LA TECNOLOGIA

Un proyecto tecnológico es una secuencia de tareas o actividades

relacionadas entre sí, que tiene como objetivo la creación de un producto
o servicio que brinde una solución. Para que lo que se diseña sea efectivo,
debe resolver el problema mejor que otra propuesta con la misma función

¿Cómo influye la tecnología en un proyecto?

Mayor productividad: la simplificación y automatización de procesos, así como

la disminución de errores, se traducen en un incremento de la productividad.
Mejora en la comunicación: el impacto de la tecnología en las empresas no
abarca solamente los procesos productivos.

EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE TECNOLOGÍA

La idea de un proyecto de inversión muy rara vez comienza con la tecnología a

ser aplicada. En lugar de esto, el inversionista toma como punto de partida la
disponibilidad de algún recurso o la identificación de una buena oportunidad de
mercado. En el caso de inversiones no destinadas a la generación de ingresos,
la justificación del proyecto casi siempre se fundamenta en la respuesta a una
necesidad social o de la comunidad.

No obstante, una vez que la evaluación de mercado (o la utilidad de los

beneficios, en el caso de un proyecto social o de apoyo a la producción) se
haya completado de manera adecuada, es necesario considerar la tecnología
que se empleará.

El uso de la palabra "tecnología" normalmente no implica la necesidad de hacer

una inversión en equipos muy avanzados y costosos. Por el contrario, la mayor
parte de las inversiones que se analizan en este manual utilizan solamente
maquinaria sencilla. De hecho, no es inusual, en el caso de proyectos
agrícolas, que la inversión sea inferior al capital operativo requerido.

A. Confirmación del alcance del proyecto

Al preparar el proyecto detallado, los solicitantes junto con el técnico local,
deben realizar una serie de supuestos acerca del alcance de la inversión. Un
primer paso, por lo tanto, es confirmar y, de ser necesario, hacer ajustes en el
alcance de la producción propuesta en el perfil inicial. Esto a su vez,
normalmente requiere los resultados del análisis de la demanda ya tratado en
el Capítulo 3. El estudio de mercado (o la demanda de proyectos que no
cuentan con mercado para sus productos) debe indicar si el alcance propuesto
originalmente es realista en cuanto a la demanda y a los precios.

La cantidad de los recursos disponibles también puede ser relevante para

establecer el alcance de la producción. Si bien los solicitantes usualmente
están concientes de las limitaciones que la disponibilidad de tierra presenta,
con frecuencia olvidan tomar en cuenta una necesidad tan importante como el
agua - por ejemplo, en los proyectos de riego.

Otro recurso básico que por lo general se da por descontado es la

disponibilidad de mano de obra. Aunque un proyecto se puede realizar con el
fin de beneficiar a la comunidad por entero, con frecuencia es difícil encontrar
la mano de obra necesaria, especialmente si la necesidad surge precisamente
durante el tiempo de la cosecha. La migración de los hombres para trabajar en
otras zonas del país durante parte del año, también puede reducir de manera
significativa la disponibilidad de mano de obra en ciertos meses.

¿Qué otros factores pueden determinar el alcance adecuado para la actividad

productiva? A continuación se anotan puntos a tener en cuenta:

 Conocimiento del mercado y experiencia en el mismo. La existencia de

un Mercado bien establecido para los productos, la variabilidad de los
precios de un mes a otro y el riesgo de pérdidas (especialmente para
productos perecibles) son todos factores que se deben tener muy en
cuenta cuando se determina la magnitud de la producción.
 Conocimiento previo de la tecnología. Si la tecnología propuesta es bien
conocida, los participantes tienen experiencia aplicándola y se cuenta
con la disponibilidad de servicios de reparación y mantenimiento, se
puede justificar una producción a mayor escala. Por otro lado, si existe
 una incertidumbre considerable en lo referente al proceso de producción
o si el abastecimiento de materia prima es problemático, tal vez podría
ser más aconsejable tener una producción de menor escala, siempre y
cuando sea consistente con los objetivos del proyecto.
 El número de personas o familias en el grupo de solicitantes. Es claro
que no tiene mucho sentido proponer un proyecto que generará 1 000
dólares EE.UU. al año si se espera que el proyecto haga una
contribución significativa a los ingresos de 100 familias.
 Capacidad administrativa. En general, mientras mayor sea la inversión y
mayor sea el número de personas involucradas, más compleja será la
labor de dirección. Si los solicitantes no cuentan con la experiencia
previa en el manejo de inversiones, sería poco recomendable comenzar
con una inversión importante. La falta de capacidad administrativa es,
probablemente, la causa principal del fracaso de las compañías
pequeñas.

Cuando se busca determinar el alcance adecuado de la inversión, siempre

tenga en cuenta la posibilidad de llevar a cabo la inversión en fases; es decir,
comience en pequeño con la intensión de expandirse a futuro si todo va bien.
Sin embargo, el establecimiento de fases para la producción es posible solo si
los recursos financieros están disponibles por un largo período de tiempo. Si
los solicitantes cuentan solamente con una oportunidad para acceder al
financiamiento, utilizar un enfoque de inversión en fases no será adecuado.

B. Elección de la tecnología de producción

A pesar de que el alcance de la inversión es sin duda uno de los factores

primordiales en la selección de la tecnología, también es necesario tomar en
cuenta otros elementos, aun en los proyectos más sencillos.

Entre éstos se encuentran:

 ¿Cuáles son los requerimientos del mercado? Si el mercado exige grano

con una humedad no superior al 12% y el proyecto se ubica en un área
con precipitaciones abundantes, sería imprudente no considerar la
 compra de una secadora, si el proyecto está relacionado con la
producción de grano. Si existe demanda de camisas de una cierta gama
de colores, podría ser útil incluir una planta de teñido, como parte de la
inversión necesaria para una fábrica de prendas de vestir. Si el mercado
paga un precio premium por las frutas y vegetales que están fuera de
estación, puede valer la pena tener en cuenta tecnología de riego o
invernaderos para un proyecto hortícola.

Todos estos factores se deben tomar en cuenta como parte de la evaluación

tecnológica. Con frecuencia, ni los solicitantes ni quienes los asisten, tendrán la
capacidad tecnológica para responder a todas las preguntas que surjan. Como
mínimo será importante hablar con varios vendedores para conocer qué
tecnologías están disponibles que puedan ser adecuadas para las necesidades
del proyecto.

Mejor aún será contratar a un especialista independiente en el tema, si la

entidad financiera tiene acceso a fondos no reembolsables destinados a la
asistencia técnica. De esta manera, se estará en capacidad de tener en cuenta
adecuadamente la relación existente entre el mercado, los recursos disponibles
y el método de producción.

C. Experiencia y capacidad de los solicitantes

Un factor que con frecuencia se omite en el cálculo tecnológico es la relación

que existe entre la tecnología adoptada y la experiencia y capacidad de los
inversionistas. Si la tecnología requiere de un nivel de manejo que trasciende
las habilidades del grupo, esto puede tener impactos serios en la calidad del
producto o simplemente, tener como resultado el fracaso del proceso en su
totalidad.

Por ejemplo, si un grupo sin experiencia previa en actividades de acuicultura

planifica desarrollar tres hectáreas de piscinas para la producción intensiva de
tilapia, la propuesta se debe tratar con extremo cuidado. Cualquier tipo de
acuicultura está sujeto a riesgos altos por presencia de enfermedades y
predadores que pueden eliminar una población entera de un día para otro.
Cuando se trabaja con un sistema intensivo en donde la concentración puede
alcanzar hasta diez veces la de la población normal, la posibilidad de fracaso
es muy alta. En este caso existen dos alternativas generales:

a) Convencer a los inversionistas de que utilicen una tecnología menos

exigente.

b) Contratar los servicios de un administrador de operaciones profesional, que

cuente con una amplia experiencia en producción intensiva.

Aun en el caso de emplear una tecnología más simple (por ejemplo, una
producción semi-intensiva), si los participantes no cuentan con una experiencia
previa se debería incluir el acceso a la asistencia técnica como parte de los
costos de inversión.

En general, es inaceptable para un proyecto el que se aprenda sobre la base

de ensayo y error durante las etapas iniciales de implementación, pues los
compradores que reciben un producto de mala calidad, o que no se ajusta a las
demandas del mercado, simplemente no lo comprarán de nuevo. La asistencia
técnica se puede presentar en la forma de capacitación al personal del
proyecto antes del inicio del mismo o en la forma de expertos técnicos que
estén disponibles si se presentan problemas.

Ninguna cantidad o tipo de capacitación puede preparar a una persona para

todos los acontecimientos posibles de la vida real. Si un grupo de productores
lecheros quiere abrir su propia planta de procesamiento, no debe pensar que
un curso de un mes de duración los preparará de manera adecuada para la
operación. Como mínimo necesitarán visitas frecuentes de un técnico, y sería
mejor si contrataran a un especialista en producción lechera para que les
ofrezca asistencia durante los primeros cuatro o seis meses del proyecto.

Los siguientes puntos se deben tomar muy en cuenta cuando se escoge una
tecnología:

 ¿Requiere la propuesta una tecnología muy avanzada, complicada o

que presente muchas exigencias? A menos que las personas
 involucradas tengan una amplia experiencia previa con estas
tecnologías, se recomienda que contacten a un administrador técnico
externo, o que seleccionen una alternativa más simple.
 ¿Para cuáles operaciones necesitará el personal del proyecto recibir
capacitación (o por lo menos un fortalecimiento de las capacidades
existentes)?
 ¿Será posible que el personal del proyecto cuente con apoyo técnico
externo durante los primeros meses (o años) de las actividades del
proyecto? ¿Será suficiente contar con visitas periódicas o se requerirá la
presencia del técnico a tiempo completo durante los meses iniciales?
 ¿Habrá necesidad de contar con equipo de control de calidad (pruebas
de laboratorio, analizadores de color o humedad, etc.)? ¿Quién operará
este equipo? ¿Debe esta persona ser certificada o tener una calificación
de otro tipo?

SELECCIÓN DE LA TECNOLOGÍA Y PROCESO DE INVERSIÓN

Cuando se habla de la selección de la tecnología, por lo general, se

piensa en la tecnología que se empleará en la operación de la
inversión (maquinaria, riego, etc.). Sin embargo, el proceso
de inversión en sí mismo también se ve influido por la tecnología
seleccionada, y más aún, en el caso de inversiones no dirigidas a la
generación de ingresos; como edificios, carreteras y protección de
cuencas.
En estos casos es importante balancear las necesidades y los
requerimientos de los diferentes participantes. Desde el punto de
vista de la eficiencia, por ejemplo, podría ser mejor contratar a una
compañía especializada que cuenta con la tecnología de punta para
construir el puente en unos pocos días. No obstante, para asegurar
una contribución y apropiación local adecuadas, por lo general, será
mejor emplear tecnología más simple, que, aunque sea más lenta,
permitirá a los habitantes locales contribuir con la mano de obra y
desarrollar orgullo y sentido de propiedad en cuanto a la obra
realizada.
La tecnología también puede influir en las necesidades de
mantenimiento. Por una parte, las estructuras que se construyen con
tecnología de punta pueden requerir menos mantenimiento (como
por ejemplo, una carretera de asfalto) o ser más eficientes (pozos
que cuentan con bombas eléctricas o a gasolina en lugar de bombas
manuales). No obstante, la manutención y la reparación pueden
sobrepasar las capacidades de la comunidad, y la sostenibilidad del
proyecto podría verse afectada.
SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS:

El software de administración de proyectos hace referencia a un conjunto de

aplicaciones diseñadas para facilitar la gestión del proyecto y hacerlo más
eficiente. Este tipo de software por lo general está compuesto por una
plataforma multiusuario basada en la nube que se puede utilizar para
monitorear la implementación, ejecución y progreso de proyectos individuales o
múltiples. En este orden de ideas, este tipo de herramientas ayudan a los
dueños de negocios, proyectos y gerentes a seguir el avance de los
entregables, así mismo, facilitan la colaboración, el seguimiento y la realización
de las tareas tal como se van dando. También, son aplicaciones que ofrecen
avisos visuales como Gantt Charts y funcionalidades en cuanto a la trazabilidad
de tiempo y recursos. 2.2 Categoría de software relacionadas De acuerdo con,
(financesonline 1, 2018) las principales categorías son: Software de Gestión de
proyectos Agile: Permite a los directivos de proyectos alcanzar los hitos
importantes y proporciona a los directivos un estado del proyecto rápido y
preciso.

Así mismo, ofrece una mayor visibilidad y retroalimentación continua, lo que

ayuda a las Oficinas de planeación de proyectos a reaccionar rápidamente ante
los cambios y obstáculos que se presenten en el desarrollo del proyecto.
Software de Gestión de Proyectos empresariales: ofrece a las organizaciones
las funciones que necesitan para gestionar proyectos de manera competente a
nivel empresarial.

El sistema le permite ver los proyectos desde un punto de vista estratégico y

ayuda a los gerentes a priorizar los proyectos y asignar recursos de manera
apropiada. Software de gestión de servicios de campo: es una herramienta que
ayuda a las organizaciones a administrar fácilmente sus actividades de
empleados, rastrear vehículos, despachar y programar el trabajo, cuidar la
seguridad del conductor y fusionarse con el inventario y otras aplicaciones
administrativas.

Lo utilizan empresas que se centran en el manejo de instalaciones,

reparaciones o servicios de equipos. Software de gestión de mantenimiento: El
sistema de gestión de mantenimiento digitalizado (CMMS) se puede utilizar
como base de datos de información con respecto a las operaciones de
mantenimiento de su empresa. Con esta información, puede ayudar a su
personal de mantenimiento a realizar sus tareas de manera más eficiente.
Software de automatización de servicios profesionales: esta aplicación permite
a las empresas administrar proyectos complejos de manera efectiva y
terminarlos a tiempo. Este sistema ofrece funciones para ayudar a crear hitos y
fechas de vencimiento razonables para los proyectos ajustados a los datos que
tiene para garantizar que no haya complicaciones. Software de gestión de
cartera de proyectos: la gestión de cartera de proyecto permite a los gerentes
de proyecto analizar el rendimiento potencial de un proyecto. Asiste a los
gerentes de cartera de proyectos a proporcionar pronósticos y análisis de
negocios para compañías que buscan invertir en nuevos proyectos.

Software de administración de tareas: el software de administración de tareas

ayuda con el proceso de administrar una tarea a lo largo de su ciclo de vida.
Asiste en tareas de planificación, pruebas, seguimiento e informes. Software de
seguimiento del tiempo: permite a los usuarios registrar el tiempo dedicado a
las tareas. Este tipo de herramienta se utiliza en muchas industrias, incluidos
los trabajadores por horas y también los profesionales que facturan a sus
clientes por hora, como contadores, profesionales independientes y abogados.

Software de administración de proyectos visuales: aplicación que permite

administrar proyectos como flujos de trabajo visuales en línea. La solución
proporciona una serie de ventajas en toda la disciplina, especialmente a
medida que crece la demanda de planificación basada en datos y análisis en
tiempo real.

2.3 TIPOS DE SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS:

Según el aspecto tecnológico se pueden encontrar dos tipos de aplicaciones:

las que se acceden por vía internet llamadas Web-based o software as a
service (Saas) y los que requieren de instalación para ser utilizados. En
consecuencia, los de aplicación web son aquellas herramientas que los
usuarios pueden utilizar accediendo a un servidor web a través de Internet o de
una intranet mediante un navegador. Por tanto, no hay que instalar o descargar
los programas a todos los usuarios que requieran de su utilización. Además, no
hay que preocuparse por el aspecto técnico, se va actualizando
automáticamente. También, suelen ser más seguros que los tradicionales, ya
que toda la información está en la ‘Nube’ y no hay peligro de perderla. Por el
contrario, una de las desventajas es la limitación que tienen según la rapidez
de conexión de Internet. (WhatIs.com, 2008) Por otra parte, las aplicaciones
Cliente-Servidor son aquellos donde cada aplicación tiene su propio programa
cliente que sirve como interfaz de usuario y tiene que ser instalado por
separado en cada ordenador personal. Su ventaja principal es que su rapidez
depende únicamente del usuario, pero a diferencia del SaaS, no se puede
utilizar desde cualquier lugar. (Excellerate, 2014) En este orden de ideas,
según el tamaño de la empresa, el número de trabajadores y la complejidad del
proyecto los programas de gestión se pueden clasificar en tres grupos,
teniendo cada uno de ellos unas funcionalidades distintas: (Carlos-Vialfa, 2012)
Los programas de gestión de proyectos personales: se caracterizan por tener
funcionalidades básicas como: lista de actividades y tareas, cronograma de
pagos, calendario de actividades, etc. Los programas de gestión de proyectos
colaborativos: en modo SaaS externalizado o en el servidor de la empresa,
incluyen mayores funcionalidades: wikis, blogs, almacenamiento de
documentos, edición de documentos compartidos, fórums, creación de bases
de información, etc. Los programas de gestión de proyectos integrados: son
polivalentes y ofrecen funcionalidades relacionadas a las aplicaciones críticas
de la empresa (ERP, CRM): como la relación con los clientes, facturación,
soporte técnico, etc.

2.4 CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONALIDADES DEL SOFTWARE DE

GESTIÓN DE PROYECTOS:

Los programas de gestión de proyectos se caracterizan, según (Financesonline

2, 2018), por incluir:

Colaboración en tiempo real: el software de administración de proyectos debe

ser una herramienta de colaboración excelente, ya que puede brindar a los
usuarios la capacidad de trabajar en colaboración entre sí en un espacio
compartido, sin sacrificar el enfoque de cada usuario. Esto significa que los
equipos pueden enfocarse en sus propios proyectos individuales, los líderes de
equipo que trabajan en múltiples empresas pueden vigilar múltiples proyectos y
los gerentes pueden estar al tanto de todo a medida que suceden las cosas, sin
afectar la productividad de los demás. Compartir documentos: parte de la
característica de colaboración en tiempo real es la capacidad de compartir y
trabajar en documentos con otros miembros de su equipo. Esto se puede hacer
más fácil con las soluciones de administración de proyectos que le permiten
integrar aplicaciones de almacenamiento en la nube de terceros en el sistema,
haciendo que la colaboración a larga distancia sea una tarea más sencilla.
Gestión de costos: uno de los mayores desafíos que enfrentan los gerentes de
proyectos es predecir con precisión los costos y mitigarlos.

Las soluciones de gestión de proyectos deberían proporcionar a sus usuarios

opciones de informes precisas que puedan ayudar en la proyección de costos,
identificar fuentes de costos excesivos y racionalizar el cronograma de
producción para abordar cualquier problema de costos actual y potencial que
pueda existir. Informes: la gestión de costos eficiente no sería posible sin la
ayuda de informes confiables. Un buen software de administración de
proyectos brinda a sus usuarios la capacidad de ajustar sus formatos de
informe.

Esto significa que puede simplificar e incluir solo los datos que necesita para un
conjunto específico de hitos. Esta capacidad será fundamental para identificar
los KPI adecuados en un proyecto y puede ser clave para identificar los
componentes positivos y negativos. Facilidad de uso: como el objetivo del
software de gestión de proyectos es facilitar todo el esfuerzo a todos sus
usuarios, la mayoría, si no todas, las soluciones de gestión de proyectos
disponibles en el mercado son fáciles de usar y fáciles de entender. Cada uno
cuenta con un diseño y una interfaz de usuario diferentes entre sí, pero el
objetivo general es hacer que el tablero y las opciones sean intuitivos y fáciles
de dominar.

Documentación más fácil: en conexión con una colaboración más sencilla, el

software de gestión de proyectos también facilita la documentación. Esto
significa que los proyectos se pueden usar para el análisis y la reimplantación
en el futuro, y las soluciones proporcionadas por equipos anteriores pueden ser
implementadas por otros equipos en proyectos futuros. Adicionalmente, existen
otras funciones más específicas que se detallan a continuación: (Meyer &
Ahleimann, 2010-12) a. Clasificación de valores/tareas/proyectos: una de las
funcionalidades de estos programas es la opción de clasificar los proyectos
según el campo, la descomposición jerárquica de las actividades o filtrar
determinados valores asociados al proyecto como coste, tiempo, recursos etc.,
para visualizar de una mejor manera el aspecto que interese en un
determinado momento. b. Estimación de la carga de trabajo: hacer un análisis
de la carga de trabajo de los trabajadores resulta beneficioso, ya que esto
influirá en el presupuesto del proyecto.

La mejor manera de hacer una estimación del trabajo que se va a necesitar es

utilizando plantillas donde la información sobre la necesidad de cada recurso
está ya asignada. Cada vez que un proyecto es creado, el responsable de la
planificación del proyecto solo tiene que escoger la plantilla que más se ajuste
a sus requerimientos. Además, en otros sistemas de gestión se puede acceder
a proyectos pasados almacenados en el sistema que sirven como referencia
para futuros proyectos. c. Recursos necesarios: define qué tipo de recursos son
necesarios, cuándo y cuánto tiempo.

La manera más fácil de dar apoyo a esta función es utilizar un programa que
permita crear el recurso sin especificar de qué tipo es, solamente su capacidad
de trabajo. Otros sistemas más avanzados sí que permiten especificar las
habilidades de cada recurso, el campo en que está especializado, su posición
dentro de la empresa o también asignarle otras características propias como el
país donde se encuentra. d. Análisis de rendimiento: Su objetivo es ver si la
ejecución del proyecto está dando buenos beneficios financieros y a raíz de
este procedimiento continuar con las mismas prácticas o cambiar a otras para
dar mejor resultados.

Para evaluar los gatos e ingresos, los indicadores que se utilizan son el Valor
Actual Neto (VAN) o la tasa interna de retorno (TIR). Muchos programas tienen
una opción donde se pueden crear diagramas y tablas donde se refleja
automáticamente el resultado de estos indicadores a lo largo del proyecto. Este
análisis se puede personalizar según el indicador del cual el usuario esté
interesado.
El éxito de los proyectos es fundamental para la rentabilidad de las empresas y
para su mejor gestión un gran aliado puede ser la tecnología.

Cuando se logra dominar el tema de la gestión de proyectos y se logran los

resultados esperados en forma repetitiva, se puede volver hasta un proceso tan
“adictivo”, que hay compañías que deciden organizar su operación entera como
una serie de proyectos. Todo se vuelve un proyecto.

Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades y de pronto se ven con

proyectos atrasados o que sobrepasan el presupuesto asignado. Para asegurar
que un proyecto alcance sus objetivos, éste debe ser controlado durante todo
el proceso, incluyendo las etapas quizá más importantes de estimación y
planeación. Especialmente las desviaciones de la ruta definida, deben
identificarse, o incluso predecirse, en forma inmediata. Esto permite al
administrador de proyectos y a la alta gerencia realizar los pasos necesarios
para guiar al proyecto en su camino hacia el éxito.

Existe una creciente gama de tecnología y software para la gestión de

proyectos, diseñados para apoyar en la planeación, soporte, gestión y control
de los proyectos. Estos son algunos tipos de funcionalidades que deben
considerarse al seleccionar el software de administración de proyectos que
mejor convenga:

 Planeación y programación de proyectos

 Administración de recursos

 Administración del tiempo

 Administración de gastos

 Facturación de proyectos

 Análisis de proyectos

 La gestión de proyectos precisa es esencial para el éxito de cualquier

proyecto. El software de gestión de proyectos debe ser capaz de planear
 con total certidumbre la serie de tareas del proyecto para garantizar su
éxito desde el inicio.
 Por otra parte, la administración de recursos, que incluye al personal, la
maquinaria, el equipo, etcétera, proporciona una representación de sus
capacidades y disponibilidad. Además, la gestión del tiempo y gastos,
así como su aprobación, asegura que los proyectos reflejen con
precisión los costos reales.
 Una función integral para el reconocimiento de ingresos y
facturación asegura el cumplimiento de los requisitos de contrato y otros
estándares contables. La incorporación de análisis de proyectos y
presentación de informes, combinada con la administración de los
procesos de negocio a lo largo del proyecto, debe generar alertas
importantes y comunicar el estado del proyecto de forma puntual y al
día.

La automatización de este proceso, brinda facilidad y comodidad.

El conjunto ideal de herramientas para la administración de proyectos brindará

una funcionalidad completamente integrada de manera que:

 Las herramientas compartan el mismo medio de

comunicación con el equipo. Por ejemplo: web, intranet,
servidor Exchange, correo electrónico, etc.

 La información pueda ser transferida automáticamente a

otras herramientas, o mejor aún, sea contenida una sola
vez.

 La eficiencia y eficacia sean compatibles con el control

automático de mensajes y flujo de trabajo. Las
aplicaciones siempre señalarán a los responsables de las
acciones.

Accesibilidad:
Las herramientas que proveen una funcionalidad integral tienen típicamente
componentes diferentes para diversos propósitos. Ya que comparten
información, es necesario que exista un servidor de base de datos central.

Además, los usuarios pueden tener diferentes herramientas dependiendo de

sus necesidades, todas ligadas a este servidor central. Por ejemplo, el
administrador de proyectos requiere acceso total al componente de planeación
y programación, mientras los otros miembros del equipo necesitan acceder sólo
las partes del plan que les conciernen. Por otra parte, el administrador de la
oficina de proyectos necesita acceso completo a todo, información de riesgos y
administración del cambio, mientras que otros participantes únicamente
requieren ver información e ingresar actualizaciones.

Las herramientas correctas del proyecto listas:

La mayoría de los proyectos utilizan herramientas de automatización para dar

soporte a algunas funciones del proyecto, aunque todavía hay un alarmante
gran número de administradores de proyectos que hacen todo utilizando hojas
de cálculo.

Es fácil darse cuenta por qué esto es común todavía. Contar con un conjunto
integrado de herramientas para la administración de proyectos y ponerlo en
operación, toma tiempo y esfuerzo, que inevitablemente coincide con el
lanzamiento del proyecto cuando todos están enfocados en las actividades
principales, en lugar de atender las funciones de soporte.

Una vez que el equipo tiene tiempo de buscar un conjunto de herramientas

inteligentes, a menudo es muy tarde para eliminar las hojas de cálculo ad hoc
que están utilizando. De esta manera, el conjunto de herramientas para la
gestión de proyectos necesita ser considerado antes de iniciar el proyecto, o
bien, deben enfocarse los recursos necesarios a esto, mientras el
administrador del proyecto y su equipo se dedican a atender lo prioritario.
Seleccionar e instalar un nuevo conjunto de herramientas de proyecto toma
tiempo. Al igual que con cualquier otra selección de software, los
requerimientos o preferencias de funcionalidad, aspectos técnicos y de soporte,
deben ser comparados con las capacidades de las aplicaciones de software
disponibles al momento.

Así como sucede con el proceso de selección, también toma tiempo finalizar la
adquisición, instalar las aplicaciones y capacitar al personal del equipo del
proyecto. Lo más recomendable es que todo lo anterior sea considerado y esté
listo antes de iniciar un proyecto.

Uso continuo de herramientas y datos

En la fase última del proyecto, las herramientas deben dar soporte a las
actividades de cierre cuando se integran los informes finales. Los datos deben
ser almacenados con información práctica como referencia para la planeación y
estimación de nuevos proyectos, al mismo tiempo que el conocimiento y los
materiales deben transferirse a sistemas de administración del conocimiento de
manera que el conocimiento adquirido pueda ser utilizado para enriquecer otros
proyectos.

Algunos datos y herramientas como la documentación de usuarios y del

sistema, la administración de configuraciones, gestión de problemas y
solicitudes de cambio, pueden ser requeridos para el continuo soporte y
mantenimiento del sistema. Lo anterior puede requerir:

 Extracción y depuración de contenido

 Obtención de licencias de software adecuadas

 Capacitación del equipo permanente de apoyo

Para tener éxito en un entorno de proyectos, la gestión de proyectos debe

permear cada aspecto de la solución empresarial. Las empresas que son
capaces de satisfacer eficientemente las demandas de administrar su cartera
de proyectos tienen una clara ventaja sobre sus competidores, ya que pueden
ofertar con más confianza al tener un mejor conocimiento de sus costos.