Licitación – Servicio de

Mantenimiento Vehicular

Licitación: Mantenimiento
para la Flotilla Vehicular
de BAT México
Request for Proposal
(RFP)
Monterrey, México – enero 2022
Estrictamente confidencial: este documento contiene información que es estrictamente confidencial y
propiedad del Grupo BAT. No debe divulgarse a ninguna otra persona sin el consentimiento previo por
escrito del Grupo BAT

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Mantenimiento Vehicular

Introducción
Este documento tiene como objetivo invitar a su compañía a participar en el proceso de licitación para la
Selección del Proveedor de Mantenimiento para la Flotilla de BAT México (en adelante “BAT”),
cuya especificación se encuentra definida en el presente Pliego Licitatorio, así como en sus anexos.

Información General de BAT México

British American Tobacco México abrió sus oficinas en Monterrey, N.L. como Cigarrera la Moderna en
1936. Debido a su éxito en la industria tabacalera y desarrollo sostenido en el negocio, en 1997 es
adquirida por el Grupo British American Tobacco.

Tenemos presencia empresarial desde hace más de 100 años en el mundo, y desde 1924 en México. En
British American Tobacco México trabajamos con la misión de superar continuamente las exigencias de
nuestros consumidores adultos, asegurando un crecimiento dentro de un marco de responsabilidad
social y en estricto apego a las disposiciones legales vigentes en nuestro país.

Fabricamos productos de tabaco de alta calidad para satisfacer las preferencias de nuestros
consumidores adultos, dándoles opciones y asegurando un crecimiento rentable para nuestro negocio
dentro de un marco de responsabilidad social.

Ofrecemos un portafolio conformado por 4 marcas de excelencia que responden a la demanda de los
consumidores adultos en el mercado nacional. Mantenemos una participación de mercado superior al
40% y distribuimos nuestros productos en más de 200,000 puntos de venta de manera directa a lo largo
de la República Mexicana.

La fabricación de nuestros productos se realiza en las fábricas ubicadas en Monterrey. Hoy por hoy
nuestra producción anual es de más de 18,500 millones de cigarros al año, incluyendo lo que
producimos para exportación a otros mercados internacionales, como Canadá. Contamos con una planta
procesadora de tabaco, ubicada en Tepic, Nayarit, la cual es una de las más modernas del mundo.

Tenemos presencia empresarial desde hace más de 100 años en el mundo, y desde 1924 en México. La
compra de "Cigarrera la Moderna" en 1997 representa, al día de hoy, una de las mayores adquisiciones
hecha por una empresa del Reino Unido en México.

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Mantenimiento Vehicular

Fases de la Licitación
Fases de la Licitación

• Lanzamiento de RFP
Las empresas participantes recibieron vía Coupa el presente RFP y los anexos correspondientes
a las bases de la licitación.

• Entrega de Propuestas.
La fecha final para recibimiento de la propuesta será el 18 de febrero de 2022, y deberá ser
cargada en la plataforma Coupa.

• Elección del Proveedor Ganador

BAT se reserva el derecho de elegir un proveedor para satisfacer las necesidades de los
servicios con base en los criterios de selección definidos por el comité.

• Resultados.
Se notificará a los participantes sobre los resultados de la Licitación posterior a la definición
de un ganador del proceso.

Cronograma de Actividades
BAT se reserva el derecho de modificar las fechas citadas a continuación y en tal caso notificar a los
proveedores.

Fase Fecha

Lanzamiento de RFP 01 de febrero de 2022

Fecha Límite para Entrega de Propuestas 18 de febrero de 2022

Subasta Electrónica (Ronda de negociación de precios

23 de febrero de 2022
en plataforma de BAT en línea)

24 – 28 de febrero de 2022
Pruebas del Servicio (+ de 1 etapa de pruebas)
Tentativamente, marzo/2022.

Elección del proveedor ganador Durante marzo – abril/2022

Por confirmar según resultados de

Arranque del Servicio
pruebas.

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Instrucciones para la Elaboración de la Propuesta

A continuación, se describen las instrucciones generales para la elaboración de la propuesta.

Formato de la Propuesta
Todas las propuestas presentadas deberán ser preparadas utilizando los formatos que se mencionan a
continuación. La desviación de estos requerimientos puede ser causa para descalificar al participante.

Las propuestas deberán entregarse por medio de Coupa, en la bandeja designada para este fin.

Contacto
Cualquier consulta sobre esta RFP debe dirigirse al contacto designado por BAT por correo electrónico,
ninguna otra persona de BAT debe ser contactada con respecto a esta RFP.

Cualquier intento por parte de un proveedor participante de discutir el contenido de este documento con
cualquier tercero externo a BAT podría resultar en que ese proveedor participante sea excluido del proceso
de selección.

Datos de Contacto Designado BAT:

Marcelo Lozano
Gerente de Negociaciones de Indirectos
Correo electrónico: marcelo_lozano@bat.com

Nota: BAT requiere que su propuesta económica se proporcione vía Coupa.

Esquema de los criterios de selección

El equipo del proyecto de BAT, ha establecido un proceso justo y transparente para evaluar las
propuestas que serán sometidas acorde al presente RFP, que comprende una puntuación
ponderada con respecto a criterios de selección, que son importantes para el éxito del proyecto.

Matriz de Criterios de Selección - Servicios de Mantenimiento Vehicular:

• Costo Total: 30%
• Plataforma Digital: 10%
• Cobertura: 15%
• Dueño de Talleres: 15%
• Flota Total Administrada: 5%
• Experiencia: 10%
• Valor Agregado: 15%

Confirmación de la intención de responder al RFP

Las empresas que deseen participar en el RFP con base en la información contenida en
este documento deben confirmar su intención aceptando las condiciones en Coupa y
devolviendo este documento firmado digital o físicamente en su primera página, a través
de la bandeja correspondiente de Coupa.

Validez del RFP

Todas las propuestas del RFP deberán tener una validez mínima de ciento ochenta (180)
días.

BAT se basará de buena fe en las representaciones hechas por el Licitante del RFP sobre
este documento y dichas representaciones se incorporarán dentro de cualquier
consideración y toma de decisiones posteriores.

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Mantenimiento Vehicular

El Licitante del RFP debe notificar de inmediato a BAT durante el período del proceso,
de cualquier circunstancia que afecte la propuesta del Licitante del RFP o cambie
cualquier representación en la que BAT pueda confiar para que BAT pueda evaluar el
efecto de dichos cambios e incluir la consideración dentro del proceso de abastecimientos
y selección.

Si posteriormente se determina que alguna representación hecha por el Licitante del RFP
no tiene fundamento o es una tergiversación, BAT, a su entera discreción, puede, entre
otros, suspender este proceso, excluir al Licitante de la RFP del proceso e invitar a otro
proveedor a ocupar el lugar del proveedor pertinente, Licitante del RFP en proceso.

La notificación de cualquier cambio en la propuesta del Licitante de este RFP, que ocurra
antes de cualquier firma contractual, debe hacerse por escrito para permitir que la
evaluación de dichos cambios se incluya dentro del proceso de abastecimientos y
selección.

Durante este período de 180 días, si la Compañía decide celebrar un contrato con el(los)
proveedor(es), la oferta sometida por el proveedor en este RFP deberá ser válida durante
la vigencia entera del contrato.

Estrategia de precios
Todos los licitantes del RFP deberán responder plenamente a todos los requisitos; de no
hacerlo, esto puede provocar el rechazo automático de su propuesta.

El licitante del RFP debe presentar precios para la prestación de Servicios como se
describe en este documento y está obligado a declarar todos los costos conocidos o
previsibles.

Los precios de la propuesta se deberán presentar en Moneda Nacional, MXN y antes de

IVA.

Negociación adicional
Tanto el proveedor como BAT negociarán de buena fe para llegar a un contrato
mutuamente satisfactorio con términos y condiciones que asignen de manera justa tanto
los costos totales de propiedad y el riesgo. Como resultado de las negociaciones, BAT
y el Proveedor exitoso desarrollarán y celebrarán un contrato para proporcionar los
servicios necesarios. BAT considera que el acuerdo debe ser mutuamente beneficioso
en virtud del cual ambas partes reciban valor. BAT tiene un gran interés en el éxito del
proveedor seleccionado. No es en el mejor interés de BAT que un proveedor sufra
financieramente a través de su asociación con BAT, ni es responsabilidad de BAT
subsidiar la mala estimación o gestión de proyectos de un proveedor. La relación
contractual se basará en el Proveedor como experto. BAT se basará en la experiencia
del proveedor para desarrollar, entregar, implementar y mantener soluciones que
cumplan con los requisitos comerciales definidos. BAT espera que todos los
proveedores ejerzan el más alto grado de integridad en todas las relaciones con todos
sus proveedores, empleados y compañía.

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Notificación de la decisión
BAT se compromete a notificar a todos los proveedores lo antes posible después de la
finalización de la evaluación y proporcionará información resumida a todos los
licitantes sobre el motivo de la no selección.

La intención de este RFP es otorgar el proyecto en su totalidad a un licitante, sujeto a

las condiciones del contrato a establecer entre las partes y a reserva de cualquier
cambio en la decisión que pueda surgir, que lleve a dividir el proyecto.

BAT se reserva el derecho, a su entera discreción, de no proceder con, o no

considerar, a ningún Licitante del RFP. Bat no estará obligado a discutir las razones
para rechazar cualquier propuesta.

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Propuesta Comercial

Todas las cotizaciones deberán cumplir con los siguientes lineamientos:

• Presentar la oferta de acuerdo a los formatos de cotización siguientes, que van como anexos en
Coupa:
a. Mantenimiento Correctivo – Mexico
b. Partidas Adicionales – Mexico
c. Rutinas Mtto. Preventivo – Mexico
d. Ubicación Talleres Mtto – Mexico
e. Inventarios Consolidado BAT 2022 – Documento para referencia.

Descripción de Pestañas de los Formatos de Cotización Anexos

a. Rutinas Mtto. Preventivo.

i. En cada una de las pestañas de este archivo podrán encontrar las rutinas de mantenimiento
preventivo que marcan las armadoras, mismas que se espera coticen para cada uno de los
modelos de auto de BAT México. En total son 15 tipos de modelos de auto y se solicita
que coticen en la pestaña resumen el costo para cada tipo de rutina establecida, A – B – C
– D – E, según aplique para cada caso.

b. Mantenimiento Correctivo.
i. En este archivo podrán encontrar 1 pestaña relacionada a las refacciones que típicamente se
utilizan para las unidades de la flotilla de BAT México.
1. Se solicita que coticen cada una de las refacciones indicadas, misma que debe ser
válida a nivel país por cada modelo de vehículo, a fines de tener un listado de
precios homologados.

c. Ubicación Talleres Mtto.

i. En este archivo podrán encontrar 1 pestaña relacionada a las ubicaciones en las que se
requiere cobertura de talleres/centros de servicio para las unidades de la flotilla.
1. Se solicita vacíen la información de sus ubicaciones en donde confirmen lo
siguiente.
1) Si cuentan o no con taller en cada ubicación mencionada.
2) De no contar con taller, mencionar kilómetros de distancia al más
cercano.
3) Mencionar la cantidad de talleres/centros de servicio en cada ubicación.

d. Partidas Adicionales.
i. En este archivo encontrarás partidas adicionales a cotizar y/o confirmar cobertura, se
deberán llenar los datos solicitados en las celdas correspondientes.
ii. Datos a completar:
1. Cargo de administración: Expresar el costo por vehículo, considerando que se debe
llevar una base con todos los vehículos a la vista, programación de mantenimiento
de cada uno, contacto con usuarios responsables y seguimiento a cuenta y
notificación de servicios, etc.
2. En las otras 5 partidas, deberán comentar si pueden cumplirlas o no y agregar
comentarios tales como; costo en caso de aplicar, excepciones/limitaciones, etc.

Notas Generales

A) TODOS Los precios deberán ser expresados en pesos Mexicanos MXN, antes de IVA.

B) Favor de no hacer modificaciones al archivo y respetar las casillas para cada uno de los
elementos requeridos.

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Mantenimiento Vehicular

Entrega de Propuestas Fuera de Tiempo

Las propuestas enviadas después de la fecha límite de recepción de propuestas, sin previo aviso, no serán
consideradas.

Los participantes deberán notificar por medio de correo electrónico cualquier evento o circunstancia que
pueda afectar la entrega de la propuesta en el tiempo definido. Cualquier situación de este tipo será
estudiada por el equipo de evaluación de BAT antes de conceder alguna extensión de tiempo.

En caso de que su empresa decida no presentar oferta alguna, se le agradecerá enviar nota indicando los
motivos de la decisión. El cumplimiento de este punto se tomará en cuenta para futuras licitaciones.

Entrega de Propuestas y Consultas

Para consultas sobre el RFP, favor de referirse a Marcelo Lozano por medio de correo electrónico.

Marcelo Lozano – marcelo_lozano@bat.com

La fecha límite para la recepción de propuestas será el 18 de febrero de 2022 a las 20:00 hrs, hora de
México.

Solamente serán consideradas para el proceso de adjudicación aquellas propuestas recibidas antes de la
fecha límite definida en el presente RFP.

BAT a su exclusivo criterio, se reserva el derecho de desechar propuestas discordantes de estas

condiciones y se reserva el derecho de cancelar o suspender la licitación y en su caso informar a los
participantes.

Gracias por su tiempo y por la lectura de este archivo. Estamos a disposición caso tengan cualquier
consulta y contamos con su participación.

Atentamente,

Marcelo Lozano