UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CALAKMUL

PROYECTO:

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES

DEL SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA EN EL
MUNICIPIO DE CALAKMUL”

MEMORIA DE ESTADÍA PROFESIONAL

PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACIÓN

PRESENTA:
YESENIA ÁVILA RAMÍREZ
GENERACIÓN 2020-2022

EMPRESA:
SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA EN EL
MUNICIPIO DE CALAKMUL

ASESOR DE LA ORGANIZACIÓN: ASESOR ACADÉMICO:

ROSA BERENICE BE POOX JORGE LUIS VALLEJOS CRUZ

XPUJIL, CALAKMUL, CAMPECHE AGOSTO 2022

 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CALAKMUL

PROYECTO:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES
DEL SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA EN EL
MUNICIPIO DE CALAKMUL

MEMORIA DE ESTADÍA PROFESIONAL

PARA OBTENER EL TÍTULO DE:

TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACIÓN

PRESENTA:
YESENIA ÁVILA RAMÍREZ
GENERACIÓN 2020-2022

EMPRESA:
SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA EN EL
MUNICIPIO DE CALAKMUL

ASESOR DE LA ORGANIZACIÓN: ASESOR ACADÉMICO:

ROSA BERENICE BE POOX JORGE LUIS VALLEJOS CRUZ

XPUJIL, CALAKMUL CAMPECHE AGOSTO 2022.

 OFICIO DE APROBACIÓN

Xpujil, Calakmul, Campeche a 19 agosto de 2022

C. YESENIA AVILA RAMIREZ

ALUMNA DE LA CARRERA DE T.S.U. EN ADMINISTRACIÓN
GENERACIÓN 2020-2022
PRESENTE

El informe de Estadía Profesional (MEMORIA), con el título “MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES DEL SISTEMA PARA EL
DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA EN EL MUNICIPIO DE CALAKMUL”
que se desarrolló en la empresa SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL
DE LA FAMILIA EN EL MUNICIPIO DE CALAKMUL cumple con lo señalado en
el Art. 12, fracción XV del Reglamento de Visitas y Estadías de la
Universidad Tecnológica de Calakmul, por lo que se le autoriza rótulo en
CD de dicho informe teniendo como plazo de entrega 10 días hábiles a
partir de la recepción de este documento.

ATENTAMENTE

LIC. ADI SELENA ZAPATA ZACARÍAS

JEFA DE DEPARTAMENTO DEL ÁREA
ACADÉMICA

C.c.p. Área Académica

C.c.p. Expediente

.
 CESIÓN DE DERECHOS

Con fundamento en los artículos 21 y 27 de la Ley Federal del Derecho de Autor

y como titular de los derechos moral y patrimoniales de la obra titulada:

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES DEL

SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA EN EL MUNICIPIO DE
CALAKMUL"

Que se presenta a la Universidad Tecnológica de Calakmul como defensa

para obtener el título de T.S.U. EN ADMINISTRACIÓN, otorgo de manera
gratuita y permanente a dicha institución y a las bibliotecas de sus sedes,
autorización para que fijen la obra en cualquier medio, incluido el
electrónico, y la divulguen entre sus usuarios, profesores y estudiantes, sin
que pueda percibir por tal divulgación una contraprestación.

__________________________________________
C. YESENIA AVILA RAMIREZ

c.c.p. Área Académica

C.c.p. Expediente
 II

DEDICATORIA

Agradezco principalmente a dios, por haberme dado sabiduría suficiente para la

realización de mi memoria. A mis padres y hermanos que con su apoyo y

confianza me ayudaron a cumplir con mis objetivos y hacer de mí una buena

persona por sus enseñanzas, consejos y amor. A dios por prestarme vida para

poder terminar esta memoria y poder ser alguien en la vida.

 III

Agradecimiento

Agradezco a dios por prestarle vida a mis padres y que ellos puedan ver que

gracias a mi esfuerzo he podido culminar una meta más en mi vida, también a

la persona que me ánimo para decidir seguir con mis estudios.

 IV

INDICE

INTRODUCCION ................................................................................................ 1
CAPITULO I: MARCO CONTEXUAL................................................................. 3
Descripción General de la Empresa. ........................................................... 3
Macro Localización ....................................................................................... 5
..................................................................................................................... 6
Micro Localización ..................................................................................... 7
VISION, MISION Y VALORES ........................................................................... 8
Misión ................................................................................................................ 8
Visión ............................................................................................................. 8
Valores ........................................................................................................ 8
Área Donde se Desarrolló el Proyecto .......................................................... 10
CAPITULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................... 11
Diagnóstico de la Empresa......................................................................... 11
Recursos humanos ..................................................................................... 11
Recursos Tecnológicos Materiales ........................................................ 11
Recursos Financieros ................................................................................. 12
Análisis FODA del Área de Procuraduría ..................................................... 13
Identificación del Problema ........................................................................... 18
Objetivos ......................................................................................................... 18
Objetivo General.......................................................................................... 18
Objetivo Especifico ................................................................................. 19
Justificación ................................................................................................ 19
CAPITULO III: MARCO TEORICO................................................................... 21
Manual de Procedimientos............................................................................. 21
Antecedente Histórico de Origen del Manual de Procedimiento. ............... 21
DIAGRAMA DE ISHIKAWA ............................................................................. 23
CALIDAD .......................................................................................................... 23
Procedimiento ................................................................................................. 24
Derecho ........................................................................................................ 25
DIAGRAMA DE PARETO ................................................................................ 25
Importancia de un Manual Procedimiento ............................................. 26
 V

Historia del manual ..................................................................................... 26

Metodología de Realización de un Manual de Procedimiento / Etapas. .... 27
Definir el contenido ................................................................................. 27
Recopila información .............................................................................. 27
Estructúralo.............................................................................................. 27
Comunícalo .............................................................................................. 28
Cronograma de Actividades ....................................................................... 30
Elementos de la Empresa: Técnicos, Humanos y Físicos, para resolver las
problemáticas de dicha institución. .............................................................. 31
Propuesta o Sugerencia para Resolver la Problemática. ............................ 31
Diagrama de metodología general para hacer un manual de
procedimientos. .............................................................................................. 32
Etapas en las que se realizó el Proyecto ...................................................... 33
Inicio ................................................................................................................ 33
Planificación .................................................................................................... 33
Ejecución ......................................................................................................... 33
Seguimiento y control .................................................................................... 33
Diagrama de Pareto. ....................................................................................... 36
Diagrama de Ishikawa .................................................................................... 37
CAPITULO V: RESULTADOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. 46
Descripción de las Actividades Realizadas. ............................................. 46
RESULTADOS O MEJORAS REALIZADAS. .................................................. 47
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................ 48
Referencias bibliográficas ............................................................................. 50
LISTA DE FIGURAS ........................................................................................ 52
LISTA DE TABLAS ...................................................................................... 53
 1

INTRODUCCION

La creación de este manual de procedimientos y clasificación de expedientes,

que se realizó en las instalaciones del DIF de Calakmul, en el área de
procuraduría que en dicho departamento se encontró con más negligencias los
cuales se resolvieron en dicho espacio. Tiene como objetivo principal poder
organizar y estandarizar los procesos que realizan en dicha institución hará más
fácil su clasificación de dichos archivos.
Sin embargo, la distribución de las actividades tiene la finalidad de organizar
todos los documentos que en dicha institución se encuentre en un desorden, para
así estandarizar los procesos y evitar la variedad de cada uno de los documentos,
por otro lado, la organización y la estandarización de los procesos tiende a
mejorar la eficiencia y la eficacia de todos los trabajos que ahí se realizan, sin
embargo, se busca realizar un trabajo organizado y homogéneo para encontrar
los mejores resultados en dicha institución, ya que no son buenos los efectos que
ahí se encuentran, y se busca tener buenos resultados. Para la realización de
este proyecte se hizo mediante una evaluación y diagnostico institucional en el
departamento de procuraduría del DIF, para encontrar los mejores resultados.

En el presente manual de procedimientos se estará desarrollando un proceso

importante hacia el área de la empresa la cual mejorara la metodología que se
ocupara para poder realizar las funciones necesarias para que el departamento
funcione correctamente, de igual manera se tendrá un mentor para así poder
tener una guía en caso de que el responsable del departamento sea remplazado.
Para el desarrollo de este proyecto se estará analizando cuales son los
procedimientos que se tienen que realizar en el área de procuraduría auxiliar
mediante un análisis FODA, pero también buscar las amenazas que este pueda
tener, las debilidades, las fortalezas, las oportunidades, el DIF tiene una visión
más concreta del área de procuraduría auxiliar en el cual se necesita un manual
de procedimientos.
 2

En el sistema integral de la familia, el área que tiene más problemas es el de

procuraduría auxiliar para la protección de niños, niñas y adolescentes ya que
en este no se tiene un control de cuantas personas solicitan asistencia y alguna
atención psicológica, mediante la cual se ha tomado la decisión de trabajar en
dicha área.
El afán de cumplir tal propósito ha llevado a la actual administración del sistema
para el desarrollo integral de la familia en el municipio de Calakmul, a
considerar que el problema no está solo evidentemente en la situación
administrativa sino que también en el área de procuraduría auxiliar, considerando
que dicho espacio nos permite optimizar los recursos, coordinar esfuerzos, para
el logro de los objetivos establecidos, dentro de su contenido se encontraran
líneas especificas encaminadas a definir las responsabilidad que en dicha área
se tiene, para así poder ayudar a todas las personas que lo necesitan.

El organigrama del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del municipio

de Calakmul define los niveles jerárquicos, establece las líneas de autoridad y
comunicación y señala los tramos de control, así como también indicara la
relación que tiene entre si con otro espacio las cuales son muy importantes para
el área de procuraduría ya que este ayuda a muchas personas que lo necesitan.
 3

CAPITULO I: MARCO CONTEXUAL

Descripción General de la Empresa.

¿Qué es el DIF?

El Sistema Nacional DIF es el organismo público descentralizado

encargado de coordinar el Sistema Nacional de Asistencia Social Pública

y Privada; promotor de la protección integral de los derechos de las niñas,

niños y adolescentes, bajo el imperativo constitucional del interés superior

de la niñez, así como del desarrollo integral del individuo, de la familia y

de la comunidad, principalmente de quienes por su condición física, mental

o social enfrentan una situación de vulnerabilidad, hasta lograr su

incorporación a una vida plena y productiva (DIF, 2017)(parr.1).

¿Cuál es su función del área donde estas?

Un procurador es una persona profesional el cual representa procesalmente a un

cliente, pero una de sus funciones concretas es presentar todos los escritos y
documentos que han elaborados tanto los abogados como ellos mismos
previamente en los juzgados, sin embargo, su función principal es ver por la
protección de los niño, niñas y adolescentes, para que estos no sean violentados,
por otra parte, también brinda asesoría jurídica a todos los ciudadanos que así lo
requieran sin ningún costo alguno, algunas personas no solo van por asesoría
sino que también por manifestaciones de hechos, constancias, tramites de actas,
visitas domiciliarias por abuso de vulneración.
 4

Otros de los objetivos el cual tienen es reducir los tiempos de tramitación del
proceso judicial, impulsando el procedimiento todo lo posible, ya sea acudiendo
personalmente al juzgado para realizar las gestiones personalmente.

¿Cuántas áreas tiene?

En el sistema para el desarrollo integral de la familia del municipio de Calakmul,

se cuentan con varios espacios de los cuales son, Procuraduría, Psicología,
Administrativa, Espacio Alimenticio, NAPA, UBR, todas estas áreas son muy
importantes ya que cada una desarrolla una función importante como, por
ejemplo, procuraduría; esta es encargada de ayudar a los niños, niñas y
adolescentes, para así procurar y proteger los derechos de todos ello, sin que
estos sean violentados, otras de las áreas es psicología, esta va de la mano con
procuraduría ya que las personas que son agredidas pueden recibir ayuda
psicológica después de pasar por muchos traumas.
En el municipio de Calakmul, el departamento del sistema para el desarrollo
integral de la familia es un sitio donde se brinda atención, médica, psicológica, y
protección a menores, con el objetivo de ayudar a personas con problemas,
dificultades familiares vienen a buscar ayuda, ya que son muchas las personas
las que necesitan atención ya sea psicológica, escucha de menores, guardia y
custodia de menores, entre otras cosas más en las cuales el DIF puede ayudar,
por otro lado no solo se centra en el área de procuraduría, sino que también está
involucrado en varios sitios más, lo cual es necesario para continuar orientando
en forma permanente los servicios de asistencia social esencialmente, para así
buscar el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas.

Por otro lado, considerando de forma adecuada que los servicios de asistencia
social a la población son requeridos por todos los ciudadanos y que estos son en
beneficio de todos ellos para así mejorar sus condiciones de vidas, es
determinado la creación y funcionamiento del sistema municipal para el
 5

desarrollo integral de la familia, el cual puede ser considerado como un

organismo público descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propio
en tal virtud.

Sin embargo, en el DIF se debe tomar en consideración que son muchas áreas
para la atención las principales son, psicología ya que esta es la encargada de
dar atención las personas que sufren maltrato familiar, violencia entre otras
cosas, otro de los espacios con la que también se tiene para dar atención es con
la de procuraduría auxiliar, para la protección de niños, niñas y adolescentes,
esta es la encargada de hacer valer los derechos de los niños, que estos no sean
violados, o maltratados en sus casas.

UBICACIÓN

Macro Localización

El sistema para el desarrollo integral de la familia “DIF” se encuentra ubicado en

el estado de campeche, 24640, MEXICO, se localiza en las coordenadas
18.502159, -89.396484, Xpujil se localiza en el sur este del estado, cerca de la
frontera con el Estado de Quintana Roo al este y Petén (Guatemala) hacia el sur.
 6

Figura 1.

Historia y geografía de Campeche, muestra de la ubicación del DIF.

Nota: imagen mostrando el estado de campeche los territorios con los que cuenta.

Fuente. (GOOGLE, MAPS.2002) URL.

https://www.bing.com/maps?q=imagens+de+dif+de+calakmul&FORM=HDRSC4.

Figura 2:

Historia y geografía de Campeche, muestra de la ubicación del DIF.

Nota: muestra la ubicación exacta del DIF de xpujil, Calakmul.

Fuente: (GOOGLE MASP.2002,) URL.

https://www.bing.com/maps?q=imagens+de+dif+de+calakmul&FORM=HDRSC4.
 7

Micro Localización

“La localidad de Xpujil está situada en el Municipio de Calakmul (en el

Estado de Campeche) hay 5,729 habitantes. Dentro de todos los pueblos

del municipio, ocupa el número 1 en cuanto a número de

habitantes, Xpujil está a 263 metros de altitud” (América, 2013, prr.3).

Por el contrario, el sistema para el desarrollo integral de la familia está

ubicado en el municipio de xpujil, Calakmul, se localiza en el sur este del

estado, cerca de la frontera con el Estado de Quintana Roo al este

y Petén (Guatemala) hacia el sur, (América, 2013, prr.6).

Figura 3.

Ubicación exacta de Xpujil, Calakmul.

Nota: Ambos mapas representan la zona de Xpujil, lo extenso que es. Fuente:

(Google Maps, 2002) URL.

https://www.bing.com/maps?q=imagens+de+dif+de+calakmul&FORM=HDRSC4
 8

VISION, MISION Y VALORES

Misión
Inspirar el apoyo y promoción de la asistencia social en Calakmul, a través de la
interrelación sistemática llevada a cabo con las instituciones federales, estatales
y públicas, que estén orientadas a la protección y garantía de los derechos
humanos entre los habitantes mediante una administración honesta, eficiente,
transparente y austera en el manejo de los recursos públicos.

Visión

Ser una institución reconocida como gestora de asistencia social con perspectiva
familiar y comunitaria, que hace de la asistencia social una herramienta de
inclusión mediante el desarrollo de programas de apoyo y atención, técnico,
teniendo como ejes la prevención, el profesionalismo y la corresponsabilidad
social, logrando minimizar las causas y efectos de pobreza, marginación y
desintegración familiar.
Teniendo en un futuro una población sin riesgo de marginación con mejoras
reales en su calidad de vida.

Valores

Tolerancia

Respetar las opiniones, ideas o actitudes de los Calakmulenses, aunque no

coincidan con las propias, ya que se generan las mejoras para ellos mismos.

Respeto
 9

Conducirse con sobriedad y moderación en su atención a la ciudadanía y a los

servidores públicos, comprendiendo y considerando los derechos humanos,
libertades, cualidades y atribuciones que cada una de las personas posee, así
mismo reconociendo de esta manera el valor de cada persona, esta les permitirá
poder brindar a los integrantes de la sociedad un trato digno, cortes y tolerante.

Compromiso

Tener la capacidad para saber cuál es la importancia de los derechos humanos

para el mejor cumplimiento; por ello está comprometido, a poner al máximo de
sus capacidades para así sacar adelante a todos los calakmulenses.

Honestidad

Actuar con la máxima rectitud para así poder saber que tan importante son los
derechos humanos, para así autenticar la justicia evitando de esta manera
realizar de conductas indebidas y en su caso, poder denunciar aquellas que
pudieran afectar el cumplimiento de los deberes.

Transparencia

Garantizar plenamente el derecho fundamental de toda persona al acceso a la

información, sin más limitaciones que las establecidas para las leyes, dando a
conocer su forma de actuar en público con la finalidad de inhibir conductas
irregulares.

Responsabilidad

Cumplir con gran esmero, cuidado y atención en todos sus deberes,

reconociendo y aceptando los valores previstos en el presente plan, para así
afrontando todas las acciones y compromisos de manera positiva.
 10

Área Donde se Desarrolló el Proyecto

La empresa, del sistema para el desarrollo integral de la familia en el municipio

de Calakmul, es una empresa muy importante para los ciudadanos, cuya razón
social es ayudar a las personas las cuales son violentadas en sus familias, cada
una de las áreas o departamentos es indispensable, puesto que todos estos
espacios son muy importantes, ya que van de la mano uno de otros, psicología,
cocina, trabajadora social, y el área en específico donde se desarrollara el
proyecto es en procuraduría auxiliar para la protección de niños, niñas y
adolescentes, como auxiliar de dicho espacio esta encargada por la procuradora
y por un auxiliar.

Las funciones realizadas durante las prácticas fueron las siguientes:

● Realización de oficios dirigidos a fiscalía.

● Realización de oficios dirigidos a psicología.

● Recibir y firmar oficios cuando la encargada no este.

● Realización de programación semanal de la procuradora.

● Búsqueda de oficios solicitados.

● Realizar e imprimir oficios solicitados en el área.

● Recaudar fotos y datos de las personas que llegan a buscar ayuda o tienen

algún problema.

● Realización de números de expedientes.

 11

● Buscar y realizar un informe mensual de lo que se realiza durante cada

mes.

CAPITULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Diagnóstico de la Empresa

El sistema para el desarrollo integral de la familia en el municipio de Calakmul

está catalogado como una de las mejores instituciones ya que está encargada
en salvaguardar y procurar los derechos de los ciudadanos y los niños, apoyar a
todas las personas que lo necesiten sin importar en la situación en la que estén.

Recursos humanos

La institución cuenta con 34 empleados, la mayoría de ellos son de la comunidad

de xpujil, pero algunos son de localidades cercanas. En cada departamento hay
un jefe, dicho encargado se hace responsable de su área, que las funciones que
ahí se realiza sean beneficiosas para las todas las personas que lo solicitan.

En las instalaciones del DIF, hay diversidad con la escolaridad debido a la

deserción escolar o al interés de la persona en la región que tiene respecto a
seguir estudiando.

Recursos Tecnológicos Materiales

En las instalaciones de DIF, se cuenta con varios aparatos eléctricos los cuales
son esenciales para poder realizar sus actividades día con día.

Infraestructura y equipo
 12

7 oficinas

1 área administrativa

1 área dirección

• 1 área de presidencia
• 1 área de juntas para la persona
• 1 cocina
• 1 bodega
• 3 baños

Terreno

• 50 de largo * 35 de ancho. Terreno donde está ubicada la instalación.

• 4 instalaciones donde se realizan funciones distintas.
• 2 vehículos

Recursos Financieros

Para la realización de este proyecto, no se tuve algún costo alguno, ya que se

pudieron realizar con materiales con los que se tiene a la mano, por lo que en
dicha institución no se realizó un análisis general, para la empresa.

Son distintas los orígenes de dónde vienen los ingresos para el DIF, como

principal fuente de ingreso los cuales provienen de la gestión que dicha

institución lleva a cabo en cada municipio, es decir, el 76% de los recursos

proceden del municipio, el 6% de cuotas de recuperación, el 4% recursos

propios y el 3% de ingresos estatales y federales. (Bonilla, 2017).

 13

Áreas de la institución

• Área de administración

• Área de dirección general

• Área de atención medica

• Área de recepción

• Área de atención psicológica

• Área de presidencia

• Área de espacios

• Área de U.B.R

• Área de procuraduría auxiliar

En el espacio donde se desarrollará el proyecto es en el de procuraduría auxiliar

para la protección de niños, niñas y adolescentes.

Análisis FODA del Área de Procuraduría

En dicho apartado se realizará como primer objetivo un diagnóstico del espacio

de la empresa en la cual se estará llevando a cabo el proyecto, en este caso se
comenzará en el área de procuraduría del DIF municipal, el objetivo es encontrar
cuidadosamente cuales son las debilidades en las que se puede trabajar en dicho
espacio, para así poder mejorar y brindar un mejor servicio a las personas que lo
necesiten.
 14

Fortalezas

• La empresa posee un espacio donde se almacenan los documentos de

dicha área.

• El almacén posee un encargado para acomodar dichos documentos.

• El almacén tiene carpetas designadas para cada oficio.

• El espacio donde está el almacén de es amplio, adecuado y

acondicionando con su clima para dar atención a las personas que lo

necesiten.

• Representar y defender los intereses de los niños, las mujeres, y la

familia que lo necesiten con el apoyo de asistencia jurídica.

Debilidades

• Se pueden traspapelar los documentos

• Pueden sufrir daños por lluvia o por el paso de tiempo.

• No tiene etiquetas establecidas en el espacio destinado para los

documentos.

• Falta de calificación de los documentos.

Oportunidades
 15

• Oportunidad para las personas que solicitan ayuda.

• Capacidad para ampliar el almacén donde se guardan los documentos.
• Seguridad de tener una mejor vida sin violencia.

Amenazas

• Destrucción de documentos.
• Miedo a denunciar el maltrato.
• Falta de recursos enviados al área.
Falta de voluntad para asistir a las citas.

Tabla 1
Análisis FODA internos y externos de la empresa

INTERNOS EXTERNOS PROPUESTA DE

SOLUCIÓN
N Debilidades. Amenazas Propuestas para
E la solución de las
G • Se pueden • Destrucción de debilidades en el
A documentos. almacén.
traspapelar los
T • Miedo a denunciar el
I documentos Etiquetar de
maltrato.
V • Pueden sufrir daños por • Falta de recursos forma que tenga
O enviados al área. un buen orden
lluvia o por el paso de
• Falta de voluntad para para todos los
tiempo. documentos.
asistir a las citas.
• No tiene etiquetas

establecidas en el espacio
 16

destinado para los

documentos.

• Falta de calificación de los

documentos

P Fortalezas. Oportunidades Para la propuesta

O de solución de las
• La empresa posee un
S • Oportunidad para las amenazas, se
espacio donde se
I personas que propone hacer un
T almacenan los solicitan ayuda. análisis de los
I • Capacidad para datos para que se
documentos de dicha
V ampliar el almacén entreguen en
O área. tiempo y forma
donde se guardan
• El almacén posee un los documentos. para que así se
• Seguridad de tener logre atender a
encargado para acomodar
una mejor vida sin las personas
dichos documentos. rápido.
violencia.
• El almacén tiene carpetas Dar orientación a
las personas para
designadas para cada
que decidan
oficio. denunciar el
• El espacio donde está el maltrato que
sufren en sus
almacén de es amplio,
casas.
adecuado y

acondicionando con su

clima para dar atención a

las personas que lo

necesiten.
 17

• Representar y defender

los intereses de los niños,

las mujeres, y la familia

que lo necesiten con el

apoyo de asistencia

jurídica.

Nota: tabla de análisis que se realizó en la institución. Fuente: elaboración

propia, 2022.
 18

Identificación del Problema

Lo organización y los procesos de los documentos que en el espacio de

procuraduría carece de técnicas administrativos eficientes, presente retrasos o
ineficiencia a la hora de realizar las técnicas consecuentes.
Sin embargo, el estudio de las metodologías que se realizaron en la institución
se determina por la falta de asignación de cargos, los cuales son importantes
para que dicho funcionamiento de la institución sea más eficaz.
La creación de un manual o la determinación de un instrumento guía de trabajo
causaría mejora a la hora de realizar cada uno de los procesos, para así tener
mejores resultados.
Para obtener buenos efectos en la investigación del proyecto, se realizó
averiguaciones de dicha institución, los cuales fueron favorables y precisas para
la creación del proyecto, por el contrario, para saber más afondo del área
asignada.
Ordenar los archivos enviados conforme a las fechas que llegan porque cuando
se ocupan es difícil de ubicarlos, ya que son acomodados como sea sin ningún
orden y esto dificulta cuando se requieren para hacer los oficios que llegan de
otras áreas.
Señalando y clasificando los archivos en dicho espacio del DIF, donde se puedan
localizar por el área que se requiera trabajar, lo cual ayudara a reducir el tiempo
de búsqueda de los documentos.

Objetivos

Objetivo General

Elaborar un manual de procedimientos con el fin de mejorar los procesos que se

realizan en DIF de CALAKMUL, para estandarizar las metodologías requeridas
en el área designada.
 19

Objetivo Especifico

• Realizar un diagnóstico a la institución para conocer los procesos que se

tienen y poder obtener mejores resultados los cuales favorecerán a dicha
institución.
• Organizar y evaluar los procesos obtenidos en el diagnostico para
observar los resultados y observar los puntos que no son favorables para
la institución.
• Estandarizar los procesos de la institución mediante una buena
organización que sea favorable para el área de procuraduría

Justificación

En el sistema para el desarrollo integral de la familia en el municipio de Calakmul

“DIF”, es reconocido por brindar apoyo para quienes lo necesiten, por su atención
a las personas y su alta responsabilidad al resolver los casos, por lo que es muy
importante identificar pequeños problemas que puedan obstaculizar el buen
servicio que se les brinda.

Al realizar el manual de procedimientos y clasificación de expedientes en el

área de procuraduría auxiliar, se tiene identificado resolver los problemas que se
puedan hallar en el espacio para que los servicios que se dan sean de los
mejores.
El DIF está comprometido con brindar la mejor atención posible a las personas
para que tengan la mayor seguridad al ser atendidos, ya que tendrán la firmeza
de que sus situaciones estarán seguros y que no serán divulgados con ningunas
otras personas.
 20

En la elaboración del manual de procedimientos, se requiere estandarizar los

procesos, creando la homogeneidad de las técnicas para así poder asignar las
actividades y responsabilidades de la administración y organización del personal.
 21

CAPITULO III: MARCO TEORICO

Manual de Procedimientos

El tema que vamos a desarrollar está asociado con metodologías de proceso, la

actividad de Manual de Procedimientos Y Clasificación de Expedientes
mostrando una mejor visión del manual, medición y retroalimentación sobre el
rendimiento para así impulsar la ejecución de los ordenamientos.

Antecedente Histórico de Origen del Manual de Procedimiento.

Toda empresa tiene la necesidad imperiosa de contar con manuales

administrativos debido a la complejidad de sus estructuras, volumen de

operaciones, recursos que se les asignan, demanda de productos y/o

servicios por parte de los clientes o usuarios, así como por la adopción de

la tecnología avanzada para atender en forma adecuada la dinámica

organizacional (Franklin, 2012, p. 25).

Como analizamos anteriormente, siempre existe un tipo de manual según

las necesidades de la empresa, ya sea de manera general o específico,

sin embargo, es muy importante contar con ellos, porque nos permiten

instruir y proporcionar información referente a la organización a nuestros

empleados de nuevo ingreso en la realización de sus actividades, así

como el evitar la ineficiencia de estos.

(Duhalt 2014, p.27), lo define como un documento que contiene, en forma

ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia,

organización, política y procedimientos de una empresa, que se

consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo.

 22

Analizados los conceptos anteriores, se puede concluir que un manual

administrativo es un instrumento que apoya a la organización formal en la

sistematización de sus actividades y es considerado como medio de

comunicación eficaz para transmitir conocimientos y experiencias.

Tephen y George (2017) afirman que "es un registro escrito de información

e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para

orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa" (p. 112).

Un manual de procedimientos es un medio escrito que sirve para registrar

y dar información clara respecto a una actividad específica en una

organización; coordina de forma ordenada las actividades a seguir para

lograr los objetivos específicos, mostrando claramente los lineamientos e

instrucciones necesarios para la mejora del desempeño; lo anterior

significa que este documento contiene los pasos a seguir para realizar una

o más funciones.

Rodríguez (2017, p.24), afirma que no existe un modelo establecido para

elaborarlos, sin embargo, propone un proceso que se utiliza

frecuentemente en la práctica, el cual contiene pasos como: recopilación

de la información, procesamiento de la información, redacción,

elaboración de gráficas, formato y composición, revisión y aprobación,

distribución y control y revisión y actualización.

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática

información acerca de la organización de la empresa (Münch, 2019, p.21).
 23

DIAGRAMA DE ISHIKAWA

Diagrama de Ishikawa es un esquema que muestra las posibles causas

clasificadas de un problema, el objetivo de este tipo de diagrama es encontrar las
posibles causas de un problema para poder resolverlos. El esquema permite no
solo resolver un problema, sino también proveerlo. El diagrama de causa - efecto
es utilizado para determinar las causas posibles que son provenientes de un mal
manejo de cargos los cuales son generados por diversos factores.

El diagrama de ISHIKAWA (Dr. Kauro. ISHIKAWA, pp.6-7) o diagrama de espina

de pescado (6 M). Es utilizado principalmente en empresas como una
herramienta de gestión de calidad de los proyectos.

pasos a seguir:

• Definir el efecto de las causas las cuales se van a identificar y ponerse en

el diagrama.
• Dibujar una flecha horizontal y colocar en la punta el efecto definido con
anterioridad.
• Identificar los factores primarios a través de una lluvia de ideas, las cuales
determinaran las causas de los problemas en la institución.
• Ordenar y añadir las ideas.

CALIDAD

El concepto de calidad es muy importante que se tenga en cuenta, ya que las

empresas que se dedican a ofrecer un bien o un servicio este con el fin lograr y
dar buenos resultados todos ellos.
 24

La calidad se refiere a la capacidad que posee un objeto para satisfacer

necesidades implícitas o explícitas según un parámetro, un cumplimiento de
requisitos de cualidad, (ecomipedia, 2020)

Algunos conceptos según diferentes autores.

Según Jáuregui (2013, prr.7) siempre existe un tipo de manual según las

necesidades de la empresa, ya sea de manera general o específico, sin embargo,

es muy importante contar con ellos, porque nos permiten instruir y proporcionar

información referente a la organización a nuestros empleados de nuevo ingreso

en la realización de sus actividades, así como el evitar la ineficiencia de estos.

Los más utilizados son los manuales de organización y los manuales de

procedimientos que constituyen el punto de referencia para elaborar los demás

tipos de manuales, en ellos se describen los objetivos, funciones, autoridad y

responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen una estructura.

Procedimiento
Un procedimiento administrativo, por su parte, se compone de diversas

etapas cuyo objetivo es emitir, al final del proceso, un acto administrativo.

Sin embargo, la administración pública los establece para garantizar a los

ciudadanos que las medidas tomadas por el gobierno serán coherentes

entre sí, y que estarán siempre documentadas.

 25

Las personas tienen derecho a conocer dicha información, de manera que

nunca sean sorprendidas por medidas que atenten contra su seguridad o

integridad, (Gardey, 2021, p.8).

Derecho

En el campo del derecho, se conoce como procedimiento a una actuación

que se desarrolla a partir de un trámite judicial. En este contexto se asume

el respeto por diversas normas que están fijadas por la ley.

Todo procedimiento judicial está compuesto por diversos actos

jurídicos que son autónomos respecto al proceso y que tienen como

finalidad producir un efecto jurídico, (Gardey, 2021, p.8).

DIAGRAMA DE PARETO

Juan describió que la minoría de la población poseía la mayor parte de la

riqueza y la mayoría de la población posee la menor parte de la riqueza.

Con esto estableció la llamada “ley de Pareto” según la cual desigualdad

económica es inevitable en cualquier sociedad.

 26

Importancia de un Manual Procedimiento

Es común que las empresas pequeñas o instituciones carezcan de manuales de

procedimientos, debido que estos no han tenido el tiempo de elaborarlos o no
estan del todo definidas sus áreas o responsabilidades de los espacios, en
algunos casos no se han visto en la necesidad de realizar un manual de
procedimientos para el futuro.
Los manuales de procedimientos operan como los seguidores; por lo que
preferible tenerlos y no necesitarlos que necesitarlos y no haberlos elaborado,
(manuales, 2021, p.11).

Historia del manual

A lo largo de la historia el manual de procedimientos ha recibido diversas

denominaciones y las operaciones que en él se realizan se han ido complicado,
debido a las necesidades que en dicha área se requieran.
El manual de procedimiento es un componente del sistema de control interno, el
cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e
integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades de las distintas
operaciones o actividades que se realizan en una organización.

De acuerdo con Quiroga (2012), se le conoce también con el nombre de

manuales de operación, de prácticas estándar, de introducción sobre el trabajo,
de trámites y métodos de trabajo.
 27

Metodología de Realización de un Manual de Procedimiento / Etapas.

Definir el contenido
De acuerdo con especialistas, se debe de realizar una introducción e identificar
el objetivo del área en la que se piensa aplicar el manual. Para ellos se debe
aclarar quién será el responsable de brindar toda la información necesaria.

Recopila información

Para la recopilación de datos se necesita documentar de manera lógica cada

detalle operativo del área donde se trabaja, para ellos se necesita detallar
algunos datos.
Elaborar un manual de procedimiento
Integrar la información a través de análisis, graficar cuando se necesite y detallar
información.
Realizar una revisión de los objetivos, el ámbito de acción, políticas y áreas
responsables.

Estructúralo
A la hora de comenzar con la realización del proyecto, se debe de cuidar que
toda la estructura sea limpia y entendible y lógica para aquel que lo lea. Sin
embargo, es indispensable cuidar la ortografía y los siguientes detalles.

Todo manual debe tener unan portada.

El nombre de la empresa.
El logotipo de la institución.
Un índice de contenido.
 28

Comunícalo
Por último, cuando ya se haya realizado el proyecto, el objetivo primordial será
difundir su existencia. Para llegar a esto se debe de trabajar en la estrategia de
comunicación para que cada colaborador o nuevo encargado este enterado y
tengan fácil acceso a dicha herramienta.
.
 29

CAPITULO IV: DESARROLLO DEL PROYECTO

En este apartado se estará realizando el desarrollo del proyecto (manual de

procedimientos y clasificación de expedientes del sistema para el desarrollo
integral de la familia en el municipio de Calakmul) en el cual se elaborará la
metodología de, donde su finalidad es desarrollar los procesos en el área de
procuraduría, para que esta sea más segura y eficiente en su proceso de
operación.

Métodos que se emplearan en el proceso:

● Diagrama de Pareto para crear las causas más graves del área de
procuraduría.
● Diagrama de Ishikawa para determinar la causa del problema y el efecto
que este ocasiona.
● Soluciones para resolver el problema.
● Implementar la solución para cumplir el plan del manual de procedimiento.

Todos los métodos mencionados estan dirigidos con un solo objetivo y es

encontrar los problemas, las causas y las soluciones para hacer del proceso de
la clasificación de expedientes el cual será muy eficiente para las demás áreas
de la institución y así poder ofrecer un mejor servicio a las personas que llegan a
pedir ayuda.
 30

Cronograma de Actividades

Tabla 2
Cronograma de actividades

TIEMPO DE DURACION
ACTIVIDADES MAYO JUNIO JULIO AGOSTO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Análisis y evaluación
de la problemática
Planteamiento del
problema detectado

Análisis de posibles
soluciones
Elección de método
del manual.
Elaboración de
presupuesto para lo
que se comprara.
Compras de lo
necesario para la
implementación del
proyecto
Implementación del
proyecto

Rectificación de lo
elaborado.

Nota: Actividades realizadas durante la estadía. Fuente: Elaboración propia,

(2022).
 31

Elementos de la Empresa: Técnicos, Humanos y Físicos, para resolver las

problemáticas de dicha institución.

El lugar donde se desarrollará el proyecto es en el área de procuraduría, el lugar

esta acondicionado para así poder elaborar y poder aplicar todos los
conocimientos obtenidos.
Dicha área fue designada por el asesor empresarial para que se desarrolle el
proyecto, teniendo así grandes beneficios igualitarios, tanto la institución como el
practicante obtendrían beneficios, aplicando los conocimientos obtenidos en la
carrera.
El propósito se estará realizando con ayuda del asesor empresarial y también del
encargado de procuraduría, de esta manera se podrán obtener mejores
resultados tanto en la institución como el practicante así teniendo mayores
conocimientos.

Propuesta o Sugerencia para Resolver la Problemática.

Las propuestas y herramientas del manual de procedimientos que se utilizaran

para así resolver las problemáticas:
Se propuso como primer punto realizar un diagrama de Pareto para buscar los
problemas que hay y analizar cuáles son las causas que lo provocan y así poder
determinarlas y darles prioridad.
Como segundo paso se propuso realizar un diagrama de Ishikawa o de causa y
efecto, este para poder determinar todas las posibles soluciones para el
problema.
 32

Diagrama de metodología general para hacer un manual de

procedimientos.

Inicio

Elementos básicos

Manual de
organización
Diagnostico

Estructura Implementación
orgánica del proyecto

Identificación de
los problemas

resolución de los
problemas

Resultados
Análisis de los datos obtenidos
obtenidos

Fin
 33

Etapas en las que se realizó el Proyecto

El proyecto se realizó en cinco etapas cada una tiene su importancia las cuales
se describirán a continuación:

Inicio

Es la fase crucial del proyecto, es esta la fase que define el alcance y la

organización por parte del encargado. Para poder garantizar el éxito del proyecto,
se tendrá que definir de forma clara las funciones de cada uno de los
componentes.

Planificación

Es una fase complicada para un director de proyectos, ya que este es

fundamental para así calcular las necesidades de personal, recursos y equipo
que de preverse para lograr la consecución a tiempo y dentro de los parámetros
previstos.

Ejecución
Después de realizar la planificación, se debe de tener en cuenta todas las partes
fundamentales del proyecto tanto, así como las llegadas de los documentos al
área.

Seguimiento y control
como su nombre lo indica, debemos de gestionar aquellos procesos necesarios
para así realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso del
proyecto.
 34

Cierre
Por último, está la fase del cierre la cual queda orientada a completar
formalmente el proyecto y ver que este se entregue correctamente.
Una vez terminado se establece que el proyecto ha concluido y está listo para
ser entregado.
 35

Figura 4:
Almacén antes de aplicar la clasificación de expedientes.

Nota: Almacén antes de aplicar la clasificación de expedientes.

Fuente: Elaboración propia “2022”.

 36

Diagrama de Pareto.
El problema es la falta de orden en los documentos.

• Fecha de entrega de los archivos a todas las áreas designadas.

• Control de entrada y salida de documentos.
• Capacitación para realizar los documentos y el área donde se enviarán.
• Falta de etiquetas en el espacio designado para cada área designada.
• Falta de equipo en el espacio designado.

Tabla 3.
Diagrama de Pareto
Tipos de defecto Detalles del problema Frecuencia
Fecha de entrega Las fechas de entrega se
retrasan con mucha 50%
frecuencia.
Control de entrada La entrada y salida de los
documentos no son 70%
entregados en tiempo y
forma.
Capacitaciones Dar capacitaciones a las
personas que realizaran 100%
los documentos,
Falta de equipos A falta de equipo se tiene
que prestar en otras 60%
oficinas.

Nota: realización del diagrama de Pareto, para ver los detalles que hay en la

institución. Fuente: Elaboración propia, “2022”.

 37

Figura 5:
Grafica de Pareto.

GRAFICA DE PARETO
1 120%

0.9
100%
100%
0.8

0.7
80%
70%
0.6
60%
0.5 60%
50%
0.4
40%
0.3

0.2
20%
0.1

0 0%
tipos de defecto detalles del problema frecuencia

Nota: Diagrama de Pareto, mostrando los detalles de los problemas de la

institución. Fuente: elaboración propia, “2022”.

Diagrama de Ishikawa

Como segundo punto se inició elaborando un diagrama de causa y efecto

también llamando diagrama de Ishikawa, este ayudara a determinar la relación
que existe entre la problemática y las causas, el diagrama de causa y efecto se
utilizara como técnica para analizar cada problema detectado.
 38

Se detectaron las posibles causas realizando una lluvia de ideas.

Figura 6.
Diagrama de causa y efecto 1.

Etiquetas de
documentos
Capacitación al personal

Perdida de
información
(Personal).

Áreas a las que

va dirigidas Poco tiempo de
documentos

Nota. Diagrama de causa y efecto, dirigida al personal. Fuente: elaboración

propia, (2022).
 39

Figura 7.
Diagrama de causa y efecto 2.

A falta de equipo
Área de
de impresión se
tiene que procuraduría, es el
trabajar con las
punto intermedio de
demás áreas.
las demás áreas.

Mala
organización
(áreas de
trabajo).

Falta de
ordenamiento de
Sin etiquetas
los archivos.

Nota: Diagrama de causa y efecto, asignado al área de trabajo. Fuente:

elaboración propia, (2022).

 40

Figura: 8.
Diagrama de causa y efecto 3.

Falta de impresora
en el área de trabajo. Espacio no
organizado.

Infraestructura
(equipos de
oficina).

Espacio no
Lokers asignado por
insuficientes. Área

Nota: Diagrama de causa y efecto, equipos de oficinas. Fuente: elaboración

propia, (2022).
 41

PLANEAR:

Referente a lo visto anteriormente y con los problemas detectados haciendo uso

de herramientas del manual de procedimientos lo siguiente que se realizo fue
planear lo que se realizara para así ejecutar el proyecto.
1. Clasificación de los archivos por áreas.
2. Poner etiquetas en los espacios designados.
3. Colocar etiquetas de los nombres de cada área.
4. Ordenar alfabéticamente los documentos.

HACER:

1. Clasificación de los archivos por áreas.

En este apartado se plasmará todo lo que se realizó haciendo referente a el
uso de lo planeado:

Psicóloga
Trabajadora
social
Fiscalía
 42

Figura 9.
Clasificación de los documentos.

Nota: Ordenamiento de los documentos en el área asignada.

Fuete: Elaboración propia, (2022).

 43

De esta forma se logró clasificar los diferentes documentos que hay en esta área.

2. Poner etiquetas en los espacios designados.

Nota: Etiquetas puestas en las áreas designadas. Fuente: elaboración propia,

(2022).
 44

3. Colocar etiquetas de los nombres de cada área.

En este apartado se designó un lugar para cada documento, ya que esto
ayudara a que sea más fácil de ubicar los archivos por sus áreas.

Nota: asignación de espacios para los documentos. Fuente: Elaboración propia,

(2022).

4. Ordenar alfabéticamente los documentos.

Este método servirá para que cada documento tenga designado un espacio
en los casilleros.

Nota: archivos ordenados, en cada carpeta con los nombres designados. Fuente:

elaboración propia. (2022).

 45

Verificar:

Después de hacer todo lo propuesto, se realizó la tercera etapa del manual de

procedimiento, que es la verificación.
La verificación de todo lo realizado se llevó a cabo después de semanas,
analizando todo lo planeado, lo establecido dio buenos resultados así logrado
que el proceso de la organización para que el manual sea eficiente a la hora de
realizarlo.

Actuar:
Se realizo la última etapa, en todos los casos después de verificar siempre hay
que tener muy en cuenta que puede existir diversos problemas por más mínimos
que estos sean, dichas dificultades pueden volver a planearse para así tener
mejores resultados ya que si estos no resultan el principio, así esto nos llevara a
tener una mejor responsabilidad y poder brindar un buen servicio para todas las
personas que lo requieran.
 46

CAPITULO V: RESULTADOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

Descripción de las Actividades Realizadas.

Las actividades realizadas para desarrollar el proyecto y lograr que este tuviera
éxito fueron las siguientes:
Como primer pasó se realizó un análisis FODA en la cual se detectó el área de
la empresa con mayores problemas y la cual requería de un proyecto para así
mejorar.
El área de procuraduría se hallaba en gran desorden puesto que este se
encontraba con mayores problemas de organización, por lo que se tomó la
decisión de trabajar en esta área. De las herramientas las cuales se utilizaron
para que el área de procuraduría mejorara se encuentra en el diagrama de
Pareto, este esquema ayudo a colocar de mayor a menor los problemas de la
institución y poder resolverlo.
Los diagramas de causa y efecto los cuales se utilizaron para encontrar las
verdaderas causas de los problemas detectados y lograr encontrar las
soluciones.
Sin embargo, se buscaba llevar al área del departamento a que cada día sea
mejor, logrando así que sea más competitivos y que ofrezca un buen servicio a
todas las personas que así lo requieran.
Por otro lado, se utilizaron varias etapas para describir las actividades que se
realizaron, como lo fueron, planear, hacer, verificar y actuar, estas etapas
sirvieron para resaltar el plan para resolver los problemas que se presentaron en
el proyecto, para que estos sean corregidos y así el manual pueda funcionar
correctamente en la institución, en la etapa de hacer se realizó todo lo planteado
y en esta fase se visualizó más la forma en la cual el proyecto causaría más
impacto en la empresa ya que en la etapa de verificación se lograron obtener
buenos resultados como la optimización del tiempo que se requería para la
realización de la clasificación de expedientes, la organización de los documentos
que estan en desorden y así poder evitar confundir las áreas a las que van
 47

destinadas ya que esto sucedía con bastante frecuencia en el área de

procuraduría.

RESULTADOS O MEJORAS REALIZADAS.

Una vez realizado y aplicado el proyecto en la institución, se obtuvieron

resultados positivos de los cuales causaron una gran mejora para que todo el
proceso del proyecto en el área sea mucho mejor en los resultados obtenidos:

• Con la implementación de las etiquetas puestas en cada espacio

destinados para que los documentos estén en orden de los cuales se
obtuvieron buenos resultados, se pudo lograr optimizar el tiempo de
búsqueda de los documentos en dicha área.
• Se buscaba eliminar el desorden de todos los documentos que se
encontraba en el área.
• Con la culminación de la clasificación de los documentos, se logró una
mayor rapidez a la hora de catalogar los archivos, para así optimizar
tiempo a la hora de la realización de dichos procesos.
• Se redujo la cantidad de documentos almacenados y ordenándolos
conforme a el área que corresponde o entregarse a dichos espacios.
 48

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Para terminar, se puede apreciar que los resultados obtenidos fueron

satisfactorios y se pudo considerar un buen nivel de aprendizaje, buen trabajo y
eficacia en la implementación de todo lo aprendido tanto en la institución como
en la escuela, de igual mamera se adquirieron muchos más conocimientos y
experiencia laboral y profesional.
Sin embargo, la creación de este manual de procedimientos y clasificación de
expedientes, la cual se realizó en las instalaciones del DIF de Calakmul, en el
área de procuraduría que en dicho departamento se encontró con más
negligencias los cuales se resolvieron en dicho espacio.
Dado que tiene como objetivo principal poder organizar y estandarizar los
procesos que realizan en dicha institución hará más fácil su clasificación de
dichos archivos.
Por la contrario en dicho espacio se buscaba mejorar su metodología para que
este que se ocupara para poder realizar las funciones necesarias para que el
departamento funcione correctamente, de igual manera con ayuda de un mentor
para poder tener una guía en caso de que el responsable del departamento sea
remplazado.
En esta investigación se aprecia lo importante que es el manual y la clasificación
de los expedientes para dicha institución, debido a que este es sustancial para
que la procuraduría funcione correctamente, ya que este se considera como un
centro de atención para las personas que así lo requieran.
Considerablemente el manual de procedimientos es indispensable para que las
y los nuevos encargados tengan en cuenta el cómo se deben de clasifica los
archivos y deben mantenerse en constante cuidado ya que estos son utilizados,
considerando que el manual es muy importante para la empresa y esta es
responsable que la institución pueda brindar un buen servicio.
Una de las recomendaciones para dicha institución es que se tenga en cuenta
que todos los documentos que ahí llegan son importantes, tanto como lo son las
personas, ya que estan para servir y procurar por los ciudadanos, por otro lado,
 49

se les hace la recomendación de que no dejen todos los archivos regados ya que
esto provoca que al momento de utilizarlos no se encuentren en el lugar exacto,
sin embargo, el manual y la clasificación de los expedientes tiende a mostrar el
orden de los documentos tal y como deben de estar en el espacio que esta
designado para cada área en específico para que estos no se extravíen y resulte
perjudicial para todos.
Para el logro de los objetivos de una entidad se debe contar con manuales ya
que estos constituyen una herramienta que posee la empresa para facilitar el
desarrollo de sus funciones tanto administrativas como operativas lo que
contribuye a dar cumplimiento al cuerpo legal establecido en el país, con el
objetivo de lograr un buen control interno de los recursos, impidiendo que el
proceso se interrumpa.
 50

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20. Cómo hacer un índice de imágenes en Word | Curso de Word Básico -
Bing video
 52

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. macro localización ……………………………………………………… 13

Figura 2. historia y geografía de campeche………………………………………13
Figura 3. historia y geografía …………………………………………………14
Figura 4. Clasificación de expedientes……………………………………42
Figura 5. Grafica de Pareto……………………………………………………………………44
Figura 6. Diagrama de causa y efecto 1 ………………………………………………45
Figura 7. Diagrama de causa y efecto 2…………………………………………………46
Figura 8. Diagrama de causa y efecto 3……………………………………………………47
Figura 9. Clasificación de los documentos………………………………………49
 53

LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Análisis Foda……………………………………………………………22-24
Tabla 2. Cronograma de actividades………………………………………37
Tabla 3. Diagrama de Pareto……………………………………………………………………43