Facultad Ciencias Sociales

Vivian Clavel Díaz

Máster Universitario en Dirección y Organización de
Proyectos
Cierre de Proyecto: económico temporal y de alcance.
Cierre de Adquisiciones ––
Unidad 3

Unidad 3
Interesados y el proceso de cierre

Revisión Aprobación
Nombre y apellidos
Cargo

Contexto 3
Introducción general al Máster 3
Contexto de la Dirección de Proyectos 3
Introducción general a la Asignatura 7
Introducción general a la Unidad 3 – Interesados y el cierre de proyecto 10

Una perspectiva general del cierre de proyecto desde la óptica de los interesados. 11

La posición del interesado formal - informal 13

Los interesados con un rol formal dentro del proyecto 13
Los interesados con un rol Informal dentro del proyecto 13

Consideraciones sobre el proceso de cierre en función del tipo de interesado 16

Interesados internos 16
Interesados externos 16

Conceptos clave de la Unidad Didáctica 21

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [2] 2022

Contexto

Introducción general al Máster

Contexto de la Dirección de Proyectos

Es una realidad que hay una tendencia cada vez mayor hacia la práctica en la Dirección de Proyectos
a nivel mundial, no solo en áreas donde históricamente se han desarrollado proyectos si no que las
organizaciones adoptan de forma global esta práctica dentro de sus procesos corporativos en todos
los ámbitos lo que implica que se incorporen nuevas áreas de la organización que eran ajenas a este
tipo de gestión.

En junio de 2022 hay más de 2.000 demandas bajo el epígrafe

Director de Proyectos en España. La misma búsqueda a nivel
mundial arroja resultados muy próximos a los 200.000. (Fuente
LinkedIn).
En el ámbito profesional, el informe de PMI “Job Growth and Talent Gap in Project Management
2017” indica que la demanda de empleos en dirección de proyectos seguirá creciendo hasta 2027 a
nivel mundial, como resumen se espera un crecimiento de un 33% de forma general. Se puede
observar en la imagen adjunta:

Ilustración 1 - Evolución demanda Directores de Proyecto entre 2017 y 2027, según El informe de PMI

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [3] 2022

“Job Growth and Talent Gap in Project Management 2017” 1

Esto implica que será necesario cubrir aproximadamente 2,2

millones de profesionales en dirección de proyectos cada año
hasta 2027.

La globalización, la internacionalización de proyectos, la incorporación de filosofía “agile”, la

deslocalización de los equipos de trabajo y la propia pandemia COVID 19 ha supuesto la aparición de
nuevos retos dentro de esta práctica que obligan a la definición de nuevas pautas de trabajo que
deben ser adoptadas y definidas tanto por las áreas históricas como por áreas nuevas donde no
existe ni cultura ni experiencia en Dirección de Proyectos.

Dentro de este contexto, la “Dirección y Organización de Proyectos” ha sido reconocida como un

estándar que permite contar con una metodología y vocabulario común entre los participantes
de un proyecto, independientemente de su cultura, su idioma o ubicación geográfica, lo que facilita la
consecución de los objetivos empresariales minimizando los riesgos que esta situación implica.
Además, esta práctica facilita el establecimiento de los roles, procesos, técnicas y herramientas para
alcanzar el objetivo que persiguen los proyectos.

Decimos “una metodología”, no “la metodología”. Y es así, porque hay diversas metodologías de
Dirección de Proyectos. Algunas incluso tienen un carácter “geográfico” desde el punto de vista que
son mayoritarias en su origen y utilización a zonas concretas del mundo. Por otra parte, hay quien
huye del término metodología para hablar de “conjunto de buenas prácticas”. A nuestros efectos,
da igual. Es una forma de hacer. De hecho, hay incluso “grupos de forma de hacer” relacionados con
los ciclos de vida de los proyectos. Todo esto se trabajará de forma detallada a lo largo de este
Master.

En este contexto, el “Máster Universitario en Dirección y Organización de Proyectos” proporcionará al

alumno/a una serie de herramientas que le permitirán dirigir un proyecto con éxito independiente del
ámbito en el que se desarrolle. Busca además unificar la práctica de Dirección de Proyectos con
la necesidad de desempeñarlo en un entorno cada vez más global, y que permita adaptarlo a las
necesidades de la estrategia corporativa, alcanzando sus metas y objetivos. La Dirección de
Proyectos está relacionada con la estrategia corporativa, en tanto en cuanto, es el mecanismo que
permitirá hacer realidad esta estrategia colaborando en la orientación de los esfuerzos hacia un fin
único y común.

La industria española es sensible a esta necesidad global. El grado de satisfacción con la dirección de
proyectos en las empresas españolas es notable, así como los factores de éxito que aplican al
cumplimiento de objetivos empresariales trabajando bajo el paradigma de dirección de proyectos,
según el informe del PMI “Project Management en España de 2021”.

1
Anderson Economic Group (AEG) y PMI analizaron oportunidades de empleo orientadas a proyectos en 11
países de los cinco continentes que representan potencias económicas desarrolladas y/o en crecimiento.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [4] 2022

Ilustración 2 – Grado de satisfacción con
la dirección de proyectos , Fuente “Project
Management en España de 2021".

Ilustración 3 – Factores de éxito en la

consecución de objetivos empresariales
relacionados con proyectos, Fuente
“Project Management en España de 2021".

Dentro de esta nueva realidad organizativa, se puede pensar en los proyectos como esos ladrillos que
permiten ir construyendo paso a paso los planes estratégicos por lo que este enfoque justifica la
complementariedad, armonía y retroalimentación entre los proyectos y la organización empresarial y
su estrategia.

Después de lo expuesto, parece lógico pensar que la dirección de proyectos debería ser considerada
como una profesión. Durante varios años, la idea de “profesionalizar” esta actividad ha estado
presente en los que trabajan en esta disciplina, sin embargo, salvo en la cultura norte americana que
está bastante extendido en el resto del mundo apenas se ha avanzado en ese sentido pues se ‘llega
a la dirección de proyectos en un % muy alto de las veces desde la parte técnica” lo que ha
complicado históricamente esa “profesionalización” tan necesaria.

La consideración del director de proyecto en una línea profesional individualizada como se realiza
con los ingenieros, los contadores, los notarios, los abogados, etc, parece una ambición coherente
con la importancia de su actividad en un mundo en el que nos hemos dado cuenta ya hace tiempo de
que todo lo nuevo que emprendemos con un coste y plazo limitados, es un proyecto, y debe ser
gestionado por un profesional de ese ámbito.

También es cierto que con el reconocimiento profesional (una posible “colegiación”) también llega la
responsabilidad y la puesta sobre la mesa de las capacidades y competencias necesarias de un
Project Manager (PM, a partir de ahora), que no son pocas como veremos a lo largo del presente
Máster. En todo caso, nos conformaremos, por ahora, con la existencia de distintas certificaciones
internacionales que reconocen esta labor y que favorecen la inclusión laboral de aquellos alumnos/as
que con menos experiencia pueden acceder a puestos de responsabilidad a través de estas
certificaciones que se ofrecen como formación adicional dentro de este máster.

Saber manejar las fases y el ciclo de vida de un proyecto es importante para el PM, pero no hay que
olvidar que los proyectos están formados por personas y todo PM que se precie debe contar con
habilidades específicas que permitan una gestión adecuada de las personas que conforman su
equipo de trabajo, negociar las distintas situaciones que se le van a presentar a lo largo del proyecto
con los demás stakeholders de éste y resolver los problemas que, con toda seguridad, van a dar la
cara durante dicho periodo.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [5] 2022

Introducción general a la Asignatura
La asignatura de Cierre de Proyecto: económico temporal y de alcance. Cierre de Adquisiciones se
encuentra enmarcada dentro de la materia de Ciclo de Vida de Dirección del Proyecto. Es la última de
las asignaturas encuadradas dentro que esta materia que te permitirá como futuro PM – Project
Manager abordar uno de los procesos que si bien es sencillo de definir es uno de los más complejos
de ejecutar más debido a las implicaciones legales y organizativas que supone el cierre del proyecto.

Para alcanzar los objetivos planteados para esta asignatura dentro del máster se trabajarán 8, ocho
unidades didácticas cuyo contenido se resume a continuación:

Unidad 1 –El cierre de proyecto, enfoque y proceso de aceptación.

Analizar el proceso del cierre de proyecto, a través de sus objetivos, determinando su importancia
dentro del proceso de gestión de proyectos. Entender los diferentes tipos de cierre que pueden
afectar a un proyecto y distinguir los aspectos relevantes a tener en cuenta dentro de dicho proceso.

Determinar un enfoque estratégico concreto y claro en las fases iniciales del proyecto (Iniciación y
Planificación del Proyecto), así como entender la relevancia del proceso de aceptación y las diversas
maneras en las que se puede ejecutar. También se examinarán, los distintos aspectos a tener en
cuenta y que deben ser trabajados de forma específica por el PM – Project Manager.

Unidad 2 – El cierre de fase, alcance, plazos y calidad.

En esta Unidad se tratará en primera instancia el concepto de cierre de fase y la importancia de

identificar de forma correcta, desde el proceso de planificación, las fases del proyecto orientándolas a
la posibilidad de cierres parciales.

A continuación, se profundizará en el subproceso de cierre de los entregables que conforman el cierre

del alcance. La definición de estos entregables constituirá el punto de partida del proceso de cierre.
Siempre desde la perspectiva de la ejecución del proceso y no desde el punto de vista de la definición
que comienza mucho antes.

El concepto de cierre de plazos será el siguiente punto para trabajar dentro de esta unidad para
terminar con los procesos de calidad. Distinguiendo en todo momento dos perspectivas: la calidad del
producto, cuya responsabilidad recae dentro del proyecto y la calidad del proceso que es
responsabilidad de la organización.

Unidad 3 –Interesados y el proceso de cierre

La gestión de interesados debe cuidarse y realizarse a lo largo de todo el proyecto, y con especial
atención durante el proceso de cierre.

Se tomará como referencia el concepto de Interesado con un rol formal – informal, así como el de
Interesado interno - externo al proyecto. La gestión del PM – Project manager varía en función de
esta clasificación y las limitaciones a las que se enfrenta son muy heterogéneas y marca la gestión
que se puede realizar.

A lo largo de esta Unidad se exponen una serie de recomendaciones a tener en cuenta al gestionar el
proceso de cierre, con el objetivo de que el futuro PM – Project Manager para analice el proyecto y
busque la mejor opción que se adapte al contexto del proyecto y de la organización.

Unidad 4 – Cierre de Adquisiciones

La gran mayoría de los proyectos contemplan algún tipo de adquisición, bien sea de recursos

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [6] 2022

materiales, a través de compra directa o de otros mecanismos (renting, leasing, suscripción) o de
recursos humanos en diversas modalidades (subcontratación, externalización/outsourcing). Es de
suma importancia que el PM-Proyect Manager distinga claramente entender los conceptos para
enfocar correctamente el proceso de cierre.

Un paso central dentro del proceso de adquisiciones es la gestión o administración de la licitación. En

este punto es fundamental que el PM-Project Manager entienda cómo funciona este proceso lo que le
permitirá determina como aproximar el proceso de cierre e identificar los aspectos donde debe poner
especial atención para determinar los parámetros que faciliten el cierre.

Por último, se expone de forma básica el proceso administrativo de cierre de contratos, teniendo en
cuenta que una adquisición es la formalización de un acuerdo entre las partes, este proceso tiene en
cuenta la aplicación de todos los procedimientos y consideraciones desarrolladas a lo largo de toda la
unidad. Siempre desde la perspectiva del cliente y no del proveedor.

Unidad 5 – Cierre Económico – Financiero

El cierre económico - financiero de un proyecto constituye la conclusión de un trabajo realizado

correctamente. Lo complicado que pueda llegar a ser este proceso dependerá en gran medida del
trabajo que se haya hecho a este respecto durante las etapas de planificación y seguimiento del
proyecto.

Para abordar adecuadamente este proceso es necesario comprender una serie de conceptos que se
han tratado en el primer capítulo, el nivel de responsabilidad del PM - Project Manager y que se
entiende por cierre financiero y finalmente por cierre económico que muchas veces se usan como
sinónimos, pero se verá que son dos conceptos diferentes.

El PM-Project Manager debe tener en cuenta la gestión de la garantía y del proceso de facturación,
es decir, asegurar los cobros y aceptar los pagos a los proveedores. Al igual que con otros aspectos
del cierre el PM-Project Manager debe considerar el impacto de esta gestión en los flujos de caja del
proyecto y el Business Case de este. Estos puntos serán tratados con suficiente detalle en los
capítulos 2 y 3.

Unidad 6 – Lecciones Aprendidas y Cierre Administrativo

El enfoque de lecciones aprendidas, basado en la adquisición y transferencia de experiencias e ideas

de mejora, es uno de los elementos de una gestión eficiente de proyectos.

Su principal objetivo es generar una base de conocimiento con la finalidad de evitar se cometan los
mismos errores, lo cual facilita el proceso de mejora continua dentro de la organización en general y
del proyecto en particular.

Primeramente, hay que entender la importancia de este proceso, las razones por las cuales se
descuida y analizar buenas prácticas a la hora de enfocar el proceso dentro del proyecto, de tal forma
que se pueda facilitar su implantación como parte de la Gestión de Proyectos dentro de la
organización.

El cierre administrativo del proyecto es el subproceso que se ejecuta en el momento que se está
finalizando el proyecto. En muchos casos se relaciona con el proceso de cierre de proyectos o con el
cierre de contratos. Esto es una aproximación errónea ya que el cierre administrativo es una actividad
más dentro del proceso de cierre relacionada, como su nombre indica con temas administrativos.

El PM-Project Manager deberá ser consciente de no hay un procedimiento de cierre administrativo

único pues depende de los propios procesos y procedimientos de la organización en la que ejecuta el
proyecto. No obstante, hay una serie de consideraciones que se deben tener en cuenta en el
momento de planificar esta actividad, por ejemplo, conocer los procedimientos de gestión o de calidad
interna de la organización.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [7] 2022

Unidad 7 – Agile

A simple vista puede parecerle al PM-Project Manager que la gestión ágil de proyectos está mucho
más interesada en la ejecución que en cerrar un proyecto. Desde este enfoque, las metodologías
ágiles difieren poco de los procesos de gestión de proyectos tradicionales y establecidos en la forma
en que finalmente cierran un proyecto.

Sin embargo, Agile en sí no es una metodología formal de gestión de proyectos. Es un enfoque para
la entrega de proyectos. El objetivo de esta unidad es profundizar en los aspectos de este enfoque
que están embebidos dentro del proceso de Cierre de Proyectos y que permiten alinearlo con algunos
de los principios del manifiesto Agile2.

“Nuestra mayor prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software
con valor”

“El software funcionando es la medida principal de progreso”

Unidad 8 – Buenas prácticas cerrando un proyecto

En la última Unidad de la asignatura se le proponen al PM – Project Manager un conjunto de mejores

prácticas que puede aplicar en sus proyectos en relación con el Proceso de Cierre.

Lo primero es la introducción de la importancia del proceso de cierre dentro de la dirección de

proyectos, ya que para realizar de forma adecuada el cierre y poner del debido foco es relevante que
el PM-Project Manager entienda la importancia que tiene.

Se exponen buenas prácticas desde diferentes perspectivas, planificación, gestión documental,

lecciones aprendidas, etc. Esto proporcionará herramientas que mitiguen el impacto negativo que una
mala gestión del proceso pueda tener.

En este aspecto el grado de madurez digital de la organización es lo que determinará lo sencillo o

complicado que puede ser el cierre administrativo para el PM-Project Manager, por esta razón,
también se exponen buenas prácticas en función de las características de una empresa que
ayudarán al futuro PM-Project Manager a entender la mejor forma de acometer este proceso.

2
Principios del Manifiesto Ágil https://agilemanifesto.org/iso/es/principles.html

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [8] 2022

Introducción general a la Unidad 3 – Interesados y el cierre de proyecto
En esta unidad nos centraremos en la aproximación que el PM- Project Manager debe hacer a la
gestión de los interesados de cara a ejecutar el cierre de proyecto.

El primer capítulo explora los aspectos más generales en relación a los interesados, cuál es su
importancia dentro del proceso de cierre y que consideraciones debe tener en cuenta el PM- Project
Manager.

A continuación, se plantea dos enfoques diferenciales para la clasificar a los interesados y se darán
recomendaciones específicas para cada tipo de interesado:

 En función de su rol formal o informal dentro del proyecto, es decir si forman parte del
equipo o no cuentan con un rol específico dentro del proyecto.

 En función de su relación con la organización para la que se ejecuta el proyecto podemos

establecer dos tipos de interesados internos y externos.

También se tendrán en cuenta a los interesados ocultos, es decir, aquellos que son difíciles de
identificar al inicio del proyecto pero que pueden suponer un peligro para el cierre de éste.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [9] 2022

Una perspectiva general del cierre de proyecto desde la
óptica de los interesados.
Recapitulemos un poco, el cierre del proyecto o fase es la última etapa dentro del ciclo de vida del
proyecto/fase. Es el momento en el cual el PM- Project Manager verifica que se han aceptado los
entregables. Pero ¿Quiénes tienen que aceptar dichos entregables? ¿Cómo se tiene que
comunicar?

Es en los inicios de proyecto cuando identificamos a los interesados y en la planificación cuando se

definen tanto sus responsabilidades como los procesos de comunicación tanto formales como
informales, y durante la etapa de seguimiento la gestión de los interesados requiere del PM- Project
Manager una dedicación muy alta y una comunicación continua.

Por tanto, es habitual que la gestión se realice de forma correcta. No obstante, en muchos casos se
descuida el cierre sobre todo en aquellos interesados que no cuentan con un rol formal - oficial dentro
del proyecto, por ejemplo, aquellos interesados que no forman parte del comité de dirección. Es
precisamente en esos casos donde el PM- Project Manager debe poner mayor foco puesto que en
este caso de este proceso depende la relación futura con los interesados.

El cierre exitoso de un proyecto depende en gran

medida de que tan buena sea la comunicación del PM-
Project Manager con los interesados durante la etapa de
cierre.
Si el proyecto ha seguido unas
buenas prácticas habrá
generado un Plan de gestión de
los interesados en el cual se
habrán reflejado los aspectos
específicos de la gestión de
cada uno de ellos, incluyendo el
proceso de cierre. También se
habrá establecido una
sistemática de gestión que
permite entender no solo sus
necesidades y expectativas si
no también respetar y facilitar
que sus intereses –
expectativas sobre el proyecto
se cumplan, proporcionando
información relevante que
Ilustración 4 - Gestionando Interesados, Fuente Pxhere
posibilite anticipar y resolver
cualquier incidente o conflicto que se pueda producir.

La participación, influencia y poder de los diferentes interesados, varía y evoluciona durante la

ejecución del proyecto. Los cambios se ha tenido que reflejar en los diferentes informes de
seguimiento que se han generado tras las diferentes reuniones que se hayan mantenido a ese
respecto.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [10] 2022

Durante el proceso de cierre el PM-Proyect Manager debe tener en cuenta esta
información/documentación. Incluso el propio PM- Project Manager ha podido cambiar a lo largo del
proyecto y es habitual que el equipo de gestión se refuerce durante el proceso de cierre por lo que
todos los antecedentes deben ser tenidos en cuenta.

La ejecución del proceso de cierre desde la óptica de los interesados está determinada por su
responsabilidad, nivel de influencia y el nivel de relación que establezcan con el PM- Project Manager.
Desde las etapas más tempranas del proyecto el PM- Project Manager debe ser capaz de medir el
grado en el cual un interesado puede tener influencia en el proyecto.

Cuanto mayor influencia tenga el interesado mayor soporte necesitará el PM- Project Manager de él,
especialmente durante el cierre, y por tanto necesitará una relación más fluida con él. Para ello, el
PM- Project Manager debe de entender qué es lo que el interesado necesita o quiere del proyecto
y también qué significa para él que el proyecto tenga éxito.

Los interesados pueden ser grandes defensores del

proyecto o pueden darle la vuelta y matarlo. Desarrollar
relaciones fuertes, basadas en la confianza mutua, con
las diferentes partes interesadas puede suponer para el
PM- Project Manager la diferencia entre el éxito o el
fracaso del proyecto.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [11] 2022

La posición del interesado formal - informal
Recordemos que como primera clasificación los interesados pueden contar con un rol formal o
informal dentro del proyecto. Lo primero quiere decir que forman parte del equipo de proyecto y por
tanto contarán con una responsabilidad especifica y se puede definir que rol tendrán en proceso de
cierre planificado. En el segundo caso no cuentan con un rol específico dentro del proyecto hay que
determinar cuándo y en qué forma intervendrán dentro del proceso de cierre.

Es habitual que los interesados con un rol formal dentro

del proyecto se gestionen de forma adecuada, pero
aquellos que tiene un rol informal se olvidan durante
este proceso. EL PM- Project Manager debe cuidar en
extremo justamente a estos interesados ocultos
En cualquier caso, hay que documentar cual ha sido su participación, su influencia, como ha aplicado
su poder. Esta información formará parte del análisis del proyecto que se reflejará en las lecciones
aprendidas3, es muy importante tener en cuenta que las organizaciones evolucionan son dinámicas y
los interesados que hoy juegan un papel informal en un proyecto en el día de mañana pueden jugar
un papel formal.

A continuación, veremos cómo se debería enfocar desde la perspectiva del proceso de cierre cada
uno de estos tipos.

Los interesados con un rol formal dentro del proyecto

Estos cuentan con su propio espacio dentro del Plan de Proyecto y han debido tenerse en cuenta
durante el proceso de planificación actualizándose su responsabilidad e influencia a lo largo de la
etapa de ejecución del proyecto.

Si eres el PM – Project Manager desde el principio del proyecto deber ser consciente y conocedor del
plan que se ha preparado, sin embargo, en muchos casos el PM- Project Manager se incorpora en
alguna etapa posterior por tanto debe verificar que la documentación formal del proyecto, Plan de
Proyecto, Plan de Gestión de Interesados, existe y revisar los informes de seguimiento para poder
determinar todos los compromisos y formalidades que deben realizarse ese qué, cuándo y cómo.

En este apartado del documento no se va a indicar como proceder al cierre de este tipo de
interesados puesto que cuentan con un apartado específico en otras etapas del ciclo de vida del
proyecto según el tipo y el grado de influencia dentro del proyecto.

Los interesados con un rol Informal dentro del proyecto

Los interesados que tienen un rol informal dentro del proyecto que, suelen coincidir en muchos casos
con los denominados interesados ocultos son los más complicados de gestionar. Normalmente suelen
ser los grandes olvidados durante el proceso de cierre lo que provoca en muchos casos que se
vuelvan en contra del proyecto este momento decisivo. Por tanto, es muy importante controlar con
cuidado los mensajes que se generan del proyecto, ya que pueden afectar a la imagen del proyecto
que es lo que se recordará en el futuro independientemente del resultado.
3
Las lecciones aprendidas se trabajan en otra Unidad Didáctica de la asignatura.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [12] 2022

 Una mala gestión de un interesado informal con alto
poder dentro de la organización durante el proceso de
cierre puede hacer mucho daño a la imagen – resultado
del proyecto y tirar por tierra un proyecto bien
gestionado y con un resultado satisfactorio.

Los interesados informales dentro de la organización que gestiona el proyecto son más fáciles de
gestionar, y el PM-Project Manager tendrá más acceso a ellos y podrá establecer mejores relaciones.
Aun así a continuación se describen algunas pautas que facilitarán reconocer sus aportaciones al
proyecto:

En las reuniones formales del cierre del proyecto reconocer su trabajo y aportación dentro de

Convocar una reunión específica donde se reconozca y se de ‘formalidad’ a su aportación positiva

realizada de cara al proyecto.

Invitarle a reuniones formales de cierre de proyecto con el fin que se sienta involucrado y reconocer
su aportación al proyecto de manera formal de cara a la organización.

Establecer una relación que permita al PM- Project Manager mantener reuniones específicas
informales de cierre donde de forma personal se reconozca su aportación al proyecto. Estas
reuniones pueden ir desde un café hasta una comida con cargo al proyecto. En este caso se debe
tener sumo cuidado con la cultura del país – organización. En las culturas anglosajonas este
procedimiento no está reconocido y se considera una práctica no ética. Es responsabilidad del PM -
Project Manager buscar la forma de reconocer esta aportación dentro de la cultura – país –
organización donde se ejecute el proyecto.

La gestión de los interesados con un rol informal pero que forma parte de una organización externa a
aquella en la que se ejecuta el proyecto son más complicadas. En este caso no se cuenta con libertad
para poder actuar como se considere, es posible que incluso exista relación de competencia entre
este interesado y el PM – Project Manager o una mala relación con el Patrocinador del proyecto

En este caso, la mejor práctica es explorar con

el Patrocinador del proyecto cuales las
diferentes líneas de actuación a seguir con
este interesado en particular y determinar a
qué nivel de la organización se deberán
ejecutar.

EJERCICIO I: ¿Podrías
identificar 3 formas
Ilustración 5 - Negociando, (Fuente, PixaBay) alternativas de enfocar el
cierre de proyecto con un
interesado

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [13] 2022

Ilustración 4 - Pensando, (Fuente, Pxhere)

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [14] 2022
Consideraciones sobre el proceso de cierre en función del
tipo de interesado
Si enfocamos el proceso de cierre desde la perspectiva de su relación con los interesados y lo
orientamos en función a la organización para la que se ejecuta el proyecto podemos establecer dos
tipos de interesados, los interesados internos, que son los que forman parte de la organización, y los
interesados externos, que son aquellos ajenos a ésta.

Interesados internos
Entre los interesados internos están el equipo de trabajo, todos y cada uno de los departamentos a
los que pertenecen estos y áreas de soporte como pueden ser el departamento legal, recursos
humanos, compras, etc. Dentro de este ámbito encontramos dos tipos de interesados a los que se
debe prestar mucha atención, cuyas expectativas han debido ser tenidas en cuenta desde el inicio del
proyecto y cuya gestión es fundamental: el Patrocinador del proyecto y los usuarios finales del
producto resultado del proyecto4.

Recordemos que en el proceso de cierre es

indispensable confirmar la terminación del proyecto o
fase. El patrocinador y los usuarios finales son clave en
la confirmación de que se han entregado todo lo que se
comprometió en el Plan de Proyecto.
Al igual que con otros aspectos de cierre es de suma importancia que el PM- Project Manager defina
la estrategia de comunicación más adecuada y efectiva para realizar el cierre de proyecto en relación
con los interesados en particular con el Patrocinador y los usuarios finales. Habitualmente una
reunión específica es el medio más utilizado para llevar a cabo el cierre del Patrocinador y los
usuarios finales.

Interesados externos
Cuando hablamos de interesados externos a la organización nos referimos a todas esas
organizaciones, proveedores e instituciones que aún teniendo un rol formal dentro del proyecto
pertenecen a una organización externa a aquella para la que estamos ejecutando el proyecto.

También analizaremos a los interesados ocultos, ya que suelen ser aquellos que mayor impacto
tienen en el proceso de cierre debido a que habitualmente su gestión no se efectúa de manera
adecuada.

La forma de organizar a este tipo de

interesados es muy diversa y puede
hacerse por áreas funcionales, industrias,
conocimientos técnico, geografías, etc. Por
esta razón, en relación al cierre de
proyecto se considerará es el rol que
4
En el caso en que estos últimos sean interesados internos a la organización se debe contar directamente con ellos. Si los
destinatarios del producto final son externos a la organización en etapa de planificación se debe haber identificado al área
interna a la organización responsable de la relación con dichos usuarios finales y ésta será su representante en el proyecto.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [15] 2022

 asumen dentro del proyecto. Desde esta perspectiva se hacen una serie de recomendaciones a
la hora de enfocar el proceso de cierre que puede no estén reflejadas en los diferentes planes
que conforman el Plan de Proyecto.

Ilustración 5, Idear, Plan y Acción, (Fuente, Pixabay)

 Proveedores o contratistas. Son aquellos que han asumido alguna parte de las actividades
definidas dentro del alcance del proyecto, participar en otras actividades como certificaciones
relacionadas con la calidad, o simplemente asumir alguno de los entregables del proyecto. Se ha
establecido con ellos una relación contractual y por tanto el proceso de cierre deberá estar
claramente definido en el contrato. Este último junto con los procesos de la internos organización
determinarán los procedimientos a seguir. En la unidad didáctica Cierre de adquisiciones se
tratarán de forma específica las consideraciones respecto al cierre del proyecto. El impacto o
importancia de un proveedor dentro del proceso de cierre es directamente proporcional a la
responsabilidad de la tarea que asume.
 Accionistas. Independientemente de si la ejecución del proyecto se realiza con un cliente interno a
la organización o externo, este tipo de interesados deben tenerse en cuenta. Se deberá trabajar
con el departamento de comunicaciones de la organización una estrategia de comunicación que
haga públicos los resultados del proyecto. Esto cobra mayor importancia si el proyecto se ha
considerado estratégico y por tanto los mensajes que se trasladan en el momento del cierre deben
prepararse a conciencia.

El objetivo de estas comunicaciones no sólo es mejorar la imagen corporativa de la organización sino

evitar situaciones conflictivas con estos interesados.

 Instituciones Gubernamentales u
organismos oficiales. Además de asumir el
rol de cliente de un proyecto pueden asumir
otros roles. Por ejemplo, el de regulador o
supervisor, es decir, aquellos que establecen
que normativa es aplicable al proyecto. Estas
normativas pueden estar relacionadas no
solamente con el producto final resultante del
proyecto sino con la gestión de este (fraude,
competencia, etc.). Pueden tener carácter
internacional, nacional, regional, comarcal e
incluso local como pueden ser los
ayuntamientos.

Ilustración 6 - Ayuntamiento de Madrid, (Fuente, PixaBay)

En el proceso de cierre hay que dejar constancia forma del cumplimiento de la normativa para evitar
conflicto ante un requerimiento futuro por parte del organismo regulador. Un ejemplo de ellos es
obtener la actualización del registral en el catastro al terminar un proyecto de construcción. En
ocasiones esta constancia puede hacerse a través de un tercero que certifique su cumplimiento, por
ejemplo, aquellas relacionadas con procesos de calidad (de producto o de proyecto).

Es posible que la normativa a cumplir sea uno de los objetivos del proyecto, en este caso, forma parte
del alcance y al realizar la verificación del cumplimiento del alcance, con los entregables, quedará ya
documentado el cumplimiento mediante el procedimiento que se haya acordado.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [16] 2022

 Competidores. Es frecuente que el PM-Project Manager descuide a estos interesados. Ellos
constituyen uno de los principales interesados que hemos mencionado con anterioridad y su mala
gestión puede suponer en un riesgo importante en el momento del cierre.

Muchos de ellos proveedores del mismo cliente del proyecto lo que implica tienen relación con
personas de en la organización y cuentan con relaciones de confianza que se han mantenido a lo
largo de los años. Puede ser que incluso se haya ganado un proyecto en una licitación en la que ellos
participaban, lo que ha podido provocar pérdida de posicionamiento en el cliente en beneficio nuestro.

También puede darse el caso de que algunos de los interesados formales del proyecto sean
subcontratistas de algún competidor, dando a este “acceso” informal a información sobre la situación
de nuestro proyecto.

En otros casos, puede no haber relación alguna con el cliente pero los competidores ser
multinacionales con peso en el mercado, referentes en el negocio que pueden ver nuestro proyecto
como una amenaza, en particular cuando se trata de entes públicos y ser conveniente para ellos que
el proyecto fracase.

Hay muchas situaciones y por tanto no se puede establecer un modelo de actuación general. Sin
embargo, el PM-Project Manager debe tener los siguientes aspectos a lo largo de todo el proyecto.

Los competidores son interesados frecuentemente

olvidados. Si su gestión no se lleva a cabo de forma
adecuada pueden hacer mucho daño al proyecto. Y las
acciones para gestionar su cierre requerir de
intervención a los niveles más altos de nuestra
organización.
Si el competidor está posicionado en el cliente éste es una organización privada, se recomendaría
mantener una buena relación con el responsable de la cuenta, no es aconsejable forzar situaciones y
generar descredito pues podría resultar contraproducente.

En el proceso de cierre se recomienda mantener una reunión informal, ‘lo que se denomina de
pasillo’, en el que se intercambie información genérica sobre el proyecto – cliente con el fin de crear
un atmósfera de complicidad.

En el caso que el competidor tenga posicionamiento en el cliente siendo éste un organismo público
hay que tener especial cuidado desde el momento de la licitación, incorporando al equipo legal desde
el primer momento para que esta no pueda ser impugnada a mitad de proyecto, y manteniéndole
dentro del proyecto como un interesado básico. En este caso además de un cierre formal es
recomendable exponer el cumplimiento de los resultados con una amplia difusión mediática, así se
evitarán rumores mal intencionados sobre los resultados del proyecto, por ejemplo.

En este caso hay que involucrar a la alta dirección de la organización que ejecuta el proyecto. Se
deberá trabajar con total transparencia.

Si el competidor no está posicionado dentro del cliente se deberá hacer seguimiento de sus
movimientos tanto dentro del cliente como fuera. Es importante en función del posicionamiento hacer
un evento – comunicación formal a la prensa del cierre del proyecto, exponiendo que los objetivos se

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [17] 2022

han cumplido. Comunicación muy institucional.

 Medios de Comunicación. Entendemos por medios de comunicación a la prensa de todo tipo

escrita, digital, televisión, redes sociales, página web corporativa, etc.

Este tipo de interesados en muchos casos está relacionado con alguno de los interesados anteriores
ya que constituyen el medio utilizado para hacer comunicaciones oficiales – formales sobre el
proyecto. Y en el proceso de cierre se debe acudir al plan de comunicaciones del Plan de Proyecto
para acometer las actividades necesarias.

En otros casos, por motivos diversos este interesado puede aparecer a lo largo la ejecución del
proyecto. Entonces si este interesado no estaba inicialmente contemplado en el proyecto, se deberán
acometer las acciones de comunicación adecuadas durante la fase de cierre de proyecto para evitar
desinformación sobre el mismo y mitigar el riesgo reputacional tanto del cliente como de nuestra
organización.

Actualmente se puede aprovechar la relevancia de las redes sociales para modular los mensajes
sobre el proyecto y su resultado.

Los Medios de Comunicación son un recurso muy útil

durante el proceso de cierre para hacer comunicaciones
formales sobre el cumplimiento de objetivos del
proyecto, en este sentido es muy recomendable hacer
uso de las redes sociales.

 Responsabilidad social corporativa. La imagen corporativa ha tomado gran relevancia en las

organizaciones. El valor de una organización depende de una serie de factores denominados RSC
- Responsabilidad Social Corporativa, y por tanto se convierte en un interesado más de los
proyectos que ejecutamos

Para entender el concepto veamos una definición:

La Responsabilidad Social Corporativa (RSC) es una
forma de dirigir las empresas basado en la gestión de
los impactos que su actividad genera sobre sus clientes,
empleados, accionistas, comunidades locales,
medioambiente y sobre la sociedad en general. 5

En la planificación del proceso de cierre es conveniente tener en cuenta que aspectos relacionados
con la RSC afectan al proyecto, por ejemplo, factores medioambientales, impacto en la comunidad,
etc. En el proceso de cierre se debe hacer patente y manifiesto el cumplimiento de esos compromisos
utilizando los medios de comunicación para trasladar mensajes al extremo cuidados.

 Sindicatos. Los sindicatos pueden jugar un papel muy importante en dos vertientes. Los de la
organización que ejecuta el proyecto y los del cliente final.
5
Observatorio de responsabilidad social corporativa https://observatoriorsc.org

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [18] 2022

En el primer caso el PM-Project Manager tiene que considerar a este interesado en el seguimiento de
los riesgos laborales conforme del Plan de riesgos que se deben de cumplir durante y al finalizar el
proyecto simplemente asegurarse las incidencias surgidas se tienen en cuenta en las lecciones
aprendidas.

En el segundo caso, es posible que el producto o servicio resultante del proyecto suponga cambios
organizativos importantes, requiera de formación o certificaciones especializadas o modifique las
condiciones de trabajo. Por tanto, el proyecto y el equipo de proyecto pueden convertirse en blanco
de este interesado.

Los sindicatos son también interesados ocultos en muchos casos que deben ser gestionados
apropiadamente durante todo el proyecto. En el proceso de cierre se recomienda mantener una
reunión formal institucional con ellos para comunicar los resultados del proyecto en tanto y cuanto
el proyecto suponga un impacto en sus intereses y hayan demostrado interés.

EJERCICIO II – ¿Te animas a identificar

3 interesados de un proyecto real en el
que estés trabajando y a definir su
proceso de cierre?

Ilustración 8 - Pensando, (Fuente, Pxhere)

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [19] 2022

Conceptos clave de la Unidad Didáctica
En esta unidad hemos trabajado el Cierre del Proyecto desde la perspectiva de los Interesados.

En la etapa de planificación se han identificado y al lo largo del proyecto el PM- Project Manager ha
gestionado sus expectativas. Por tanto, el PM- Project Manager es consciente de que generalmente
existe conflicto de intereses entre los interesados, pero es en le momento del cierre del proyecto o
fase cuando estos conflictos puede aflorar y suponer un peligro para el proyecto. Cuando esto ocurra
no pierdas nunca de vista al Cliente ya que a él deberás satisfacerlo para alcanzar un proyecto
exitoso.

La identificación de los interesados en función de su rol, formal o informal o si son internos o externos
nos proporciona herramientas para gestionar a los interesados adecuadamente durante el cierre.
Recuerda que dependiendo de estas categorías será necesario que como Pm -Project Manager
simplemente ejecutes las acciones definidas en el Plan de Comunicaciones para el cierre del proyecto
o deberás realizar tareas adicionales para asegurar una buena gestión de los interesados y realizar
un cierre exitoso.

Por último, es importante resaltar que la gestión de los interesados en la fase de cierre de proyecto
requiere que el PM- Project Manager cuente con muy buenas habilidades interpersonales y de
comunicación.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [20] 2022

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Caso – https://www.fminet.com/fmi-quarterly/article/2018/06/a-case-for-the-last-10-being-the-
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Video - https://youtu.be/HOvmxITz80Q

Cerrar el proyecto o Fase – PmBok 6 - https://youtu.be/REJMWYSqtN4

Curso MOOC Introducción Certificación PMP-PMI - Módulo 7. Cerrar el proyecto o una fase -
https://youtu.be/DiMyiqQ-SCc

Curso MOOC Introducción Certificación PMP-PMI - Módulo 7. Cerrar las adquisiciones –

https://youtu.be/pL6vw5uAeug

Project Management. The Open University of Hong Kong. © Adrienne Watt. This work is
licensed under a Creative Commons -ShareAlike 4.0 International License

How to build relationships with Stakeholders By Erin Palmer. Sillicon Valley Project
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Paula Nicole Roldán, 29 de junio, 2017 Garantía. Economipedia.com

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