Tema 3: El ciclo vital de los documentos

1. La gestión documental
La gestión de documentos y la filosofía de llevarla a cabo surge en EEUU en la década de los años
30 (unido a la liberación de los campos de concentración y la poca antigüedad de la administración
americana) y se extenderá a otros países. Fundamentalmente separaba la gestión de documentos
administrativos (de reciente creación) y la gestión de documentos en los archivos históricos. Frente
a estas posturas de administrador y gestor, tenemos la postura conservadora de Hilary Jenkinson,
defiende que la función del archivero es la de conservar la documentación y ajeno a todo problema
administrativo (valoración, selección y estudio), esta tradición arraigó en países de lengua inglesa
(quitando EEUU) y en Europa en general. La postura innovadora la representa Teodoro
Schellenberg, que representa la administración americana (diferenciada por la antigüedad y sus
usos), según el cual la función del archivero es organizar la documentación administrativa,
seleccionarla y cuando sea necesario proceder a su eliminación. Estas posturas llegaron a ser aún
más irreconciliables cuando en la undécima y duodécima Mesa Redonda de Archivos ambas ideas
aparecían como contrapuestas, pero ya eran tendencias de profesionales indicando que ambas
pertenecían a la actividad profesional del archivero. En la actualidad, hay una intervención de
archiveros que determinan que ambas posturas forman parte del ciclo de la vida de los documentos,
y que por lo tanto las posturas presentadas deben tratarse más desde una perspectiva integradora que
desde una solución disgregadora. Hoy día se acepta que el archivero debe intervenir desde los
orígenes del documento hasta su conservación definitiva. Por tanto, el archivero deberá abordar
cuestiones como: el análisis de las necesidades de las administraciones, el establecimiento de un
calendario de conservación, el diseño racional de los documentos, la protección de los documentos
esenciales, la organización y tratamiento de los documentos y su eliminación o transferencia a los
archivos definitivos. Esto no supone la victoria de una tendencia sobre la otra, sino el resultado de
una evolución. Los nuevos soportes y el volumen masivo de archivos reclaman la intervención de
un profesional de archivo. Así, la puesta en marcha de estos archivos de gestión favoreció en
España la creación de los archivos intermedios, en el sistema archivístico español esta función la
desempeña el Archivo General de la Administración (Alcalá de Henares), y en el caso de las
delegaciones de gobierno esta función la realizan los Archivos Históricos Provinciales.

2. Las edades de los documentos y los Archivos

Las edades de los documentos será planteada por Carlos Wyffels en 1972, quien nos propone tres
edades que darían lugar a diferentes categorías de archivos. Esto evidencia la concepción del
documento como algo vivo y dinámico. La primera edad será la génesis del documento, en este
momento circula por cauces administrativos y por tanto está muy cerca del funcionario. Son
colocados en carpetas o archivadores y serán los llamados archivos de gestión, corrientes o
sectoriales. La segunda edad se inicia una vez ha concluido la tramitación del documento y debe
ser guardado para su consulta, para ello habrá un despacho habilitado en la misma institución o un
lugar fuera de la misma. Serán los llamados archivos intermedios, aquí se pierde el valor primario o
administrativo y aparecen otros secundarios como el histórico. La tercera edad aparece cuando
tenemos un valor permanente histórico de la documentación, ya sin valor administrativo, y
constituyen el llamado Archivo Histórico de la Institución. El esquema general que seguirán los
archivos según su edad será: los archivos de oficina pasan al Archivo Central, estos al Archivo
General de la Administración (archivos intermedios ambos), y después irán al archivo histórico. A
nivel local, el archivo histórico hará también la función de intermedio (no hay tanta documentación
como para tener archivo intermedio).
El Archivo de Gestión o de oficina tiene como objetivo localizar la información en el menor
tiempo posible. En ellos se encuentran los expedientes en curso de tramitación (aún no resueltos),
normalmente introducidos en carpetas colgantes o en estanterías. Cuando se trata de fondos
relativamente pequeños, la localización de esta información apenas presenta dificultades, pero
cuando trabajamos con un millar de expedientes el tema cambia por completo. La organización de
los archivos de oficina requiere la aplicación de una serie de técnicas archivísticas entre las que
destaca fundamentalmente la elaboración del cuadro de clasificación de fondo de ese servicio o de
esa dependencia. Este cuadro de clasificación de fondo se verá reflejado en el cuadro de
clasificación de fondo general del Archivo con objeto de facilitar el trasvase de documentación de
un Archivo a otro. En numerosas ocasiones podemos encontrarnos a estos expedientes en trámite
introducidos en cajas archivadoras colocándole en el lomo el contenido de la misma, esta práctica
no resulta aconsejable por cuanto aporta una información por lo general protegida o amparada por
la ley de protección de datos y que nos puede ocasionar problemas. Hoy día, se habla de
informatización de todos los servicios y para una oficina antes de proceder a su informatización
resulta necesario conocer la gestión y los trámites administrativos que se llevan a cabo para
comunicarlo al informático. El caso de la correspondencia suele plantear problemas, siempre debe
estar junto con el expediente al que pertenece (en caso de que sea carta relativa a un expediente),
salvo aquella que es de ida y vuelta. En estos archivos administrativos nos encontramos una serie de
documentos que no se remiten al archivo, como son los textos de apoyo, instrumentos legales y
administrativos tales como el BOE, colecciones de jurisprudencia, que sirven de apoyo y referencia
a la tramitación. Estos e guardan en la oficina siguiendo su número de serie o su secuencia
cronológica. Tampoco se remiten los catálogos y folletos, normalmente aparecen en carpeta y son
expurgados conforme se van renovando. Ni la hemeroteca, con recortes de prensa que merezca la
pena conservar. Tampoco los libros ni las publicaciones periódicas se enviarán al Archivo.
El Archivo Central contiene toda la documentación tramitada y resuelta que no es necesario
consultar por parte de los archivos de oficina. Representa el paso al segundo estadio del archivo,
que se encuentra dentro de la propia institución (intermedio, central). Su origen está en el sistema
polisinodial de los Reyes Católicos, que después recogieron los Austrias con la creación de los
Consejos, que con la llegada de los Borbones se convirtieron en Secretarías de Estado y Despacho y
que en el s.XIX culminaría con la creación de los ministerios. Se consolidan en el s.XIX debido a
que estos ministerios que se están formando van arrastrando información de Simancas, pero
Simancas no admitía más documentación y esta no dejaba de crecer, para darle salida se creó el
Archivo Central (Palacio Arzobispal de Alcalá de Henares) para que recogiera la documentación de
todos los ministerios. Esta creación es un preludio del futuro Archivo General de la Administración,
que fue quemado en el 1939 durante la Guerra Civil, perdiéndose la documentación con él. Esto
plantea de nuevo el problema de que los ministerios no pueden derivar su documentación a ningún
sitio, cosa que se solucionó con el decreto 914/1969 por que cual se creaba el Archivo General de la
Administración, que no recibirá documentación de los ministerios hasta 1972. Los problemas que
esto crea es que, al estar fuera de la propia institución (archivo intermedio pero no central), trabajan
unos profesionales que dictaminan si esa documentación pasa al archivo histórico o es eliminada.
Este esquema del archivo de gestión, archivo intermedio interno (central) y archivo intermedio
externo será copiado por todas las Autonomías. Es la primera vez que toda la documentación de un
ministerio se reúne en el propio archivo de la institución. A estos archivos que están dentro de la
institución se les llaman centrales mientras que a los que están fuera se les suele llamar archivos
generales. Este archivo central, según María Luisa Conde Villaverde, es la segunda etapa de los
documentos, son series documentales transferidas desde los archivos de oficina, son eje
fundamental de control y son el eje de la política archivística.
El Archivo Intermedio, fuera de la institución, tiene origen en el principio archivístico y el ciclo
vital de los documentos. En la obra de Antonio Matilla habla del archivo muerto (instituciones que
ya no producen) y del archivo vivo (instituciones que siguen produciendo documentación). Dentro
del archivo vivo, estaba el archivo corriente (de oficina) y los archivos de depósito (los
intermedios). Este archivo valora y selecciona aquella documentación que se estima que se debe
conservar o eliminar. Según la definición del Diccionario de Terminología Archivística, será:
dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se han de transferir los documentos de los
archivos centrales (o de los archivos de gestión en el caso de los archivos históricos provinciales)
cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su
eliminación o transferencia al archivo histórico. En virtud de la normativa vigente, con carácter
general, los archivos intermedios no pueden conservar documentos de más de cincuenta años de
antigüedad. Según el decreto 914/69: estos deben recoger, seleccionar, conservar y disponer para la
información e investigación científica, los fondos documentales de la Administración Pública. Se
señala el plazo de transferencia de los archivos centrales a los intermedios (15 años), se exceptúan
aquellas series que tengan poco uso para la Administración y pone la documentación al servicio de
los órganos productores (copias, certificaciones o documento original). Se contempla la
transferencia al Archivo Histórico Nacional de la documentación con más de 50 años de antigüedad,
sin validez administrativa y con valor histórico. La documentación de las Delegaciones de los
Servicios Centrales se remitirá a los Archivos históricos provinciales, que realizará las funciones del
Archivo General de la Administración.
Habrá distintos tipos de archivos intermedios en España: a nivel estatal (tendremos el Archivo
General de la Administración, que recoge toda la documentación de los ministerios, el Archivo
Histórico Provincial recoge la administración periférica del Estado, y como excepción está el
Depósito Regional de Archivos de Cervera, que contiene la administración periférica del Estado en
Cataluña), a nivel autonómico (puede ser un centro independiente o integrado en el Archivo
Histórico de la Comunidad, en Andalucía está integrado en el Archivo general de Andalucía que
actúa también como histórico de la Comunidad) y a nivel local (donde el Archivo Histórico
Municipal se hace cargo de las tres fases, tenemos el caso del Ayuntamiento de Barcelona que
responde como archivo central, intermedio e histórico).
El Archivo Histórico tendrá las funciones de reunir, conservar y difundir. Estos deben reunir la
documentación procedente de los archivos intermedios y también tendrán ingresos excepcionales
(compra, donación, expropiación, depósito). Para conservar se emplearán medidas preventivas
(edificio, instalaciones, medidas ambientales, medidas de seguridad) y la restauración (manual o
mecánica). Para difundir se emplearán instrumentos de descripción (guías, inventarios, catálogos) y
será clave la difusión Cultural (investigadores, público en general, publicaciones, exposiciones).

3. Las principales tareas archivísticas

Las transferencias serán las que se realizan de un archivo a otro una vez cumplido su ciclo vital,
tendrán plazos específicos: gestión (5 años), central (10 a 30 años), intermedio (15 a 30 años) e
histórico (más de 50 años). Las transferencias estarán reguladas en tiempo y forma, podrán ser
habituales (a finales de año) e irregulares (por la creación de un nuevo archivo) y encontraremos
calendarios de transferencias. También existirán hojas de transferencias que deberán rellenarse antes
de llevar estas a cabo.
La valoración y la selección será necesaria debido a la explosión informativa y al enorme volumen
documental. Esta deberá llevarse acabo en un espacio y por un personal cualificado. Habrá una
postura antiarchivística, de Elio Lodolini, que dirá que se debe eliminar el 80% de los documentos
que se producen. Por el contrario, tendremos la postura archivística (de archiveros
norteamericanos), que abogan por conservarlo todo. Hacen una valoración con vistas a selección: ya
sea por valores sustanciales o por valores informativos. Los criterios de selección serán variados y
se desarrollarán en distintos países y en distintos momentos históricos.
El expurgo será la eliminación de los documentos de archivo y aparece porque conservar todo lo
que se produce no tiene sentido debido al volumen documental y la explosión informativa. Nunca
debe realizarse por falta de espacio y nunca se realiza de forma aislada (se eliminan series, no
documentos sueltos). Habrá comisiones de valoración donde estarán juristas, economistas,
lingüistas e historiadores para deliberar si la documentación se debe eliminar o no. Los documentos
se eliminar con máquinas destructoras de documentos y el expurgo nunca se realiza en archivos
históricos. Aquí el uso del microfilm es una buena alternativa para conservar la información, ya que
ocupa muy poco espacio y es muy longevo. También pueden hacerse muestreos donde se conserva
del 1 al 10% de la información para tener algunos ejemplos de determinados archivos pero cuya
información en concreto no es relevante, habrá distintos modelos para hacer esto: selectivo,
sistemático o aleatorio.