INSTITUTO JUVENTUD

TECNOLOGÍA 3

Maestro:

Rigoberto Montoya Barajas

Trimestre 1

Ciclo escolar: 2022 – 2023

Grado: 3º
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TECNOLOGÍA 3

MICROSOFT WORD AVANZADO

INDICE TRIMESTRE 1

Pág.
1. MICROSOFT WORD AVANZADO

1.1 Insertar un comentario 3

1.2 Encabezado y pie de página 4

1.3 Hipervínculos 6

1.4 Insertar símbolos y ecuaciones 9

1.5 Combinar correspondencia 14

1.6 Formularios 22

1.7 Macros 29

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1.1 Insertar un comentario

Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con varias personas, sino
deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres resaltar algún concepto, es muy
interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que comparten el texto.

Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos a la hora de
imprimir.

Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.

- Acceder a la pestaña Revisar y hacer clic en el botón Nuevo comentario

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con una
línea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto del
comentario.

Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrará de una manera o de otra. Por ejemplo, estando
en vista Normal o Lectura nos aparece una sección lateral con el globo del comentario a la derecha del
documento junto con una línea discontinua enlazada al texto comentado.

El comentario nos ofrece información del autor, por ejemplo, en este comentario de ejemplo. Lo primero
que indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor (J1), Juventud, y el
número de comentarios que ha realizado este autor, a continuación, muestra el texto del comentario.

En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado, pero para poder ver los
comentarios deberemos abrir el Panel de Revisión.

Para eliminar un comentario, haz clic con botón derecho encima de él y selecciona Eliminar comentario.

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1.2 Encabezado y pie de página

Para insertar encabezados y pie de páginas a los documentos que estemos escribiendo o editando.,
debemos de hacerlo siguiendo el proceso a continuación:

Encabezados

1. Buscamos y seleccionamos en la barra de herramientas la viñeta Insertar

2. Nos ubicamos en la sección Encabezado y Pie de página

3. Pulsamos Encabezado
Se abrirá la ventana de opciones

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4. Seleccionamos el tipo de encabezado, por ejemplo, el encabezado llamado En blanco

5. En nuestra hoja de trabajo aparecerá el espacio destinado para escribir nuestro encabezado, en la
imagen es el espacio sombreado que dice "Escribir texto". Recordemos que este encabezado es para
todo el documento.

6. Escribimos el encabezado, por ejemplo, TECNOLOGÍA 3

7. El encabezado tendrá la siguiente visualización en el documento. Notemos que la fuente es más clara
y esta sobre el margen superior de la página

Pies de página

a) Pulsamos el botón Pie de página

b) Se abrirá en nuestra hoja de trabajo el espacio para escribir el pie de página que deseamos establecer
en nuestro documento. Notemos que se identifica por el espacio sombreado "Escribir texto"

c) Escribimos el pie de página en este espacio, por ejemplo, Instituto Juventud.

d) El pie de página tendrá esta visión en el documento, bajo el margen inferior de la página. Observemos
que la fuente es más clara que el resto del texto del documento.

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1.3 Hipervínculos

Los hipervínculos permiten la inserción de un enlace hacia alguna parte del documento, hacia otro
documento nuevo, hacia internet, etc. mismo que puede ser activado al hacer clic sobre dicho enlace.

Para insertar un hipervínculo, realice lo siguiente:

Hipervínculo hacia Internet

1. En el documento coloque el cursor donde desea insertar el hipervínculo.

2. Vaya a la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo.

3. En la ventana Insertar hipervínculo escriba en la barra Dirección la dirección del sitio Web que desea
visitar, y en la barra Texto escriba un texto descriptivo para el hipervínculo.

El hipervínculo ya en su documento se mostrará subrayado y en color azul Google, para visitarlo solo
posicione el puntero del mouse sobre el hipervínculo, presione la tecla Ctrl y enseguida haga clic, se abrirá
el navegador de internet y si cuenta con conexión a internet mostrará la página indicada. Cuando el
hipervínculo es visitado el color azul inicial se torna purpura.

Hipervínculo en el mismo documento

1. Asegúrese que en el documento exista texto con estilos de Titulo o en su defecto Marcadores.

2. Coloque el cursor donde desea insertar el hipervínculo.

3. Vaya a la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo.

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4. En la ventana Insertar hipervínculo presione el botón Lugar de este documento, seleccione el Titulo
o el Marcador al que desea enlazar con el hipervínculo y escriba en la barra Texto un texto descriptivo
para el hipervínculo.

Para insertar Marcadores realice lo siguiente:

1. Seleccione el texto que servirá como marcador para el hipervínculo.

2. Vaya a la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Marcador.

3. En la ventana Marcador escriba el nombre del marcador y presione el botón Agregar

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Hipervínculo hacia un nuevo documento

1. Coloque el cursor donde desea insertar el hipervínculo.

2. Vaya a la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo.

3. En la ventana Insertar hipervínculo presione el botón Crear nuevo documento, en la barra Nombre
del nuevo documento escriba el nombre para el nuevo documento, seleccione Cuando desea modificar
el nuevo documento y escriba en la barra Texto un texto descriptivo para el hipervínculo.

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1.4 Insertar símbolos y ecuaciones

Puede utilizar el cuadro de diálogo Símbolo para insertar símbolos como, por ejemplo, ¼ y ©, o caracteres
especiales, como un guion corto (—) o puntos suspensivos (…) que no aparecen en el teclado, así como
caracteres Unicode (Unicode: codificación de caracteres estándar desarrollada por Unicode Consortium.
Al utilizar más de un byte para representar cada carácter, Unicode permite que casi todos los idiomas se
representen mediante un único juego de caracteres.).

Los tipos de símbolos y caracteres que se pueden insertar dependen de las fuentes elegidas. Por ejemplo,
algunas fuentes pueden incluir fracciones (¼), caracteres internacionales (Ç, ë) y símbolos de moneda
internacionales (£, ¥). La fuente integrada Symbol incluye flechas, viñetas y símbolos científicos. También
puede tener fuentes de símbolos adicionales, como Wingdings, que incluye símbolos decorativos.

El tamaño del cuadro de diálogo Símbolo se puede aumentar o reducir. Lleve el apuntador del mouse
hasta la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo hasta que se convierta en una flecha de dos puntas
y, a continuación, arrastre hasta que obtenga el tamaño deseado.

Insertar un símbolo
1. Haga clic en el lugar donde desee insertar el símbolo.
2. En el grupo Símbolos de la ficha Insertar, haga clic en Símbolo.
3. Siga uno de estos procedimientos:
• Haga clic en el símbolo que desee en la lista desplegable.

• Si el símbolo que desea insertar no aparece en la lista, haga clic en Más símbolos. En
el cuadro Fuente, haga clic en la fuente deseada, elija el símbolo que desea insertar y,
por último, haga clic en Insertar.
Si está utilizando una fuente ampliada, como Arial o Times New Roman, aparecerá la lista Subconjunto,
utilícela para elegir entre una lista ampliada de caracteres de idiomas, incluido el griego y el ruso (cirílico),
si están disponibles.
4. Haga clic en Cerrar.

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Insertar ecuaciones

Microsoft Office Word 2007 incluye compatibilidad integrada para escribir y modificar ecuaciones. Las
versiones anteriores usaban el complemento Microsoft Equation 3.0 o el complemento Math Type.
Equation 3.0 venía incluido en versiones anteriores de Word y está disponible en Office Word 2007. Math
Type no se incluía en versiones anteriores de Word, pero estaba a la venta.

El comando Ecuación no está disponible en modo de compatibilidad. Para desactivar el modo de

compatibilidad, convierta el documento a formato de archivo de Word 2007. Si una ecuación se escribió
en una versión anterior de Word y desea modificarla usando Office Word 2007, debe usar el complemento
usado para escribir la ecuación. Si ha comprado Math Type, debe tenerlo instalado.

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Cuando se escribe una ecuación, Word convierte automáticamente la ecuación en una ecuación
formateada profesionalmente.
1. En el grupo Símbolos de la ficha Insertar, haga clic en la flecha bajo Ecuación y, a continuación, en
Insertar nueva ecuación.

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2. En Herramientas de ecuación de la ficha Diseño del grupo Estructuras, haga clic en el tipo de
estructura que desea, por ejemplo, una fracción o un radical.

3. Si la estructura contiene marcadores de posición, haga clic en ellos y escriba los números o los símbolos
que desea. Los marcadores de posición son unos cuadros pequeños y punteados que se muestran en la
ecuación. .

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4. Escriba la ecuación

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1.5 Combinar correspondencia

Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2007 nos permite incluir en un documento, datos
almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento, pero con los datos de personas
distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el
texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian
en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas
como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la

impresión de sobres, generar recibos, etc.

Conceptos previos

Cuando “combinamos correspondencia”, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el

documento principal y el origen de datos.

Documento principal

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen
de datos.

Origen de datos

Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta
naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones
de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos.
Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es
una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán
por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto
fijo.

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz

clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

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Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es
muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada.

En primer lugar, tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de
correo electrónico, sobres, etc.). Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del
asistente.

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En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la
cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la
opción seleccionada en este momento.

Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista
existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar
contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en
ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.

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Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar...aparece

la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si seleccionamos la opción
Escribir una lista nueva en lugar de Examinar...aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar... Al hacer clic
en la opción Examinar...se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que
indicaremos de dónde tomará los datos:

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En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el
origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los archivos del tipo seleccionado que se
encuentren en la carpeta, sólo nos quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen
de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo y hacer clic en
el botón Abrir.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán.

Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...

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Paso 4

En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y
añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde
queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas
sobre el elemento que queremos insertar.

Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos
la utilidad instalada), o Más elementos…En la opción Más elementos...aparecerá la lista de todos los
campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

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Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.
En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente,
podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o
Editar lista de destinatarios...para corregir algún error detectado.

Para terminar hacer clic en Siguiente.

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Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir....

Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en
algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales...

En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El
documento creado será un documento normal llamado Cartas1 que podemos guardar para posteriormente
imprimirlo.

Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

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1.6 Formularios

Una forma de compartir documentos es elaborando documentos para que otras personas los completen
y nos los hagan llegar rellenados. Para ello Word 2007 permite la introducción y uso de formularios en
nuestros documentos. Podemos, en un documento de texto, definir un formulario incluyendo cajas de texto
o cuadros de selección, donde el lector del documento podrá rellenar los datos que le solicitemos.

Un formulario no es más que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser rellenado por el
lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos especiales que permiten introducir
información de forma muy variada.

Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Ficha de
programador en la Banda de opciones. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en el Botón
Office. En la sección Más frecuentes, buscaremos y marcaremos la opción Mostrar ficha Programador
en la cinta de opciones.

Ahora, disponemos de una nueva pestaña, llamada Programador.

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Propiedades comunes de los controles

En la sección Controles encontramos los distintos tipos de controles que podemos agregar al documento.

Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos insertar el control y hacer clic
sobre el tipo de control deseado en la ficha Programador.

Una vez insertado el control, podemos modificar sus propiedades, seleccionándolo haciendo clic sobre

él, y pulsando en .

Todos los controles comparten las siguientes propiedades:

El Título mostrará el texto que escribamos al editar contenido. Por ejemplo, el título Nombre: se mostraría:

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La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando está activado el Modo Diseño.

Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido, impediremos que el lector pueda
borrar el control, y marcando No se puede editar el contenido, no podrá editar su contenido. Estas
propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que lo rellenen las verán.

Los controles que incorporen texto, mostrarán también opciones para aplicarles estilos.

Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre él desaparece para ser sustituido por el
texto a rellenar.

Para cambiar este texto, debemos pulsar en Modo diseño, hacer clic sobre el control e introducir el nuevo
texto. El texto que escribamos se mostrará como ayuda.

Controles de contenido

* Los controles Texto enriquecido y Texto permiten introducir un cuadro de texto, que el usuario podrá
rellenar. La diferencia entre ambos es que el control Texto enriquecido permite usar y guardar textos con
formato.

Las propiedades especiales de estos controles son:

- Permitir retornos de carro, sólo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no, que se
puedan crear varios párrafos al pulsar la tecla Intro.

Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el texto, este se creará
como texto normal y el control desaparecerá.

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* El control Imagen, permite que el usuario pueda añadir una imagen pulsando sobre él.

* Los controles cuadro de Lista desplegable y Cuadro combinado permiten al usuario elegir entre una
serie de elementos disponibles. La diferencia entre ambos es que el cuadro combinado aparece plegado
en un principio y permite al usuario escribir, mientras que el cuadro de lista aparece ya desplegado y sólo
permite elegir una opción entre las existentes.

Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del control.

El botón Agregar... nos permite añadir un nuevo valor. Podemos modificar o eliminar uno existente, con
los botones Modificar... y Quitar respectivamente. También podemos modificar el orden en que se
mostrarán con los botones Subir y Bajar.

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En seguida, hacer clic en Modo Diseño para desactivarlo y ver la lista desplegable.

* El Selector de fecha, despliega un calendario donde el usuario marcará una fecha.

En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para especificar con qué formato
queremos que aparezca la fecha.

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Proteger Formularios

Para crear un formulario, debemos diseñar el documento como un formulario normal, aplicando estilos y
formatos, y añadiendo los controles correspondientes en el lugar donde el usuario debe introducir la
información.

Pero ahora nos queda un último paso, si dejáramos el documento tal cual, el usuario podría editar y
eliminar lo que quisiese. Para limitar a que únicamente pueda rellenar el formulario, debemos proteger el
documento de la siguiente forma:

Primero, debemos marcar la opción Restringir formato y edición, en el desplegable del botón Proteger
documento.

Abrimos así el panel Restringir formato y edición.

La opción que nos interesa para rellenar formularios, la elegimos en la sección Restricciones de edición,
seleccionando la opción Rellenando formularios (en lugar de Sin cambios (sólo lectura)).

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Para que la protección tenga efecto, pulsamos el botón Sí, aplicar

la protección.

Se muestra un diálogo en el que podemos

elegir una contraseña.

Sólo podrán deshabilitar la protección

aquellos usuarios que conozcan la
contraseña.

De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo hacemos como una plantilla,
los usuarios podrán rellenar el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado, y guardar lo que
rellenen como un documento normal.

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1.7 Macros

Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones que se agrupan en un solo comando de
manera que la tarea pueda realizarse automáticamente. Una macro puede ser creada a través de la
grabadora de macros o por medio de la programación de código en VBA (Visual Basic para Aplicaciones),
además esta última opción permite que la macro pueda ser modificada o personalizada al gusto del
programador.

Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:

- Automatizar una serie de pasos
- Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas funcionalidades.
- Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, la portada de cualquier tarea,
si la tenemos en una macro únicamente la escribimos una vez y posteriormente la insertamos mediante
un botón.

Grabar una macro

1. Vaya a la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.

Si lo desea también puede utilizar la ficha Vista, en el grupo Macro, haga clic en Macros y en seguida de
clic en la opción Grabar macro.

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Otra forma rápida de hacer el proceso anterior

es presionar el botón el cual

comenzará la grabación de la macro, este
botón se encuentra ubicado en la Barra de
estado del programa.

2. En la ventana Grabar macro, especifique el

nombre de la macro, si desea puede asignar la
macro a un botón o a una combinación de
teclas, también deberá indicar en qué
documentos desea que la macro se guarde y si
lo desea puede especificar una descripción de
la misma.

3. Después de presionar el botón Aceptar el puntero del mouse cambiará a una forma particular la cual
indica que la macro está grabando todos los procesos o tareas que se vayan ejecutando a partir de ese
momento, por lo tanto es el momento para realizar todos los pasos que desea la macro realice.

4. Una vez terminando de grabar todos los pasos, será el momento de detener la grabación para ello

presione el botón este botón se encuentra ubicado en la Barra de estado del programa, también
puede dirigirse a la ficha Vista, grupo Macros, botón Macros y por ultimo presione el botón Detener
grabación.

Asignar macro a un botón

Se puede asignar la macro a un botón desde la ventana Grabar macro, para ello solo presione la opción
Botón.

Sí grabó la macro sin realizar ninguna asignación, entonces realice lo siguiente:

1. Presione el botón de Office y en seguida de clic en Opciones de Word, en el menú lateral izquierdo
seleccione Personalizar y en el cuadro desplegable Comandos disponibles en seleccione Macros, en
seguida se mostrará el listado de macros grabadas hasta el momento y solo tendrá que seleccionarlas y
presionar el botón Agregar.

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2. Si lo desea puede modificar algunas propiedades de la macro (nombre, la apariencia del botón). Por
último, presione Aceptar.

3. La macro se ubicará en la barra de Acceso rápido y lucirá de la siguiente manera:

Ejecutar una macro

Ejecutar una macro es la acción de reproducir todos los pasos grabados previamente en una macro con
la facilidad y rapidez de presionar un botón, un método abreviado, etc. Para ejecutar una macro realice
una de las siguientes:
1. Presione el botón asociado a la macro y ubicado en la barra de Accesos directos, en este ejemplo.

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 TECNOLOGÍA 3

2. Hágalo mediante las opciones de las fichas,

para ello vaya a la ficha Programador, en el
grupo Código, haga clic en Macros,
aparecerá la ventana Macros para que
seleccione la deseada y haga clic en Ejecutar.

Eliminar una macro

1. Abra la ventana Macros por medio de cualquiera de las dos opciones antes mencionadas, seleccione
la macro que desee eliminar y, presione el botón Eliminar.

2. En el siguiente cuadro de dialogo solo tendrá que confirmar su eliminación presionando el botón Si.

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Enseguida puede Cerrar la ventana Macros.

NOTA: Cabe mencionar que al eliminar la macro también se elimina el método abreviado asignado, pero
no sucede así con el botón, por lo que si lo presiona aparecerá el siguiente cuadro de dialogo.

Eliminar el botón asociado a una macro

1. Abra la ventana de Opciones de Word, vaya a la ficha Personalizar y en menú lateral derecho
Personalizar barra de herramientas de acceso rápido seleccione la macro que desee eliminar y
presione el botón Quitar y en seguida Aceptar.

2. Repita el paso anterior las veces que desee hasta quitar todos los botones asociados a macros que ya
no desee, es decir que haya eliminado, la barra de Accesos directos lucirá como sigue:

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INDICE TRIMESTRE 2

Pág.

1. MICROSOFT WORD AVANZADO

1.8 Tabla 36

1.8.1 Aplicar formato 36

1.8.2 Agregar o quitar bordes 38

1.8.3 Combinar o dividir celdas 41

1.8.4 Dirección de texto 43

1.8.5 Ordenar datos 44

1.8.6 Fórmula 46

1.9 Agrupar objetos o formas 50

1.10 Buscar y reemplazar texto 52

1.11 Guardar como pdf 55

1.12 Creación de manuales 58

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 TECNOLOGÍA 3

1.8 Tabla
1.8.1 Aplicar formato

Una vez creada una tabla, Microsoft Office Word 2007 ofrece muchas formas de aplicarle formato. Si
decide utilizar la opción Estilos de tabla, puede aplicar formato a la tabla en un solo paso e incluso obtener
una vista previa del aspecto que tendrá la tabla con el formato de un estilo concreto antes de aplicar
efectivamente ese estilo.

Puede crear un aspecto personalizado para las tablas dividiendo o combinando celdas, agregando o
eliminando columnas o filas, o agregando bordes. Si está trabajando con una tabla larga, puede repetir
los títulos de tabla en cada una de las páginas en las que aparece la tabla. Para impedir que aparezcan
saltos de página inadecuados que interrumpan el flujo de la tabla, también puede especificar cómo y dónde
debe dividirse la tabla entre las distintas páginas.

Utilizar Estilos de tabla para aplicar formato a toda una tabla

Una vez creada una tabla, puede aplicar formato a toda la tabla usando Estilos de tabla. Colocando el
puntero sobre cada uno de los estilos de tabla con formato previo, puede obtener una vista previa del
aspecto que tendrá la tabla.

1. Haga clic en la tabla a la que desea aplicar formato.

2. En Herramientas de tabla, haga clic en la ficha Diseño.

3. Dentro del grupo Estilos de tabla, vaya colocando el puntero sobre los estilos de tabla hasta que
encuentre el estilo que desea utilizar.

4. Haga clic en un estilo para aplicarlo a la tabla.

5. En el grupo Opciones de estilo de tabla (lado izquierdo), active o desactive la casilla de verificación
que aparece junto a cada uno de los elementos de tabla para aplicarle o quitarle el estilo seleccionado.

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1.8.2 Agregar o quitar bordes

Para aplicar el formato deseado a la tabla puede agregar o quitar bordes.

Agregar bordes de tabla

1. En Herramientas de tabla, haga clic en la ficha Presentación.

2. En el grupo Tabla, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Seleccionar tabla.

3. En Herramientas de tabla, haga clic en la ficha Diseño.

4. En el grupo Estilos de tabla, haga clic en Bordes y siga uno de estos procedimientos:
• Haga clic en uno de los conjuntos de bordes predefinidos.
• Haga clic en Bordes y sombreado…, después en la ficha Bordes y, a continuación, elija las
opciones que desea usar.

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Quitar los bordes de tabla de toda la tabla

1. En Herramientas de tabla, haga clic en la ficha Presentación.

2. En el grupo Tabla, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Seleccionar tabla.

3. En Herramientas de tabla, haga clic en la ficha Diseño.

4. En el grupo Estilos de tabla, haga clic en Bordes y, a continuación, en Sin borde.

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 TECNOLOGÍA 3

Mostrar u ocultar las líneas de la cuadrícula

Las líneas de la cuadrícula muestran en la pantalla los límites de las celdas de una tabla siempre que ésta
no tenga aplicados bordes. Si oculta las líneas de la cuadrícula en una tabla que incluya bordes, no verá
el cambio porque las líneas de la cuadrícula se encuentran detrás de los bordes. Para ver las líneas de la
cuadrícula, quite los bordes.

A diferencia de los bordes, las líneas de la cuadrícula sólo aparecen en la pantalla y no se imprimen nunca.
Si desactiva las líneas de la cuadrícula, la tabla aparece tal y como se va a imprimir.

NOTA: Las líneas de la cuadrícula no están visibles cuando los documentos se ven en un explorador Web
o en la Vista preliminar.

Para mostrar u ocultar las líneas de la cuadrícula de una tabla en un documento:

En Herramientas de tabla, en la ficha Presentación, en el grupo Tabla, haga clic en Ver cuadrículas.

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1.8.3 Combinar o dividir celdas

Combinar celdas
Puede unir dos o más celdas de la misma fila o columna en una sola celda. Por ejemplo, puede unir
varias celdas en sentido horizontal para crear un título que ocupe varias columnas.

1. Seleccione las celdas que desea combinar haciendo clic en el borde izquierdo de una celda y, sin
soltar el botón, arrastre el mouse (ratón) por las otras celdas que desea combinar.

2. En Herramientas de tabla, en la ficha Presentación, en el grupo Combinar, haga clic en Combinar

celdas.

Aquí ya se muestran combinadas las celdas como si fuera una sola.

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 TECNOLOGÍA 3

Dividir celdas

1. Haga clic en una celda o seleccione las celdas que desee dividir.

2. En Herramientas de tabla, en la ficha Presentación, en el grupo Combinar, haga clic en Dividir

celdas.

3. Escriba el número de columnas o filas en las que desea dividir las celdas seleccionadas.

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1.8.4 Dirección de texto

Para cambiar la dirección de un texto en una tabla, por ejemplo de horizontal a vertical, siga los siguientes
pasos:

1. Selecciona las celdas que contienen los textos a cambiar su dirección u orientación.

2. En Herramientas de tabla, haz clic en la pestaña Presentación y enseguida en Dirección del texto.
Haciendo clic en el botón, la orientación va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y
hacia abajo.

3. Enseguida haga clic en el icono de alineación requerido, que se localizan a la izquierda.

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1.8.5 Ordenar datos

Para ordenar los datos de una tabla en forma ascendente o descendente, siga el siguiente procedimiento:

1. Seleccione la tabla que contiene los datos a ordenar. En este caso ya están ordenados por apellidos en
orden alfabético ascendente.

2. En Herramientas de tabla, haz clic en la pestaña Presentación y en el grupo Datos en Ordenar.

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 TECNOLOGÍA 3

3. Aparece el cuadro Ordenar en el que puedes elegir por qué campo o columna lo deseas (Ordenar por),
el tipo de campo (Numérico) y el orden (Ascendente o Descendente), así como si la tabla tiene la primera
fila como encabezado o no.

En este ejemplo se va a ordenar por matrícula del menor al mayor número, también se deja seleccionada
la opción “Con encabezado” para evitar que la primer fila la incluya en el orden.

45
 TECNOLOGÍA 3

1.8.6 Fórmula

Para hacer uso de una fórmula en una tabla, generalmente para una suma, hay que colocar el cursor en
la celda que queramos que contenga el resultado y hacer clic en el icono Fórmula, de forma automática
se mostrará la fórmula de suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma columna).

46
 TECNOLOGÍA 3

Consideraciones: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser números. Si
el contenido no son números aparecerá un mensaje de error ("Final de fórmula inesperado").

No obstante, esta función tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que, por ejemplo,
si una columna contiene números en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir el título de la
columna) no se produce ningún error y la suma se realiza correctamente.

También, si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados por blancos, los
considerará a todos al realizar las sumas. A parte de la autosuma, se pueden hacer otras muchas
operaciones en una tabla. Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y
también se puede especificar un formato concreto para visualizar los resultados, en el caso que vemos en
esta figura, se pondrán las comas para separar los miles y el punto para separar las decimales.

47
 TECNOLOGÍA 3

Las siguientes funciones están disponibles para usarlas en tablas de Word:

Función Qué hace Ejemplo Devuelve

1, si la suma de los valores a la

izquierda de la fórmula (en la
misma fila) es menor que 10 y la
Evalúa si los argumentos =Y(SUMA(IZQUIERDA)
suma de los valores encima de
Y() dentro de los paréntesis son <10,SUMA(ARRIBA)>=5
la fórmula (en la misma columna,
VERDADEROS. )
excluidas las celdas de
encabezado) es mayor que o
igual a 5; de lo contrario, 0.

Calcula el promedio de El promedio de todos los valores

=PROMEDIO(DERECH
PROMEDIO() elementos identificados a la derecha de la celda de la
A)
dentro de los paréntesis. fórmula, en la misma celda.

Calcula el recuento de El número de valores a la

CONTAR() elementos identificados =CONTAR(IZQUIERDA) izquierda de la celda de la
dentro de los paréntesis. fórmula, en la misma celda.

Evalúa el primer argumento.

Devuelve el segundo
argumento si el primer
argumento es verdadero; 10, si la suma de valores a la
devuelve el tercer argumento =SI(SUMA(IZQUIERDA) izquierda de la fórmula es de al
SI()
si el primer argumento es >=10,10,0) menos 10; de lo contrario
falso. devuelve 0.
Nota Requiere exactamente
tres argumentos.

Redondea a la baja el valor

ENTERO() dentro de los paréntesis =ENTERO(5,67) 5
hasta el entero más cercano.

El valor máximo encontrado en

Devuelve el valor máximo de
las celdas encima de la fórmula
MAX() los elementos identificados =MAX(ARRIBA)
(excluidas las filas de
dentro de los paréntesis.
encabezado).

El valor mínimo encontrado en

Devuelve el valor mínimo de
las celdas encima de la fórmula
MIN() los elementos identificados =MIN(ARRIBA)
(excluidas las filas de
dentro de los paréntesis.
encabezado).

Acepta dos argumentos

(deben ser números o
evaluarse en números).
RESTO() Devuelve el resto después de =RESTO(4,2) 0,0
dividir el segundo argumento
por el primero. Si el resto es
0 (cero), devuelve 0,0.

48
 TECNOLOGÍA 3

Acepta dos argumentos. Si

alguno es verdadero,
devuelve 1. Si ambos son
O() =O(1=1,1=5) 1
falsos, devuelve 0. Se usa
principalmente dentro de una
fórmula SI.

El producto de multiplicar todos

Calcula el producto de
=PRODUCTO(IZQUIER los valores encontrados en las
PRODUCTO() elementos identificados
DA) celdas a la izquierda de la
dentro de los paréntesis.
fórmula.

Acepta dos argumentos (el

primer argumento debe ser
un número o evaluarse en un
número; el segundo
argumento debe ser un
número entero o evaluarse
en un número entero).
Redondea el primer
argumento hasta el número
de dígitos especificado por el =REDONDEAR(123,456
segundo argumento. Si el ; 2)
segundo argumento es 123,46
REDONDEAR =REDONDEAR(123,456
mayor que cero (0), el primer 123
() ; 0)
argumento se redondea a la 100
baja hasta el número de =REDONDEAR(123,456
dígitos especificado. Si el ; -2)
segundo argumento es cero
(0), el primer argumento se
redondea a la baja hasta el
número entero más cercano.
Si el segundo argumento es
negativo, el primer
argumento se redondea a la
baja hasta la izquierda del
decimal.

Calcula la suma de La suma de los valores de las

SUMA() elementos identificados =SUMA(DERECHA) celdas a la derecha de la
dentro de los paréntesis. fórmula.

Acepta un argumento. Evalúa

si el argumento es verdadero.
Devuelve 1 si el argumento
VERDADERO
es verdadero y 0 si el =VERDADERO(1=0) 0
()
argumento es falso. Se usa
principalmente dentro de una
fórmula SI.

49
 TECNOLOGÍA 3

1.9 Agrupar objetos o formas

Una de las diversas ventajas de utilizar Microsoft Word es que puedes incorporar muchos de tipos de
objetos junto con texto en tus documentos, como imágenes prediseñadas, fotos digitales, tablas y formas.
Word también proporciona las herramientas para que puedas agrupar estos tipos de objetos. Cuando
agrupas dos o más imágenes o elementos similares en un documento de Word, la aplicación los reconoce
como un objeto individual, lo que te permite moverlos, redimensionarlos y reposicionarlos como uno.

Agrupar objetos en Word 2007 o 2010

1) Mantén presionada la tecla "Shift" en tu teclado mientras haces clic sobre cada objeto que deseas
agrupar en el documento de Word. Esto selecciona los objetos.

2) Dirígete a la pestaña "Formato" debajo de "Herramientas de dibujo", si solo estás agrupando

objetos sin texto, o la pestaña "Formato" debajo de "Herramientas de cuadros de texto", si estás
agrupando objetos con texto.
3) Presiona el botón "Agrupar" en la sección "Organizar", y luego selecciona "Agrupar" desde el
menú desplegable.

50
 TECNOLOGÍA 3

Cuando los objetos ya están agrupados, puedes aplicar color de relleno o sombra por ejemplo a todos al
mismo tiempo y no de uno por uno.

Hola 3º

Desagrupar objetos

Para desagrupar objetos puedes seguir casi la misma secuencia de pasos que para agrupar:

1) Haces clic sobre el objeto que está agrupado en el documento.

2) Haz clic en la pestaña "Formato" debajo de "Herramientas de dibujo"

3) Presiona el botón "Agrupar" en la sección "Organizar", y luego selecciona "Desagrupar" del menú
desplegable.

Prácticas de Agrupar objetos:

1) Crear una tabla de ajedrez o damas chinas.

2) Hacer un dibujo visto desde arriba de la sala de cómputo mostrando principalmente las micros.

3) Elaborar un cuadro que contenga mínimo 6 polígonos diferentes.

4) Crear una historieta corta con caritas y llamadas sobre tus vacaciones.

51
 TECNOLOGÍA 3

1.10 Buscar y reemplazar texto

En ocasiones se requiere cambiar un texto, sobre todo una palabra por otra, que no cambie la idea principal
del párrafo; sobre todo si es un documento que contiene muchas veces dicha palabra, para esas
situaciones tenemos la opción de Buscar y reemplazar cuyos pasos se indican a continuación.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Reemplazar.

4. En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee buscar y reemplazar.

5. En el cuadro Reemplazar con, escriba el texto de reemplazo.

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 TECNOLOGÍA 3

Aquí se muestra el texto original:

6. Haga clic en Buscar siguiente y siga uno de estos procedimientos:

a) Para reemplazar el texto resaltado, haga clic en Reemplazar.
b) Para reemplazar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Reemplazar todo.
c) Para pasar por alto esta aparición del texto y proceder a la siguiente, haga clic en Buscar
siguiente.

En este ejemplo se hizo clic en Reemplazar todo y enseguida se muestra esta ventana:

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 TECNOLOGÍA 3

Finalmente, este es el texto con los reemplazos antes señalados.

Prácticas de Buscar y reemplazar texto:

1) Elabora una tabla de tu escuela con datos de 20 compañeros, que contenga los siguientes campos:
Matrícula, Nombre y apellido paterno, grado. Cópiala y pégala y en la copia cambia los grados en este
orden: de 3º por nada (en blanco), 2º por 3º y 1º por 2º, para suponer que hayan pasado de año.

2) Crea una tabla de tu grupo con datos de 20 compañeros, que contenga los siguientes campos:
Matrícula, Nombre y apellido paterno, calificación de matemáticas de este bimestre. Cópiala y pégala y en
la copia cambia las calificaciones de 5.7, 5.8 y 5.9 por 6.0.

3) Diseña y llena una tabla sobre 20 personas que viajan en el mismo autobús a varias ciudades del país,
tales como Saltillo, Matehuala, San Luis, León y Guadalajara. Los 4 campos que debe tener son: No
Boleto, Nombre, asiento y destino. Cópiala y pégala y en la copia cambia los destinos de Guadalajara por
León.

54
 TECNOLOGÍA 3

1.11 Guardar como pdf

Si tiene un archivo de 2007 Microsoft Office que desea compartir con otros usuarios, específicamente de
Word, pero no desea que ellos le cambien el formato, puede resultar conveniente guardarlo como PDF.

¿Qué es el formato PDF?

El formato Portable Document Format (PDF) garantiza que los archivos impresos o visualizados conserven
el formato original. El formato PDF también es útil si se desea usar métodos de impresión comercial.

Para guardar un documento de Word en formato de PDF:

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , señale la flecha situada junto a Guardar
como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.

2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el documento.

3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

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 TECNOLOGÍA 3

4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de

verificación Abrir archivo tras publicación.
5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más
importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:
a) Si el documento requiere una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar
(publicación en línea e impresión).
b) Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en
Tamaño mínimo (publicación en línea).
6. Haga clic en Opciones con el fin de establecer el intervalo de páginas que se van a imprimir,
para seleccionar si se debe imprimir el marcado y seleccionar las opciones de salida. Haga clic
en Aceptar.

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 TECNOLOGÍA 3

7. Haga clic en Publicar, recuerda que ya debes tener instalado el programa para ver archivos
PDF, el Adobe Reader XI o alguna versión similar.

Si desea realizar cambios en el PDF después de guardarlo, regrese al archivo original de Microsoft Word
donde lo creó y vuelva a guardarlo como PDF.

Nota importante:
Si tienes instalado Microsoft Office 2007 y deseas guardar tus archivos de Word en formato PDF, pero no
te aparece la opción de guardar como PDF, necesitarás instalar el Complemento Guardar como PDF
o XPS de Microsoft para programas de Microsoft Office 2007. Para descargar este complemento, entra
aquí:

http://www.microsoft.com/es-mx/download/details.aspx?id=7

Una vez descargado, inicia el ejecutable, ya que está instalado abre Word y verifica en "Guardar como",
que aparezca PDF o XPS.

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 TECNOLOGÍA 3

1.12 Creación de manuales

Como práctica final de este bimestre elabora un manual sobre los temas que aquí se exponen (1.9 Agrupar
objetos o formas, 1.10 Buscar y reemplazar texto y 1.11 Guardar como pdf), que contenga tus datos
personales, sean mínimo 5 páginas y que este convertido en formato PDF; la teoría y ejemplos pueden
ser diferentes a los que aquí se incluyen y es opcional la inclusión de imágenes.

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 TECNOLOGÍA 3

INSTITUTO JUVENTUD

TECNOLOGÍA 3

Maestro:
Rigoberto Montoya Barajas

Trimestre 3

Ciclo escolar: 2022 – 2023

Grado: 3º

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 TECNOLOGÍA 3

TECNOLOGÍA 3

MICROSOFT EXCEL AVANZADO

INDICE TRIMESTRE 3
Pág.
2. MICROSOFT EXCEL AVANZADO

2.1 Formulario de datos 61

2.2 Filtros 67

2.3 Insertar comentario 70

2.4 Validación de datos 72

2.5 Obtener datos externos de Access 79

2.6 Funciones Si, Contar.Si, Raiz, Max, Min, BuscarV 82

2.7 Formato condicional 89

2.8 Tablas dinámicas 94

2.9 Macros 103

60
 TECNOLOGÍA 3

2.1 Formulario de datos

Un formulario de datos es un medio conveniente para escribir o mostrar una fila completa de información
en un rango o tabla sin tener que desplazarse por ella horizontalmente. El uso de un formulario de datos
puede facilitar la escritura de datos ya que no es necesario pasar de una columna a otra cuando hay varias
columnas de datos para ver. Use un formulario de datos cuando un simple formulario de cuadros de texto
que contienen los encabezados de las columnas como etiquetas es suficiente y no necesita características
avanzadas ni personalizadas de formulario, como un cuadro de lista o un control de número.

Microsoft Office Excel puede generar automáticamente un formulario de datos integrado para un rango o
una tabla. El formulario de datos muestra los encabezados de todas las columnas como etiquetas en un
solo cuadro de diálogo. Cada etiqueta tiene un cuadro de texto en blanco junto a ella en el que se pueden
escribir datos para cada columna, hasta un máximo de 32 columnas. En un formulario de datos, se pueden
insertar nuevas filas, buscar filas navegando por él o (según el contenido de las celdas) actualizar y
eliminar filas. Si una celda contiene una fórmula, el resultado de la fórmula aparece en el formulario de
datos, pero no es posible modificar la fórmula usando el formulario de datos.

No es posible imprimir un formulario de datos. Además, puesto que se trata de un cuadro de diálogo modal,
tampoco es posible usar el comando Imprimir de Excel ni el botón Imprimir hasta cerrar el formulario de
datos. Como alternativa, puede usar la tecla Impr Pant de Windows para crear una imagen del formulario
y después copiarla en Microsoft Paint o en otro programa.

61
 TECNOLOGÍA 3

Crear un formulario de datos

8. Si es necesario, agregue un encabezado a cada columna del rango o de la tabla. Excel usa estos
encabezados de columna para crear etiquetas para cada campo del formulario. Asegúrese de que
no hay líneas en blanco en el rango de datos.

7. Haga clic en una celda del rango o de la tabla en la que desee agregar el formulario.

8. Para agregar el botón Formulario a la Barra de herramientas de acceso rápido, haga lo siguiente:
a) Haga clic en la flecha que aparece junto a la Barra de herramientas de acceso rápido y, a
continuación, haga clic en Más comandos.

62
 TECNOLOGÍA 3

b) En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos y, a continuación,
seleccione el botón Formulario… de la lista.

c) Haga clic en Agregar y, después, haga clic en Aceptar.

9. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Formulario.

63
 TECNOLOGÍA 3

Usar un formulario de datos

Puede usar un formulario de datos para agregar, buscar, cambiar y eliminar filas en un rango o en una
tabla.

Agregar una nueva fila de datos

1) En el formulario de datos, haga clic en Nuevo.

2) Escriba los datos para la nueva fila.

Para pasar al siguiente campo de la fila, presione la tecla TAB. Para volver al campo anterior, presione
SHIFT+TAB.
3) Cuando haya terminado de escribir los datos, presione INTRO (Enter) para agregar la fila al pie
del rango o de la tabla.
Nota: Antes de presionar INTRO, puede deshacer cualquier cambio haciendo clic en Restaurar. Los datos
que escribió en los campos se eliminarán.

Buscar una fila navegando por el formulario

Siga alguno de estos procedimientos:
• Para desplazarse por las filas de una en una, use las flechas de la barra de desplazamiento
del formulario de datos.
• Para desplazarse 10 filas a la vez, haga clic en la barra de desplazamiento en el espacio entre
las flechas.
• Para pasar a la siguiente fila del rango o de la tabla, haga clic en Buscar siguiente.
• Para volver a la fila anterior del rango o de la tabla, haga clic en Buscar anterior.

64
 TECNOLOGÍA 3

Buscar una fila especificando criterios de búsqueda

1) Haga clic en Criterios y, a continuación, especifique los criterios de comparación en el
formulario de datos.

Todos los elementos que comiencen con los criterios de comparación se filtrarán. Por ejemplo, si escribe
la matricula 920 como criterio, Excel la buscará. Para buscar valores de texto que compartan ciertos
caracteres y no otros, use un carácter comodín como criterio.
Los siguientes caracteres comodines pueden usarse como criterios de comparación para filtros, así como
para buscar y reemplazar contenido.

Usar Para buscar

Cualquier carácter simple

? (signo de interrogación)
Por ejemplo, b?te buscará “bote” y “bate”

Cualquier número de caracteres

* (asterisco)
Por ejemplo, *este busca "“Noroeste” y “Sudoeste”

Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde.

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~
Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".

2) Para buscar filas que coincidan con los criterios, haga clic en Buscar siguiente o en Buscar
anterior.

3) Para volver al formulario de datos para agregar, cambiar o eliminar filas, haga clic en
Formulario.

65
 TECNOLOGÍA 3

Cambiar los datos de una fila

1) Busque la fila que desee cambiar.

2) Cambie los datos de la fila.

3) Cuando haya terminado de cambiar los datos, presione INTRO para actualizar la fila. Excel
pasará automáticamente a la siguiente fila.

Eliminar una fila

1) En el formulario de datos, busque la fila que desee eliminar.

2) Haga clic en Eliminar. Excel le pedirá que confirme la operación. No se puede deshacer la
eliminación de una fila una vez confirmada.

Cerrar un formulario de datos

Para cerrar el formulario de datos y volver a la hoja de cálculo, haga clic en Cerrar.

66
 TECNOLOGÍA 3

2.2 Filtros

Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos referimos a desplegar solamente aquellas
filas que cumplen con los criterios especificados. Los datos de la tabla no son eliminados ni alterados sino
que solamente se ocultan a la vista. Las opciones de filtrado se muestran también al pulsar el botón de
flecha que se encuentra al lado de los encabezados de columna.

Para un filtrado rápido, haga lo siguiente:

1. Hacer clic en Datos, Filtro
2. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de la columna que desea filtrar.
3. En la lista de texto o números, desactive la casilla (Seleccionar todo) de la parte superior de la
lista y, a continuación, active las casillas de los elementos que desea mostrar en su tabla.

67
 TECNOLOGÍA 3

Para ver más elementos en la lista, arrastre el controlador de la esquina inferior derecha de la galería de
filtros para ampliarla.
4. Haga clic en Aceptar.

La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este icono para indicar que hay un filtro
aplicado. Haga clic en el filtro para cambiarlo o borrarlo.

Filtrar por texto o números específicos

1. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de la columna que desea filtrar.
2. Si la columna tiene números, haga clic en Filtros de número. Si la columna tiene entradas de
texto, haga clic en Filtros de texto.
3. Elija la opción de filtrado que desee y, a continuación, introduzca sus condiciones de filtrado.
Por ejemplo, para mostrar números por encima de una cantidad determinada, elija Mayor que y a
continuación, introduzca el número que está pensando en el cuadro adyacente.

Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones

de filtrado en ambos conjuntos de cuadros y elija Y para
que ambos sean verdadero y O para que cualquiera de las
condiciones sea verdadera.

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 TECNOLOGÍA 3

En la imagen se muestra el filtro para los promedios mayores a 9, columna L de PROM.

Para quitar un filtro de una tabla de Excel tenemos dos opciones:

• Hacer clic sobre el botón de filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de y se eliminará el filtro de
dicha columna.

• Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros aplicados a una tabla entonces debemos ir a
Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Borrar.

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 TECNOLOGÍA 3

2.3 Insertar comentario

Al usar fórmulas en Microsoft Excel, es posible que desee recordar el procedimiento a seguir en un futuro
o agregar instrucciones, para que los usuarios de la hoja de cálculo puedan saber lo que tienen que hacer
en ciertas celdas. A continuación, veremos cómo añadir comentarios a una fórmula y un comentario que
aparece cuando mueve el puntero del ratón sobre una celda.

Agregar un comentario a una fórmula

La función N() permite agregar comentarios directamente dentro de las celdas de sus fórmulas. Para
utilizar la función de agregar un comentario, simplemente agregue un signo más (+) al final de la fórmula,
y luego introduzca un texto entre comillas dentro de los paréntesis.

Cuando se selecciona la celda, el comentario se muestra como parte de la fórmula en la barra de fórmulas.

Agregar un comentario a una celda

También puede agregar un comentario a una celda que aparece cuando se mueve el puntero del ratón
sobre la celda. Esto es útil si se desea proporcionar ayuda a los usuarios de la hoja de cálculo.

Para agregar un comentario a una celda seleccione la celda y haga clic en la ficha Revisar y enseguida
en el icono Nuevo comentario.

De forma predeterminada, el nombre del usuario actual se introduce en el cuadro de comentarios, pero
puede quitarlo o cambiar el texto. Introduzca el texto que desee en el apartado de comentarios.

70
 TECNOLOGÍA 3

Una vez que haya introducido el texto, haga clic en cualquier otra celda. La celda ahora contiene un
pequeño triángulo, en la esquina superior, derecha, lo que indica que un comentario ha sido añadido.

Eliminar un comentario
Para eliminar un comentario de una celda, haga un clic derecho sobre la celda, seleccione Eliminar
comentario.

Los comentarios son sin duda una forma cómoda de documentar la hoja de cálculo, tanto para su propia
referencia, como para los demás usuarios de la misma.

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 TECNOLOGÍA 3

2.4 Validación de datos

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos
que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir
que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos
no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para
indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios
a corregir los errores.

Los comandos de validación de datos se encuentran en la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de

datos.

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

¿Cuándo es útil la validación de datos?

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la
organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.
Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

72
 TECNOLOGÍA 3

• Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista. Por ejemplo, puede limitar los
tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar,
puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte
del libro.

• Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico. Por ejemplo,
puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una
celda específica.

• Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico. Por
ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.

• Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico. Por
ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que
abre el restaurante y cinco horas después.

• Limitar la cantidad de caracteres de texto. Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en
una celda a 10 caracteres o menos.

• Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas. Por ejemplo, puede usar la
validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones, según
el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor mayor en la celda,
aparecerá un mensaje de validación.

Mensajes de validación de datos

Lo que los usuarios vean al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado
la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda.
Los mensajes de entrada suelen usarse para ofrecer a los usuarios orientación acerca del tipo de datos
que debe especificarse en la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede
mover este mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione Esc.

73
 TECNOLOGÍA 3

También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el usuario escriba datos
no válidos.

Enseguida se muestran los mensajes de entrada y de error anteriores en el cuadro de diálogo Validación de datos.

74
 TECNOLOGÍA 3

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icono Tipo Se usa para

Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un

Detener
mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.

Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos,
pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta
Advertencia
Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la
entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.

Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos,
pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más
Información flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios
pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en
Cancelar para rechazarlo.

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios
verán un mensaje predeterminado.
Los mensajes de entrada y de error solo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las
celdas. No aparecen en los siguientes casos:
• El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
• Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
• Una macro introduce datos no válidos en la celda.

Sugerencias para trabajar con la validación de datos

Use estas sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel:
• Si tiene previsto proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado de
configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger
la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.

• Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber configurado la

validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la
configuración de validación a menos que deje de compartirlo, pero Excel continuará validando
las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido.

• Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante,
Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos.
En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con
un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos, puede
ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá
automáticamente.

• Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y a

continuación abra el cuadro de diálogo Validación de datos (pestaña Datos, grupo
Herramientas de datos). En la pestaña Configuración, haga clic en Borrar todos.

75
 TECNOLOGÍA 3

• Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la pestaña
Inicio en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuación en
Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos,
puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.

• Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (pestaña
Fórmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la
lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que
contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista.

Ejemplo de agregar validación de datos a una celda o rango

Los pasos de esta sección explican la manera de aplicar un tipo de validación (restringiendo la entrada de
datos proporcionando una lista desplegable para grupos de secundaria).
Sigue los tres primeros pasos de esta sección para agregar cualquier tipo de validación
de datos.
1) Selecciona una o más celdas para validar.

2) En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haz clic en Validación de

datos.

3) Si no se ha seleccionado ya, en el cuadro de diálogo Validación de datos, elige la

pestaña Configuración.

4) En el cuadro Permitir,
selecciona Lista.
5) Haz clic en el cuadro Origen y, a
continuación, escribe los valores de la
lista separados por el carácter
separador de listas de Microsoft
Windows (puntos y comas). Por
ejemplo: para limitar una respuesta a
cuatro opciones de grupos, escribe: 1
A; 1 B; 2 A; 3A.
También puedes crear las entradas de
la lista mediante referencia a un rango
de celdas ubicadas en otra parte del
libro.
Nota: El ancho de la lista desplegable
está determinado por el ancho de la
celda que tiene la validación de datos.

76
 TECNOLOGÍA 3

Es posible que tengas que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas
válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.

6) Asegúrate de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.

7) Para especificar cómo deseas administrar los valores en blanco (nulos), activa o desactiva la casilla
Omitir blancos.
Nota: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda
en blanco en cualquier lugar del rango, cuando se activa la casilla Omitir blancos, se puede escribir
cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia
mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, cuando se activa
la casilla Omitir blancos se puede escribir cualquier valor en la celda validada.

8) Puedes continuar la validación del grupo con el mensaje de entrada siguiente:

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 TECNOLOGÍA 3

9) Para completar la validación del grupo, llena el mensaje de error mostrado en la imagen.

10) Prueba la validación de datos para asegurarte de que funciona correctamente. Trata de escribir
datos válidos y no válidos en las celdas para verificar que la configuración funciona como se
pretende y que los mensajes están apareciendo como se espera.

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 TECNOLOGÍA 3

2.5 Obtener datos externos de Access

Las bases de datos de Access son una buena opción para almacenar información, pero a veces es posible
que desee usar o analizar sus datos en Excel. Puede usar el Asistente para la conexión de datos para
crear una conexión dinámica entre una base de datos de Access y el libro de Excel. Para obtener acceso
al Asistente para la conexión de datos, vaya a la pestaña Datos.
Las conexiones a datos externos pueden estar deshabilitadas en el equipo. Para conectarse a los datos
al abrir un libro, deberá habilitar las conexiones de datos en la barra Centro de confianza, o bien guardar
el libro en una ubicación de confianza.
1. En el grupo Obtener datos externos de la pestaña Datos, haga clic en Desde Access.

2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, selecciona la base de datos de Access.

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 TECNOLOGÍA 3

3. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, selecciona las tablas o consultas que deseas usar y
haz clic en Aceptar. En este ejemplo sólo tenemos una tabla por eso la imagen no aparece.

4. Puedes hacer clic en Finalizar o en Siguiente para modificar los detalles de la conexión.

5. En el cuadro de diálogo Importar datos, elije dónde deseas ubicar los datos en el libro y si deseas
visualizar los datos como una tabla, un informe de tabla dinámica o un gráfico dinámico.

6. Haz clic en el botón Propiedades para establecer propiedades avanzadas de la conexión, como
las opciones para actualizar los datos conectados.

7. Opcionalmente, puede agregar los datos al modelo de datos para combinarlos con otras tablas o
datos de otras fuentes, crear relaciones entre tablas y más opciones que las que se tienen con un
informe de tabla dinámica básico.

8. Haz clic en Aceptar para finalizar.

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 TECNOLOGÍA 3

Mantener los datos del libro actualizados

Ahora que te has conectado a los datos de Access, siempre querrás los últimos datos en el libro. Ve a
Datos > Actualizar todo para obtener los últimos datos.

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 TECNOLOGÍA 3

2.6 Funciones Si, Contar.Si, Raiz, Max, Min, BuscarV

1) Función Si
Descripción
La función SI devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor
si se evalúa como FALSO. Por ejemplo, la función =SI(A1>10,"Más de 10","10 o menos") devuelve "Más
de 10" si A1 es mayor que 10 y "10 o menos" si A1 es menor o igual que 10.
Sintaxis
=SI(prueba_lógica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso])

La sintaxis de la función SI tiene los siguientes argumentos:

• Prueba_lógica: argumento obligatorio. Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse
como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la
celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se
evaluará como FALSO. Este argumento puede usar cualquier operador de comparación (=, >,
<, >=, <=).

• Valor_si_verdadero: argumento opcional. Es el valor que desea que se devuelva si el

argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO. Por ejemplo, si el valor de este
argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se
evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el
argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO y omite el argumento
valor_si_verdadero (es decir, después de prueba_lógica solamente hay una coma), la función
SI devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, use el valor lógico VERDADERO
para el argumento valor_si_verdadero.

• Valor_si_falso: argumento opcional. Es el valor que desea que se devuelva si el argumento

prueba_lógica se evalúa como FALSO. Por ejemplo, si el valor de este argumento es la cadena
de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la
función SI devuelve el texto "Presupuesto excedido". Si prueba_lógica se evalúa como FALSO
y omite el argumento valor_si_falso (es decir, después del argumento valor_si_verdadero no
hay una coma), la función SI devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica se evalúa como
FALSO y el valor del argumento valor_si_falso está en blanco (es decir, solo hay una coma
después del argumento valor_si_verdadero), la función SI devuelve el valor 0 (cero).

Ejemplos: =Si(a2>17,”Mayor de edad”, “Menor de edad”), =Si(a2>=6,”Aprobado”, “Reprobado”)

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 TECNOLOGÍA 3

2) Función Contar.Si

Descripción
La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio
especificado por el usuario. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que comienzan con cierta letra, o
bien todas las celdas que contienen un número mayor o menor que un número especificado por el usuario.
Por ejemplo, suponga que tiene una hoja de cálculo que contiene una lista de tareas en la columna A y el
primer nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna B. Puede usar la función CONTAR.SI
para contar cuántas veces aparece el nombre de una persona en la columna B y, de esa forma, determinar
cuántas tareas tiene asignadas. Por ejemplo:
=CONTAR.SI(B2:B25,"Carlos")

Sintaxis
=CONTAR.SI(rango;criterios)

La sintaxis de la función CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos:

Rango: argumento obligatorio. Una o más celdas que se van a contar, incluidos números o nombres,
matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen
en cuenta.
Criterios: argumento obligatorio. Número, expresión, referencia de celda o cadena de texto que
determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
">32", B4, "manzanas" o "32".

Notas y observaciones
• En los criterios se puede usar los caracteres comodín: signo de interrogación (?) y asterisco
(*). El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale
a cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco
reales, escriba una tilde (~) delante del carácter que desea buscar.
• Los criterios no distinguen entre mayúsculas y minúsculas; por ejemplo, la cadena "manzanas"
y la cadena "MANZANAS" corresponden a las mismas celdas.
• La función CONTAR.SI devuelve resultados incorrectos cuando se usa para comparar cadenas
de más de 255 caracteres con la cadena #¡VALOR!.

Ejemplos: =Contar.Si(A2:A25,5), =Contar.Si(B2:B30,”<6”)

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 TECNOLOGÍA 3

3) Función Raiz
Descripción
Devuelve la raíz cuadrada de un número.
Sintaxis
=RAIZ(número)
La sintaxis de la función RAIZ tiene el siguiente argumento:
Número: argumento obligatorio. Es el número cuya raíz cuadrada desea obtener.

Observación
Si número es negativo, RAIZ devuelve el valor de error #¡NUM!.

Ejemplos: =Raiz(A2), =Raiz(169)

4) Funciones Max y Min

* Función Max
Descripción
Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
Sintaxis
=MAX(número1, [número2], ...)

La sintaxis de la función MAX tiene los siguientes argumentos:

Número1, número2... Número1 es obligatorio, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255
números de los que desea encontrar el valor máximo.
Observaciones:
• Los argumentos pueden ser números o nombres, matrices o referencias que contienen
números.
• Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos
directamente en la lista de argumentos.
• Si el argumento es una matriz o una referencia, solo se usarán los números contenidos en la
matriz o en la referencia. Se ignorarán las celdas vacías, los valores lógicos o el texto
contenidos en la matriz o en la referencia.
• Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0 (cero).
• Los argumentos que son valores de error o texto que no se pueden traducir a números
provocan errores.

Ejemplos: =Max(A2:A6), =Max(A2:A6;30)

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 TECNOLOGÍA 3

* Función Min
Descripción
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
=MIN(número1, [número2], ...)

La sintaxis de la función MIN tiene el siguiente argumento:

Número1, número2... Número1 es obligatorio, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255
números de los que se desea encontrar el valor mínimo.

Observaciones: Las mismas que para la función Max

Ejemplos: =Min(B5:C15), =Min(D2:D50;10)

5) Función BuscarV

Descripción
Puede usar la función BUSCARV para buscar la primera columna de un rango de celdas y devolver un
valor de cualquier celda de la misma fila del rango. Por ejemplo, si tiene una lista de empleados contenida
en el rango A2:C10, los números de identificación de los empleados se almacenan en la primera columna
del rango, como muestra la siguiente ilustración.

Si conoce el número de identificación del empleado, puede usar la función BUSCARV para devolver el
departamento o el nombre de dicho empleado. Para obtener el nombre del empleado número 38, puede
usar la fórmula =BUSCARV(38, A2:C10, 3, FALSO). Esta fórmula busca el valor 38 en la primera columna
del rango A2:C10 y después devuelve el valor contenido en la tercera columna del rango y en la misma
fila que el valor buscado ("Nava Hernández Abraham Salvador").

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 TECNOLOGÍA 3

La V de BUSCARV significa vertical. Use BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de comparación
se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.

Sintaxis
=BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])

La sintaxis de la función BUSCARV tiene los siguientes argumentos:

• Valor_buscado: es un argumento obligatorio. Es el valor que se va a buscar en la primera columna

de la tabla o rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si el valor
que proporcione para el argumento valor_buscado es inferior al menor valor de la primera columna
del argumento matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.

• Matriz_buscar_en: es obligatorio. Es el rango de celdas que contiene los datos. Puede usar una
referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango. Los valores de la primera
columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser
texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.

• Indicador_columnas: es obligatorio. Es un número de columna del argumento matriz_buscar_en

desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual
a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el
argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_buscar_en y así sucesivamente.

Si el argumento indicador_columnas es:

• Inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #¡VALOR!.
• Superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de
error #¡REF!.

• Ordenado: es opcional. Es un valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una

coincidencia exacta o aproximada:

• Si omite ordenado o es VERDADERO, devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si

no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a
valor_buscado.

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 TECNOLOGÍA 3

• Importante Si omite ordenado o es VERDADERO, los valores de la primera columna

de matriz_buscar_en deben aparecer en orden ascendente; en caso contrario, es
posible que BUSCARV no devuelva el valor correcto.

Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar los valores de la primera

columna de matriz_buscar_en.

• Si el argumento ordenado es FALSO, BUSCARV solo buscará una coincidencia exacta. Si

hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en que coinciden con el
argumento valor_buscado, se usará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una
coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.

Observaciones:
• Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en, asegúrese de que los datos
de la primera columna de matriz_buscar_en no tienen espacios al principio ni al final, de que no
hay un uso incoherente de las comillas rectas ( ' o " ) ni tipográficas ( ‘ o “) y de que no hay
caracteres no imprimibles. En estos casos, BUSCARV puede devolver un valor inesperado o
incorrecto.

• Al buscar valores de fechas o números, asegúrese de que los datos de la primera columna de
matriz_buscar_en no se almacenen como valores de texto, ya que, en ese caso, BUSCARV puede
devolver un valor incorrecto o inesperado.

• Si ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, puede usar los caracteres comodín
de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El signo de
interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier
secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogación o un asterisco,
escriba una tilde (~) antes del carácter.

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 TECNOLOGÍA 3

Ejemplo:

Aquí se muestra en la imagen el ejercicio completo, observa a la derecha que se despliegan los datos del
empleado identificado con el número 40 (“Rivera Gámez Andrés Amir”) e igual en la celda F1 solo basta
cambiarle el número para que podamos ver los de cualquier otro. En las celdas F2 y F3 están tecleadas
las funciones BuscarV que generan lo antes mencionado, en la imagen puedes ver en la barra de tareas
la de la celda F2 “=BUSCARV(F1,A1:C10,2,FALSO)”, la de la celda F3 es igual sólo que en lugar de 2 es
3 antes de la palabra FALSO.

Nota: Es posible que tu computadora este configurada como región de España por lo que deberás usar
como separador de argumentos el punto y coma (;), en lugar de la coma (,).

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 TECNOLOGÍA 3

2.7 Formato condicional

Formato condicional en números

Cuando los datos de nuestras celdas son valores numéricos, Excel provee de varias opciones para aplicar
un formato condicional rápidamente. Las primeras alternativas que analizaremos serán las que se
encuentran en Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas.

Sabiendo que nuestros datos son

valores numéricos, podemos utilizar
las siguientes opciones:
Es mayor que: Se aplicará el
formato a todas las celdas con un
valor mayor al especificado.
Es menor que: El formato será
aplicado a las celdas con un valor
menor que el indicado.
Entre: Excel evaluará las celdas
para saber aquellas que tengan un
valor dentro del rango indicado y se
les aplicará el formato.
Es igual a: Solo las celdas que
sean iguales al valor indicado
tendrán el formato.

Una vez que seleccionamos la opción que deseamos utilizar, Excel mostrará un cuadro de diálogo que
nos permitirá indicar los valores numéricos con los cuales se realizará la comparación y también podremos
proporcionar todo el detalle del formato a aplicar.

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 TECNOLOGÍA 3

En la siguiente imagen puedes notar la aplicación del formato ES MAYOR QUE, después de haber
seleccionado las celdas a las que se les desea aplicar el formato.

Para eliminar los formatos condicionales aplicados se usa la opción Borrar reglas de la opción Formato
condicional, como se muestra en la imagen.

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 TECNOLOGÍA 3

Otras reglas de formato condicional que podemos aplicar rápidamente a celdas con valores numéricos
son las que se encuentran bajo la opción del menú Reglas superiores e inferiores.

A continuación se describe brevemente cada una de estas opciones de formato condicional:

• 10 mejores: Se aplicará el formato exactamente a las 10 celdas que tengan los valores más
altos. Es posible modificar la cantidad de celdas superiores a las que se aplicará el formato.
• 10% mejores: Excel aplicará el formato al 10% de las celdas que contengan los valores más
altos. También es posible indicar un porcentaje diferente al 10%.
• 10 inferiores: El formato se aplica a las 10 celdas con los valores más bajos.
• 10% peores: El formato es aplicado al 10% de las celdas con los valores más bajos dentro del
rango.
• Por encima del promedio: Excel obtiene el promedio de todos los valores numéricos del rango y
aplica el formato a las celdas que tengan un valor por encima de dicho promedio.
• Por debajo del promedio: Después de obtener el promedio, el formato será aplicado en las
celdas que tengan un valor inferior.

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 TECNOLOGÍA 3

En la siguiente imagen vemos aplicada la primera regla de formato condicional anterior, 10 mejores:

Formato condicional en texto

Si nuestras celdas contienen texto podemos utilizar algunas opciones de formato condicional para resaltar
nuestras celdas. La primera opción que podemos utilizar es la regla que nos ayuda a saber si un valor es
igual a otro, me refiero a la opción que se encuentra en Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar
reglas de celdas > Es igual a.

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 TECNOLOGÍA 3

En esta imagen se resalta la frase igual a “Record máximo”

Esta opción comparará el valor de cada celda con la cadena de texto especificada (Record máximo) y en
caso de ser iguales se aplicará el formato. Es importante mencionar que esta regla no es sensible a
mayúsculas y minúsculas. Otra regla de formato condicional para texto que podemos utilizar es la
opción Texto que contiene que se encuentra en el mismo menú que la opción anterior, solo que en este
caso, Excel buscará las celdas que contengan la cadena de texto especificada.

Formato condicional en fechas

Si los datos que tenemos en nuestra hoja son fechas, entonces existe una opción especialmente diseñada
para este tipo de datos. Podemos aplicar formato condicional a celdas que contienen fechas desde Inicio
> Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Una fecha. Al hacer clic sobre esta
opción se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Esta opción nos permitirá resaltar fácilmente las celdas que contengan una fecha que cumpla con el criterio
seleccionado: Hoy, Ayer, Mañana, En los últimos 7 días, Semana pasada, etc.

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 TECNOLOGÍA 3

2.8 Tablas dinámicas

Las tablas dinámicas son útiles para analizar los datos almacenados en Excel. Las tablas dinámicas en
Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan
solo rotar las columnas o filas de la tabla. Las tablas dinámicas también son conocidas como “tablas pivote”
por su nombre en inglés (pivot tables). A continuación veremos un ejemplo de cómo crearlas.

Crear una tabla dinámica en Excel

1) Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

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 TECNOLOGÍA 3

2) Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha
Insertar.

3) Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de
datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja
de Excel o en una ya existente.

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 TECNOLOGÍA 3

4) Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos.
Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales
podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya
sea como columna, fila, valor o como un filtro.

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 TECNOLOGÍA 3

5) Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. En este
ejemplo se colocó como columna el campo Producto, como fila el campo Ciudad y finalmente como valores
el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores

y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es
la siguiente:

Partes de una tabla dinámica

Justo cuando se ha creado una

tabla dinámica se muestra en la
parte derecha de la hoja la lista de
campos disponibles y por debajo
las áreas donde podemos
arrastrar dichos campos. Estas
áreas denotan cada una de las
partes de una tabla dinámica.

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 TECNOLOGÍA 3

• Filtro de informe. Los campos que coloques

en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a
través de los cuales podrás restringir la información
que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los
que se pueden hacer entre las columnas y filas
especificadas.
• Rótulos de columna. Esta área contiene los
campos que se mostrarán como columnas de la tabla
dinámica.
• Rótulos de fila. Contiene los campos que
determinan las filas de la tabla dinámica.
• Valores. Son los campos que se colocarán
como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán
totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra vida. Puedes tener
una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son
solamente una herramienta para mejorar el análisis sobre los datos de la tabla dinámica.

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 TECNOLOGÍA 3

Formato de valores en una tabla dinámica

En este punto te mostraré cómo dar formato rápidamente a los valores agrupados de una tabla dinámica
de manera que puedan tener el formato de número adecuado. Usando la tabla dinámica anteriormente
creada

Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro del área
Valores.

Del menú mostrado debes

seleccionar la opción
Configuración de campo de valor.

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 TECNOLOGÍA 3

Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

Debes hacer clic en el botón Formato

de número y se mostrará el cuadro de
diálogo Formato de celdas donde
podrás seleccionar el formato deseado.

Se muestra en la imagen la
categoría de Moneda y se
cambió a cero decimales.

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 TECNOLOGÍA 3

Después de aceptar un par de veces, se aplicará el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinámica.

Filtrar una tabla dinámica

Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla dinámica utilizando los filtros
que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Rótulos de columna y Rótulos de fila.
Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y solamente mostrará
un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.

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 TECNOLOGÍA 3

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo
está siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botón de filtrado y
seleccionar la opción Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantáneamente los

valores de la tabla dinámica. Solamente haz clic sobre el
botón de Rótulos de fila o Rótulos de columna y elige la
opción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.

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 TECNOLOGÍA 3

2.9 Macros

Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que
podamos ser más eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es más que una serie de comandos o
instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea
necesario y cuantas veces lo deseemos. Una macro puede definirse como la grabación de una serie de
tareas.

Las macros en Excel están escritas en Excel VBA (Visual Basic for Applications). Esta es una versión de
Visual Basic (un destacado lenguaje de programación Microsoft) desarrollado específicamente para su
uso en aplicaciones de tipo Office.

Activar la Barra de Herramientas Programador

Para escribir macros, necesitará acceso a la barra de herramientas Programador en la cinta superior. Para
activarla, vaya a Opciones, Personalizar

Habilitar Macros
Las macros están deshabilitadas por defecto en Excel. Es así para protegerle de macros maliciosas que
se ejecutan automáticamente en archivos Excel descargados.

Para usar macros, primero tenemos que habilitarlas desde el Centro de Confianza. Para hacer esto hay
que ir a Opciones, Centro de Confianza. Haz clic en el botón “Configuración del Centro de confianza”.

En esta nueva ventana, seleccionar la opción “Habilitar todas las macros”.

Finalmente hacer clic en Aceptar. Ahora puedes empezar a usar macros en sus hojas de cálculo Excel.

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 TECNOLOGÍA 3

Crear una nueva macro

Vamos a crear una macro muy simple para cambiar el color, tamaño y negrita del texto. En una hoja de
cálculo, escribe algún texto en una de las celdas.

En la pestaña Programador, hacer clic en Grabar macro.

Una ventana emergente le preguntará el nombre, el método abreviado, una localización para guardarla y
la descripción de la macro.

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 TECNOLOGÍA 3

Dos cosas importantes a considerar aquí:

Método abreviado: Las teclas de método abreviado le proporcionan un rápido acceso a la macro.
Muchas funciones de Excel por defecto ya tienen asignadas atajos de la forma CTRL +
Letra/Número. Para evitar conflictos con atajos ya existentes, añada al menos dos teclas al atajo,
algo como CTRL + SHIFT + A o CTRL + A + 1
Guardar Macro en: En este menú desplegable, puede decidir dónde guardar la macro. Si elige Este
Libro la macro estará disponible sólo para su uso en ese libro solamente. Eligiendo Nuevo libro,
guardará la macro en un nuevo libro. La opción más potente aquí es guardar la macro en Libro
Macro Personal. Las macros almacenadas en este libro están disponibles en todos los libros. El
archivo de macros del libro actual estará oculto en la carpeta Windows AppData, pero se cargará
automáticamente cuando empiece Excel, dándole acceso completo a todas las macros.

Una vez que haya introducido todos los detalles requeridos, hacer clic en Aceptar. Ahora la macro se está
grabando. Seleccione la celda donde se ha introducido el texto. Cambie a la pestaña Inicio y cambie su
color a azul, Tipo Arial, tamaño de fuente 18 y negrita.

Cuando haya acabado, hacer clic en el botón Detener grabación en la pestaña Programador o pulse el
pequeño cuadrado al final de la hoja de cálculo junto a la etiqueta Listo.

Para probar la macro puedes teclear otros textos en otra de las hojas y enseguida presionar la combinación
de teclas del método abreviado, o hacer clic en Macros para que muestre la ventana y ejecutarla.

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