CÓDIGO PR-GE-24

GESTIÓN ESTUDIANTIL
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CANCELACION DEFINITIVA DE MATRICULA EN PROGRAMAS DE FECHA 22/10/2021

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1. OBJETIVO
Describir la metodología utilizada por la Universidad Francisco de Paula Santander – UFPS, para llevar a cabo la
recepción, análisis y respuesta a las solicitudes de cancelación definitiva de matrícula presentadas por los estudiantes de
los programas de pregrado y posgrado previa verificación del cumplimiento de los requisitos.

2. ALCANCE
 Inicia con: Presentar la solicitud de cancelación definitiva de la matrícula para su análisis.
 Termina con: Notificar sobre las cancelaciones definitivas de matrícula realizadas al equipo de información y
estadística para los informes requeridos.
 Alcance: Este procedimiento es aplicado por la Oficina Asistente de Estudios para llevar a cabo la recepción, análisis
y respuesta de las solicitudes de cancelación de matrícula presentadas por los estudiantes de los programas de
pregrado y posgrado en la modalidad presencial.

3. RESPONSABLE
3.1 Jefe Vicerrectoría Asistente de Estudios. Es el responsable de cumplir y hacer cumplir este procedimiento
siguiendo las especificaciones y supervisando la ejecución de las personas involucradas. Realiza la cancelación
de la matrícula definitiva de los estudiantes en el Sistema de Información Académica (S.I.A) dejando las evidencias
respectivas y notifica de estas novedades al equipo de Información y Estadística para la actualización de la base
de datos del MEN.

3.2 Auxiliar Administrativo Vicerrectoría Asistente de Estudios. Apoya al Jefe de la Vicerrectoría Asistente de
estudio en la administración y control de los registros que soporten las cancelaciones de matrículas realizadas
(Resoluciones de Cancelación y Actas de eliminación de documentos – carnets estudiantiles) siguiendo las
especificaciones establecidas por la universidad para este tipo de registros.

3.3 Concejo de Facultad UFPS. Analiza las solicitudes de cancelación presentadas por los estudiantes de los
programas de pregrado de la UFPS, verifica el cumplimiento de requisitos y emite los conceptos de aprobación u
objeción que quedan registrados en el Acta del Consejo de Facultad.

3.4 Comité Curricular UFPS: Analiza las solicitudes de cancelación presentadas por los estudiantes de los
programas de posgrado de la UFPS, verifica el cumplimiento de requisitos y emite los conceptos de aprobación u
objeción que quedan registrados en el Acta del Comité Curricular.

4. DEFINICIONES
4.1. Estudiante. Persona matriculada financiera y académicamente en el semestre vigente en un Programa de pregrado
de la Universidad.

4.2. Matricula Financiera. Hace referencia a la generación de liquidación y pago respectivo en las fechas y entidades
bancarias establecidas según calendario académico del semestre correspondiente.

4.3. Matricula Académica. Corresponde a la matricula automática o por inclusión de las asignaturas o cursos que el
estudiante debe cursar y aprobar en un semestre académico.

4.4. Cancelación Definitiva de Matricula. Es la cancelación del cupo o matrícula de manera irreversible en un
estudiante regular de un programa académico de pregrado.

4.5. Carnet Estudiantil. Documento de identificación en todos los actos de la Universidad que debe ser devuelto en
caso de cancelación definitiva de la matrícula.

4.6. UGAD: Unidad de Gestión y Atención Documental de la universidad Francisco de Paula Santander.

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5. CONTENIDO
DOCUMENTO
ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Y/O REGISTRO
1 PRESENTAR LA SOLICITUD DE CANCELACIÓN DEFINITIVA Estudiantes UFPS Comunicación
DE LA MATRÍCULA PARA SU ANÁLISIS. pregrado y/o Externa - Solicitud
posgrado de cancelación
El estudiante UFPS (pregrado o posgrado) interesado en cancelar solicitantes definitiva de
definitivamente su matrícula, debe hacer su solicitud formal matrícula
mediante una comunicación externa radicada en el UGAD
teniendo en cuenta las siguientes especificaciones: Soportes de la
Solicitud
ESTUDIANTES PROGRAMAS DE PREGRADO: (CARNET ESTUDIANTIL
ORIGINAL O FOTOCOPIA
DEL DENUNCIO DE
 Dirigir la comunicación externa al Decano (a) de la Facultad al que PÉRDIDA DE ESTE
pertenece el programa académico adjuntando el carnet estudiantil DOCUMENTO)
original o la fotocopia del denuncio en caso de pérdida de este
documento.

ESTUDIANTES PROGRAMAS DE POSGRADO:

 Dirigir la comunicación externa al Director del Plan de Estudios al que

pertenece el programa académico en la División de Posgrados
adjuntando el carnet estudiantil original o la fotocopia del denuncio en
caso de pérdida de este documento.

Las comunicaciones externas y sus soportes, son trasladados

internamente por el UGAD hasta las dependencias responsables
de su análisis (Decanatura o División Posgrados) donde se
determina el paso a seguir.

2 RECIBIR LA SOLICITUDES DE CANCELACIÓN DE Secretaria de Comunicación

MATRÍCULA RADICADAS EN EL UGAD Y SOLICITAR Decanatura Interna – Solicitud
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA PARA EL ANÁLISIS de Información de
Secretaria de matrícula
La secretarías de la Decanatura y/o el Programa de Posgrado Programa de académica y
reciben las solicitudes de cancelación de matrícula radicadas por Posgrado financiera
los estudiantes y solicitan mediante Comunicación interna a los
directores de programa académicos respectivos, la información Decano (a) de Comunicación
sobre el estado actual de la matricula financiera y académica del Facultad Externa - Solicitud
estudiante (s) solicitante (s) para el análisis de la cancelación. de cancelación
Director (a) de Plan definitiva de
Posteriormente, las solicitudes e información complementaria
de Estudios matrícula
(financiera y académica) es transferida por las secretarias a los
Pregrado o
responsables de su trámite teniendo en cuenta:
Posgrado Soportes de la
 Las solicitudes de cancelación de matrícula de estudiantes de pregrado, Solicitud
(CARNET ESTUDIANTIL
son transferidas al Decano (a) de la facultad quien es el responsable de ORIGINAL O FOTOCOPIA
presentarlas ante el Concejo de Facultad para su análisis y aprobación. DEL DENUNCIO DE
PÉRDIDA DE ESTE
DOCUMENTO)
 Las solicitudes de cancelación de matrícula de estudiantes de
posgrado, son trasferidas al Director de Plan de Estudios quien es el
responsable de presentarlas ante el Comité Curricular para su análisis y
aprobación.

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5. CONTENIDO
DOCUMENTO
ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Y/O REGISTRO
3 ANALIZAR LAS SOLICITUDES DE CANCELACIÓN DE Consejo de Acta de Concejo de
MATRÍCULA PRESENTADAS Y EMITIR CONCEPTO Facultad Facultad
SOLICITUDES ESTUDIANTES PROGRAMAS DE PREGRADO: Comité Curricular Acta Comité
del programa Curricular
El Consejo de Facultad analiza las solicitudes de cancelación
Posgrado
definitiva de matrícula recibidas de los estudiantes de pregrado y
FO-GE-45
una vez verificado el estado actual de matrícula financiera y
Resolución de
académica emite los conceptos de aprobación u objeción dejando
Cancelación
registro en el Acta del Consejo de Facultad. Adicionalmente
definitiva de
diligencia el formato FO-GE-45 Resolución de Cancelación
matrícula
Definitiva de Matrícula con la información de las solicitudes
aprobadas.
SOLICITUDES ESTUDIANTES PROGRAMAS DE POSGRADO:

El Comité Curricular del Programa de Posgrado analiza las

solicitudes de cancelación definitiva de matrícula recibidas de los
estudiantes de posgrado y emite los conceptos de aprobación u
objeción dejando registro en registro en el Acta de Comité
Curricular y en el formato FO-GE-45 Resolución de cancelación
definitiva de matrícula.

4 COMUNICAR A LOS INTERESADOS LA RESPUESTA A LAS Decano (a) de Correo institucional

SOLICITUDES DE CANCELACIÓN DE MATRICULA Facultad – Respuesta a
PRESENTADAS solicitudes de
Jefe de la División cancelación de
La respuesta de aprobación u objeción a las solicitudes de de Posgrado matrícula
cancelación definitiva de matrícula presentadas, es comunicada a presentadas
través del correo electrónico institucional a cada estudiante Secretaria de
teniendo en cuenta las siguientes especificaciones: Decanatura Comunicación
Interna – Envío de
ESTUDIANTES PROGRAMAS DE PREGRADO: Secretaria de la Resoluciones de
División de Cancelación de
 El Decano (a) de la Facultad comunica la aprobación de la Posgrados matrícula
solicitud anexando al correo, una copia del formato FO-GE-45 aprobadas
Resolución de Cancelación definitiva de matrícula elaborada
por el Concejo de Facultad. Para el caso de las solicitudes no FO-GE-45
aprobadas se establecen los motivos en el correo y no se Resolución de
adjunta ningún documento. Cancelación
definitiva de
ESTUDIANTES PROGRAMAS DE POSGRADO: matrícula
 El Jefe de la División de Posgrado comunica la aprobación de la
solicitud anexando al correo, una copia del formato FO-GE-45
Resolución de Cancelación definitiva de matrícula elaborada
por el Comité Curricular del programa de Posgrado. Para el
caso de las solicitudes no aprobadas se establecen los motivos
en el correo y no se adjunta ningún documento.

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5. CONTENIDO
DOCUMENTO
ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Y/O REGISTRO
Posteriormente, las secretarias de la Decanatura y/o la División de
Posgrados, envían copia de los formatos FO-GE-45 Resolución
de Cancelación definitiva de matrícula y los carnets estudiantiles a
la Oficina de Admisiones y Registro académico para dar
continuidad con el proceso.

5 SOLICITAR A LOS ESTUDIANTES APROBADOS EL RETIRO Jefe Vicerrectoría FO-GE-18

DE DOCUMENTOS DE MATRÍCULA Asistente de Retiro Voluntario de
Estudios Documentos
El Jefe de la Vicerrectoría Asistente de Estudios, a través del
correo institucional, solicita a los estudiantes (pregrado y Estudiantes UFPS Comunicación
posgrado) con solicitudes de cancelación definitiva de matrícula pregrado y/o Externa - Solicitud
aprobadas, el diligenciamiento y envío del formato FO-GE-18 posgrado de retiro por correo
Retiro Voluntario de Documentos para la entrega de sus solicitantes o presencial
documentos personales.
Nota Importante: Para la entrega de los documentos, el estudiante debe
notificar si desea recibirlos mediante archivos pdf al correo electrónico o
presentarse de manera presencial para la entrega.

6 CANCELAR LA MATRICULA DE LOS ESTUDIANTES EN EL Jefe Vicerrectoría Sistema de

SISTEMA DE INFORMACION ACADÉMICA (S.I.A.) Asistente de Información
Estudios Académica
Cancelar de manera definitiva en el Sistema de Información
académica (S.I.A.) la matricula del estudiante (s) con solicitudes
de cancelación aprobadas.

7 ARCHIVAR Y CONTROLAR LAS RESOLUCIONES DE Auxiliar Informes de gestión

CANCELACIÓN DEFINITIVA DE MATRÍCULA TRAMITADAS administrativo Vicerrectoría
Vicerrectoría Asistente de
El Auxiliar administrativo de la Vicerrectoría Asistente de Estudios, Asistente de Estudios
archiva en los informes de gestión los formatos FO-GE-45 Estudios
Resolución de Cancelación definitiva de matrícula tramitados por FO-GE-45
los estudiantes para su posterior consulta. Resolución de
Cancelación
definitiva de
matrícula

8 ELIMINAR EL CARNET ESTUDIANTIL Auxiliar Acta de eliminación

administrativo documentos
El Auxiliar administrativo de la Oficina de Admisiones y Registro Oficina de
Académico, elimina los carnets de los estudiantes con matrículas Admisiones y
canceladas dando cumplimiento a la normatividad de archivo y Registro Académico
registrar esta novedad en el Acta de eliminación de documentos.

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5. CONTENIDO
DOCUMENTO
ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Y/O REGISTRO
9 NOTIFICAR SOBRE LAS CANCELACIONES DEFINITIVAS DE Jefe Vicerrectoría Comunicación
MATRÍCULA REALIZADAS AL EQUIPO DE INFORMACIÓN Y Asistente de interna – Relación
ESTADISTICA PARA LOS INFORMES REQUERIDOS. Estudios de estudiantes con
matrículas
El Jefe de la Vicerrectoría Asistente de Estudios, notifica mediante canceladas
comunicación interna al equipo de Planeación (Información y
Estadística) sobre los estudiantes con cancelación definitiva de Bases de datos
matrícula realizada para la actualización de la base de datos del MEN
MEN.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
TIPO CODIGO NOMBRE
N.A Comunicación Externa – Solicitud de cancelación definitiva de matrícula
N.A Carnet estudiantil o fotocopia de denuncio en caso de pérdida de éste.
N.A Comunicación Interna – Solicitud de Información de matrícula académica y financiera
N.A Acta del Consejo de Facultad
N.A Acta Comité Curricular
FO-GE-45 Resolución de Cancelación definitiva de matrícula
INTERNO N.A Correo institucional – Respuesta a solicitudes de cancelación de matrícula presentadas
N.A Comunicación Interna – Envío de Resoluciones de Cancelación de matrícula aprobadas
FO-GE-18 Retiro Voluntario de Documentos
N.A Informes de gestión Vicerrectoría Asistente de Estudios
N.A Acta de eliminación documentos
N.A Comunicación interna – Relación de estudiantes con matrículas canceladas
N.A Bases de datos MEN
N.A Norma NTC ISO 9001:2015 Numeral 8. Operación
EXTERNO N.A Norma NTC ISO 9001:2015 Numeral 7.5. Información Documentada
N.A Norma NTC ISO 9001:2015 Numeral 8.7. Control de las Salidas No Conformes

7. FLUJOGRAMA

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7. FLUJOGRAMA

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8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA RESPONSABLES

Elaborado por:
Versión Original ingresada al portal institucional. Este nuevo documento  Luz Marina Bautista (Líder Gestión Estudiantil)
combina la información referente a la cancelación definitiva de la matrícula a  Pierina Goyeneche (Auxiliar Administrativo Admisiones y Registros)
01 22/10/2021
los estudiantes de pregrado y posgrado que lo soliciten formalmente ante la
universidad. Aprobado por:
 Nelson García /Líder de Calidad

**Copia No Controlada**