DIAGRAMA DE PROCESOS

De acuerdo con Gómez Cejas (1997), el diagrama de procesos es una

representación que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen
un procedimiento o parte de este. Puede contener información adicional sobre la
ejecución de operaciones.
Para Chiavenato (1993), el flujograma representa la secuencia de rutinas simples
que se evidencian mediante una gráfica para indicar la secuencia del proceso en
cuestión, las unidades involucradas y quiénes son los responsables de la ejecución
de las acciones.
El diagrama de procesos o flujograma es utilizado por las unidades administrativas
para explicar de manera representativa los procedimientos administrativos que
efectúa cada área de trabajo. Allí se presentan las labores que se ejecutan dentro
de una secuencia establecida.

● OBJETIVO
Indicar las acciones a cargo de un área de trabajo de una empresa, siendo
considerado una de las herramientas que representa las técnicas de manera
secuencial y cronológica para explicar cada labor de manera estructurada.

● Simbología del diagrama de procesos

Principio y terminación del diagrama: se utiliza como representación de la entrada
o para información de que el proceso ha finalizado. Se utiliza para indicar un área o
funcionario que proporciona la información.
Actividad o proceso: funciones que desempeña el o los funcionarios involucrados
en el proceso.
Conector: se utiliza para unir informaciones aisladas o para adherir la información
que deba seguirse en otro lugar. Es una conexión que se hace de una parte con
otra del diagrama.
Documento: la representación de un documento en el proceso, es decir, se utiliza
para identificar el uso de un documento cuando se genere o se le dé salida del
proceso.
Alternativa: Símbolo que se utiliza cuando una actividad requiere de tomar
decisiones en relación con uno o varios caminos diferentes.
Dirección del diagrama: Indica la secuencia de la información, se utiliza para unir
símbolos o para indicar principios de alternativas.
Círculo: Símbolo que demarca una operación, etapa o procedimiento.
Cuadrado: Representa un control mediante la verificación, sin realizar ningún
proceso.
Triángulo: Si se presenta en el diagrama, ya sea con el vértice hacia arriba o hacia
abajo significa una interrupción definitiva o prolongada. Puede ser archivar.

● Pasos para elaborar un diagrama de procesos

o Empezar a construir el diagrama en la parte superior de la página, en la que
se exprese la información de arriba hacia abajo o, en su defecto, de izquierda
a derecha.
o Nombre del proceso indicando los puntos iniciales y finales.
o Número de procedimientos involucrados.
o Identifique cada columna con las actividades que realice el área o las áreas.
o Represente los documentos mediante rectángulos.
o El movimiento se presenta por una sola línea.
o El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen
los rectángulos de arriba hacia abajo.
o Las figuras deben presentarse en forma de cuadros o rectángulos, indicando
dentro de ellos el nombre (una sola palabra).
o Las líneas indicadas en el flujograma deben ser más delgadas que las líneas
del formato.
o Cada acción del proceso debe enumerarse y describirse con pocas palabras.
o Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indica
mediante una flecha interrumpida.
o Evite usar siglas, presente el nombre completo de la unidad administrativa.

● Recomendaciones para diseñar el diagrama de procesos

1. Tenga en cuenta los símbolos que utiliza, para evitar confusiones, de tal
manera que a quien visualice el diagrama le sea apropiado y fácil de
entender, a fin de alcanzar el propósito previsto con la creación del
diagrama.
2. Identifique la información de los procesos que va a plasmar en el diagrama.
3. Ordene los procesos en orden de ejecución de las labores de la unidad
administrativa.
4. Seleccione los símbolos que le faciliten la comprensión del diagrama.
5. Utilice los conectores que sean necesarios para la adecuada representación
de los procesos.
6. Indique los momentos de inicio y fin del diagrama.
7. Una vez finalice el diagrama, haga una revisión detallada de los procesos,
para no dejar ninguno por fuera de la representación.
● Aplicaciones que se sugieren para elaborar el diagrama de procesos
(opcional)

Canva: mapas mentales, infografías, diagrama de procesos, folletos, logos, entre

otros. https://www.canva.com/search/templates?q=diagrama%20de%20procesos

AYOA: lluvia de ideas, diagrama de araña, mapas mentales, planificación de

proyectos, presentación de información, toma de notas, ejercicios para la memoria.
Plan gratuito, de pago y empresarial. https://www.ayoa.com/mind-mapping/

MindNode: funciona en dispositivos táctiles y está diseñada para IOS. mapas

mentales, lluvia de ideas y diagramas. https://mindnode.com/

Herramientas ofimáticas
Microsoft Word, PowerPoint.

● Ejemplos de un diagrama de procesos

Tomado de:
https://1.bp.blogspot.com/-
YxJvG4E75CA/YFnhwrjPw3I/AAAAAAAAH4U/LztpZcuOuYY0Ni0_2lqKU9PQWKm
TG4E9gCLcBGAsYHQ/s1200/diagramas-de-flujo.jpg
Tomado de:
https://sites.google.com/site/apuntesdemonicacastilloaguirre/_/rsrc/149228103730
2/trabajos-en-word/diagrama-de-flujo/ggrgg.png

Bibliografía

Chiavenato, I. (1993) Iniciación a la organización y control. McGraw-Hill.

Gómez, G. (1997) Sistemas administrativos, análisis y diseños. McGraw-Hill.

Gómez, F. (1995) Sistemas y procedimientos administrativos. McGraw-Hill.