Executive Summary

Propuesta cambio de modalidad reembolsos médicos - Chile

Objetivo del informe

Este informe es un resumen de la evaluación de alternativas para gestionar los reembolsos de gastos
médicos de Chile por el sistema IAN. Debido a que los plazos actuales del proceso generan disconformidades en los
colaboradores chilenos, se propone cambiar el circuito de gestión de reembolso al sistema IAN para poder
acelerarlo y así reducir las quejas por retrasos en el pago de estos.

Encuadre del informe

Antecedentes
El mayor motivo de quejas por parte del personal en Chile se origina por la tardanza en la gestión de los
reembolsos por gastos médicos. Debido a que los costos de medicamentos o tratamientos médicos cubiertos son
elevados, el personal espera que la gestión del reembolso se haga de forma rápida para poder contar con el dinero
solicitado.
Restricciones
Como este proceso es compartido con los sectores de Finanzas, Tesorería y Recursos Humanos se debe
tener especial consideración en que las modificaciones propuestas afectarán los procesos de dichos departamentos.
Sin embargo, la opción propuesta consta de utilizar el sistema interno de pagos de finanzas que también comparte
tesorería, el cual consta de una mayor flexibilidad y un mejor control de los casos que se gestionan por este.

Conclusiones o resumen de la información

La mejor opción para poder acelerar el proceso de reembolsos es la adopción del sistema IAN como
herramienta de gestión. Ésta unifica la cadena de trabajo de los departamentos involucrados y asegura una
reducción del 50% en los plazos de gestión, acelerando el pago de dicho reembolso a una semana desde que el
empleado carga la solicitud.

Recomendaciones
Se propone utilizar el sistema IAN para gestionar los reembolsos médicos de Chile. Este cambio no supone
un costo elevado de adaptación para los departamentos de Finanzas y Tesorería ya que es un sistema que manejan
habitualmente y además se espera a largo plazo dejar de utilizar órdenes de pago manuales para gestionar
reembolsos y que todo pago se realice a través de dicho sistema. Junto al departamento de Calidad se adecuarán
los diagramas de procesos y se acordará con Finanzas y Tesorería los pasos a seguir para la implementación del
sistema. El plazo previsto para dicha implementación es de tres meses.
Se propone capacitar a los empleados en la mecánica del proceso de reembolsos a través del nuevo
sistema a fin de que puedan familiarizarse con éste. Se hará hincapié en la mejora de tiempos que este cambio
supone para asegurar la adhesión a este nuevo proceso. Dicha capacitación la llevará adelante Recursos Humanos y
la realizará un mes antes de terminar el proyecto de implementación.

Anexos
Se adjunta el documento PDF con la información respaldatoria del análisis realizado ponderando los
distintos métodos de pago evaluando pros y contras de cada uno.