcional una congregación necesita un envío urgente, debe
contactar con el Departamento de Envíos. Este tipo de solicitudes necesita la aprobación
de un miembro del Comité de Servicio de la Congregación. Es probable que la
congregación deba pagar el gasto extra por el servicio de entrega urgente.

PUBLICACIONES EN BRAILLE
15. Existen publicaciones en braille en distintos lenguajes, grados y formatos. Antes de
enviar una solicitud, confirmen en qué lenguaje y grado lee la persona. Encontrarán más
detalles sobre cómo atender las necesidades de los invidentes en la Lista de
publicaciones en braille (S-58).

APÉNDICE A. TABLA DE CONSULTA RÁPIDA

Artículo ¿Quién hace la solicitud? ¿Dónde se almacena?
Artículos de solicitud Cada congregación puede En el área de suministro
especial, edición de solicitar cualquier idioma, de su congregación
estudio y de letra grande pero solo cuando alguien
de La Atalaya, y Guía de pida un artículo concreto. Se
actividades para la pueden solicitar algunos
reunión Vida y Ministerio ejemplares más de La
Cristianos Atalaya y de la Guía de
Actividades para personas
nuevas o por si alguien
necesitara otra copia.
Artículos en el idioma de La congregación Área común de suministro
su congregación (que no coordinadora para su idioma
sean de solicitud
especial)
Artículos en el idioma de La congregación Área común de suministro
otra congregación que coordinadora para ese idioma
usa el auditorio de su
Salón del Reino (que no
sean en su idioma ni de
solicitud especial)
Artículos en un idioma Cada congregación solicita En el área de suministro
que no es el de ninguna su propio surtido de su congregación
de las congregaciones
que usan el auditorio de
su Salón del Reino

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