¿Qué se entiende por administración?

El termino administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas, con
eficacia y eficiencia, mediante otras personas o junto con ellas.
Eficiencia: Hacer algo correctamente; se refiere a la relación que hay entre insumos y
productos. Busca reducir al mínimo los costos de los recursos.
Eficacia: hacer lo correcto, alcanzar las metas.
Proceso: se refiere a las actividades primordiales que desempeñan los gerentes.
Roles Gerenciales
Se definen como una serie de conductas que realizan los directivos de una organización, sin
importar el nivel, durante el desarrollo de sus tareas y actividades. El concepto de roles
gerenciales fue definido por Mintzberg en su libro "The nature of managerial work" (La
naturaleza del trabajo directivo, 1973).
Mintzberg identificó 10 roles gerenciales en tres áreas funcionales. Hay tres roles
informacionales, tres roles interpersonales y cuatro roles de toma de decisiones.

¿Qué hacen los gerentes? ¿En qué se ocupan?

Empecemos con los tres roles informacionales, que incluyen cualquier esfuerzo de los
gerentes por encontrar, organizar, analizar, almacenar y diseminar muchos tipos de
información.

1. El rol de monitor es ejecutado cuando los gerentes buscan o adquieren información

relacionada con el trabajo. Pueden hacerlo leyendo reportes y otros documentos,
buscando en línea y platicando con otras personas. Esta información puede estar
basada en hechos, pero también puede incluir rumores o especulación. A manera de
 ejemplo, imagina un detective policiaco que está llevando a cabo una investigación.
Puede buscar pistas en la escena del crimen, en la base de datos de la policía,
entrevistando testigos e interrogando sospechosos.
2. El rol de difusor se ejecuta cuando el gerente comunica información a otros dentro
de la organización, ya sea verbalmente o por escrito. Por ejemplo, un comandante
militar comunicando a sus tropas el plan de ataque antes de una misión crítica. En
este caso, el comandante sólo comparte la información con otros miembros de la
unidad.
3. El rol de portavoz incluye a gerentes comunicando información, de nuevo,
verbalmente o por escrito, a otros fuera de la organización. Estos pueden ser
compradores, proveedores, competidores, miembros de los medios de
comunicación, etc. Por ejemplo, imagina al Secretario de Prensa de la Casa Blanca
hablando en el pódium a los medios de comunicación y, por tanto, al público.

En estos tres roles puede ser todo un reto determinar la cantidad de información a buscar,
dado que esto requiere de tiempo y energía. También puede ser complicado decidir qué
tanta información puede compartirse, dado que esto hace que la información sea menos
segura.

Cambiemos a los tres roles interpersonales, enfocados en las interacciones que los gerentes
tienen con otras personas.

1. El rol de figura visible incluye la celebración de actos simbólicos o ceremonias,

como presidir ceremonias de corte de listón o de entrega de premios, la recepción de
dignatarios o hacer apariciones públicas a nombre de la organización. Este rol se
enfoca en la creación y mantenimiento de una imagen o percepción positiva de la
figura visible o su organización. Por ejemplo, piensa en la reina de Inglaterra. En
 realidad, ella no hace mucho, además de apariciones públicas ocasionales, durante
las cuales sólo sonríe y agita su mano.
2. El rol de líder incluye la interacción de los gerentes con sus subordinados. Este rol
podria llamarse líder/gerente, dado que involucra funciones de liderazgo y
gerenciamiento de empleados, como motivar, coachear, dirigir, entrenar, aconsejar,
etc. Como ejemplo, piensa en el mejor gerente regional que haya dirigido una
sucursal de Dunder Mifflin Scranton. Por supuesto que estoy hablando de Michael
Scott, quien, de alguna manera dirigió y lidereó a Jim, Pam, Dwight y todos los
demás en una de las mejores comedias producidas, La Oficina, o en Ingles, The
Office.
3. El rol de enlace es acerca de establecer, mantener y administrar conexiones de
información fuera de la línea de comando vertical tradicional. Estas conexiones
pueden ser dentro o fuera de la organización. Como enlace, la persona actúa como
un intermediario entre dos entidades que de otra manera no tendrían contacto. Por
ejemplo, un embajador actúa como enlace entre dos países, de tal manera que, si los
líderes de estos países no se comunican de manera regular, los países todavía
pueden mantener una relación adecuada y el flujo de información.

Hablemos ahora de los cuatro roles de toma de decisiones, que incluyen a gerentes
tomando decisiones en nombre de sus organizaciones y stakeholders (parte interesada).

1. Rol de emprendedor. Cuando están ejecutando este rol, los gerentes están tratando
de mejorar sus negocios a través del desarrollo e implementación de ideas nuevas e
innovadoras, adaptándose a condiciones cambiantes y tomando ventaja de nuevas
oportunidades. Aquí puedes pensar en Steve Jobs revitalizando a Apple con
productos nuevos y excitantes como la iPod y el iPhone, en los primeros años de
este siglo XXI.
2. El rol de controlador de situaciones de crisis es llevado a cabo cuando los
gerentes reaccionan a problemas, conflictos, disputas, etc. y toman acciones
correctivas. Estas crisis pueden ser causadas por problemas internos o externos.
 Pueden ser el resultado de una mala administración o de la mala suerte. Como
ejemplo, piensa en todos los gerentes que tuvieron que ayudar a que sus compañías
navegaran a través de la pandemia de Covid-19. Piensa en un gerente que tiene que
enfrentar el recall de un producto.
3. El rol de asignador de recursos se ejecuta cuando los gerentes hacen decisiones
acerca de las personas y los proyectos que recibirán ciertos recursos que ellos
controlan, así como cuándo, cómo y dónde. Este rol involucra las funciones de
planear, calendarizar y presupuestar. Por ejemplo, piensa en, no sé, Oprah Winfrey
en ese episodio en que le da un carro a todos lo que están en su audiencia. Ella
estaba como, “¡Tú te llevas un carro!, ¡Tú te llevas un carro!, ¡Tú te llevas un
carro!”. Estaba asignando recursos. Supongo que es una lástima que no todos
trabajamos para Oprah.
4. Finalmente, el rol de negociador se ejecuta cuando el gerente negocia acuerdos o
contratos con compradores, proveedores, sindicatos, nuevos empleados, etc. Por
ejemplo, piensa en un negociador en una situación de rehenes. Como se muestra en
muchísimas películas y shows, ellos tratan de satisfacer las demandas de
secuestradores o terroristas, o al menos entretenerlos el tiempo suficiente para que
un equipo de rescate pueda liberar a los rehenes. Donald Trump ha dicho
repetidamente que es un negociador extraordinario. Puede que no estés de acuerdo
con su autoevaluación, pero su nombre estuvo en la portada de un best seller
titulado “El Arte de la Negociación/The Art of the Deal”. Claro que él no escribió el
libro, pero sí tuvo que negociar términos para poder obtener algunos créditos.
Henry