FORMACIÓN ONLINE USANDO LA HERRAMIENTA

DE SEMINARIOS WEB DE LA APLICACIÓN “ZOOM”.

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 ÍNDICE
0 REGISTRO DE VERSIONES..............................................................................................................................3
1 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................4
2 REQUISITOS PREVIOS Y RECOMENDACIONES.........................................................................................4
3 INSCRIPCIÓN A LA SESIÓN DE FORMACIÓN.............................................................................................7
4 ENTRADA A LA SESIÓN DE FORMACIÓN...................................................................................................8
5 CONTROLES DEL ASISTENTE A LA FORMACIÓN...................................................................................10
5.1 Participar con audio del teléfono................................................................................................................11

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0 REGISTRO DE VERSIONES

Fecha Motivo Revisado por

01 08/04/2020 Versión inicial MVS

02 14/04/2020 Contraseña seminarios web MVS

03 30/04/2020 Apreciación sobre audio y ordenador remoto del Ayto MVS

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1 INTRODUCCIÓN

Dada la situación actual de emergencia sanitaria provocada por el COVID-19 y por las medidas
adoptadas en los diferentes ámbitos para evitar su propagación y mitigar sus daños, entre ellas las
dirigidas a evitar el distanciamiento social en la medida de lo posible y, en consecuencia, de la
necesidad urgente de modernizar los procesos de información del Ayuntamiento de San Javier para
dar cabida a este nuevo escenario, se hace imprescindible la implantación de soluciones a distancia
u “on-line”. Entre estas nuevas soluciones, se encuentran las que abarcan la posibilidad de impartir
cursos o dar formación usando los medios informáticos a través de las redes de telecomunicaciones,
entre ellas Internet. Éste es el objetivo de este manual.

Para ello, el Ayuntamiento de San Javier ha adquirido una licencia de la aplicación informática
“Zoom”, que, además de usarse para los propósitos iniciales de videoconferencia de los Plenos,
Juntas de Gobierno Local, etc; también puede usarse para el cometido de la formación a través de
su opción “seminarios web”.

2 REQUISITOS PREVIOS Y RECOMENDACIONES

El empleado puede acceder a la aplicación “Zoom” para la opción de seminarios web a través tanto
de ordenadores Pc y Mac como dispositivos móviles. Dichos dispositivos tendrán que tener los
siguientes requisitos:

• Sistema operativo de ordenadores Pc, Mac y Linux:

◦ Mac OS X con Mac OS 10.7 o posterior

◦ Windows 10
◦ Windows 8 o 8.1
◦ Windows 7 1
◦ Windows Vista con SP1 o posterior y Windows XP con SP3 o posterior 2

◦ Linux (varios).

• Es posible también utilizar tabletas y teléfonos móviles iOS (Apple) y Android. Además de
Surface PRO 2 con Win 8.1, Surface PRO 3 con Win 10 y dispositivos Blackberry.

Para los ordenadores con sistemas operativos “Windows” con un rendimiento deficiente, es posible
habilitar lo siguiente para mejorarlo considerablemente:

• Habilitar la opción de “Alto rendimiento” en los equipos más modestos o que tengan un
rendimiento deficiente. Una forma fácil de habilitarlo es pulsando sobre el botón de
“Windows”, ubicado en la esquina inferior izquierda, escribiendo “energia” (sin las dobles
comillas), seleccionando la opción “Opciones de energía”, seleccionando “Alto rendimiento” y
pulsando “Aceptar”:

1 Windows 7 terminó su soporte extendido el 14/01/2020, es probable que la aplicación “Zoom”

deje de ser compatible en un futuro próximo.
2 Windows XP y Windows Vista dejaron de recibir soporte el 8/4/2014 y 11/04/2017
respectivamente, es probable que la aplicación “Zoom” deje de ser compatible en un futuro
próximo. A pesar de poder funcionar en este sistema operativo, recomendamos NO USAR
ordenadores con este sistema operativo ni para este ni para ningún fin dados los problemas de
seguridad que puedan acarrear.

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• Del mismo modo, deshabilitar efectos visuales para un mejor rendimiento pulsando con el
botón derecho del ratón sobre “Equipo” → “Propiedades” → “Configuración avanzada del
sistema” → Pestaña “Opciones avanzadas” → En “Rendimiento” pulsar en “Configuración” →
Seleccionar “Ajustar para obtener el mejor rendimiento”:

• Red, conexión a Internet:

◦ Es recomendable que la conexión a utilizar para hacer la conexión, en caso de ser un

ordenador, sea por cable. Las conexiones WiFi son más propensas a fallar debido a
saturación del espectro, inestabilidad, etc.

◦ No es necesario que la conexión a Internet que tenga el empleado en su domicilio sea

de un gran ancho de banda, con una velocidad de 3Mb de bajada y 1Mb de subida
funciona suficientemente bien.

• En caso de conectarse desde un ordenador, es altamente recomendable disponer de un

micrófono para poder participar de forma verbal en la formación. Existen auriculares con
micrófono incorporado bastante económicos que son más que suficientes para este
cometido. También es posible utilizar una webcam, usando solo el micrófono que tienen
incorporadas. No es necesario que el alumno active o tenga activado la imagen.

Es posible conectarse llamando a un número de teléfono, pero esto acarreará costes

adicionales al titular de la línea de teléfono. Dichos costes serán similares a una llamada
nacional y en todo caso dependerán de los estipulados en el contrato entre el titular de la
línea y la compañía con que tenga contratado dicho servicio.

En los casos de dispositivos móviles estos ya tienen incorporados tanto micrófono como
cámara.

• No es necesario instalar ningún software adicional para la formación salvo la propia

aplicación Zoom que veremos en un punto posterior.

• No son necesarios privilegios de administrador en el equipo ni para la instalación de la

aplicación “Zoom” ni para el uso de la misma.

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Se pueden consultar el resto de requisitos técnicos en el siguiente artículo de la web de “Zoom”:
https://support.zoom.us/hc/es/articles/201362023-Requisitos-del-sistema-para-PC-Mac-y-Linux

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3 INSCRIPCIÓN A LA SESIÓN DE FORMACIÓN.

Una vez fijada la fecha y hora para la formación, el ponente enviará un correo electrónico a los
participantes y alumnos. En él figurará un enlace para la inscripción previa al curso. Dicho correo
será algo parecido a lo siguiente:

Hola,

lo invitamos a unirse al seminario web Zoom.

Cuándo: 08 abr 2020 01:30 PM Madrid
Tema: Formación propuestas de gasto de contratos menores

Inscríbase en la fecha y horario que más le convengan:

https://zoom.us/webinar/register/xxxxxxx

Luego de la inscripción, recibirá un correo electrónico de confirmación con información para

unirse al seminario web.

Pulsando en el anterior enlace, nos aparecerá la siguiente ventana de registro en la, además de
informarnos de la fecha y hora de la sesión, debemos de especificar una nombre, apellidos y
dirección de correo electrónico.

Una vez cumplimentado los datos correctamente y pulsado el botón de “Registrar”, se presentará
una ventana con el enlace a la sesión de formación, además de darnos la opción de añadir el evento
a nuestro calendario de Google, Outlook o Yahoo. En el caso de que pulsáramos el enlace antes de
la fecha y hora de la sesión, no veremos nada, tendremos por tanto que pulsarlo un tiempo antes del
inicio, normalmente una hora. Pero no es necesario guardar esta página ni el enlace en cuestión ya
que en la dirección de correo antes especificada habremos recibido un correo electrónico con estos
mismos datos. Por lo tanto esta ventana la podemos cerrar sin más.

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4 ENTRADA A LA SESIÓN DE FORMACIÓN.

Como hemos dicho, se podrá entrar a la formación antes del comienzo de la misma, en torno a una
hora antes. Con el fin de intentar prevenir y evitar algún tipo de incidencia ya sea por fallo en los
ordenadores o dispositivos de los empleados o desconocimiento de la plataforma de la formación, es
imprescindible que el asistente entre mínimo 30 minutos antes del comienzo programado.

Además lo anterior, se intentará siempre hacer una sesión práctica de pruebas el día anterior de la
formación solamente para verificar que no existen fallos en los dispositivos usados por los alumnos y
para conseguir que el empleado se familiarice con la aplicación.

Dicho esto, para entrar a la sesión debemos de pulsar sobre el enlace del correo electrónico que
recibimos después de inscribirnos. Esto se debe hacer, en caso de estar trabajando con el ordenador
desde el domicilio particular del empleado, sin pasar por el ordenador del empleado en el
Ayuntamiento tal como comenta el punto 7 del manual sobre teletrabajo. En caso de que lo
hicieramos así, NO tendríamos audio, ni por altavoces para escuchar ni tampoco podríamos
participar con el micrófono (en caso de que dispusieramos de él). Hemos, por lo tanto, de acceder
al correo electrónico desde el ordenador de nuestro domicilio entrando a webmail.sanjavier.es, y
pulsando sobre el enlace de dicho correo.

Una vez pulsado, se nos abra la aplicación “Zoom” y nos pedirá la contraseña del seminario web que
se incluye también en el correo anterior:

Al pulsar en el enlace desde un ordenador, se nos abrirá una ventana del navegador que tengamos
como predeterminado para descargarnos e instalar “Zoom”. Dependiendo del navegador usado,
puede variar la forma en que se descargue:

• Internet Explorer: Se nos abrirá esta sección en la parte inferior de la ventana preguntando
si queremos ejecutarlo o descargarlo. Seleccionamos “Ejecutar”:

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 • Mozilla Firefox: Se nos abrirá una ventana como la siguiente en la que pulsaremos sobre
“Guardar archivo”:

La propia web de zoom nos indica cómo proceder: pulsar sobre el botón de “Descargas” con
imagen de una flecha apuntando hacia abajo:

Y luego seleccionar el archivo descargado:

• Google Chrome: Nos aparecerá el archivo descargado en la parte inferior izquierda:

En caso de que no se descargue automáticamente en el navegador utilizado puede aparecer la

siguiente ventana indicándonos que lo descarguemos pulsando los enlaces que propone:

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Abrimos entonces el fichero descargado y empezará la instalación de “Zoom”:

Nota: Por lo que hemos podido comprobar, si se instala antes de que el ponente haya empezado la
emisión del video (normalmente 1 hora antes de la hora de inicio programada), el instalador puede
quedarse en la “atascado” en el 99%:

Esto no tiene mayor importancia, simplemente cerramos la ventana, pulsamos en “Leave meeting”.
Cuando el ponente de la formación haya empezado la emisión (insistimos, normalmente una hora
antes), volveremos a proceder como comenta este punto desde el principio.
En caso de que optemos por conectarnos a través de un dispositivo móvil, al pulsar el enlace de
la conexión, nos dirigirá a la tienda de aplicaciones para instalarla en caso de no tenerla ya instalada
o, se nos abrirá la sesión directamente en caso de sí estarlo.

Una vez haya empezado la transmisión de la formación y entremos, dependiendo de la configuración

de la persona que vaya a impartir la formación veremos la pantalla de su escritorio, un documento
PDF, a la persona en sí (si dispone de webcam), etc.

Para la conexión por audio, en primer lugar se nos conectará a través de internet. Para escuchar la
formación solamente son necesarios altavoces o auriculares pero es altamente recomendable de
que también disponga de micrófono para poder participar en la sesión de forma verbal. Si dispone de
webcam, ésta incluye tanto la cámara en sí como un micrófono pudiendo elegir el alumno que
solamente se le conecte el audio si así lo desea.

Es posible conectarse llamando a un número de teléfono, pero esto acarreará costes adicionales al
titular de la línea de teléfono. Dichos costes serán similares a una llamada nacional y en todo caso
dependerán de los estipulados en el contrato entre el titular de la línea y la compañía con que tenga
contratado dicho servicio.

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5 CONTROLES DEL ASISTENTE A LA FORMACIÓN

A los asistentes que se conecten a través de un ordenador, se les mostrará como decimos una
imagen que dependerá de la persona que vaya a impartir la formación. Si posicionamos el ratón en
la zona inferior nos aparecerán los controles principales, la siguiente captura de pantalla puede variar
ligeramente dependiendo de si tenemos o no instalada una webcam u otro dispositivo de captura de
imagen de video o audio:

Explicamos brevemente cada una de las funciones:

• Configuración del audio: Para acceder a la configuración del audio para, entre otras cosas,
subir o bajar el volumen.

• Boton ^: Submenu de la configuración del audio. Desde aquí podemos cambiar al audio por
teléfono, pero solamente para escuchar, no podremos participar con el micrófono en caso de
que tengamos. Para ello seleccionar “Probar altavoz & micrófono…”, pulsar dos veces en
“No” a la pregunta de “¿Escucha un tono de llamada?”, después pulsar en “Entrar al audio
por teléfono”. Nos aparecerá la una ventana como la siguiente con los números de teléfono a
los que se puede llamar así como el id de la reunión:

El funcionamiento es muy sencillo. Se llama a uno de los números de teléfono que nos ofrece la
ventana. Se nos presentará una locución grabada indicándonos que introduzcamos el id de la
reunión y después pulsar la tecla #. Con esto ya podremos escuchar el audio de la reunión pero NO
podremos participar.

• Chatear: Al pulsarlo nos aparecerá una ventana para escribir a todos los participantes de la
reunión, incluyendo al profesor. Antes de escribir se debe de verificar que en el desplegable
“Enviar a” está informado el valor “Todos los panelistas y participantes”:

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 • Levantar la mano: Una opción de gran utilidad. Cuando el formador empiece la sesión,
normalmente se silenciarán todos los micrófonos de los asistentes o participantes. Cuando
uno de ellos, ya sea en el transcurso de la propia formación o al final de ésta, puede pulsar
este botón para que el formador se detenga y atienda la duda pudiendo habilitar el micrófono
temporalmente al participante. Una vez se atienda la duda, se ha de pulsar el botón de “Bajar
la mano”.

• Salir de la reunión: Saldremos de la formación.

Además, en la esquina superior izquierda, tenemos un botón para cambiar la vista de la aplicación a
pantalla completa o salir de ella (modo ventana). También existe la opción simplemente de
maximizar la ventana usando los botones como cualquier otra ventana de Windows ubicados
también en la esquina superior izquierda:

5.1 Participar con audio del teléfono

Como hemos comentado anteriormente, es posible participar usando el audio del teléfono. En el
apartado anterior trataba de cómo unirnos pero solo como oyente, en este punto comentamos cómo
unirse por audio del teléfono para poder participar.

El alumno o participante debe de comunicar al formador que desea usar el audio de esta forma, ya
sea de forma previa por correo electrónico, en los momentos previos a la formación o en el
transcurso de la misma, preferiblemente por el chat interno de la propia aplicación tal como se ha
descrito anteriormente. Independientemente de que se haya notificado previamente a la formación, el
alumno también debe comunicar por la aplicación de chat.

En el momento de que este participante se una a la reunión, el formador se lo habilitará, esto

provocará que el participante salga y vuelva a entrar. Es posible que le aparezca la siguiente
ventana, se debe de pulsar en “Cancelar”:

Situamos el puntero del ratón en la parte inferior de la pantalla para que se nos muestren los
controles, pulsamos sobre el botón con imagen de punta de flecha apuntando hacia arriba y
seleccionamos “Cambiar a audio del teléfono”:

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Nos aparecerá la una ventana como la siguiente con los números de teléfono a los que se puede
llamar así como el id de la reunión y participante:

El funcionamiento es muy sencillo. Se llama a uno de los números de teléfono que nos ofrece la
ventana. Se nos presentará una locución grabada indicándonos que introduzcamos el id de la
reunión y después pulsar la tecla #. Una vez introducido nos pedirá el id del participante que
debemos de teclear de igual y forma y pulsar al final la tecla #.

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