LIBERACION DE CHEQUE

Instrucción de trabajo
CONTRALORIA Fecha de liberación: 02-2020
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1. Objetivo

2. Alcancé

3. Términos / Definiciones

4. Política

5. Responsables

6. Flujo de autorización para liberación de cheque

7. Anexos y Formatos

7.1 Firmas autorizadas

7.2 Formato solicitud liberación de cheque.

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1 OBJETIVO
Establecer la metodología para la emisión, control y programación de cheques por concepto de
pagos especiales que realiza el área de Nóminas.

2 ALCANCE
Gerencia de Planta, Contraloría, Nóminas y personal involucrado en el proceso de liberación de
cheques.

3 DEFINICIONES
CHEQUE: Es un documento mercantil, aceptado como medio de pago, que emite y firma una
persona (librador), para que una entidad financiera (librador) pague la cantidad consignada en el
mismo a otra persona (tenedor o beneficiario).

4 POLÍTICA

4.1 Es responsabilidad del área de Contraloría vigilar el cumplimiento de esta política y

procedimiento, así como de informar si hay modificaciones o procesos que se tengan que adicionar.

4.2 Es responsabilidad del área de nóminas proporcionar el formato de solicitud de cheque, firmado
por el jefe inmediato así como el respaldo necesario para la emisión del cheque.

4.3 Contraloría deberá revisar y validar que toda la documentación soporte sea correcta, así como el
formato de solicitud de cheque debidamente llenado y firmado.

4.4 Los cheques permanecerán en resguardo por el departamento de contraloría.

4.5 Los pagos con cheque aplicara únicamente en los siguientes casos:
- Cedulas mensuales, como FONACOT, ISN, CUOTA SINDICAL.
- Finiquitos.
- Pagos de nómina semanal y/o quincenal, solo en los casos que no se cuente con la tarjeta
bancaria del empleado.
- Otros casos extraordinarios, previamente revisado y autorizado por Gerente Contraloría.

4.6 Es responsabilidad del área de nóminas solicitar y cumplir con los tiempos para la liberación de
cheques.
- Los días para liberación de cheques será los días viernes.
- El plazo mínimo requerido para entrega de formato será de 2 días con anticipación al día de
liberación.

4.7 Las firmas para la liberación de cheques deberán ser de forma mancomunada; cuando alguna de
las personas con firma autorizada cambie de puesto, sea transferido o deje de pertenecer a la
organización, el Jefe Inmediato deberá informar de los cambios según corresponda de manera
inmediata y por escrito a las áreas involucradas en este proceso.

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4.8 En el caso de que algún cheque sea devuelto por el banco deberá ser entregado nuevamente al
área de contraloría para solicitar un nuevo cheque sin necesidad de realizar nuevamente el formato
de solicitud. Las razones por las cuales pueden ser devueltos son las siguientes:

Sin responsabilidad del patrón:

Mal endoso del mismo
Hacer mal uso
Perdida
Etc.

Con responsabilidad del patrón:

Error en la elaboración
Firmas no coinciden con autorizadas
Etc.

Para los casos sin responsabilidad para el patrón, el nuevo cheque se entregara al dia acordado en
el punto 4.6

Para los casos con responsabilidad para el patrón, el nuevo cheque será entregado el mismo dia que
se entregue el cheque devuelto, siempre y cuando se puedan conseguir las firmas autorizadas.

5. RESPONSABLES

Responsable del Proceso: Nominas, Contraloría.

Coordinador del Proceso: Contraloría.

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6. FLUJO DE AUTORIZACION PARA LIBERACION DE CHEQUE.

Input Process Step Output Responsible

Liberacion de cheque.

Elaborar formato de Formato de 1

solicitud de liberación Li beración de R Nominas
cheque y entrega de cheque.
C Contraloría
respaldo.

2
Forma to de Revisión detallada del Formato
respaldo asi como del R Contraloría
Li beración de revi s ado y
cheque. correcto llenado del a uditado C Nominas
formato.

Entrega de formato para 3

Forma to
la liberación del cheque R Contraloría
revi s ado y
autorizado

4
Elaboración del cheque y
Cheque solicitud de firmas Cheque firmado R Contraloría
autorizadas C Gte Planta

5
Entrega de cheque Cheque firmado R Contraloría
liberado C Nominas

Entrega a contraloría,copia 6
Copi a de cheque
de cheque con firma de o fi cha deposito R Nominas
reci bido o ficha de deposito. C Contraloría

7. ANEXOS Y FORMATOS
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7.1 ANEXO 1. FIRMAS AUTORIZADAS.

No. EMPLEADO NOMBRE AREA FIRMA

30022063 Paola Elizabeth Lopez Rios GERENTE DE PLANTA

32005013 Roberto de Jesus Gomez Vicente GERENTE TECNICO

GERENTE DE
32007005 Eumir Therence Rivas Cano
CONTRALORIA

7.2 FORMATO: FORMATO SOLICITUD LIBERACION DE CHEQUE

FORMATO SOLICITUD LIBERACION DE CHEQUE

Fecha de Solicitud Fecha requerida de Cheque No. De Cheque

(Requisition date): (Payment date:)

Beneficiario
(Pay To)

Cantidad Solicitud Cantidad por escrito

(Amount requested) (Written amount)

Concepto de Pago
(Payment justification)

Solicitante (Nombre y Firma) Autorización ASG (Nombre y Firma) Autorización Contraloría (Nombre y
Firma)

ELABORO Vo.Bo. APRUEBA AUTORIZA

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