INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LAS

NACIONES UNIDAS PARA LA PREVENCION

DEL DELITO Y TRATAMIENTO DEL
DELINCUENTE
ILANUD

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

Proyecto Fortalecimiento de
Bibliotecas Jurídicas en
América Latina

INFORMACION JURIDICA

TOMO 2

PRINCIPIOS PAR A LA ORG ANIZACION

DE BIBLIOTECAS EN INSTITUCIONES
JURIDICAS DE AMERICA LATINA

San José - Costa Rica

Setiembre 1991

1
 025.19
127i ILANUD
Inf ormación jur ídica/Compilado por Ma. Lourdes Flor es
y Hugo Cácer es.—San José. C.R.: ILANUD, 1991.
2 t., t.1 (41 p.) y t.2 (181 p.)

ISBN 9977- 25-012-X

Cont iene: Tomo 1: Chir ino, Alf redo. Derecho a la inf ormación y
la m isión de las instituciones del sector justicia; tomo 2:
ILANUD y UCR. Principios para la organización de bibliot ecas
de instituciones jur ídicas en Amér ica Latina.

I. INFORMATICA JURID I CA DOCUMENTAL II. BIBLIOTECAS

JURI DICAS 1. T ítulo 2. Chir ino, Alf redo, coa. 3. Universidad de
Costa Rica, coa. 4. Flores, Ma. Lour des, comp. 5.Cácer es,
Hugo, comp.

Compiladores: Ma. Lourdes Flores

Hugo Cáceres
Corrección de estilo: Ronald Woodbrigde
Levantado de texto: Ana Lucía Méndez
Corrección de texto: Ma. de los A. Jiménez
Digitación: Grace Montiel, María Barrantes
Portada: Valeria Varas

ILANUD
Apartado 10071
1000 San José, Costa Rica

Este tomo corresponde a la exposición hecha por el Lic. Alf redo Chir ino en
el Pr imer Cur so Regional sobre Planif icación, Organización y Dif usión de
Bibliotecas Jur ídicas para el Mejoramient o de la Administración de Justicia
ef ectuado en San José, Costa Rica del 3 al 14 de junio de 1991.

La publicación de este documento ha sido posible gracias al

financiamiento otorgado po r el Proyecto USAID/598 -064201/597 -0002
para el Mej oramiento de la Admini stración de Justicia y
particualrmente del Pr oyecto Fortaleci mient o de Bibliotecas Jurídicas
para América Latina ej ecutado por ILANUD.
2
 TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION

PRIMERA UNIDAD
Formación de colecciones
Prof. Benilda Salas
Licda. Ma. Lourdes Flores

I. Presentación
II. Productos de usuarios de la información Jurídica
III. Principios para la selección bibliográfica
IV. Evaluación de colecciones
V. Adquisición de material
VI. Balance de colecciones
VII. Literatura consultada

SEGUNDA UNIDAD
Organización de colecciones
Bach. Rosita Li
Pror. Ma. Eugenia Briceño
Prof. Luis Barrantes

I. Propósitos de la organización de colecciones

II. Enfoque para el tratamiento especial de colecciones jurídicas
III. Catalogación descriptiva
IV. Reglas de Catalogación Angloamericanas
V. Organización de catálogos
VI. Clasificación del contenido de los documentos
VII. Literatura consultada

3
TERCERA UNIDAD
Organización de servicios
Prof. Sandra Alpí zar
Prof. Lidiette Die z
Prof. Estrellita Rojas

I. Los usuarios y los requerimientos de información

II. Tipos de servicios
III. Recursos de Información disponibles inter na y
externamente
IV. Literatura consultada

CUARTA UNIDAD
Principios de administración de bibliotecas
Prof, Estrellita Rojas

I. Concepto de administración
II. Componentes
III. Medio ambiente interno y externo
IV. Entorno de las bibliotecas
V. Literatura consultada

4
 PRESENTACION

ILANUD, llevó a cabo de 1985 a 1990 un proyecto regiona l

denominado BIBLIOTECAS BASICAS. Las acciones derivadas del
mismo han permitido establecer diez bibliotecas en América Central y
República Dominicana, al inicio de la comunidad jurídica en estos
países.

Evaluaciones del proyecto sumadas a peticiones formuladas por

diversas entidades oficiales han demostrado el éxito alcanzado así
como una capacidad y fortaleza metodológica de ILANUD para seguir
en este campo tan necesario en los Poderes Judiciales, las
Universidades, Ministerios de Justicia congresos Colegios de
Abogados, procuradurías, etc.

En 1991, se Inicia la segunda etapa de este proyecto la cual se ha

denominado PROYECTO PARA EL FORTALICIMIENTO DE
BIBLIOTECAS JURI DICAS EN AMERICA LATINA, el área geográfica
de cobertura se extiende a algunos países del cono sur y del grupo
andino.

El propósito de este proyecto es apoyar a las entidades en sus

esfuerzos para elevar la cultura jurídica y la competencia técnica de
quienes participan en el mejoramiento de la administración de
justicia latinoamericana garantizando la promoción y el acceso a la
información bibliográfica.

La acción de ILANUD en este proyecto, se ha concentrado en tres

módulos:

5
Capacitación
Formulación y ejecución de propuestas locales
Promoción de servicios regionales

En el mes de junio, se realizó en San José, Costa Rica el prim er

Curso para la Organización, Sistematización y Difusión de Bibliotecas
Jurídicas para el Mejoramiento de la Administ ración de Justicia,
donde participaron más de cuarenta bibilotecológos, abogados e
informáticos de Ecuador, Bolivia, Uruguay, Guatemala, El Salvador,
Honduras y Costa Rica.

El aporte de la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la

Información de la Universidad de Costa Rica a través de sus
profesores fue de gran valor para el desarrollo de las distintas
unidades del curso.

El material preparado par el personal docente para esta actividad,

fue de mucho provecho, por lo que se consideró oportuna publicarl o
tal y como se presenta en este manual (Tomo 2 de Información
Jurídica).

ILANUD reitera a los países de la región su compromiso de contribuir

a facilitar el acceso a la información jurídica especializada requerida
para fortalecer las funciones de las ent idades Involucradas en los
procesos de mejoramiento de la administración de justicia en la
región.

Jacinta Balbela
Codirectora ILANUD

6
 PRIMERA UNIDAD

Formación
de
Colecciones Jurídicas

Prof. Benilda Salas Sánchez, M.L.S. ( * )

Licda. María Lourdes F lores de La Fuente ( * * )

* D irec t ora d e l a Es c ue l a d e B ib l i ot ec o lo gí a y C i enc i as d e l a I nf orm ac ió n de l a

Un i v ers id a d d e Cos ta Ric a .
* * D irec t ora de l Pr o ye c to F or ta lec im ie n to d e B ib l i ot ec as J urí d ic as e n Am ér ic a La t in a .

7
 TABLA DE CONTENIDO

I. Presentación

II. Productores y usuarios de la información jurídica

1. Entidades no comerciales
A. Entidades de carácter docente y de investigación
B. Entidades vinculadas directamente con el Poder
Ejecutivo
C. Entidades vinculadas directamente con el Poder
Judicial
D. Entidades vinculadas directamente con el Poder
Legislativo
E. Organizaciones no gubernamentales.
F. Organismos internacionales y regionales
G. Entidades como asocia ciones profesionales locales
o internacionales
2. Entidades comerciales
III. Principios para la selección bibliográfica
1. Objetivos de la selección
2. Criterios para la selección
3. Factores que influyen en la selección
4. Políticas de se lección
5. Comités de selección
IV. Evaluación de colecciones
1. Parámetros para evaluar publicaciones periódicas
2. Parámetros para evaluar material audiovisual
V. Adquisición de material
1. Definición
2. Objetivo de la adquisición
3. Funciones del departamento de adquisición

8
 4. Formas de adquisición
A. La compra
B. El canje
C. La donación
D. El depósito legal
1. El control ISBN e ISSN
2. El registro internacional de
publicaciones en serie
VI. Balance de colecciones
A. Objetivos de la evaluación para el balance de
colecciones
B. Descarte
1. Objetivos del descarte
2. Política de descarte
3. Conservación de los materiales
VII. Literatura consultada

9
 PRIMERA UNIDAD

FORMACION DE COLECCIONES
JURIDICAS

Prof. Benílda Salas Sánchez, M.L.S.

Licda. Ma. Lourdes Flores De La Fuente

I. PRESENTACION

El ciclo documental se inicia, en cualquier unidad de información, a

partir de dos procesos: el primero de ellos, lo constituy e una
demanda real de información de los usuarios; el segundo, una vasta
producción documental, con la que se puede servir a los usuarios, si
se sigue, adecuadamente, una serie de principios.

Partimos de que la función primordial de la biblioteca jurídica es

servir de conducto y facilitar a los especialistas estudiosos del
derecho aquellas fuentes de información jurídica útiles a sus propios
intereses.

Por siglos, las bibliotecas han guardado y preservado la historia de

los pueblos. El campo jurídico, a d iferencia de otras ciencias, es de
conocimiento acumulativo. Con pocas variantes, en largos períodos
de tiempo, la historia del derecho es tan antigua como antigua es la
civilización.

10
En América Latina y el Caribe, coexisten dos sistemas de derecho,
uno de corte continental europeo y otro de corte anglosajón. El
primero se origina en los países de habla hispana, portuguesa y
francesa del continente, el segundo en el Caribe angloparlante. Esto
permite observar dificultades inmediatas en cuanto a la delimit ación
de cobertura de cualquier biblioteca en el campo jurídico.

Por necesidades de carácter práctico se internará realizar en esta

unidad una delimitación de prioridades. Para esto se analizarán las
siguientes variables:

 Productores y usuarios de la i nformación jurídica

 Recursos humanos, físicos y presupuestarios
 Apoyo político para la biblioteca
 Tipos de unidades que pueden organizarse
 Proceso de selección
 Proceso de adquisición
 Proceso de evaluación. descarte y conservación de materiales

II. PRODUCTORES Y USUARIOS DE LA INFORMACION

JURIDICA

La explosión bibliográfica en la ciencias Jurídicas se ha

incrementado en os últimos veinte años. Ya se perfilan países y
entidades con características particulares en cuanto a proveedores
de información que hacen urgente un conocimiento mayor por parte
de los responsables de las unidades de información. Esta sección
desarrollará este aspecto ofreciendo al lector la posibilidad de
conocer con algún grado de detalle, el asunto de los productores de
la información. Los usuarios, son tratados aquí sólo como una

11
variable adicional que debe tornarse en cuenta en la formación de
colecciones.

1. Entidades no comerciales

A. Entidades de carácter docente y de investigación

Este grupo se caracteriza por s u énfasis académico, pertenecen a él,

las facultades de derecho, los institutos de investigación jurídica, de
corte general o especializados en alguna rama del derecho.

Estas entidades producen mucho material de carácter doctrinario:

monografías, tesis, revistas, tratados y mucho material no publicado
que corresponde a seminarios, conferencias, investigaciones,
llamado por el campo de la bibliotecología literatura gris.

El origen de estos documentos producidos al interior de este grupo

de usuarios, requieren de otros documentos similares que
fundamenten sus planteamientos. Así, este grupo de productores de
información es, a su vez, usuario de fuentes doctrinarias: tratados,
revistas, tesis, monograf ías, literatura gris, legislación y
jurisprudencia comen tadas. La información producida por la propia
entidad es materia prima básica para el desarrollo de sus
investigaciones.

En el ámbito docente, las fuentes más usadas son, a nivel

doctrinarlo, los tratados y los artículos de revista y, en el nivel
práctico, legislación vigente y casos de jurisprudencia.

12
En cuanto a la cobertura geográfica e Idiomas, a nivel doctrinario
este grupo demanda lo producido en el propio país y los clásicos y
más cognotados contemporáneos de cada campo del derecho a nivel
internacional.

B. Entidades vinculadas directamente con el poder

Ejecutivo

Estas instituciones se caracterizan por su carácter de organismo

rector en la materia, dictando planes de desarrollo nacionales, los
cuales, por lo general, indican las políticas de gobi erno en el campo
específico. En algunos países latinoamericanos, específicamente en
el campo jurídico, se hacen cargo del material policial y
penitenciario.

Forman parte de este grupo. ¡os ministerios de justicia o del interior,

las procuradurías, las en tidades del sistema penitenciario, las
contralorías, las oficinas jurídicas de entidades del estado, sean
éstas pertenecientes al Poder Ejecutivo o bien a entidades
semiautónomas o autónomas.

Este grupo de entidades produce documentos oficiales, tales com o

programas anuales, memorias ministeriales, gacetas oficiales,
anteproyectos de ley. Informes de situación, revistas especializadas,
etc.

Este tipo de usuarios requiere fundamentalmente de legislación

nacional, legislación comentada, estudios compara tivos de
legislación, jurisprudencia comentada y alguna doctrina. Estudios
descriptivos de situación se encuentran en la lista de prioridades de

13
este grupo de funcionarios del sector justicia, quienes están a cargo
de la definición de políticas de gobierno .

C. Entidades vinculadas directamente con el Poder

Judicial.

En este grupo se encuentran. entre otros, los órganos

jurisdiccionales. Entre las entidades de este sector se encuentran las
cortes constitucionales, las cortes supremas, las cortes superiores .
Se incluye además las escuelas judiciales. el ministerio público y los
defensores públicos.

Los órganos jurisdiccionales producen jurisprudencia. La producida

por las cortes constitucionales es vinculante. La jurisprudencia es
una fuente obligante de c onsulta para el operador del derecho, como
también lo es la legislación vigente y la doctrina.

La escuela judicial es un ente que, dentro del Poder Judicial,

capacita o actualiza a los operadores jurídicos, entre los que están
los magistrados o también ll amados ministros, decanos de la corte,
jueces, fiscales! defensores, etc. Esta instancia se ha incertado en el
proceso de modernización de la justicia, facilitando la incorporación
de la carrera judicial y del fortalecimiento de la independencia del
Poder Judicial. La escuela judicial recolecta regularmente
necesidades de capacitación de los funcionarios judiciales, elabora
perfiles de los distintos grupos de operadores del derecho e intenta
alcanzar los niveles óptimos en la formación de los funcionarios d el
Poder Judicial. Así, la escuela judicial produce documentos que
incluyen los estados de situación y prepara programas de
capacitación.

14
El personal administrativo y docente de la escuela judicial requiere
de información doctrinaria, acceso a la legisla ción vigente y a la
jurisprudencia. En algunos casos publica su propio material didáctico
contratando para ello docentes especializados en distintos campos
del derecho así como la Información relacionada con becas o
estudios en el exterior, etc.

D. Entidades vinculadas directamente con el Poder

Legislativo

Como su nombre lo indica en este grupo se ubican los Congresos o

Parlamentos de los distintos países.

En todo Estadp de Derecho los parlamentos tienen como función

establecida por las constituciones p olíticas, dictar las leyes.

La gaceta oficial es la publicación que contiene las leyes. Los

diputados requieren hacer todo un estudio de antecedentes cada ve z
que se recibe un anteproyecto que, normalmente, es preparado por
un órgano separado del Congreso o bien por comisiones especiales.

Los anteproyectos de ley requieren de un minucioso estudio de

situación, en donde todos los estudios anteriores sobre el tema,
Incluida la legislación vigente o no vigente, decretos, etc., se
constituyen en una fuente de información vital. Sumado a esto, la
doctrina, artículos, tesis, estudios de situación, legislación
comentada también son instrumentos valiosos para el legislador.

15
Los legisladores en las comisiones de asuntos jurídicos, muchas
veces, introducen cambio s o modificaciones a la legislación vigente y
aunque siempre son asesorados por especialistas, dependen en gran
medida de los sistemas de información. Para ello los estudios
comparados se tornan en un Instrumento de incalculable valor para
los legisladores.

E. Organizaciones no gubernamentales

Destacan en este grupo las fundaciones que se dedican en su

mayoría a la investigación, la capacitación, la asistencia técnica y la
información. Existen organizaciones no gubernamentales en distintos
campos de derecho (en materia laborar, agraria. derechos humanos,
derecho ambiental). Es un grupo que produce muchas veces estudios
monográficos, análisis comparados de situación o en muy contadas
excepciones recolecta y difunde legislación como el caso del derecho
ambiental.

Este grupo de usuarios está compuesto por investigadores de

larga trayectoria académica. Generalmente, buscan formar servicios
de información que permitan almacenar gran cantidad de literatura
gris, seminarios, simposios, cursos y otros docume ntos distribuidos
en diversas modalidades de reunión.

Este grupo demanda información homóloga a la que produce,

especialmente la publicada en otros idiomas. Normalmente, solicita
documentos del país en donde ha alcanzado mayores desarrollos el
campo del derecho al que se dedican, así en derecho constitucional
pedirán material español, en agrario material italiano. etc.

16
 F. Organismos internacionales y regionales

Este grupo está compuesto por agencias y entidades vinculadas con

las Naciones Unidas y la Org anización de Estados Americanos.

Los organismos internacionales son entidades que promueven el

intercambio de experiencias mediante la capacitación, la
investigación, la asistencia técnica y la información.

Estos organismos, generalmente, publican docume ntos de cursos o

reuniones internacionales, revistas especializadas, documentos
técnicos, bibliografías, directorios, estadísticas, tratados, manuales,
etc.

Existen organismos especializados en distintos campos del derecho o

áreas relacionadas: penal, der echo público y privado, etc.

En estas entidades generalmente se desarrollan unidades de

información de carácter regional con el énfasis en el campo del
derecho en el que se especializa la institución.

Las colecciones bibliográficas almacenadas y los serv icios de

información que se ofrecen son de corte doctrinario básicamente.

17
LISTA SELECTIVA DE ORG ANISMOS, AGENCI AS Y ASOCI ACIONES
INTERNACIONALES PRODUCTORES
DE INFORMACION JURIDICA

Comisión internacional de
Juristas
P.O.B. 120, 109, route de Chene
1224 Chen-Bougeries, Geneva,
SWUITZERLAND

Corte internacional de Justicia

2517 KJ The Hague,
NETHERLANDS

Consejo da Europa
Boite Postale 431R6
67006 Strabourg CEDEX
FRANCE

Centro internacional de la
Infancia
Chateau de Longchamp
Bois de Beulogne
71016 Paris,
FRANCE

Conseil international des

Sciences Sociales
Irue Miollis
75015 Paris,
FRANCE

18
Centro Europeo de
Coordinación para Investigación
y Documentación en Ciencias
Sociales
Grünangergasse. 2, P.O.B. 974
A-1010 Viena,
AUSTRIA

Subdivisión de P revención del

Delito y Justicia Penal Centro de
Desarrollo Social y Asuntos
Humanitarios
P.O. Box 500, A-1400 Viena,
AUSTRIA

The Helsinki lnstitute for Crime

Prevention and Control Afflliated
With the United Nationos
P.O.B. 178, Liisankato 27A9
S.F. 00171 Helsinki,
FINLAND

Instituto Latlnoamericano de las

Naciones Unidas para la
Prevención del Delito y
Tratamiento del Delincuente
ILANUD
Apartado 10071, 1000 San José,
COSTA RICA

19
International Association of
Judges
Pala zio di Giustizia, Plena
Cavour, 00193 Rome,
ITALY

International Association of
Penal Law
28 Rue Saint Guillaume
75007 Paris,
FRANCE

International Centre for

Chemical Criminology
Instituto di Antropología
Criminale
Vía de Toni, 12 Genova,
ITALY

International Centre for

Comparative Crimi nology
Université Montreal,
P.O.B. 6128
Montreal P.Q., Canadá, H3C3J7

20
Internatlonal Centre of
Sociological Penal and
Penitenciary Research and
Studies
Via Ghibellina 59
98100 Messina,
ITALY

Organización de Estados
Americanos
Washington DC 20006,
Estados Unidos

International Criminal Police

Organization
(INTERPOL)
26, rue Armengaud
92210 Saint-Cloud,
France

International Institute of Higher

Studies in Criminal Sciences
Via Agati 12
96100 Sicacusa,
ITALY

21
Fondation Internatonale Penale
et Pennitentiare, Postfach 200650,
Heinemannstr-6. D5300 Bonn 2,
FEDERAL REPUBLIC OF
GERMANY

Sociedad Internacional de
Defensa Social
3 Pia zza Castello
20121 Milano,
ITALIA

United Nations Asia and Far East

Institute fo r the Prevention
Crime and the Trea tment of Offenders (UNAFEI)
26-1, Hamuri-cho, Fuchu, Tokyo 183
JAPAN

Oficina Internacional del T rabajo

Oficina de Sistemas de
Información
Servicio de Biblioteca y
Documentación Central. 4,
route des Morillons
CH-1211 Genebra 22,
SUIZA

International Council of
Environmental Law
Adenaveralee 214, D53
Bonn, Germany

22
Comisión de las Naciones
Unidas para el Derecho
Mercantil Internacional
Biblioteca de la Comisión de las
Naciones Unidas para el
Derecho Mercantil Internacional
Oficina de Asuntos Jurídic os
P.O.B. 500
Centro Internacional de Vienna,
Wagramer
Strasse 5-1400 Viena,
AUSTRIA

Comisión Andina de Juristas

Los Sauces 285
Lima 27, PERU

UNICRI
Vía Giulia 52
00186 Roma, ITALIA

UNAFRI
P.O. Box 3001
Addis Ababa,
ETHIOPIA

23
Corte Interamericana d e
Derechos Humanos e Instituto
Interamericano de Derechos
Humanos
Apartado postal 100 -81
1000 San José,
COSTA RICA

American Bar Association

750 North Bake
Shore Drive, Chicago, Illinois
60611
UNITED STATES OF AMERICA

G. Entidades como asociaciones profe sionales

locales o internacionales

En este grupo destacan las asociaciones y colegios de abogados. En

estos casos la información requerida por los miembros de ¡a
asociación o colegio permite el desarrollo de colecciones
bibliográficas básicas en el campo doctrinario. Sin embargo, lo que
busca el colegiado es información de carácter referencial, número de
colegiados, especialidad de los mismos, banco de datos de curricula
u hojas de vida, actividades de capacitación en el exterior, índices
de legislación vigente, jurisprudencia anotada o comentada, boletines
de información de interés para el colegiado, etc.

El colegio cumple una función asesore en la redacción o modificación

de leyes o códigos. Por esta razón, la información referencia es útil
para los colegiados.

24
2. Entidades Comerciales

Como en todos los campos del conocimiento, las fuentes productoras

de información en el ámbito comercial en el campo del Derecho son
numerosas.

Destacan, necesariamente, para el modelo de derecho anglosajón el

mercado norteamericano, inglés y australiano y en el derecho
continental europeo, la producción latinoamericana y europea,
especialmente lo producido en España, Italia, Francia y Alemania.

Es necesario señalar que el responsable de la biblioteca debe vela r

porque se reciban regularmente los catálogos de las distintas
librerías, editoriales o distribuidores especializados en el campo
del derecho que le interesa. En el campo referencia existen
repertorios de editores, libros publicados y publicaciones p eriódicas
que pueden ser útiles para contactar estos organismos.

A continuación se incluye un breve listado de estas entidades.

LISTA DE ENTIDADES COMERCI ALES PRODUCTORES DE

INFORMACION JURIDICA

Editorial Andrés Bello

Editorial Jurídica de Chile
Avenida Ricardo Lyon 946
Casilla 4256, Santiago,
CHILE

25
Libros Centroamericanos
P.O.B. 2203, Redlands,
California 92373
U.S.A.

Presses universitarios de
France
108, BouIevard Saint-Germain
Paris,
FRANCE

Librería Linardi y Risso

Juan Carlos Gómez 1435
Montevideo,
URUGUAY

Librería Porrúa
Argentina y Justo Sierra 06020
México, D.F.,
MEXICO

Marcial Pons
Barbara de Braganza, 8
Oficinas y Revistas = Tamayo y
Baus, 7
28004 Madrid,
ESPAÑA

26
Editorial Hammurabl S.R.L
Talcahuano 481,4º piso 1013
Buenos Aires,
ARGENTINA

Abeledo Perrot
1048 Buenos Aires,
ARGENTINA

Kluwer Academic Publisher

Group
P.O.B. 989, 3300 AZ-Dordrecht,
Holland

Librería Temis Ltda.

Calle 13 Número 6-45
Bogotá 1, D.E.
COLOMBIA

Ediciones Depalma
Talcahuano 491, 1013
Buenos Aires
ARGENTINA

Bosch
Casa Editorial, S.A., C omte
d'Urgell, 51 Bis
008011 Barcelona,
ESPAÑA

27
Secretaría General Técnica
Centro de Publicaciones
Gran Vía, 78, 8º, 28013
Madrid,
ESPANA

Emile Bruvland S.A.

Rue de la Regence 67
100 BRUXELLES

Editorial Astrea
Lavalle 1208
1048 Buenos Aires,
ARGENTINA

UNESCO
7, Place de Fontenoy
75700, Paris,
FRANCE

Centro Interamericano de
Asesoría y Promoción Electoral
(CAPEL)
Apartado 10081
1000 San José,
COSTA RICA

28
 INSTITUCIONES PRODUCTORAS Y USUARI AS DE LA
INFORMACION JURIDICA

ENTIDADES

FUNCION TIPO MATERI AL QUE MATERI AL QUE

PUBLICAN REQUIEREN
Def in ic i ón - Vi nc ul a d as po d er - Pr ogr am as an u a les - Le g is lac i ó n
de po l ít ic as ej ec ut i v o - Mem or i as Nac i on a l
- M in is ter i os - G ac etas - Le g is lac i ó n
- Pr oc ur a d ur í as - A nt ep ro ye c t os d e Com en ta d a
- S is t em a Pe n i te nc iar i o Le y - Le g is lac i ó n
- E nt i da d es A u tó n om as o - Inf or m es T éc n ic os c om para d a
s em ia ut ó nom as - Dec r et os - Doc tr in a
- J ur is pr u de nc i a - Es t u d ios d e
A dm in is tr at i v a S it u ac i ó n
Doc e nc i a - Fac ul ta d d e D er ec h o - Mo n og raf í as - Trata dos
In v es t i g ac i ó - Ins t it ut os d e - Tes is - Re v is tas
n y In v es t i g ac i ó n - Re v is tas - Tes is
As is t e nc i a - Es c ue l as J u d ic i a l es - Trata dos - Mo n og raf í as
T éc nic a - O NG - L it era t ura gr is - L it era t ura gr is
- O r g an is m os - O br as de r ef er enc i a - Le g is lac i ó n
In ter n ac io n a les c om entad a
- Le g is lac i ó n
Vi g en te
Dic tar - E nt i da d es v i nc u l a das a l - J ur is pr u de nc i a - Le g is lac i ó n
J us t ic i a P od er J u d ic ia l - G ac etas J ud ic i a les v i ge nt e
- O r g an is m os - Re v is tas - J ur is pr u de nc i a
J ur is d ic c i on a l es - Mem or i as - Doc tr in a
- Trata dos , r e v is tas ,
tes is , etc .
Dic tar - Co n gr es os o - Le g is lac i ó n es pec i a l - Le g is lac i ó n
Le g is lac i ó n par l am ent os - Có d ig os v i ge nt e
- Co ns t i tuc i ó n - A nt ep ro ye c t os d e
- Le g is lac i ó n ley
Co ntr a v e nc i ó n - Di a gn ós tic os
- Inf orm es T éc n ic os
- Le g is lac i ó n
Com en ta d a
Des arr o ll o - Co l eg i o d e Ab o ga d os - Re v is tas - Inf orm ac ió n
prof es i o n al - Dir ec tor i os ref er enc i a l
- B ol e ti n es - Le g is lac i ó n
J ur is pr u de nc i a y
doc tr in a
- E v en tos
In ter n ac io n a les o
Nac i on a l es .

29
III. PRINCIPIOS PAR A LA SELECCION BIBLIOGRAFICA

La selección y adquisición de materiales es un proceso por medio del

cual se define qué documento ingresará y pasará a formar parte de la
colección o acervo bibliográfico, en determinada unidad de
información.

La colección presupone una Idea selectiva y ordenada de un conjunto

de materiales bibliográficos y audiovisuales que responde a intereses
y necesidades de información de un grupo de usuarios específicos.

En el proceso d e selección se debe considerar aspectos como:

 Objetivos de la selección
 Criterios para la selección
 Políticas de selección
 Factores que ayudan a la selección
 Personal y comité de selección
 Fuentes para la selección

1. Objetivos de la selección

El objetivo primordial de la selección es: definir, con base en criterios

establecidos, materiales que debe adquirir la unidad de información.

Otros objetivos que competen a la selección y que, a su vez,

involucran a la adquisición son:

Proveer a las u nidades de información de diversos materiales que les

permitan el buen funcionamiento de las mismas.

30
Proporcionar al usuario y a los diferentes programas de la institución,
los materiales que satisfagan sus Intereses y necesidades de
información.

Ubicar en la unidad de Información las últimas novedades en el

mercado, relativas al campo de su especialización.

2. Criterios para la selección

Nuria Amat Noguera en el libro "Manual de Técnicas Documentales",

p.313, presenta criterios de selección, los cuales se incluyen en el
siguiente cuadro:

1. Seguir un criter io estricto de selec ción, atendiendo más a la

calidad que a la cant idad, más al contenido que a la f orma.
2. En publicaciones de igual nivel escoger aquellas que
proporcionen durant e el año mayor cantidad de inf ormación.
3. Tener en cuenta la accesibilidad
4. Tomar en consideración: la adecuación de las publicaciones a
los ser vicios que of recerá el centro documental, y el nivel de
inf ormación que debe cubrir el centro.
5. La comparación selectiva con otros centros y organismos en
cooper ación.
6. La necesidad primor dial del usuar io.
7. El idi oma de los documentos seleccionados y la periodicidad de
la publicación.
8. El vaciado de demandas documentales bibliográf icas de
resúmenes que detallarán boletines más consultados.
9. El contacto con centros de semejant es y sus f uentes para
responder demandas.

Como complemento, puede ut ilizarse el juicio de un experto y un control

de consulta.

31
3. Factores que influyen en la selección

Aunque parezca reiterativo de acuerdo a puntos ya expuestos se

hace necesario la mención de factores y normas que deben de ser
consideradas en el proceso de la selección.

Chávez Solórzano y Sequeira Miranda, p.203 -208, presentan estos

temas de la siguiente forma.

1. Los objetivos de la unidad de información cambian de

acuerdo a su tipo
2. La índole de las colecciones existentes y de otras
cercanas.
3. Los planes y programas d e desarrollo. de investigación,
proyectos, si las instituciones mantienen programas de
adiestramiento o de investigación, la selección de
materiales para dichos programas debe tomar en cuenta
las prioridades asignadas a las mismas dentro del
programa de trabajo de la Institución.
4. Los usuarios, los tipos de usuarios, intereses, número de
copias.
5. Planes de desarrollo o de la comunidad o de la
institución.
6. Aspectos económicos administrativos.

32
4. Política de selección

El objetivo de una política de selección es establecer los criterios

para determinar el valor y utilidad del material por adquir irse.

Contar con una política de selección por escrito facilita la selección

de materiales cuando ésta es realizada por varias personas. Es
recomendable que se presente en f orma escrita, que tenga un fin
definido en cuanto a la selección para aprovechar m ejor los fondos
de que se dispone y ayudar a suplir los objetivos de la unidad de
información.

Este documento debe ser revisado periódicamente para adecuarlo a

las necesidades reales de los usuarios.

El criterio selectivo que, forzosamente, ha de imperar en dicha

política, pone de manifiesto dos características del material que va a
reunirse. Por una parte, se intenta suministrar al usuario todo lo que
pide y todo lo que necesita para sus programas, proyectos, y
estudios. Por otra se trata de que el docu mento que se proporciona
responde exactamente ala demanda que ha sido formulada.

Uno de los mayores problemas que afecta a las unidades de

información, es una cuidadosa delimitación del alcance temático de
los materiales. Para solventar este problema en a lgunas ocasiones,
se utiliza las áreas temáticas señalas por Tesauros especializados en
las ciencias jurídicas los que pueden ser comparados con el
contenido de los documentos en proceso de selección o bien con las
necesidades establecidas por proyectos in stitucionales en marcha.

33
Es importante que las unidades de información no solamente
anticipen los futuros pedidos, sino que adopten un papel de desafiar
intelectualmente al usuario de información, para que sea conducido
más allá de las fronteras de su pro pio pensamiento.

Para responder e cualquier tipo de consulta que se haga sobre los

materiales que se adquieren, se debe determinar lo siguiente:
campos que vea cubrirla colección; el nivel de los materiales (en
cuanto a la especialización); el número de e jemplares que se
conservarán; quienes participan en la selección (director, comité,
usuarios) y la atención que se dará a la demanda.

UTILIDAD DE LA POLITICA DE SELECCION

En resumen, la polít ica de selección es útil par a:

1. Eleg ir los mater iales (aceptarlos o rechazar los).

2. Tener criterios establecidos.
3. Contar con un documento escrit o para respaldar sus
decisiones.
4. Cumplir con los objetivos.
5. Aprovechar mejor los f ondos.

34
Como puede apreciarse, son muchos y variadas los pasos en el
proceso de evaluación y la selección de la colección, por lo que se
necesita un personal capacitado para ello.

El personal a cargo de la selección deberá conocer:

 Los intereses y necesidades de los usuarios (reales y potenciales).

 Las fuentes bibliográficas esp ecializadas en su área.

 Las disciplinas que se tratan en las obras

La temática existente en cuanto a desarrollo de colecciones.

 Las recomendaciones dadas por los distintos departamentos o

secciones de su biblioteca o unidad de información.

Además, deberá poseer una amplia cultura y ser capaz de

seleccionar sin anteponer criterios personales y prejuicios que lleven
una selección parcial izada.

5. Comités de selección

Una forma certera de cubrir las diferentes necesidades de

información de los usuarios, que a su vez permitirá un equilibrio de la
colección, es la conformación de un comité, el cual deberá estar
integrado por un profesional en bibliotecología, los jefes (o sus
representantes) de los diferentes departamentos y proyectos en
ejecución y aquellos usuarios que por sus características
representen a una población considerable de usuarios. Cada uno de

35
los miembros será de gran ayuda en la evaluación de los materiales
a seleccionar en la unidad de información.

IV. EVALUACION DE COLECCIONE S

La evaluación en la conformación y mantenimiento de una colección

debe darse, fundamentalmente en dos momentos, al seleccionarse el
material con miras a la adquisición y durante el tiempo de existencia
de la colección, con el objetivo de asegurar el bue n uso y
aprovechamiento de la colección.

En esta sección corresponde dar algunos parámetros para determina r

si un materia reúne o no los requisitos para ser adquirido.

En cuanto a la evaluación y selección de los libros se debe tratar de

lograr la conces ión del editor, librería o dueño, para obtener un
ejemplar de manera que se pueda examinar la podada y considerar:

1. El autor

a) Su educación y formación

b) La autoridad para escribir

c) Su experiencia en el tema tratado

d) La acogida que han recibid o sus obras anteriores

2. E título, subtítulo, editor, fecha, precio, etc.

36
Contenido:

1. Leer el prefacio o introducción

a) Los objetivos y limitaciones de la obra

b) Pretende informar, divulgar, convencer

2. Tabla de contenido e índices

3. Un capítulo escogido y las conclusiones

a) Extensión de las ideas expuestas

b) Objetividad e imparcialidad conque trata el tema

c) Estilo y tratamiento del tema

1- Claro y conciso
2- Presentación teórica o práctica
3- Es su tratamiento adecuado para los l ectores indicados

4. Bibliografía

a) Primaria y secundaria

b) Calidad técnica

Aspectos físicos:

37
1. Papel

2. Tipo de letra

3. Encuadernación

4. Ilustración

Cuando la obra es inaccesible, ya que la librería o dueño no pueden

facilitarla, puede v alerse entonces de ras reseñas, anotaciones.

Las reseñas sonde gran utilidad para:

A. Dar una idea adecuada de la utilidad del libro

B. Mostrar la idoneidad del tema tratado

C. Conocer la forma y cualidades literarias

Al evaluar cualquier obra es bueno hace rnos ciertas preguntas:

¿Cuál es el uso probable por parte de los lectores?

¿Cuáles son las características especiales de las obras que

justifiquen su selección y adquisición?

¿Existen en la biblioteca otras obras que traten del tema con mayor
autoridad, son más actuales, o es simplemente la repetición de
conceptos?

38
¿Los conocimientos que da están al día, hasta dónde pueden
aumentar los conocimientos sobre la materia?

1. PARAMETROS PARA EVALUAR PUBLICACIONES

PERIODICAS

Las publicaciones periódicas son materiales de gran valor informativo

pero, a su vez, es un rubro elevado en los gastos de compra, por lo
que se debe seleccionar con gran cuidado para asegurar su
eficiencia.

Como punto inicial:

a) Se debe considerar que el criterio de selección debe es tar

acorde con la política de selección de la unidad.

b) Información bibliográfica

1- Título
2- Entidad que la auspicia
3- Dirección
4- Frecuencia
5- Fecha de vol. 1 núm. l
6- Volúmenes por año
7- Indices. Sí tiene y cómo están organizados
8- Indizada en:
9- Extractada en:

c) Contenido

1- Especialidad

39
2- Idioma
3- Anuncios
4- Localización del tabla de contenido
5- Números especiales

d) Artículos

1 - Sobre prácticas actuales en el campo, informes sobre

investigaciones, extractos y reseñas de libros, bibliografía,
biografías, necrologías, editoriales, etc.

2- Firma e identificación de los autores

B. PARAMETROS PARA EVALUAR MATERI AL AUDIOVISUAL

a) Veracidad de la información

b) Equipo y condiciones aptas de la unidad de información,

como: espacio físico, temperatura óptima, mantenimiento.

c) Ser de fácil manejo, curable y de tamaño adecuado.

d) Considerar el costo del equipo, gastos suplementarios de

reemplazo, reparación, procesamiento técnico y almacenamiento
normales del material audiovisua l.

e) Preferir los que contengan notas descriptivas. que sirvan de

guía al bibliotecólogo ya los usuarios.

40
f) Aspectos técnicos como: buen sonido, imagen nítida, cuadros
bien enfocados, relación del tamaño real, una composición
coordinada, un acertado em pleo del color.

g) Ser complemento eficaz al material seleccionado por la unidad

de información.

v. ADQUISICION DE MATERI ALES:

1. DEFINICION:

Tareas tendientes a adquirir el material elegido, y por orden de

urgencia para la biblioteca. Mientras que la selección constituye, por
excelencia, la dirección intelectual de la biblioteca, la adquisición
comprende la parte comercial. De la habilidad que se ponga en la
adquisición depende que la biblioteca se enriquezca con lo
seleccionado.

2. OBJETIVO DE LA ADQUISICION:

Conseguir el libro correcto, recibirlo y enviado al departamento de

catalogación y ponerlo en el estante para su utilización por parte del
usuario.

3. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE AQUISICION:

 Coordinar la adquisición de todo material compr ado, obsequiado o

recibido en forma de canje.

 Mantener actualizada la información bibliográfica específica, como

por ejemplo los catálogos de editoriales o boletines de librerías, y

41
 cursar esa información hacia el personal encargado de la
selección.

 Confeccionar los ficheros o bases de datos necesarios para el

trabajo de adquisición. Entre los mismos se pueden mencionar los
siguientes:

a. Fichero o base de datos de obras a considerar: incluye

las fichas o registros de los títulos sugeridos, hasta que
se decide su adquisición.

b. Fichero o base de datos de desiderata: incluye las fichas

o registros de aquellos títulos que la biblioteca desea
adquirir pero que no ha conseguido por estar agotados o
alguna otra causa.

c. Fichero o base de datos de obras en curso de

publicación: Guarda las fichas o registros de
publicaciones que aparecen con cierta periodicidad.

d. Fichero o base de datos de pedidos en curso: Indica los

materiales que la biblioteca ha pedido pero que aún no
fueron recibidos.

En el caso de la base de datos, puede ser una sola que abarque

todos estos registros.

4. FORMAS DE ADQUISICION:

A.- LA COMPRA: Es una tarea de gran responsabilidad, que requiere

un amplio conocimiento de la actividad editorial y librera, además de

42
una eficiente organi zación de los procedimientos internos. Todo esto
permitirá lograr un mejor aprovechamiento de los recursos, y hacer
que el Ingreso de los materiales se efectúe en el menor tiempo
posible.

LAS OPERACIONES DE COMPRA:

Se inician completando los datos necesa rios en la ficha de pedido

que, a veces, se efectúa durante el proceso de selección.

Una vez que se ha decidido la compra de una obra, la ficha

correspondiente se saca del fichero de obras a considerar y se
siguen los siguientes pasos:

 Verificación bibliográfica: Consiste en determinar correctamente

los datos bibliográficos de la obra.

 Verificación de existencias: Se coteja la ficha de pedido con el

fichero o base de datos de pedidos en curso libros en proceso de
catalogación y el catálogo de la bibliote ca para asegurarse que la
obra no se encuentra ya pedida, en proceso o en biblioteca

 Elección del proveedor: Se recomienda realizar el pedido a

distribuidores o librerías importantes, a fin de evitar un excesivo
trabajo administrativo.

 Libramiento de la orden de compra: Se pueden usar formularios

impresos o simplemente detallarse en hojas en blanco los
materiales solicitados.

43
 Intercalación de las fichas de pedido: Se intercalan
alfabéticamente por autor en el fichero de pedidos en curso, en el
caso de bases de datos se incluye el registro y mediante
funciones automáticas se realiza el ordenamiento correspondiente.

Recepción del material: Al recibirse el material, se debe:

a. Verificar sí es el que se pidió en la orden de compra.

b. Comprobar que a enc uentre en buenas condiciones.

c. Controlar que la factura coincida con la orden de compra

antes de autorizar el pago.

d. Retirar del fichero o base de datos de pedidos en curso,

las fichas o registros de los libros recibidos. Anotar la
fecha en que se recibió y la fecha de la factura.

e. Enviar el libro y la ficha de pedido a la sección

correspondiente para su invernaría y catalogación.

Reclamación: Si no se está de acuerdo con el proveedor en cuanto al

estado del material, se debe notificar de inmedia to

44
 FIGURA 1. Diagrama de flujo de la adquisición.
De term i na r
nec es i da d es d e
ad q u is ic i ó n.
Ver if ic ar par a e v itar
du p l ic ac i o nes .
Ex t e nd er
órd e n es de Ver if ic ar l os
c om pra; doc um en tos
pe d i dos d e en tr ad os c o n l os
doc um en tos . doc um en tos
Ej ec utar t o das s o lic i ta d os .
l as ges t io n es
adm i n is tr at i v as
par a l a
ad q u is ic i ó n.
Tom ar m ed id as
par a c o ns eg u ir l os
doc um en tos
f alta nt es .
Pr od uc ir l is tas d e
ad q u is ic i o nes
nu e v as o a nu nc i os
de los doc um en tos
rec ib i d os .
E nc a u za r l os
doc um en tos par a
qu e i n gr es e n e n e l
S is t em a.
45
B. EL CANJE:

Es otra forma de adquisición y consiste en que la biblioteca

aprovechará los duplicados y los materiales que por cualquier motivo
no incorpore a sus existencias, p ara enriquecer éstas sin
desembolsos en efectiva, organizando una sección de canjes.

Las operaciones de canje varían de acuerdo al tamaño de la

biblioteca. Las bibliotecas pequeñas encontrarán dificultades para el
canje, ya que éste requiere suficiente c antidad de material y
personal.

El proceso de canje es el siguiente:

a) Elegir las instituciones con las que se desea tener relaciones

de canje y se establecen convenios por escrito. Las
instituciones participantes se llaman copartícipes.

b) Los materia les para el canje se colocan en estanterías

destinadas para tal fin, en orden de llegada, asignándole a
cada publicación un número correlativo que se anota en una
papeleta, colocada de manera visible entre las páginas de la
publicación. Los datos abreviado s de esta última, se anotan en
una ficha, indicando además el número que se le asignó en los
estantes. Las fichas se ordenan alfabéticamente por autor en
el fichero o en una base de datos para duplicados.

c) Cada cierto tiempo se hace una lista, utilizand o dicho fichero o

base de datos, también en orden alfabético de autor,
incluyendo el número asignado a cada publicación. Esta lista
se distribuye entre los copartícipes, quienes indican a la vuelta

46
 de correo, las publicaciones deseadas. Una vez recibid o el
pedido, la biblioteca envía el material y retira la ficha del
fichero o el registro de la base de datos salvo que haya otro
ejemplar, en cuyo caso se conserva para poder ofrecerlo más
adelante.

d) Los materiales enviados como los recibidos, se regist ran. Se

hace una ficha o registro por cada copartícipe dividiéndola en
dos sectores. En uno se anotan los materiales enviados y en
el otro los recibidos, indicando en cada caso la cantidad y la
fecha de la operación. Las fichas se colocan en el fichero po r
orden de ciudad y luego por nombre de la institución, en la
base de datos este proceso es automático. Este registro
permitirá efectuar un balance entre lo enviado y lo recibido. Su
propósito es lograr cierta paridad en el intercambio.

e) El paso final e s acusar recibo de las publicaciones recibidas,

excluyendo las publicaciones periódicas que se reciben
regularmente.

f) Para los libros solicitados en canje se debe hacer una ficha de

pedido, similar a la efectuada para el proceso de compra, que
se debe archivar en el fichero o base de datos de pedidos en
curso.

Finalidad del Canje:

 Se establecen y mantienen relaciones con instituciones cuya

actividad es similar, dentro o fuera del país.

47
 Se reúne información respecto a temas que interesan a la
biblioteca.

 Se desprende, en forma útil, del material que la biblioteca no

necesita, a cambio de otro que interesa poseer.

 Se cumple una acción cultural más extensa.

C. LA DONACION:

Es otra forma de obtener los materiales sin desembolso de dinero y

pueden constituir una valiosa fuente para aumentar la colección.
Claro está que al aceptar las donaciones se debe realizar una
selección del material en igual forma que cuando se está
contemplando la compra de un libro. Será necesario mucho tacto si
se decide rechazar la donación, pues el donante puede ofenderse y
la biblioteca puede perder su colaboración para el futuro. Una gran
ayuda para evitar situaciones enojosas es establecer una política que
indique claramente los criterios que la guían en la ace ptación de las
donaciones.

Importancia de la donación: Cuanto menor es el presupuesto para la

compra de material, tanto más importantes son las donaciones de
material que se hacen a la biblioteca ya que es una forma de
enriquecer los fondos de la bibliot eca, además se establecen
relaciones amistosas con todas aquellas personas que han donado
algún material.

Política de la donación: Se debe elaborar un reglamento sencillo pero

eficaz, por ejemplo:

48
  Aceptar agradecidos la donación que se hace a la bibliot eca,
pero reservarse el derecho de disponer de ella en la forma que
se crea más conveniente.

 Si el donante no quiere aceptar estas condiciones, se le indica

que no se puede aceptar su donación.

 No aceptar donaciones con condiciones o requisitos de parte del

donante.

 No aceptar como donativo ningún libro que no se compraría,

aunque se dispusiera de los fondos necesarios.

 Cualquier libro que se acepta debe estar de acuerdo a los

principios fundamentales de la biblioteca y con las necesidades de
la clientela a la que sirve.

Fuentes para la donación: las fuentes que se pueden utilizar para

conseguir las donaciones varían de acuerdo con las circunstancias
de la biblioteca y el ingenio de los bibliotecarios. Las oficinas
gubernamentales, las sociedades e in stituciones profesionales y
eruditas, las compañías comerciales y extranjeras y las personas
particulares, son fuentes que deben cultivarse.

Organización del trabajo con las donaciones: Generalmente en

las bibliotecas, el trabajo con las donacio nes se lleva a cabo como
parte integral del trabajo de adquisiciones, es decir, conjuntamente
con el trabajo de compra. Solamente en las bibliotecas grandes
existirá un departamento de donaciones y canje aparte dei
departamento de adquisiciones.

49
Al llega r una donación de material a la biblioteca se siguen los
siguientes pasos:

 Se toma nota de la misma, apuntando también el nombre del

donante y su dirección.

 La persona encargada decide si el material se integra a la

colección de la biblioteca se destin a al canje o a la donación.

 En el caso de que el material se integre a la colección, se lleva a

cabo la verificación para ver si la obra se encuentra en la
biblioteca o sí se ha pedido. Se buscará el título en el catálogo,
en el fichero de libros pendient es y en libros recibidos. Si es un
libro viejo o agotado, también se buscará en el archivo de
desiderata, para ver si acaso el título es alguno de los libros
deseados pero que la biblioteca no ha podido obtener. Si es así
se retirará la ficha correspondi ente del archivo o el registro de la
base de datos.

Si el material donado no se encuentra en ningún fichero de la

biblioteca, puede llenarse una ficha de solicitud, como la empleada
en el proceso de compra, pero indicando que se trata de una
donación y quién fue el donante. Si se decide quedarse con la
donación, se archiva la ficha de solicitud en el fichero de libros
recibidos, y se manda el libro a procesamiento. Además se le
manda una carta de agradecimiento al donante.

Si llegan muchos libros en u n mismo donativo, o si llegan muchas

donaciones al mismo tiempo, las operaciones de verificación pueden

50
efectuarse en forma diferente. Pueden llenarse las fichas de
solicitud al principio, en vez de llenarse al final. Así pueden
confrontarse con las del c atálogo y con las cíe los ficheros o base de
datos de libros pendientes y de libros recibidos, en vez de tener que
llevar los libros en la mano para confrontarlos con los ficheros. Casi
todo el trabajo de selección y adquisición es a base de controles
manuales o automatizados.

D. EL DEPOSITO LEG AL:

Es una importante fuente de donativos para algunas bibliotecas.

Consiste en que algunas instituciones eligen a una biblioteca para
depositar sus fondos bibliográficos, al menos un ejemplar de cada
publicación editada por ellas. Si no existen tales bibliotecas
depositarias en cada país, se deben establecer cuanto antes para
que el público tenga libre acceso a las publicaciones.

1. EL CONTROL ISBN E ISSN:

El ISBN es el Número Internacional Normalizado para Lib ros

(International Standard Book Number) y el ISSN es el Número
Internacional Normalizado para Publicaciones en Sede (International
Standard Serial Number). Estos números aparecen generalmente en
la contraportada del libro y la revista respectivamente Nunc a se
repiten y es un número diferente asignado a cada ejemplar; se
utilizan preferentemente para actividades comerciales y permite
localizar una obra sin necesidad de hacer su descripción
bibliográfica.

51
La International Standard Organization (ISO) propuso, y se aceptó
internacionalmente, el código ISBN o número de identificación que
debe acompañar a cada una de las obras publicadas en el mundo, y
en consecuencia a los soportes bibliográficos que las referencia, que
son los catálogos y demás listas b ibliográficas.

El ISBN es un código de diez caracteres que los editores asignan a

sus libros. El ISBN típico se presenta en la siguiente forma:

-ISBN 84-7153-552-1

Tiene cuatro partes. La primera, que puede tener un número variable

de cifras, representa el código del país. España tiene el 84. El
segundo grupo de caracteres Identifica al editor. El tercer grupo de
caracteres es el código del título del libro, propio de la editorial. El
número total de caracteres en el conjunto de los códigos del país,
editor y título es siempre nueve. El último es un carácter de control.

La aplicación del ISBN en las bibliotecas simplifica

considerablemente los procedimientos para hacer pedidos y llevar
contabilidad. Podría también utilizarse como número adicional de
control en los préstamos interbibliotecarios.

En las bibliotecas que utilizan el tratamiento electrónico de datos, el

ISBN sirve de número de identificación y de tratamiento de cada libro
en todas las operaciones de la biblioteca.

52
2. EL REGISTRO INTERNACI ONAL DE PUBLICACIONES EN
SERIE

En 1979 LA ISO difundió una recomendación para la creación de un

Número Internacional Normalizado de Publicaciones en Sede (ISSN),
que Identificase de forma inequívoca el título de cada publicación en
serie.

a. FINES:

 Es un código normalizado de ocho cifras, la última de las cuales

es un número de control.

 No tiene otro significado que la identificación del título de una

publicación en serie.

 Esté asociado indisolublemente al titulo registrado bajo una forma

normalizada, definida como título -clave por el ISDS. A cada ISSN
corresponde un título clave único.

 Si una publicación en sede cambia de título, se determina un

nuevo título -clave al que se atribuye un nuevo ISSN

 El ISSN es compatible con el ISBN (número Internacion al

Normalizado de Libros). Un volumen de una colección recibe un
ISON como libro y el ISSN de la colección de la que forma parte.

b. VENTAJ AS:

 El ISSN, por sí solo, permite identificar una publicación en serie.

cualquiera que sean el lugar de edición y l a lengua.

53
 Asegura una identificación inmediata cuando se hace un pedido.

 Permite una comunicación rápida y eficaz entre editores, libreros y

distribuidores. mejorando los circuitos de venta.

 En las bibliotecas y centros de documentación facilita las

operaciones de identificación, adquisición, préstamo, etc. Acelera
el canje de publicaciones y simplifica la elaboración de catálogos
colectivos.

 Está ideado para el tratamiento con ordenador a todos los niveles

(actualización de ficheros, selección y transmi sión de datos).

VI. BALANCE DE COLECCIONES

En este apartado, se estudiará el segundo momento de la evaluación

donde cada acción se considera, como una actividad planeada,
organizada y dirigida por profesionales que permitan llegar a
resultados que retro alimenten cada uno de los procesos en la
conformación de la colección y comprobar el cumplimiento de los
objetivos propuestos por la unidad de información.

El tipo de colección que tiene los requisitos de los usuarios,

dependerá, en gran parte, de las temáticas que cubra y de la
variedad de recursos que se puedan adquirir en el mercado (interno o
externo) así tenernos: recursos bibliográficos (libros, publicaciones
periódicas y seriadas, folletos, documentos varios, material gris)
informes, memorias, etc. , recursos audiovisuales (cassettes,
películas, videos, otros), recursos tridimensionales.

54
El tener claros los objetivos de la evaluación es fundamental para
definir el qué y el cómo de su ejecución. Se citan a continuación los
objetivos señalados por Chá vez y Sequeira p.211, considerando
siempre las necesidades de información reales y potenciales de los
usuarios.

A. OBJETIVOS DE LA EVALUACION PAR A EL BALANCE DE

COLECCIONES

 Mantener una colección balanceada actualizada.

 Detectar las deficiencias de los materiales en la colección.

 Detectar material obsoleto en la colección.

 Detectar material en malas condiciones físicas para posterior

restauración o descarte.

 Justificar los gastos del presupuesto asignado para la adquisición

de los materiales.

Es indudable que este proceso de evaluación es importante,

justificado y necesario donde convergen cuestionamientos como los
siguientes: ¿Es efectiva la colección? ¿Se cumplen los objetivos de
la unidad de información? ¿Se satisfacen las necesidades de
información de los usuarios?

Los métodos usados en la evaluación de una colección suelen ser

variados de mayor o menor complejidad y con características propias
de conocer el comportamiento de una determinada variable en un

55
momento dado. En términos generales se puede hallar de dos
métodos: cuantitativos y cualitativos.

A continuación se incluye la división que hace Delgado, p.9, en

cuanto al tema:

VARIABLES OUE SE PUEDEN TOMAR EN CUENTA AL EVALUAR UNA

COLECCION

- to ta l d e v o l um enes , p i e zas , u ni d ad es , etc .

tam añ o - to ta l d e tí t ul os
- to ta l d e tí t ul os d u p lic ad os

Cu a nt itat i v as - c ons u ltas rá p id as

us o - pr és tam os para dom i c i l io
- pr és tam os par a c o n s u lta d en tr o
de la bi b l io t ec a

c an t id a d
- po r us u ar i o
- po r áre a d e c o n oc im i en t o
rec u rs os - po r ti p o d e m at er ia l
- po r f ec h a de pu b l ic ac i ón
- po r ad q u is ic i o nes an u a les

v a lor inf orm ati v o , r e c rea t i vo y/ o

i nt e lec tu a l de l os m at er ia l es de
ac u er d o a l as n ec es i d ad es de l os
us u ar i os y a l os f i nes , o bj et i v os y
m etas de la b i b l io t ec a
ad ec uac i ó n

Cu a l itat i v as
- am pl it u d
c o lec c i ón
- v ar ie d ad

ef ec t i v i da d
- au t or id a d
m ater ia l es - a lc a nc e
- ac t u al i za c i ón

56
B. DESCARTE

El descarte, consiste en retirar de los estantes y dejar fuera de

servicio aquellos libros o materiales que por diferentes causas no
son útiles a las bibliotecas.

El trabajo que conlleva esta actividad es importante, compleja y

fundamental para el buen funcionamiento de la unidad de
información.

El descarte debe ser sistemático, lo que lleva a una estrecha relación

con los procesos de evaluación y selección ya que si el material debe
ser eliminado debe de definirse si debe sust ituirse y qué material se
seleccionará que satisfaga una demanda.

1. Objetivos del descarte:

 Tener la colección al día

 Usar en forma más eficiente el espacio.
 Encontrar libros que necesitan reparación, encuadernación o
reemplazo.
 Estar en condiciones de dar un mejor servicio y dar a la biblioteca
una reputación de confianza.

2. Política de descarte:

Esta política debe incluir gulas que describan las acciones que
permitan un adecuado descarte.

Al igual que otras políticas que existan en la unidad de inf ormación

(selección, adquisición evaluación ...) indicará casos específicos

57
según dónde se deba aplicar. Algunas guías generales en el
descarte son:

 El descarte lo realizará el jefe de la biblioteca, en coordinación

con los subalternos (si los tiene) as í como un grupo representativo
de usuarios, ya que ellos también conocen la colección y las
necesidades de información propias de su campo.

 Todos los materiales de la unidad de información deben ser

evaluados periódicamente con el fin de reparar, reemplaz ar con
nuevas ediciones o descartar.

 Se eliminarán de la colección materiales tomando en cuenta los

siguientes aspectos:

- Materiales sin valor de contenido temático

- Materiales que no tienen ningún uso de acuerdo a los
controles de préstamo que aparece n en los libros, a pesar de
la promoción de los mismos.
- Materiales con presentación Impresa y deterioro severo.
- Materiales cuyo idioma no es accesible a los usuarios.
- Alto costo de reparación con el precio de nuevos ejemplares
de posible adquisición
- Duplicados innecesarios.

 Una vez seleccionado el materia de descarte, si se considera

necesario, se someterá al criterio o juicio de profesionales
experimentados en cada campo.

58
En las unidades de información destinadas a la investigación, como
es el caso de las jurídicas, debe cuidarse mucho el punto “descarte”,
puesto que la validez del material puede tener o cobrar vigencia en
cualquier momento, por las características mismas de la s
instituciones de las que forman parte; de cualquier manera el
descarte o el retiro de algún material, tendrá como punto fundamental
el mantener un control de calidad de la colección existente.

Cuando se decide descartar material de la colección, se debe decidir

si el material es válido para canjearlo, donarlo o debe de struirse.

Pueden señalarse tres pasos que concluyen las tareas propias de l

descarte:

- Eliminar los registros correspondientes al material.

- Indicar (sello) en el material el término “descartado”
- Confeccionar una lista del material descartado.

3. Conservación de los materiales:

Desde el proceso de adquisición y durante el procesamiento, el

material adquirido empieza a ser manipulado, aspecto que se
acrecenta cuando éste se pone al servicio de los usuarios.

Con el fin de prever el deterio ro temprano y excesivo en los

materiales, se citan a continuación algunas normas generales de
conservación.

59
  Evitar mantenerlos materiales expuestos a la luz del sol y al
agua (goteras, filtraciones de agua),al polvo, a la humedad y
temperaturas extrem as.

 Realizar una limpieza adecuada, tanto de espacio físico como

de los materiales, evitando el uso de productos químicos que
puedan deteriorar los mismos.

 Mantener un control constante de los documentos prestados.

 Vigilar la existencia de roed ores! polilla, comején, etc.

 No permitir:

- El mal acomodo de los materiales.

- El fotocopiado de materiales que requieran un cuidado
especial
- El almacenamiento de los materiales en el suelo.

 Abstenerse de:

- Hacer reparaciones inadecuadas a lo s materiales.

- Poner grapas ni clips a los materiales.
- Fumar, comer o introducir alimentos al laborar
donde se aloja e acervo

 Mantener:

- Equipo de seguridad necesario en caso de emergencia.

- Vigilancia constante en salas de exposiciones
- Una adecuada información para que los usuarios eviten:

60
 > Mojarse los dedos con saliva al pasar las
páginas del documento.
> Doblar las páginas para marcar la lectura.
> Mutilar los materiales.
> Fumar.

Toda unidad de Información debe tener un presupuesto dest inado a

la encuadernación, con el fin de proteger y conservar ciertos
materiales.

VII. LITERATURA CONSULTAD A

Albani, Juan. Manual de bibliotecología. Buenos Aires (Argentina):

Kapelusz, 1951.

Amat Noguera, Nuria. Técnicas documentales y fuentes de

información. Barcelona (España): Vox, 1978.

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En: Boletín sobre Prevención del Delito y Justicia Penal, n.14 -15,
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de Informacao Legislativa, a. 16 n.62, Brasilia (Brasil): abril -junio
1979.

Flores de la Fuente, María Lourdes. Directrices para la se lección de

documentos en unidades de Información latinoamericanas
especializadas en criminología. pp. 133 -140 En: Revista ILANUD, a.6
nos.17-18, San José (Costa Rica): 1983.

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e Interdisciplinario. San José (Costa Rica): s.e., [1990]. 7p.

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W ilson, Louis y Tamber Marince. La biblioteca universitaria su

organización, administración y funciones. Washington (Estados
Unidos): OEA, 1963.

64
 SEGUNDA UNIDAD

Organización
de
Colecciones

Rosita Li ( * )
Ma. Eugenia Briceño ( * * )
Luis Barrantes(‘’’)

* D ir ec tor a a .i . d e l Ce ntr o d e Doc um en tac i ó n d e IL A NU D

**Prof es or es de l a E s c ue l a de B i b li o tec o l og í a y C i enc i as d e l a I nf orm ac i ó n d e l a
Un i v ers id a d d e Cos ta Ric a .

65
 TABLA DE CONTENIDO

I. Propósitos de la organización de colecciones

II. Enfoque para el tratamiento especial de colecciones jurídicas

1. Clases de unidades bibliográficas

A. Tipos de documentos
1. Documentos primarios
a. Monografías
b. Publicaciones Periódicas
2. Documentos secundarios

III. Catalogación descriptiva

1. Conceptualización
A. Catalogación
B. Catalogación descriptiva
2. Materiales bibliográficos y sus partes
A. Encuadernación
B. Páginas preliminares
C. Texto
D. Accesorios

IV. Reglas de Catalogación Angloamericanas, 2da. edición

1. Estructura
A. Reglas para la descripción bibliográfica
B. Reglas para el establecimiento de puntos de
acceso. Parte II
C. Reglas para la descripción bibliográfica

66
 D. Reglas para establecer puntos de acceso

V. Organización de catálogos
1. Fichas
A. Definición
B. Elementos de la ficha
C. Tipos de fichas
2. Catálogos
A Definición
B. Formas de presentación
C. Tipos de catálogos
D. Ordenación de catálogos

VI. Clasificación del contenido de los documentos

1. Acceso por materias
A. Uso de tesauros
1. Descriptor uniforme
2. Terminología
3. Entrada específica y directa
4. Definición de tesauro
5. Estructura de un tesauro
a. Sección alfabética
b. Sección esquemática
c. Indice permutado
6. Tesauros disponibles en el campo jurídico y
promovidos por ILANUD
7. Metodología para el análisis de material

2. Esquemas codificados - introducción

A. La Clasificación Decimal Universal
B. Clasificación Decimal Dewey

67
 C. La signatura topográfica con Dewey y Cuter
1. Composición de la signatura topográfica
2. Esquema de Dewey
3. Notas e instrucciones del esquema
4. Derecho clasificado por países

VII. Literatura Consultada

68
 SEGUNDA UNIDAD

ORG ANIZACION DE COLECCIONES

Bach. Rosita Li
Prof. Ma. Eugenia Briceño
Prof. Luis Barrantes, M.LS.

I. PROPOSITOS DE LA ORG ANIZACION DE COLECCIONES

En las sociedades modernas el acceso ágil y preciso a la información

de la más variada naturaleza se ha constituido en una necesidad de
primordial importancia. Lo mismo para el Investigador universitario
como para el magistrado, el defensor y el abogado litigante, la
información oportuna adquiere un valor incalculable para el eficaz
desempeño de sus actividades. Una vez que los documentos han
sido seleccionados, pedidos y registrados, deben ser organizados
para una adecuada recuperación.

La información recopilada se presenta en forma de: documentos, los

cuales pueden ser impresos multigrafiados o manuscritos, de
fotografías, mapas, de grabaciones s onoras, de documentos legibles
a máquina, discos magnéticos y cintas Estos documentos deben
almacenarse y conservarse Con miras a su recuperación. Cuando se
tiene mas de un centenar de documentos, se les debe clasificar en
un orden determinado e Indizados . De ahí que ante el crecimiento
Vertiginoso de toda clase de publicaciones relativas al derecho, los
juristas ven amenazada la eficacia de su labor, frente a la

69
imposibilidad de obtener, rápida y oportunamente toda la Información
relevante.

Por ello, los métodos de organización y tratamiento de la colección

de una biblioteca especializada deberán ser más flexibles
(adaptables) y elaborados que en otras bibliotecas, debido a la
necesidad de adaptados a las demandas especificas de los usuarios.

Dentro del aspecto documental, se puede decir que para estudiar el

derecho es necesario tener: una colección actualizada de legislación,
resoluciones de jurisprudencia y documentos en doctrina. Pero no
sólo eso es importante, sino también, contar con un sistema de
clasificación, catalogación e indización que constituya una vía eficaz
para la rápida localización de esos textos requeridos y,
principalmente, que permita contar con un medio seguro de acceso a
esa información.

En cuanto a la organización, es importante me ncionar que el análisis

de la información Jurídica presenta una serie de problemas
relacionados con los contenidos de la documentación, lo cual es
importante de tener en cuenta en el momento en que ingresan a la
biblioteca los materiales. Ello se deb e a que, en muchos casos,
tenemos las herramientas para el ordenamiento del material y no así
las políticas para el tratamiento de ese material. El derecho es una
materia que por sus características presenta la información en tres
tipos de fuentes distinta s: a doctrina, la legislación y la
jurisprudencia.

En relación a la ordenación de materiales bibliográficos, cada

biblioteca, debe seguir pautas establecidas, deberá organizar y
dividir la colección en tantas secciones como lo requiera: sección de

70
referencia, sección de publicaciones periódicas, sección
monográfica, etc.

El trabajo de análisis, de síntesis y de interpretación suele ir

acompañado de la crítica y la evaluación de los datos de base.

El tratamiento de los documentos se efectúa con miras a s u difusión

y a su utilización en respuesta a preguntas concretas realizadas por
los usuarios, pero este tratamiento debe, también, satisfacer otras
necesidades de los usuarios.

El tratamiento homogéneo de la información se alcanza tomando en

cuenta las ca racterísticas de los documentos y las políticas
establecidas para su organización. Ello permitirá:

a) llevar un control sistemático de los materiales que posee la

biblioteca.

b) informar a los usuarios del contenido de los documentos (a

través de la recu peración temática).

c) ubicar físicamente los documentos en las estanterías

d) almacenar sistermáticamente los documentos (clasificación

y catalogación)

e) recuperar en forma ágil el material existente

f) realizar inventarios de la colección

71
II. ENFOQUE PAR A EL TRATAMIENTO ESPECI AL DE
COLECCIONES JURIDICAS

No se puede negar que para una buena administración de justicia es

necesario conocer acerca del Derecho; por ejemplo lo que implica el
conocimiento de las disposiciones legislativas aplicabl es a casos, la
jurisprudencia que son Preceptos jurídicos emitidos por los tribunales
de justicia y las opiniones de los juristas en relación a la materia
doctrinal.

También es importante conocer y diferenciar las fuentes

documentales que son los docu mentos primarios y secundarios
mencionados a través de esta unidad y las fuentes del derecho como
son la doctrina, legislación y jurisprudencia, que se pueden
considerar el saber jurídico, ya que son la base no sólo de la
administración de justicia, sino de toda la actividad jurídica en su
creación.

La legislación como fuente del Derecho, se entiende en un sentido

amplio, no sólo las leyes que se aprueban en órganos legislativos,
sino también, todo tipo de normas administrativas y las disposiciones
de interés general publicadas en periódicos oficiales.

Se entiende por jurisprudencia el total de las disposiciones

jurídicas emitidas por los tribunales jurisdiccionales que, aunque
carezcan de obligatoriedad legal, constituyen los lineamientos a
tomar en cuenta para la administración de justicia.

72
La doctrina, es el estudio del Derecho desde el punto de vista
teórico, en donde se plantean teorías en abstracto. Además la
doctrina es el material más variado , porque a parte de que se
publica como mo nografía, puede aparecer en revistas u otro materia l
de publicación periódica, así como en ediciones conmemorativas o
en homenajes a algún jurista de renombre.

Por la diversidad de fuentes que presenta la doctrina, sería necesario

establecer políticas de tratamiento y análisis de información. Así, un
manual o tratado en derecho penal es un documento, de carácter
general, que trata una gran cantidad de materias, por lo que una
política de indización sería el incluirlas tablas de contenido, a fin de
no tener que asignar un sinnúmero de descriptores, que no
reflejarían el contenido del documento.

Son muchas las fuentes del Derecho. Principalmente las leyes que se
crean día a día y que se unen al ya existente acervo bibliográfico
dentro del campo jurídico, o l os juristas que escriben grandes
cantidades de páginas de doctrina que se recogen en libros y
revistas o los jueces que en sus resoluciones generan cantidades
inmensas de sentencias. Todo esto refleja un incremento constante
en la información jurídica.

El manejo de tanta documentación en una institución, requiere de

formas y medios de tratamiento que permitan su fácil recuperación.
Para ello, es importante que las bibliotecas establezcan sus políticas
de tratamiento de la información. Por ejemplo con la le gislación, si la
biblioteca no es la entidad que deba conservar y controlar la
legislación vigente, entonces lo mejor será conservar únicamente la
legislación comentada y anotada. cuyo tratamiento seria igual al de la
doctrina. Similar tratamiento se aplic aría con la jurisprudencia. En

73
cuanto a la doctrina, es la información que poseen las bibliotecas y
el tratamiento es muy simple (catalogación, clasificación e
indización).

Es importante mencionar que todas las bibliotecas poseen, dentro de

sus colecciones, material en doctrina. El factor por el que realmente
funcionan las bibliotecas es por su acervo bibliográfico, pero en
algunas ocasiones, ciertas bibliotecas Incluyen dentro de sus labores
otros, aspectos como son el mantenimiento de un catálogo con la
legislación vigente, labor que corresponde muchas veces a otra
Institución. Con la jurisprudencia también sucede igual, por lo que
existe duplicación de labores en las bibliotecas. Esta mención se
debe a que el tratamiento para el material en legislación y
jurisprudencia requiere de un análisis especial, por lo que sería más
recomendable para las bibliotecas manejar solamente la doctrina.

Es importante mencionar algunos aspectos en relación con la

jurisprudencia y la legislación.

El problema documental c on relación a la materia jurisprudencial se

debe a:

a) que en algunos documentos, la dif usión contempla sólo la

publicación de extractos de las sentencias que contienen las
resoluciones jurídicas emitidas por el tribunal, que esta
jurisprudencia

b) las diferentes formas de redactar un mismo contenido (caso)

c) la enunciación solamente de las etapas procesales

74
d) la asignación de un título insuficiente respecto al contenido de
la jurisprudencia

La jurisprudencia carece de una publicación oficial que la difunde

dentro del gremio jurídico, por lo que puede aparecer en varias
publicaciones y ofrecer informes diferentes en relación a un mismo
documento de origen (caso). Es importante distinguir entre la
jurisprudencia, que como información, debería consti tuir el núcleo de
cualquier sistema y los documentos donde ésta aparece publicada
que tan sólo son datos de referencia en algunas ocasiones.

La jurisprudencia es publicada, generalmente, en revistas o

apéndices, mientras la legislación se publica en perió dicos oficiales,
gacetas del gobierno, etc.

Dentro del tratamiento que se debe dar a la jurisprudencia, no sólo

está la tradicional catalogación descriptiva de la misma, sino que se
debe incluir:

a) tipo de documento (jurisprudencia)

b) el tribunal que generó esta resolución

c) jurisdicción a la que pertenece

d) campo temático del documento

e) fecha de resolución

75
f) datos de identificación del caso y sentencias que le dieron
origen.

En cuanto a la legislación se puede decir que las leyes son las

disposiciones, de carácter general y abstracto, que aprueba el poder
legislativo, de acuerdo con procedimientos constitucionales
establecidos para tales efectos y que promulga el poder ejecutivo.
Su vigencia se Inicia con su publicación en un periódico of icial y
termina con la entrada en vigencia de una nueva ley que la deroga
expresamente o que , es total o parcialmente Incompatible con ella.

La indización de la legislación es una de las más complejas por la

diversidad de los formatos que ofrece y por la diversidad de fuentes
que la contienen. Los formatos que ofrece la legislación son:

a) códigos

b) legislación penal

c) reglamentos

d) constituciones

e) acuerdos, resoluciones y circulares administrativas

Uno de los Inconvenientes al momento de dar tratamiento a una

legislación es el desconocimiento de su vigencia al momento de
realizar el procesamiento técnico de dicha ley.

76
Por todos los inconvenientes que presenta el análisis de una ley
sería importante que la biblioteca definiera una política de análisis de
las mismas, estableciendo, por ejemplo, que sólo se indizará la
legislación comentada, ya que, este tipo de ley suele ser de gran
Interés para el investigador que busca coacción específica sobre las
soluciones legislativas y que generalmente establece doctrina.

La Interpretación de las leyes en forma reiterada, firme y de

observancia obligatoria, es la jurisprudencia, las cuales son
sentencias pronunciadas por la Corte Suprema de Justicia.

El tamaño de las disposiciones legislativas puede v ariar desde un

simple párrafo que deroga un artículo, hasta voluminosos
documentos como es el caso de los códigos. En la legislación juegan
un papel fundamental las disposiciones de índole organizacional.

En lo que respecta al trabajo de análisis de infor mación los centros

de documentación y de Información se han dado a la tarea de
trabajar, en forma conjunta, con el especialista en el campo. Por
ejemplo en un centro especializado en derecho constitucional se
contrataría a un especialista en constituciona l a fin de que realice la
labor de indización, de resumen, etc. de los documentos. Este
trabajo interdisciplinario es importante, ya que, al momento, ninguna
escuela de bibliotecología forma a sus estudiantes con énfasis en
determinadas ramas del conocim iento, sino que, en forma general.
Por lo anterior, es Importante que el bibliotecario esté consciente de
esta necesidad de trabajar en forma interdisciplinaria con los
especialistas en las diferentes ramas del conocimiento jurídico.

77
1. Clases de unidades bibliográficas

Al hablar de tipos de documentos es necesario mencionar que

existen fuentes productoras de documentos y las fuentes portadoras
de información. Las primeras se refieren a las instituciones que
generan Información y/o documentos. Las seg undas se pueden dividir
en:

1. Fuentes de información bibliográfica que ofrecen información

original, y que son los llamados documentos primarios; y

2. Fuentes de información de referencia: que brindan información

acerca de los documentos primarios, o sea, recopilan listas de
documentos primarios, y son los llamados documentos
secundarios o terciarios.

A. Tipos de documentos

1. Documentos primarios: Son los documentos originales en su

totalidad y que pueden ser presentados de diferentes formas.

a) Monográficos:

a.1 Libro: la conferencia general de La Unesco lo

define como: “una publicación no periódica,
impresa que tiene, sin contar las tapas, por lo
menos 49 páginas” y a un folleto como: “una
publicación no periódica, impresa que tiene por lo

78
menos 5 páginas pero que no pasa de las 48
páginas, sin contar las tapas".

Actualmente se publican miles de libros por año,

estos se pueden dividir en libros de enseñanza, los
cuales ofrecen información básica sobre un tema y
sirven para lectura o estudio y no tanto para
consultas rápidas, y por libros de referencia que
proporcionan esencialmente, información
específica.

El material de referencia por su ordenación y

presentación comprende índices, listados,
diagramas, etc. Las obras de referencia tienen la
función de asistencia personal y directa a los
lectores que requieran datos concretos. El material
de referencia son libros de consulta continua y
frecuente que sirven de apoyo, brindan datos
concretos, dan orientación, son de fácil consulta
y normalmente su información es actualizada.

Dentro de los documentos primarios los libros o

documentos monográficos se pueden dividir en:

 Obras de conjunto: diccionarios, glosarios,

tratados, manuales, legislación especial,
códigos, constituciones, léxicos, vocabul arios y
enciclopedias, etc.

79
 Obras particulares: monograf ías, tesis, artículos
de revistas ensayos o estudios, informes
técnicos, antologías, actas de congresos o
seminarios, etc.

 Obras de cierta periodicidad: revistas.

periódicos, boletines, memori as, informes,
gacetas, repertorios, almanaques, índices, y
otros.

 Documentos gráficos: mapas, dibujos, planos,

estadísticas, y otros.

Algunas de las obras de conjunto y particulares de

mayor ingreso a una biblioteca son:

 Documentos de congresos: es el material que

se recopila como producto de congresos,
coloquios o simposios y el documento que se
genera como resultado de ellos se publica en
forma de volumen o de separata.

 Tesis: son trabajos de investigación presentados

ante un tribunal a fin de obtener un título
universitario. Son muy importantes, ya que
generalmente incluyen una lista bibliográfica de
material en el tema, así también porque
contribuyen con un nuevo aporte en el campo
temático investigado.

80
  Artículos en revistas: es doctri na generada
por los juristas y que es importante tomar como
documento al momento de realizar el análisis de
información bibliográfica.

 Normas: el término se utiliza refiriéndose a

publicaciones en las que se incluyen
especificaciones, códigos de prácticas
convencionales, recomendaciones, etc.

 Patentes: se les denomina a un título de

propiedad que se le confiere a un inventor.

 Artículos o ponencias en monografías: este

material debe ser seleccionado de entre
documentos publicados en homenaje a algún
jurista o en seminarios, congresos,
conferencias, etc., para ser analizado como un
documento independiente dentro de la
colección.

B. Publicaciones periódicas: las publicaciones

periódicas son publicaciones colectivas, con título
legal, que aparecen a intervalos regulares o
irregulares y en las que los fascículos publicados
se encadenan cronológica, numérica y
consecutivamente.

81
Las series son los documentos denominados
publicaciones intermedias entre el libro y las
revistas o documentos publicad os bajo una serie.
Cada volumen está numerado dentro de cada serie
la cual lleva un título permanente.

Las publicaciones periódicas primarias son las que

presentan artículos originares, y difieren de las
publicaciones periódicas secundarias, en que su
contenido se refiere a documentos primarios. Las
más comunes son el periódico y la revista

Los periódicos son los que publican una

información rápida. esta puede ser política,
científica, literaria o deportiva. Su periodicidad
es frecuente (diaria o seman al). Brindan al lector
noticias de primera mano, en algunas ocasiones
incluyen Información que más tarde podría ser
publicada en revistas o libros.

Las revistas son un material que transmite cultura

e información. Comprende tres elementos
esenciales: las secciones permanentes que
permiten seguir de cerca la ciencia u otro objeto de
la revista, los estudios sobre puntos particulares y
los estudios sintetizados.

La composición más común de una revista jurídica

es:

82
a) una editorial que presenta hechos e i ndica la
importancia de los mismos

b) doctrina, que Incluye artículos de fondo

c) legislación comentada

d) jurisprudencia comentada

e) bibliografías metódicas y sistemáticas

f) crónicas, noticias

g) información sobre congresos, reuniones,

seminarios

h) anuncios

Entre las publicaciones periódicas también se

pueden mencionar:

 Boletines: son publicaciones periódicas

generadas por organizaciones, instituciones o
asociaciones que incluyen información sobre
dicha organización o de su campo de t rabajo.

 Publicaciones oficiales (gacetas oficiales):

son boletines que pueden incluir decretos
gubernamentales, estadísticas de población,

83
 de producción o bien pueden ser publicaciones
de organismos internacionales.

 Memorias o informes: son publicaciones

generadas como resultado de las labores
realizadas durante cierto período en las
diferentes instituciones gubernamentales o no
gubernamentales.

2. Documentos secundarios: son documentos que incluyen datos

e información referida a documentos primarios y su forma de
presentación es a modo de inventarios o resúmenes de publicaciones
primarias.

Entre los documentos secundarios se puede mencionar:

a) Boletines de resúmenes (abstracts): son publicaciones

periódicas constituidas por una serie de títulos con su
correspondiente resumen y generalmente ordenados por
temas. Los boletines pueden ser de diferentes tipos: de
índices, indicativos y analíticos.

b) Catálogos comerciales: son producidos por empresas o

editoriales, anunciando sus productos o publicaciones. Son
útiles para ofrecer el servicio de información en referencia y
para ser utilizados en selección y adquisición de materiales.

c) Catálogos de bibliotecas: son listas de publicaciones o

documentos que se conservan en determinada biblioteca

84
 (listas de nuevas adquisiciones). Generalmente, se difunden
con cierta periodicidad.

d) Catálogos colectivos: son listados de colecciones que se

encuentran en varias bibliotecas de un país determinado,
indicando a su vez en qu é biblioteca se encuentran.

e) Bibliografías: son listas de documentos primarios

elaboradas de acuerdo a un orden y fin determinado. Son
diferentes al catálogo ya que en la bibliograf ía hay
ciertas libertades y no se incluye la signatura topográfica
para ubicación física.

d) Guías bibliográficas: son listados sobre diversas fuentes

de referencia.

e) Repertorios o directorios: son listas alfabéticas de

organizaciones, instituciones y personas.

f) Anuarios: son publicaciones anuales dirigidas por una

organización, en los que se incluyen conocimientos
prácticos.

III. CATALOG ACION DESCRIPTIVA

1. Conceptualización

A. Catalogación

85
El proceso de catalogación está constituido por un conjunto de
operaciones realizadas por el bibilotecólogo, con el fin de
transformar las informaciones contenidas en los documentos.

Estos procesos sirven para identificar un documento y su contenido

de los otros documentos existentes en la colección de este modo,
permitir la búsqueda de la información seleccionada.

Conlleva la elaboración y creación de un subproducto o documento

secundario que actúa como intermediario e instrumento de búsqueda
obligado, entre el documento original y el usuario que solicita la
información y localización del documento.

Este proceso involucra tres fases principales:

a) Descripción bibliográfica: conjunto de procedimientos físicos y

formales que comprenden la identificación de referencias, la
ordenación y el registro del documento.

b) Catalogación representación normalizada de los datos

documentales para la localización física de los documentos
ordenados en forma de catálogo sistemático.

c) Indización: consiste en extraer los conceptos del texto de un

documento y expresarlos con la ayuda de un lenguaje
controlado (palabras clave, desc riptores, clasificación).

B. Catalogación descriptiva

La catalogación descriptiva se da por la fusión de las fases a y b, de

manera que se encarga de hacer una descripción precisa y exacta de

86
los documentos, a través de procedimientos formales y normaliz ados
que permiten representar esos documentos y presentarlos en forma
de catálogo sistemático.

2. Materiales bibliográficos y sus partes

Es de vital importancia para la catalogación descriptiva el

conocimiento de todas aquellas Partes del libro o materi al
bibliográfico que contienen la información que describe o detalla el
documento.

Según Gates, las partes que componen un libro, pueden agruparse

de la forma siguiente:

- Encuadernación
- Páginas preliminares
- Texto
- Accesorios

A. Encuadernación

Mantiene juntas y protege las páginas y facilita e manejo del libro. La

encuadernación está formada por dos partes: la cubierta y el lomo,
además puede presentar accesorios como la sobrecubierta o chaleco,
las guardas.

Cubierta: Sirve para proteger el libro, puede ser de papel no cuando

la encuadernación es rústica o bien de otros materiales como tela,
cuero, etc. cuando la encuadernación es de lujo.

87
La información que incluye básicamente es: el título, a veces
ilustraciones, el autor, la casa editora.

Sobrecubierta o chaleco : No es parte integral del libro, función es

hacer más llamativa la información del libro. Su principal es
comercial pero también protege el libro. Generalmente tienen chaleco
o sobrecubierta los libros con empaste de lujo. La informació n que
incluye es el titulo el autor (es) y la casa editora. Puede presentarse
información importante en las solapas que son las partes del chaleco
que se doblan hacia el interior de la cubierta. En esta parte, el editor
imprime datos comerciales, informaci ón histórica de la a y en algunas
ocasiones, información sobre el autor.

Lomo: Es la parte del libro opuesta al corte de las hojas. Aquí se

incluye generalmente el título de la obra, el nombre del autor, a
veces el editor y la serie.

Hojas de encuadernad or: Son hojas de papel que ponen

encuadernadores pegadas al reverso de la cubierta para nada, a
veces se imprime en ellas algunos datos de utilidad como gráficos,
tablas, mapas, reglas, etc.

B. Páginas preliminares

Son las que preceden al texto. Comprend en: la guarda, anteportada,

la frenteportada. portada dedicatoria, el prefacio o prólogo,
introducción, talla de contenido, índice de ilustraciones,

Guarda: Son las páginas en blanco que ponen los encuadernadores

al principio y al final de los libros! des pués haber sido cosidos.

88
Anteportada: También se le llama portadilla o falsa portada, es la
primera hoja impresa del libro y le sirve de protección. en ella va el
título de la obra, además incluye el titulo de la serie o colección, en
caso de que pertenez can a una.

Frente portada o contraportada : Es el reverso o vuelta de la

anteportada donde suele colocarse alguna ilustración relacionada
con el tema de la obra, la lista de obras, bibliografía del autor o
aveces, el titulo de la serie o colección a la que pertenece el libro.
En las obras de varios tomos la frenteportada lleva, además el título
general de la obra, el sumario de todos los tomos de la colección.

Portada: Es la primera página impresa importante de un libro Los

elementos que la componen son:

Título
Subtítulo
Autor
Compilador, editor, ilustrador, traductor, etc.
Número de la edición
Pie de Imprenta

Título: palabra o frase con la que se denomina o se hace conocer el

asunto o la materia de una obra. Identifica el libro, dIstinguiéndole de
otros similares.

Subtítulo: frase que aclara el sentido del titulo y la finalidad de la

obra, fija el criterio o punto de vista desde el cual se estudia la
materia.

89
Autor: es la persona o institución responsable del contenido
intelectual de la obra.

Compilado r editor, ilustrador, traductor, etc.: personas o instituciones

que han contribuido, además del autor, en la elaboración de la obra.

Número de la edición : es el primero que identifica el conjunto de una

obra impresa de una vez sobre el mismo molde. Se inc luye también
aquí información sobre las reproducciones o reimpresiones de la
obra.

Pie de imprenta comprende el lugar donde se ha editado el libro, el

nombre de la casa editora y la fecha de publicación.

En el reverso de la portada se puede encontrar inf ormación como,

fecha del registro de los derechos de autor o copyright, el privilegio,
la licencia o imprimatur y la marca tipográfica (para libros antiguos).

Dedicatoria: página en la cual se consigna el nombre o nombres de

las personas a quienes el auto r dedica el libro.

Prefacio o prólogo : en él que el autor expone las razones las cuales

ha escrito la obra, indica el plan seguido para su elaboración, los
propósitos, a quiénes va dirigida y expresa su agradecimiento a los
colaboradores.

En algunas ocasiones esta parte la escribe un tercero y consiste

entonces, de un estudio de la personalidad del autor, los méritos de
la obra, etc.

90
Introducción similar al prefacio o prólogo, explica el abordado en la
obra y el plan adoptada para su exposición.

Tabla de contenido: consiste en la lista de los capítulos en que se

divide la obra, con el número de página donde cada de ellos
comienza; si esta tabla es detallada, puede servir como guía genera l
del contenido de la obra.

Indice de ilustraciones : es el que com prende láminas, grabados,

mapas, diagramas, etc., indicando el número de página donde se
encuentran dentro de la obra.

C. Texto

Es el que comprende todos los capítulos numerados y constituye el

cuerpo de la obra. Básicamente una obra puede dividirse en dos
partes generales

a) División intelectual: comprende la estructura

físicometodológica en que, se presenta la obra, constituida por
tomos, partes, libros, secciones, capítulos y párrafos.

b) División material: comprende el volumen, cuadernillo, hoja,

página, renglones.

D. Accesorios

Los accesorios aparecen a continuación del texto y pueden estar

constituidos por: apéndices; bibliografías; glosarios; notas; láminas;
fe de erratas; índices: suplementos; colofón; etc.

91
Todos estos accesorios pu eden brindar información importante para
la descripción del documento.

IV. REGLAS DE CATALOG ACION ANGLO AMERICAN AS, 2da.

EDICION

1. Estructura

Las reglas de catalogación siguen el orden lógico de las operaciones

realizadas por el catalogación en la m ayoría de las bibliotecas y
unidades de información.

Las reglas se presentan divididas en dos partes secciones. La parte

primera contiene las reglas relativas a descripción física del ítem; la
segunda presenta las reglas relativas a la determinación y
establecimiento de los puntos acceso o encabezamientos bajo los
cuales se ordenará los catálogos. Tanto en la parte primera como en
la segunda, las reglas van de lo general a lo específico. Algunas
reglas aparecen como reglas alternativas o adiciones optativ as,
indicando que pueden existir diferentes soluciones a un mismo
problema. El uso de estas reglas presupone que el catalogador
necesita ejercer su juicio crítico y de interpretación.

Las Reglas contienen además, cuatro apéndices:

A Uso de mayúscul as
B Abreviaturas
C Números
D Glosario

92
Además, generalmente, se incluye para cada regla uno o varios
ejemplos que deben tomarse como ilustrativos y no como
prescriptivos.

A. Reglas para la descripción bibliográfica

Esta parte de las regla s comprende del capítulo 1 al 13 y contiene

instrucciones sobre la forma de hacer la descripción de un ítem. Se
basan en el marco general de la descripción de los materiales de
biblioteca ISBD (G) (Descripción Bibliográfica Internacional
Normalizada Genera l). Las siglas corresponden al nombre en inglés:
General Internacional Standard Bibilographic Description).

Los capítulos que comprende la primera parte son los siguientes:

1 Reglas generales para la descripción
2 Libros, folletos y pliegos impresos
3 Materiales cartográficos
4 Manuscritos
5 Música
6 Grabaciones sonoras
7 Películas y videograbaciones
8 Materiales gráficos
9 Archivos de datos legibles por máquina
10 Artefactos tridimensionales
11 Microformas
12 Publicaciones en serie
13 Análisis

Para los efectos de esta uni dad estudiaremos básicamente los

capítulos 1,2, 11, 12 y 13.

93
B. Reglas para el establecimiento de puntos de acceso. Parte
II

Las reglas de la parre segunda se presentan en seis capítulos,

numerados del 21 al 26.

21 Elección de puntos de acceso

22 Encabezamientos de personas
23 Nombres geográficos
24 Encabezamientos de entidades
25 Títulos uniformes
26 Referencias

C. Reglas para la descripción bibliográfica

El primer capítulo de las Reglas es básico, ya que en él se exponen

las reglas generales, aplica bles a los demás capítulos en cuanto a
estructura y orden de los datos. Este capítulo se divide en:

 Reglas generales
 Area del título y de la mención de responsabilidad
 Area de la edición
 Area de los detalles específicos del material (o tipo de
publicación)
 Area de publicación, distribución, etc.
 Area de la descripción física
 Area de la serie
 Area de las notas
 Area del número normalizado y de las condiciones de
disponibilidad
 ltems suplementarios

94
 ltems compuestos por diverso s tipos de materiales
 Facsímiles, fotocopias y otras reproducciones

Las reglas de catalogación establecen tres niveles de detalle para la

descripción física de los materiales. Para los efectos de esta unidad
se utilizará el primer nivel de descripción, cuyo esquema es el
siguiente:

Título propiament e dicho pr im era mención de

responsabilidad, si dif iere del encabezamiento del asiento
principal en f or ma o número o si no hay un encabezam ient o
de asiento pr incipal -- Mención de edición. -- Detalles
específ icos del mat erial (o tipo de publicación). -- Primer
editor, etc., f echa de publicación, etc.

Páginas; ilustraciones; dimensiones

Notas
ISBN

Los capítulos del 2 al 13 presentan reglas para los tipos específicos

de materiales, todas enmarcadas dentro del esquema de las reglas
generales del primer capítulo. En cada capítulo aparecen las
referencias correspondient es a la aplicación de las reglas generales.

Las reglas en cada capítulo aparecen numeradas en facetas,

indicando:

Capítulo. Area. Nombre de la regla texto(s) específico (s)

Ejemplo:

95
1.4.G1

Capítulo No.1. Area de publicación, distribución, etc. Regla G (Lugar

de fabricación) Texto de la regla.

Para cada capítulo, las reglas guardan una relación nemotécnica con
respecto a la numeración del área del capítulo 1 de las reglas
generales, como sigue:

0 Reglas generales
1 Area del título y de la mención de re sponsabilidad
2 Area de la edición
3 Area de los detalles específicos del material (o tipo de
publicación)
4 Area de la publicación, distribución, etc.
5 Area de la descripción física
6 Area de la serie
7 Ares de las notas
8 Area del número normalizado y de las condiciones de
disponibilidad
9 Items suplementarios
10 Items compuestos por diversos tipos de materiales
11 Facsímiles

Así por ejemplo:

3.0 equivale a las reglas generales para los materiales

cartográficos.

96
D. Reglas para establecer puntos de a cceso

Una vez que se ha completado la descripción física del ítem, de

acuerdo con las reglas de la primera parte, deben agregarse los
encabezamientos y títulos uniformes que serán los puntos de acceso
en los catálogos.

Las reglas de la segunda parte trat an sobre la elección de esos

puntos de acceso, tanto los principales como los secundarios , así
como de la forma de los encabezamientos, los uniformes y las
referencias. Esta parte mantiene el mismo esquema de la primera
parte, presentando las reglas de lo general a lo especifico.

Estas reglas se aplican a todos los materiales de la biblioteca,

independientemente del medio en el cual se publiquen y de si son
publicaciones enserie o no.

V. ORG ANIZACION DE CATALOGOS

1. Fichas

A. Definición

La ficha es la unidad mínima del catálogo y su función es informativa

porque ofrece una idea general de la obra que se describe.

El tamaño estándar de una ficha para biblioteca es de 7 x 12 cm., se

considera que con este tamaño pueden escribirse perfectamente 60
palabras mecanografiadas. Este tamaño más de ser cómodo permite
el intercambio con otras bibliotecas.

97
Las fichas pueden hacerse dactilografiadas o impresas, son
dactilografiadas, la letra más recomendable es la tipo elite.

Según el tipo de catalogación que se lleve a cabo en una biblioteca,

pueden obtenerse conjuntos de fichas variables o únicas.

Fichas variables: cuando el juego está formado por una ficha con la
descripción completa dei libro, llamada ficha principal y por otras
más abreviadas, denominadas fichas secundarias. Con este método
se pierde más tiempo determinando qué información se abrevia o
suprime si se reproducen completas.

Fichas únicas: juegos de fichas donde todas contienen la misma

información. Las secundarías son una copia exacta de la pri ncipal

B. Elementos de la ficha

Encabezamiento de autor: El autor es la persona o entidad

responsable del contenido intelectual o artístico de una obra.

Se coloca en el cuarto renglón y a nueve espacios del borde

izquierdo de la ficha. Los element os del encabezamiento de autor
son:

Primer apellido, segundo apellido, nombre, fecha de nacimiento -

fecha de muerte

Si no se utilizan fechas, se pone un punto al final del nombre. Si se

necesita más de un renglón, los siguientes se entran a 15 espacios
del borde izquierdo.

98
Este dato corresponde al punto de acceso o encabezamiento de la
ficha y se asigna, generalmente al final, una vez hecha la descripción
física.

La descripción física de un ítem se esquematiza en la ficha en 7

áreas:

1 Título y mención de responsabilidad : incluyendo también las

menciones de autores subsidiarios como ilustradores, traductores,
etc.

Esta área contiene:

 Título: nombre por el que se conoce el ítem

 Subtítulo: palabra o frase que sigue al título y que explica,
clarifica o da el alcance del contenido de la publicación
 Título alternativo: segundo título Introducido por la conjunción "o”
o sus equivalentes en otras lenguas
 Título paralelo: título en otro idioma
 Mención de autor: transcripción del nombre del autor, tal y como
aparece en la portada.

El título se empieza a escribir en el renglón siguiente al del

encabezamiento y a 12 espacios del borde izquierdo de la ficha. Los
renglones siguientes de esta área se entran a 9 espacios del borde
izquierdo de la ficha. La puntuaci ón de esta área la dan las Reglas
de Catalogación.

La mención de responsabilidad se separa del título por una diagonal

(/), se transcribe de la portada tal y como aparece. Se omiten de la

99
mención los títulos de distinción, honor, tratamiento y sus
abreviaturas, pero no los títulos de nobleza.

Cuando dos o tres autores se incluyen en la mención, se separan por

coma. Si hay más de a autores, solo se incluye el primero, la omisión
de los otros se indica mediante la expresión ...[et.al],
correspondiente a la frase latina "et alii" que quiere decir "y otros”.

2. Mención de edición : esta área se escribe en el mismo renglón, del

área anterior, hasta donde el espacio lo permita. El número de
edición se escribe con números arábigos siempre la palabra edición
se representa con la abreviatura "ed."

3. Pie de imprenta : Es el término utilizado para designar la

información sobre:

Lugar de publicación : ciudad en que están localizadas las oficinas de

la casa editora.

Casa editora: entidad responsable del costo de impr esión y la

distribución de la publicación.

Fecha de publicación : año en que se llevó a cabo la publicación.

4. Colación: Es el área de la descripción física del material

bibliográfico. Incluye información sobre:

Número de páginas
Material ilustrativo
Dimensiones

100
5. Serie: Grupo de monografías que se publican sucesivamente y que
están relacionadas unas con otras por un título colectivo.
Generalmente están publicadas por la misma casa editora y en el
mismo formato.

6. Notas: Información pertinente a la o bra que no ha podido incluirse

en las otras áreas de la descripción. Cada nota constituye un párrafo
aparte.

7. Número normalizado: Es el número internacional normalizado del

libro. Se encabeza con las siglas ISBN.

C. Tipos de fichas

Ficha principal: Es la ficha que incluye toda la información acerca de

un libro. Lleva incluido además el trazado o registro donde se indican
todas las secundarias que se hacen.

Ficha secundaria Su función es representar el libro en el catálogo por

otros elementos que no s on su autor principal y por los cuales el
usuario podría buscados.

Según el encabezamiento que se les asigne, se llaman:

 Secundarias de autor
 Secundarias de título
 Secundarias de materia
 Secundarias de serie, etc.

101
Se diferencian de las principales en qu e llevan un encabezamiento,
llamado secundario impreso sobre el renglón de autor, comenzando a
los doce espacios del borde izquierdo de la ficha.

Si el encabezamiento secundario requiere más de un renglón, el

margen del segundo o tercero debe comenzar a l os quince espacios.

Ficha secundaria de autor: Se hacen para el segundo o tercer

coautor de una obra, director, compilador, traductor, etc.

El nombre de estos coautores se agrega en la línea superior a la del

nombre del autor principal, a doce espacios d el borde izquierdo y en
minúsculas, excepto la primera letra del apellido y nombre,
seguidamente se coloca una coma y la abreviatura que corresponda
para aclarar su tipo de responsabilidad.

Ficha secundaria de materia: Representan el libro dentro el grupo

temático de material al que corresponda. Generalmente se escribe
en mayúsculas todo el encabezamiento de materia.

Ficha secundaria de título: Se hacen para aquellas obras cuyos

títulos son suficientemente expresivos y distintivos, representan la
obra en el catálogo por su nombre.

Fichas analíticas: describen parte del contenido de un libro, artículo

de una publicación periódica, colección de ensayos, etc., dando
además información sobre la publicación a la que esos datos
pertenecen, varía de acuer do con el sistema de catalogación
utilizado.

102
Fichas de referencia : Remiten al lector de un encabezamiento no
utilizado en el catálogo a uno utilizado, sea de autor, título o materia.

Ficha de llamada: es la que relaciona encabezamientos usados en el

catálogo con otros que también se usan. Generalmente vinculan
encabezamientos de materia.

Fichas de resumen : son las que informan acerca de los volúmenes,

números, títulos de una determinada obra periódica o en serie. Con
ellas el lector obtiene una rápida in formación acerca del estado de
una colección o serie de la biblioteca.

Fichas de identidad o autoridad : son las que establecen la forma en

que será consignado en el catálogo el nombre del autor. Esta ficha es
la que servirá de modelo cada vez que deba cat alogarse una nueva
obra del mismo autor. Su finalidad es asegurar la uniformidad en los
nombres y apellidos y poder asegurar un riguroso orden alfabético en
las obras de un mismo autor.

103
 Ejemplos de fichas catalográficas

Constituciones

Ficha de materia

342.387 DERECHO CONSTITUCIONAL

V458c Venezuela
[Const itución]
Const itución de la República de
Venezuela. --Car acas: Vadell,
1983.
96 p.; 16cm.

Publicado en Gaceta Of icial no. 3.251,

extraordinar io, de 12 de setiembr e de
1983.

104
 Ficha de título

342.387 Constit ución de l a República de

Venezuela
V458c Venezuela
[Const itución]
Const itución de la República de
Venezuela. --Car acas: Vadell,
1983.
96 p.; 16cm.

Publicado en Gaceta Of icial no. 3.251,

extraordinar io, de 12 de setiembr e de
1983.

Ficha de autor

342.387
V458c Venezuela
[Const itución]
Const itución de la República de
Venezuela. --Car acas: Vadell,
1983.
96 p.; 16cm.

Publicado en Gaceta Of icial no. 3.251,

extraordinar io, de 12 de setiembr e de
1983.
1. t ítulo. I. DERECHO CONSTITUCIONAL

105
Tratados:

Ficha de materia

345 DERECHO PENAL

F679t Fontán Balestra, Car los
Tratado de derecho penal: parte
general / Car los Fontán Balestra. —
2ª. Ed., corr. y aum. –Buenos
Aires: Abeledo – Perrot, (197)
3v.; 21 X 33 cm.

Ficha de título

345 Tratado de derecho penal

F679t Fontán Balestra, Car los
Tratado de derecho penal: parte
general / Car los Fontán Balestra. —
2ª. Ed., corr. y aum. –Buenos
Aires: Abeledo – Perrot, (197)
3v.; 21 X 33 cm.

106
 Ficha de autor

345
F679t Fontán Balestra, Car los
Tratado de derecho penal: parte
general / Car los Fontán Balestra. —
2ª. Ed., corr. y aum. –Buenos
Aires: Abeledo – Perrot, (197)
3v.; 21 X 33 cm.

1. t ítulo I. DERECHO PENAL

Códigos:

Ficha de Materia

345.862 DERECHO PENAL

P191c Panamá
1983 (Código penal)
Código Penal de la República de
Panamá: Colegio Nacional de
Abogados, 1983.
119p.; 22 cm.

107
 Ficha de título

345.862 Código Penal de la República

de Panamá
P191c Panamá
1983 (Código penal)
Código Penal de la República de
Panamá: Colegio Nacional de
Abogados, 1983.
119p.; 22 cm.

Ficha del autor

345.862
P191c Panamá
1983 (Código penal)
Código Penal de la República de
Panamá: Colegio Nacional de
Abogados, 1983.
119p.; 22 cm.
1. Tít ulo. I. Código Penal

108
Manuales:

Ficha de materia

345 Derecho Penal General

Z11m Zaf arroni, Eugenio Raúl
Manual de derecho penal: parte
general / Eugenio Raúl Zaff aroni. –
2.ed.—
Buenos Aires: EDIAR, 1979 .
719p.; 23 cm.

Ficha de título

345 Manual de der echo penal: parte

general
Z11m Zaf arroni, Eugenio Raúl
Manual de derecho penal: parte
general / Eugenio Raúl Zaff aroni. –
2.ed.—
Buenos Aires: EDIAR, 1979.
719p.; 23 cm.

109
 Ficha del autor

345
Z11m Zaf arroni, Eugenio Raúl
Manual de derecho penal: parte gener al
/ Eugenio Raúl Zaff aroni. –2. ed.—
Buenos Aires: EDIAR, 1979.
719p.; 23 cm.
1. t ítulo I. DERECHO PENAL GENERAL

2. CATALOGOS

A. Definición

Originalmente designaba una lista o enumeración, hoy significa un

ordenamiento sistemático o metódico de objetos bajo un orden
lógico.

El catálogo de una biblioteca es, pues, una lista sistemát icamente

ordenada de los libros y demás materiales, que al mismo tiempo da
una información sobre cada uno de ellos. Es un índice de los
materiales con que cuenta la biblioteca, puede comparársele con el
Indice de un libro, que indica cuál es el contenido d el mismo.

B. Formas de presentación

Los catálogos de una biblioteca pueden presentarse en cuatro formas

principales:

11 0
1. Catálogos impresos en forma de libro : se utilizó mucho hasta e l
siglo pasado. los asientos bibliográficos se hacían en hojas que se
encuadernaban en forma de libro. Desde 1956 la Biblioteca de l
Congreso de los Estados Unidos América publica su catálogo impreso
por medio de producción fotomecánica de las fichas, el cual se ha
convertido en el Catálogo Colectivo de los Estados Unidos. Son más
adecuados para cienos fines como colecciones especiales. Se
convierten en fuentes de información para quienes no tienen acceso
inmediato ala colección.

2. Catálogo de hojas movibles : los registros bibliográficos están

impresos sobre hojas fácile s de cambiar, en las cuales se dejan
espacios libres para intercalar nuevos asientos. Puede ser utilizado
como catálogo topográfico. Sirve especialmente para publicaciones
seriadas y periódicas.

3. Catálogo en formas de fichas : comenzó a utilizarse en sig lo XIX, a

pesar de que en Francia se les conocía desde el siglo XVIII. Su uso
es ya generalizado.

Es un tipo de catálogo muy flexible. Permite intercalar o sacar fichas,

el público tiene fácil acceso a él. Su desventaja que no puede ser
distribuido a los lectores.

4. Catálogo en línea es el catálogo que se genera a partir una base

de datos no está Impreso, sino que su consulta lleva a cabo por
máquina.

111
 C. Tipos de catálogos

1. Para el público
Autor
Título
Matera
Serie

2. Administrativos
Acceso
Topográfico

3. Personal de Catalogación
Oficial
Topográfico
Autoridades

4. Catálogo diccionario:
Es una combinación de los catálogos alfabéticos de autor,
título y materias en un solo orden alfabético. Es de difícil
compilación y manejo. Su uso no tuvo gr an acogida.

5. Catálogo sistemático :
Las fichas se ordenan en forma sistemática de acuerdo con el
contenido de las obras. Informa qué libros de una materia
existen en la biblioteca. Los temas no están precisamente en
orden alfabético. Debe estar aco mpañado por un índice
alfabético de los encabezamientos correspondientes a las
divisiones o secciones del sistema.

11 2
Todo catálogo debe cumplir con las siguientes condiciones:

 Ser flexible. Debe permitir intercalar o retirar registros

 Reunir la informa ción sobre un autor o un tema
 Ser de fácil acceso para el público
 Permitir la modificación de encabezamientos cuando haya cambios
 Permitir la distribución entre los lectores o poder colocarse en
varios lugares de la biblioteca, en su defecto estar en un lu gar
accesible
 Su costo de impresión y mantenimiento debe ser económico
 Facilitar su uso
 Registrar el movimiento de obras seriadas y periódicas
 Indicar la ubicación de las obras en los estantes

D. Ordenación de los catálogos

Cada biblioteca establece su s propias normas para el orden a que

debe ajustarse sus catálogos. Salvo algunas pequeñas variantes, las
normas más comunes de ordenación son:

1. Las fichas se ordenan alfabéticamente, comúnmente palabra por

palabra, a veces se utiliza el sistema de letra p or letra.

2. Las abreviaturas se ordenan según la palabra a la cual

corresponde.

3. Los apellidos que comienzan con Mc o M' se ordenan como si

estuvieran escritos completos.

11 3
4. Los artículos definidos e Indefinidos al comienzo del título u otro
encabezamiento n o se toman en cuenta.

5. Los subencabezamientos históricos se ordenan

cronológicamente.

6. Para obras de un mismo autor, se subordena alfabéticamente por

el título.

Para todas las normas especificas de ordenación se estudiará las

Reglas de Ordenación Alfabé tica de Catálogos, Publicadas por A.L.A.
(American Library Association)

VI. CLASIFICACION DEL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

1. Acceso por materias

La catalogación descriptiva establece algunas maneras de acceder a

la Información contenida en los document os, pero todas ellas no
buscan hacerlo tomando en cuenta la temática que se encuentra
contenida en las obras. Sin embargo es posible asegurar que la
mayoría de las peticiones o solicitudes de búsqueda de información
hechas a bibliotecas y centros de docume ntación por parte de los
usuarios de las mismas. se hacen en procura de obtener documentos
pertinentes a un terna en especial. Por lo tanto, las bibliotecas y
centros de documentación se han visto obligados a organizar sus
materiales de tal manera que los usuarios, a partir de uno o varios
temas, puedan localizar lo que les interesa, tanto en el catálogo
público(fichas), como en los estantes (obras propiamente dichas).

11 4
Cuando el bibliotecario prepara una manera eficiente para que el
usuario localice en el catálogo público las fichas que le interesan
sobre un tema en particular. la realizado un proceso conocido,
tradicionalmente. como catalogación de las materias, pero que
últimamente se conoce más como indización. Ambos nombres para
este proceso son usados en la actualidad aunque hay una clara
tendencia a usar más el segundo o sea el de indización.

Cuando el bibliotecario, agrega en el lomo o al frente de un

documento un número, un número y letras o solamente letras, está
haciendo uso de códigos que represe ntan materias o temas y que
permitirán ubicar al documento en el estante, de acuerdo a esas
materias o temas que el mismo contiene. A este procedimiento se le
ha conocido tradicionalmente como clasificación y no hay hasta el
momento otro nombre que rivalic e con él.

A. Uso de Tesauros:

Bajo este subtítulo veremos como es que el bibliotecario prepara un

catálogo público que permita al usuario llegar hasta la información
qué necesita, a partir de los temas o materias en que está
interesado. Para ello organiz a un fichero o catálogo especial
conocido como el catálogo de materia . Este catálogo tiene dos
objetivos:

1. Permitir a las personas encontrar un libro del cual se conoce

el tema.

2. Mostrar qué tiene la biblioteca sobre un tema dado.

11 5
El primer obje tivo es similar al objetivo del fichero de autor y de
título; pero el segundo permite localizar materiales, que aunque
ubicados en diferente lugar dentro de la Biblioteca tratan la misma
materia.

Tradicionalmente este fichero de materia se ha confeccionad o de tal

manera que hace presumir a los catalogadores que responde a las
necesidades y hábitos de los usuarios. Sin embargo, como los
usuarios tienen diferentes antecedentes y propósitos, siempre el
acceso por las materias es un aspecto que la bibliotecol ogía está
lejos de agotar como tema de investigación. A pesar de esta
dificultad Vendida, el fichero de materia debe ser construido con
base en ciertos principios los cuales veremos a continuación.

1. Descriptor uniforme:

Con el propósito de mostrar qué tiene la biblioteca sobre una materia

dada, el catálogo debe brindar bajo un descriptor todo el material que
trate principal o exclusivamente sobre dicha materia en particular. Si
la materia tiene más de un nombre, uno debe ser escogido como
descriptor y deben hacerse referencias de use a partir de los otros
nombres.

La razón principal para este principio de descriptor uniforme es la

economía, ya que reduce considerablemente el número de entradas
de materia en el catálogo.
2. Terminología:

Ya que los descriptores de materia son representaciones verbales del

contenido de los documentos, el control del lenguaje deviene en una

11 6
práctica de mucha importancia. Con relación a esto, existen dos
problemas, los sinónimos y los cambios en el uso de los términos.

Debido a que el principio del descriptor uniforme requiere que cada

materia sea representada por un descriptor, la escogencia es siempre
necesaria cuando la materia en particular puede ser representada por
más de un nombre o expresada en diferentes términos.

En general, se aconseja buscar cuál es el término más utilizado,

emplearlo y confeccionar las referencias correspondientes. Pero
cuando esto no es posible de hacer, la escogencia será
necesariamente arbitraria. Como autodefensa debemos usar
obligatoriamente, referencias de USE.

El problema del cambio del uso terminológica presenta muchas

dificultades prácticas. Un término pudo haber sido escogido en un
momento dado de acuerdo al uso común; pero debido a que el
lenguaje es algo que evolucione constant emente, el término puede
ser obsoleto cierto tiempo después.

Ejemplo: Maquina de calcular electrónica ha sido cambiado por

Computadora.

Para resolver estos problemas en el catálogo de materia ideal una

revisión terminológica constante. Sin embargo esto resulta bastante
caro. Lo más recomendable es, si se cambia de lista de descriptores
(tesauros), realizar los ajustes terminológicos en el momento en que
se descubre un problema.

11 7
3. Entrada específica y directa:

En la aplicación de descriptores de mate ria, el principio entrada

específica requiere que un trabajo sea "entrado” bajo el descriptor
más específico que represente su contenido de materia. Idealmente,
el descriptor debe ser coextensivo con el tema contenido en el
trabajo.

4. Definición de tesauro:

De conformidad con la UNESCO, por su función, un tesauro se

concibe como una herramienta de control terminológico utilizada para
traducir a un lenguaje más restringido (lenguaje documentario,
lenguaje de información), el lenguaje natural usado en los
documentos y utilizado por los indizadores y usuarios.

Por su estructura el tesauro es un vocabulario controlado dinámico

de términos que guardan entre sí relaciones semánticas y genéricas,
y que es aplicado a un campo específico del conocimiento.

Se dice que un descriptor es todo concepto que tenga autonomía

conceptual propia y diferenciada de otros conceptos del derecho. En
un tesauro, aparecen descriptores compuestos de una sola palabra
(tal sería el caso del ABORTO); y descriptores conformados por
varias palabras (por ejemplo, el descriptor DELITOS CONTRA LA
PROPIEDAD).

En igual sentido, aparecen en es tesauro descriptores autorizados y

descriptores no autorizados o términos de entrada. Los primeros -
descriptores autorizados -, son aquellos conceptos que deben ser
utilizados siempre para definir el contenido de un documento que

11 8
sobre ellos trate. Por ejemplo, si se tiene una sentencia que
literalmente hable acerca de los delitos contra el patrimonio
económico, el encargado de realizar las labores de i ndización,
deberá buscar en el tesauro el descriptor DELITOS CONTRA EL
PATRIMONIO ECONOMICO. No obstante, cuando localice este
último, se le presentará la siguiente relación:

DELITOS CONTRA EL PATRIMONIO ECONOMICO

USE Delitos contra la propiedad 02.04.55

Ello, lo que te está indicando al indizador y en igual f orma a quien

luego deseare obtener información acerca de los delitos contra el
patrimonio, que el término o descriptor de búsqueda que debe utilizar
lo es DELITOS CONTRA LA PROPIEDAD.

Por otro lado, los términos de entrada, son precisamente aquellos

que Si bien se incluyen en el tesauro, no son utilizados para indiza r
y, por ende, no deben ser utilizados para consultar la información.
Estos términos de entrada son, básicamente sinónimos o cuasi -
sinónimos de los términos autorizados según se verá posteriormente.

5. Estructura de un tesauro:

a. Sección alfabética:

Esta sección del tesauro. organiza alfabéticamente los descriptores

autorizados y sus respectivos "usado por” o términos de entrada.
Como unidad que es el tesauro, cada una de sus secciones debe
estar relacionada de algún modo con las demás. Es por esta razón
que en esta sección alfabética cada descriptor va acompañado del
código numérico que el mismo ostenta en la sección esquemática, de

11 9
tal forma que se logra una estrecha comunicación entre ambas
secciones que resulta de suma utilidad para quienes se encargan de
las labores de actualización de tesauro.

En esta sección, para cada descriptor se indican (además del código

numérico que el mism o ostenta en la sección esquemática), las
relaciones de equivalencia o sustitución, las relaciones jerárquicas, y
las relaciones asociativas o de afinidad respecto de otros
descriptores del tesauro.

Las relaciones de equivalencia o sustitución (también ll amadas

relaciones referenciales), se refieren a aquellas "aciones que tiene la
virtud de remitir de un sinónimo o cusi -sinónimo de un concepto al
descriptor correspondiente autorizado en la obra.

Sinónimos son los términos que tienen el mismo sentido, cas i el

mismo, dentro de un campo determinado. Cuasi -sinónimos, son
términos con significado diferente en el vocabulario corriente, pero
que son considerados como sinónimos por las necesidades
especificas de un sistema de información. Estas relaciones son de
suma utilidad en vista de que las mismas guían al usuario del tesauro
de los términos expresados en lenguaje natural a los términos
aceptados en el lenguaje de indización en que se hayan
sistematizado los documentos contenidos en el banco de datos.

La referencia USE, es la que se utiliza en el tesauro para expresar

estas relaciones de equivalencia o sustitución.
Tal es el caso, para citar un ejemplo, del descriptor DELITOS
CONTRA EL PATRIMONIO ECONOMICO, que es un término de
entrada y no un descriptor auto rizado. El descriptor autorizado lo

120
es DELITOS CONTRA LA PROPIEDAD. En la otra, tal relación de
equivalencia aparece deja siguiente f orma:

DELITOS CONTRA EL PATRIMONIO ECONOMICO

USE Delitos contra la propiedad 02.04.55

Ello indica que el término o descriptor que se utiliza para indizar

todos los documentos que se refieran a los delitos contra la
propiedad, lo es DELITOS CONTRA LA PROPIEDAD y no DELITOS
CONTRA EL PATRIMONIO ECONOMICO. De esta forma, según puede
observarse. lo que se logra es una un iformidad en el tratamiento de
la información por ende una uniformidad en cuanto a las rutinas de
sistematización y posterior consulta de la misma.

Dentro de las relaciones que se vienen analizando (de equivalencia o

sustitución), se ofrecen en Igual sent ido las inversas o cruzadas que
remiten del descriptor autorizado para indizar, consultar, etc., a los
términos no usados. Esta relación se expresa con el símbolo UP/UF
que significa “Usado Por”.

Ejemplo de esto sería el siguiente:

02.12.01 ABORTO CON CONSENTIMIE NTO

02.12.02 UP/UE Aborto consentido

Lógicamente, esta relación vendrá determinada también a su inversa

así:

ABORTO CONSENTIDO
USE Aborto con consentimiento 02.12.01

121
Las relaciones jerárquicas, son aquellas mediante las cuales se
expresa superioridad o subordi nación entre conceptos. Estas
relaciones se indican a partir de los símbolos. TG/BT (término
genérico) y TE/NT (término específico); y se subdividen en relaciones
genéricas y relaciones partitivas. Las primeras -relaciones genéricas -
, son aquellas en dond e el término genérico -que es denominado más
amplio- representa un conjunto de conceptos del que forma parte el
concepto representado por el término específico -que es el
subordinado o menos amplio -.

Por ejemplo:

02.12.33 ABORTO-------------------------- ------------genérico

TE/NT Aborto agravado :
TE/NT Aborto calificado :
TE/NT Aborto con consentimiento :
TE/NT Aborto culposo :
TE/NT...

Se observa entonces cómo en el descriptor ABORTO está

representado un conjunto de conceptos de los cuales la uno es un
término específico.

Por lo que a las relaciones partitivas se refiere, en este tipo de

relación jerárquica, el término superior corresponde a concepto del
cual el término subordinado es urna fracción.

Ejemplo de este tipo de relación sería el s iguiente:

DERECHO PENAL.................................................TODO
Derecho Penal Constitucional...............................:

122
Derecho Penal General.........................................: PARTES
Derecho Penal Especial................ ........................:

En determinadas ocasiones, puede ocurrir que un descriptor tenga

más de un término genérico. Esta figura se denomina polijerarquía, y
su presencia no es de extrañar en un tesauro redicular que
precisamente se caracteriza por admi tir este tipo de fenómeno.

Tal sería el caso por ejemplo de COMISO:

05.25.86 COMISO
TG/BT Consecuencias civiles del delito
TG/BT Penas patrimoniales

Se observa entonces que el concepto representado por el descriptor

COMISO tiene dos posibilidades de re lacionarse jerárquicamente en
el tesauro: bajo la cadena jerárquica de CONSECUENCIAS CIVILES
DEL DELITO, o bajo PENAS PATRIMONIALES. El ubicar el comiso en
ambas categorías obedeció a que en diversas legislaciones el mismo
es observado de modo distinto.

De otra parte, y por lo que a las relaciones asociativas o de afinidad

se refiere, debe decirse que las mismas se utilizan para indicar
relaciones entre descriptores. Su objeto es el ampliar las
posibilidades de indización de los documentos, de tal forma qu e sea
posible hallar los conceptos tratados por los autores. aunque estos
últimos no lo hayan hecho en forma directa. Para identificar este tipo
de relación, se utiliza el símbolo TR/RT (término relacionado).

Es posible también en esta sección alfabética del tesauro, encontrar

notas de alcance (NA/SN). Estas notas tiene como finalidad el

123
delimitar positiva o negativamente el alcance o significado de algún
término que pudiere resultar equívoco; o bien, justificar su inclusión
dentro de una determinada esca la jerárquica o hacer referencia al
origen y fuente del descriptor que explica.

Resumiendo, en la sección alfabética se presentan todos los

descriptores del tesauro -sean éstos autorizados o no -, ordenados
alfabéticamente y acompañados por un lado, del có digo que ostentan
en la sección esquemática: y por otro, de las posibles relaciones que
le afecten.

En el tesauro. para cada descriptor se dispone la siguiente

estructura:

CODIGO DESCRIPTOR
NA/SN (nota de alcance)
UP/UF (usado por)
TG/BT (término genérico)
TE/NT (término específico)
TR/RT (término relacionado)

Lo anterior no significa que cada descriptor deba tener de este tipo

de relaciones.

b. Sección esquemática

Esta sección del tesauro permite observar las relaciones de género y

especie entre descriptores, entendidos éstos como todo concepto de
contenido jurídico, con autonomía conceptual propia y diferenciado
de otros conceptos del derecho.

124
 c. Indice permutado:

Quizás ésta sea la sección del tesauro que resulta más para efectos
de determinar el descriptor que debe utilizarse realizar una
búsqueda, indizar y sistematizar información, etc.

En este índice, se ordenan alfabéticamente y en forma separada las

palabras (a excepción de artículos, exposiciones, conjunciones y
adverbios), que co mponen los descriptores; y bajo cada una, se
indican los descriptores que la contienen; con su respectivo código
numérico (obtenido de la sección esquemática) en el caso de
descriptores autorizados, o bien, con su respectiva relación de
preferencia.

Esto significa que los descriptores aparecerán en este índice un

número de veces igual al de palabras significativas que tengan.

Por ejemplo:

SOBORNO
Soborno de árbitros 02.05.91
Soborno de jurados 02.06.97
Soborno de testigos 02.06.98

SOCIAL
Delitos contra la tranquilidad social
USE Delitos contra la tranquilidad pública 02.21.55...

Cada uno de los descriptores anteriores aparecerá también bajo

árbitros, jurados, peritos, testigos, tranquilidad. delitos, pública;
siempre según corresponda alfabéticamente.

125
Se nota que las secciones que componen el tesauro (alfabética,
esquemática e índice permutado), se integran y complementan con el
propósito de facilitar la búsqueda de descriptores útiles para llevar a
cabo las labores parra las cuales fue construido el instrumento.

SECCION SECCION
ALFABETICA ESQUMATICO

CODIGO DESCRIP - CODIGO DESCRIP -

TOR TOR

DESCRIP - CODIGO
TOR

INDICE
PERMUTADO

El usuario del tesauro tendrá entonces tres canales de búsqueda; a

saber, por descriptor, por código y por palabra clave.

6. Tesauros disponibles en el campo jurídico y promovidos

por ILANUD:

 Tesauro de Derecho Laboral. San José (Costa Rica): Corte

Suprema de Justicia. Poder Judicial. Digesto de Jurisprudencia.
1991.

126
 Tesauro de Derecho de Familia. San José (Costa Rica): Corte
Suprema de Justicia. Poder Judicial. Digesto de Jurisprudencia,
1991.

 Tesauro de Derecho Agrario. San Jo sé (Costa Rica): Corte

Suprema de Justicia. Poder Judicial. Digesto de Jurisprudencia,
Procuraduría General de la República. 1991.

 Tesauro de Derecho Civil. San José (Cosa Rica): Corte Suprema

de Justicia. Poder Judicial. Digesto de Jurisprudencia, 199 0.

 Tesauro de Derecho Administrativo. San José (Costa Rica):

Procuraduría General de la República, ILANUD, 1991.

 Tesauro de Derecho Constitucional. San José (Costa Rica):

Comisión Nacional para el Mejoramiento de la Administración de
Justicia. Proyecto Recopilación de Registros Bibliográficos, 1991.
(En elaboración)

 Macrotesauro de Derecho. San José (Costa Rica): Procuraduría

General de la República, ILANUD. 1989.

127
 FUNCION DEL TESAURO

ENTRADA

DOCUMENTOS
Documentos

Relacionados

Conceptos INDIZACION

Traducción

BASE DE DATOS TESAURO

DERECHO
DOCUMENTOS

Traducción

ESTRATEGIAS
DE BUSQUEDA
Concepto

USUARIOS Solicitudes

S ALIDA

128
7. Metodología para el análisis de material:

Primer paso: Es ideal examinar el trabajo en detalle, pero esto es

muy poco económico Por eso, los catalogadores han adaptado
métodos alternativos.

El título del trabajo por lo general indica el conte nido temático, sin
embargo no siempre es as entonces debe hacerse una breve
investigación ya sea en el resumen, tabla contenido, encabezamiento
de los capítulos, prefacio, introducción, cubierta, etc. si el tema es
desconocido para el catalogador puede co nsultar un especialista en
la materia.

Segundo paso: El paso siguiente consiste en identificar la materia

principal, o materias o conceptos principales, incluyendo diferentes
aspectos de la materia como son: punto le vista del autor, tiempo y
lugar.

Tercer paso: El tercer paso es representar la materia particular de

acuerdo a un sistema o esquema. Este tercer, paso varía de acuerdo
al medio de representación de la materia; por ejemplo,
encabezamiento de materia, términos de indización o números de
clasificación.

Si se usa una lista de descriptores ésta es consultada n el propósito

de adaptar la terminología que e¡ catalogador rescatado de trabajo a
la usada por la lista.

129
2. Esquemas codificados -introducción

Como se vio, en el punto anterior, el uso de códigos numéricos y

alfanuméricos se hace con el fin de ubicar los materiales por afinidad
temática en el estante, todo lo dicho Para el uso de listas de
descriptores, también aplica al uso de listas de códigos sólo que
ahora no se revisará la terminolo gía extraída la obra en proceso para
compararla con la lista, sino que se hará con un esquema de
clasificación.

La clasificación aplicada a las bibliotecas puede definirse como:

“El arreglo sistemático por la materia de los libros y de otros

materiales en los estantes, de manera que el usuario localice una
pieza dinifitiva". (Arthur Maltby, Sayers; p. 15).

Tradicionalmente la clasificación de libros cumplió dos funciones;

para acomodar los estantes, considerado lo más importante y para
organizar entrada s en las bibliografías. Este último propósito aún lo
aplican algunas bibliografías nacionales.

En la función de acomodar libros, la clasificación de libros prosigue

dos objetivos:

1. Ayudar al usuario a identificar y localizar un trabajo.

2. Agrupar todos los trabajos con afinidad temática.

130
El primer objetivo puede ser cumplido usando cualquier método de
numeración o de marcado que corresponde con la entrada en el
catálogo.

El segundo objetivo requiere identificar alguna característica que

permita agrupar los trabajos que la posean. Por ejemplo, los
materiales en las bibliotecas pueden agruparse por autor, forma
física, tamaño, fecha de publicación, etc. En los sistemas modernos
de clasificación la materia es la característica más relevante para
agruparlos.

En América Latina los sistemas de clasificación más utilizados son

tres. En primer lugar el sistema de clasificación decimal de Dewey,
luego el sistema de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos
y por último la Clasificación Decimal Uni versal.

Los dos primeros se originaron en los Estados Unidos de América al

finalizar el siglo pasado. El tercero está basado en el sistema de
Dewey y corresponde a la primera parte de este siglo.

Algo importante de aclarar en este momento es que tanto el Sistema

Decimal de Dewey como el de la Biblioteca del Congreso exigen, de
parte del clasificador que, asigne a cada trabajo un tema principal, ya
que solamente pueden asignar un numero o una combinación de
letras y números para cada libro. La CDU, o Clasi ficación Decimal
Universal permite más flexibilidad en este aspecto.

131
 A. La Clasificación Decimal Universal:

Este esquema no será analizado en profundidad. Sin embargo,

veremos algunas de sus principales características. Este esquema
desde 1905 ha ten ido una interesante evolución en que se publicó
por primera vez bajo el titulo de “Manual Repertoire Bibliographique
Universel".

Como ya se dijo, este sistema está basado en el de Dewey, sin

embargo es más capaz que éste de representar relaciones entre la s
materias. Esto lo logra empleando indicadores o símbolos de facetas
con los cuales identifica las partes que conforman un número de
clasificación.

Paul Otlet y Henri La Fontaine, creadores del Instituto Internaciona l

de Bibliografía (lIB) allá por 1875 quisieron usar este esquema para
producir un índice clasificado de una Bibliograf ía Universal. Esta
última nunca se produjo, pero el esquema CDU, quedó y es
ampliamente usado en Europa. Además, con el advenimiento de la
computación este esquema ha tenido un resurgimiento en algunos
países europeos y en Canadá, pero como vocabulario codificado para
recuperar información.

Indicadores de Faceta en la C.D.U.:

SIMBOLO SIGNIFICADO
+ Combinación de dos números separados.
/ Combinación de dos o más números
consecutivos.
: Relaciones entre dos materias.
:: Similar al signo de los dos puntos.

132
= Lengua o idioma
(o..) Forma
(1/9) Lugar
(=0/9) Raza y nacionalidad.
“...” Tiempo
A/Z Subordinamiento alfabético
.00... Punto de vista
=05... Personas

Ejemplos de números con C.D.U.

975.5 + 976.9 Historia de Virginia y Kentucky

975.5 Historia de Virginia
976.9 Historia de Kentucky

026:61(059.7) Directorio de Bibliotecas Médicas

026 Bibliotecas
61 Medicina
051.7 Directorio

61(038)=20=50 Directorio de Medician Italiano -Inglés

61 Medicina
038 Diccionario
20 Inglés
50 Italiano

Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso (L.C.):

Este sistema consiste de 21 clases que aparecen en 30 esquemas

publicados separadamente. El Sistema de Biblioteca del Congreso no
es el producto de una mente. Cada clase fue desarrollada

133
separadamente por diferentes grupos de especialistas. Además, cada
esquema que contiene la(s) clases y la(s) subclase(s), ha sido
desarrollado y publicado separadamente.

Las clases se indican usando una o dos letras mayúsculas; números

arábigos para las subdivisiones y números de Cutter para libros
individuales.

Este esquema de clasificación, creado específicamente para la

colección de la Biblioteca del Congreso, ha sido también utilizado
por bibliotecas académicas y de inyestigación o especializadas.

Tabla 1. Esquema General de la Clasificación de la Biblioteca

del Congreso.

A General works: Polygraphy

B Philosophy and Reilgion:
B-BJ: Philosophy
BL-BX: Religión
C History: Auxiliary sciences
D History: General and Old World
E-F History: America
G Geography: Anthropology; Folklore; etc.
Ha: Statistics
HB-HJ: Economics
HM-HX: Sociology
J Political science
K Law
L Education
M Music
N Fine arts

134
P Philology and Literature:
P-PA: Philology: Classical philology and literature
PB-PH: Modern European languages
PG: Russian literature
PJ-PM: Languajes and Literatures of Asia, Africa,
Oceania, Ame rica; Mixed languages; Artificial
languages.
PN, PR, PS, PZ: Literature: General, English, American,
Fiction and Juvenile literature
PQ, part 1: French literature
PQ, part 2: Italian, Spanish, Portuguese literature
PT, part 1: German literature
PT, part 2: Dutch and Scandinavian lietratures
Q Science
QA: Mathematics
QB: Astronomy
QC: Physics
QD: Chemistry
QE: Geology
QH: Natural history (general)
QK: Botany
QL: Human anatomy
QP: Physiology
QR: Microbiology
R Medicine
S Agriculture, etc.
T Technology
TA: Engineering (general); Civil engineering
(general)
TC-TH: Civil engineering
TJ: Mechanical engineering and machinery

135
TK: Electrical engineering; Electronics; Nuclear
Engineering
TL: Motor vehicles; Aeron autics; Astronautics
TN: Mining engineering; Metallurgy
TP: Chemical Technology
TR: Photography
TS: Manufactures
TT: Handicrafts; Arts and Crafts
TX: Home economics
U Military science
V Naval science
Z Biliography and Library science

División de subclase:
QD- Química
23, 3-26 Alquimia
71-142 Química Analítica
146-197 Química Inorgánica
241-441 Química Orgánica
450-731 Fisicoquímica
901-999 Cristalografía

Cada una de estas subdivisiones tiene todo un desarrollo particular

de acuerdo al campo, el cual es cubierto con lo s números que se han
proporcionado.

Una característica importante de este sistema de clasificación es que

cada esquema, con pocas excepciones su propio índice.

136
En general, podemos decir que este es un sistema de clasificación
bastante complejo para ser explicado en pocas páginas. Sin
embargo, observando cómo se construye una notación, es posible
entender cómo funciona.

FJF Una, dos o tres letras mayúsculas

1765S29 Número entero del 1 -L9999
.2 Extensión Decimal Posible
.w3.M42 Número del Libro (Cutter )
1971 Año de publicación

Es importante recordar que este esquema de la Biblioteca del

Congreso no es Jerárquico, o sea, que la natación no refleja
necesariamente la relación jerárquica entre las materias.

B. Clasificación Decimal de Dew ey:

El otro gran esquema de clasificación creado a finales del siglo

pasado es el de Melvin Dewey, este es un esquema que ha tenido un
amplio éxito en todo el mundo, pero sobre todo en el Continente
Americano Recientes datos indican que Estados Unidos y Canadá, el
85.4% de todos los tipos de bibliotecas utilizan este sistema. En
1876, un folleto titulado: Clasificación e índice de materias para la
catalogación y ordenamiento de libros y folletos de la biblioteca ,
marcó el Inicio del sistema conocido corno la Clasificación Decimal
de Dewey.

Esta primera publicación consistió de un documento de 44 páginas y

no tenía autor, pero tenía un breve prefacio con los principios del
esquema.

137
La tabla siguiente nos muestra las fuentes en que se inspiró Dewey
para organizar su esquem a.

Bacon Harris Dewey

(original) (Inverted) Science

History Philosophy Philosophy General Works

(Memory) Religión Philosophy
Social and Religión
political Sociology
science Philology
Natural Science
sciences and Useful arts
useful arts

Art
Poesy Poesy Fine arts Fine arts
(Imagination) Poetry Literature
Pure fiction
Literaty
misillany

Philosophy History Geography History

and Travel Biography
Civil History Geography

Appendix
Miscellany
(Reason)

138
En la Segunda Edición realizada en 1885 Dewey establece una serie
de principios para el caso del esquema, específicamente depende la
integridad de los números o estabilidad de los mismos.

Dewey mismo supervisó 13 ediciones más, hasta su muerte en 1931.

A partir de la Edición número 18 el principio de integridad estabilidad

de los números se suspendió y los editores han reordenado temas
que ya existían e incluido materias nuevas.

c. La signatura t opográfica con Dew ey y Cutter

Estos dos esquemas combinados, han logrado que se forma un

código o signatura topográfica, la cual permite, en una forma muy
fácil manejar, entender y hasta memorizar que los libros tengan una
identificación única e irrepetib le. Se le llama topográfica a esta
combinación de números y letras ya que ubica en un sólo lugar a
cada libro.

1. Composición de la signatura topográfica:

Ejemplo:
341.232 El Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas en Dewey
18va. ed.

068e __________ _________________ Número de Cutter para Autor

El número de Cutter puede ser ubicado fácilmente en algunas listas

ya desarrolladas por algunas instituciones. Por ejemplo la de la
Biblioteca de la Universidad de Costa Rica.

139
2. El esquema de Dewey:

Este esquema es decimal, de donde deriva su titulo. Esto significa

que el conocimiento humano ha sido dividido en diez grandes clases,
Ellas son:

000 - Generalidades
100 - Filosofía y disciplinas relacionadas
200 - Religión
300 - Ciencias sociales
400 - Lenguaje s
500 - Ciencias puras
600 - Tecnología
700 - Artes
800 - Literatura
900 - Geografía e historia

A su vez cada clase se subdivide en diez subclases. Veamos la clave

del 300:

300 - Ciencias sociales

310 - Estadísticas
320 - Ciencias políticas
330 - Economía
340 - Derecho
350 - Administración pública
360 - Problemática y servicio social
370 - Educación
380 - Comercio
390 - Costumbres, etiqueta, folcklore

140
Como puede notarse, al contrario del sistema de la Biblioteca del
Congreso este es un esquema jerarquiza do, es decir, funciona de lo
general, a lo especifico, algunas clases como la del 000 y la del 800,
no cumplen totalmente este principio. Es necesario agregar que el
número 0, denota generalidad. Veamos el 300, dos ceros juntos
indican el grado más genera l de la clase. El 340 indica un grado
menos de generalidad que el 300; es ya una subdivisión o subclase
de éste. Si en los tres primeros números no hay ceros, estamos en
un número o nivel de especificidad bastante alto. Ahora bien, las
ediciones actuales d el sistema Dewey vienen en tres volúmenes. Uno
es el esquema en sí, otro es el Indice de materias y el último es el
que corresponde a las tablas auxiliares.

El esquema de Dewey es apto para ser empleado en bibliotecas

generales, es decir, aquellas que tie nen libros de todos los campos.
Sin embargo, algunas bibliotecas especializadas no lo descartan ya
que ofrece un buen nivel de profundidad para algunas clases en
particular. En ciencias sociales (300) en particular ofrece amplias
posibilidades a aquellas bibliotecas que se dedican a este campo,
Incluso, ofrecen dos esquemas para la disciplina del Derecho (340)
uno basado en la práctica del Derecho en países anglosajones, y otro
basado en la práctica del Derecho de origen latino.

¿Cómo se forman los númer os en Dewey?

En este esquema no existe un número que esté formado menos de

tres dígitos.

141
Ejemplos:

500
510
340

Después de los tres primeros dígitos siempre va un punto decimal.

Ejemplo:

331.137868

Este número se usa para libros que tratan del de sempeño en las
industrias de plástico, como puede observarse es un número
bastante extenso que se usa más en una biblioteca con muchas
obras sobre este tema, pero, recientemente, en las fichas de la
Biblioteca del Congreso un número como este aparece con
apóstrofes de la siguiente manera:

331.13'78'684. Estos apóstrofes son adiciones que dicha Biblioteca

hace, pero que no pertenecen al sistema de clasificación. Este
sistema utiliza un único símbolo, el punto decimal después de los
tres primeros dígitos. Lo s apóstrofes son guías que, dependiendo del
grado de desarrollo de una colección, le indican al clasificador donde
puede cortar un número sí no amerita usarlo en toda su extensión.

Otro ejemplo de segmentación en Dewey nos permitirá comprender

más claramente cuándo emplear el número completo o cuando
cortarle.

301.45'16'872073 = Tema del libro: Mejicanos en los Estados Unidos

142
Los apóstrofes nos indican que tenemos tres posibilidades de aplicar
en nuestra biblioteca a un libro con este tema:

- 301.45
- 301.4516
- 301.4518672073

Los números de Dewey, se están segmentando basados en la

premisa de que cinco dígitos es el número máximo que amerita
emplearse en una biblioteca pequeña: siete dígitos, se considera
como el máximo necesario en una biblioteca medi ana, todo el número
puede ser empleado por grandes bibliotecas. Cada institución debe
establecer qué política sigue para su biblioteca en este aspecto.

-¿Qué es el principio de clasificación decimal?

La siguiente secuencia de números nos lo explica:

612.
612.001
612.01
612.014
612.0142
612.3
612.31
612.4

Veamos cómo la subdivisión .31 está antes que el 4, porque en un

sistema decimal .31 es un número más pequeño. Esto ilustra cómo
deben acomodarse los libros en los estantes.

143
3. Las notas e instruccione s del esquema:

Tanto en el esquema como en las tablas hay una serie de notas que
ayudan y dirigen al clasificador.

- Las notas de alcance

Normalmente aparecen después del número de clasificación mayor,

estableciendo exactamente qué debe clasificarse en este número.

Ejemplo () D. 334. Derecho Administrativo.

Parte del derecho público interno que tiene por objeto el estudio de
la organización y el funcionamiento de la administración pública y de
los servidores públicos.

- Nota de clasifique aquí ()

Es de validez jerárquica, significa que el concepto debe clasificarse

en "este" número. También se usa para indicar elementos
subordinados que no parecen formar parte del encabezamiento (ver
página XI del volumen 1).

- El número base

Este es un número que no puede variar en su secuencia pero a él se

pueden agregar otros números tomados del esquema mismo o de las
tablas.

499. otras lenguas.

144
Agregue '”lenguajes" Notación 99 de la tabla 6 al número base 4

*agregue de acuerdo a las instancias para 420-490.

- Encabezamiento Centrado

Representa un concepto para el cual no existen muchos números

específicos y que jerárquicamente es de difícil ubicación. El
encabezamiento centrado es precedido de un triángulo negro.

381.41-384.43 Procedimientos de Industrias Primarias Clasifique

trabajo Comprensivos en 381.4

- Las Tablas Auxiliares

Constituyen urna Importante herramienta. Ayuda en la formación dei

número, y tienen la función de ayudar a la memoria. Esto último
significa que, en estas listas de clasificación una consignación de
números usados para representar el mismo tópico asociado es
utilizada complementando el esquema.

Ejemplo: En las subdivisiones comunes -05 significa Publicaciones

Periódicas entonces encontramos números como 520.5, 624.205 y
660.05 que resultan de agregar esta flotación de la tabla 4 números
tomados del esquema.

Una cosa importante que recordar es que las notaciones de estas 7

tablas nunca se usan solas. Siempre van precedidas de un número
del esquema. Por esto tienen un guión ( -) antes.

145
TABLA 1: Resumen

-01 Filosofía y teoría

-02 Misceláneos
-03 Diccionarios, enciclopedias, etc.
-04 Características especiales de aplicación general
-05 Características especiales de aplicación general
-06 Organizaciones
-07 Estudio y enseñanza
-08 Colección y antologías
-09 Estudio histórico y geográfico

Esta tabla provee notaciones para, identificar trabajos con un formato

particular, ya sea en su aspecto físico o en la manera de tratar el
tema todas las notaciones en esta tabla van precedidas de un cero
(0), pero a veces hay que usar más de uno. Eso dependerá de que
entre en conflicto con otros números del esquema.

Ejemplos del uso de esta tabla

-01
701- Filosofa de las bellas artes
350.0001 Filosofía de la administración pública
200.1 Filosofía de la religión

La adición del -01 no puede ser automática.

Siempre debe revisarse el esquema para ver si encontramos
directrices particulares.

-02 Miscelánea

146
Tratamiento breve y esquematizado de un tópico, tal no bosquejos
manuales o sino psis.

Ejemplos:
502 Misceláneos en ciencias puras
802 Misceláneos acerca de literatura
386.002 "acerca de asociaciones

-03 Diccionarios, enciclopedias, concordancias

Ejemplos:
720.3 Diccionario o enciclopedia de arquitectura
611.003 "de anatomía humana
503 “ de ciencias puras

-04 Características especiales de aplicación general

Este número solamente se usa cuando así lo indica el esquema.

Ejemplo:
591.04

-05 Publicaciones seriadas. Tratamiento de una materia o disciplina

en un formato periódico. Tamb ién identifica anuarios.

Ejemplos:
720.5 Publicaciones periódicas en arquitectura
342.005 “ sobre derecho constitucional

-06 Organizaciones. Sirve para materiales que tratan sobre alguna

organización

147
720.6 Urna organización del campo de la arquitectura
906 Organización del campo de la historia

-07 Estudio y enseñanza. Para trabajos sobre cómo estudiar y cómo

enseñar

707 Estudio y enseñanza de las bellas artes

630.7 Estudio y enseñanza de la agricultura

-08 Colecciones y antologías. Se incluyen colecci ones que no fueron

planeadas como tales, ya sea de ensayos separados conferencias o
artículos

531.08 Una colección de mecánica

350.0009 Historia de la administración pública

TABLA 2: Regiones Geográficas

- Esta es la tabla más grande de todas, sus númer os nunca se usan

solos, pero pueden agregarse a cualquier notación de los esquemas.
También se pueden combinar con los números de otras tablas cuando
así se indique. Ver página la del Vol. 1 para mejor comprensión de l
uso de estos números.

-1 Usada para áreas no limitadas por continentes, países o

localidades. Incluye al tratamiento de un tema por regiones, áreas,
lugares y grupos en general.

-2 Usada para materiales biográficos.

148
372.9 número base para tratamiento geográfico de educación
elemental.

22
______________ De tabla 2 para Biografía colectiva
372.922

-3 Usada para la antigüedad

-4-9 Usado para continentes países y localidades en el mundo

moderno

TABLA 3: Subdivisiones de cada literatura

Son números que pueden agregarse a las cifras básicas c ada

literatura marcadas con el símbolo #.

Las siguientes divisiones de forma aplican a todos los meros de la

clase del 800

-1 Poesía
-2 Teatro
-3 Novelística
-4 Ensayos
-5 Oratoria
-6 Cartas
-7 Sátiras y humorismo
-8 Miscelánea

149
TABLA 4: Subdivisiones de cada lengua

Estos números pueden agregarse a la notación básica cada una de

las lenguas marcadas con* entre 420 - 490.

-1 Normas de la forma standard de la lengua escrita y hablada

-2 Etimología
-3 Diccionarios
-4 Libre
-5 Gramática
-6 Prosodia
-7 Variaciones de la forma standard de la lengua
-8 Uso standard deja lengua (lingüística aplicada)

Esta tabla se combina constantemente con la No.6 Lenguas.

TABLA 5: Grupos raciales, étnicos y nacionales

Los números de esta tabla se pueden usar cuando el esq uema lo

indica. Pueden agregarse a números base del esquema así como a
notaciones de otras tablas. Especialmente se combina con la tabla
dos de áreas geográficas.

TABLA 6: Lenguas

Puede usarse con notaciones del esquema y números de otras

tablas, siempre que se nos den instrucciones para hacerlo.

150
TABLA 7: Personas

Estos números se usan para destacar cuando un libro o material trata

un tema íntimamente ligado a un grupo de personas claramente
definido.

Se basa en el esquema general ya que:

-1 Es para personas relacionadas con la filosofía

-2 Personas relacionadas con una religión, etc.

Los dos esquemas del 340.

El esquema del 340 que aparece en el volumen correspondiente a las

tablas (Vl) fue tomado de la edición 15 publicada en español en
1955. Esto se hace así como una deferencia y aporte al mundo de
halla hispana qué tiene un sistema jurídico basado en el Derecho
Romano. Los anglófonos del Continente Americano deben usar el
340 que aparece en el volumen 2 de los esquemas. (Ver p.336 V.2
Tablas.C1 Resumen de ambos esquemas).

4. Derecho clasificado par países:

Ver nota aclaratoria en página 361 del volumen de las de la edición

19 en la que se destaca que hay dos posibilidades de agrupar las
obras del Derecho, en este esquema basado en el Derech o de origen
romano usando las cifras de la tabla 2 "Regiones Geográficas”.

Esta nota debe ser bien analizada ya que dependiendo su

interpretación, una biblioteca puede usar el esquema, o 349, más
números de tabla 2, y si quiere clasificar por ramas Derech o puede

151
usar 349, más la cifra del país, luego un 0 (cero) y por último, los
números que sigan a 034 en el esquema.

Ejemplo de este último método:

349.- 8706

349= Derecho por país

87= Venezuela Tabla 2
0= Cero separador
6= Número que sigue 034 para de recho civil

Este número servirá para un libro que trata de la Historia del Derecho
Civil en Venezuela.

LITERATURA CONSULTADA

Aguiló Regla, Josep. “Técnica legislativa y documentación automática

de legislación". pp 87 -110. En: Informática e Diritto, a.16 n.1, Roma
(Italia): gennaio -aprile, 1990.

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información. Barcelona (España): Bibliograf, 1978.

________. La biblioteca. Barcelona (España) : Bibliograf, 1978.

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London (England) : Andre Deutsch, 1975.

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Universidad Complutense, n.12, Madrid (España): setiembre, 1986.

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Universidad Complutense, n. 12, Madrid (España): setiembre, 1986.

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(Argentina) : Bowker Editores, 1972.

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México: Editorial Pax -México, 1973.

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Petru, W illiam C., West, Martha w. Técnicas del bibliotecario. México

: Editorial Pax-México, 1973.

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Biblioteca, Documentación e Información, Universidad de Costa Rica,
1983.

Rico-Pérez, Francisco. Informática, semántica y derecho. pp. 47 -64,

En: Revista de la Facultad de Derecho de la Universidad
Complutense. n. 42, Madrid (España): setiembre, 1986.

Romero Casabona, Carlos María. La reforma penal ante las nuevas

tecnologías de la información. pp. 115 -142, En: Informática e Diritto:
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Suñe Llinas, Emilio. Introducción a la Informática jurídica y al

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Derecho de la Universidad Complutense, n. 12, Madrid (España):
setiembre, 1986.

Villar Palas, José Luis, informática y derecho. pp. 211 -240. En:
Revista de la Facultad de Derecho de la Universidad Complutense, n.
12, Madrid (España): setiembre, 1986.

154
 TERCERA UNIDAD

Organización
de
Servicios

Licda. Sandra Alpízar ( * )

Lidette Diez, M.L.S. (‘)
Licda. Estrellita Rojas (‘)

*Pr of es or a d e l a es c ue l a d e B ib l i ot ec ol o gí a y C ie nc i as d e la I nf orm ac ió n d e la
Un i v ers id a d d e Cos ta Ric a .

155
 TABLA DE CONTENIDO

I. Los usuarios y los requerimientos de información

A. Contenidos
1. Definiciones
2. Diferencia entre “necesidad' y “demanda” de
información
3. Tipos de necesidades
4. Problemática del usuario en cuanto a su
comportamiento
5 Factores influyentes en el e ntorno en que se
desenvuelve el usuario
6. Técnicas pare detectar las necesidades
II. Tipos de servicios
A. Definición
B. Propósitos de un servicio e información
C. Requisitos de un servicio de información
D. Funciones de un servi cio de información
E. Importancia de los servicios de información
F. Servicios públicos
1. Servicio de préstamo o circulación
2. Servicio de referencia
G. Cooperación como factor importante en la integración de
los servicios de las unidades de información
H. El papel dei bibliotecario ante la aplicación de las
nuevas tecnologías a los servicios .
III. Recursos de información disponibles interna y externamente
A. Concepto de recursos de información
1. Fuentes
IV. Literatura consultada

156
 TERCERA UNIDAD
ORG ANIZACION DE SERVICIOS

Licda. Sandra Alpí zar

Lidiette Diez, M.L.S.
Licda. Estrellita Rojas

I. LOS USUARIOS Y LOS REQUERIMIENTOS DE

INFORMACION

A. Contenidos

1. Las categorías de usuarios

El planeamiento de los servicios de una biblioteca o unidad de

información debe hacerse en función del usuario que se atiende.
Para ello, se hace necesario identificar las clases o tipos de usuarios
reales o potenciales que pueden presentarse como demandantes
ante un servicio de información. Existen diferentes categorías de
usuarios, las cuales pueden ser tantas y tan variadas dependiendo
del ambiente en que se desenvuelven y de las variables que se
tomen en cuenta. En este sentido, para establecer la
categorización de los usuarios que se mueven dentro de nuestro
campo tomaremos las siguientes variables:

 Instituciones o entidades existentes en el campo.

 Funciones que realizan los usuarios para desarrollar su labor.
 Fuentes de información que utilizan nuestros usuarios.

157
 De esta manera se pueden identificar las siguientes categorías (ver
cuadro), mediante las cuales se pueden detectar las necesidades de
información de estos usuarios:

CATEGORI AS DE USUARIOS

INSTI TUCION FUNCION FUENTE DE INFORM ACION

1. Entidad es docent es e - Prof esores - Doctrina
investigación: - Estudiant es - Legislación
- Facultades de - Investigadores - Jurisprudencia
Derecho
- Instituciones de
Investigación Jur ídica
- Institutos de
Investigación Jur ídica
Privados
2. Entidades vinculadas - Ministros de Justicia - Legislación
con el Poder Ejecuti vo - Asesor es del Ministr o - Jurisprudencia
- Minist. De Just icia y el - Prof esionales de - Doctrina
Interior ramas af ín (trab.
- Procuradur ía Sociales,
- Sistema Penitenciario psicológicos, médicos)
- Contralor ía
3. Entidades Vinculada s - Jueces - Jurisprudencia
con el Poder Judicial - Magistrados - Legislación
- Cortes - Def ensores - Doctrina
Const itucionales - Lit igantes
- Cortes Supremas - Prof esores
- Cortes Super iores
- Escuelas Judiciales
- Ministerio Público
- Ministerio de Def ensa
Pública

158
B. Las necesidades de los usuarios

1. Definiciones

Definimos necesidades de información, como todos aquellos

mensajes y textos informativos especializados que son expresa o
potencialmente requeridos por algún usuario para hacer frente a su
realidad del plano laboral El lo puede incluir tanto una situación
determinada de resolución de problemas como el interés personal por
ampliar y actualizar sus conocimientos independientemente de algún
problema en especial. Pueden ser expresas o potenciales. Las
expresas son aquellas que el usuario manifiesta espontáneamente y
son en un principio observables, aunque no siempre resulte fácil
hacerlo. Las potenciales son requerimientos no manifestados
espontáneamente; el usuario no está consciente de una porción de
éstas la cual pu ede ser puesta en evidencia a través de una consulta
directa, la otra parte está oculta o bloqueada debido a una
inadecuada conceptualización o a un desconocimiento del problema.
Estos requerimientos no emergen de una consulta y pueden ser
develados a tra vés de acciones desempeñadas por otros
especialistas de su área.

2. Diferencia entre "necesidad" y "demanda" de información

Cuando hablamos de necesidad de información utilizamos el término

demanda como sinónimo, sin embargo es importante tener claro que
ambos términos no significan lo mismo.

La necesidad significa requerir algo, hacer falta algo para un fin

determinado, hacer menester de una cosa, mientras que cuando
estamos hablando de demanda significa petición o solicitud. De esta

159
forma podemos ver que la demanda es un concepto más concreto y
que el concepto de necesidad es un tanto más abstracto, ya que
tiene que ver con estados psicológicos del ser humano. Cuando
trabajamos para los usuarios de la información es importante
establecer esta diferencia , ya que los mismos presentan en la
mayoría de los casos una problemática para conocer, definir y
transmitir sus verdaderas necesidades de información. Esto hace
que:

a) No todas las necesidades de Información de los usuarios se

conviertan realmente en so licitudes.

b) No todas las preguntas hechas a un servicio presentan

perfectamente las necesidades de información que se ocultan tras la
pregunta.

c) Los usuarios frecuentemente preguntan menos de lo que

necesitan.

d) Hay una tendencia de los usuarios de los servicios de

información a preguntar por aquello que ellos piensan que el sistema
puede proporcionarles, en vez de preguntar por lo que realmente
necesitan.

Estas situaciones reflejan que las demandas de información son

mucho más generales que las ne cesidades de información que el
usuario tiene verdaderamente.

160
También es necesario tomar en cuenta que las demandas de los
usuarios aumentan de acuerdo al tamaño de población servida, al
nivel educativo de esta población y a la disponibilidad del servi cio
(velocidad, calidad y facilidad de uso).

3. Tipos de necesidades

Algunos autores dividen los tipos de necesidades de información en:

a) Necesidad de información concreta (CIN)

Ej.:

 Población penitenciada en Costa Rica en el año 1930

 Número de pe riódicos recibidos por la Biblioteca Nacional en el
mes pasado.

b) Necesidad de información orientada a un problema (requiere

investigación).
Ej.:

 Cómo pueden ser tratados los delincuentes?

Los tipos más generales de necesidades en diferentes campos,

según estudios serios son:

En la Ciencia: los usuarios necesitan información al tratar de

mantenerse al día en su campo, tales como cifras, planes y métodos.

En la Técnica: necesitan información de orientación hacia un

proyecto de investigación o desarr ollo. La información es detallada
sobre los recursos (tiempo; personal, dinero, equipo)

161
4. Problemática del usuario en cuanto a su comportamiento

El usuario enfrentado a una necesidad de información puede o no

intentar actuar para satisfacerla, ya que el acceso a la Información
presupone un conjunto de acciones que implican un sacrificio
(tiempo, esfuerzo, dinero) por parte del usuario. Las acciones que los
usuarios pueden emprender se enmarcan dentro de las siguientes
operaciones: -identificación de las fuentes- selección de las fuentes
relevantes y obtención de la información, las cuales lo enfrentan a
problemas como:

a) No sabe si existe la Información que necesita y no sabe cómo

obtenerla.

b) No posee la capacitación adecuada para la búsqueda y no

solicita ayuda en este sentido.

c) No está lo suficientemente motivado y entrenado para

búsqueda.

d) No tienen claras sus necesidades de información y los

encargados de proporcionarla no se involucran de lleno con la
problemática del usuario.

e) Desconocen a profundidad el funcionamiento de la biblioteca y

de la cantidad de fuentes e instrumentos que existen para llegar a la
información.

f) Prefieren revisar los documentos directamente que utilizar el

catálogo público o cualquier otro medio de acceso esta blecido.

162
5. Factores influyentes en el entorno en que se desenvuelve
el usuario

a) Relacionados con la población de usuarios:

 Tamaño de la población servida.

 Nivel educativo, tipo de trabajo.
 Experiencia previa del usuario en el uso del sistema.
 Valor que le dé a la solución de un problema de información.

b) Relacionados con el universo de documentos y otras fuentes.

 Crecimiento de la literatura en el campo.

 Costo de la literatura.
 Probabilidades de que exista una solución en la literatura a un
problema.

c) Relacionados con las bibliotecas o unidades de información.

 Accesibilidad (física e intelectual)

 Facilidad de uso de los servicios (tiempo).
 Rapidez del servicio.
 Costo del servicio.

6. Técnicas para detectar las necesidades

a) Tráfico de documen tos. Análisis de los registros de

información que han sido compilados para otros fines (Bourne 1962).

 Citas al final de documentos.

163
 Documentos enumerados en bibliografías.
 Registros de préstamos (boletas)
 Solicitudes de consultas a referencia y su resoluc ión.
 Resúmenes (valor).

b) Diario de Instantes (Line):

 Se toma una muestra de usuarios.

 Se solicita registrar durante un mes sus necesidades
informativas tan pronto como se le presenten.
 Se registran las etapas por las que pasan para satisfacerlas.
 Se indica si tuvieron éxito o no.

c) Incidente crítico.

Se le pide al usuario que describa:

 La última ocasión en que necesitó Información de un tipo

determinado.
 Que dé detalles de la información necesitada.
 Que mencione las fuentes que usó para localizar la información.
 Que indique si la búsqueda fue exitosa.

El conjunto de incidentes críticos proporciona un cuadro general de

los tipos de necesidades, de las fuentes que se usan y dei grado de
éxito obtenido.

d) Observación directa.

e) Encuesta.

164
f) Estudio de usuarios.

g) Perfil de interés.

II. TIPOS DE SERVICIOS

A. Definición

“Servicios de biblioteca e información son las actividades

relacionadas con la provisión a un usuario de determinada
información científ ica o técnic a presentada en forma de libros,
documentos, publicaciones periódicas, microformas o cualquier
otro medio de transmisión de la información que se utilice en la
actualidad".

B. Propósitos de un servicio de información

 Facilitar el flujo de información en forma rápida.

 Dar respuesta a una determinada necesidad del usuario.

C. Requisitos de un servicio de información

 Flexibilidad
 Adaptabilidad
 Organización administrativa
 Recursos humanos, económicos y físicos
 Determinación de la técnicas a utilizar en el procesamiento de la
información

165
D. Funciones de un servicio de información

 Suministrar a la comunidad de usuarios ala que sirve, la

información precisa de acuerdo a sus necesidades.

 Servir de medio de interacción entre una población particular de

usuarios y el suministro de recursos documentales.

 Interrelacionar a los usuarios con los recursos bibliográficos de la

manera más eficiente y económica posible.

 Ofrecer la Información requerida por el usuario en el momento que

éste lo solicite.

 Alertar a la comunidad de usuarios sobre los documentos

adquiridos de acuerdo al perfil de usuario.

 Mantener un permanente intercambio con otras bibliotecas y

centros de información.

 Poseer los mecanismos adecuados para referir al usuario a otras

fuentes que pue dan satisfacer sus necesidades en caso de
carecer de los recursos apropiados.

E. Importancia de los servicios de información

 Activan el uso de los recursos.

 Ofrecen orientación y asistencia que le permite al usuario conocer
y beneficiarse de los recursos disponibles.

166
 Atraen mediante múltiples medios, al usuario para que éste se
informe, se cultive o se distraiga.
 Satisfacen las demandas de los usuarios.
 Proporcionan a la biblioteca moderna una imagen de actividad y
dinamismo.
 Permiten la expansión de act ividades por medio de nuevos
servicios.
 Proveen al usuario de información científica o técnica presentada
en diferentes formas como libros, publicaciones periódicas,
documentos, microformas o cualquier otro medio de transmisión
de la información que s e utilice en la actualidad.

F. Servicios públicos

Son aquellos que están relacionados en la recuperación, préstamo

(circulación) y transferencia de la información.

Han sido creados para ayudar al usuario a localizar información po r

medio de un producto final que se ha trabajado en la unidad de
servicios técnicos.

Los servicios públicos se diferencian de los técnicos en que los

públicos tienen más alto grado de interacción entre el personal de la
biblioteca y los usuarios.

En estos servicios entran en j uego tres elementos que son

fundamentales, usuario, bibliotecario y recursos bibliográficos.

La persona encargada de ofrecer servicios al usuario tiene como

misión acercar el libro al pueblo, por lo tanto, la técnica, los métodos
y las operaciones que re alice deberán encaminarse a lograr ese fin.

167
Toda actividad que muestre ser benéfica para obtener esto, es buena
en si misma y puede ser puesta en práctica buscando la manera o el
procedimiento adecuado que tienda con éxito a facilitar la ayuda al
usuario.

Entre los servicios públicos tenemos:

1. Circulación y préstamo: sala y domicilio

2. Referencia:

a) Instrucción en el uso de la biblioteca y el catálogo

b) Orientación bibliográfica

c) Compilación de bibliografías: planeamiento y

organización

3. Préstamo Interbibilotecario: nacional e internacional

4. Servicios de difusión o promoción: DSI, Alerta, Boletín de

nuevas adquisiciones

5. Traducciones

6. Reprografía

7. Audiovisuales

8. Archivo de investigaciones

168
9. Servicio de Información sobre lit eratura especial

10. Publicidad: cartelera para Información al día, eventos, y

novedades, vitrinas y murales.

Otros Servicios:

11. Búsquedas bibliográficas por computadora

12. Información de novedades

13. Consultas telefónicas

14. Actividades culturales

1. Servicio de préstamo o de circulación

Se ofrece en dos modalidades:

Préstamo a Sala
Préstamo a Domicilio

El servicio de préstamo es una de las actividades que está más

expuesta a la crítica de los usuarios por lo cual debemos recordar
que esto representa una gran responsabilidad.

Para ofrecer un servicio de préstamo eficiente, hay que tener claras

las condiciones especificas y los objetivos de la institución, como son
el número de volúmenes, la ubicación de la biblioteca, el número y
categoría de los funcionarios, y el número de usuarios al que sirve la
unidad de información.

169
2. Servicio de referencia

Es la "parte de la tarea bibliotecaria que se ocupa de asistencia a los

lectores en la búsqueda y en el uso de los recursos de la bibl ioteca
con fines de estudio e investigación". (American Library Association)

En este servicio tanto el usuario como el bibliotecario y los recursos

bibliográficos están en constante interacción.

Se distinguen tres tareas tradicionales en referencia:

a) instruir a los usuarios en el uso de la biblioteca y el catálogo:

Se requiere que el bibliotecario sea un verdadero maestro ofreciendo

a cada usuario la ayuda y al mismo tiempo enseñándole el uso del
manejo de la biblioteca y del catálogo, asegurándose qu e después
éste lo hará correctamente

b) Orientar bibliográficamente:

Se involucra aquí la recomendación de los diferentes materiales

bibliográficos, facilidad para el acceso a la colección, ayuda al
usuario en la búsqueda personal, ofreciéndose todos los medios
Informativos que necesite para realizar su trabajo.

En esta tarea cobra especial importancia la relación usuario -

bibliotecario, por lo que debe existir claridad en la pregunta antes de
iniciar la búsqueda, lo que conlleva a una entrevista con el usuario
para averiguar cuál es su verdadera necesidad de información y

170
ofrecerle, en el menor tiempo posible, la respuesta correcta con el
mejor material.

c) Compilar bibliografías:

La función bibliográfica es una de las más importantes dentro de la

sección de referencia.

Se requiere de un planeamiento para la confección de bibliografías

de acuerdo a las necesidades de los usuarios y sirve
específicamente para que el usuario no se ahogue en la información.
En este proceso se identifican, relacionan y re gistran documentos
sobre un terna determinado. Existen varios tipos de bibliografías:
descriptivas, selectivas, anotadas, especializadas, generales,
criticas, etc. Este servicio ofrece a los investigadores, economía de
esfuerzo, tiempo y dinero.

d) Servicio de préstamo Interbibliotecario:

Se trata de un servicio que se otorgan las bibliotecas entre sí.

Existen normas para el procedimiento de operación establecidas por
la American Library Association.

En la actualidad es creciente el aumento de solicit udes de préstamo

Interbibliotecario a nivel internacional, lo que refleja el avance de las
actividades educativas y de investigación científica y técnica. Esto ha
dado como resultado el establecimiento de redes o acuerdos de
intercambio de información entr e bibliotecas y centros de
documentación de diferentes países, especialmente en el área de
América Latina en donde se trata de establecer mecanismos

171
apropiados para facilitar el intercambio internacional de
publicaciones.

Otros factores que han Influido en el aumento del préstamo

interbibliotecario son el mayor volumen de edición y el alza del costo
de las publicaciones que impide cada vez más a las bibliotecas
disponer de todas las publicaciones solicitadas por los usuarios.
Además el desarrollo del contr ol bibliográfico que supone la
disponibilidad de un número superior de referencias bibliográficas y
que implica la demanda del usuario por un mayor número de
publicaciones del que la biblioteca puede disponer en sus propias
colecciones.

e) Servicio de dif usión o promoción:

Recibe también otros nombres como por ejemplo servicio de

Información, servicio de publicidad, etc. El objetivo del servicio es el
de elaborar instrumentos destinados a facilitar el trabajo intelectual y
a la vez promocionar los servici os especiales de la biblioteca y los
materiales.

Las formas de difusión varían según sea el tipo de biblioteca o

unidad de información. Entre ellos tenemos:

f) Servicio de diseminación selectiva de la información:

Este servicio distribuye, en forma parc ial, la información preparada

para cada necesidad de un usuario o grupo de usuarios. El método
que se emplea es el de difundir periódicamente, las referencias
bibliográficas que definieron un perfil de interés. Los instrumentos

172
más utilizados para el DSI son: circulación de revistas, boletines de
sumarios o contenidos, fotocopias de los sumarios o contenidos, etc.

Los objetivos de este servicio son: servir de instrumento para

mantener actualizados a los investigadores y estudiosos, ahorrar
tiempo y esfuerzo a los investigadores, mantener al usuario
informado de material bibliográfico especializado, facilitar al usuario
documentos de interés para sus trabajos.

g) Servicio de alerta:

Consiste en enviarle al usuario fotocopia de las tablas de contenid o

de los últimos números de las publicaciones periódicas de acuerdo a
su campo de interés. Para dar el servicio la biblioteca debe
establecer los mecanismos necesarios con el fin de brindar lo que
verdaderamente interesa a los usuarios.

h) Boletín de Nuevas Adquisiciones:

Esta forma de publicidad mantiene al día a los interesados y la

biblioteca da a conocer al público, el material nuevo adquirido.

i) Servicio de traducciones:

El idioma es una de las principales barreras para el acceso a la

información, por lo que existen servicios comerciales y académicos
para que esta labor se pueda realizar en la mejor forma posible.
Algunas bibliotecas no ofrecen traducciones de idiomas que se
consideran de fácil acceso a los usuarios y otras no lo otorgan
porque el costo es elevado.

173
El servicio de traducción debe ser difundido tanto a nivel nacional
como internacional y dentro de la normativa establecida para ese fin.

Hoy en día no existe documento científico de relativo valor, cuya

traducción no se haye referencia da en alguno de los ficheros de
centros dedicados a su recolección como por ejemplo el Centro
Europeo de Traducciones, que posee información sobre todas las
traducciones que se realizan en el mundo.

j) Servicio de reprografía:

Consiste en suministrar cop ias de documentos. Ahorra los

procedimientos de reproducción fiel al original.

Para poder ofrecer este servicio, las unidades de información deben

de estar dotadas de equipo reprográfico que se ajusta a las
necesidades actuales.

Actualmente los sistema s más utilizados son: fotocopia, microcopia y

microfilme.

k) Servicio de audiovisuales:

Los adelantos, en materia de educación, obligan a las unidades de

información a prestar servicios audiovisuales como medio de
enseñanza, los cuales pueden ser vis uales o auditivos como
películas, videotapes, grabaciones, fotobandas, transparencias, etc.
Las unidades de información deben contar con equipos buenos para
ofrecer un buen servicio.

174
l) Servicio de archivo de investigaciones en proceso:

Permite a los in vestigadores estar actualizados sobre las

investigaciones que se están efectuando y que son de su propio
interés. Este archivo debe mantener información sobre el contenido
de la investigación, título, alcance, nombre del investigador,
dependencia, fecha de inicio y conclusión.

En relación con lo anterior, existen mecanismos cooperativos, que

permiten a las bibliotecas brindar informes concretos sobre análisis y
estudio de temas específicos por medio de los boletines sobre
investigaciones en curso.

m) Servicio de información sobre literatura especializada.

Las unidades muy especializadas, ofrecen este tipo de servicio

utilizando métodos modernos para el tratamiento de la información.
El servicio se caracteriza por brindar ayuda a usuarios selectos y
especializados. Su campo es muy concreto y particular y la
Información que brinda es de calidad.

Generalmente no proporciona la literatura, pero si las referencias

bibliográficas completas del material y su ubicación.

n) Publicidad:

Es importante prom over la utilización de los servicios y recursos de

la biblioteca. Esta debe usar diferentes medios publicitarios cuya
eficiencia haya sido confirmada por la experiencia. Como ejemplo
tenemos: carteleras, vitrinas, murales etc.

175
G. Cooperación como fa ctor importante en la integración de
los servicios de las unidades de información

La comunicación es el alma de la cooperación. Para que exista

cooperación, la comunicación debe estar bien organizada, de manera
que se mejoren las relaciones entre los dife rentes servicios de la
biblioteca.

La cooperación fomenta una mejor comprensión de la misión de las

bibliotecas, difunde nuevas Ideas y amplía el punto de vista de sus
empleados en beneficio de la institución.

Ofrece la oportunidad de conocer experiencia s y saber lo que otros

hacen en su campo. Disminuye las posibilidades de duplicar trabajo y
se aprovechan mejor los recursos.

La cooperación surge de la actitud mental de compartir el enorme

potencial de los servicios que se prestan, y promueve la coopera ción
entre el personal además de agilizar el trabajo.

Internamente la cooperación se puede fomentar utilizando diferentes

medios como boletines distribuidos entre el personal, informes de
comités de trabajo, organizando grupos de discusión, reuniones de
secciones, etc.

La integración de los servicios beneficia el intercambio de

información y representa un mecanismo que ayuda a organizar en
forma racional la propia información, además de tener acceso a
información que producen otros, abriéndose así el cami no para la
integración a programas nacionales, regionales e internacionales.

176
H. El papel del bibliotecario ante la aplicación de las nuevas
tecnologías a los servicios

Las nuevas tecnologías informativas y en particular el manejo

electrónico de informació n, está originando una serie de cambios
importantes. La distancia entre el usuario, las fuentes y los servicios.
se ha disminuido. La automatización ha facilitado el desempeño de
muchas funciones y abaratado los servicios. Cada nueva tecnología
que sale al mercado tiende a ofrecer no sólo mayor velocidad y
capacidad en el transporte y proceso de los datos, sino menor costo
unitario.

Los usuarios aprenden a usar, directamente, las fuentes electrónicas,

lo que significa un papel cambiante para los servicios que deberán
poner mayor énfasis en actividades de referencia, capacitación y
ayuda al usuario.

Veamos algunos ejemplos de tecnologías informativas y como

influyen en los servicios de información.

El acceso en línea a bases de datos es el sistema mediante el cual

publicaciones primarias y secundarias, no presentes físicamente,
pueden ser consultadas a distancia, pudiéndose obtener como
mínimo las referencias bibliográficas Es un servicio caro y requiere
de equipos especiales, uso de líneas de comunica ción y un personal
capacitado.

El telefacsímil o telefax que permite el envío de imágenes registrada s

en papel lo que se podría llamar fotocopia por teléfono.

177
El CD-Rom's que es el disco compacto tiene gran capacidad de
almacenamiento. Requiere de un equ ipo especial, o sea el
equivalente a un tocadiscos que permita leer la información grabada.
Los discos láser si pueden estar físicamente en una biblioteca y
reducen el costo directo por búsqueda.

Las implicaciones de las nuevas tecnologías para los servic ios de

Información, se concretan en tres áreas: a) personal que debe
conocer el manejo de las tecnologías, b) recursos (documentos
electrónicos cuyo cuidado es costoso, c) usuarios que utilizarán la
biblioteca como fuente adicional por cuanto muchos tienen
almacenamiento propio de datos.

El bibliotecario no puede contentarse con aplicar rutinariamente en

su trabajo, métodos, normas y técnicas que aprendió en un pasado
más o menos cercano. Debe ser responsable y consciente en la
búsqueda de nuevos horizonte s que le den mayor eficiencia a los
servicios.

El papel del bibliotecario es el de enseñar el uso de las nuevas

tecnologías disponibles y ponerlas al alcance de todos para facilitar
el trabajo.

III. RECURSOS DE INFORMACION DISPONIBLES INTERNA Y

EXTERNAMENTE

Hemos analizado hasta ahora la temática de los usuarios, sus

requerimientos de información, los factores informacionales que
influyen en esos usuarios y las técnicas que res ayudaran a conocer
mejor a dichos usuarios.

178
Todo ello nos servirá de marco d e referencia para iniciar aquí nuestra
discusión acerca de los recursos de información apropiados y
necesarios para satisfacer la demanda de información de los
usuarios que tenemos previamente identificados, para luego definir
cuáles servicios de inf ormación debemos poner a disposición de
ellos.

A. Concepto de recursos de información

Para los efectos de este Manual, los recursos de información serán

divididos en tres categorías: fuentes, sistemas y servicios,
enfatizando en las dos primeras clases, ya que lo correspondiente a
servicios será ampliamente desarrollado en la próxima unidad.

Comenzaremos definiendo qué son recursos de información:

1. Son aquellas fuentes: lugares, organizaciones o personas de

las cuales se puede obtener Información , ya sea dentro de la misma
institución o fuera de ella. Las fuentes nos suplen información.

2. Son aquellos sistemas: organizaciones más o menos

complejas de recursos humanos especializados (bibilotecólogos),
equipo, materiales de oficina, mobilia rio, materiales bibliográficos y
financieros, cuya misión es obtener y transformar información, a
objeto de hacerla accesible a un grupo de usuarios definido. Los
sistemas manejan y administran información.

3. Son aquellos Servicios: cuya actividad se dir ige a adquirir,

procesar o transmitir información. Los servicios permiten que el
usuario utilice la información.

179
De tal forma que encontramos una interrelación entre estos tres tipos
de recursos de información y la cual podemos observar en la
siguiente f igura:

Figura 1

180
 Se puede buscar información afuera, en otras bibliotecas, sin
haber agotado los recursos de información internos. Primero se
investiga exhaustivamente en la propia institución: si no se encuentra
lo que se necesita, se busc a en otras instituciones.

Cada biblioteca debe identificar y localizar los recursos de

información que puedan satisfacer a sus usuarios. Una metodología
sencilla pero muy útil es la siguiente:

DI AGRAM A
INVENTARIO DE RECURSOS DE INFORMACION

Defina las necesidades de información de sus u suarios

Seleccione los recursos de información

Diseñe una “Hoja de inventario”

de Recursos de Información

Fuentes Fuentes Fuentes Servicios Sistemas

Docu- Perso - Externas
mentales nales

Registro de Hoja

Inventario Preliminar de
Recursos de Inform ación

181
Para tener éxito con esa metodología lleve a cabo los siguientes
pasos:

 localizar los recursos de Información identificados en el inventario

 categorizar en internos (existentes en la Institución) y externos
(de otras Instituciones)
 dividir en fuentes, sistemas, servicios
 averiguar cómo se puede tener acceso a ellos
 proceder a obtener los recursos de información que requiera para
el mejor funcionamiento de la biblioteca

1. Fuentes

Ahora comenzaremos a analizar cada uno de los componentes d e los

recursos de información, iniciando con las fuentes

Las fuentes internas pueden ser:

 Diferentes instancias de la Institución en la que se labora:

Gobierno, Ministerio, Corte de Justicia, etc.
 Consultores técnicos
 Profesores
 Investigaciones
 Otros

Estas fuentes pueden generar o poseer información que es útil parra

los bibliotecólogos, siempre y cuando llegue a sus manos, la
procesen y la pongan al servicio de los usuarios. La información
puede estar presentada en diferentes medios: informes, actas,
memorias, revistas, boletines, audiocassestes, periódicos, etc.

182
No debemos olvidar que dependiendo del tipo de fuente de donde se
obtenga la Información. ésta puede ser bibliográfica o no
bibliográfica. En este momento nos interesa profundizar en el primer
tipo.

Las fuentes de Información bibliográfica están constituidas por los

siguientes tipos de documentos:

 Documentos primarios: son los que contienen información

original. La siguiente lista presenta la división de estos
documentos:

LISTA 1
Documentos primarios

OBRAS DE CONJUNTO
 Diccionarios
 Glosarios
 Léxicos
 Terminología
 Vocabularios
 Enciclopedias
OBRAS PARTICULARES
 Monografías
 Ensayos y estudios
 Manuales
 Actas de congresos
OBRAS DE CAR ACTER PERIODICO
 Publicaciones de organismos e institutos
 Anuarios
 Repertorios

183
 Bibliografías
 Almanaques
 Indices
 Guías
DOCUMENTOS GRAFICOS
 Gráficos
 Mapas
 Planos
 Dibujos
 Anuncios
 Tablas de cifras
 Estadísticas

 Documentos secundarios: son los documentos que contienen los

datos y la Información referente a documentos primarios y se
presentan a modo de -inventarios o resúmenes de publicaciones
primarias. A continuación vemos como se dividen estos materiales:

LISTA 2
Documentos secundarios

Boletines de resúmenes
 Abstracts
 Indices
 Catálogos de bibliotecas
 Bibliografías
 Guías bibliográficas
 Repertorios o directorios

 Documentos terciarios: recopilan documentos secundarios.

184
 LISTA 3
Documentos terciarios

Listas de Publicaciones Secundarias

 Bibliografías
 Indices

Creados a partir de materiales diversos: discos; materiale s

audiovisuales; fotografías; objetos; obras de arte.

Otra clasificación es la basada en la naturaleza de la información

contenida en tos documentos.

LISTA 4
Clasificación según la naturaleza de los documentos

1. Documentos Gráficos

a.- No Periódicos

Enciclopedias
Diccionarios
De Conjunto Tratados
Manuales
Colecciones

Monografías

185
 Informes
Tesis
Patentes
Particulares Catálogos
Traducciones
Antologías
Actas

Repertorios
Inventarios
Indices
Referencia Bibliografías
Guías
Directorios

b.- Periódicos

Periódicos
Revistas
Científicas; técnicas: informativas
De Resúmenes (abstracts)
Indices
Avances
Boletines
Almanaques
Anuarios
Separatas

c.- Oficiales
Informes científicos; técnicos; admi nistrativos
Normas y reglamentaciones

186
 Estadísticas
Circulares

2. Documentos numéricos

Datos
Tablas de constantes
Cuadros estadísticos
Fórmulas
Diagramas
Gráficos

3. Documentos iconográficos

Mapas
Sellos postales
Planos
Grabados
Dibujos
Carteles
Fotografías

4. Documentos plásticos

Monedas
Medallas

5. Documentos fónicos

187
Discos
Cassettes

6. Información registrada en medios magnéticos

- Copias de bases de datos

La utilización de una u otra fuente depende del objetivo de la

búsqueda; utilidad de la información; tipo de Información: tipo de
documento; etc. Por ejemplo: las obras de referencia (manuales,
enciclopedias, índices, guías) dan respuestas rápidas; las revistas,
se consultan para localizar información más actualizada qu e se ha
generado en un campo especifico del conocimiento; las bibliografías
presentan referencias bibliográficas sobre un tema en particular; los
boletines de resúmenes incluyen resúmenes de lo publicado en
documentos primarios.

Estas fuentes, de fácil y libre acceso o las restringidas, deben

cumplir con una serie de características para utilizarlas: contener
información confiable; contener información actualizada y contener
información periódica y regular.

188
 LITERATURA CONSULTADA

Adrián, Sixta y otros Proyecto para la Creación de una Unidad de

Información Estratégica de Mercados Externos para la Corporación
Aluminios de Venezuela S.A. Caracas (Venezuela): USB, Posgrado
en Estudios de la Información, 1989.

Boletín SINICYT. a. 5 nos. 1 -1: enero -junio, 1986.

Búsqueda y utilización de la información. Medellín (Colombia)

:ICFES, 1986 (Manual para el usuario. Unidad 1).

Cáceres Ramos, Hugo. Integración de los servicios bibliotecarios

nacionales a los programas internacionales. pp. 99 -109. En:
Revista Interamericana de Bibllotecología,a.4 no.11: Ene -Dic., 1981.

Couture de Trolsmont, J. Manual de técnicas documentales.

(s.n.t.)

Gietz, Ricardo. Las nuevas tecnologías en la información y el

bibliotecario como profesional. pp. 55 -57. En: Revista. n.19:1983.

Li Chan, Rosita. Centros Especializados de Información. En: Boletín

del Departamento de Bibliotecología y Ciencias de la Información. a.
1 no.2 San José (Costa Rica): 1986.

Licea de Arenas, Judith. Servicio a los usuarios: una introduc ción.

pp. 43-55 En: Bibliotecas y Archivos, a. 6: 1975.

Meltzer, Morton F. La Información : Recurso fundamental de la

gerencia. México : Fondo Educativo Interamericano S.A., 1983.

189
Miranda Arguedas, Alice E. Servicios técnicos VS. servicios públicos.
Heredia (Costa Rica): UNA -Biblioteca Joaquín García Monge, 1981.

Morales Ujueta, Grettel y Solano Siles, Malorie. Servicios de

información para Investigadores. propuesta para la Biblioteca
Eugenio Fonseca Tortós. Tesis. UCR, Escuela de Bibliotecología,
1990.

Orientaciones para la creación, organización y funcionamiento de

servicios de Información a la comunidad en América Latina y el
Caribe. Caracas (Venezuela): UNESCO -PGl-UNISIST. 1988.

Petru y West. Técnicas del bibliotecario. México: PAX. 1973.

Quesada, Gabriela. El servicio de referencia, técnicas para su

optimización. pp. 37 -47. En : Revista no.19: 1983.

Seminario internacional Gerencia de la Información. Caracas

(Venezuela) CONICIT, 1989.

Torres, Ana C. La distribución electrónica de la lnformac ión y el

bibliotecario de hoy. pp. 1 -4. En: Revista de Bibliotecología y
Ciencias de la información. a.1 no.2, San José (Costa Rica): Colegio
de Bibliotecarios de Costa Rica, Dic., 1986.

190
 CUARTA UNIDAD

Principios de
Administración de
Bibliotecas

Licda. Estrellita Rojas ( * )

*Pr of es or a d e l a es c ue l a d e B ib l i ot ec ol o gí a y C ie nc i as d e la I nf orm ac ió n d e la
Un i v ers id a d d e Cos ta Ric a .

191
 TABLA DE CONTENIDO

I. Concepto de administración

II. Componentes

III. Medio ambiente interno y externo

IV. Entorno de las bibliotecas

V. Literatura consultada

192
 CUARTA UNIDAD

PRINCIPIOS DE ADMINI STRACION DE

BIBLIOTECAS

Licda. Estrellita Rolas

I. CONCEPTO DE ADMINISTRACION

¿Qué se debe entender por Administración?.

Son múltiples las definiciones que se localizan sobre este término.

Administración es una serle de conceptos, principios, teoría s y

técnicas encaminadas a dictar y aplicar las disposiciones necesarias
para el cumplimiento y efectividad de cualquier organización.

Si se revisan las teorías administrativas clásicas y las modernas se

observará que se han producido variantes significat ivas a través del
tiempo, y que se enmarcan dentro de la evolución del pensamiento
administrativo.

Mi se encuentran escritos antiguos relacionados con la

administración en Egipto, Grecia y Roma y en los que se consideraba
que todo hombre que sabía lo que necesitaba y era capaz de
proporcionárselo era un administrador. De esta forma, y desde la
prehistoria, el hombre se vio en la necesidad de administrar sus
recursos: agricultura, domesticación de animales y construcción de
casas. Aquí comienza el desarrol lo de las organizaciones y de la
administración.

193
Todo ello dio como resultado la aparición de organizaciones más
complejas que fueron el terreno f értil para el desarrollo de la
"Escuela Clásica de la Administración”, en momentos en que la mano
de obra era poco o nada calificada, había un alto grado de
desempleo, inexistencia de legislación laboral, bajos salarlos y
ausencia de organización de tos empleados. Se veía al obrero cómo
a una máquina, como a un robot.

Los principales representantes de esta escue la son: Frederick W.

Taylor (1856 -1915) conocido como el Padre de la Administración
Científica y Henry Fayol (1841 -1925) conocido como el Padre de la
Administración Moderna.

Los aspectos principales contenidos en los conceptos teóricos de la

administración científica son:

1. A mayor productividad, mayor salario

2. Baja productividad debido a cansancio natural, holgazanería

sistemática (sí trabajaban más generarían desempleo)

3. Desconocimiento de técnicas y procedimientos para una

óptima administración

4. Métodos y herramientas que mejoren las condiciones de

trabajo

5. Necesidad de sistema de administración.

194
El trabajo de Taylor se vio encaminado hacia lograr mayor
productividad, reducción de costos, aumento de utilidades y mayores
salarios.

Para la Administración Moderna la acción se centró en.. 1. -

determlnación de actividades que debe desempeñar una empresa:
técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, contables y
administrativas (previsión, organización, mando, coordinación y
control); 2.- habilidades de administrador; 3. - enseñanza de la
administración: 4. - postulación de catorce principios administrativos:
división del trabajo, autoridad, disciplina, unidad de mando, unidad
de dirección, interés general, remuneración, centralización, jerarq uía,
orden, equidad, estabilidad personal, iniciativa, espíritu de grupo.

De aquí pasamos a la "Escuela de las Relaciones Humanas" cuya

base fundamental es el recurso humano, poniendo mayor atención en
las condiciones personales y sociales en que se dese nvuelve un
trabajador, ya que esas condiciones determinarán su comportamiento
en la empresa. Es decir, se preocuparon por las personas; ya que a
través de múltiples investigaciones se encontró que el empleado se
ve motivado no solo por un mejor salario, si no también por óptimas
condiciones de trabajo y de relaciones interpersonales.

Los principales representantes de esta Escuela son:

Elton Mayo. Douglas McGregor, Abraham Maslaw, Frederick
Herzberg, Rensis Likert y David McCIelIand.

Dejamos la Escuela de Relaciones Humanas y pasamos a los

"Neoclásicos", seguidores de Taylor y Fayol, entre los que tenemos
a: Harold Koontz, CyrilI O'Donnell, W illiam Newman, George Terry y
Peter Drucker.

195
El mayor aporte que hicieron los Neoclásicos es el relacionado co n el
proceso administrativo.

Seguidamente podemos observar componentes básicos de dicho

proceso:

 Planeación
 Organización
 Dirección
 Control

Tomaron principios expuestos por Taylor, por Fayol y por la Escuela

de relaciones humanas. Vemos por lo tanto, que hay participación
activa de los empleados en el proceso administrativo, llegando a la
toma de decisiones en una empresa.

II. COMPONENTES

Se ha planteado, con el desarrollo del primer punto algunas

consideraciones que parecen importantes para contextuali zar la
temática que a continuación se inicia y aplicada a la administración
de la información.

Para electos de esta unidad se divide el proceso administrativo en

cinco componentes:

 Planificación
 Organización
 Dinamización
 Evaluación

196
 Regulación

Etapas que deben ser cumplidas por el administrador en una

biblioteca. La siguiente figura muestra el papel que se debe asumir
ante el proceso administrativo:

FIGURA 1
INTERRELACION PROCESO
ADMINISTRATIVO -BIBLIOTECA

Se debe establecer la misión de la biblioteca, entendiendo por misión

la delimitación del campo de acción.

¿Cuál es la misión de la biblioteca?. Posiblemente su misión sea:

Proveer a su Institución información relevante y oportuna que
satisfaga los requerimientos de información de sus usuarios.
¿Cuál es el objetivo general de la biblioteca? Posiblemente sea:
Seleccionar, adquirir, procesar y difundir el material que necesitan
sus usuarios.

197
¿Cuál es la principal meta a realizar en el primer trimestre del
siguiente año?. Diseñar, implantar y poner en a cción una
metodología para la definici6n de los usuarios reales de la biblioteca.

El tener estos elementos claramente identificados son el resultado de

la planificación: pero no debe olvidar los otros componentes.

¿Cómo está organizada la biblioteca?.

En la organización deben considerar:

Jerarquía (de quién depende y quién depende de la Dirección)

Especialización (está la biblioteca dividida en secciones, unidades,

departamentos, otro)

Formalización (tienen, reglas, normas y/o procedimientos para las

diferentes rutinas que tiene la biblioteca)

Centralización (quién torna las decisiones que involucra alguna rutina

de la biblioteca).

En esta parte de la organización es importante conocer y entender e l

organigrama que contempla a la biblioteca. ¿Tiene o rganigrama su
biblioteca?.

Con respecto a la evaluación, haremos algunas consideraciones de

orden teórico-práctico acerca del proceso de evaluación. Este
proceso permite contrastar lo planificado con los resultados
obtenidos.

198
 FIGURA 2
Proceso evaluativo en una biblioteca

Se interpreta esta figura con un ejemplo hipotético: En el "Plan de

Actividades a realizar en el año 1990" ustedes se propusieron
elaborar 6 bibliografías sobre “Delincuencia Juvenil” y resulta que
solo hicieron S. La situación deseada era la elaboración de las 6
bibliografías, la real indica que solamente se hicieron 5. Ahí hay una
desviación o resultado no esperado que deberán controlar,
analizando las posibles causas de ese resultado: falta de materiales
de oficina, falta de personal , falta de dinero, falta de recursos
bibliográficos, etc.

III. MEDIO AMBIENTE INTERNO Y EXTERNO

Con el tema anterior, se trató de identificar los elementos básicos

que se deben tener en cuenta dentro del proceso administrativo.

Para presentar la situación actual de una biblioteca se debe hacer un

análisis del medio ambiente relevante, tanto interno como externo.

199
Con respecto al análisis externo, es muy recomendable que se
identifiquen condiciones que afectarán negativamente a la biblioteca.
A continuación se incluyen algunos ejemplos

1. telecomunicaciones: un buen sistema telefónico ayudará a

efectuar rápidamente préstamos interbibliotecarios; un buen sistema
de correo convencional ayudará a establecer y mantener un sistema
eficiente de canje y don ación de publicaciones

2. impuesto a los libros: un incremento en este impuesto afectará

negativamente las adquisiciones

3. una situación política inestable quizás perjudique

4. en cuanto a tecnología de la información, es probable que alto s

precios en equipo de cómputo impida tener una microcomputadora en
la biblioteca que ayude a automatizar muchos de los procesos
rutinarios que permitirán elevar la calidad y el número de los
servicios y productos de información.

Estos y otros aspectos d eben ser vigilados por los bibliotecarios.

Y en cuanto al medio ambiente interno, se refiere al conocimiento

que debe tener el bibliotecario acerca de las capacidades de la
biblioteca con respecto a: financiamiento, recursos humanos, planta
física, recursos materiales (equipo, mobiliario, material de oficina).
Este análisis es mas fácil de realizar pues se refiere directamente al
lugar de trabajo.

200
IV. ENTORNO DE LAS BIBLIOTECAS

El entorno inmediato de una biblioteca está compuesto por cinco

componentes, a saber:

1. Gobierno: es la entidad que afecta de una u otra forma el

desempeño de la biblioteca, pues es el que dicta las políticas
generales que se deben acatar. Puede ser local (departamento o
unidad al que está adscrita la biblioteca); regio nal (por ejemplo si
varias bibliotecas se encuentran agrupadas según una región
geográfica o político -administrativa); nacionales (sí pertenece a un
Ministerio u otro organismo); organismo internacional (por ejemplo la
Corte Interamericano de Derechos Huma nos).

2. Proveedores: son personas o instituciones que suministran,

por medio de cooperación u otra forma: financiamiento, tecnología,
recursos humanos, recursos bibliográf icos, etc.

3. Competidores: son aquellos cuyas funciones son las mismas

de la biblioteca y que en determinado momento pueden realizarlas
mejor atrayendo a los usuarios

4. Sustitutos: son aquellos cuyas funciones son las mismas de la

biblioteca y que en determinado momento pueden realizarlas mejor,
sin ánimo de que se pierda a los us uarios sino más bien en procura
de apoyo.

5. Clientes: son personas o instituciones que se convierten en

usuarios de la biblioteca.

201
En la siguiente página podemos observar una figura que ayudará a
realizar el correspondiente análisis para la biblioteca ; seguidamente
se observa otra figura que muestra un ejemplo de un análisis
utilizando esta misma metodología y que se considera servirá de guía
en el momento en que se deba realizar un análisis similar.

FIGURA 3
Medio Ambiente de una Organización

202
 Figura 4
Ejemplo de Análisis Situacional para el
Contexto Interno de una Biblioteca

Al finalizar esta unidad solamente cabe reflexionar acerca de la

situación en la que se encuentra inmersa una Biblioteca. No debe en
ningún momento encerrarse en sí mi sma, más bien debe abrirse a la
gama interna y externa de posibilidades que le ayudarán a brindar
mejores servicios y productos de información.

203
V. LITERATURA CONSULTAD A

Adrián, Sixta y otros. Proyecto para la creación de una Unidad de

Información Estratégica de Mercados Externos para la Corporación
Aluminios de Venezuela S. A. Caracas (Venezuela) : USB, Posgrado
en Estudios de la Información, 1989.

De Martínez, Julia Rosa. Teoría general de la administración. Bogotá

(Colombia): ESAP, 19 ?.

Guía para la planificación estratégica. pp. 251 - 255 En Investigación

y Gerencia, a. 2 no.4 :1985.

Hall, Richard. Organizaciones : Estructura y proceso. Madrid

(España): Editorial Dossat, 1983.

Koontz, Haroid; O'Donnell, Cyril y Weihrich, Heinz.

Administración. 8 ed. México : McGraw -Hill, 1988.

Peters, Thomas y Waterman, Robert. En busca de la excelencia :

Experiencias de las empresas mejor gerenciadas en los Estados
Unidos. Bogotá (Colombia) : Editorial Norma, 1982.

Sallanave, Jean -Paul. Gerencia y planeación estratégica. Bogotá

(Colombia) : Editorial Norma, 1985.

204
 Impreso en los talleres de
Imprenta y Litografía VARITEC S.A.
San José, Costa Rica
en el mes de noviembre de 1992
su edición consta de 200 ejemplares

205