SIMULACIÓN Y APLICACIÓN

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

UTB-LA PAZ
LIC. ADM. RODRIGO INCHAUSTE ROMERO - DOCENTE
1
2022
 LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Concepto de Administración: Optimizar el uso de recursos
para alcanzar un objetivo concreto.

Recursos: PLANEAMIENTO EJECUCIÓN Objetivo:

-Personal -Proyecto
-Material -Fases
-Equipo ORGANIZACIÓN CONTROL -Tareas

Actividades que se Actividades que se

realizan antes de realizan durante el
empezar el Proyecto. desarrollo del
Proyecto. 2
LIC. ADM. RODRIGO INCHAUSTE ROMERO - DOCENTE
2021
 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
A. Planeamiento: C. Ejecución:
- ¿Qué se va a hacer? - Se refiere a la puesta en
- ¿Dónde se va a realizar? marcha y coordinación
- ¿Cómo se va a realizar? para que no falte nada en
- ¿Cuándo se va a realizar? las actividades del
Proyecto.
B. Organización:
- ¿Quién va a hacer qué? D. Control:
- ¿Quién se va a encargar - Actualización permanente
de cada actividad? de los datos de un
- ¿Cuál es la relación entre proyecto.
los participantes del
Proyecto?
- ¿Con qué autoridad se Por lo tanto, MS PROJECT es una
relacionan estos Herramienta Administrativa porque
participantes? nos ayuda a realizar el Plan de
Proyecto inicialmente y luego nos
asiste para realizar su respectivo
control durante su desarrollo.
 TRIÁNGULO DEL PROYECTO

TIEMPO (PROGRAMACIÓN)

COSTO (PRESUPUESTO) ÁMBITO (TRABAJO)

4
 DEFINICIONES:
1. TIEMPO: Se refiere al Plazo de ejecución del Proyecto.
Primera delimitación del Proyecto.
2. COSTO: Se refiere a la designación presupuestaria para
un determinado Proyecto el cual no debe ser excedido.
3. ÁMBITO: Conjunto de Características y
Especificaciones que debe cumplir un Proyecto para que
se desarrolle de manera satisfactoria. Se refiere a su vez
a dos aspectos:
- Clase: Especificación técnica.
- Calidad: Grado de optimización de esa clase de
acuerdo a los diferentes estándares de calidad.

5
 MS PROJECT:

1. TIEMPO: Duración (Variable del MS Project)

2. COSTO: Costo (Variable del MS PROJECT)
3. ÁMBITO: Trabajo (*) (Variable del MS PROJECT)
* Trabajo: Cantidad y Calidad de recursos (mano de
obra, materiales, equipo, etc.) necesarios para
completar una tarea o todo el proyecto.

La Administración de Proyectos es Planear, Ejecutar y Controlar un

Proyecto, el cual, generalmente tiene delimitaciones de tiempo,
costo y ámbito.
(Delimitación: Factor que nos limita un proyecto)
MS PROJECT, es una herramienta que nos permite medir y controlar
las delimitaciones que existen en todo Proyecto.
6
 ¿CÓMO FUNCIONA MS PROJECT?

16 Horas 16 Horas ACTIVIDAD

O TAREA

PERIODO: PERIODO:
1 DIA 1 DIA

1. Ejemplo: 2 Obreros trabajan 8 Horas = 16 Horas diarias, y 2

días de ejecución de la Tarea.

1. TRABAJO: Cantidad de recurso necesario para completar una

tarea o actividad en un determinado Proyecto.
Para el ejemplo: 2 periodos x 2 obreros x Jornada laboral
2 x 2 x 8 = 32 Horas
7
ESFUERZO: Es el trabajo diario, lo que se trabaja diariamente.
Para el ejemplo: 2 obreros x Jornada laboral x 1 jornada
2 x 8 x 1 = 16 Horas

DURACIÓN: Tiempo de trabajo activo necesario para completar

una tarea.
Duración = trabajo / esfuerzo

Para el ejemplo: D = 32 Horas / 16 Horas

D = 2 Días

Estas 3 variables determinan los tipos de tareas.

8
 TIPOS DE TAREA.
1. DURACIÓN FIJA: Tarea en la que no importa cuantos
recursos más aumentemos, la duración siempre es la misma
Para el ejemplo:

2 Obreros
16 Horas 16 Horas
trabajan
diariamente
Duración= 2
PERIODO: 2 DIAS días

32 Horas 32 Horas 4 Obreros

trabajan
diariamente
PERIODO: 2 DIAS Duración= 2
días

9
TRABAJO FIJO:
Para el ejemplo:

16 Horas 16 Horas 2 Obreros

Trabajo= 32
Horas
PERIODO: 2 DIAS

32 Horas Si 2 obreros
trabajan en 2 días,
4 obreros trabajan
PERIODO: 1 DIA 1 día.
Trabajo=32 Horas

8 Horas 8 Horas 8 Horas 8 Horas 1 Obrero

Trabajo= 32
Horas
10

PERIODO: 4 DIAS
UNIDADES FIJAS: Cuando el esfuerzo es Fijo.
Para el ejemplo:

16 Horas 16 Horas

PERIODO: 2 DIAS

16 Horas 16 Horas 16 Horas

PERIODO: 3 DIAS

El rendimiento es inverso a la duración, si aumentan

los días entonces el rendimiento se reduce.

11
 INICIANDO EL MS PROJECT.
BARRA DE MENUS

BARRA DE
HERRAMIENTAS

VISTA DE TABLA – HOJA LÍNEA DIVISORIA

DE TAREAS

VISTA GRÁFICA –
ESCALA TEMPORAL
BARRA DE VISTAS

BARRAS DE
DESPLAZAMIENTO

12
 TIPOS DE VISTAS.

1. VISTA DE HOJA O TABLA: Vista compuesta por filas y

columnas similar a una hoja de cálculo. Las Filas se
denominan Tareas o Recursos (dependiendo si éstas
representan a una tarea o a un recurso) y las columnas
se denominan campos y muestran información
específica acerca de una tarea o un recurso. Desde esta
vista se puede importar y exportar datos a Excel.

2. VISTA DE DIAGRAMA: Nos muestra información de

una tarea en Forma Gráfica a través del Diagrama por
defecto utilizado – Diagrama de Gantt.

3. VISTA FORMULARIO: Muestran información específica

de una tarea o un recurso.

13
 NIVELES DE TRABAJO EN MS
PROJECT

1. PRIMER NIVEL: MS PROJECT puede utilizarse sólo para

programar.
2. SEGUNDO NIVEL: MS PROJECT puede tomar información de
tiempo y costos, es decir se pueden aplicar costos a las tareas y
determinar el flujo de costos del Proyecto.
3. TERCER NIVEL: MS PROJECT puede trabajar con tiempo y
ámbito, es decir a la programación se le aplica recursos y se puede
determinar que recursos se van a aplicar por periodo.
4. CUARTO NIVEL: MS PROJECT puede trabajar con Tiempo +
Recursos + Costos = Programación Completa.

14
 1er
NIVEL

2do 3er
TIEMPO (PROGRAMACIÓN) NIVEL
NIVEL

COSTO (PRESUPUESTO) ÁMBITO (TRABAJO)

4to
NIVEL 15
 CONFIGURACIÓN INICIAL DEL PROYECTO
1. PRIMERA CONFIGURACIÓN:
Menú Herramientas – Opciones - Programación

2. SEGUNDA CONFIGURACIÓN:
Menú Herramientas – Opciones - Calendario

3. TERCERA CONFIGURACIÓN: Fecha de comienzo del

Proyecto
Menú Proyecto – Información del Proyecto

4. CUARTA CONFIGURACIÓN: Calendario del Proyecto

Menú Herramientas – Cambiar Calendario Laboral

5. QUINTA CONFIGURACIÓN:
Menú Archivo – Propiedades – Resumen
16
CONFIGURACIÓN DE CALENDARIO LABORAL EN MS PROJECT 2019

17
18
19
 COMPOSICIÓN DE UNA PROGRAMACIÓN
Una programación se compone de (ver glosario de
términos):
- DEPENDENCIA ENTRE TAREAS
- DELIMITACIONES DE TAREAS

4.3.1 DEPENDENCIA ENTRE TAREAS:

TAREA - A PREDECESORA (INDEPENDIENTE)

SUCESORA (DEPENDIENTE)
TAREA - B
VÍNCULO

20
TIPOS DE DEPENDENCIA:

A. FIN COMIENZO
-DEBE COMPLETARSE LA TAREA A
PARA QUE COMIENCE LA B
TAREA - A - NO PUEDE EMPEZAR LA TAREA B
HASTA QUE TERMINE LA TAREA A

TAREA - B

B. COMIENZO COMIENZO
- LA TAREA B COMIENZA CUANDO
COMIENZA LA TAREA A
TAREA - A

TAREA - B 21
 C. FIN - FIN
- LA TAREA B NO PUEDE FINALIZAR
HASTA QUE LA TAREA A FINALICE.
TAREA - A - B FINALIZA CUANDO A FINALIZA.

TAREA - B

C. COMIENZO - FIN

TAREA - A

-B NO PUEDE FINALIZAR HASTA QUE

A COMIENCE.
TAREA - B - B FINALIZA CUANDO COMIENZA A.
22
4.3.2 DELIMITACIONES DE TAREAS:

MENU PROYECTO – INFORMACIÓN DEL PROYECTO:

Existen dos opciones de Programación
• Programar a partir de la Fecha de Comienzo
• Programar a partir de la Fecha Fin del Proyecto

23
Cuando se Programa a partir de la Fecha de Comienzo: Método
ASAP (as soon as possible) = LAP (lo antes posible)

TAREA - A

TAREA - B

TAREA - C

TAREA - D

Ejemplo de delimitación programada por el usuario:

• No comenzar antes de (NCAD)
24
 Cuando se Programa a partir de la Fecha Fin: Método ALAP (as
late as possible)= LMTP (lo mas tarde posible).

TAREA - A

TAREA - B

TAREA - C

TAREA - D

Ejemplo de delimitación programada por el usuario:

• No finalizar después de (NFDD)
25
Las Delimitaciones pueden ser:

1. Flexibles: Cuando no están ligadas a una fecha concreta ej.

ASAP y ALAP.
2. Inflexibles: Cuando están ligadas a una fecha (fecha de
delimitación ej. No comenzar antes de…. No finalizar después
de…

Una programación debe tener dependencia y limitaciones, pero se

recomienda no emplear muchas delimitaciones.
Es importante fijar bien las dependencias porque nos ayudan a
determinar la Ruta Crítica.

26
4.3.3 FORMAS DE ESTABLECER DEPENDENCIAS:
Ejemplos prácticos:

• La Tarea 11 comienza cuando termina la Tarea 6. (FIN-COMIENZO)

• Para que inicie la Tarea 10 debe haber terminado la 5. (FIN-COMIENZO)
• Además, para que inicie la Tarea 10 debe haber terminado la 4. (FIN-
COMIENZO)
• Además, para que inicie la Tarea 10 debe haber terminado la 9. (FIN-
COMIENZO)
• Para que inicie la Tarea 12 debe completarse la tarea 3, 7 y 11. (FIN-
COMIENZO)
• La Tarea 13 finaliza cuando finaliza la tarea 12. (FIN-FIN)
• 2 días después de que finalice la Tarea 1 se va a iniciar la Tarea 2
(tiempo de posposición positiva o tiempo de postergación).
• La Tarea 8 comienza 1 día antes del término de la Tarea 7 (TIEMPO DE
ADELANTO).
• La Tarea 11 se inicia 1 día después de que se inicia la Tarea 8. (INICIO-
INICIO) postergación positiva
• La Tarea 14 finaliza cuando comienza la 12. (COMIENZO-FIN)
• La Tarea 15 finaliza 2 días después del fin de la tarea 10. (FIN-FIN)

27
 PROGRAMACIÓN DE TAREAS

DELIMITACIONES:
Parámetros que pueden tener las tareas en las fechas de inicio y fin.
Métodos para definir las Delimitaciones.
• Cambiar Fecha Inicio.
• Cambiar Fecha Fin.
• Seleccionar la tarea en la barra de Gantt y moverla de izquierda o
derecha.
• Información de la tarea, Fichero Avanzado, Tipo de Delimitación.
• Configuración Fecha Límite.
• Existen opciones de delimitación Flexibles e Inflexibles.
• Ejemplos de delimitaciones.

28
APLICACIONES DE LA RUTA CRÍTICA

• La Ruta Crítica sirve para realizar ajustes a la Programación,

ajustamos las tareas críticas y la programación se modifica.
• Durante la ejecución, debemos evaluar no atrasarnos en las
tareas críticas para no retrasarnos en el plazo de ejecución.

29
 COMPLETAR PROYECTO Y OPCIONES DE
IMPRESIÓN

RUTA CRÍTICA: El Proyecto debe estar terminado hasta la Ruta Crítica.

TAREA - A

TAREA - B

TAREA - C

Si sólo se marca esta tarea como Ruta Crítica es porque ha sido

delimitada. (Ojo, tratar en lo posible de no trabajar con delimitaciones
Inflexibles).
30
 TAREA - A

TAREA - B

TAREA - C

Para eliminar este tipo de situaciones debemos eliminar la

delimitación Inflexible:
(Doble click sobre la Tarea C – Avanzado – Tipo de delimitación: Lo
antes posible)

31
IMPRESIÓN DE REPORTES:

-Menú Archivo – Configurar Página –

• Página – Márgenes – Encabezado – Pie de Página – Leyenda
• (hacer doble click en medio de la pantalla en el diagrama de gantt)

32
SEGUNDO NIVEL DE PROGRAMACIÓN:
• No es necesario saber todo el MS PROJECT para poder programar, es
más podemos a nuestra programación Costos sin incluir Trabajo, aún.
• Si sabemos cuánto cuesta cada actividad, entonces podemos pasar
los costos de un presupuesto al MS PROJECT.
• En MS PROJECT se pueden establecer los costos de cada una de las
actividades sin tener que colocar aún los recursos.
• Cuando colocamos costos podemos determinar cuál es el costo total
por periodo entonces, podremos tener un cronograma valorizado de
Obra o Proyecto.

1er
NIVEL
TIEMPO
(PROGRAMACIÓN)
2do
NIVEL

ÁMBITO 33
(TRABAJO)
COSTO
(PRESUPUESTO)
VISUALIZACIÓN DE VARIABLES EN EL PROYECTO: (Ejemplo
Programación en Días Calendario)

MENÚ PROYECTO – INFORMACIÓN DEL PROYECTO –

ESTADÍSTICAS

• CAMBIANDO INFORMACIÓN DE LA TABLA: MENÚ VER – TABLA –

COSTO
• Cuando ingresamos Información en el Campo de Costo Total,
automáticamente se actualiza la Información de Costo Fijo.
• En las estadísticas del Proyecto, ahora tenemos Duración y Costo, pero
aún no hay trabajo (es decir aún no hay recursos asignados).
• MS PROJECT ahora puede calcular costos por periodos: MENÚ VER –
INFORMES – COSTOS – SELECCIONAR – FLUJO DE CAJA. (PARA
PROJECT 2003). MENU INFORME – INFORMES (PARA PROJECT
2007). El Programa nos muestra semanalmente cuáles son los costos
del Proyecto.
• Para Modificar el Cuadro: MENÚ VER – INFORMES – COSTOS –
FLUJO DE CAJA – MODIFICAR – COLUMNA 1 – SEMANAS x MESES
34
CRONOGRAMA VALORIZADO: Proyección de los Costos del Proyecto
por periodo de tiempo. Ejemplo:

CRONOGRAMA VALORIZADO JULIO AGOSTO

PROGRAMACION EN DIAS CALENDARIOS 90,000.00 48,000.00 42,000.00

GRUPO A 30,000.00 26,000.00 4,000.00

TAREA 01 10,000.00 10,000.00
TAREA 02 8,000.00 8,000.00
TAREA 03 6,000.00 6,000.00
TAREA 04 4,000.00 2,000.00 2,000.00
TAREA 05 2,000.00 2,000.00
GRUPO B 30,000.00 16,000.00 14,000.00
TAREA 06 10,000.00 10,000.00
TAREA 07 8,000.00 6,000.00 2,000.00
TAREA 08 6,000.00 6,000.00
TAREA 09 4,000.00 4,000.00
TAREA 10 2,000.00 2,000.00
GRUPO C 30,000.00 6,000.00 24,000.00
TAREA 11 10,000.00 6,000.00 4,000.00
TAREA 12 8,000.00 8,000.00
TAREA 13 6,000.00 6,000.00
TAREA 14 4,000.00 4,000.00
TAREA 15 2,000.00 2,000.00
TOTAL DEL MES 48,000.00 42,000.00
TOTAL ACUMULADO(MES ACTUAL +MES ANTERIOR) 48,000.00 90,000.00
PORCENTAJE MES(TOTAL MES/TOTAL PROYECTO) 53.33% 46.67%
PORCENTAJE ACUMULADO(MES ANTERIOR +MES
ACTUAL) 53.33% 100.00%
35
DESVENTAJA DE CUADRO EN PROJECT: El Cronograma Valorizado
debe tener el Porcentaje de avance de obra , el porcentaje acumulado, etc.
Y el cuadro de Project o tiene esta información por lo que habría que editar
este cuadro y exportarlo a Excel.

PARA EXPORTAR LOS DATOS TOTALES Y LO DATOS

TEMPORALES:
• Ir a la Vista Uso de Tareas, que es la vista que muestra los datos
Totales y los datos temporales en vista de Tabla. Se emplea par medir
el Trabajo de un Proyecto.
• MENÚ VER – TABLA – COSTO
• MENÚ FORMATO – DETALLES – DESACTIVAR TRABAJO Y
ACTIVAR COSTO
• EXPORTAR DATOS A EXCEL.

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PROGRAMACIÓN CON COSTOS – CREACIÓN DE UN
CRONOGRAMA VALORIZADO

PARA EXPORTAR LOS DATOS TOTALES Y LO DATOS

TEMPORALES:
 Ir a la Vista Uso de Tareas, que es la vista que muestra los datos
Totales y los datos temporales en vista de Tabla. Se emplea par medir
el Trabajo de un Proyecto.
 MENÚ VER – TABLA – COSTO
 MENÚ FORMATO – DETALLES – DESACTIVAR TRABAJO Y
ACTIVAR COSTO (Nos permite en el lado derecho los costos
temporales)
 EXPORTAR DATOS A EXCEL:
• Seleccionar todas las tareas (Ctrl-C).
• Seleccionamos la columna del Costo Fijo (Ctrl-C).
• Seleccionamos la Información Referida a las Valorizaciones en meses
(Ctrl-C).

37
 Proyección de los Costos del Proyecto por periodo de
tiempo. Ejemplo: Programación en días calendarios.
CRONOGRAMA VALORIZADO JULIO AGOSTO
PROGRAMACION EN DIAS CALENDARIOS 90,000.00 48,000.00 42,000.00

GRUPO A 30,000.00 26,000.00 4,000.00

TAREA 01 10,000.00 10,000.00
TAREA 02 8,000.00 8,000.00
TAREA 03 6,000.00 6,000.00
TAREA 04 4,000.00 2,000.00 2,000.00
TAREA 05 2,000.00 2,000.00
GRUPO B 30,000.00 16,000.00 14,000.00
TAREA 06 10,000.00 10,000.00
TAREA 07 8,000.00 6,000.00 2,000.00
TAREA 08 6,000.00 6,000.00
TAREA 09 4,000.00 4,000.00
TAREA 10 2,000.00 2,000.00
GRUPO C 30,000.00 6,000.00 24,000.00
TAREA 11 10,000.00 6,000.00 4,000.00
TAREA 12 8,000.00 8,000.00
TAREA 13 6,000.00 6,000.00
TAREA 14 4,000.00 4,000.00
TAREA 15 2,000.00 2,000.00
TOTAL DEL MES 48,000.00 42,000.00
TOTAL ACUMULADO(MES ACTUAL +MES ANTERIOR) 48,000.00 90,000.00
PORCENTAJE MES(TOTAL MES/TOTAL PROYECTO) 53.33% 46.67%
PORCENTAJE ACUMULADO(MES ANTERIOR +MES
ACTUAL) 53.33% 100.00%

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 INGRESO DE DATOS TRABAJO (RECURSOS)

• - Trabajo se refiere al Tipo y Cantidad de Recursos que se

necesitan para realizar una tarea.

COLOCAR RECURSOS EN EL PROYECTO:

BARRA DE VISTAS – HOJA DE RECURSOS

• Tomando como ejemplo el Plan de Marketing colocamos cada
recurso en la Tabla.
• Consideraciones para colocar Recursos:
• Recurso Tipo Trabajo: Se refiere a personal y equipos.
• Recurso Tipo Material: cuando es material o cualquier otro tipo
de recurso.
• Trabajo, se mide en unidades de tiempo (HH o HM).
• Material se mide en una variedad de unidades (glb, bls, p2,
m3, etc. Es decir cualquier unidad que no sea unidad de
tiempo.)

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• + Etiqueta de material: Unidad en la que se expresan los recursos de
Tipo Material.
• + Iniciales: Abreviaturas que diferencian un recurso de otro.
• + Grupo: Se puede colocar una clasificación personal a los recursos.
Si ingresamos los recursos en desorden podemos utilizar el Grupo
para ordenarlos (PROYECTO – AGRUPAR POR – GRUPO DE
RECURSOS).
• + Capacidad Máxima: por defecto la capacidad máxima se expresa en
100% o 1.00 (dependiendo como hayamos configurado las unidades
de los recursos en Porcentajes o decimales – MENU HERRAMIENTAS
– OPCIONES - PROGRAMACIONES). Capacidad máxima se refiere a
la disponibilidad de los recursos de tipo Trabajo.

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 ASIGNACIÓN DE RECURSOS.

Consiste en indicar cuáles son los recursos que se incorporarán a las

diferentes Tareas.

Recursos: Tareas:
- Recurso 1 - Tarea 1

- Recurso 2 - Tarea 2

- Recurso 3 - Tarea 3

- Recurso N - Tarea N

Tipos de Asignaciones:
• Asignación Cualitativa (Cuáles recursos se van a utilizar)
• Asignación Cuantitativa (Cuántos recursos se van a emplear)
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