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presencia y accesos
 Manual de usuario

Manual de Usuario
Versión 2

Revisiones:

OSCAR GIMÉNEZ 07/06/2010

DANIEL NAVARRO 29/07/2010
OSCAR GIMÉNEZ 15/07/2010

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Índice

 Consideraciones básicas de la aplicación

 El Menú
o Contenido del Menú
 Control De Presencia
o Grupo Incidencias
o Incidencias
o Jornadas
o Calendarios
o Tarifa
 Control De Accesos
o Grupos Acceso
o Zonas
o Modificar Accesos Masivamente
 Empresa
o Empresa
o Delegación
o Departamento
o Usuarios
 Datos Usuario
 Datos Personales
 Datos Empresa
 Unidades Identificativas
 Accesos
 Calendarios
 Permisos
o Perfil
 Terminales
o Dispositivo
o Marcajes Presencia
o Marcajes Acceso
o Marcajes Inválidos
 Informes
o Movimiento Usuarios
o Presencias
o Ausencias
o Verificaciones
o Tabla resumen jornadas
o Incidencias
o Control de ocupación

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Consideraciones básicas de la aplicación

La aplicación en:HORA está formada por una serie de pantallas que permiten gestionar varios registros
(empleados, huellas, empresas, etc.).

Para la gestión es necesaria la realización de tareas independientes del objeto que se trata. Cada una de
estas tareas, tiene la misma imagen para su identificación.
Son estas:

 Crear

 Guardar

 Borrar

 Volver

 Elegir

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El Menú
El menú se presenta con distintos colores, cada uno corresponde a un grupo de opciones que le permiten:
establecer, configurar… distintas opciones de la aplicación.

 Naranja: Control de presencia

 Rojo: Control de acceso

 Verde: Empresa

 Verde: Terminales

 Amarillo: Informes

 Azul: Manual / Soporte

 Negro: Salir

Contenido del Menú

Control de presencia: Se configuran las jornadas e incidencias y se asocian a calendarios.
Control de acceso: Se configuran los distintos rangos de acceso y zonas.
Empresa: Se insertan y configuran datos relacionados con esta.
Terminales: Se gestiona y configura los distintos terminales que tiene la empresa.
Informes: Se visualizan distintos informes para ver el movimiento de los usuarios.
Manual / Soporte: Consultar el manual o reportar errores, incidencias y proponer mejoras.
Salir: Sirve para salir de la aplicación.

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Control De Presencia
En el control de presencia, se configuran:
Grupo Incidencias: Conjunto de incidencias.
Incidencias: Las posibles incidencias que puede realizar un usuario
Jornadas: Los horarios que han de realizar los usuarios.
Calendarios: Donde se asignan las jornadas.
Tarifa: Donde crearemos las distintas tarifas.

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Grupo Incidencias
El Grupo de Incidencias nos sirven para clasificar un conjunto de incidencias.

Cuando entramos en el menú de Grupo de Incidencias, vemos un listado de grupos y sus características
principales.

Si seleccionamos algún Grupo de incidencia o creamos uno nuevo, veremos la siguiente pantalla

Configuraremos varias opciones en los Grupos de Incidencia:

 Nombre: El nombre del grupo de la incidencia

 Descripción: Un resumen breve de este grupo de incidencia

Ejemplos
Grupo Incidencia:

 Productivas
o Luego vincularemos las incidencias que sean productivas con este grupo
 No Productivas
o Luego vincularemos las incidencias que no sean productivas con este grupo
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Incidencias
Las incidencias nos sirven para determinar la duración y el motivo por el cual un usuario realiza una
acción.
Cuando entramos en el menú de Incidencias, vemos un listado de incidencias y sus características
principales.

Si seleccionamos alguna incidencia o creamos una nueva, veremos la siguiente pantalla

Configuraremos varias opciones en la incidencia:

 Nombre: Un nombre que defina la incidencia

 Número entrada: El número de incidencia que utilizaremos para acceder a la empresa
 Número salida: El número de incidencia que utilizaremos para salir de la empresa
 Grupo de incidencia: Nos sirve para agrupar incidencias en distintas categorías
 Color: Seleccionar un color para mejorar la visualización de la incidencia en los informes y
gráficos
 Descripción: La descripción de la incidencia
 Contabiliza horas: Marcar esta opción si queremos que la incidencia entre dentro del horario. Si
no marcamos esta opción la incidencia estará fuera del horario resultando en tiempo que se ha
de recuperar
 Pausa: Marcar esta opción si no se realizara un marcaje de vuelta. Cierra automáticamente la
incidencia iniciada al cabo del tiempo marcado en la caducidad
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 Completar jornadas hasta el marcaje: Si marcamos esta opción, cuando realicemos esta
incidencia, se irán completando las jornadas hasta el momento en que la marcamos esta
incidencia
 Trabajo: Para indicar cuales la incidencia principal para el trabajo
 Caducidad: Si se marca la pausa o el usuario se olvida de marcar una salida esta servirá para
cerrar automáticamente la incidencia al cabo de X tiempo.
 Tiempo Máximo incidencia: Pondremos un valor en esta opción para que en el informe de
incidencias nos lo compare con el tiempo realizado para esta incidencia.
 Precio-Hora: Asignaremos un precio-hora, previamente creado en tarifas para que, al sacar un
informe, nos calcule el precio hora.

 Incidencias en Jornadas: Un listado de Jornadas que se relacionan con esta incidencia.

Ejemplos
Incidencia:

 Café
o Contabiliza horas, está incluido en el horario
o Caduca en 60 minutos, tiempo estimado para que un usuario desayune y en caso que
de olvide de marcar la vuelta al trabajo, esta caducara sola
 Salir a fumar
o NO contabiliza horas, con lo cual tendrá que recuperar el tiempo empleado en fumar.
Se reflejara en los informes restando el tiempo total que ha de trabajar menos el
tiempo que ha estado fumando

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Jornadas
Las Jornadas nos sirven para determinar el horario y las incidencias que tendrán que realizar los usuarios.
Cuando entramos en el menú de Jornada, vemos un listado de jornadas y sus características principales.

Si seleccionamos alguna Jornada o creamos una de nueva, veremos la siguiente pantalla

Configuraremos varias opciones en las jornadas:

 Nombre: Un nombre que describa la jornada

 Ventana inicio: El rango de horas por las que un usuario entra a trabajar. En caso de que el
horario de entrada sea fijo seleccionar la misma hora en los dos campos.
 Duración neta: El tiempo que ha de realizar un usuario para completar su jornada laboral
 Duración Bruta: Esta es la duración neta más la suma de los descansos no obligatorios. Si una
persona ha de entrar a las 8, ha de realizar 8 horas y tiene 2 horas obligatorias para comer. La
duración bruta será de 10 horas.
 Hora fin (teórica): Este campo no es editable, muestra la hora inicio + duración bruta de esta
manera nos hacemos una idea de cuándo se terminará la jornada
 Color: Elegir un color para visualizar mejor las jornadas en los calendarios.
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 Descripción: La descripción de la jornada.

 Jornada especial: Marcaremos esta opción para generar una jornada sin trabajo. Como una
jornada festiva. de esta manera si realizamos la jornada nos lo contara como horas extras y si
no la hacemos no nos marcara como ausentes.
 Cortesía entrada antes de hora: Un margen de menos X tiempo para que un usuario pueda
entrar a trabajar. Si entra dentro de la cortesía se considera la jornada como correcta
 Cortesía entrada después de hora: Un margen de más X tiempo para que un usuario pueda
entrar a trabajar. Si entra dentro de la cortesía se considera la jornada como correcta
 Cortesía salida antes de hora: Un margen de menos X tiempo para que un usuario pueda salir
de trabajar. Si entra dentro de la cortesía se considera la jornada como correcta
 Cortesía salida después de hora: Un margen de más X tiempo para que un usuario pueda salir
de trabajar. Si entra dentro de la cortesía se considera la jornada como correcta
 Tiempo mínimo hora excedente: el tiempo mínimo que ha de sobrepasar a la duración neta para
que se considere como tiempo excedente.
 Jornadas en calendarios: Un listado de Calendarios que se relacionan con esta Jornada.
 Jornadas en calendarios de usuario: Un listado de Calendarios de Usuario que se relacionan con
esta Jornada.

Cuando editamos un descanso, vemos la siguiente pantalla:

 Cantidad: El número de veces que se puede repetir un descanso

 Incidencia: Seleccionamos la incidencia con la que queremos relacionar el descanso
 Hora inicio: La hora a partir de la cual puede iniciarse el descanso
 Hora fin: La hora máxima para iniciar el descanso
 Duración: la duración que tendrá el descanso.
 Obligatorio: Lo marcaremos si queremos que el descanso se incluya en el horario, si por el
contrario, no lo seleccionamos tendremos que al fin de hora se le sumara la duración del
descanso se haya realizado o no

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Ejemplo
Jornada

 Configuración jornada
o Hora de inicio será de 9 a 9
o Con una duración de 8 horas
o Tendrá una cortesía de entrada y salida de 10 minutos
o Tiempo excedente de 1 hora, así empezara a contabilizar horas excedentes a partir de
haber realizado más de 1 hora excedente
 Configuración descanso:
o Una comida
o Que pueda empezar entre las 2 y las 3
o Que tenga una duración de 1 hora
o Que sea obligatorio

 El resultado será que el usuario entrara a las 9 y su hora de fin será a las 16.
 Jornada Festiva
o Marcaremos la opción de Jornada Especial
o Le pondremos un color rojo ya que así en los informes y en los calendarios se
visualizará correctamente

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Calendarios
Los calendarios nos sirven para asociar distintas jornadas a los días del año, de esta manera, cuando
sacamos informes, podemos ver si un usuario a cumplido o no con la programación.
Cuando entramos en el menú de Calendarios, vemos un listado de calendarios y sus características
principales.

Si seleccionamos algún Calendario o creamos un de nuevo, veremos la siguiente pantalla

Configuraremos varias opciones en los calendarios:

 Nombre: Un nombre que describa el calendario

 Descripción: Una breve descripción que defina el calendario
 Selección: Si desea seleccionar un día concreto del calendario, selecciónelo haciendo clic sobre
éste, en el caso de querer seleccionar por días de la semana, haga clic sobre el día y si lo que
desea es seleccionar el mes entero, haga clic sobre el mes
 Asignación Jornadas: Para asociar una jornada al día o días que ha seleccionado, debe hacer
clic sobre la jornada que desea que encontrará dentro del cuadro Jornadas
 Deselección: En el caso de querer deseleccionar, debe hacer clic en la leyenda "Deseleccionar
todo" que aparece dentro del cuadro Jornadas
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Opciones adicionales en calendarios:

 Herencia: Primero seleccionaremos un calendario, luego elegiremos la opción de copiar si

deseamos copiar el calendario seleccionado a este. Si seleccionamos linkar, estaremos
vinculando el calendario seleccionado con este, de tal manera que las modificaciones que
realizamos en el calendario seleccionado también se verán reflejadas en este
 Generador de selección: Seleccionamos el periodo en el cual queremos generar la selección.
luego pondremos cada cuantos días queremos hacer que selección. Luego seleccionaremos la
jornada que queremos aplicar
 Copiador de periodos: seleccionaremos un periodo de tiempo y luego a partir de cuándo lo
queremos copiar
 Calendarios en Usuarios: Un listado de Usuarios que se relacionan con este calendario.

Una vez ha realizado la asociación de jornadas al calendario, pulse GUARDAR

Ejemplo
Calendarios

 Primero seleccionaremos mes a mes todo el año, una vez lo tengamos seleccionado, le
asignaremos la Jornada Normal
 Después seleccionaremos todos los sábados y domingos, en Jornadas apretaremos sobre No
Definida
 Luego seleccionaremos todos los viernes y les asignaremos la Jornada intensiva
 Para finalizar seleccionaremos aquellos días que sean festivos y le asignaremos la jornada de
festivos.
Herencia

 Primero crearemos un calendario con solo los festivos

 Luego crearemos un calendario normal para los trabajadores
 Entraremos en el Calendario normal y en Herencias seleccionaremos el calendario de festivos,
lo linkaremos y luego aplicaremos
 Obtenemos el resultado de un calendario linkado con el de festivos, de tal manera que si
alteramos un festivo, este se reflejara en todos los calendarios que se hayan vinculado con el de
Festivos
Generador de selección

 En la opción desde, seleccionaremos el primer lunes de enero

 Hasta el 31 de diciembre del mismo año
 Pondremos que cada 7 días
 Durante 5 días
 Apretamos en el botón de generar. al cabo de unos segundos, nos habrá seleccionado de lunes
a viernes de todo el año
 Una vez se haya realizado la selección apretaremos encima del nombre de la jornada que
queramos vincular
Copiador de periodos

 Seleccionaremos el periodo que queremos copiar

 En la opción desde, seleccionaremos el primer lunes de enero
 Hasta el 31 de diciembre del mismo año
 Seleccionaremos el día a partir del cual queremos copiar. Ejemplo el primer lunes del año
siguiente
 Para finalizar apretaremos en el botón de Copiar.

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Tarifa
El menú Tarifas, nos permite establecer las diferentes tarifas que puede tener un usuario
Cuando entramos en el menú de Tarifas, vemos un listado de tarifas y sus características.

Si seleccionamos alguna Tarifa o creamos una nueva, veremos la siguiente pantalla

Configuraremos los datos básicos de las Tarifas:

 Nombre: El nombre de la Tarifa

 Precio Hora: El precio por hora que podría cobrar un usuario
 Símbolo: La unidad monetaria
 Descripción: Una breve descripción de la zona

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Ejemplo
Tarifas

 Crearemos varias tarifas acorde con lo que podría cobrar un usuario

 Tarifa estándar:10 €
 Tarifa reducida: 8€
 Tarifa extra: 15 €

En el momento de sacar informes o consultar información nos será útil las tarifas, así nos podremos hacer
una idea de que es lo que cobraría el usuario.
Los datos obtenidos pueden no ser reales.

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Control De Accesos
En el control de accesos se configura:
Grupos Acceso: Estos son los rangos horarios en los cuales un empleado puede entrar en la empresa
Zonas: Conjunto de terminales que delimitan una zona
Modificar Accesos Masivamente: Modificar accesos masivamente para todos los uaurios

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Grupos Acceso
El Grupo De Acceso nos sirven para determinar el rango horario por el cual un usuario podrá entrar en la
empresa.
Cuando entramos en el menú de Grupos De Acceso, vemos un listado de accesos y sus características
principales.

Si seleccionamos algún Acceso o creamos uno de nuevo, veremos la siguiente pantalla

Configuraremos varias opciones en los Grupos De Acceso:

 Nombre: Un nombre que describa el Grupo De Acceso

 Descripción: Una breve descripción que defina el Grupo De Acceso
 Rangos: De lunes a domingo seleccionaremos los horarios, desde y hasta, en el cual un el
terminal nos dará acceso. Por cada día podemos configurar hasta 3 rangos de acceso

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Ejemplo
Grupos De Acceso

 En el Rango 1 seleccionaremos el horario de 8 a 13:30.

o Repetiremos este paso de Lunes a Jueves

 En el Rango 2 seleccionaremos el horario de 14 a 18:30.

o Repetiremos este paso de Lunes a Jueves

 En el Rango 1 del Viernes seleccionaremos el rango de 8 a 16

De esta manera, tendremos una Grupo De Acceso que se corresponde con un horario de lunes a jueves
de jornada partida y los viernes de jornada intensiva. Lógicamente, hemos añadido 30 minutos para
calcular una salida o una entrada antes de hora.

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Zonas
El menú Zonas, nos permite establecer las diferentes zonas que puede tener una empresa
Cuando entramos en el menú de Zonas, vemos un listado de zonas y su descripción.

Si seleccionamos alguna Zona o creamos una nueva, veremos la siguiente pantalla

Configuraremos los datos básicos en las Zonas:

 Nombre: El nombre de la zona

 Descripción: Una breve descripción de la zona

Ejemplo
Zonas

 Crearemos tantas zonas como grupos de terminales tengamos

 Zona de cafetería Los terminales de entrada y salida
 Zona de oficinas: Los terminales de entrada y salida
IMPORTANTE: los terminales se vinculan con zonas, y estas, en el menú de acceso de los usuarios, se
les vincula el grupo de acceso.

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Modificar Accesos Masivamente

El menú Modificar Accesos Masivamente, nos permite vincular de manera masiva los grupos de acceso a
distintos grupos organizativos de la empresa
Cuando entramos en el menú de Modificar Accesos Masivamente, vemos la siguiente pantalla:

Configuraremos los datos para realizar la modificación masiva:

 Empresa: Seleccionaremos una empresa. Si se deja vacía no afectara a ninguna empresa

 Delegación: Seleccionaremos una delegación. Si se deja vacía no afectara a ninguna
delegación. Si se ha seleccionado una empresa y la delegación esta vacía afectara a todas las
delegaciones
 Departamento: Seleccionaremos un departamento. Si se deja vacía no afectara a ningún
departamento. Si se ha seleccionado una delegación y el departamento esta vacío afectara a
todos los departamentos

 Zonas: Por cada una de las zonas seleccionaremos una opción. Si se deja vacía, esa zona no
se vinculara a ningún rango horario.

Ejemplo
Zonas

 Seleccionaremos una empresa

 La delegación y el departamento los dejaremos vacíos para que así afecte a todos los usuarios
de la empresa
 Seleccionaremos en todas las Zonas un Rango Horario
 Dejaremos una Zona vacía para que no le afecte ningún cambio, así la información existente
para esa zona no se verá afectada
 Apretaremos en Modificar para finalizar

IMPORTANTE: Esta acción modifica los accesos de los usuarios a los terminales (apertura de puerta)
estar seguro antes de usar.

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Empresa

En Empresas, se configura:
Empresa: Los datos propios de la empresa

Delegación: Los datos de todas la delegaciones que pertenecen a una empresa. Inclusive la misma
central
Departamento: Los datos de cada departamento. Este se relaciona con la delegación.
Usuarios: Aquí se configuran los datos de los usuarios y sus relaciones.
Perfil: Grupos de permisos para la aplicación

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Empresa
El menú empresa, nos permite configurar todos los datos de una empresa

Cuando entramos en el menú de Empresa, vemos un listado de empresas y sus características

principales.

Si seleccionamos alguna Empresa o creamos una de nueva, veremos la siguiente pantalla

Configuraremos varias opciones en la Empresa:

 Logotipo: El logotipo de la empresa

 Empresa madre: Seleccionar la empresa a la cual pertenece la que se está creando.
 Código: Campo alfanumérico único para vincularse con aplicaciones externas.
 Nombre: El nombre de la empresa
 Persona Contacto: Seleccionaremos una persona de contacto
 CIF: El CIF de la empresa
 Descripción: Una breve descripción de la empresa
 Dirección: La dirección de la empresa
 Dirección 2: Otra dirección de la empresa
 Código Postal: El código postal de la empresa
 Provincia: La provincia donde está ubicada la empresa
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 Ciudad: La ciudad donde está ubicada la empresa

 Población: La población donde está ubicada la empresa
 País: El país donde está ubicada la empresa
 E-mail: El e-mail de la empresa
 Web: La página web de la empresa
 Teléfono 1 y 2: El teléfono de la empresa
 Extensión: La extensión de la empresa
 Fax: El numero fax de la empresa
 Calendario por defecto: El calendario que tiene la empresa

Ejemplo
Empresa

 Lo primero que haremos, será rellenar el Código y el Nombre de la empresa, ya que son campos
obligatorios.
 Luego rellenaremos los datos de la empresa
En el momento de sacar informes o consultar información nos será útil rellenar cuanta más información
mejor.
Si ponemos el logo de la empresa, éste nos saldrá en los informes.

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Delegación
El menú Delegación, nos permite configurar todos los datos de una delegación

Cuando entramos en el menú de Delegación, vemos un listado de delegaciones y sus características

principales.

Si seleccionamos alguna Delegación o creamos un de nueva, veremos la siguiente pantalla

Configuraremos varias opciones en la Delegación:

 Logotipo: El logotipo de la delegación

 Empresa: Seleccionar la empresa a la cual pertenece la delegación
 Código: Campo alfanumérico único para vincularse con aplicaciones externas.
 Nombre: El nombre de la delegación
 Persona Contacto: Seleccionaremos una persona de contacto
 CIF: El CIF de la delegación
 Descripción: Una breve descripción de la delegación
 Dirección: La dirección de la delegación
 Dirección 2: Otra dirección de la delegación
 Código Postal: El código postal de la delegación
 Provincia: La provincia donde está ubicada la delegación
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 Ciudad: La ciudad donde está ubicada la delegación

 Población: La población donde está ubicada la delegación
 País: El país donde está ubicada la delegación
 E-mail: El e-mail de la delegación
 Web: La página web de la delegación
 Teléfono 1 y 2: El teléfono de la delegación
 Extensión: La extensión de la delegación
 Fax: El numero fax de la delegación
 Calendario por defecto: El calendario que tiene la delegación

Ejemplo
Delegación

 Lo primero que haremos, será rellenar el Código y el Nombre de la delegación, ya que son
campos obligatorios.
 Luego rellenaremos los datos de la delegación según convenga
En el momento de sacar informes o consultar información nos será útil rellenar cuanta más información
mejor.
Si ponemos el logo de la delegación, este nos saldrá en los informes.

Tener en cuenta que tendremos que añadir la delegación principal, normalmente, esta será y tendrá los
mismos datos que la empresa a la que pertenece.

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Departamento
El menú Departamento, nos permite configurar todos los datos de un departamento

Cuando entramos en el menú de Departamento, vemos un listado de departamentos y sus características

principales.

Si seleccionamos algún Departamento o creamos uno de nuevo, veremos la siguiente pantalla

Configuraremos varias opciones en los Departamentos:

 Delegación: Seleccionar la delegación a la cual pertenece el departamento

 Código: Campo alfanumérico único para vincularse con aplicaciones externas
 Nombre: El nombre del departamento
 Persona Contacto: Persona de contacto del departamento
 Descripción: Una breve descripción del departamento
 E-mail: El e-mail del departamento
 Teléfono: El teléfono del departamento
 Extensión: La extensión del departamento
 Fax: El numero fax del departamento
 Calendario por defecto: El calendario que tiene del departamento

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Ejemplo
Departamentos

 Lo primero que haremos, será rellenar el Código y el Nombre de la delegación, ya que son
campos obligatorios.
 Luego rellenaremos los datos del departamento según convenga
En el momento de sacar informes o consultar información nos será útil rellenar cuanta más información
mejor.

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Usuarios
El menú Usuarios, nos permite configurar todos los datos de un usuario y sus relaciones.
Cuando entramos en el menú de Usuarios, vemos un listado de usuarios y sus características principales.

Si seleccionamos algún Usuario o creamos uno nuevo, veremos la siguiente pantalla

Datos Usuario

Configuraremos varias opciones en los Datos de Usuario:

 Código Externo: Campo alfanumérico único para vincularse con aplicaciones externas.
 Obtener Código libre: Obtendremos el primer código libre disponible.
 Numero usuarios (terminales): El número de usuario interno para el terminal
 Obtener Número libre: Obtendremos el primer número libre disponible.
 Fecha alta: La fecha en que el usuario empezó el trabajo o la actividad
 Fecha baja: La fecha en que el usuario terminará el trabajo o la actividad
 Bloqueado: Seleccionar si el usuario está bloqueado y por lo tanto no puede acceder a ningún
sitio
 Nombre: El nombre del usuario
 Primer apellido: El apellido del usuario
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 Segundo apellido: El apellido segundo del usuario

 Comentarios: Comentarios sobre el usuario

Ejemplo
Usuario

 Lo Primero que haremos, será rellenar el Código Externo, el Número de Usuario (del terminal), el
Nombre y el Apellido del Usuario, ya que son campos obligatorios.
 Opcionalmente apretaremos en Obtener Código o Número para obtener de manera automática
un número o código libre
 Luego rellenaremos tantos datos como nos sea necesario
En el momento de sacar informes o consultar información nos será útil rellenar cuanta más información
mejor.

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Datos Usuario

Dentro del menú de Usuarios, en la pestaña de Datos Usuario, configuraremos los datos básicos del
usuario.

Configuraremos varias opciones en los Datos Personales:

 Código Externo: Campo alfanumérico único para vincularse con aplicaciones externas.
 Numero usuarios (terminales): El número de usuario interno para el terminal
 Fecha alta: La fecha en que el usuario empezó el trabajo o la actividad
 Fecha baja: La fecha en que el usuario terminará el trabajo o la actividad
 Bloqueado: Seleccionar si el usuario está bloqueado y por lo tanto no puede accedes a ningún
sitio
 Nombre: El nombre del usuario
 Primer apellido: El apellido del usuario
 Segundo apellido: El apellido segundo del usuario
 Comentarios: Comentarios sobre el usuario

Ejemplo
Usuario

 Rellenaremos o modificaremos tantos datos como nos sea necesario

En el momento de sacar informes o consultar información nos será útil rellenar cuanta más información
mejor.

IMPORTANTE si cambiamos el número de usuario luego tendremos que reprogramar el terminal. Se

recomienda no cambiar el número de usuario

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Datos Personales

Dentro del menú de Usuarios, en la pestaña de Datos Personales, configuraremos los datos básicos del
usuario.

Configuraremos varias opciones en los Datos Personales:

 Foto: La Foto del usuario

 NIF: El NIF del usuario
 Sexo: El sexo del usuario
 Nacionalidad: La nacionalidad del usuario
 Nacido En: Donde nació el usuario
 Fecha Nacimiento: La fecha de nacimiento del usuario
 Estado Civil: El estado Civil del usuario
 Número Hijos: El número de hijos que tiene el usuario
 Titulación: La titulación que tiene el usuario
 Idioma: Los idiomas que habla el usuario
 Permiso Conducir: El tipo de permiso de conducir que tiene el usuario
 Años Carnet: El número de años de carnet que tiene el usuario
 Dirección: La dirección del usuario
 Código Postal: El código postal del usuario
 Provincia: La provincia donde vive el usuario
 Ciudad: La ciudad donde vive el usuario
 Población: La población donde vive el usuario
 País: El país donde vive el usuario
 E-mail: El e-mail del usuario
 Teléfono: El teléfono del usuario
 Móvil: El teléfono móvil del usuario
 Fax: El numero fax del usuario

Ejemplo
Usuario

 Rellenaremos tantos datos como nos sean necesarios. Los campos en esta pestaña no son
obligatorios.
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Datos Empresa

Dentro del menú de Usuarios, en la pestaña de Datos Empresa, configuraremos todas las relaciones de
usuario.

Configuraremos varias opciones en los Datos de Empresa:

 Usuario Global: Marcaremos esta opción si queremos que el usuario pueda entrar en todas las
delegaciones.
 Departamento: Seleccionaremos el departamento en el cual el usuario realiza sus actividades
 E-mail: El e-mail del usuario dentro de la empresa
 Teléfono: El teléfono del usuario dentro de la empresa
 Extensión: La extensión del usuario dentro de la empresa
 Móvil: El teléfono móvil de empresa del usuario.
 Fax: El número fax del usuario dentro de la empresa
 Tarifa hora normal: Seleccionamos la tarifa que previamente hemos creado en el menú tarifas
 Tarifa hora extra: Seleccionamos la tarifa que previamente hemos creado en el menú tarifas
 Tarifa nocturna: Seleccionamos la tarifa que previamente hemos creado en el menú tarifas
 Comentarios: Comentarios del usuario
 Tipo Contrato: El tipo de contrato del usuario
 Inicio Contrato: El inicio del contrato del usuario en la empresa
 Fin Contrato: El fin del contrato del usuario en la empresa
 Núm. S.S: Número de la Seguridad Social del usuario
 Tarifa Cotización: La tarifa de cotización del usuario
 IRPF: El IRFP del contrato del usuario
 Forma Pago: La forma de pago al usuario
 Revisión Salarial: Cuando es la próxima revisión salarial del usuario
 Categoría Profesional: El cargo o puesto que ocupa el usuario
 Cargo: El cargo que ocupa el usuario
 Responsabilidad: La responsabilidad del usuario
 Banco: El banco del usuario
 CCC: El número de cuenta del usuario

El único campo obligatorio es la Delegación.

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Unidades Identificativas

Dentro del menú de Usuarios, en la pestaña de Unidades Identificativas, configuraremos todos los
métodos de acceso que tengamos a través de los terminales.

Biometría huella

 Seleccionaremos un terminal o un sensor USB y a continuación seleccionaremos un dedo y lo

registraremos

Clave de Acceso

 Introduciremos un número para acceder al terminal con el número de usuario y la clave de

acceso. Esto nos servirá en el caso que el usuario no puede entrar con la huella o la tarjeta, así
como si se ha dejado la tarjeta o en dedo en alguna parte.

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Tarjeta

 Introduciremos el Número de tarjeta (el que sale impreso) y el código de la tarjeta. De esta
manera, podremos entrar en el terminal con la tarjeta. (solo para terminales de tarjeta)

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Accesos

Dentro del menú de Usuarios, en la pestaña de Accesos, configuraremos el tipo de acceso (los rangos)
para cada una de las zonas.

Configuraremos varias opciones los Accesos:

 Listado de zonas
 En cada una se le puede seleccionar un rango

Ejemplo

 Para la Zona A seleccionaremos Full Access

o Podrá entrar cuando quiera

 Para la Zona B seleccionaremos No Access

o Nunca podrá entrar

 Para la Zona C seleccionaremos Intensa

o Solo podrá entrar de 8 a 16

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Calendarios

Dentro del menú de Usuarios, en la pestaña de Calendarios, configuraremos el calendario específico para
ese usuario.

Configuraremos varias opciones los Calendarios:

 El funcionamiento es igual que en los Calendarios del Control de Presencia

 Referirse al Capítulo de calendarios
 Calendarios Base: el calendario base para este usuario

Ejemplo

 Seleccionaremos un calendarios base

o El Común

 Seleccionaremos las jornadas o festivos específicos para este usuario

o Vacaciones de verano

 Los días que modifiquemos los veremos de color menos intenso.

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Permisos

Dentro del menú de Usuarios, en la pestaña de Permisos, configuraremos el tipo de acceso que el usuario
tiene en el programa y en el terminal

Configuraremos varias opciones los Permisos:

 Login: El nombre de usuario para entrar en la aplicación

 Contraseña: La contraseña para entrar en la aplicación
 Nivel de acceso al terminal: Seleccionaremos si el usuario puede entrar o no al menú terminal
para realizar cambios
 Perfil: Seleccionar si se quiere que el usuario pueda añadir, editar y eliminar datos en la
aplicación
o Administrador Global: Lo puede ver todo
o Jefe Empresa: Podrá modificar datos de su empresa
o Jefe Delegación: Podrá modificar datos de su delegación
o Jefe Departamento: Podrá modificar datos de su departamento
o Usuario: El usuario podrá ver sus informes

Ejemplo

 Para un usuario administrador:

o Le pondremos un login y contraseña
o Seleccionaremos la opción de administrador
 Para la aplicación
 Para el terminal

 Para un usuario normal:

o Deseleccionaremos la opción de administrador
 Para la aplicación
 Para el terminal

Los perfiles se crean en menú de Empresa, Perfiles.

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Perfil
El menú perfil, nos permite configurar los permisos al sistema
Cuando entramos en el menú de Perfil, vemos un listado de perfiles y sus características principales.

Si seleccionamos algún Perfil o creamos uno nuevo, veremos la siguiente pantalla

Configuraremos varias opciones en los Perfiles:

 Nombre: El nombre del perfil

 Descripción: Una breve descripción del perfil

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Ejemplo
Perfil

 Primero seleccionaremos las tablas a la cuales queremos dar permisos.

 Todas Las tablas.
 Seleccionaremos el nivel de acceso a dichas tablas.
 Total.
 Luego seleccionaremos los Menús tablas a la cuales queremos dar permisos.
 Todos Las menús.
 Seleccionaremos el nivel de acceso a dichos menús.
 Total.
El orden es importante, primero seleccionar tablas y luego menús.

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Terminales
En Terminales, se configura:
Dispositivo: La configuración de los dispositivos para poder comunicarnos e intercambiar información.
Marcajes Presencia: Las fichadas (logs) que se obtienen del terminal. Estos datos se muestran sal cual
vienen del terminal.
Marcajes Acceso: Las fichadas (logs) que se obtienen del terminal. Estos datos se muestran tal cual
vienen del terminal. Se puede ver si el acceso es correcto o incorrecto.
Marcajes Inválidos: Las fichadas (logs) que se obtienen del terminal. Estos datos se muestran tal cual
vienen del terminal. Son marcajes que son inválidos.

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Dispositivo
El menú Dispositivo, nos permite configurar los diferentes terminales en una instalación y sus relaciones.
Cuando entramos en el menú de Dispositivos, vemos un listado de dispositivos y su configuración básica.

Si seleccionamos algún Dispositivo o creamos un nuevo, veremos la siguiente pantalla:

Configuraremos los datos básicos de los Dispositivos:

 Tipo: El tipo de terminal que hemos instalado

 Zona: La zona a la cual pertenece el terminal
 Comunica con el exterior: En caso de que se quiera hacer el control de ocupación se ha de
marcar que terminales comunican con el exterior.
 Nombre: El nombre del Terminal
 Descripción: Una breve descripción del Terminal
 Modo: Seleccionaremos como queremos utilizar el terminal; Entrada, Salida, Entrada-Salida o
Acceso
 Tipo acceso: Seleccionaremos como queremos que el terminal nos identifique; Huella, Huella +
Tarjeta, Tarjeta, Clave, Clave + Huella, Clave + Tarjeta
 IP: La IP del terminal para comunicarnos con él.
 Puerto: Por defecto es el 4370. En el caso que se quieran redirigir puertos, aquí se tendría que
poner el puerto inicial. Ver Anexo II.
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Si nos desplazamos abajo, veremos las operaciones que podemos hacer con el terminal.

Las posibles operaciones con el terminal son:

 Obtener estado: Veremos si el terminal responde y está conectado o no.

 Obtener Registros: Utilizaremos esta opción para obtener los marcajes del dispositivo
 Reprogramar todo: Elimina y vuelve a enviar toda la información al terminal
 Sincronizar hora: Para sincronizar la hora
 Abrir puerta: con este botón, activaremos el relé del terminal
 Apagar: Con este botón, apagaremos el terminal
 Reiniciar: Con este botón, reiniciaremos el terminal
 Bloquear: Se bloquea el terminal y no se puede fichar
 Desbloquear: Se desbloquea el terminal
 Importar Usuarios: Esta opción importa los usuarios del terminal. Actualiza la información
existente o la crea de nuevo. Los datos que predominan son los del terminal.
 Comparar Usuarios: Compara los usuarios que tenemos en la base de datos con los que hay en
el terminal
 Enviar Incidencias: Ciertos tipos de terminales, admiten incidencias escritas, con este botón, las
enviamos
 Enviar Imagen Empresa: Ciertos tipos de terminales, admiten un fondo con el logo, con este
botón las enviamos.

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Marcajes Presencia
El menú Marcajes Presencia, nos permite visualizar los marcajes recibidos desde el terminal.

Cuando entramos en el menú de Marcajes Presencia, vemos un listado de marcajes y su información

correspondiente.

La información que nos muestra es la siguiente:

 Fecha-Hora: La fecha y la hora en la que marco un usuario

 Usuario: El usuario que marco en el terminal
 Incidencia: Si el usuario causo alguna incidencia al fichar
 Dispositivo: El dispositivo por el cual ficho el usuario

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Marcajes Acceso
El menú Marcajes Acceso, nos permite visualizar los marcajes recibidos desde el terminal y si el acceso
es correcto o incorrecto.
Cuando entramos en el menú de Marcajes Acceso, vemos un listado de marcajes y su información
correspondiente.

La información que nos muestra es la siguiente:

 Fecha-Hora: La fecha y la hora en la que marco un usuario

 Usuario: El usuario que marco en el terminal
 Departamento: El departamento al que pertenece el usuario
 Dispositivo: El dispositivo por el cual ficho el usuario
 Acceso Permitido: Si el acceso ha sido permitido o no
 Zona: La zona donde se ubica el marcaje
 Rango Horario: El rango horario que tiene asignado el usuario

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Marcajes Inválidos
El menú Marcajes Inválidos, nos permite visualizar los marcajes inválidos recibidos desde el terminal.

Cuando entramos en el menú de Marcajes Inválidos, vemos un listado de marcajes y su información

correspondiente.

La información que nos muestra es la siguiente:

 Fecha-Hora: La fecha y la hora en la que marco un usuario

 ID Usuario Dispositivo: El número de usuario en el terminal
 Usuario: El usuario que marco en el terminal
 Incidencia: La incidencia marcada en el dispositivo
 Dispositivo: El dispositivo por el cual ficho el usuario
 Estado: El motivo por el cual el marcaje es invalido

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Informes
En Terminales, se configura:
Movimiento Usuarios: Informe para visualizar los movimientos de los usuarios día a día.
Presencias: Informe para visualizar la presencia de los usuarios.
Ausencias: Informe para visualizar las ausencias de los usuarios.
Verificaciones: Informe para verificar las llegadas y salidas, antes y después de horas.

Tabla resumen jornadas: Informe para visualizar rápidamente si los usuarios realizan correctamente sus
jornadas.
Incidencias: Informe para visualizar las incidencias realizadas.
Control de ocupación: Informe para visualizar la gente que entra y sale de la empresa.

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Movimiento Usuarios
El menú Movimiento Usuarios, nos permite visualizar de una manera ordenada los marcajes realizados
para el usuario.
Cuando entramos en el menú de Movimiento Usuarios, vemos una serie de filtros que deberemos rellenar
para obtener la visualización de los marcajes correspondiente.
Los filtros que se muestran son lo siguientes:

 Usuario: El usuario que marco en el terminal

 Departamento: El departamento al cual pertenecen un grupo de usuarios
 Periodo: La fecha desde y hasta en la cual se verán los movimientos
 Jornadas: El tipo de jornadas que de desea visualizar
 Mostrar: Los tipos de datos que se quieren visualizar

Gráfico

Tabla

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Resumen

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Presencias
El menú Presencias, nos permite visualizar de una manera ordenada los usuarios que están en la
empresa.
Cuando entramos en el menú de Presencias, vemos una serie de filtros que deberemos rellenar para
obtener la información correspondiente.

Los filtros que se muestran son lo siguientes:

 Usuario: EL usuario que queremos ver, si no seleccionamos ninguno, los veremos todos.
 Departamento: EL departamento que queremos ver, si no seleccionamos ninguno, los veremos
todos.

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Ausencias
El menú Ausencias, nos permite visualizar de una manera ordenada las ausencias causadas por los
usuarios.
Cuando entramos en el menú de Ausencias, vemos una serie de filtros que deberemos rellenar para
obtener la información correspondiente.

Los filtros que se muestran son lo siguientes:

 Año: el año en el cual queremos ver las ausencias

 Mes: el mes en el cual queremos ver las ausencias
 Día: el día en el cual queremos ver las ausencias

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Verificaciones
El menú Verificaciones, nos permite comprobar de una manera ordenada las llegadas y salidas antes y
después de horas.
Cuando entramos en el menú de Verificaciones, vemos una serie de filtros que deberemos rellenar para
obtener la información correspondiente.

Los filtros que se muestran son lo siguientes:

 Año: El año en el cual queremos ver las verificaciones

 Mes: El mes en el cual queremos ver las verificaciones
 Día: El día en el cual queremos ver las verificaciones
 Usuario: EL usuario que queremos ver, si no seleccionamos ninguno, los veremos todos.
 Departamento: EL departamento que queremos ver, si no seleccionamos ninguno, los veremos
todos.
 Jornadas: Si queremos que se apliquen las cortesías para las llegadas antes y después de hora
 Llegadas antes de hora: Marcar para ver
 Llegadas después de hora: Marcar para ver
 Salidas antes de hora: Marcar para ver
 Salidas después de hora: Marcar para ver

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Tabla resumen jornadas

El menú Tabla resumen jornadas, nos permite visualizar si las Jornadas realizadas son correctas o
incorrectas de una manera ordenada y cronológica.
Cuando entramos en el menú de Tabla resumen jornadas, vemos una serie de filtros que deberemos
rellenar para obtener la información correspondiente.

Los filtros que se muestran son lo siguientes::

 Usuario: EL usuario que queremos ver, si no seleccionamos ninguno, los veremos todos.
 Departamento: EL departamento que queremos ver, si no seleccionamos ninguno, los veremos
todos.
 Periodo: El periodo en el cual queremos ver la tabla de resumen de jornadas

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Incidencias
El menú Incidencias, nos permite comprobar de una manera ordenada las incidencias que realizan los
usuarios.
Cuando entramos en el menú de Verificaciones, vemos una serie de filtros que deberemos rellenar para
obtener la información correspondiente.
Los filtros que se muestran son lo siguientes:

 Periodo: La fecha desde y hasta en la cual se verán los movimientos

 Grupo Incidencia: El grupo de incidencias que queremos filtrar
 Incidencia: La incidencias que queremos filtrar
 Usuario: El usuario que queremos ver, si no seleccionamos ninguno, los veremos todos.
 Departamento: El departamento que queremos ver, si no seleccionamos ninguno, los veremos
todos.
Tabla

Resumen

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Control de ocupación
El menú Control de ocupación, nos permite visualizar de una manera ordenada la ocupación de la
empresa por horas.
Cuando entramos en el menú de Control de ocupación, vemos una serie de filtros que deberemos rellenar
para obtener la información correspondiente.

Los filtros que se muestran son lo siguientes:

 Día: el día en el cual queremos ver las ausencias

 Periodo: El periodo en el cual queremos ver la ocupación

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