Pautas para solicitar publicaciones

y gestionar el inventario
Índice
Introducción 1
Funciones 2-4
Siervo de publicaciones 2
Grupo para las publicaciones, congregación coordinadora de idioma y superintendente
de servicio 3
Congregación receptora 4
Artículos de solicitud especial y publicaciones en otros idiomas 5
Publicaciones periódicas 6-8
Inventarios 9-10
Datos para el envío de publicaciones 11
Depósitos de publicaciones 12
Discrepancias y problemas 13
Envíos urgentes 14
Publicaciones en braille 15
Apéndice
A Tabla de consulta rápida

INTRODUCCIÓN
1. Las biblias y las publicaciones cristianas son instrumentos de Jehová para alimentar-
nos espiritualmente y ayudarnos a cumplir bien con nuestro ministerio. El objetivo es
suministrar oportunamente a los publicadores y personas interesadas las publicaciones
que necesitan, evitando al mismo tiempo que se acumulen grandes cantidades (Mat.
5:6; Juan 6:12). La siguiente información tiene como fin contribuir a lograr dicho objetivo.
El Comité de Servicio de la Congregación y los que trabajan con publicaciones deben
familiarizarse con estas pautas. Además, consulten la sección “Ayuda” de jw.org para
hallar instrucciones específicas sobre cómo enviar, cancelar y modificar pedidos de pu-
blicaciones periódicas y otras publicaciones. Al analizar estas pautas, tengan en cuenta
los siguientes principios fundamentales:
1) Prestar un buen servicio a los publicadores y personas interesadas.
2) Mantener un inventario suficiente para no más de tres meses.
3) Comprobar frecuentemente las solicitudes de publicaciones periódicas para evitar
exceso de existencias.
4) Leer con prontitud las cartas de la sucursal que contengan instrucciones sobre
nuevos artículos y otros asuntos relacionados con publicaciones.

FUNCIONES
2. Siervo de publicaciones. El cuerpo de ancianos de cada congregación designará para
esta función a un anciano o siervo ministerial capaz y confiable. Como sus deberes inclu-
yen encargarse del suministro de las publicaciones periódicas y de otras publicaciones, no
es necesario designar a otro hermano como siervo de revistas. Ahora bien, se puede utili-
zar a otros hermanos bautizados que sean ejemplares para que lo ayuden.

3. Grupo para las publicaciones, congregación coordinadora de idioma y superin-

tendente de servicio. Todas las congregaciones que se reúnen en un mismo auditorio
forman un grupo para las publicaciones. Si en el auditorio se reúne una sola congrega-
ción de un idioma concreto se la considera congregación coordinadora de idioma. Si en
el grupo hay dos o más congregaciones del mismo idioma, sus comités de servicio de-
signarán a una de ellas como congregación coordinadora de idioma. Esta mantendrá un
suministro común de artículos en su idioma para todas las congregaciones del grupo. El
siervo de publicaciones de la congregación coordinadora de idioma se encarga de
1) mandar al Departamento de Envíos las solicitudes de artículos en el idioma de la
congregación, 2) realizar un inventario mensual utilizando el formulario Movimiento
mensual de publicaciones (S-28) y 3) proporcionar informes de inventarios al Departa-
mento de Envíos cuando este así lo indique. El superintendente de servicio verificará y
aprobará todas las solicitudes antes de enviarlas para asegurarse de que se ajusten a
las necesidades reales, y así evitar el exceso de existencias. Los cambios de congrega-
ción coordinadora de idioma deben hacerse siguiendo las instrucciones de la página
“Coordinación de publicaciones” de jw.org y el formulario de Datos de envío (S-36).

4. Congregación receptora. Los comités de servicio de las congregaciones que compo-

nen el grupo para las publicaciones designarán juntos a una de las congregaciones coor-
dinadoras de idioma como congregación receptora. Esta se encarga de recibir, comprobar
y distribuir los envíos a todas las congregaciones del grupo. El siervo de publicaciones de
la congregación receptora necesitará una copia de la lista de empaque para verificar los
envíos que llegan. Las listas de empaque estarán disponibles en el “Historial de envíos”
de jw.org durante aproximadamente seis meses después de realizado un envío. Si se de-
tecta alguna discrepancia, el siervo de publicaciones deberá seguir las instrucciones del
párrafo 13. Los cambios de grupo para las publicaciones y de congregación receptora de-
ben notificarse a través del formulario de Datos de envío (S-36).

ARTÍCULOS DE SOLICITUD ESPECIAL Y PUBLICACIONES EN OTROS IDIOMAS

5. El siervo de publicaciones de cada congregación puede utilizar jw.org para obtener
artículos en idiomas no coordinados por otra congregación del grupo y artículos de soli-
citud especial (como artículos anuales) en cualquier idioma. Deberá emplear el formula-
rio de Registro de artículos de solicitud especial (S-57) para llevar el control de los ar-
tículos pedidos, y distribuirlos cuanto antes. Todas las solicitudes de publicaciones
deben llegar al Departamento de Envíos antes de la fecha límite indicada en la página
de “Solicitud de publicaciones actual” de jw.org. El superintendente de servicio revisará
y aprobará estas solicitudes para asegurarse de que se ajustan a las necesidades reales
de la congregación.

PUBLICACIONES PERIÓDICAS
6. Según la necesidad, cada congregación debe solicitar cantidades fijas de la Guía de ac-
tividades para la reunión Vida y Ministerio Cristianos y la edición de estudio de La Atalaya.
No obstante, la congregación coordinadora de idioma determinará y solicitará las cantida-
des totales necesarias de ¡Despertad! y la edición para el público de La Atalaya en el idio-
ma que coordina. Como estas cantidades tienden a cambiar, dicha congregación debe
mantener una buena comunicación con los superintendentes de servicio de cada congre-
gación para que las solicitudes fijas satisfagan las necesidades del momento. Si se necesi-
tan ejemplares de más de un número en concreto, se puede hacer una solicitud especial.

7. Después de que la congregación receptora distribuya las publicaciones periódicas a las

demás congregaciones del grupo, el siervo de publicaciones se encargará de que estén
inmediatamente disponibles para uso de los publicadores. También se asegurará de que
las revistas se separen antes para que los publicadores no dejen una dentro de otra por
error en el ministerio. Esto evitará que el suministro de la congregación se agote antes de
tiempo.
8. Se puede recordar a los publicadores que devuelvan las revistas sobrantes al Salón del
Reino para que otros las distribuyan. Si un número se agota antes de que terminen los
meses en que se ofrecerá, se pueden utilizar otros artículos del kit de enseñanza. La con-
gregación coordinadora de idioma debe calcular periódicamente el movimiento promedio
de revistas y ajustar el pedido a las necesidades. Observar los pedidos y el movimiento de
revistas de este modo ayudará a evitar grandes acumulaciones.

INVENTARIOS
9. Llevar un inventario exacto y actualizado permitirá al superintendente de servicio y al
siervo de publicaciones detectar tendencias y responder con prontitud a las necesidades
que surjan, así como conocer el movimiento promedio de las publicaciones y calcular las
necesidades para los próximos dos o tres meses. En consecuencia, cuando se pidan más
publicaciones, la cantidad será suficiente para satisfacer las necesidades de la(s) congre-
gación(es) y, al mismo tiempo, evitar la acumulación de grandes cantidades que podrían
tardar meses en salir.

10. Cada mes, el siervo de publicaciones de la congregación coordinadora de idioma

llevará a cabo un inventario de todas las publicaciones y actualizará el formulario de
Movimiento mensual de publicaciones (S-28). Dos veces al año, la sucursal pedirá a las
congregaciones coordinadoras de idioma que envíen sus informes de inventario a través
de jw.org. Sigan para ello las instrucciones contenidas en el formulario de Anuncios y
recordatorios (S-147).

DATOS PARA EL ENVÍO DE PUBLICACIONES

11. Por favor, asegúrense de mantener actualizada la información de envío de la página
“Coordinación de publicaciones” de jw.org. Si los datos para el envío de publicaciones de
una congregación van a cambiar en breve, se deben comunicar los cambios al Departa-
mento de Envíos mediante el formulario de Datos de envío (S-36).

DEPÓSITOS DE PUBLICACIONES
12. Si se asigna a una congregación para que recoja los envíos en un depósito de publi-
caciones, el coordinador del cuerpo de ancianos y el secretario de la congregación re-
ceptora serán los contactos. Se les notificará cuando llegue un envío, y ellos se encar-
garán de que se recoja en la fecha en que se les indique.

DISCREPANCIAS Y PROBLEMAS
13. Si después de buscar bien se determina que no llegó un artículo o un envío, la con-
gregación receptora podrá solicitar al Departamento de Envíos que mande uno nuevo.
Siempre que se reciban envíos dañados o artículos de más, se debe informar de inmedia-
to al Departamento de Envíos, indicando si hace falta reponer los artículos dañados.
Cualquier reclamación que deba hacerse a una empresa transportista la tramitará la su-
cursal, no la congregación. No devuelvan ningún artículo a la sucursal sin haber recibido
autorización previa ni instrucciones de cómo hacerlo.

ENVÍOS URGENTES
14. Si de manera excepcional una congregación necesita un envío urgente, debe contac-
tar con el Departamento de Envíos. Este tipo de solicitudes necesita la aprobación de un
miembro del Comité de Servicio de la Congregación. Es probable que la congregación
deba pagar el gasto extra por el servicio de entrega urgente.
PUBLICACIONES EN BRAILLE
15. Existen publicaciones en braille en distintos lenguajes, grados y formatos. Antes de
enviar una solicitud, confirmen en qué lenguaje y grado lee la persona. Para solicitar pu-
blicaciones en braille, se deberá enviar un correo a través de jwpub.org al destinatario
“Envíos de Publicaciones”. Debe suministrarse el nombre del lector y colocar en el asunto:
“Solicitud de braille”.

APÉNDICE A. TABLA DE CONSULTA RÁPIDA

Artículo ¿Quién hace la solicitud? ¿Dónde se almacena?
Artículos de solicitud es- Cada congregación puede En el área de suministro
pecial, edición de estudio solicitar cualquier idioma, pe- de
de La Atalaya y Guía de ro solo cuando alguien pida su congregación
actividades para la un artículo concreto. Se pue-
reunión Vida y Ministerio den solicitar algunos ejempla-
Cristianos res más de La Atalaya y de la
Guía de Actividades para
personas nuevas o por si al-
guien necesitara otra copia.
Artículos en el idioma de La congregación coordinado- Área común de suministro
su congregación (que no ra para su idioma
sean de solicitud espe-
cial)
Artículos en el idioma de La congregación coordinado- Área común de suministro
otra congregación que ra para ese idioma
usa el auditorio de su Sa-
lón del Reino (que no
sean en su idioma ni de
solicitud especial)
Artículos en un idioma Cada congregación solicita En el área de suministro
que no es el de ninguna su propio surtido de su congregación
de las congregaciones
que usan el auditorio de
su Salón del Reino

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