SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Procedimiento Ejecucin de la Formacin
Profesional Integral
TALLER

Fecha:
01/09/2015
Cdigo:
809270

DIAGNSTICO EN LA UNIDAD DE CORROSPONDENCIA

PRESENTADO POR:
DANIELA FIERRO LOZANO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNLOGO EN GESTIN ADMINISTRATIVA
CDIGO
809270
NEIVA-2015

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En la visita que realizamos a la unidad de correspondencia del Sena sede

comercio tuvimos la asesora de la seora Adriana Prez.
ONBASE es el software utilizado en la unidad de correspondencia a nivel
nacional.

En la visita a la pudimos observar como tal el funcionamiento en la unidad de

correspondencia que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios
de recepcin, radicacin, distribucin de las comunicaciones de tal manera que
estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de Gestin
Documental.

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La unidad de correspondencia cuenta con las condiciones ambientales adecuadas

que exige la ley, donde nos ensea cmo deben ser las condiciones ambientales
y tcnicas para los edificios y locales destinados a albergar material de archivo,
deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de
temperatura, humedad relativa, ventilacin, contaminantes e iluminacin.
La iluminacin es adecuada en la unidad de correspondencia se puede trabajar
de manera eficiente.

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Los extintores estn ubicados de manera adecuada en caso de una posible

emergencia, y se encuentran debidamente recargados para su uso.

Cuenta con estantera rodante de material ignifugo que se encuentra ubicada de

forma vertical, su ubicacin es la adecuada, ya que cuenta con la distancia
requerida, los pisos y las paredes cumplen con los requisitos exigidos.

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Las cajas abre es estilo nevera hacia la derecha son cajas nmero 12 de cartn
neutro y cumple con los requisitos que exige la ley en la cuerdo (037 del 2002 en
su numeral 1.5.3.) Unidad de conservacin.

En unas de las estanteras en la balda superior se encontraban algunas cajas en

condiciones no adecuadas as como lo estipula la ley.

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Las personas encargadas en la parte de archivo deben usar los implementos

necesarios para la manipulacin de los elementos de trabajo como zapatos
cerrados, la ropa adecuada, guantes, gafas, tapabocas etc., todos estos
implementos son de vital importancia a la hora de manipular elementos
archivsticos.
Mquina de microfilmacin
La microfilmacin es una tcnica de archivamiento de documentos basado
fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro
de un material sinttico muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de
30,5 metros de un material plstico flexible, sobre la cual se ha depositado una
capa de material tipo fotogrfico de alta calidad lo cual permite mantener la
informacin en perfectas condiciones.

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