Introducción

La planeación estratégica es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos

planes operativos por parte de las empresas u organizaciones, con la intención de
alcanzar objetivos y metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto, mediano o
largo plazo. La planeación es indispensable en toda compañía y esta debe ser formal.
Por eso se debe determinar qué herramientas son necesarias para encontrar las
mejores características, procesos, y servicios del producto que sea posible, a efecto de
usarlos como parámetro para mejorar los productos, procesos y servicios de la
organización.

Entre esas herramientas podemos encontrar en esta investigación el Diagrama de

Grantt, es un gráfico de barras horizontales que muestra la duración que dedicamos a
cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente útil para mostrar
la relación que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de trabajo que
supone; el Método AMFE, es un método cualitativo que permite relacionar de manera
sistemática una relación de fallos posibles, con sus consiguientes efectos, resultando
de fácil aplicación para analizar cambios en el diseño o modificaciones en el proceso;
Método Kaban, se implementa por medio de tableros Kanban. Se trata de un método
visual de gestión de proyectos que permite a los equipos visualizar sus flujos de trabajo
y la carga de trabajo; Poka-Yoke, Es un método que se implementa en las empresas
con el objetivo de prevenir y disminuir los errores en los procesos para generar
productos o servicios; Método QDF consiste básicamente en transmitir “Qué desean los
clientes” en “Cómo se puede satisfacer esa necesidad” aplicando sucesivamente a lo
largo de toda la cadena de clientes externos e internos y por último el método de las
5S, es una técnica de gestión que se basa en cinco principios para lograr lugares de
trabajo mejor organizados, más limpios, más ordenados y en definitiva, más
productivos, todas ellas tienen un fin en común mejorar los procesos, evitar el margen
de error y facilitar las herramientas que tenemos en nuestros día a día para lograr la
eficiencia en nuestras labores en el ámbito donde se vayan a ejecutar.
Matriz AMFE

La matriz AMFE o análisis modal de fallos y efectos es una metodología que se utiliza
para estimar y predecir los fallos que pueden suceder en un producto que se encuentra
en fase de diseño. Tiene la finalidad de incorporar, desde un inicio, todos los
componentes y funciones del producto que garanticen su fiabilidad, seguridad y
cumplimiento de los parámetros de las funciones que los clientes exijan del nuevo
producto.

La matriz AMFE ayuda a minimizar el tiempo y el coste en cuanto al desarrollo del

producto, proceso o servicios. Facilita el análisis preventivo de los fallos potenciales
más probables que puede tener un producto. Que ocurran fallos genera una serie de
sobre costes en el producto como puede ser la pérdida de rendimiento o la parada
imprevista de cualquier en las funciones del producto diseñado o analizado, lo que
genera una serie de reclamaciones por parte los clientes.

La matriz AMFE se utiliza por las organizaciones durante las fases del ciclo de vida del
producto, para resolver de forma ágil las reclamaciones que se producen en los
productos o gamas de productos que pierden su competitividad frente a otros que
tienen un mejor diseño y mejores especificaciones.

De manera específica AMFE tiene como objetivo:

 Reducir el tiempo en los plazos e incrementar la eficacia de los proyectos en el

desarrollo de nuevos productos y mejorar los productos con los que cuenta en la
actualidad. Se puede predecir cuáles serán los fallos que se pueden producir
durante la fabricación y se pueden aplicar medidas correctoras.
 Analizar y evaluar la eficiencia de las acciones que se llevan a cabo,
estableciendo un proceso de mejora continua según la mejora de la calidad de
los productos.
 Familiarizar y educar al personal en el trabajo en equipo durante el diseño,
persigue el fin de que sean ellos mismos los que prevean los posibles fallos,
identifiquen las causas y propongan acciones preventivas.
Tipos de AMFE

Existen diferentes tipos de matrices AMFE que pueden ser utilizadas para conseguir
diferentes objetivos como:

 Concepto: Análisis de sistemas en las fases iniciales y antes del diseño.

 Diseño: Análisis de productos antes del prototipo y antes de su producción.
 Proceso: Análisis de los procesos de fabricación y montaje.
 Máquinas y Equipos: Análisis de productos, maquinaria y equipos para mejorar
su eficacia y calidad.
 Sistema: Análisis del sistema y sus funciones específicas.
 Software: Análisis de las funciones del software.
 Servicio: Análisis de los procesos del sector servicio antes de que sean puestos
en marcha y el impacto de los fallos probables sobre el cliente o consumidor.

¿Por qué se realiza el AMFE y por qué es importante?

El AMFE suele llevarse a cabo durante la fase de diseño o durante la propuesta de

cambios en un proceso existente, con el fin de conocer de forma proactiva dónde
pueden producirse fallos y descubrir la posible gravedad de los mismos. La realización
del AMFE es importante porque ayuda a determinar qué partes de un proceso
necesitan ser priorizadas para los cambios que pretenden eliminar o reducir la
probabilidad de fallo.

Los diferentes conceptos que debemos tener en cuenta son:

1. Modo potencial de falla: lo que podría salir mal del proceso.

2. Efecto: el daño que causaría el modo potencial de falla en el cliente
3. Severidad (S): Que tan grande es el daño (efecto) en el cliente. Se clarifica en
una escala de 1 (menos severo) a 10 (más severo).
4. Causas potenciales: lo que ocasiona los modos de falla. Para poder aplicar
este análisis se deben determinar las causas, para ello se realiza un análisis
previo con el diagrama de Pareto y el diagrama Causa-Efecto. De este modo,
 identificamos las causas que necesitamos aplicar el análisis AMFE y en qué
procesos se debe aplicar.
5. Ocurrencia (O): es la frecuencia con la que ocurren las causas potenciales. Se
clarifica en una escala de 1 (probabilidad remota que ocurra) a 10 (probabilidad
máxima que ocurra).
6. Control: con qué dispositivos, inspecciones o revisiones se cuenta para
evitar/detectar las causas o los modos de falla antes que impacte en el cliente.
7. Detección (D): Qué tan efectivos son los controles, qué capacidad tienen para
detectar y de ese modo prevenir la falla. Se clasifica en una escala de 1
(detección prácticamente segura) a 10 (el control no detecta la falla).

¿Como se Calcula? y ¿Que significa su resultado?

El análisis AMFE se basa en el análisis del valor del Índice prioritario del riesgo (IPR) o
en inglés Risk Priority Number (RPN). Una vez calculado este valor, debemos tomar las
medidas correctoras necesarias para intentar disminuir al máximo este índice.

El índice prioritario del riesgo (IPR) se obtiene de multiplicar la severidad (S) por la
ocurrencia (O) y por la detección (D).

IPR (RPN) = S x O x D

Índice de prioridad de fallo = Severidad * Probabilidad de Incidencia *

Probabilidad de no Detección

Procedimiento para Construir un AMFE

Podemos identificar dos bloques, el de identificación de todos los aspectos y el otro la

propia evaluación.

Identificación

1. Listar las fases del proceso que serán analizados

2. Listar los modos potenciales de error
 3. Identificar los efectos si los modos de falla ocurrieran
4. identificar cuáles son las causas que podrían originar los errores en el proceso.
Para identificar las causas y efectos que verdaderamente aplican en nuestro
análisis podemos utilizar otras herramientas como puede ser: Diagrama de
Pareto y/o el Diagrama causa-efecto.
5. Descubrir cuáles son los controles con los que cuenta el proceso para prevenir
que los errores lleguen al cliente (prevención/ detección).

Evaluación

1. Evaluar la severidad
2. Evaluar la ocurrencia
3. Evaluar la detección
4. Calcular el índice prioritario de riesgo (IPR)
5. Identificar los puntos en los que debemos aplicar acciones correctoras y las
acciones de mejora. Se debe desarrollar un plan de acción enfocados a los
casos de severidad altos y IPR altos.

Método de Diseño Intuitivo Poka

Poka-Yoke es una herramienta procedente de Japón que significa «a prueba de

errores». Lo que se busca con esta forma de diseñar los procesos es eliminar o evitar
equivocaciones, ya sean de origen humano o automatizado. Este sistema se puede
implantar también para facilitar la detección de errores.

Si nos centramos en las operaciones que se realizan durante la fabricación de un

producto, estas pueden tener muchas actividades intermedias y el producto final puede
estar formado por un gran número de piezas. Durante estas actividades, puede haber
ensamblajes y otras operaciones que suelen ser simples pero muy repetitivas. En estos
casos, el riesgo de cometer algún error es muy alto, independientemente de la
complejidad de las operaciones. Los «Poka-Yokes» ayudan a minimizar este riesgo con
medidas sencillas y baratas.

Funciones de los sistemas Poka-Yoke

El sistema Poka-Yoke puede diseñarse para prevenir los errores o para advertir sobre
ellos:

1. Función de control: En este caso se diseña un sistema para impedir que el error
ocurra. Se busca la utilización de formas o colores que diferencien cómo deben
realizarse los procesos o como deben encajar las piezas.
2. Función de advertencia: En este caso asumimos que el error puede llegar a
producirse, pero diseñamos un dispositivo que reaccione cuando tenga lugar el
fallo para advertir al operario de que debe corregirlo. Por ejemplo, esto se puede
realizar instalando barreras fotoeléctricas, sensores de presión, alarmas, etc.

Los 3 principios de Poka-Yoke

Los principios de la metodología incluyen:

1. Los errores son inevitables; los defectos no lo son.

2. Hay que detectar el error antes de convertirse en defecto.
3. La mejor herramienta para prevenir un defecto es la que logra aislar la fuente del
problema.

Este método engloba algunas estrategias de optimización de procesos como el método

Kaizen y las 5S.

¿Para qué sirve el método Poka-Yoke?

El método poka-yoke fue ideado para prevenir los errores humanos. Dentro de la visión
manufacturing es considerada como una herramienta de calidad que, por ende, busca
aumentar la calidad de los productos elaborados e incrementar su nivel de eficiencia.

Entre algunas de sus ventajas podemos encontrar las siguientes:

 1. Mejora la calidad de las operaciones o procesos.
2. Mejora la eficiencia y productividad de los procesos.
3. Minimiza la posibilidad de cometer errores humanos.
4. Es de fácil y más barata aplicación que el costo de los errores.
5. Evita correcciones, reparaciones y controles de calidad posteriores.
6. Mejora la experiencia de uso de los clientes.

Ahora que ya conoces las ventajas y funciones de implementar el método poka-yoke,

demos paso a decirte qué tipos existen y cómo aplicarlo en tu organización.

Tipos de Poka-Yoke

1. Secuencial: El poka-yoke de tipo secuencial son mecanismos que preservan una

orden y no permiten omisiones de por medio, de lo contrario, se manifiestan
como errores. Tiene por objetivo salvaguardar la seguridad de los operadores.
2. Informativo: Se trata de mecanismos de retroalimentación que brindan
información clara y sencilla a los usuarios para prevenir errores.
3. Agrupada: Regularmente se trata de kits de herramientas o componentes que
tienen como objetivo que no se olvide ningún elemento que impida la correcta
operación de un proceso o mecanismo.
Esto tiene como ventaja que los operadores no pierdan el tiempo buscando los
materiales o herramientas necesarias para realizar su trabajo.
4. Físico: El poka-yoke físico son dispositivos o mecanismos que funcionan para
asegurar la prevención de errores en las operaciones y productos por medio de
la identificación de inconsistencias físicas.
Un ejemplo muy sencillo para comprender el valor de este tipo de poka-yoke son
las lavadoras, las cuales no se ponen en funcionamiento hasta que la compuerta
está cerrada o se haya determinado una secuencia específica a cumplir.
Tres Métodos Básicos del Poka Yoke

1. Métodos de contacto: Son métodos donde un dispositivo sensitivo detecta las

irregularidades o anormalidades en las dimensiones o en el acabado de alguna
parte especial de un componente, palet, producto o pieza, pudiendo o no existir
contacto entre el dispositivo y el objeto a analizar. Son dispositivos denominados
“pasa-no-pasa” donde si el objeto no guarda unas proporciones físicas
determinadas es apartado por el mismo.
2. Métodos de valor fijo o número constante: Son métodos donde las
anormalidades son identificadas por medio de la inspección de un número
específico de movimientos, y en casos donde las operaciones deben de
repetirse un número predeterminado de veces. En resumen, en caso de que un
número de movimientos o actividades no se hagan, una señal de alarma se
dispara.
3. Métodos de paso-movimiento o de secuencia de desempeño: Son métodos
en los cuales se asegura que los pasos a realizar se ejecutan en el orden
concreto y donde las anormalidades se detectan inspeccionado los errores en
movimientos estándares operacionales predeterminados.

Función de Poka-Yoke

El sistema Poka-Yoke ha evolucionado desde su aparición en la década de los 60. No

se ha ceñido solo al ámbito de la producción industrial. Por ello, actualmente es muy
común encontrar en nuestro día a día dispositivo que utilizan este método. Se trata de
una garantía de buen uso tanto para los consumidores como los productores.

La satisfacción del cliente está directamente relacionada con la calidad del producto.
Así pues, este modelo asegura que la empresa cumple este objetivo. Además, los
procesos industriales son más seguros para el trabajador. Para ello, en la cadena de
producción existen dos tipos de Poka-Yoke: predicción y detección.

 Función de control: Son mecanismos que avisan del error para evitar que se
cometa. Predicen los posibles fallos. Advierten al trabajador, detienen la cadena
 o la controlan. De este modo, la intervención es inmediata y no permite que
continúes realizando un proceso de forma equivocada. Son altamente efectivos.
 Función de aviso: Con la implantación de la función de aviso se da por hecho
que el error puede producirse. Sin embargo, contar con un dispositivo que
detecte el fallo puede advertir al operario. Y por ende, corregirlo antes de que
llegue al final de la cadena de producción. Son menos efectivos que los
elementos de control. Pueden implantarse, por ejemplo, a través de barreras
fotoeléctricas, sensores de presión, alarmas.

Pasos para Implementar El Poka-Yoke

1. Detecta y describe el defecto: El primer paso para implementar un sistema

poka-yoke es detectar y describir los errores. De esta manera, podrás tener por
escrito todas las deficiencias o errores evaluados, para después seguir
consultándolos y establecer las soluciones más oportunas.
2. Descubre los lugares donde se presentan los defectos: Así como es
importante describir los defectos encontrados, también lo es especificar en
dónde fueron encontrados. Esto sirve para determinar un área de mayor
prioridad a evaluar.
3. Conoce las causas: El sistema poka-yoke es todo un cuestionamiento del
cómo, dónde, cuándo y por qué pasan las cosas. En esto radica su eficiencia.
Una vez especificados los detalles del defecto y su ubicación, también es
importante que determines cuáles son las posibles causas de estos errores
presentes.
4. Identifica los errores de los estándares de la operación: Esto va de la mano
con la determinación de las causas. Aquí es necesario que analices todo tu
proceso de operación para que así conozcas en dónde se genera el error. Así, el
fallo se vuelve más específico y fácil de atacar.
5. Evalúa las condiciones de bandera roja: La bandera roja es una condición en
el proceso de manufactura que comúnmente provoca errores. La evaluación de
las banderas rojas consiste en que, en caso de tener un proceso con un alto
 nivel de banderas rojas, entonces hay mayor probabilidad de cometer errores.
Para estos casos, es buena opción considerar procesos que ayuden a la
posición u orientación de alguna pieza, herramienta o dispositivo para que se
garantice su buen funcionamiento.
6. Determina el tipo de dispositivo poka-yoke requerido para la prevención de
errores: Tras conocer el tipo de fallo que están presentando tus operaciones,
podrás determinar qué tipo de poka-yoke requieres para dar solución. Como lo
mencionamos, existen diferentes clases de este método, por lo que tendrás que
averiguar cuál es el más indicado para tu problema y así saber qué dispositivo o
mecanismo es el más adecuado para la resolución.
7. Prueba del dispositivo elegido: Una vez hayas elegido el dispositivo correcto
es tiempo de probarlo. Para esto se requiere de un periodo de prueba y
adaptación. Una vez aceptado, se debe contar con una etapa de capacitación
del personal para explicar el nuevo funcionamiento o mecanismo y resolver las
dudas que puedan surgir.
8. Revisa el desempeño: Como toda nueva implementación, esta también
requiere de una supervisión periódica para asegurar que marche y brinde los
resultados esperados. Durante este tiempo es vital facilitar el mantenimiento y
buena operatividad del dispositivo o mecanismo.

Diagrama de Gantt

El Diagrama Gantt es una metodología de representación de actividades o tareas que

pretende dar una visión generalizada sobre el tiempo dedicado a cada actividad
contemplada de forma independiente dentro de un proceso, donde permite identificar y
hacer un seguimiento eficaz de las tareas que deben realizarse para completar un
proyecto concreto.

Mediante este Diagrama de gestión se puede planificar y programar tareas a lo largo de

un período determinado, es esencialmente una herramienta de trabajo para el
autocontrol, la priorización y la racionalización de los procesos empresariales para
ayudar al equipo a mantener el rumbo y seguir avanzando hacia el objetivo. Por lo
tanto, gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite
realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto
y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del
calendario general del proyecto.

Componentes de un Diagrama de Gantt

Normalmente, un diagrama de Gantt contiene los siguientes elementos:

1. Fechas: las fechas de inicio y finalización permiten que los gestores de proyecto
tengan una visión de cuándo empezará y terminará la totalidad del proyecto.
2. Tareas: los proyectos consisten en una serie de subtareas. Con un diagrama de
Gantt, podrás hacer un seguimiento de estas subtareas para que ninguna sufra
retrasos o se quede olvidada.
3. Plazos de tiempo previstos: el diagrama muestra cuándo debe llevarse a cabo
cada tarea. Te ayudará a garantizar que cada subtarea se completará según el
programa y que todo el proyecto se terminará a tiempo.
4. Tareas interdependientes: algunas tareas se pueden llevar a cabo en cualquier
momento, mientras que otras se deben completar antes o después de que
empiece o termine otra tarea. Estas tareas que dependen de otras se pueden
indicar en un diagrama de Gantt.
5. Progreso: el diagrama te muestra exactamente cómo se está desarrollando tu
proyecto ya que te ofrece una representación de las tareas que ya se han
completado. Al indicar la fecha actual, obtendrás una vista general de cuánto
queda por hacer y verás si todo procede como estaba planeado para completar
el proyecto a tiempo.

Ventajas de un Diagrama de Gantt

Usar un diagrama de Gantt en tu proceso de gestión de proyectos te proporciona las

siguientes ventajas:
 a. Claridad: Un diagrama de Gantt desglosa múltiples tareas y líneas temporales
en una vista general única. De esta manera, sabes dónde se encuentra tu
equipo en cada fase del proyecto. Usa el diagrama para mostrarles a las partes
interesadas cómo están organizadas las tareas y qué recursos se destinan a
cada una de ellas. Así, podrás presentarles claramente en qué punto del
proyecto te encuentras y si se completará con éxito.
b. Comunicación: Los equipos utilizan diagramas de Gantt para reemplazar las
reuniones y las actualizaciones de estado. De esta manera, los miembros del
equipo tendrán una vista general clara del progreso de cada tarea.
c. Motivación: Al crear una vista general clara, los miembros del equipo son más
conscientes de su rendimiento general y podrán adaptar su rutina de trabajo
según las necesidades del programa del proyecto. Además, serán más
conscientes de las tareas interdependientes, y, por lo tanto, comprenderán mejor
el impacto de los retrasos dentro del proyecto. Este tipo de planificación fomenta
la colaboración y una mejor organización de las tareas.
d. Gestión del tiempo: Los diagramas de Gantt te ayudan a establecer unos plazos
de tiempo realistas. Las barras del diagrama indican en qué periodo tiene que
completarse una tarea determinada. De esta manera, te asegurarás de no
perjudicar a otros proyectos que necesitan más recursos y tiempo.
e. Flexibilidad: Los proyectos suelen sufrir modificaciones. Al tener una vista
general de los cambios inesperados dentro de los objetivos o los plazos de
tiempo de un proyecto, puedes ajustar las tareas y recursos como corresponde.

Las desventajas de los Diagramas de Gantt

a. Complejidad: Los proyectos que consisten en un gran número de tareas y

recursos pueden resultar en diagramas de Gantt muy complejos, especialmente
si estás trabajando en un proyecto grande o tienes un equipo muy grande.
Representar docenas o, incluso, cientos de tareas en un diagrama de Gantt
puede causar confusión o ser difícil de leer. Por lo tanto, es fundamental valorar
las diferentes tareas y subtareas antes de hacer el diagrama y asignar a alguien
para que haga un seguimiento de los detalles.
 b. Linealidad cronológica: Para que un diagrama de Gantt sea eficaz debes planear
tu proyecto de forma lineal desde el principio hasta el final. Por lo que debes
conocer de antemano el resultado y los pasos que llevan a dicho resultado antes
de comenzar. Esto puede sonar bastante evidente a la hora de construir una
casa, por ejemplo, pero resulta mucho más complicado cuando se trata de
desarrolladores web dedicados a un proyecto donde el cliente no ha
especificado el resultado final.
c. Trabajo arduo: Como comentábamos antes, los proyectos cambian. Si vas a
usar un diagrama de Gantt, tienes que adaptarlo conforme a dichos cambios. El
gestor de proyectos responsable tiene que actualizar el diagrama con
frecuencia, aunque esta tarea se puede simplificar con la ayuda de un programa
de gestión de proyectos.

¿Cómo crear un Diagrama de Gantt?

Para crear tu primer diagrama de Gantt, sigue el proceso que te presentamos a

continuación:

1-. Haz una lista de todas las tareas: Apunta todas las tareas que tienen que
completarse para terminar el proyecto con éxito. También debes incluir los plazos de
entrega y los miembros del equipo responsables. Por ejemplo, si estás rediseñando un
sitio web, una «actividad» de grandes dimensiones abarcaría crear una serie de
mockups en Photoshop.

A su vez, esta actividad puede desglosarse en varias tareas:

 Crear wireframes
 Revisar el rendimiento de usabilidad de los wireframes
 Crear mockups con los wireframes de mejor rendimiento
 Crear un prototipo a partir del mockup
 Hacer tests de usabilidad
 Revisar y autorizar los prototipos de mejor rendimiento para pasar a desarrollo
Este mismo proceso se puede aplicar a otro tipo de proyectos, como la construcción de
una casa. En este caso, las tareas se pueden subdividir de la siguiente manera:

 Pedir los materiales

 Enviar una factura parcial
 Instalar el suelo
 Pintar las paredes
 Facturar las horas trabajadas

2-. Haz una lista de todas las tareas interdependientes: A menudo, tienes que terminar
una tarea para poder iniciar la siguiente en la lista. Comparémoslo con una cena entre
amigos: primero, tienes que cocinar la cena (Tarea A) y, después, puedes servirles la
comida a tus invitados (Tarea B). Hay otras tareas que se pueden realizar al mismo
tiempo. Puedes cortar las verduras (Tarea A) sin tener que esperar a que se acaben de
cocer las patatas (Tarea B). Planifica cómo se relacionan las distintas tareas en tu
proyecto.

3-. Crea una línea temporal del proyecto: ¿Cuántos días o, incluso, ¿cuántas horas
necesita este proyecto? Ten en cuenta que todos los proyectos suelen sufrir retrasos:
echa un vistazo a los registros históricos de anteriores proyectos y haz un seguimiento
del tiempo de manera consistente para hacerte una idea sobre lo flexible que tendrás
que ser a la hora de crear tu línea temporal.

4-. Asigna tareas a los miembros del equipo: En este caso, también será de gran
utilidad contar con los registros históricos de los resultados individuales. Por ejemplo, si
tus datos te muestran que un miembro en particular suele entregar las tareas tarde,
podrás evitar asignarle las tareas de mayor prioridad o prestarle más atención para que
las entregue a tiempo. También tendrás que tener en cuenta:

 En qué otros proyectos están trabajando tus compañeros simultáneamente

 Los descansos programados o vacaciones de los miembros del equipo
LAS 5S

El método de las 5S es una técnica de gestión originaria de Japón basta en cinco

principios o fases muy sencillas, que comienzan por S (en japonés) y que son las que
dan nombre al método. Su origen está en 1960 en la ciudad de Toyota y su objetivo era
conseguir lugares de trabajo que estuviesen mejor organizados. Para ello se basa en
dos principios básicos: el orden y la limpieza. En realidad, es una herramienta de
aumento de la productividad muy barata, puesto que genera grandes beneficios sin
necesidad de invertir grandes cantidades económicas.

Fases del método de las 5S

Esta descripción se basa en el significado de cada una de las cinco S: seiri, seiton,
seiso, seiketsu, shitsuke.

1. Seiri: Se refiere al sentido de la utilización. Está relacionada con el uso

eficiente de los recursos y materiales. Por tanto, para desarrollarla de manera
eficiente, es necesario que las empresas hagan una evaluación profunda para
saber qué es necesario y qué no. Esto involucra desde el capital humano hasta
los documentos y recursos técnicos con los que cuenta la organización.
2. Seiton: Se asocia con la organización. Se trata de generar o propiciar la
armonía dentro de los espacios de trabajo a través de orden en las salas,
escritorios, áreas comunes, entre otras zonas de trabajo.
De esa manera no solo se logra tener espacios de trabajo más gratos; también
se facilita el acceso a documentos, servicios y herramientas que puedan ser
útiles para cualquier miembro del equipo de trabajo a través de la clasificación
adecuada del contenido u otra clase de recursos.
3. Seiso: Se relaciona con la limpieza como un valor que depende de todos los
involucrados con la organización. Por tanto, cada persona es responsable del
cuidado e higiene de los espacios de trabajo en los que se encuentra.
El cuidado e higiene al que se refiere esta palabra también está relacionado con
la imagen de la persona, un aspecto clave no solo desde una perspectiva
 personal sino también en relación con la dinámica de trabajo para no incomodar
a compañeros y clientes.
Esto deriva en mejoras en las relaciones interpersonales y la conservación de
equipos y áreas de trabajo.
4. Seiketsu: Esta palabra de la metodología 5S se fundamenta en generar
dinámicas de reafirmación de los valores antes descritos. Se trata de
normalizar esas conductas hasta convertirlas en hábitos que se vuelvan parte de
la filosofía de trabajo de los empleados. De esa manera se consolida el nuevo
modelo de trabajo. Para ello, como parte de la metodología 5S, se pueden
realizar diversas acciones, como dejar en espacios accesibles aquellos
elementos que se usen constantemente y apartar aquellos que sean necesarios
de forma ocasional; generar costumbres de monitoreo de higiene en los
espacios de trabajo así como la categorización y la adecuada distribución de
recursos.
5. Shitsuke: Involucra a la disciplina como un valor esencial para que el
desarrollo de los cuatro factores anteriores se cultive hasta convertirse en parte
de la filosofía de la organización. La constancia en la aplicación de estos
aspectos y su monitoreo derivará en diversas mejoras para el personal y la
dinámica de trabajo de la empresa.
En ese sentido, no solo se trata de exigir conductas a los empleados sino
también en invertir en capacitaciones, mejoras, equipos y herramientas que
faciliten la tarea y vayan de la mano con su esfuerzo por construir una cultura de
trabajo distinta a la que, posiblemente, venían manejando.
Para estimar el impacto que la metodología 5S genera se recomienda
desarrollar evaluaciones periódicas para conocer cómo va su ejecución. De esa
manera también se incentiva que la filosofía de trabajo puede seguir mejorando
y creciendo.

Objetivos de la metodología 5S
La metodología 5S ofrece resultados en el mediano y largo plazo a través del logro de
objetivos en los espacios de trabajo y el rendimiento del personal.

Al fomentar el sentido de utilidad, el orden y la higiene a través de diversos métodos, el

área de trabajo se convierte en un mejor espacio para estar.

Esto deriva en aspectos positivos, dentro de los que se encuentran mejoras en el

desempeño individual de los empleados y el rendimiento grupal, al fomentar a través de
la metodología 5S una cultura de orden, clasificación, cuidado y compromiso tanto en
las tareas como en las relaciones entre los empleados.

Es común encontrar pensamientos asociados con que la metodología 5S está ideada

únicamente para empresas grandes, sin embargo, diversos expertos consideran que
debería ser una metodología aplicada a cualquier tipo de compañía porque propicia un
valor clave dentro del mundo empresarial, la diferenciación.

La metodología 5S está pensada para desarrollar, a través de los valores descritos,

aspectos como la innovación, la eficiencia en distintas áreas, así como mejoras en la
productividad y el resultado final del producto con el que cada organización trabaje,
bien sea material o conceptual. Su adecuada implementación también deriva en una
mejor manera de gestionar las crisis al momento de presentarse.

Ventajas de la metodología 5S

Las ventajas de la metodología 5S se reflejan tanto en el rendimiento de los empleados

como en los espacios de trabajo.

 Organización
 Sistematización
 Categorización
 Mejoras en la gestión de tiempo
 Mejoras en la productividad
 Optimización de las tareas
 Mejoras en la gestión del material, evitando pérdidas.
Estas ventajas impactan favorablemente en la dinámica laboral, generando mejores
resultados, crecimiento profesional y evolución positiva en las relaciones entre los
empleados.

Quality Function Deployment (QFD)

El Quality Function Deployment o QFD (también llamado “despliegue de la función de

calidad” en español) es un análisis sistemático de las necesidades del cliente para
mejorar la calidad de los productos. El QFD se originó durante las décadas de 1960 y
1970 en Japón, donde fue desarrollado principalmente por Yōji Akao. Mitsubishi y
Toyota, entre otras empresas, han utilizado este método para adaptar mejor su oferta al
mercado y acelerar su crecimiento. Con estos fines, se examinan cuidadosamente
tanto las necesidades del cliente como el rendimiento de los propios productos, así
como la oferta de la competencia.

La particularidad del Quality Function Deployment es que todos los elementos se

representan en un gráfico y están relacionados entre sí. Si a la matriz QFD se le da una
forma determinada, el gráfico se denomina Casa de la Calidad. Con este método, se
puede averiguar sistemáticamente las necesidades de los clientes para presentarlas de
manera clara. El QFD se utiliza principalmente para la gestión de calidad, aunque
también se implementa en los ámbitos de la gestión y el desarrollo del producto. En
definitiva, esto incluye prácticamente todos los ámbitos empresariales.

¿Cómo funciona el método QFD?

El Quality Function Deployment no es un modelo rígido. Desde que Yōji Akao lo

implementó por primera vez, muchas otras personas lo han desarrollado (como Bob
Kind o Emil Jovanov), y el propio Akao también ha remarcado que cada empresa debe
adaptar el concepto a su propia situación. Lo que todas las variantes tienen en común
es que se procede paso a paso: se empieza con una encuesta al cliente y se termina
con la producción o el lanzamiento al mercado.
1. Paso 1: análisis del grupo objetivo: Al desarrollar un nuevo producto, lo
primero que hay que preguntarse es a quién está destinado realmente: ¿quién
va a comprarlo cuando esté disponible? Esta primera aproximación consiste en
distinguir entre B2B y B2C, algo relativamente básico. Sin embargo, a esto le
siguen otras consideraciones, como los ingresos aproximados, el sexo, el estado
civil, la edad o el nivel de estudios de los clientes potenciales. Finalmente, se
hacen suposiciones sobre datos menos medibles, como los deseos, los valores
y las normas que siguen esas personas.
Este primer paso te ayuda de dos maneras: por una parte, te haces una idea
más clara de cómo hay que posicionar el producto o el servicio en el futuro. Por
la otra, realizas un trabajo preparatorio para el siguiente paso, en que se analiza
con más detalle el grupo destinatario.
2. Paso 2: análisis del cliente: Ahora es el momento de encuestar a los clientes.
En el paso anterior, ya has establecido el grupo de personas al que te diriges, es
decir, cómo vas a estructurar a los sujetos de prueba. En esta fase, la tarea
consiste en averiguar qué quieren los clientes potenciales del producto o
servicio. Para ello, se utilizan sobre todo entrevistas y cuestionarios.
El modelo QFD se puede utilizar tanto para desarrollar inicialmente el producto
como para modificarlo en fases posteriores. Por lo tanto, también se pueden
incluir en el análisis las reclamaciones, los casos de garantía o los informes del
servicio de atención al cliente. Si la empresa solo fabrica el producto y no lo
vende al cliente final, tiene sentido incluir las conversaciones con los
distribuidores, por lo que una buena gestión de reclamaciones puede
proporcionar información preliminar para el QFD.
La información que se recopila también depende de la naturaleza de la oferta.
Un servicio se valora de manera diferente a un producto. Asimismo, los aspectos
que interesan en un producto físico son diferentes de los del software. Todo esto
se tiene en cuenta para establecer ciertas características, como las dimensiones
o el diseño del color. Independientemente de la naturaleza de la oferta, es
importante la disposición a pagar del cliente: ¿cuánto se gastaría en un producto
de ese tipo?
 Para no perderse en las muchas necesidades de los clientes, se realizan
ponderaciones. Las peticiones que los clientes expresan repetidamente tienen
una prioridad alta. Se utiliza una escala del 1 (poco importante) al 10 (muy
importante). Otro tipo de ponderación consiste en utilizar un número total de
puntos: se parte de un total de 100 puntos, que se distribuyen a cada necesidad
con una ponderación diferente.
3. Paso 3: análisis de la competencia: Ahora se analizan los competidores que
hay en el mercado. La mejor manera de hacerlo es seleccionar unos cinco
competidores, los que más se parezcan a la propia empresa. Estos deben
analizarse teniendo en cuenta la información obtenida durante el análisis de las
necesidades del cliente. La perspectiva del cliente es fundamental en este paso:
¿el producto de la competencia tiene las funciones deseadas, el peso adecuado
o la durabilidad requerida?
El propio producto se evalúa en comparación directa con el de la competencia.
¿Cómo se comporta la oferta en términos de las necesidades del cliente en el
mercado? Todas las ofertas examinadas pueden, por ejemplo, recibir puntos o
una calificación. Una parte de la matriz QFD resulta de esta evaluación.
4. Paso 4: análisis del producto: También es importante analizar
cuidadosamente el propio producto para determinar si cumple con las
necesidades del cliente. En primer lugar, hay que definir las características
correspondientes del producto. También se puede ponderar cada característica
de rendimiento si existen diferencias entre las características. A continuación, se
revisa, necesidad por necesidad, cómo se comporta el producto. Al mismo
tiempo, se consideran las responsabilidades en el aspecto técnico. Por ejemplo,
si los clientes quieren que un aparato eléctrico vaya más rápido, será necesario
revisar el motor.
El proceso no se limita a una simple valoración; al fin y al cabo, lo que la
empresa pretende es mejorar el producto. Por lo tanto, en este contexto,
también se piensa en las posibilidades de optimización: qué se puede modificar
en el proceso de producción para entregar un mejor producto (es decir, un
producto adaptado a las necesidades del cliente).
Método Kanban

Kanban es una forma de ayudar a los equipos a encontrar un equilibrio entre el trabajo
que necesitan hacer y la disponibilidad de cada miembro del equipo. La metodología
Kanban se basa en una filosofía centrada en la mejora continua, donde las tareas se
“extraen” de una lista de acciones pendientes en un flujo de trabajo constante.

La metodología Kanban se implementa por medio de tableros Kanban. Se trata de un

método visual de gestión de proyectos que permite a los equipos visualizar sus flujos
de trabajo y la carga de trabajo. En un tablero Kanban, el trabajo se muestra en un
proyecto en forma de tablero organizado por columnas. Tradicionalmente, cada
columna representa una etapa del trabajo. El tablero Kanban más básico puede
presentar columnas como Trabajo pendiente, En progreso y Terminado. Las tareas
individuales representadas por tarjetas visuales en el tablero avanzan a través de las
diferentes columnas hasta que estén finalizadas.

Principios de la Metodología Kaban

Existen distintas metodologías ágiles que se pueden aplicar en función de la naturaleza

de la empresa y de la organización de sus procesos internos. Pero las características
que definen a Kanban y por las que se diferencia del resto son las siguientes.

1. Visualización de todas las tareas: En el tablero se exponen todas las tareas de

forma que, con un solo vistazo, cada persona identifica lo que debe hacer.
2. En proceso: No es solo un modelo de gestión, sino que es un sistema de mejora
para el desarrollo de proyectos basado en los objetivos que se quieren
conseguir.
3. Priorización según importancia y urgencia: Con este método se hace lo justo y
necesario, pero bien hecho. Es decir, no hay margen de error y no se premia la
rapidez, sino la calidad de cada tarea. Para que esto sea posible es necesario
eliminar o reducir lo que es secundario en el devenir del proyecto.
 4. Seguimiento del tiempo: Las tareas acumuladas o pendientes marcan lo que se
debe realizar en cada momento, pero se pueden priorizar, en función de las
necesidades, algunas tareas entrantes. Es decir, se tiene capacidad para dar
una respuesta efectiva a tareas imprevistas.

Cómo funciona la metodología Kanban

Esta metodología es muy sencilla, se puede actualizar y los equipos de trabajo la

pueden asumir sin problema. Al ser un método visual permite que con un simple vistazo
se conozca el estado de los proyectos y se puedan asignar nuevas tareas de manera
muy efectiva. Para aplicarlo, es necesario un tablero de tareas con el que poder
mejorar el trabajo y tener un ritmo sostenible.

1. Definir el flujo de trabajo en cada proyecto

Hay que crear un tablero visible y accesible para todos los miembros del equipo. En las
columnas se anotará el estado del flujo de las tareas -siendo necesarias tantas como
estados de las tareas existan desde su comienzo hasta su finalización- y así se
determinará el estado de cada proyecto.

Al ser un método visual permite que con un simple vistazo se conozca el estado de los
proyectos y se puedan asignar nuevas tareas de manera muy efectiva

Es un tablero continuo en el que las tarjetas no se desplazan, sino que a medida que
se avanza por él, las nuevas funcionalidades, mejoras o incidencias se acumulan al
inicio. Así, pueden priorizarse y colocarse en las secciones más oportunas.

2. Fases del ciclo de producción

Este método se basa en el desarrollo incremental, es decir, en la división del trabajo en

diferentes partes. Por lo tanto, no se habla de una tarea en sí, sino que se agiliza el
proceso de producción al dividir el trabajo en distintos pasos.

Cada tarjeta, post-it o casilla en la hoja de cálculo que se utilice para aplicar el método
se añade al tablero en la fase que corresponda. Allí se añade la información necesaria
para que el equipo conozca la carga total de trabajo que le va a suponer. Se describe la
tarea y cualquier tipo de observación.

De esta forma, el trabajo es visualizado correctamente por cada departamento, así

como las prioridades y objetivos. De nuevo, al tratarse de un método tan visual se gana
en eficacia a todos los niveles.

3. Stop starting, start finishing

Este es el lema de la metodología, y con él se priorizan las tareas en curso frente a las
nuevas. El trabajo en curso debe ser limitado y no puede superar un número
determinado de tareas en cada fase, de esta forma se restringe el trabajo en curso.

Permite priorizar, realizar informes precisos y supervisar adecuadamente el trabajo en

equipo

4. Controlar el flujo

Este método no se aplica solo a un proyecto, sino que puede mezclar diferentes
proyectos y tareas. Los trabajadores tienen un flujo constante de trabajo y se puede
realizar un buen seguimiento del mismo al recopilar toda la información que
proporciona cada tarjeta.

Ventajas de la metodología Kanban

A través de los principios en los que se basa este método ya podemos intuir las
numerosas ventajas que conlleva su aplicación en cualquier empresa. Estas son los 4
beneficios indiscutibles.

1. Transparencia: Los tiempos de entrega son más cortos y hay una mayor
fiabilidad en los mismos. Todo el mundo sabe cuál es su tarea y en qué
momento está de su ciclo.
2. Evita tareas ineficientes: Se evita la sobreproducción y la limitación de los
recursos, lo que supone contar con una mayor disponibilidad de materiales.
 3. Control de las tareas: El tiempo de producción es más rápido, por tanto, se
reduce el control del esfuerzo y se mejora la planificación. Esto afecta
directamente a la mayor productividad en el área de compras, abastecimiento y
control. Aumenta la rotación de los inventarios y se necesita una menor
capacidad de almacenamiento.
4. Flexibilidad: Como todo el equipo sabe perfectamente cuál es su tarea y la
realiza con eficacia, si surge alguna tarea imprevista existe una capacidad de
respuesta que permite atenderla.

En definitiva, la metodología Kanban está indicada para las empresas que necesiten
cierta flexibilidad a la hora de manejar nuevas entradas de tareas y poder realizar un
buen seguimiento de las mismas. Además, permite priorizar, realizar informes precisos
y supervisar adecuadamente el trabajo en equipo.
Conclusión

La planificación es el primer paso para alcanzar los objetivos. Ya sea una organización
comercial, un organismo educativo o incluso una persona, establecer objetivos e
intentar alcanzarlos es una actividad esencial. Puede haber diferentes tipos de
objetivos con diferentes grados de importancia y tiempos. Pero, una cosa que sigue
siendo común, que es diseñar un plan que sea lo suficientemente eficiente como para
ayudar a lograr estos objetivos.

Estas herramientas de planificación sintetizan los datos brutos, los convierte en un plan
de entrega e información significativa que representa todo el plan y sus elementos
individuales para conseguir un resultado fácil de percibir y analizar. en sus
representaciones gráficas nos permite evaluar cada paso del proceso de planificación y
hacer las correcciones necesarias.

Sin embargo, la aplicación adecuada de estas técnicas de planificación y control es

fundamental para la eficiente gestión de las gerencia, proyectos, productos,
organizaciones y entes que deseen minimizar los márgenes de error y mejora los
procesos en alguna área en específico. Estas técnicas cobran aún mayor importancia
en la medida que los procesos se tornan más complejos y requieren mayores recursos.
Sin embargo, actualmente el uso efectivo de las herramientas de planificación control
por desconocimientos se hace en la mayoría de los casos a nivel de obras grandes
debido a la falta de experiencia en el uso de dichas técnicas y la falta de conocimientos
sobre su beneficio. Si se tuviera el conocimiento tendrían beneficios a corto, mediano o
largo plazo solo con el hecho de educarnos con el uso de estas herramientas que
facilitan la coordinación de actividades y permite prever fácilmente la necesidad de
recursos y buscar la optimización de sus procesos a todo nivel
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