2.

Cómo recolectar datos

El propósito de la recolección de datos
Existe una gran cantidad de datos que pueden ser recolectados, ya sea en una empresa industrial
o en una empresa de servicios. Aunque parezca una perogrullada, lo primero que se debe tener
en cuenta es: cuál es el propósito de recolectar dichos datos.

Por ejemplo, cuando se introduce algún cambio en un método de trabajo, es necesario indagar
si dicho método es adecuado o no. Generalmente, quienes deciden si el método es adecuado se
basan en resultados pasados y en la experiencia. Lo cierto es que la manera más eficaz de juzgar
el cambio introducido es a través de una correcta evaluación, y esto solo es posible si analizan
los datos tomados del proceso actual y del proceso modificado.

La recolección de datos y su subsecuente evaluación debe ser la base para todas las acciones y
decisiones posteriores.

Clasificación de los datos

Según el propósito de la recolección de los datos, éstos se pueden clasificar de la siguiente
manera:

Datos con miras a entender la situación actual:

Estos datos podrían ser recolectados para verificar cuál es la dispersión y qué tan centrado está
un proceso dado. Por ejemplo, cuando se hacen mediciones de los diámetros de ciertas piezas
metálicas, o cuando se examina el porcentaje de artículos defectuosos.

Datos para análisis:

Los datos pueden ser usados para estudiar la relación entre dos variables. Por ejemplo, un
determinado tipo de defecto y su causa. Los datos se recolectan de resultados pasados y de
resultados de nuevas pruebas.

Datos para el control de procesos

Estos datos son usados para controlar un proceso, es decir, para ver cómo se desempeña un
proceso mientras se está realizando. Después de investigar cuál es la situación actual del
proceso, los datos pueden ser usados para otros fines, por ejemplo, para determinar si el
proceso es normal o no, o si es capaz o no de cumplir con unas especificaciones.

Datos para regulación

Estos datos son usados para regular el funcionamiento de una máquina; por ejemplo, de un
horno eléctrico: si la temperatura disminuye, existe un mecanismo para que suba la temperatura
de tal manera que se mantenga aproximadamente constante. El objetivo es que se tomen
acciones para cada dato que se recolecte, de modo que se mantenga la característica deseada.

Datos para aceptación o rechazo de un lote de productos

Estos datos se usan para aceptar o rechazar lotes de productos después de una inspección. Esta
inspección puede ser total o por muestreo. Con base en la información obtenida, ya se puede
decidir qué hacer con el lote.

Cómo recolectar datos

Para hacer una buena recolección de datos, se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Establecer bien el objetivo

La información es una guía para nuestras acciones. A partir de la información conocemos los
hechos pertinentes y adoptamos acciones apropiadas basadas en esos hechos. Antes de recoger
los datos, es de suma importancia determinar qué se va a hacer con estos.
2. Definir el propósito
Una vez que se define el objetivo de la recolección de datos, se determinan los tipos de
comparación que se necesita hacer, lo cual identifica el tipo de datos que se deben recolectar.
Por ejemplo, si fuera necesario saber cuál es la variabilidad de una característica de calidad de
un producto, y sólo se recoge un dato en cada turno, será imposible determinar la variabilidad
durante un turno. O si se desea saber por qué resultan más productos defectuosos en un turno
que en otro del mismo día, será necesario tomar muestras separadamente para poder comparar
los desempeños de los turnos. A esta división de un grupo de datos en varios subgrupos, con
base en ciertos factores se denomina estratificación. La estratificación es muy importante, y es
necesario que su aplicación se convierta en un hábito de pensamiento en todo tipo de
situaciones.

3. Verificar si las mediciones son confiables

Aun si las muestras han sido seleccionas adecuadamente, se llegará a conclusiones erradas si las
mediciones no son confiables. Pero, ¿cómo saber si las mediciones hechas son confiables? Por
ejemplo, la fracción de productos defectuosos obtenida por cierto inspector resultó muy distinta
a las de los demás. Un examen cuidadoso mostró más tarde que un instrumento de medición se
había descompuesto.

4. Establecer formas apropiadas para recolectar los datos: en hojas de registro

Una vez que se ha recolectado los datos, se pueden utilizar diferentes métodos estadísticos para
analizarlos, de modo que se conviertan en información. Cuando se recolectan datos, es
importante organizarlos adecuadamente para facilitar su procesamiento posterior y para tener
una primera idea de cómo son estos (si hay una tendencia, por ejemplo). Es de suma importancia
registrar claramente el origen de los datos. Los datos cuyo origen no se conoce con claridad se
convierten muchas veces en datos inútiles. A veces se obtiene poca información útil a pesar de
haber invertido mucho tiempo reuniendo datos sobre alguna característica de calidad, debido a
que no se anotó en qué días de la semana se recolectaron los datos, qué máquinas trabajaron
durante el proceso, quiénes fueron los trabajadores, qué lotes de materiales o materia prima
usaron, etc.

Pasos recomendados para una buena recolección de datos

En la Figura 5.2 se muestra un diagrama de flujo con los pasos recomendados para hacer una
eficiente toma de datos.

Paso 1: Formulación de las preguntas

Formular las preguntas correctas es el primer paso clave para el éxito de la recolección de datos.
Las preguntas deben ser concretas y específicas. El plantear preguntas de este tipo favorece su
labor en dos aspectos:
- Facilita la definición de los datos que han de ser obtenidos.
- Ayuda a que los demás nos faciliten los datos, puesto que se sabe lo que se busca y la
información resultante va a ser utilizada.
La inversión realizada en buscar las preguntas correctas queda ampliamente compensada por la
reducción del esfuerzo necesario para diseñar, recolectar y analizar la información
proporcionada por el sistema de recolección de datos.
 6. Diseñar la hoja de registro.
Inicio

7. Preparar las instrucciones para el llenado de las

1. Formular las preguntas.
hojas de registro. Sí

2. Identificar las herramientas de análisis que 8. Hacer una prueba con los impresos y las
se aplicarán a los datos. instrucciones.

3. Definir el lugar donde se tomarán los datos. ¿La prueba revela algún problema?

No
4. Elegir al personal que tomará los datos.
9. Informar y formar al personal que tomará los datos.

5. Evaluar al personal encargado de la toma

de datos.
10. Realizar la toma de datos.

No
11. Revisar el proceso de toma de datos y validar los resultados.

¿Los datos son válidos?

Sí

Fin

Figura 5.2. Pasos recomendados para la toma de datos

Paso 2: Identificar las herramientas apropiadas para el análisis de datos

Cada una de las herramientas utilizadas en el análisis posterior de datos tiene sus
particularidades, ventajas, inconvenientes, y aplicaciones ligeramente diferentes. Algunas de
estas diferencias se traducen en diferentes requerimientos para los datos (Volumen de datos,
exactitud, características, etc.). Es frecuente ver repeticiones de tomas de datos o tomas de
decisiones basadas en análisis incompletos debido a que los datos no sirven como base del
tratamiento posterior que se considera idóneo.
Paso 3: Definir el lugar de recolección de los datos
El objetivo de este paso es identificar un punto del proceso en estudio donde se pudiesen
recoger todos los datos necesarios sin introducir perturbaciones en el propio proceso.
La herramienta clave para la identificación de los puntos idóneos de recolección de datos es el
diagrama de flujo del proceso en estudio.
Paso 4: Elegir el personal que tomará los datos
La obtención de datos será realizada por las personas con un acceso más fácil y directo a ellos.
A la hora de diseñar la recolección de datos hay que tener en cuenta que su realización podría
introducir factores que distorsionen el proceso.
El grupo de trabajo analizará, tanto las actividades necesarias para la toma de datos como la
asignación de responsabilidades para estas, de forma que el sesgo que se introduzca sea el
menor posible.
Paso 5: Evaluar los conocimientos del personal encargado de la toma de datos y de su entorno
El grupo de trabajo debe tener en cuenta los siguientes factores:
· La formación y experiencia del personal de toma de datos. Este factor afecta a la complejidad
del trabajo que se puede realizar, y a los conocimientos que se puedan dar por sabidos.
· El tiempo disponible de este personal para dedicarlo a las tareas necesarias de toma de datos.
· La cantidad de trabajo que suponen dichas tareas.
· La posibilidad de información o formación directa para estas personas, o bien la necesidad
de basarse en instrucciones escritas.
· El impacto de la toma de datos sobre el entorno de trabajo, o bien el impacto del entorno
sobre la tarea de toma de datos.
Paso 6: Diseño del impreso de toma de datos (Hoja de registro)
Una vez definida la pregunta o preguntas, el tipo de datos necesario, los puntos del proceso y
las condiciones de la toma de datos, se decidirá, con base en estos factores y en las
características particulares de los tipos de hojas, cuál de ellos es el idóneo.
Principios que se ha de tener en cuenta para el diseño:
a) La anotación de los datos debe ser una tarea sencilla.
b) Se diseñará tratando de evitar posibilidades de error o malentendidos en la anotación e
interpretación de los datos.
c) El impreso debe ser completo.
d) El impreso debe ser auto explicativo.
e) Se prestará atención al aspecto del impreso.
Paso 7: Preparar de las instrucciones para el llenado del impreso
Atendiendo a las características del impreso, de las personas que realizarán las actividades y de
las condiciones de la toma de datos, se deben diseñar las instrucciones y la capacidad para su
puesta en práctica.

Paso 8: Hacer una prueba con los impresos y sus instrucciones

Es importante probar los impresos y sus instrucciones para evitar la aparición de problemas
imprevistos, tales como:
· Errores por malentendidos respecto a la forma de rellenar los impresos.
· Pasar por alto información adicional importante, debido a que en la fase de diseño no se
conocían todas las variables del proceso.
· Datos incompletos debido a impresos difíciles de rellenar en medio de la problemática del
proceso.
· Datos incompletos o sesgados por temor a la utilización de la información obtenida.
Paso 9: Informar y formar al personal que tomará los datos
Es necesario asegurarse de que el personal conoce y entiende:
- El propósito de la toma de datos.
- El significado de cada parte del impreso (mostrar un ejemplo relleno).
- La importancia de obtener datos completos y no sesgados.
Paso 10: Realizar la toma de datos
Se recogerán los datos según el plan establecido.
Paso 11: Revisar el proceso de toma de datos y validar los resultados
Se debe revisar y observar el proceso de obtención y recolección de datos. Antes de empezar el
análisis de los datos, hay que validar los resultados:
- ¿Contesta la toma de datos a las preguntas planteadas?
- ¿Muestran los resultados de las revisiones evidencias de sesgos en el proceso de obtención?
- ¿Es el número de observaciones realizado, el especificado?
- ¿Son similares los datos recolectados por todos los encargados de la toma de datos?
Paso 12: Interpretar los resultados
Una vez obtenidos y validados los datos, será hora de analizarlos y de satisfacer las necesidades
de información respondiendo a las preguntas inicialmente formuladas.