EXCEL: EJERCICIO 49

EXCEL 365 – EJERCICIO 49

GESTIÓN DE DATOS: TABLAS DE EXCEL

Cuando en Excel nos encontramos con una lista o tabla de elementos, puede ser
conveniente tener un medio para ordenarla según diferentes criterios, así como para
mostrar unos elementos y otros no de acuerdo con las condiciones que especifiquemos.

A efectos terminológicos, hay que recordar que una lista o tabla se compone de:

➢ Registros: cada uno de los elementos sobre los que la lista o tabla muestra
información. P.ej, en una lista de los empleados de una empresa, cada em-
pleado ocupará un registro. En general, cada registro ocupa una fila.

➢ Campos: cada uno de los datos que la lista o tabla incluye en relación con los
elementos de que se trate. En el caso de la lista de empleados de una em-
presa, podrían ser campos a incluir: nombre, apellidos, DNI, nº de afiliación
a la S.S., etc. En general, cada campo ocupa una columna. En la primera celda
de cada columna se escribe el nombre del campo (DNI, nº de afiliación, etc.).

EJEMPLO Campo

Registro Nombre Apellidos DNI Nº de afiliación Categoría prof.

Jorge Torres García 40.001.234 071234567 4
Marisa Santos Alcalá 42.213.450 075469817 2
Eulalio Artigues López 43.219.098 071793258 1

ACTIVIDAD A REALIZAR:

Descarga en tu ordenador el archivo 49articulosjardin.xls incluido. El libro de

Excel incluye una lista de los artículos pero con todos los datos seguidos, separados
sólo por espacios en blanco.

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Se trata de:

A.- Separar cada dato en una columna aparte, poniendo a cada columna el enca-
bezado correspondiente de la hoja encabezados

B.- Utilizar algún sistema por el que rápida y fácilmente podamos:

- ordenar los datos de la lista por los criterios que elijamos

- consultar, por separado, los datos de la lista referentes a cada tipo o código de
artículo.

Dicho sistema consiste en convertir la lista en lo que se conoce como Tabla de Excel

PROCEDIMIENTO:

A.- Selecciona el rango A2:A31 de la hoja Lista. A continuación, activa

la pestaña Datos y haz clic en el botón Texto en columnas y se iniciará un
asistente con 3 pasos.

- En el primer paso, deja seleccionada la opción Delimitados y haz clic en Si-

guiente.

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- Configura el siguiente cuadro de diálogo de manera que quede como sigue:

Esto es un guión

- En el tercer cuadro de diálogo, selecciona la tercera columna y cambia el for-

mato de los datos a Texto; luego, haz clic en Finalizar.

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A continuación, copia la fila 1 de la hoja encabezados e INSERTALA en la fila 1 de

la hoja Lista. De momento, el resultado es similar a esto:

Etc. Aquí he eliminado filas por razón de espacio.

B.- Una vez dispuestos los datos en la forma correcta, hemos de poder ordenarlos
y filtrarlos fácilmente. Para eso, vamos a convertir la lista en una Tabla de Excel

Sitúa el cursor en cualquier celda de la lista de datos

Haz clic sobre el icono Tabla, de la

pestaña Insertar

Deja las opciones como están y

haz clic en Aceptar

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La lista adquiere un aspecto similar a esto:

Aplica las opciones de formato necesarias (ancho de columnas, centrado y ajuste

de texto, formato de datos, filas sin bandas…) para obtener el siguiente resultado:

Como puedes observar, se ha añadido una flecha a la celda de encabezado de cada

columna. Dicha flecha nos permitirá ordenar y filtrar la información con gran facilidad
(las tablas de Excel tienen muchas otras propiedades interesantes, pero este no es el
momento de verlas)

Las posibilidades de ordenación y filtrado de datos son muy numerosas y es impo-

sible ver aquí una por una, de manera que, a efectos de explicar el procedimiento, nos
centraremos en un ejemplo:

- Ordenar los artículos por nombre del proveedor

- Filtrar sólo los artículos cuyo precio con IVA no sea superior a 20 euros

Ordenación:

Haz clic en el filtro del campo

Nombre del proveedor y, luego,
en Ordenar de A a Z

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Resultado (se omiten filas):

Esto ha sido fácil. Vamos a por el filtro.

Filtro:

1- Haz clic sobre la flecha de filtro del campo Precio con IVA. Entre las opciones
de Filtros de número elige Menor o igual que… (ya que también queremos mos-
trar los artículos de 110 euros)

2- Configura el cuadro de diálogo como se muestra abajo y acepta:

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Resultado:

Como sólo se trataba de un ejemplo, puedes borrar el filtro (la ordenación, no):

Hac clic en la flecha de filtro del

campo Precio con IVA y, luego, en
Borrar filtro de “Precio con IVA”

ACTIVIDAD A REALIZAR:

Inserta 5 nuevas hojas en el Libro 49articulosjardin.xls. Copia en ellas el contenido de

la hoja Lista. Para ello:
Hac clic 5 veces seguidas sobre el
signo +, para añadir cinco hojas
más

➢ Renombra las hojas en blanco como Lista2, Lista3, Lista 4, Lista 5 y Lista 6
➢ Con el cursor en la hoja Lista:

Selecciona la hoja completa ha-

ciendo clic derecho en la es-
quina superior izquierda y,
luego, pulsa sobre Copiar

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➢ A continuación, haz clic en la solapa de la hoja Lista2 y, manteniendo pulsada

la tecla Shift, clic en la hoja Lista 6.

Vuelve a hacer clic derecho sobre la

esquina superior izquierda de la hoja
y elige la opción Pegar

De esta forma, el contenido íntegro de la hoja Lista, incluyendo el for-

mato y el ancho de las columnas, se copia en las demás hojas.
➢ Finalmente, haz clic con el botón derecho sobre la solapa de cualquiera de las
hojas seleccionadas y elige Desagrupar hojas. Si no lo hicieras, todo lo que
escribieras en cualquiera de estas hojas, se escribiría también en las otras.

Con base en las explicaciones de clase y las de las páginas 5 y 6, establece, en las
diferentes hojas del libro, las ordenaciones y filtros siguientes:

Ordenación Filtro
Aplica un filtro de modo que se
Lista 1 Por descripción del artículo vean sólo los artículos con código
FRUTALS
Por precio unitario (de menos a Por proveedor: sólo FANGÀLIA y
Lista 2
más) RIUMONS

Por el precio con IVA (de más a Por precio unitario: los de más de
Lista 3
menos) 30 € y menos de 70 €

Por la referencia (de más a me-

Lista 4 Por precio con IVA: los 7 más caros
nos)

Por la referencia: todos los artículos

Lista 5 Por el nombre del proveedor
cuya referencia empiece por 9
Por descripción del artículo: todos
Lista 6 Por el código del artículo los artículos que incluyan la medida
en centímetros

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FILTROS MÚLTIPLES

Hasta aquí hemos filtrado datos según un solo criterio cada vez. Pero también es
posible filtrar según dos o más.

ACTIVIDAD A REALIZAR:

Descarga desde la web del módulo en tu ordenador el archivo

49clientestilgarden. Ábrelo y convierte la lista de la Hoja 1 en una Tabla de Excel.
Aplícale un diseño predefinido, similar al de la actividad anterior (aunque no ha de ser
necesariamente el mismo). Llama Clientes a la hoja.

Crea en el libro 4 hojas más. Llama a las 4 hojas en blanco: Clientes 2, Clientes 3,
Clientes 4 y Clientes 5. Copia el contenido de la hoja Clientes en las demás hojas.

En las diferentes hojas del libro establece las ordenaciones y filtros siguientes:

Ordenación Filtro
Clientes cuyo nº de cuenta empieza por
Clientes1 Por nombre del cliente
0420 y que paguen a 30 días

Clientes cuyo CP esté entre 25000 y

Clientes 2 Por la población
Por provincia, como primer
Clientes 3 criterio; por IdCliente,
como 2º criterio
Por NIF, en sentido descen-
Clientes 4
dente
Clientes 5 Por forma de pago
50000 y que paguen al contado
Clientes del 10 al 20 que sean sociedad
limitada (NIF EMPIEZA B)
Todos los clientes que sean
sociedad anónima (nif empieza A) salvo
los de Badajoz y Segovia
Todos los clientes de provincias catala-
nas que estén entre el (nº de cliente) 10
y el 20

Para establecer el filtro múltiple, procede de la misma forma que para los filtros
simples, sólo que aplicando criterios de filtrado en más de una columna. El orden de
aplicación de los filtros tiene por qué ser siempre el que se indica en el planteamiento
de la actividad.