Ministerio de Relaciones Exteriores

República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO CODIGO: DP-PD-07

NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLÍTICA EXTERIOR / CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO (PRIVILEGIOS E INMUNIDADES) VERSION: 4
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DE PROTOCOLO / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO

PRODUCTO MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y EL GOBIERNO DE COLOMBIA

CARNET DE IDENTIDAD
VISAS TARJETA PROPIEDAD DE VEHICULO
LICENCIA DE CONDUCCION
Jefes de misión diplomática y de organismos
Jefes de misión diplomática y de organismos internacionales, internacionales, agentes diplomáticos, funcionarios y
- Miembros del personal de las representaciones
agentes diplomáticos, funcionarios y empleados consulares, personal empleados consulares, personal administrativo y
diplomáticas, consulares y de organismos internacionales.
USUARIO administrativo y técnico de la misión, personal de organismos
- Cónyuge, parientes y empleados que convivan y técnico de la misión, personal de organismos
internacionales y empleados de servicio de los miembros de la
dependan económicamente del miembro. internacionales
misión.

7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

A. DEL USUARIO N.A. N.A. N.A.
Papel: Papel tipo cartón-cartulina de color verde-azul con CARNET DE IDENTIDAD CODIFICACIÓN
título en azul. Letra en color negro. Papel: Plástico Papel: Plástico
Tamaño: 10.8cm X 14cm Tamaño: 8,5cm x 5cm Tamaño: 8,5cm x 5cm
Información que contenga la Visa: Información: Información:
- Lugar de expedición - Numero de carnet de información - Número de tarjeta de propiedad
- Numero de consecutivo - Misión a la que pertenece - Propietario
- Nombre y apellidos - Nombres y apellidos - Misión
- Nacionalidad - Categoría servicio - Marca, modelo, tipo, color de carro
- Misión - Fecha de expedición y vencimiento - No Chasis
- Cargo – Embajada - Numero de consecutivo - No motor
- Fecha de Nacimiento - Información de autorización y pérdida - Placas
- Número de Pasaporte - Firma autorizada Director general de protocolo - Numero de consecutivo
- Tipo de Visa A los cónyuges de los Cónsules Honorarios no se les expedirá carné - Información de autorización y pérdida
B. DE USO O
- Fecha de expedición y vencimiento consular. - Firma autorizada Director general de
INHERENTES
- Número de entradas Las misiones deberán devolver los carnés de identificación al MRE protocolo
- Firma Coordinador Protocolo -DP-, en el momento en que un miembro de su personal termine
funciones en el país. • CD: cuerpo diplomático y jefes de organismos
Se debe mantener actualizada la información: cambio o término de internacionales
función, situación familiar o marital, cambio de residencia, • CC: cuerpo consular
nacimiento, defunción, etc. • OI: organismos internacionales.
Si modificación de información: se necesitará un nuevo carnet • AT: servicio administrativo y técnico.
previa consulta al DP. Si grave deterioro, pérdida o robo de las placas, se
Vigencia: Dos (2) años. Con diez (10) días de anticipación a solicitará de inmediato la reposición a la Dirección del
vencimiento, la misión deberá solicitar a DP la respectiva renovación. Protocolo, mediante Nota Verbal con las placas
deterioradas, la denuncia de pérdida o robo conforme
lo indique la ley vigente.
Se recuerda la obligación de devolver a la DP las

TIPO DE DOCUMENTO:
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLÍTICA EXTERIOR / CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO (PRIVILEGIOS E INMUNIDADES)
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DE PROTOCOLO / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO
PRODUCTO MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y EL GOBIERNO DE COLOMBIA
VISAS
Decreto 834 de 2013 y Manual de Protocolo.
Tipos de Visas:
- Preferencial Diplomático: Se otorgará al agente portador
de pasaporte diplomático que venga a desempeñar misión
diplomática, oficina consular, organismo internacional,
persona que venga en representación de su país o de un
organismo internacional a reuniones o foros de nivel
internacional. Vigencia: hasta por cuatro (4) años, es
renovable previa solicitud.
C. LEGALES
- Preferencial Oficial: Será otorgada al funcionario
extranjero que venga al país en desempeño de una misión
oficial. Se otorgará en el territorio nacional la Dirección del
Protocolo, de acuerdo con la duración de la misión hasta
por el término de cuatro 4 años y podrá ser renovada
hasta por periodos de dos (2) años, previa solicitud.
- Preferencial de Servicio: Será otorgada al extranjero que
venga al país en uno de los siguientes casos:
Ministerio de Relaciones Exteriores
República de Colombia
CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO CODIGO: DP-PD-07
VERSION: 4
CARNET DE IDENTIDAD
TARJETA PROPIEDAD DE VEHICULO
LICENCIA DE CONDUCCION
LICENCIA DE CONDUCCION placas y tarjeta de propiedad si solicitud de venta,
Papel: Plástico traspaso entre misiones o funcionarios, o exportación
Tamaño: 8,5cm x 5cm de un vehículo. Esto es condición indispensable para
Información: la entrega de placas a cualquier nuevo vehículo de la
- Numero de licencia de conducción misión o de los miembros de su personal.
- Misión
- Nombres y apellidos
- Grupo sanguíneo
- Fecha expedición y vencimiento
- Consecutivo
- Información de autorización y pérdida
- Firma autorizada Director general de protocolo
Se debe presentar:
• Una fotocopia del permiso de conducción expedida en el país de
origen. • Factor RH. • Una foto a color. Tamaño 3x4 cms, de frente y
fondo azul.
Sino licencia de conducción del país de origen, presentar certificado
curso conducción colombiano. Los hijos menores de edad deben
presentar tamb póliza de seguro de responsabilidad contra terceros.
Convención de Viena y Manual de Protocolo. Manual de protocolo
*Tipos de carnet de identidad: Tipos Tarjeta de propiedad
- Vehículos importados
• Carné diplomático: con franja roja, a los jefes de misión La solicitud de asignación de placas debe ser
diplomática y de organismos internacionales, y a los agentes presentada mediante Nota Diplomática suscrita por el
diplomáticos jefe de misión, y los siguientes documentos (original y
copia):
• Carné consular: con franja azul, a los funcionarios y empleados
• declaración de importación
consulares
• Improntas del vehículo
• Carné administrativo - técnico: con franja verde, al personal • Factura comercial
administrativo y técnico de la misión • Conocimiento de embarque (B.L.) o guía aérea
• Seguro obligatorio con vigencia de 1 año
• Carné organismos internacionales: con franja amarilla, al • Seguro de responsabilidad civil extracontractual,
personal de organismos internacionales con vigencia de 1 año, por un valor mínimo
asegurado, en millones de pesos, de 30 por daños a
• Carné de servicio: con franja café, a los empleados del servicio bienes de terceros, 30 por lesiones o muerte de una
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PRODUCTO MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y EL GOBIERNO DE COLOMBIA

VISAS
a) Funcionario internacional o experto, dentro del marco de
tratados internacionales vigentes.
b) Como personal de servicio administrativo y técnico de
misión diplomática, oficina consular, de organismo
internacional o de cooperación.
c) Como personal empleado particular o como empleado
particular de un miembro del personal de la misión.
Empleado no tenga residencia permanente en el país.
d) Para realizar actividades consideradas por el MRE como
esenciales y prioritarias para el país.
Los titulares de estas visas no gozarán de privilegios e
inmunidades. Vigencia: duración de la misión, con vigencia
hasta por dos (2) años, renovable por periodos iguales.
CARNET DE IDENTIDAD
TARJETA PROPIEDAD DE VEHICULO
LICENCIA DE CONDUCCION
doméstico de la misión y a los empleados particulares de los persona, y 60 por lesiones o muerte de dos más
miembros de la misión. personas.
• SOAT
• Original y fotocopia de la póliza de responsabilidad
civil en exceso. Si no se posee originales, se
Categorías de servicio aceptará la presentación de copias autenticadas.
- Vehículos nacionales
Las diferentes categorías de servicio, aparecerán en los carnés con Si se adquiere un vehículo en el mercado nacional,
la nomenclatura que se indica a continuación: efectuando el pago de la totalidad de los impuestos
con el fin de ser matriculado ante el Ministerio de
• D: Diplomáticos. Relaciones. Los requisitos para este efecto serán:
• Que la compra haya sido autorizada previamente
• C: Cónsules, vicecónsules y otros funcionarios y empleados por el MRE -DP-
consulares. • Que el vehículo sea nuevo
• Que no haya sido matriculado anteriormente ante
• O: Organismos internacionales. ninguna autoridad de tránsito en el país.
• SOAT y seguro de responsabilidad civil
• A: Personal administrativo y técnico extracontractual.

• S: Personal de servicio

N.A.
D. DE LA CANCILLERIA

7.2.3. Comunicación con el Usuario

¿Cómo se comunica la
cancillería con el usuario?
¿Cómo se identifican los
productos o servicios de la
cancillería?
¿Qué documentos deben
contener la identificación y
trazabilidad?
Llamada telefónica por parte de la misión (el cliente) para confirmar si están listas las Visas.
Si no cumple con los requisitos, se hará devolución de los documentos con Nota Verbal y esta se deja en el casillero.
7.5.3. Identificación y trazabilidad del producto
Número de placa se asigna por correo electrónico.
Código Alfanumérico:
Código alfanumérico: (Tipo visa: PD, PS, PO) + BA + Tarjeta de propiedad:
CARNET DE IDENTIDAD: Letra + 8 números. + F (#familiar)
consecutivo* - No. Placas
LICENCIA CONDUCCION: Letra + 8 números + F (#familiar) / DP+6
*Consecutivo: 6 números. -Código Alfanumérico: Serial parte posterior: TP +
números.
5digitos
Los documentos son: Documentos en cada carpeta.
Tarjeta de propiedad del vehículo
- Visa Carnet de identidad y licencia de conducción.
Solicitud de expedición.
- Solicitud de expedición de visa: datos documentos de Solicitud de expedición.
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CARNET DE IDENTIDAD
VISAS TARJETA PROPIEDAD DE VEHICULO
LICENCIA DE CONDUCCION
solicitud

7.5.4 Propiedad del cliente

¿Qué bienes de propiedad del
usuario son utilizados o
incorporados dentro del
producto o servicio que
genera la Cancillería y que
deban ser devueltos al
cliente?
¿Cómo se identifican, se
verifican, se protegen, se
salvaguardan?
¿En caso de pérdida o
deterioro de los bienes del
usuario cómo se le comunica
y que registro queda?
¿Cómo se manipula y se
realiza embalaje del producto
o servicio?
Pasaporte
- Se identifica con el nombre y País.
- Se protege y salvaguarda en custodia de la persona
que expide las visas, se salvaguardan bajo llave en la
caja fuerte del departamento de Privilegios e
inmunidades.
Nota Diplomática
7.5.5. Preservación del producto y/o servicio
1. Se elaboran etiquetas, se pegan en una hoja del
pasaporte y se pasan a la caja fuerte al final del día.
2. Firma Director DP- IP
3. Día de entrega: Se preparan los pasaportes con las visas
otorgadas para su entrega a través del casillero
N.A. N.A.
No. Tarjeta de propiedad: reconoce la embajada
En Oficina de seguridad se guardan los archivos y carpetas
y el propietario de vehiculo
Se les informa por teléfono y luego por correo
NA
electrónico.
Proceso de validación y entrega de carnet y licencia:
1. Secretario ejecutivo: le llegan las solicitudes para elaboración,
encargado de trámite, elabora producto, luego lo valida con el Registro en el sistema. Se prepara paquete/sobre
director y finalmente entrega el producto final. para su entrega a través de casillero en la oficina de
3. Director Privilegios e Inmunidades: valida con su firma el producto. entregas los martes y jueves de cada semana.
4. Encargado elaboración documento: Almacena producto final en
casillero para entrega al usuario.
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VISAS TARJETA PROPIEDAD DE VEHICULO
LICENCIA DE CONDUCCION
- Tarjetas en blanco se guardan en oficina de
encargado elaboración documento
- Tarjetas impresas se guardan en Archivador bajo
Encargado: Almacenamiento documentos llave del asesor Privilegios e inmunidades
¿Cómo se almacena y
protege?
Caja fuerte + casillero El funcionario lo mantiene en caja fuerte y se deposita en el casillero diplomáticas.
del MRE un día antes de la entrega. - Las tarjetas se depositan en el casillero del MRE un
día antes de la fecha de entrega.

¿En la producción del Maquina: niveles de tinta y mantenimiento

producto o servicio se Producto no conforme: trazabilidad de los productos que se dañan en Si error en impresión: por maquina por plastificación,
N.A.
utilizan dispositivos de su elaboración por impresión o contenido letra montada, borrosa, o por error en digitación de la
medición? asesora del DP

¿Los dispositivos cada

N.A.
cuanto se calibran?

¿Cuál es la base utilizada

N.A.
para la calibración?

¿Cómo se protege los

equipos para evitar alterar
N.A.
la calibración y sus
resultados?