LAS EMOCIONES DEL/DE LA

SECRETARIO/A EJECUTIVO/A
SECRETARIADO EJECUTIVO - FICDE

- Rutinas de comportamiento y pensamiento

- Proactividad
- Objetivo: Un fin en mente
- Priorizar lo importante
- Pensar en Ganar-Ganar
- Aprender a escuchar
- Sinergia: valorar las diferencias

- Renovar y buscar el equilibrio

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LAS EMOCIONES DEL/DE LA

SECRETARIO/A EJECUTIVO/A

RUTINAS DE
COMPORTAMIENTO Y
PENSAMIENTO
PARADIGMAS
El término “paradigma” proviene del griego
paradeima, que significa “modelo”.
Un paradigma es el resultado de los usos y
costumbres, de creencias establecidas de verdades
a medias. Un paradigma es ley, hasta que es
desbancado por otro.
Nuestras mentes son como una cámara filmadora, y somos nosotros los creadores de la
película de nuestras vidas. De modo que nuestros paradigmas o creencias funcionan
como el “libreto”. Esto significa que la fuente de nuestras actitudes, conductas y
relaciones con los demás son los modelos o concepciones que nos hemos formado
en la experiencia.
Poseemos dos tipos básicos de modelos:

Realidades
• Cómo son las cosas.

Valores
• Cómo deben ser las cosas.

PRINCIPIOS
Los “principios” son las directrices para la conducta humana, que han
demostrado históricamente tener un valor permanente.
Conducirse con un modelo basado en principios equivale a regir la
conducta de adentro hacia afuera, desde lo más fundamental de
nuestra naturaleza humana.

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Los principios que habrán de gobernarnos serán de rectitud,

honestidad, dignidad humana, servicio, excelencia y
potencial de crecimiento, los cuales podemos practicar a
través de siete hábitos.

HÁBITOS
Un hábito es el producto de la
conjunción de:
 Saber qué hacer y por qué
(conocimiento)
 Saber cómo hacerlo
(habilidad)
 Querer hacerlo (deseo)

“La motivación nos impulsa a comenzar.

El hábito es lo que nos permite continuar”
(Jim Ryun)

El famoso escritor y conferenciante estadounidense, Stephen Covey, plantea una serie

de principios que les permiten a las personas superarse y ser efectivas en diferentes
aspectos personales o de la vida privada, lo que se refleja también en diferentes áreas
de la vida pública.
Como se mencionó anteriormente, los hábitos se encuentran en la intersección de tres
componentes que se solapan: el conocimiento, las habilidades y el deseo o actitud. Si
una persona es capaz de llevar estos hábitos en su vida cotidiana puede lograr
importantes mejoras, tanto en su vida personal como en cualquier organización.

“Cultiva solo aquellos hábitos que quisieras que dominaran tu vida”

(Elbert Hubbard)

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Los primeros tres hábitos se refieren al individuo, a lograr su independencia (victoria

privada). Una vez alcanzados estos hábitos le permiten pasar de la dependencia a la
interdependencia.
Los hábitos 4, 5 y
6 trabajan las
relaciones
interpersonales,
ayudando al
individuo a lograr
la
interdependencia
(victoria pública).
El último hábito
es el de la
renovación, que
trabaja en las
cuatro
dimensiones
básicas de la vida:
física, mental,
emocional y espiritual.

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PROACTIVIDAD
Este hábito significa que somos responsables de
nuestras vidas, de nuestras decisiones, sin culpar a
1er
las circunstancias, condicionamientos o emociones de HÁBITO
nuestra conducta.

Proactividad vs. reactividad

 Ser proactivo no solo significa tomar la iniciativa. Significa que como seres
humanos somos responsables de nuestras propias decisiones.
 Las personas reactivas dependen del ambiente físico. Las proactivas llevan su
propio ambiente.
 Las personas proactivas son la solución a los problemas, y no ellas mismas un
problema.
 Las personas proactivas tienen claro que están comprometidas
responsablemente a actuar, y no que se actúe sobre ellas.

La proactividad es uno de los hábitos fundamentales que permiten alcanzar una visión
personal.
La naturaleza humana es proactiva; si nuestras vidas están en función del
condicionamiento o el ambiente es porque conscientes o no, elegimos otorgarles a esas
cosas el poder de controlarnos, convirtiéndonos en personas reactivas.

Principios, paradigmas y procesos

Principio básico:
 Las personas son responsables de sus propias elecciones y tienen la libertad de
elegir.

Paradigma clave:
 “Yo soy responsable de mi comportamiento y de las elecciones que tomo en la
vida”.
 “Puedo expandir mi libertad personal y mi influencia siendo proactivo”.

Proceso clave:
 Reconocer las tendencias reactivas y desarrollar respuestas proactivas.
 Incrementar el círculo de influencia.
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 Convertirse en una figura de transición para beneficio propio y de los demás.

 Ejercitar los dones humanos a través de la elección consciente en la toma de
decisiones.

Los problemas que comúnmente

afrontamos suelen pertenecer a alguna
de las siguientes áreas:
1) Control directo: Son aquellos
que están completamente en
nuestras manos, relacionados
con la victoria privada.
2) Control indirecto: Se
resuelven cambiando nuestros
métodos de influencia, porque involucran a otras personas.
3) Inexistencia de control: Suponen cambiar de actitud, sonreír
auténticamente aprendiendo a vivir con ellos.

Todos tenemos la
capacidad de elegir
nuestras respuestas.

Características de una persona proactiva:

Responde de acuerdo a valores

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Se concentra en su círculo de influencia

El círculo de influencia incluye a aquellas cosas que la
persona puede afectar directamente.
El círculo de preocupación
comprende todas las cosas
acerca de las cuales se preocupa
una persona.

Amplía su círculo de influencia con energía positiva

Se convierte en una figura de transición

Una persona proactiva es alguien que detiene la transición de conductas negativas de
los demás.

OBJETIVO: UN FIN EN
MENTE 2do
Un modo efectivo de comenzar con un fin en mente HÁBITO
es elaborar un enunciado de la misión, filosofía o credo
personales.

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Este enunciado debe permitir

un equilibrio entre los distintos
roles que tenemos en la vida.

Elegir un centro de vida

teniendo en cuenta que la
creación mental precede a la
creación física.

“La única cualidad que define a los líderes,

es su capacidad para CREAR y hacer realidad UNA VISIÓN”
(Warren Bennis)

Pasos para preparar el enunciado de la misión

1) Hacer una lista de las cosas que quieres tener o
lograr, aquellas que son importantes.
2) Identificar los cinco puntos más importantes.

“Visualizar algo organiza la habilidad de uno para lograrlo”

(Stephen R. Covey)

PRIORIZAR LO
IMPORTANTE 3er
El hábito de establecer prioridades determina cómo HÁBITO
utilizamos nuestro tiempo.
Lo importante es lo que contribuye al logro de nuestras
metas, lo que debemos hacer.

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“Las cosas que más importan nunca deben estar

a merced de las cosas que importan menos”
(Johann Golfgang Goethe)

Clasificación de actividades:

La cuenta bancaria emocional

Se trata de una metáfora que nos permite entender el concepto de
interdependencia.
Una cuenta bancaria es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del
cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos del dinero del cliente.
En el área emocional, es un contrato de emociones
establecido entre las personas, y que registra un balance
del movimiento de las emociones positivas o negativas,
llamadas “retiros” y “consignaciones emocionales”.
Por ejemplo, si aumento mis depósitos en una cuenta
bancaria emocional a través de la cortesía, bondad,
honestidad y el compromiso, constituyo una reserva que
hace que crezca la confianza en mí.

“Si tú permites que la gente haga más retiros

que depósitos en tu vida, quedarás en saldo negativo.
Si no hay balance, decide cuándo ha llegado la hora de cerrar la cuenta”
(Stephen Covey)

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El retiro en la cuenta bancaria emocional es

el equivalente a ser emocionalmente
REACTIVO:

SOBERBIA GRITOS CALUMNIA IRA

IRREVERENCIA INSULTOS CHISME
DESPRECIO SOBERBIA IRRESPETO
DESHONESTIDAD IRREPONSABILIDAD

Consignar en la cuenta bancaria emocional es el

equivalente a ser emocionalmente PROACTIVO:

DIÁLOGO RESPETO PULCRITUD NOBLEZA

PRUDENCIA SENCILLEZ HONESTIDAD
AMABILIDAD CORTESÍA AUTOCONTROL
PUNTUALIDAD VERACIDAD HUMILDAD

Cómo equilibrar la cuenta bancaria emocional:

Es difícil no tener retiros, pero lo fundamental es que en nuestra balanza haya más
consignaciones que retiros. Así, el balance será más favorable para ti y tu relación con
los demás.

Depósitos emocionales
Los seis depósitos emocionales según Stephen Covey:
1) Comprender al individuo
2) Prestar atención a las pequeñas cosas
3) Mantener los compromisos
4) Aclarar las expectativas
5) Demostrar integridad personal
6) Disculparse sinceramente cuando se realiza un
retiro

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1) COMPRENDER AL INDIVIDUO
Procurar primero comprender la situación del otro, escucharlo, dejarlo hablar, indagar
sus necesidades y luego, sí, ofrecer soluciones, productos o servicios.
La escucha debe ser con la razón, el corazón, los ojos y los oídos.

2) PRESTAR ATENCIÓN A LAS PEQUEÑAS COSAS

Actitudes y comportamientos que hay que evitar:
 Asperezas
 Falta de respeto
 Falta de consideración
 Desplantes
 Mezquindades
 Reproches

3) MANTENER LOS COMPROMISOS

 Celebrar compromisos es de suma importancia para los seres humanos.
 Al romper los compromisos se pierde credibilidad, genera desconfianza
personal, profesional y corporativamente.

4) ACLARAR LAS EXPECTATIVAS

 Es importante aclarar qué se espera de una relación y qué espera el otro de
nosotros.
 Es fundamental tener cuidado con las expectativas implícitas que las personas
puedan crear.
 Si la situación lo requiere, se pueden dejar por escrito las expectativas que se
esperan, para evitar supuestos o manos entendidos.

5) DEMOSTRAR INTEGRIDAD PERSONAL

Según Covey, integridad es lo mismo que veracidad.
Esta característica permite evitar una comunicación
engañosa, desleal o que se irrespete la dignidad de la
persona. Consiste en mantener las promesas y
satisfacer las expectativas.

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6) DISCULPARSE SINCERAMENTE CUANDO SE REALIZA UN RETIRO

Se necesita carácter, valentía, consideración y nobleza para reconocer y expresar:
 “Me equivoqué”
 “No fue amable de mi parte”
 “Fui irrespetuoso”
 “No respeté tu dignidad, lo lamento profundamente”
 “Te avergoncé frente a tus amigos sin ningún derecho, discúlpame”
 “Perdóname”

PENSAR EN GANAR-GANAR
Este hábito indica que nuestras interacciones con
otros seres humanos siempre deben ser de mutuo
4to
beneficio. HÁBITO
Nuestra relación con un cliente debe ser siempre Ganar-
Ganar porque si yo gano y mi cliente pierde, pierdo al cliente.
No existe otra opción, aunque a corto plazo otros tipos de relaciones resulten en
ganancias inmediatas, a largo plazo vemos que son ineficaces y perjudiciales para
ambas partes.

Tipos de mentalidades

Ganar Ganar Perder Perder

Ganar Perder Ganar Perder

Carácter Ganar-Ganar
 Integridad: La gente de integridad es fiel a sus sentimientos. La integridad
está representada por valores y compromisos.
 Madurez: La gente madura expresa sus ideas y sentimientos con valor y con
consideración.
 Mentalidad de abundancia: La gente con este tipo de mentalidad cree que
hay mucho para todos.

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APRENDER A ESCUCHAR
Este hábito se refiere a comprender antes de ser
comprendido. Es un hábito de la comunicación
5to
efectiva que requiere aprender a escuchar HÁBITO
empáticamente, sin emitir respuestas autobiográficas ni
prescripciones a las que no les precede un diagnóstico.
Recién después de comprender, este hábito nos exige esforzarnos en ser
comprendidos.

Niveles de escucha
 Ignorancia: No escuchar en absoluto.
 Fingimiento: Seguirle la corriente al otro.
 Escucha selectiva: Oír solo ciertas partes de la conversación.
 Escucha atenta: Centrar
nuestra energía en las palabras
que se pronuncian.
 Escucha empática: Consiste
en escuchar con la intención de
comprender, entrando en el
marco de referencia de la otra
persona, para comprender lo que
siente.

Cómo nos comunicamos

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SINERGIA: VALORAR LAS

DIFERENCIAS 6to
El término “sinergia” significa que el todo es más HÁBITO
que la suma de las partes, que la relación de las partes
entre sí es otra parte, la más catalizadora, la que genera más
poder, la más unificadora y estimulante.

La esencia de la sinergia
consiste en valorar las
diferencias y respetarlas.
Para crear grupos
sinérgicos se requiere
superar varios niveles de
comunicación.

Tipos de relación
 Defensiva (Gano-Pierdes / Pierdo-Ganas): Se caracteriza por una baja
confianza y cooperación entre las partes.
 Respetuosa (transacción): Se produce en circunstancias de confianza y
cooperación medias.
 Sinérgica (Ganar-Ganar): Es el resultado de relaciones estrechas, con
mucha comprensión producto de altos niveles de confianza y cooperación. En
este tipo de comunicación se buscan soluciones que favorezcan a ambas partes.

“La fuerza reside en las diferencias, no en las similitudes”

(Stephen Covey)

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RENOVAR Y BUSCAR EL
EQUILIBRIO 7mo
Afilar la sierra consiste en preservar y fortalecer el HÁBITO
mayor bien que posee cada cual: uno mismo.

Significa mejorar continuamente y renovar las

cuatro dimensiones de nuestra naturaleza:
1) La física.
2) La espiritual.
3) La mental.
4) La social/emocional.

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