VACUNACIÓN

COVID - 19
w w w. v i r r e y s o l i s i p s . c o m · ENERO 2022 ·
GENERALIDADES

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 CITAS VACUNACIÓN COVID-19
Tener en cuenta que si encontramos agenda de vacunación covid-19 sin el prefijo PG
en el nombre del medico solo se asignara a Población en especifico, teniendo en cuenta
el biológico que corresponde a cada población, como:

1. Niños de 3 a 11 años (SINOVAC)

2. Jóvenes de 12 a 17 años (MODERNA)
3. Mujeres Entre la semana 12 de gestación y máximo día 40 posparto (PFIZER)

Y si encontramos agenda de vacunación covid-19 con el prefijo PG en el nombre del medico solo se asignara
al resto de población
 CITAS VACUNACIÓN COVID-19

Teniendo en cuenta la información anterior, no puede pasar que un niño de 4 años, un joven de 15
años o una mujer en embarazo tengan citas asignadas con el prefijo PG.

En los casos de ASTRAZENECA Y JANSSEN registran sin el prefijo PG pero como son biológicos que no
están para una población en especifico se pueden agendar a población en general sin que la
agenda tenga el prefijo PG.
 PROCESO DE ASIGNACIÓN
Toda vez que se vaya a asignar una cita de vacunación covid – 19, debes realizar las
preguntas filtro correspondientes para una correcta asignación

¿ HA TENIDO COVID-19 EN LOS ÚLTIMOS 30 DÍAS?

SI NO
¿Cuando le empezaron los síntomas?
Si tuvo síntomas No tuvo síntomas
Asignar cita según los parámetros
Asignar cita 30 días Asignar cita 30 días establecidos.
desde la fecha de desde la fecha de
inicio de síntomas. la toma de la
DEBEMOS INDAGAR SI EL USUARIO PRESENTA SINTOMAS RESPIRATORIOS
muestra.
Si el usuario responde que si cuenta con síntomas respiratorios debemos indicarle que se
comunique una vez ya le pasaron los síntomas
PROCESO DE ASIGNACIÓN
Si responde negativo a las preguntas filtro procederemos con la asignación,
vamos a la opción de ESPECIALIDAD

Filtraremos la cita por la especialidad o el código.

PRIMERA, SEGUNDA,TERCERA Y CUARTA DOSIS

- Podemos asignar, reasignar, confirmar y cancelar las citas de vacunación en

cualquiera de las dosis que registren asignadas
RECOMENDACIONES

Se le debe recomendar al usuario lo siguiente:

▪ Asistir con un acompañante

▪ Llegar con 15 minutos antes a la cita

▪ Asistir con disponibilidad de tiempo

 VACUNACIÓN COVID - 19
Importante si les registra estas agendas de unidades externas pueden intentar asignar,
si les permite confirmen los datos correspondientes con el POP-UP, de no ser posible no
ofrezcan la cita
PRIMERA
DOSIS

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 VACUNACIÓN COVID - 19
Se realizaron los siguientes cambios recuerden que esto puede cambiar, siempre
deben estar atentos a las novedades

CIUDAD GESTANTES POBLACIÓN

Para niños de 3 años a 11 años únicamente

SINOVAC

Entre la semana 12 de gestación y máximo día Para jóvenes entre 12 y 17 años con
Para todas las ciudades
40 posparto únicamente con PFIZER biológico Moderna

18 años o más cualquier biológico.

1. Se les puede agenda cita en las unidades de Pereira (Si no acepta)

ARMENIA
2. Se direcciona a los puntos de vacunación COVID 19 sin cita (RED EXTERNA)

A nivel Nacional se están vacunando Lactantes con cualquier Biológico a la ciudad.

NOTA: Virrey Solís no esta realizando Vacunació- Covid 19 en Girardot Ni en Armenia.
PROCESO DE ASIGNACIÓN 1 DOSIS
Cuando asignemos esta cita, debes tener presente que al finalizar de la casilla
médico diga 1 DOSIS
Recuerda que el aplicativo agenda IT mostrará oportunidad de citas de
primera, segunda y tercera dosis, por lo tanto deberías validar la dosis
correspondiente.
PROCESO DE ASIGNACIÓN 1 DOSIS

Cuando des clic en asignar el sistema le tomará dos citas,

la de la primera y segunda dosis, ambas deben ser
confirmadas en la llamada

Si el sistema solo le toma una cita, debes indicar en la llamada que el día que le
apliquen la primera dosis debe pedir la cita para la segunda dosis
 En caso que el sistema tome las dos citas la tipificación
TIPIFICACIÓN debe quedar de la siguiente manera.

OPORTUNA SI // NO Si la disponibilidad de cita se encuentra en un rango de

7 días, la marcaremos como OPORTUNA, si la disponibilidad esta a 8 días o
más, se marcará como NO oportuna
 TIPIFICACIÓN DE SEGUNDA DOSIS

Ten presente que cuando el sistema automáticamente nos asigne la segunda dosis, esta se debe
confirmar por lo tanto se tipifica de la siguiente manera:
SEGUNDA
DOSIS
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 VACUNAS COVID 19
Alerta: Ten presente que el número el cual indica la dosis a la que corresponde cada
biológico es el que encontramos al final de la casilla médico

NO tener en cuenta este número

 PARÁMETROS DE TIEMPO PARA LA SEGUNDA DOSIS

NOMBRE BIOLÓGICO SEGUNDA DOSIS

Segunda dosis a 28 días después de la primera

MODERNA Todos
dosis.

Segunda dosis a 21 días después de la primera

PFIZER Todos
dosis.

Segunda dosis a 28 días después de la primera

SINOVAC Todos
dosis.

Segunda dosis a 28 días después de la primera

ASTRAZENECA Todos
dosis

JANSSEN NO APLICA
 PROCESO DE ASIGNACIÓN 2 DOSIS

En caso de asignar cita con biológico diferente a la primera dosis, el parámetro de tiempo para asignar la
segunda dosis será el del biológico con el que se aplico la primera dosis.
 PROCESO DE ASIGNACIÓN- 2 DOSIS
De ahora en adelante asignaremos la cita de 2 DOSIS de la siguiente manera:

Asignaremos siempre y cuando el usuario tenga la cita cumplida de 1 dosis cumplida.

Recuerda que el aplicativo agenda IT mostrará oportunidad de citas de todas las dosis, por lo
tanto deberías validar la dosis correspondiente.
 PARAMETROS DE TIEMPO PARA LA SEGUNDA DOSIS
Asignaremos la cita de segunda dosis a los usuarios que tuvieron la primera dosis en red
externa, en estos casos si en Agenda IT no evidenciamos cita de primera dosis cumplida
de Vacunación - COVID 19, debemos aplicar las siguientes preguntas filtro, además de las
que hoy ya se manejan:

¿Ya fue vacunado con la primera dosis? Sí responde afirmativo debemos preguntar :

¿Sr(a) XXX me podría informar el nombre de la vacuna que le aplicaron y en qué

fecha se le informó debía tomar segunda dosis?

De acuerdo a la respuesta del usuario se realiza búsqueda de disponibilidad en agenda IT

de segunda dosis para la misma vacuna que le aplicaron (Moderna, Pfizer,
Sinovac, AstraZeneca)
Nota: Si por algún motivo el usuario desconoce la fecha de segunda dosis, se debe aplicar la
regla de tiempo definida en el cuadro anterior, contando días calendario desde el día
siguiente de aplicación de primera dosis.
TERCERA
DOSIS
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 VACUNACIÓN COVID - 19

CIUDAD POBLACIÓN OBSERVACIÓN BIOLÓGICO

Con comorbilidades
De 12 años a 17 años
Todas las ciudades Pfizer
Sin comorbilidades

Con el biológico que se

haya aplicado la 1 y 2
dosis
Con comorbilidades De 18 en adelante
Todas las ciudades
Sin comorbilidades
De no encontrar
disponibilidad, validar
cual sería la segunda
opción.

NOTA: Virrey Solís no esta realizando Vacunación - Covid 19 en Girardot Ni en Armenia.

 VACUNAS COVID 19
Alerta: Ten presente que el número el cual indica la dosis a la que corresponde cada
biológico es el que encontramos al final de la casilla médico
 PARÁMETROS DE TIEMPO PARA LA TERCERA DOSIS
NOMBRE BIOLÓGICO TERCERA DOSIS
Con comorbilidades
Tercera dosis a 30 días después de la
(Trasplantes,
segunda dosis.
MODERNA Autoinmune, Cáncer)

De 12 años a 17 años
PFIZER Tercera dosis a 4 meses después de la
Sin comorbilidades
segunda dosis.
SINOVAC

ASTRAZENECA
Con comorbilidad
JASSEN De 18 años en Tercera dosis a 4 meses después de la
adelante Sin comorbilidades
segunda dosis.
 PROCESO DE ASIGNACIÓN 3 DOSIS

Para el proceso de asignación, tener en cuenta:

EL usuario debe haber terminado el esquema de vacunación contra covid (1ra y 2da Dosis)

1. Si fue vacunado con Pfizer, Moderna, AztraZeneca, Sinovac o Janssen la tercera dosis puede
ser del mismo biológico
De no encontrar agendas con el mismo biológico, se puede asignar de la siguiente manera
 PROCESO DE ASIGNACIÓN 3 DOSIS
TUVO 1 Y 2 DOSIS REFUERZO 3 DOSIS
Pfizer 1 Opción: Pfizer 2 Opción: Moderna - AztraZeneca
Moderna 1 Opción: Moderna 2 Opción: Pfizer - AztraZeneca
TUVO 1 Y 2 DOSIS REFUERZO 3 DOSIS
1 Opción:
AZTRAZENECA 2 Opción: Pfizer - Moderna
AztraZeneca
TUVO 1 DOSIS REFUERZO 3 DOSIS
2 Opción: Pfizer - Moderna -
Janssen 1 Opción: Janssen
Refuerzo AztraZeneca
TUVO 1 Y 2 DOSIS REFUERZO 3 DOSIS
2 Opción: Pfizer - Moderna -
Sinov ac 1 Opción: Sinov ac
AztraZeneca
 PROCESO DE ASIGNACIÓN 3 DOSIS

Si al consultar agenda no hay disponibilidad de citas, debemos indicar

1. Informar a protegido que la EPS lo tiene priorizado, sin embargo no se ha habilitado

agenda porque no hay biológicos disponibles.

2. Puede realizar la consulta de agenda por los medios virtuales que tiene Salud Total
disponibles o dirigirse a un punto de vacunación donde tengan disponibilidad del
biológico.

✓Oficina virtual
✓Chat bot
✓Whatsapp
✓Call Covid
✓Linea call center
 PROCESO DE ASIGNACIÓN- 3 DOSIS
De ahora en adelante asignaremos la cita de 3 DOSIS de la siguiente manera:

Asignaremos siempre y cuando el usuario tenga la cita de 2 dosis cumplida.

Recuerda que el aplicativo agenda IT mostrará oportunidad de citas de primera, segunda y

tercera dosis, por lo tanto deberías validar la dosis correspondiente.
 ASIGNACION TERCERA DOSIS
Asignaremos la cita de tercera dosis a los usuarios que tuvieron la segunda dosis en red externa, en
estos casos si en Agenda IT no evidenciamos cita de segunda dosis cumplida de Vacunación -
COVID 19, debemos aplicar las siguientes preguntas filtro, además de las que hoy ya se manejan:

¿Ya fue vacunado con la segunda dosis? Sí responde afirmativo debemos preguntar :

¿Sr(a) XXX me podría informar el nombre de la vacuna que le aplicaron y en qué fecha se
le informó debía tomar la tercera dosis?
1. De acuerdo a la respuesta del usuario se realiza búsqueda de disponibilidad en agenda IT de
tercera dosis para la misma vacuna que le aplicaron, de no encontrar disponibilidad se podrá
consultar con los biológicos mencionados anteriormente.

Nota: Si por algún motivo el usuario desconoce la fecha en la que debe ser aplicada la Tercera dosis,
en los casos en los que la segunda dosis se aplicó por red externa, se debe manejar la regla de tiempo
definida en el cuadro anterior, contando días calendario desde el día siguiente de la aplicación de la
segunda dosis.(fecha segunda dosis que registre en el carné de vacunación)
 TIPIFICACIÓN DE TERCERA DOSIS

Ten presente que cuando se asigne cita de tercera dosis, esta se debe tipificar de la siguiente
manera:

OPORTUNA SI // NO Si la disponibilidad de cita se encuentra en un rango de

7 días, la marcaremos como OPORTUNA, si la disponibilidad esta a 8 días o
más, se marcará como NO oportuna
CUARTA
DOSIS
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 VACUNACIÓN COVID - 19

CIUDAD POBLACIÓN OBSERVACIÓN

Cuarta dosis a 30 días después

de la tercera dosis.

Con comorbilidades Con el biológico que se haya

Todas las ciudades De 12 años en aplicado la 1 dosis
(Trasplantes, Autoinmune, adelante
Cáncer) De no encontrar disponibilidad,
validar cual sería la segunda
opción.
Informar que debe llevar la recomendación medica donde certifique la aplicación de la segunda dosis
de refuerzo (4 Dosis) al momento de la cita.
OJO: No olvidar las demás recomendaciones que se brindan cuando se asigna cualquier dosis.
PROCESO DE ASIGNACIÓN 4 DOSIS
 VACUNACIÓN COVID – 19 INFORMATIVO
De acuerdo a resolución 1379 de 2021, la siguiente población de 12 años en adelante puede
acceder a dosis de refuerzo de vacunación contra COVID 30 días después de tener el
esquema completo de vacunación.
• Trasplante de corazón
• Trasplante de riñón
• Trasplante de páncreas
• Trasplante de pulmón
• Trasplante de intestino
• Trasplante de hígado
• Trasplante de médula ósea en los 2 años anteriores o que reciben tratamiento de inmunosupresión
• Leucemia en quimioterapia
• Mieloma en quimioterapia
• Linfoma en quimioterapia
• Síndrome mielodisplásico en quimioterapia
 VACUNACIÓN COVID – 19 INFORMATIVO
De acuerdo a resolución 1379 de 2021, la siguiente población de 12 años en adelante puede
acceder a dosis de refuerzo de vacunación contra COVID 30 días después de tener el
esquema completo de vacunación.

• Pacientes con enfermedades autoinmunes • Población con trasplante de órgano sólido

como:
• Artritis reumatoide
• Lupus
• Esclerosis múltiple que reciben
tratamiento inmunosupresor
• Inmunodeficiencias primarias
• Los medicamentos que mencionan
estarían relacionados con las
enfermedades antes mencionadas?
• Población de trasplante progenitores de
hematopoyéticos (durante los primeros 2
años o que reciban tratamiento
inmunosupresor)
• Pacientes con neoplasia hematológica en
quimioterapia activa
• Pacientes con inmunosupresión severa,
como anti-CD 20.
 PROCESO DE ASIGNACIÓN

1. Solo asignaremos las citas a usuarios que cumplan con los criterios Si su estado de
(edad, comorbilidad o edad) afiliación es diferente
a ACTIVO,
2. Solo asignaremos cita a usuarios con estado de afiliación activo, PROTECCIÓN LABORAL
protección laboral y urgencias. Y URGENCIAS debes
transferirlo a
3. La tercera dosis NO aplica para mujeres en estado de gestación. INFORMACIÓN ST.
 GENERALIDADES
1. Si el usuario incumple la cita de 1 dosis automáticamente la 2 dosis se cancelara.

2. En caso que la cita de 1, 2, 3 y 4 dosis registre sin historia, se debe escalar el caso con el
coordinador de turno para que haga el respectivo cambio de estado de la cita y proceder
con la asignación de la cita correspondiente.

3. Si el usuario presenta cita de 1, 2, 3 o 4 dosis cumplida pero me informa que no lo atendieron

se debe escalar el caso con el coordinador de turno.
(Mantener al usuario en línea) (cita por nota)

4. Cuando el usuario tenga cita de 1, 2, 3 y 4 dosis asignada, pero evidenciamos que esta
programada en la agenda de diferente a la dosis correspondiente, se debe cancelar la cita y
asignarla por la agenda correcta con autorización del usuario, si genera error al momento de
asignarla reportar al coordinador. (cita por nota)
 GENERALIDADES

5. Si no contamos con disponibilidad de vacunación covid-19, debemos direccionar a los medios

virtuales (Oficina virtual, Chat bot, Whatsapp, Call Covid) o remitir a los puntos de vacunación
covid – 19 sin cita.

6. Para citas interciudad no se asigna, debemos direccionar al usuario a los puntos de vacunación
sin cita previa, esto aplica para la primera, segunda, tercera y cuarta dosis.

7. Cuando la cita este sin historia y manifieste que por alguna razón no la pudo cumplir, en este caso
debemos indicar que debe esperar 24 horas para el sistema la cambie de estado y nos permita la
asignación, en caso de que no este el cambio de estado, reportar con el coordinador para el
cambio.
 GENERALIDADES

8. Si es un usuario que se aplicó la primera o segunda dosis en el extranjero y requiere la segunda o

tercera dosis con nosotros se puede asignar, solo que debe llevar el reporte (carné o certificado)
de la aplicación de la dosis anterior o esquema de vacunación completo.

9. Si se presenta el siguiente caso: “Cita de 1, 2 y tercera dosis que registra sin historia pero
manifiesta si tuvo la cita (Si lo vacunaron)”, debes hacer lo siguiente:

❖ Si ya pasaron mas de 24 horas y no se ve reflejado el cambio de estado, el asesor puede

proceder a intentar asignar la dosis correspondiente, el mismo biológico y según los tiempos
establecidos.

❖ Si el sistema no permite la asignación, se debe mantener el usuario en línea y escalar dicho caso
al coordinador. (cita por nota)
 GENERALIDADES

10. Si es un usuario que se vacunó en el exterior y nos informe que se le perdió el carnet, se podrá
asignar la cita correspondiente, siempre y cuando cumpla con las características de la población
objeto se debe asignar la cita de vacunación, estos pacientes ya cuenta con un programa
especial el cual determina la dosis de refuerzo.

11. Si se comunica una usuaria en estado de gestación, manifestando que fue vacunada y no
sabia que se encontraba en embarazo, en estos casos se debe completar el esquema con el
biológico autorizado, es decir se aplicaría solo Pfizer.

12. Para los jóvenes de 12 a 17 años que insistan en Que desean la vacuna con el biológico PFIZER
o que la primera dosis haya sido con Pfizer, se asignará por la agenda de PFIZER pero con el prefijo
PG, en caso que genere error al momento de agendar, estos casos NO aplicarían para asignar cita
por nota.
 GENERALIDADES

13. Cuando asignemos cita de Vacunación COVID – 19 a los niños de 3 años a 11 años, debemos
indicar que debe llevar fotocopia del documento de identidad.

14. Usuario que se comunique indicando que debe salir del país y le exigen un biológico en específico
para poder viajar, se asignará la cita con el biológico manifestado y según los parámetros
establecidos.

¡OJO!
Para ello deben tener un documento administrativo con dicha solicitud, el cual debe ser presentado a
la IPS vacunadora.
 GENERALIDADES
Esto solo aplica para usuarios que fueron vacunados en unidades Virrey Solís IPS.

15. Se le perdió el carnet de vacunación COVID 19: Debe enviar correo electrónico a
solicitudregistrocovid@virreysolisips.com.co, solicitando copia del carné,
esta solicitud debe venir acompañada con los siguientes datos:

▪ Tipo y Número de documento del afiliado

▪ Nombre de afiliado
▪ Fecha de aplicación de biológico ( si no la tiene presente, una fecha probable)
▪ Tipo de biológico aprobado (si recuerda)

16. Usuario que indique que en mi vacuna no le aparece el biológico aplicado, y tienen el
carné físico: Debe enviar correo electrónico a
solicitudregistrocovid@virreysolisips.com.co, con el carné escaneado
por ambas caras del protegido para que Virrey Solís pueda validar y realizar el
respectivo registro
Para los usuarios que se vacunaron en red externa, deben dirigirse al punto vacunador.
 GENERALIDADES

17. Solo aplica para población priorizada de acuerdo a la Res. 419 de 2021, por lo
tanto no podrá asignarse cita a no ser que tenga una recomendación medica que
determine la aplicación del biológico.

18. Para protegidos que se vacunaron en el extranjero y soliciten que el registro de

vacunación sea reflejado en la plataforma de MI Vacuna se le debe indicar que
pueden acercarse a un punto de vacunación contra Covid 19 (Puede ser una red
propia de Virrey Solís o un prestador externo) con el carné de vacunas del extranjero
para que en estos puntos les sea actualizada esta información en el aplicativo PAI WEB
- MI VACUNA
CANCELACIÓN DOSIS VACUNA COVID

IMPORTANTE:

Para los casos donde las citas de vacunación segunda y tercera dosis es cancelada y
el usuario se comunica con nosotros se debe aplicar el siguiente protocolo:

1. Se debe validar en agenda IT si tenemos disponibilidad, podemos programar con

normalidad bajo los parámetros establecidos (Mismo biológico, estado de salud y
tiempo).

2. Si en el momento no tenemos disponibilidad de citas, como opción direccionar al

usuario a los puntos de red externa habilitados por la secretaria de salud.
GENERALIDADES

Si el usuario se comunica solicitando la cita de vacunación, pero

identificamos que es de una IPS diferente a Virrey Solís.

Debes indicarle que se debe realizarla con su IPS, estos casos NO los escalaremos.
TRANSFERENCIAS SKILL TRÁMITES ST
➢ Si el usuario es menor al rango de edad que estamos manejando, lo
primero que debemos hacer es informarle que debe esperar a que se
habilite la etapa para ellos y si insiste debemos transferir

➢ Si desea solicitar transporte para desplazarse a la cita

➢ Si desea vacunación domiciliaria

➢ Usuario que cumpla con el criterio de edad , pero al validar en

agenda no registre agenda activa

➢ Para los usuario con unidades de Vs Chía, Vs Zipaquirá y Vs Facatativá

no serán vacunados por parte de la IPS, la vacunación lo hará
respectivamente la EPS
OPCIÓN DE VACUNACIÓN POR CALL COVID

Trámites relacionados con tu vacuna

contra el Covid 19, marca 2.
OPCIÓN DE AGENDAMIENTO POR WHATSAPP
OPCIÓN CONSULTA POR OFICINA VIRTUAL

El protegido podrá consultar agendamiento de vacunación del Covid 19 de él

y de su grupo familiar, ingresando con su usuario y contraseña al PAU VIRTUAL.
OPCIÓN CONSULTA POR CHAT PABLO

El protegido podrá consultar agendamiento de vacunación del Covid 19 de él y de

su grupo familiar, ingresando con su usuario y contraseña por CHAT PABLO